Download doc - Arhivistica - STAN Doru

Transcript
Page 1: Arhivistica - STAN Doru

ARHIVISTICĂ ŞI DOCUMENTARISTICĂ

Suport de curs

Page 2: Arhivistica - STAN Doru

INTRODUCERE

Arhivistica este disciplina care are domenii de investigatie izvoarele scrise pe suporti friabili (uşori deteriorabili) şi pe baza cărora se efectuează cercetări fundamentale şi aplicative în vederea stabilirii solutiilor optime de selectionare, ordonare, inventariere, conservare şi valorificare a documentelor. Alături de arhivistică se află informarea documentară care studiază informatiile, datele cuprinse în documente, în publicatii, elaborând apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitică – sintetică, de regăsire a datelor şi de transmitere a lor cât mai bine la beneficiar.

Documentele, mai ales acelea care contin informatii ştiintifice şi tehnice constituie principala sursă de informare documentară.

Documentul este un act oficial sau particular prin care se adevereşte (sau se preconizează) un fapt, se conferă un drept sau se recunoaşte o obligatie. Potrivit normelor internationale documentul este definit ca “un material pe care este înregistrată o informatie” sau “o informatie înregistrată pe un segment”. Prin urmare elementele unui document constau în: informatii, înregistrarea lor, suportul.

Notiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o acceptiune foarte largă. Astfel în Dictionarul Ştiintelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, în sens arhivistic, ca fiind orice sursă “pe suporti friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, înregistrărilor sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezintă interes pentru cunoaşterea istorică.

Prin urmare documentul este un text scris sau tipărit, inscriptie sau orice altă mărturie care serveşte la cunoaşterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactată într-o formă clarăşi având unitate de unitate de continut şi înteles de sine stătător. Legea Arhivelor din 1996 mentionează că prin documentele care fac parte din Fondul National al României” se întelege: acte oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memorii, manuscrise, proclamatii, afişe, chemări, planuri, schite, harti, pelicule cinematografice şi alte asemenea mărturii precum şi înregistrări foto, video, audio şi informatia cu valoare istorică, realizate în tară sau de către creatori romani în străinătate.

Arhivele ar fi, aşadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate atât sub aspectul informatiei cât şi sub aspectul suportului pe care sunt realizate în arhive, fie ele arhive nationale, departamentale (judetene), istorice, curente, documentele se află grupate în fonduri şi colec/ii.

Fond arhivistic se consideră ”totalitatea documentelor create în decursul vremii de organele de stat, de alte organizatii sau de persoanele fizice care au îndeplinit functii sau misiuni de răspundere în stat sau au avut un rol deosebit în viata politică, socială, economică, ştiintifică, culturală sau artistica a tării, care constituie izvor de cunoaştere a istoriei patriei, a dezvoltării politice, economice, sociale şi culturale a tării”.

În actuala Lege a Arhivelor Nationale se specifica: ”Constituie izvoare istorice şi alcătuiesc Fondul Arhivistic National al României, documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizatiile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase, militare, precum şi de către persoanele fizice”.

Colecpia arhivistică reprezintă un ansamblu de documente a căror adunare laolaltă s-a făcut prin alegere sau din întâmplare; sunt documente care au fost grupate de o organizatie, de o familie sau de o persoană fizică conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particularităti externe, lingvistic) fără a se tine cont de provenienta lor. Colectia are mai multi creatori ai documentelor care de multe ori au fost create în locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematică diferită dar au formăşi raporturi asemănătoare.

S-a dovedit că nu tipul trebuie să fie norma de selectionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administratiei curente şi arhive moarte, care nu mai îndeplineau acest oficiu.

Page 3: Arhivistica - STAN Doru

Clasificare arhivelor este necesară din considerente teoretice şi practice. Există mai multe criterii de clasificare: A. După depinerea arhivelor: 1arhive detinute de organizatiile creatoare de arhivă; 2arhive ale Arhivelor Nationale; 3arhive detinute de alte organizatii şi persoane particulare.

B. După etapele procesului de formare a arhivelor: 1arhive curente (de registratură); 2arhive de depozit; 3arhive istorice (permanente).

C. După orânduirea socială: 1arhive feudale; 2arhive moderne; 3arhive capitaliste; 4arhive socialiste.

D. După etapele istoriei arhivelor: 1arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija păstrării lui revenea celui căruia îi era destinat şi care beneficia de continutul lui); 2arhiva la emitent (grija păstrării actului revine celui care îl creează); 3arhiva de registru (de pe actele emise se făcea o copie pentru o mai bună ordine şi evidentă); copierea se făcea în registru; 4arhiva de registru (se mai numeşte şi arhiva de secretariat sau administrativă).

E. După creatorii arhivelor: 1arhive centrale, create de institutiile de conducere din stat; 2arhive administrative, create de: prefecturi, primării, consilii populare; 3arhive judecătoreşti sau judiciare, create de institutii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, curti cu juri etc.; 4arhive politieneşti; 5arhive economice, provenite de la institutii care au avut atributii în diferite ramuri ale economiei şi cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei şi al Comertului; 6arhive statistice – fac parte din arhivele economice; apar în sec. al XIX-lea, prin înfiintarea oficiilor statistice (1859); 7arhive militare – cuprind documente create de armata, Ministerul de Război, Marele Stat Major; 8arhive sanitare – apartin unor institutii create la sfârşitul sec. al XIX-lea; amintesc de leacuri pentru boli, măsuri de prevenire, epidemii; 9arhive sociale ale unor organizatii pe ramuri de productie, constituite cu scopul de a-şi păstra interesele lor, de organizare în vederea obtinerii de privilegii (bresle şi corporatii); 10arhive culturale – create de institutii de cultură precum ASTRA, Ateneul Român, biblioteci, muzee; 11arhive de învătământ, slab reprezentate în feudalism, când existau şcoli pe lângă mănăstiri; după sec. al XIX-lea se organizează învătământul, iar arhivele sunt create de şcoli, licee, universităti; 12arhive ecleziastice -sunt cele mai bogate arhive din perioada feudală până astăzi, cu documentele cele mai vechi; 13arhive personale – totalitatea actelor şi documentelor concepute, primite, adunate şi totodată conservate conştient de către o persoană; 14arhive familiale – ansamblul actelor create şi primite de membrii unei familii, de familie ca persoană juridică sau de organe administrative ale familiei, care prin destinatia lor s-au păstrat în proprietatea succesivă sau colectivă a acesteia.

Page 4: Arhivistica - STAN Doru
Page 5: Arhivistica - STAN Doru

F. După materia subiacentă, există documentele scrise pe: hârtie, lemn, mătase, metal, papirus (material sub formă de foită, prelucrat din tulpina plantei

numită papirus, pe care se scria în antichitate), pergament (material de scris obtinut din prelucrarea pieilor unor animale), scoarta de copac. G. După modul de percepere de către om: 1arhive vizuale; 2arhive sonore; 3arhive audio-vizuale.

Scurt istoric al Arhivelor Napionale 1 mai 1831- înfiintarea Arhivei Statului in Tara Romaneasca (Bucureşti); 1 ianuarie 1832 - înfiintarea Arhivei Statului in Moldova (Iaşi); 1860 – editarea primei publicatii arhivistice româneşti de către Petrache Teulescu -

Documente istorice 1862 – unirea celor doua institutii, de la Iaşi şi Bucureşti, formând Directia Generală a Arhivelor Statului; 1863-1864 – Al. I. Cuza promulga ordonantele 705/1863 si 1074/1864, prin care documentele istorice intra in depozitele Arhivelor Statului; 1872 – elaborarea unui Regulament care va functiona cu drept de lege până în 1925; 14 martie 1920 - înfiintarea Arhivei Statului în Transilvania (Cluj); 22 august 1924 - înfiintarea Arhivei Statului în Bucovina (Cernăuti); 1925 - înfiintarea Arhivei Statului în Basarabia (Chişinău); elaborarea primei Legi a Arhivelor Statului; înfiintarea Directiilor Regionale ale Arhivelor Statului pe provincii istorice; 1951 – Decretul 17/1951 şi H.C.M. 472/1951, prin care Arhivele Statului trec în subordinea Ministerului de Interne; 1957 – Legea Fondului Arhivistic de Stat; înfiintarea Directiilor Regionale ale Arhivelor Statului; 1971 – Decretul 472/1971, devenit Legea 20/1972, prin care s-a introdus conceptul de Fond Arhivistic National; 1996 – adoptarea Legii 16/1996 privind Arhivele Nationale, publicată în „Monitorul Oficial al României”, partea I, anul VIII, nr. 71, Bucureşti, 9 aprilie 1996,

Page 6: Arhivistica - STAN Doru

Înregistrarea documentelor

Legislatia arhivistică prevede obligatia creatorilor de documente de a înregistra toate documentele intacte, ieşite ori întocmite pentru uz intern la registratura generală, într-un singur registru de intrare-ieşire sau în mai multe (atunci când institutia creează un număr unic de documente), fără ca numerele de înregistrare date documentelor să se repete.

Înregistrarea documentelor marchează existenta oficială a acestora şi reprezintă actul de naştere al fiecărui document şi de corectitudinea înregistrării depinde, în mare măsură, asigurarea păstrării lor.

Atunci când creatorul de documente creează un număr mare de documente, înregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de muncă, la registratura generală înscriindu-se numărul de înregistrare atribuit de expeditor şi denumirea compartimentului la care se repartizează spre înregistrare şi rezolvare.

Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor, începând de la 1 ianuarie până la 31 decembrie ale fiecărui an.

În registrul de intrare-ieşire se vor preciza următoarele elemente: numărul de înregistrare; data înregistrării; numărul şi data documentului date de emitent; numărul filelor documentului; numărul anexelor; emitentul; continutul documentului pe scurt; compartimentul căruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvării; destinatarul; numărul de înregistrare al documentului la care se conexeazăşi indicativul dosarului după nomenclator, care se va stabili şi completa în registru după rezolvarea documentului.

Documentele care se referă la aceeaşi problemă se conexează la primul document înregistrat; în dreptul fiecărui document conexat se trece în rubrica corespunzătoare, numărul de înregistrare al documentului la care se face conexarea.

Documentele expediate din oficiu şi cele întocmite pentru uz intern se înregistrează ca şi documentele initiale, completându-se coloanele adecvate.

În cazul documentelor expediate ca răspuns, acestea vor primi numărul de înregistrare al documentului la care se răspunde.

Page 7: Arhivistica - STAN Doru

TIPOLOGIA DOCUMENTELOR

Defini p ii Din punctul de vedere al biblioteconomiei, documentul este definit ca „informatie

înregistrată care poate fi tratată ca unitate într-un flux documentar, indiferent de forma sa materialăşi de caracteristicile acesteia”. (Standard ISO 2789). În sens juridic, unele dictionare şi enciclopedii, definesc documentul „act oficial sau particular prin care se adevereşte sau de preconizează un fapt, se conferă un drept sau se recunoaşte o obliga/ie.

În „Dictionarul Ştiintelor Speciale ale Istoriei” termenul „document” este definit în sens generic ca „însumând toate categoriile de surse care pot transmite date istorice (inscrip/ii, urme de civiliza/ie materiala etc.) dar şi în sens arhivistic, definind toate sursele pe supor/i friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, înregistrărilor sonore, cinematografice sau a altor imagini care prezintă interes pentru cunoaşterea istorică.

Dictionarul Explicativ al Limbii Române defineşte documentul ca un „text scris sau tipărit, inscrip/ie sau mărturie, servind la cunoaşterea unui fapt actual sau din trecut”. Documentul = un ansamblu format dintr-un suport şi o informatie, înregistrată în general într-un mod pertinent şi astfel încât să poată fi citită de om sau maşină (defini/ie ISO) = informa / ie înregistrat ă care poate fi tratată ca o unitate într-un proces documentar, indiferent de caracteristicile şi forma ei fizică

Clasificarea documentelor

1.După suportul documentar (denumit şi mediu suport, purtător de informatie sau mediu de înregistrare) sunt: a) documente istorice -înregistrate pe suport istoric (argilă, piatră, papirus, pergament, tăblite de lemn, pânza etc.). b) documente contemporane -înregistrate pe suport modern (hârtie, carton, material plastic etc.) c) documente tehnice -înregistrate pe suport tehnic care poate fi: suport optic (pelicula fotografică, celita, pelicula de film); suport magnetic (benzile magnetice, cartele magnetice, discurile compacte audio); Necesită utilizarea unui echipament tehnic pentru a fi consultate.

2. După tehnica de înregistrare (de fixare pe suport)

a) documente obtinute prin metode clasice de înregistrare: documente litografiate (texte gravate în piatră); documente xilografiate (texte gravate în lemn); documente xerografiate (fotografiere, scriere uscată); documente manuscrise (scrise de mână);

o documente istorice inscrip/ii (pe piatră, metal, lut etc.) codici (codici = manuscrise vechi păstrate în formă de carte. Codex în antichitate desemna o reuniune de table cerate reprezentând cea mai veche formă de carte. În Evul Mediu prin codex se definea o culegere manuscrisă de legi, de documente medievale sau de orice texte vechi, de obicei cu continut variat.) arhivalii (arhivale = manuscrise vechi păstrate în arhive şi colectionate şi de marile biblioteci, cele mai cunoscute arhivale sunt hrisoavele

Page 8: Arhivistica - STAN Doru

documente emise de cancelariile voievodale; zapisele -acte de vânzarecumpărare; documente de corespondentă elaborate de-a lungul timpului de către organe de stat, institutii şi persoane particulare -cuprinzând scrisori în original cât şi în copii.)

o documente contemporane: documente create de organele de stat, organizatii publice sau private.

documente dactilografiate (maşina mecanică de scris); ♦ documente tipărite (imprimare cu ajutorul tiparului); o După natura mesajului:

texte; date (numerice, alfanumerice).

o După formă: foi volante (afişe, anunturi, pliante, invitatii -nu depăşesc ca întindere 4 pagini); broşuri (lucrări ştiintifice, legislatii, cataloage editoriale de librării, extrase de fragmente din diverse lucrări -nu depăşesc ca întindere 48 de pagini şi sunt nelegate); • căr/i cartea de beletristică; cartea ştiin/ifică (enciclopedii, lexicoane şi dictionare, tratate, manuale, cursuri universitare, monografii, eseuri, dizertatii, tezele, antologii); cartea de artă (monografii, albume).

b) documente realizate prin metode moderne de înregistrare: ♦ înregistrare electromagnetică:

o documente audio (discuri, benzile magnetice etc.) o documente video

imagini fixe (diapozitive, diafilme, microfilme, microfişe) imagini animate (filmate cu camera de luat vederi, simple sau digitale, ori generate de calculator);

o documente audiovizuale -documente care combină sunetul şi imaginile (filme, benzi şi discuri video)

înregistrare electronică – documente electronice (sunt cuprinse fişierele de date şi software-urile de aplicatie; ele pot fi înregistrate pe suport hârtie, magnetic, optic sau orice alt suport conceput pentru a fi prelucrat pe calculator sau printr-un procedeu similar).

3. După semnele conven p ionale folosite a) documente scrise (având la baza litera) b) documente grafice (în care predomina imaginea) -schematice (scheme, planuri, grafice, diagrame, hărti); -imagini reale sau concrete (fotografii, desene, picturi, ilustratii, stampe etc.).

4. În funcpie de sfera de activitate Putem mentiona, astfel: a) după sfera de aplicare: legi, decrete, hotărâri guvernamentale, ordine, decizii, dispozitii, hotărâri judecătoreşti etc. b) după destina/ie: documente pentru uz intern (rapoarte, decizii, regulamente, dări de seama etc.), documente care intra şi ies din organizatie (corespondenta);

Page 9: Arhivistica - STAN Doru

c) după natura proceselor reflectate: documente comerciale, documente financiare etc. Marea diversitate a categoriilor de documente a determinat şi aparitia altor definitii, cu sens mai restrâns, în functie de sfera de interes a diferitelor domenii de activitate.

5. Sub aspectul comunic ă rii a) după forma de emitere

♦ documente vizuale ♦ documente sonore b) după

forma de receptare vizuale, incluzând aici: documentele scrise sub toate formele şi tipurile prezentate, documentele grafice (schematice şi iconografice); auditive: banda magnetică, discuri, casete audio, care necesită un echipament pentru audiere; audio-vizuale: film sonor, televiziune; tactile – alfabetul Braille pentru nevăzători.

6. După modul de producere a documentului: a) documente brute: documente găsite ca atare în natură – minerale, plante, oase, fosile etc. b) documente fabricate de om: ♦ obiecte artizanale sau realizate industrial: vestigii arheologice, eşantioane, prototipuri etc.;

♦ creatii intelectuale: obiecte de artă, opere literare, artistice, ştiintifice, tehnice etc.

7. După modul de utilizare a documentului: direct prin intermediul unui aparat: microformatele necesită aparate de lectură care măresc imaginile; documentele audiovizuale necesită aparate de proiectie a imaginii şi/sau de reproducere a sunetului; memoriile optice pot fi citite prin intermediul unui calculator şi a unei interfete adecvate etc.

8. După periodicitatea documentului a) monografii -documente care nu sunt produse decât o singură dată. (Monografia = publicatie neperiodică, alcătuită din unul sau mai multe volume, care apare o singură dată sau într-o perioadă limitată de timp, conform unui plan prestabilit.) b) publica/ii seriale -documente care sunt produse în serie şi care apar în volume sau fascicule succesive, la intervale de timp mai mult sau mai putin regulate: ziare, reviste, anuare, colectii (ex. „Biblioteca pentru toti”) etc.

Ziarele şi revistele sunt numite şi publicatii periodice, deoarece apar, în principiu, la intervale de timp regulate; periodicitatea poate varia de la o zi (în cazul cotidienelor) la un an (în cazul anuarelor).

9. După modul de publicare (într-o editură) a documentului a) documente publicate: au ISBN şi sunt înregistrate în Anuarul publicatiilor; b) documente nepublicate: nu sunt comercializate, iar difuzarea lor este mai mult sau mai putin restrânsă; acestea constituie ceea ce se numeşte literatura gri (ex. rapoarte de cercetare, lucrări ale conferintelor, congreselor şi simpozioanelor, teze de doctorat, dizertatii, lucrări de diplomă, standarde, patente de inventie, literatura efemeră, fără valoare informatională permanentă, de tipul programelor de spectacol, cărtilor poştale, etichetelor comerciale, afişelor, pliantelor etc.)

Page 10: Arhivistica - STAN Doru

10. După gradul de elaborare a) documente primare: elaborate de autor (cărti beletristice, tratate, monografii, studii); b) documente secundare: fac referire la documentele primare, continând descrieri ale acestora (bibliografii, dictionare şi enciclopedii, cataloage, ghiduri, studii de sinteză, referate şi adnotări, reviste de abstracte etc.); c) documente ter/iare: alcătuite pornind de la documentele primare şi/sau de la cele secundare (bibliografii de bibliografii, sinteze etc.).

11. După origine a) documente cu unul sau mai mul/i autori persoane fizice; b) documente cu unul sau mai mul/i autori colectivi.

12. După originalitate a) documente originale; b) copii.

13. După locul de publicare a) autohtone; b) străine.

Caracteristicile documentelor sunt de două tipuri: -caracteristici fizice: material, dimensiuni, greutate, mod de producere, posibilitatea consultării

directe sau necesitatea utilizării unui aparat, periodicitatea aparitiei etc. -caracteristici intelectuale: scop, continut, subiect, autor (persoană fizică sau autor colectiv), mod

de difuzare, originalitate etc.

Page 11: Arhivistica - STAN Doru

DOCUMENTARISTICĂ

Informarea = un proces de selectie, prelucrare şi transmitere a informatiilor în scopul îmbogătirii cunoştintelor.

Documentarea = procesul de prelucrare permanentăşi sistematică a documentelor incluzând: identificarea, achizitia, analiza, înmagazinarea, regăsirea, difuzarea şi conservarea acestora în scopul extragerii, organizării şi difuzării informatiilor corespunzătoare unei cerinte de informare.

Informarea documentară (documentaristica) studiază informatiile, datele cuprinse în documente, în publicatii, elaborând apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analiticăşi sintetică, de regăsire a datelor şi de transmitere a lor cât mai bine la beneficiar.

În acceptiune curentă, a documenta înseamnă a depista, a colectiona, conserva şi pune la dispozitia consumatorilor de informatii surse de cunoştinte dobândite anterior asupra problemei ce intră în sfera de interes a acestora, fixate în documente de orice gen.

Această definitie cuprinde activitatea de documentare în sensul cel mai general posibil. În general, termenii “informare şi documentare” tind în exprimarea obişnuită spre sinonimie, ambii presupunând un fapt de cunoaştere. Deosebirile dintre cei doi termeni, derivă tocmai din termenul document.

Informapia presupune un fapt de cunoaştere care poate fi emis sau receptionat sub formă materializată sau nematerializată, pe când documentarea presupune numai forma materializată. Între cele două posibilităti de cunoaştere, există, însă, nu numai deosebiri de natură ci şi de valoare. Informatia transmisă oral, rapid, este receptionată cu un grad de aproximatie, presupus de o astfel de transmisie. Documentarea presupune o receptionare mai metodicăşi mai temeinică, memoria vizuală a fiintei umane fiind mai puternică pe tot parcursul vietii, deci şi cea mai importantă. Valoarea informatiei documentare constăşi în perenitate. Fiind fixată pe suport material, ea poate fi transmisă în spatiu dar şi în timp. Permanenta este calitatea esentială a documentului. Din cele mai vechi timpuri, tezaurul de cunoştinte al omenirii s-a păstrat mai ales prin obiecte concrete, purtătoare de informatii. Dictonul latin “Verba volant Scripta manent” exprimă tocmai această conştientizare a omului asupra necesitătii înregistrării informatiilor pe suport material rezistent.

Dacă arhivarea se referă la documente a căror problemă a fost tratată, documentarea se referă la adunarea de documente înainte ca problemele să fie tratate.

Funcpia generală a documentarii ştiinpifice este aceea de a sprijini cercetarea şi creatia. Astfel, personalul care are atributii de documentare mediază informatia între producătorii şi consumatorii de informatii. Desigur, problemele acestei ştiinte la nivel de institutii specializate sunt mult mai vaste în ceea ce priveşte specializarea personalului, tehnicile de specialitate şi functiile sale.

Ceea ce am intentionat să evidentiem este faptul că, în proportii restrânse, metodele şi tehnicile acestei ştiinte au pătruns şi în activitatea organizatiilor economico-sociale, indiferent de domeniul de activitate, acestea fiind mari generatoare de documente. Astfel s-a dezvoltat documentaristica, ca ramură a ştiintei documentării, presupunând totalitatea metodelor şi tehnicilor de colec/ionare, ordonare, eviden/iere a documentelor constituite într-un birou cu scopuri practice, constituind arhiva vie a organizatiilor, până la etapa de depunere în arhiva de depozit.

Lan p ul documentar pân ă la depunerea la arhive : la una dintre extremităti se găsesc documentele care trebuie prelucrate, iar la cealaltă – produsele documentare. Verigi (etape) principale:

A. Achizi p ia documentelor: găsirea documentelor, selectarea şi obtinerea lor;

Page 12: Arhivistica - STAN Doru

B. Prelucrarea documentelor: prelucrare materială (înregistrare, descriere bibliografică, ordonare, stocare), prelucrare de continut (analiza, clasificarea şi indexarea documentului);

C. Difuzarea documentelor: punerea la dispozitia utilizatorilor.

A. Achizi p ia documentelor nu se face la întâmplare, ci în mod deliberat în functie de următorii factori: a) cunoaşterea utilizatorilor; b) bugetul disponibil; c) specificul activitătii.

B. Prelucrarea

1. Înregistrarea documentelor Există obligatia creatorilor de documente, în special în ceea ce priveşte practica în birouri, de a

înregistra toate documentele intacte, ieşite ori întocmite pentru uz intern la registratura generală, într-un singur registru de intrare-ieşire sau în mai multe (atunci când institutia creează un număr unic de documente), fără ca numerele de înregistrare date documentelor să se repete.

Înregistrarea documentelor marchează existenta oficială a acestora şi reprezintă actul de naştere al fiecărui document şi de corectitudinea înregistrării depinde, în mare măsură, asigurarea păstrării lor.

Numărul mare şi diversitatea documentelor care intrăşi ies de la un creator necesită organizarea precisă a circuitului lor.

Atunci când creatorul de documente creează un număr mare de documente, înregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de muncă, la registratura generală înscriindu-se numărul de înregistrare atribuit de expeditor şi denumirea compartimentului la care se repartizează spre înregistrare şi rezolvare.

Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor, începând de la 1 ianuarie până la 31 decembrie ale fiecărui an.

În registrul de intrare-ieşire se vor preciza următoarele elemente: numărul de înregistrare; data înregistrării; numărul şi data documentului date de emitent; numărul filelor documentului; numărul anexelor; emitentul; continutul documentului pe scurt; compartimentul căruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvării; destinatarul; numărul de înregistrare al documentului la care se conexeazăşi indicativul dosarului după nomenclator, care se va stabili şi completa în registru după rezolvarea documentului.

Documentele care se referă la aceeaşi problemă se conexează la primul document înregistrat; în dreptul fiecărui document conexat se trece în rubrica corespunzătoare, numărul de înregistrare al documentului la care se face conexarea.

Documentele expediate din oficiu şi cele întocmite pentru uz intern se înregistrează ca şi documentele initiale, completându-se coloanele adecvate.

În cazul documentelor expediate ca răspuns, acestea vor primi numărul de înregistrare al documentului la care se răspunde.

Operatiunea de bază a registraturii este primirea, înregistrarea şi repartizarea documentelor spre rezolvare.

2. Descrierea bibliografic ă - realizarea fi ş ei documentare Se alcătuiesc pe coli de format 1/2 sau 1/4 din A4. Trebuie optat pentru o variantă sau alta spre a

putea fi utilizate mai uşor şi pentru a le putea sistematiza pe probleme. a) Pentru căr/i

Page 13: Arhivistica - STAN Doru

Nume, Prenume ; ... , ... ; ... . Titlu. Subtitlu ed., vol., loc., edit., an, nr. pag. + ilustratii, hărti etc. Pentru mai mult de trei autori se face descriere la titlu. Titlurile se subliniază. Prefata sau cuvântul înainte se trec numai dacă apartin unei personalităti.

Exemplu: Catone Ştefan; Şerbănescu Neculae.

România. Decora t ii. 1859-1991 . Bucureşti, Edit. Cover, 1992, 52 p. + XV planşe cu ilustratii color Cuprins p. 42-48

b) Pentru articole din periodice ►Pentru articole din reviste: Nume, Prenume

Titlu. În: „...” , (sau .) Institutia editoare dăşi localit. şi editorul, tom (volum sau an), an, nr., fascicol, pag.-pag.

Exemplu: Grigorută, Maria .

Monede de la Mircea cel Bătrân descoperite la Bucureşti. În: „Bucureşti. Materiale de istorie şi muzeografie”, Muzeul de istorie al municipiului Bucureşti, VIII, 1971, p. 247-252.

-Cifrele romane reprezintă anul de aparitie, tom (anul IV, tom VII), iar cifrele arabe nr. lună, volum.

►Pentru articole din ziare: Nume, Prenume. Titlu. În „...”, localit., edit., an, nr. („din” sau „/”) data (zi, lună, an), pag. (- pag.) (adică de la ... până la ...) c) Pentru publica/ii în limbi străine (căr/i, articole) Nume, Prenume.

Titlu (în original). (în traducere). Redactor, prefată, coordonator, ed. îngrijită, cuvânt înainte, traducere ...

- Coperta nu se trece. d) Pentru surse inedite - izvoare în arhive: Arhivele Statului, Bucureşti (Filiale -ex. Iaşi), fondul, dosarul / an, (fila, când e cazul) - microfilme: Institutia (ex. Arh. Statului Bucureşti), tara, rola nr. ..., cadrul ... -piese de muzeu, articole etnografice, piese apartinând istoriei artei pentru

monumente de arhitectură: Institutia, localitatea, piesa (obiect), nr. de inventar (prescurtat nr. inv. 54)

3. Ordonarea documentelor (clasarea documentelor) Clasarea este operatiunea prin care documentele care stationează într-un birou (acte, foi volante,

condici, registre, fotografii, planşe, cărti, periodice, casete, dischete şi alte documente tehnice) se repartizează în grupe omogene, în raport cu anumite criterii şi subcriterii specifice tipurilor de documente.

În practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, având la baza principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa-numerice, zecimale. Optarea pentru o metodă sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activitătii, de volumul documentelor manipulate.

Page 14: Arhivistica - STAN Doru

documentelor. Exemple: -

dac? se

opteaz? pentru data, ca

element ordonator, se

va institui

o clasare cronologic?;

-dac?

se opteaz? pentru

denumirile de

organiza/ii sau

numele de

persoane evidentiate ?n documente, clasarea va fi alfabetic? etc.

În cazul documentelor generate de activitătile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explică prin optarea pentru unul dintre următoarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis: -Numele organizatiei emitente -Nume de persoane şi functii responsabile -Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi -Număr de înregistrare (la emitent sau destinatar) -Localitatea (emitentului sau destinatarului) -Denumirea documentului sau genul (chitanta, proces – verbal, decizie etc.) -Probleme sau subiecte (continut) Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regăsirea mai simplă a

Ceea ce trebuie retinut, referitor la această etapă: Un sistem de clasare nu se stabileşte după bunul plac al personalului, ci după criterii de eficientă, conturate în functie de cerinte practice, specifice unui compartiment.

De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetică a dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic etc. O dată stabilit, se va aplica unitar şi continuu.

Clasarea cronologică Această metodă de clasare presupune ordonarea documentelor în dosare, pe măsură ce intră în

unitate, cele mai recente plasându-se deasupra celor cu dată mai veche. Un exemplu clasic, în acest sens, este Registrul de Intrare-Ieşire.

Avantajele sistemului: regăsirea unui document se rezolva rapid, cu conditia ca solicitantul să cunoască data exactă la care documentul a fost înregistrat. Sistemul este util, în special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc.

În cazul corespondentei curente, aceasta poate fi localizată cu uşurintă, documentele fiind grupate după data la care s-a lucrat cu ele. Există însă dezavantajul că scrisorile, primite şi expediate, vizând aceeaşi problemă, să fie despărtite prin repartizarea cronologică.

Clasarea alfabetică Această metodă de clasare se practică, în special, în institutiile de administratie publică cum ar fi

primăriile, în firme de export, organizatii cu sucursale, filiale, unităti comerciale care au relatii cu furnizori, clienti, servicii de personal, organizatii de asistenta socială etc.

De asemenea, o clasare alfabetică se poate aplica şi în cazul în care se alege drept criteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografică. Ordonarea alfabetică presupune organizarea documentelor într-un suport specific de păstrare (dosar, plic, mapa şi alte mecanisme de prindere) tinându-se cont de elemente comune, precum: denumirile organizatiilor emitente, sau la care se referă documentul, nume de persoane sau denumiri geografice.

Problemele deosebite, pe care le prezintă acest sistem, apar în alegerea cuvântului director pentru ordonare.

Page 15: Arhivistica - STAN Doru

Spre orientare generală, putem mentiona sistemul cărtilor de telefon sau al dictionarelor. Intrările alfabetice nu se fac la întâmplare, ci sunt reglementate prin standarde internationale

elaborate în special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636 – 70. Informare şi documentare. Orânduirea în catalogul alfabetic pe nume de autori şi titluri şi în indexuri; STAS 8636 – 85. Informare şi documentare. Reguli de ordonare alfabetică în cataloage şi bibliografii. Principii şi reguli generale.

Trebuie să mentionăm, de asemenea, că aceste reguli stau la baza programelor de ordonare alfabetică automatizată a informatiilor, deci ele trebuie respectate şi pentru a elimina posibile neconcordante care ar interveni în cazul aplicării acestui sistem.

Ordonarea alfabetică se face în functie de numele autorului (personal sau colectiv) sau în functie de primul cuvânt din titlu, pentru lucrările anonime.

Pentru orientare generală, vom reda câteva criterii generale privind alegerea cuvintelor directoare în ordonarea alfabetică a foilor volante ce constituie, din punct de vedere al formei, ponderea documentelor din birouri.

a) Reguli de ordonare privind clasarea alfabetică în cazul numelor de persoane -Numele de familie, indiferent din câte cuvinte este compus, constituie întotdeauna cuvântul de

ordine sau cuvântul director şi se aşează înaintea prenumelui; -Ordinea numelor este dată de fiecare literă din cuvânt; în cazul initialelor identice se clasează

după a doua literă, dacăşi aceasta este identică, după a treia literă, ş.a. Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enăchescu, Encica, Enica, Eremia etc.

-Prenumele nu se scrie sub forma prescurtată. Initiala se foloseşte numai pentru patronimic. -În situatiile în care sunt nume identice, clasarea se face în ordinea initialelor prenumelui. Exemple:

Popescu, Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai. -În cazul în care există nume şi prenume identice, initiala reprezentând numele tatălui va fi luată

în consideratie ca element subdirector sau o functie reprezentativă a persoanei. Exemplu: Dumitraşcu, Gheorghe C.; Dumitraşcu, Gheorghe N. sau Dumitraşcu, Gheorghe (contabil); Dumitraşcu, Gheorghe (jurist) etc.

- Numele fără initială va precede, în ordonare, numele cu initială. -Articolul care precede un nume propriu se ia în consideratie la aranjare, făcând un singur cuvânt

cu termenul pe care îl preced. Exemplu: ADăscăli/ei, Marin; A Mariei, Ion; La Fontaine, Jeac de; Le Bon, Gustave. - Numele compuse din initiale despărtite cu puncte preced numele obişnuite; -În cazul numelor compuse cu cratimă, primul nume se consideră cuvânt de ordine. Exemplu: Alpago-Novello, Luigi; Brad-Georgescu, Nicolae etc.

-Aceeaşi regulă se aplicăşi în cazul numelor compuse fără cratima. Situatiile se întâlnesc, în special, la numele femeilor căsătorite care-şipăstreazăşi numele anterior căsătoriei, adăugat de obicei după numele de căsătorie.

-Numele compuse cu linioară (cratimă) sau prin particule caracteristice (Ionescu de la Brad, Ion) se ordonează după epuizarea tuturor numelor simple ce alcătuiesc prima parte a numelui; Exemplu: Ionescu, Adrian; Ionescu, Anton; Ionescu, Nicolae; Ionescu, Teodor; Ionescu-Brad, Constantin; Ionescu de la Brad, Ion; Ionescu-Rion, Raicu; Ionescu-Siseşti, Gheorghe; Ionescu-Siseşti, Nicolae; Ionescu-Siseşti, Vlad.

-În cazul în care se operează cu nume străine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic, arab) se practică transliterarea în alfabet latin, conform normelor standardizate internationale adoptate ca standarde romane. Dacă numele încep cu o particulă de noblete (de, von) aceasta nu se ia în considerare; Numele gen O’Malley sau McDonalds se clasifică ca un singur nume la O sau M.

Page 16: Arhivistica - STAN Doru

-Cuvântul director va fi întotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor între nume şi prenume, în cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru orientare rapidă în ordonare se recomandă evidentierea cu alte caractere a cuvântului de ordine, în cazul în care se constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU Ion S.

Situatiile posibile de ordonare alfabetică pot fi: -de ordonare alfabetică a materialelor în dosare, tinându-se cont de numele persoanelor de unde

provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clienti, contracte individuale, fişele posturilor etc.) constituindu-se atâtea dosare câte litere ale alfabetului se regăsesc în documentele ordonate (de la A la Z) sau

-de ordonare alfabetică a mapelor, dosarelor în diferiti recipienti sau în rafturi, dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la societate, ordonate după alte criterii impuse de norme legislative.

b) Reguli de ordonare privind clasarea alfabetică a numelor de organizapii Denumirile organizatiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni

generici, indicând forma organizatorică (societate comercială pe actiuni, regie autonomă, asociatie, universitate, fundatie, primărie etc.), altele indicând obiectul de activitate (Camera de Comer/ Industrie Naviga/ie şi Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identifică între alte organizatii, în special, cu acelaşi obiect de activitate.

În ultimul caz, există o mare diversitate de denumiri, existând libertatea de optiune a fondatorilor pentru a-şi evidentia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de persoane sau pot fi combinatii de silabe, de initiale, sintagme diferite, cifre etc.).

De asemenea, şi în antetul documentelor pot fi descrisese în diverse forme. Astfel, unele organizatii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea comercială „Gemma“ S.R.L.) sau prescurtată (S.C. „Gemma” S.R.L.) .

În fata unor astfel de situatii, se recomandă câteva reguli ce pot asigura unitatea clasării în scopul regăsirii rapide. – În cazul Societătilor comerciale, cuvântul de ordine îl va constitui denumirea reprezentativă a organizatiei. Exemplu: S.C. METAL STAR S.R.L.; S.C. MIKOS S.R.L.; S.C. MOBITEXT S.A. Cuvântul director a fost cel subliniat. – Numele de organizatii, care exprimă obiectul de activitate, nu se scriu în antetul documentelor prin forma prescurtată cu initiale, ci cu denumirea întreagă. Exemple: Camera de comer/ Industrie şi Naviga/ie, Şantierul de Construc/ii Navale, Societatea de investi/ii „Transilvania“, Banca Română de Dezvoltare etc. Astfel de nume, chiar dacă apar sub forma prescurtată, pe un document, cuvântul director va fi stabilit după forma neprescurtată a denumirii organizatiei; – Când o organizatie are un nume alcătuit din initiale, stabilite în mod subiectiv, fără ca acestea să aibă legătură cu obiectul de activitate, în ordonare alfabetică, se respectă următoarea regulă:

a) dacă initialele ce compun numele sunt despărtite cu puncte sau spatii albe, documentele sau dosarele purtând astfel de descrieri se plasează înaintea numelor întregi, astfel: E. E. Group SRL; E & R. Bacău; Ecoterm SRL; Electro-Sanitas SRL etc.

b) cele care nu sunt despărtite prin aceste semne, sunt tratate ca nişte cuvinte, şi documentele vor fi plasate în pozitia alfabetică firească a numelor întregi. Exemple: IMS SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc.

-În cazul organizatiilor cu nume identice, reprezentând sucursale, filiale sau unităti de stat cu acelaşi obiect de activitate, cuvântul de ordine îl va constitui cuvântul care desemnează localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocârlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea.

Page 17: Arhivistica - STAN Doru

Dacă denumirea unei organizatii este compusă din două sau trei nume (ANA & TOM) cuvântul director îl va constitui primul cuvânt; Dacă denumirea unei organizatii începe cu o cifră, documentul va fi plasat înaintea celor cu ordine alfabetică, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G. PERPETUUM; ALMA S.R.L. Dacă sunt de clasat documente care au acelaşi cuvânt director se impune aranjarea documentelor în ordinea celui de-al doilea cuvânt subdirector;

-În cazul în care cuvântul subdirector, este o cifră, gruparea documentelor se face în ordinea naturală a numerelor. Exemplu: Şantierul 1, Şantierul 2 etc.

c) Reguli de ordonare privind clasarea alfabetică a documentelor anonime Se ordonează alfabetic după primul cuvânt al titlului. Aranjarea alfabetică la titlu se face cuvânt cu cuvânt, nu literă cu literă. Exemplu: Corect (cuvânt cu cuvânt) -Pe calea adevărului; Pe marginea prăpăstiei; Pe vreme

rea; Peace; Pecetea ultimului sărut; Petale scuturate. Incorect (literă cu literă)-Peace; Pe calea adevărului; Pecetea ultimului sărut; Pe marginea

prăpăstiei; Petale scuturate; Pe vreme rea. -Lucrările care au primul cuvânt identic se aşează alfabetic, în cadrul literei respective, în functie

de al doilea cuvânt din titlu. Exemplu: Enciclopedia civiliza/iei greceşti; Enciclopedia de buzunar; Enciclopedia filosofică; Enciclopedia României.

-Articolul hotărât sau nehotărât care precede un substantiv comun sau adjectiv nu se ia în considerare dacă se află la începutul unui titlu. Dacă „un” şi „o” sunt numerale în titlul respectiv, se iau în considerare la aranjarea alfabetică. De asemenea, adjectivul numeral francez „un” şi „une”.

-În ceea ce priveşte titlurile ce încep cu cifre arabe, romane, greceşti etc. pot fi folosite două sisteme de ordonare: fie se consideră ca şi când ar fi exprimate prin cuvinte în limba textului respectiv (Exemplu: 2000 de adrese utile (Două mii...); 12 preludii (Douăsprezece...); 100 Years (Hundred...); 50 let (Peat...)), fie se grupează în ordine crescătoare, separat, la sfârşitul alfabetului, după litera Z sau la începutul alfabetului (Exemplu: 1 Mai; 13 Septembrie; 23 August; XXV ani de la ...; 100 de zile ...; 1001 de nop/i).

De obicei, se întocmesc atâtea dosare câte litere ale alfabetului sunt reprezentate de documente. În cazul în care, numărul de documente corespunzător dosarului unei litere este prea mare,

depăşind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul literei respective se poate subîmpărti în mai multe subunităti, astfel: Dosarul Aa – an; Ao-as etc.

În schimb, dacă un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunzătoare unei litere, se pot include în dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse în mape distincte, iar pe dosar se va indica continutul, astfel: ABC, etc.

Notă: Regulile care stau la baza clasării alfabetice a documentelor sunt valabile şi pentru Indexarea alfabetică a continutului documentelor.

Clasare numerică Atunci când există o astfel de optiune de clasare, se atribuie numere fiecărui corespondent,

departament sau angajat, în functie de ceea ce avem de clasat. În cazul în care se respectă numărul de înregistrare al documentului, clasarea presupune aranjarea

documentelor în ordinea naturală a numărului atribuit fiecărui document. Clasarea numerică se aplică, în special, în unitătile care functionează în mai multe clădiri sau în

cazul organizării corespondentei în registraturile mari. În aceste cazuri este necesară repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel încât să existe o corespondentă între

Page 18: Arhivistica - STAN Doru

compartimente şi grupul de numere care se atribuie.

Page 19: Arhivistica - STAN Doru

Exemplu: De la 1 la 5000 – pentru secretariatul conducerii -“–5001-10 000 – pentru serviciul Resurse Umane

- 10 001-20 000 – pentru serviciul Administrativ etc. Repartitia se face, desigur, în functie de volumul de muncă cu corespondenta al fiecărui compartiment sau sediu. În etapa de arhivare, dosarele cu documente provenind din toate serviciile se adunăşi ordonează numeric.

Avantajele sistemului: -dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uşor documentele,

numai la vederea numărului de înregistrare. - Permite clasarea unui număr mare de documente, mai ales în firmele mari. Dezavantaje: - documentele mai vechi, care poarta numere de înregistrare mai mici, dispar cu timpul din

circulatie. Există totuşi solutia ca, anual, să se facă o redistribuire a acestor numere pe compartimente. - existăşi riscul ca asemănarea a două numere să conducă la greşeli de amplasare.

Clasarea zecimală (sistematică, pe domenii) - vezi cap. Clasificarea documentelor Folosirea notatiei zecimale pentru exprimarea codificată a conceptelor este utilizată în activitatea

de documentare sau în activitatea editorială pentru împărtirea lucrărilor ştiintifice în capitole, subcapitole şi subsubcapitole. Cunoscută sub denumirea de Clasificare Zecimală Universală (cu forma prescurtată C.Z.U.), această metodă de ordonare este folosită cu precădere în biblioteci pentru clasificarea documentelor în functie de subiectele pe care le tratează. C.Z.U. este o schemă de clasificare ce se întrebuintează pentru a reprezenta subiectele documentelor o notatie zecimală, prin împărtirea totalitătii cunoştintelor umane în zece clase mari, care se subîmpart la rândul lor în alte zece subdiviziuni ş.a.m.d. Este universală, atât în privinta continutului (cuprinde totalitatea cunoştintelor omeneşti) cât şi în privinta notatiei, compusă din cifre arabe şi semne matematice sau de punctuatie, a căror întelegere şi semnificatie este international valabila, şi independenta fata de limbaj. Schema claselor mari, reprezentând cunoştintele omeneşti, se prezintă astfel:

1.Generalităti. Ştiintă şi cunoaştere 5. Matematici. Ştiintele naturii 2.Filozofie. Psihologie 6. Ştiinte aplicate. Medicină. Tehnică 3.Religie. Teologie 7. Arte. Recreere. Divertisment. Sport 4.Ştiinte sociale 8. Limbă. Lingvistică. Literatură 5.- clasă liberă -9. Geografie. Biografie. Istorie

Fiecare număr este tratat ca o fractie zecimală cu zero-ul initial omis, şi aceasta determină ordinea aranjării. Pentru uşurinta citirii, numărul este, în mod obişnuit, punctat după fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflectă continutul unui domeniu de la general la particular.

Cu cât este mai detaliat domeniul, cu atât numărul care o reprezintă este mai lung. Astfel: Clasa 3 – Ştiinte sociale cuprinde subdiviziunile: 331 Munca. Relatii de muncă 331.1. Teoria şi organizarea muncii 331.101. Teoria muncii, Ştiinta muncii 331.101.1 Ergonomie 331.2. Rolul muncii

Page 20: Arhivistica - STAN Doru

-Posibilitatea de operare simpl? ?i rapid?;

-S? fie u?or accesibile, adic? mobilierul s? fie a?ezat ?ntr-un loc convenabil, iar

dosarele din interior s? fie u?or de localizat; -

Posibilitatea extinderii, ?n perspectiv?, dac? este necesar; -

Folosirea spatiului numai pentru documente folosite ?n mod curent; -

Existenta unor conditii de sigurant? privind informatiile confidentiale.

331.101. 21 Dreptul la muncă Utilizarea acestei metode de clasare este indicată în special, acolo unde domeniile de activitate cunosc o diviziune pronuntată. În cazul documentelor generate de organizatii, se poate recurge la această metodă de clasare prin stabilirea a zece grupe de activităti, specifice unei organizatii. Exemplu: 0 Conducere 1 Serviciul aprovizionare 2 Resurse Umane 3 Serviciu aprovizionare Fiecare dintre aceste clase, îşi detaliază problemele pentru care primesc sau elaborează documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2 – aprovizionare cu materiale; 3.3 – aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 – aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc.

Clasarea combinată Această metodă presupune combinarea a două dintre sistemele prezentate.

Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ alfabetic pentru grupare în raft sau în bibliorafturi.

Este o metodă practicatăşi în cazul constituirii unitătilor arhivistice conform Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistică) unde documentele se grupează în dosare cu continut similar tinându-se seama de reglementările în vigoare şi de obligatiile legale privind păstrarea lor ulterioară în arhive.

4. Stocarea documentelor Cerinte generale, în asigurarea conditiilor de stocare a documentelor:

Criteriile de organizare trebuie să fie atât de bine cunoscute şi de clare, încât personalul să nu se ezite nici o clipă atunci când se îndreaptă spre un dulap, spre un raft şi apoi spre un dosar sau altă unitate de păstrare. Până la etapa de constituire a unitătilor arhivistice, personalul trebuie să-şi construiască o strategie zilnică de repartizare a documentelor. Organizarea locurilor de stapionare

Regula coordonatoare: Existenta prea multor locuri de stationare îngreunează regăsirea rapidă a documentelor, de aceea se va reduce la minimum alternativele în care se pot găsi documentele.

Într-o primă etapă, trebuie abordată problema distribuirii în spatiu a documentelor, după criteriile: mediul de înregistrare sau forma de prezentare. În aceasta situatie, problema este foarte simplă: se vor stabili de la început locuri distincte sau, la modul ideal, mobilier şi suporturi adecvate pentru dischete, CD-uri, registre sau condici, documente audio-vizuale, filme, fotografii a căror pondere depinde de domeniul de activitate, precum cel cultural, religios, artistic, militar, ştiintific etc.

Probleme deosebite, în privinta stationării documentelor, le ridică, desigur, foile volante, reprezentând documentatia specifică activitătii administrative. Se pot evita astfel de probleme, aplicându-se următoarea strategie, ori de câte ori se ia contact cu un document pentru prima oară:

Page 21: Arhivistica - STAN Doru

1.se verifică dacă acesta este important pentru altii, sau pentru personalul biroului respectiv. Actiune: a) dacă este important pentru alte persoane din organizatie va fi transmis imediat, notându-se unde a fost repartizat; b) dacă este important pentru birou, vezi pct. 2,; 2. documentului va fi verificat dacă necesită sau nu prelucrare sau dacă nu prezintă interes şi poate fi deja distrus. Actiune: a) cel care nu necesită prelucrare se repartizează direct în arhivă; b) cel care necesită prelucrare, vezi pct. 3.; 3. va fi analizat sub aspectul urgentei şi priorităti executiei. Actiune: cel care suportă o planificare, va fi distribuit într-un dosar cu documente în aşteptare, iar celelalte vor rămâne la dispozitie pe birou.

Stocarea electronică permite accesul la o cantitatea mare de informatii. Informatiile de pe hârtii pot fi digitalizate prin scanare şi făcute astfel prelucrabile şi gestionabile.

5. Gruparea documentelor în dosare. Constituirea dosarelor Fiecare document, după continut, este repartizat la un dosar. Prima operatie în cadrul formării dosarului constă în aşezarea în bibliorafturi sau în mape a

documentelor primite de la diferiti corespondenti, persoane juridice sau fizice, împreună cu documentele de răspuns (dacă au necesitat răspuns), cât şi cu anexele lor, conturându-se aşezarea documentelor în ordinea descrescătoare a numerelor de înregistrare. Aceasta este prima fază a formării dosarului în care evoluează, concomitent cu cea de rezolvare a lucrărilor, respectiv de constituire a documentelor.

Următoarea operatiune este ordonarea documentelor în dosar, cronologic, sau în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele noi dedesubt. La efectuarea acestei operatii o atentie deosebită se acordă anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse.

O dată cu clasarea documentelor în cadrul dosarului se separă dubletele, notele de însemnări personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legătură cu problema din dosar, fie că au fost repartizate greşit, fie că au fost consultate şi nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt înlăturate cu avizul comisiilor de selectionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care apartin.

6. Analiza documentelor reprezintă examinarea unui document, extragerea de date bibliografice şi analiza de continut a acestuia.

7. Clasificarea documentelor Clasificarea Zecimală Universală (C.Z.U. sau C.Z.) este un sistem de clasificare a ansamblului

cunoştintelor umane. Ea poate fi aplicată la clasificarea documentelor primare care cuprind aceste cunoştinte (cărti, seriale, documente audio-vizuale etc.), cât şia documentelor secundare (cataloage, bibliografii etc.). În acest fel, se pot grupa în acelaşi loc toate materialele privitoare la un anumit subiect exprimat şi localizat astfel încât să poată fi regăsit fără dificultate.

C.Z.U. este în esentă un sistem practic de codificare a unei informatii oarecare, astfel ca aceasta să fie regăsită cu uşurintă maximă, oricare ar fi aspectul din care ar fi privită. Ea nu este o clasificare filozofică a cunoştintelor şi nu stabileşte o succesiune a subiectelor după gradul de importantă.

Trei principii fundamentale sunt evidente în C.Z.U.: a) Ea este o clasificare în sensul strict, depinzând de analiza continutului ideii, astfel că notiunile şi

grupele de notiuni privind această idee se regăsesc grupate împreună, evitând sistematizarea formală a clasificării în ordine alfabetică sau de alt fel.

Page 22: Arhivistica - STAN Doru

Semnificapie Simbol

a) Ad?ugare. Extindere

+, / b)

Relatie. Grupare. Fixarea ordinii :, [ ], : :

c) Indici generali de limb?

=? d)

Indici generali de form? (0?)

e) Indici generali de loc

(1/9) f)

Indici generali de grupare etnic? (=?)

g) Indici generali de timp

“?” h)

Indici generali de punct de vedere .0?

i) Indici generali de materiale ?i persoane

-0? j)

Indici generali de divizare ?n afara C.Z.U. *?, A/Z

b) Este o clasificare universală în care s-a căutat includerea ansamblului cunoştintelor, nu ca un mozaic de grupe izolate, specializate şi închise în ele însele, ci ca o frescă generală compusă din subiecte legate unele de altele.

Această universalitate la nivelul notiunilor se bazează pe un sistem de simbolizare care permite asocierea indicilor principali simpli de clasificare (pentru idei simple) fie cu alti indici principali simpli, fie cu indici auxiliari arătând locul, timpul sau alte notiuni ce revin curent, pentru a forma în fiecare caz indici combinati sau compuşi. Dacă analizăm fiecare indice compus, subiectul complex poate fi determinat din toate punctele de vedere, fără introducerea nici unei consideratii subiective a clasificatorului.

c) Ea este o clasificare zecimală, construită pe principiul trecerii de la general la particular cu ajutorul împărtirii (poate uneori arbitrare) a totalitătii cunoştintelor umane în zece mari clase, la rândul lor subîmpărtite zecimal în continuare până la detalierea necesară.

Acest principiu poate fi aplicat cu o notatie oarecare, însă cifrele arabe sunt bine cunoscute pe plan international, sunt larg aplicate în toate activitătile umane, au o ordine admisă în toată lumea, în timp ce literele sau alte simboluri nu au aceste proprietăti.

C.Z.U. se compune din indici principali, indici auxiliari generali sau comuni şi indici auxiliari speciali sau analitici.

1. Indici principali de clasificare Cunoştintele omenirii, considerate ca unitate, sunt împărtite, aşa cum am arătat anterior, în 10 mari

clase şi simbolizate prin fractii zecimale. Fiecare din aceste clase se subîmparte, prin adăugarea încă a unei cifre, în 10 subclase (clase de al 2-lea ordin) etc., extinderea continuându-se prin creşterea numărului de cifre ale fractiei zecimale şi urmând principiul derivării de la general la particular. Exemplu:

Să zicem că avem subiectul „peşte”. Îl găsim în mai multe părti, depinde de punctul de vedere din care este tratată cartea. Dacă este tratat din punct de vedere zoologic, acest subiect îl găsim la clasa 5 (ŞTIINTE TEORETICE ŞI NATURALE), în cadrul ei, la 59 este „Zoologie” şi la 597 avem „Peşti. Ihtiologie.” Dacă, însă, subiectul este tratat din punct de vedere alimentar, mergem la 6 (Industrii), 63 (Agriculturăşi domenii înrudite), 639 (Vânătoare. Pescuit. Piscicultură), şi avem aici 639.2 (Pescuit şi produsele lui) şi 639.3 (Piscicultură). Mai putem găsi acest subiect şi la clasa 7 (ARTĂ. DISTRACTII. SPORT), la 79 avem „Divertisment. Jocuri. Sport.”, iar în cadrul ei, la 799 avem „Pescuit, vânătoare şi tir sportiv”. Ceea ce căutăm noi este la 799.1: „Pescuit sportiv. Pescuit cu undipa”.

2. Semne şi indici auxiliari generali sau comuni:

Page 23: Arhivistica - STAN Doru

Exemple: = 135.1

Lucrare ?n limba rom?n? 811.135.1

Studiul limbii rom?ne 821.135.1

Literatur? rom?n? (=135.1)

Popoare ?i rase de limb? rom?n?

a) Semnul de ad ă ugare + (plus) este utilizat pentru a reuni doi (sau mai multi) indici C.Z.U. neconsecutivi; se pot exprima astfel în C.Z.U. notiuni obişnuit legate unele de altele, sau acelaşi subiect mai larg văzut sub câteva aspecte şi pentru care nu există număr C.Z.U. direct. Exemple: 622 + 669 Mine şi metalurgie (44+460) Franta şi Spania Semnul de extindere / (de la ... până la) se foloseşte când notiunea ce dorim să o clasăm în C.Z.U. corespunde la o serie de indici consecutivi; primul şi ultimul indice C.Z.U. sunt legati prin semnul /. Exemplu: 592/599 Zoologie sistematică (în loc de 592 + 593 + … + 599) b) Semnul de rela t ie : (două puncte), cel mai important dintre semnele de legătură, este folosit pentru a exprima o relatie generală între două (sau mai multe) notiuni. Exemplu: 17 : 7 Morala şi arta 7 : 17 Arta şi morala Semnul : se foloseşte şi între indici auxiliari. Semnul de grupare [ ] (paranteze pătrate) se utilizează pentru gruparea de tip algebric a

doi sau mai multi indici principali C.Z.U. legati cu + sau :. Exemplu: 061.22 (100) : [54 + 56] Asociatia internatională a chimiştilor

Semnul de fixare a ordinii :: (dublu două puncte) se utilizează pentru a fixa ordinea a doi sau mai multi indici C.Z.U., determinând astfel univoc un înteles sau în sistemele de informare mecanizate şi automatizate pe maşini de calculat. Exemplu: 61 :: 796 Medicină sportivă (pentru sportivi) c) Indicii de limb ă arată limba sau forma lingvistică a unui document, clasificat ca subiect printr-un indice principal C.Z.U.

d) Indicii de form ă servesc la indicarea formei în care este tratat subiectul. Exemple: 54 (035) Manual de chimie (051) 54 Periodice în domeniul chimiei 58 (038) Dictionar de botanică Semnul (0…) se citeşte “paranteză-zero”. e) Indicii de loc sunt utilizati pentru a caracteriza din punct de vedere geografic notiunea simbolizată de indicele principal. Exemplu: (436) Austria 347.7 (492) Legile de comert în Olanda

f) Indicii generali de grupare etnic ăş i na t ionalitate arată aspectele de nationalitate sau etnice ale subiectului reprezentat printr-un indice principal C.Z.U. Exemplu: 398 (=81/=82) Folclor amerindian de nord

Page 24: Arhivistica - STAN Doru

645-034 Mobilier metalic

3-055.2 Femeia ?n societate. Femei ?n general

616-053.2 Pediatrie. Boli la copii

Aceşti indici derivă în principal din indicii generali de limbă prin închiderea în paranteză a acestora şi astfel se pot deosebi în cazul necesar grupurile lingvistice sau culturale.

Exemple: (=111) Popoarele de limbă engleză (=521) Japonezii g) Indicii de timp servesc la indicarea datei, perioadei sau a altor aspecte ale timpului privind

subiectul arătat de indicele C.Z.U. principal. Pentru date se foloseşte notarea obişnuită scrisă în ghilimele superioare şi în ordinea an, lună, zi, care permite o mai bună vedere de ansamblu când trebuie să clasăm un număr mare de fişe.

Exemplu: “1889.12.11” 11 decembrie 1889 Pentru a împiedica orice confuzie, anii se scriu cu 4 cifre, iar lunile şi zilele cu 2 cifre, utilizând

cifra 0 în cazul necesar. Exemplu: “0435.08.04” 4 august 435 Semnul plus se scrie înainte pentru a indica în mod expres că un an apartine erei noastre; metoda se

foloseşte în contrast cu ani sau perioade înaintea erei noastre şi pentru începutul erei noastre sau perioade peste anul 3000.

Exemple: “+0090” Anul 90 după Cristos “+3000” Anul 3000 după Cristos Pentru a exprima milenii, secole sau decade se folosesc 1, 2 sau 3 cifre. Exemple: “+4” Mileniul al 5-lea după Cristos “03” Secolul al IV-lea “19” Secolul al 20-lea (1900…1999) “191” A doua decadă a sec. 20; decada 1910-1919; anii 1910 O perioadă de mai multe secole, decade sau ani se exprimă prin datele initiale şi finale ale

perioadei legate cu semnul /. Dacă una din datele limită este nedeterminată, ea se înseamnă cu 3 puncte. Exemple: “16/18” Secolele 17 până la 19 “1815/1835” Perioada între 1815 şi 1835 “…/18” Până în sec. 19 h) Indicii de punct de vedere se folosesc pentru a arăta din ce punct de vedere este privit un anume

subiect. Ei sunt utilizati cu avantaje deosebite pentru clasificări extrem de detaliate, de exemplu pentru actele interne ale unei întreprinderi.

Ei se formează cu .00 (punct-zero-zero). Exemple: 82.000.141 Literatura din punct de vedere filosofic (82 = literatura; 000.141 din punct de vedere

filosofic) 622.002.5 Maşini şi instalatii miniere 630*5.003 Importanta economică a silviculturii Aceşti indici nu se utilizează singuri sau la începutul indicilor compuşi. i) Indicii generali de caracteristici diferite se folosesc pentru a arăta materialul din care

sunt făcute produsele sau obiectele, cât şi pentru a arăta persoana interesată sau persoana la care se referă subiectul lucrării clasificate. Semnul –0 se citeşte “linioară-zero”

Exemple:

j) Indici generali de divizare în afara C.Z.U. Tabelele principale sunt subîmpărtite în general în sfere cât mai mici de continut comun, însă nu

pot coborî până la unele amănunte sau individualizări, deseori necesare în practică. Dacă sistemele de

Page 25: Arhivistica - STAN Doru

Exemple: 629

Mijloace de transport 629.06

Dispozitive auxiliare la mijloacele de transport 629.322

Biciclete 629.322.06

Dispozitive auxiliare la biciclete

formare a numerelor compuse nu rezolvă problema în cadrul C.Z.U., se pot folosi coduri sau notatii din afara C.Z.U., cu conditia ca acestea să fie clare sau clar indicate. Aceşti indici sunt: -Semnul * (asterisc) serveşte pentru introducerea şi separarea acestor coduri sau notatii externe C.Z.U. Exemple: 546.42.027*90 Strontiu 90 (numărul de masă atomică al izotopului) 66-97*C150 Procese chimice la

150oC (498*CJ) România Judetul Cluj (codul auto)

- Specificări alfabetice distincte (A/Z), cum ar fi: -Indici de nume Exemple: 1 (091) Kant Filosofia lui Kant 929 Schiller Biografia lui Schiller - Prescurtări mecanice (de exemplu retinând primele trei litere): Exemplu: 1 (091) ARI Filosofia lui Aristotel

3. Indici auxiliari speciali sau analitici: Servesc la subîmpărtirea mai fină a unui domeniu limitat din tabela principală C.Z.U. sau din

unele tabele auxiliare, scotând în evidentă anumite particularităti care se repetă în acel domeniu. Există trei feluri de indici speciali: -1/-9 (tipul cu linioară), .01/.09 (tipul cu punctzero) şi ’1/’9

(tipul cu apostrof, indice de sinteză). Exemple: 621.165-72 Dispozitive de ungere pentru turbine cu abur 621.313.3.07 Reglajul maşinilor electrice de curent alternativ 669.35’5’6 Aliaje cupru-zinc-staniu Indicii speciali se utilizează numai în domeniul pentru care sunt prevăzuti, în afara cazului în care se indică utilizarea lor şi alte domenii.

a) Indicii speciali cu liniu tă -1/-9 au în principiu un sens mai general şi un domeniu de aplicare mai larg decât cei cu .0; astfel indicii speciali cu -1/-9 prevăzuti la 62 pot fi întrebuintati aproape în tot domeniul 62/69, pe când indicii speciali cu .0 dati în diferite locuri ale clasei 6 au de obicei o utilizare limitată numai la locul dat. Exemple: 62-4 Forma produselor 66-4 Forma produselor chimice 669-4 Forma produselor metalurgice 674-4 Forma produselor industriei lemnului 691-4 Forma elementelor de constructie b) Indicii speciali cu punct-zero .01/.09 sunt utilizati în mod mai diversificat şi deseori dezvoltat cu mai multe detalii decât -1/-9, reprezentând proprietăti recurente, cum ar fi studii de aspect, activităti, procese, operatii, instalatii şi echipament.

c) Indicii speciali cu apostrof ’1/’9 se folosesc pentru a arăta o sinteză sau o integrare, creând astfel notatii compuse prin fuziunea elementelor constituente. Exemple: 81’2/’44 Domenii de lingvistică 547’2/’8 Chimie organică 329.17’23’ Partidul nationalist-republican

8. Indexarea documentelor este prezentarea sau descrierea continutului acestora prin elementele limbajului natural sau prin intermediul limbajului de informare cu scopul asigurării posibilitătilor de regăsire operativă a datelor, informatiilor şi chiar a documentelor respective. Din punct de vedere al folosirii limbajului natural avem de a face cu:

-indexarea liberă care foloseşte cuvintele limbii nationale, vorbite. Instrumentele pe baza cărora se realizează indexarea liberă sunt denumite cuvinte-cheie;

-indexarea coordonată care foloseşte tot cuvinte ale limbii, dar verificate printr-un vocabular controlat sau printr-un tezaur de termeni. Cuvintele din limbajul natural, astfel verificate se numesc

Page 26: Arhivistica - STAN Doru

descriptori. Cuvânt-cheie = cuvânt sau sintagmă extrase din titlul sau din continutul unui document, care

servesc la caracterizarea continutului acestuia şi care se utilizează atât la indexare, cât şi la folosire. Descriptor = termen sau grup de termeni normalizati, care figurează într-un tezaur şi au fost aleşi

dintr-o clasă de termeni echivalenti pentru a realiza univoc o notiune continută într-un document sau într-o cerere de informare. Motivatii pentru utilizarea descriptorilor de subiect: 1. de a asigura accesul după subiect la toate publicatiile relevante;

1.de a asigura accesul pe subiect la documente după toate principiile organizării subiectului; 2.de a aduna referintele pentru documentele care tratează substantial acelaşi subiect, fără să se tină cont de diferentele de terminologie (care pot surveni datorită diferentelor de limbă), diferente între specialiştii care prelucrează documentele după subiect sau diferente care apar în urma schimbărilor de concepte sau disciplinei însăşi; 3.de a releva afilieri între domenii, după subiect, afilieri ce pot să depindă de similitudini în cadrul domeniului studiat, de metod sau de punct de vedere etc.; 4.de a furniza intrare pentru orice domeniu de cunoştinte, la orice nivel de analiză, de la cel mai general la cel mai specific; 5.de a permite căutarea pentru orice categorie de utilizatori, specializati sau nespecializati; 6.de a furniza o descriere formală a continutului subiectului, a oricărei unităti documentare, cu termenul cel mai precis şi mai specific posibil, indiferent că descrierea este sub forma unui cuvânt, expresii sau sub forma unui simbol; 7.de a furniza beneficiarului mijloace pentru a face o selectie din toate documentele, din orice categorie particulară, conform oricărui set de criterii ales de către acesta (ex.: cel mai recent, cel mai precis, cel mai simplu etc.).

Numărul de termeni caracteristici (cuvinte-cheie, descriptori) care pot fi atribuiti unui document este nelimitat, ei fiind determinati de continutul documentului.

Page 27: Arhivistica - STAN Doru

În ceea ce priveşte folosirea limbajului de informare instrumentele de lucru pot fi descriptorii, pot fi cifre sau combinatii de cifre şi litere (combinatii alfanumerice).

Fişele documentare

Fişele documentare pot avea format 1/4 sau 1/2. Trebuie optat pentru o variantă sau alta spre a putea fi utilizate mai uşor şi pentru a le putea sistematiza pe probleme. Se pot alcătui următoarele tipuri de fişe: a) fişa extras; b) fişa rezumat; c) fişa regest; d) fişa de trimitere; e) fişa de atentionare; f) fişa bibliografică.

Indiferent de tipul fişei, aceasta trebuie să contină o singură idee, problemă, pasaj etc. Orice fişă documentară trebuie să cuprindă în stânga sus datele bibliografice: autor, titlul cărtii

(titlul cărtilor sau al studiilor se prescurtează pentru a uşura redactarea fiecărei fişe. Prescurtarea se mentine pe tot parcursul fişării materialului respectiv), volum, pagină; în dreapta sau la mijlocul fişei se scrie ideea, problema, continutul ei. Dacă avem un periodic se mai adaugă în stânga sus anul de aparitie, numărul, ziua, luna, pagina; în cazul documentelor se notează arhiva, fondul arhivistic; dosarul, anul, fila. Pentru microfilme se noteazătara, rola şi cadrul respectiv unde se află problema. Titlurile publicatiilor se subliniază, iar cele ale periodicelor se pun între ghilimele.

Cea mai simplăşi cea mai comodă fişă este fişa extras, deoarece pe ea se trec pasaje întregi, sub formă de citate între ghilimele, pentru a arăta că fragmentul respectiv apartine altcuiva şi nu nouă. În general se extrag concluzii, afirmatii care pot forma elemente de bază pentru discutii.

Fişa extras se foloseşte şi în cazul izvoarelor pentru documentare, cronici, manuscrise, documente de arhivă. În acest caz fişa va contine în stânga sus: emitentul actului, beneficiarul actului, locul, data emiterii (anul, luna, ziua), continutul actului care poate fi integral, rezumat sau combinat: extras cu rezumat. În dreapta sus se pune ideea sau problema pe care o contine fişa. În partea de jos a acestei fişe extras de documente se scrie felul actului (original, copie), materialul, sigiliul etc., volumul din care a fost extras, arhiva, fondul arhivistic, dosarul, anul, fila. Pentru microfilme se pune: tara, rola, cadrul.

Fişa rezumat este mai dificil de realizat deoarece presupune mai multă practică în problema selectării materialelor publicate precum şi a izvoarelor. Pe aceste fişe trebuie indicate paginile din lucrare sau din document care s-au rezumat.

Fişa regest cuprinde atât citate cât şi rezumate din lucrări publicate sau izvoare. Se indică pagina în dreptul citatului şi în cazul rezumatului fie în dreapta fie în stânga.

Fişele extras, rezumat şi regest alcătuiesc fişa principală, informativă. Se poate întâmpla ca pe parcursul lecturii una din aceste categorii de fişesă ne fie necesarăşi la un alt capitol decât cel pentru care a fost făcută initial. În acest caz se alcătuieşte o fişă de trimitere care este o fişă identică (dublet) cu prima şi pe care o vom folosi unde este din nou cazul. O altă fişă care se poate efectua este fişa de aten/ionare care se realizează atunci când se alcătuieşte bibliografia şi cercetăm în biblioteci, în lucrări bibliografice cu care ocazie observăm şi lucrări pentru alte probleme care ar putea să ne preocupă sau ne preocupă. În acest caz alcătuim acest tip de fişă care trebuie să contină toate datele bibliografice: autorul, titlul lucrării sau al studiului etc., anexe şi apoi mentiunea pentru ce problemă ne va fi utilă. De asemenea şi pe parcursul lecturii pentru lucrarea care este pe masa de lucru, în subsoluri sau în diferite liste bibliografice, putem găsi diverse lucrări, studii sau documente pentru care se vor alcătui astfel de fişe de atentionare. Ele se vor aduna separat în plicuri pe care se va mentiona problema generală pentru care sunt adunate fişele.

Fişa bibliografică, mentionată deja, este fişa pe care se trece fiecare lucrare sau articol în parte. Ea se realizează o dată când alcătuim bibliografia problemei şi apoi, a doua oară, când începem lectura propriu-zisă. Ea este prima fişă care se face. Şi apoi în continuare se pot alcătui fişe bibliografice ori de câte de câte ori găsim în subsoluri sau chiar în text studii, lucrări, documente, fonduri arhivistice etc., care ne lărgesc bibliografia problemei la care lucrăm.

Page 28: Arhivistica - STAN Doru

Fişa bibliografică trebuie să cuprindă: numele şi prenumele autorului sau autorilor. Dacă este femeie se va scrie prenumele întreg. Titlul şi subtitlul se scrie aşa cum apare pe foaia de titlu a cărtii (prima pagină tipărită după copertă), volumul, locul unde a apărut lucrarea, editura, anul de aparitie, indicatii referitoare la formatul cărtii, numărul total de pagini, anexele -cu mentiuni speciale în legătură cu utilizarea lor în cadrul lucrării. În cazul periodicelor se mai adaugă numele acestora, localitatea, tomul, volumul, anul aparitiei, numărul paginilor între care se află studiul care ne interesează.

Fişe mai speciale se realizeazăşi în cazul obiectelor cu caracter etnologic, a pieselor din muzee, pentru piese apartinând istoriei artei pentru monumente de arhitectură, pentru piese arheologice.

După ce s-au adunat fişele informative acestea se aşează în plicuri mari sau chiar în dosare plic cu titluri corespunzătoare capitolelor din lucrare, conform planului initial. Urmează apoi studierea materialului adunat. Se stabilesc punctele de lucru, precum şi planul definitiv al lucrării. Se analizează izvoarele referitoare la problemă, se verifică autenticitatea lor, se realizează o selectie şi o ierarhizare a lor în functie de valoarea fiecărei categorii şi de ponderea pe care vrem să o acordăm fiecărei surse documentare după planul ultim, definitivat, ceea ce presupune reclasarea fişelor în alte plicuri şi alte dosare.

Page 29: Arhivistica - STAN Doru

ŞTIINTELE AUXILIARE ALE ISTORIEI

Arhivistica şi informarea documentară (documentaris-tica) sunt două discipline care au drept sferă de cercetare documentele scrise. Arhivistica este disciplina care are drept domeniu de investigatie izvoarele scrise pe suporti friabili (uşor deteriorabili) şi pe baza cărora se efectuează cercetări fundamentale şi aplicative în vederea stabilirii solutiilor optime de selectionare, ordonare, inventariere, conservare şi valorificare a documentelor.

Informarea documentară studiază informatiile, datele cuprinse în documente, în publicatii, elaborând apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analiticăşi sintetică, de regăsire a datelor şi de transmitere a lor cât mai bine la beneficiar.

Documentele, mai ales acelea care contin informatii ştiintifice şi tehnice constituie principala sursă de informare documentară. Documentul constituie ,,un termen generic însemnând toate categoriile de surse ce pot transmite date istorice (inscriptii, urme de civilizatie materială, acte etc.)…

Documentele sunt, aşadar, purtătoare de informatii şi ,,servesc transmiterea acestora în spatiu şi timp…. Ele sunt utilizate în diferite domenii de activitate ale omului constituind obiect de studii ale diferitelor discipline ştiintifice şi se află depozitate în arhive, biblioteci, muzee. O categorie deosebit de importantă de documente o constituie acelea care sunt studiate de ştiintele auxiliare ale istoriei.

Ştiintele auxiliare ale istoriei depisteazăşi analizează sursele istorice de tot felul, care se află depozitate în muzee, biblioteci, arhive, colectii particulare. Fără întelegerea acestor categorii de izvoare şifără stăpânirea aspectelor generale ale disciplinelor care se ocupă de descrierea lor nu se poate realiza o documentare serioasă. Aceste ştiinte auxiliare ale istoriei sunt discipline conexe arhivisticii în cea mai mare parte a lor. În arhiv ă aflându-se documente heraldice, iconografice, cartografice, codicologice, literare, carte rară româneascăşi străină etc.

Studiul ştiintelor auxiliare ale istoriei este util deoarece cunoaşterea disciplinelor tratate contribuie la îmbogătirea metodologiei interdisciplinare de cercetare şi constituie surse primare de documentare şi informare.

De asemenea, nu se poate omite faptul că în domeniul vast al documentaristicii şi arhivisticii, cercetătorul, dar şi lucrătorul curent se confruntă permanent cu categoriile de izvoare care constituie obiectul acestor ştiinte auxiliare ale istoriei şi a disciplinelor conexe acestora. Apoi, activitatea arhivistică presupune, de asemenea, stăpânirea metodelor de lucru din cadrul acestor discipline, care sunt discipline traditionale, dar într-o perpetuă înnoire metodologicăşi deschise spre noi acumulări.

Aşadar, în pregătirea documentaristului, a unei persoane specializate în munca de cercetare, realizarea contactului cu bibliotecile, cu arhivele, cu fondurile şi colectiile şi categoriile de izvoare aflate aici este absolut necesară pentru realizarea unei documentări moderne şi eficiente.

Documentaristica şi arhivistica nu vor putea face niciodată abstractie de Fondul Arhivistic National în activitatea lor de cercetare, documentare şi în alcătuirea diverselor tipuri de bibliografii şi publicatii specializate.

Ştiinpele auxiliare se ocupă cu studierea în sine a mărturiilor istorice de tot felul care sunt depozitate în arhive, biblioteci, muzee, colectii particulare. Încă din 1822, J. Lelewel aprecia că scopul ştiintelor auxiliare ale istoriei constă în cunoaşterea, respectiv întelegerea izvoarelor. Termenul de ştiinte auxiliare ale istoriei a fost introdus de Theodor Sickel, istoric vienez şi paleograf, din a doua jumătate a secolului al XIX-lea. Odată cu dezvoltarea ştiintei, acest concept a căpătat tot mai mult un caracter relativ. La ora actuală mai persistă încă divergente de opinii în ceea ce priveşte sfera ştiintelor auxiliare şi implicit a terminologiei.

Pentru un istoric, orice ştiintă, de al cărei rezultat şi metodă se foloseşte, poate fi numită auxiliară. Cu atât mai mult în momentul de fată când se constată tendinta unei ,,atitudini integrative în ştiintă…, întreaga ştiintă devenind un ,,angrenaj de discipline ştiintifice, în care fiecare ştiintă raportată la alta, este într-un anume fel auxiliară… Astfel, în timp s-a făcut distinctia între ştiintele ajutătoare ale istoriei (termenul introdus de specialistul în paleografie latină W. Semkowicz) şi ştiintele auxiliare ale istoriei. Ştiintele ajutătoare ale istoriei sunt acelea, după cum aratăşi cuvântul (lat. auxilium = ajutor), care ,,furnizează cunoştinte ce nu provin de la izvoare sau care atrag atentia asupra unor posibilităti noi ale metodei de cercetare, se leagă de etapele următoare ale activitătii istoricului…. Ele procură istoricului concluzii şi date elaborate. Termenul de ştiinte auxiliare rămâne valabil pentru ştiintele auxiliare traditionale ale istoriei, legate de

Page 30: Arhivistica - STAN Doru

cunoaşterea izvoarelor şi care furnizează metoda de cercetare a acestora.

Page 31: Arhivistica - STAN Doru

Istoricul Damian P. Bogdan a fost adeptul punctului de vedere conform căruia aceste discipline trebuie numite ştiinte speciale şi nu ştiinte auxiliare, deoarece: ,,în ştiinta istorică, ca şi în alte ştiinte, desprinderea, formarea şi dezvoltarea de noi ramuri ştiintifice constituie urmarea evolutiei însăşia ştiintei care generează noi discipline ca o consecintă a nevoilor stringente ale investigatiilor ştiintifice. O parte dintre ştiintele auxiliare, ca urmare a acestei dezvoltări, au devenit ştiinte independente, în primul rând, paleografia, apoi arhivistica, numismatica, diplomatica, cronologia, sigilografia, istoriografia şi textologia. Dată fiind această dezvoltare, cred potrivit să nu mai numesc ştiintele respective auxiliare, ci ştiinte speciale, termenul fiind pus în circulatie ştiintifică încă în anul 1957". Pentru astfel de schimbări de denumire pledează numeroşi istorici, propunând şi alte denumiri: ştiinte istorice de bază, discipline istorice speciale. Oricum, cea mai mare parte a istoricilor recunosc că termenul de ştiinte auxiliare reflectă neconvingător sensul lor. Pe aceeaşi linie s-a situat şi Directia Generală a Arhivelor Statului Bucureşti care a publicat un Dictionar al Ştiintelor speciale ale istoriei, în 1982.

Dictionarul le defineşte astfel: ,,ştiinte speciale (auxiliare) ale istoriei, totalitate a ştiintelor (arhivistică, diplomatică, paleografie, cronologie etc.) care studiază izvoarele documentare şi elaborează metodologia cercetării acestora… În prezent, în istoriografia românească se folosesc cei doi termeni: ştiinte auxiliare şi ştiintifice speciale.

Stăpânirea deplină a acestor ştiinte auxiliare îi este indispensabilă istoricului şi documentaristului pentru descifrarea, întelegerea şi evaluarea critică a izvoarelor.

Specializarea în istorie, bibliologie, biblioteconomie şi documentaristică, chiar şi birotică, trebuie să implice şi o cunoaştere temeinică a ştiintelor auxiliare al căror studiu este extins şi la epocile modernăşi contemporană, epoci care păstrează un număr foarte mare de izvoare documentare.

Un istoric, ca şi un bibliolog şi documentarist nu poate stăpâni toate limbile, toate tehnicile de lucru, dar el trebuie să cunoască teoria ştiinpelor auxiliare ale istoriei. ,,Acestea sunt constituite din toate ştiintele posibile să fie înregistrate în repertoriul culturii umane… În ceea ce priveşte numărul ştiintelor auxiliare, din nou există mai multe puncte de vedere.

A. Sacerdoteanu, istoric cu cele mai mari contributii în acest domeniu din istoriografia românească din a doua jumătate a secolului XX, a împărtit ştiintele auxiliare în ştiinte auxiliare majore şi minore. Ştiintele auxiliare majore (geografie, geologie, lingvistică, paleontologie, etnografie, sociologie, drept, psihologie, statistică istorică, demografie) furnizează rezultatele sigure şi concluziile. Din acest punct de vedere, ele se află cu istoria în raport de interdisciplinaritate. În schimb, de ştiintele auxiliare minore (epigrafia, paleografia, bibliologia, codicologia, cronologia, heraldica, sigilografia, metrologia, numismatica, diplomatica, arhivistica) avem nevoie pentru adunarea şi apoi interpretarea izvoarelor în cadrul cercetării ştiintifice. În evolutia acestora există o strânsă interdependentă cu caracter de reciprocitate, în sensul că dezvoltarea fiecăreia contribuie la evolutia celorlalte, iar rezultatele de ansamblu contribuie la progresul fiecăreia în parte. Ştiintele auxiliare se îmbogătesc permanent cu noi izvoare care intră mereu în sfera lor de cercetare şi se bazează pe metode tot mai bune şi mai moderne de investigare.

Ştiintele auxiliare minore furnizează cercetătorului metode de lucru necesare adunării, verificării şi folosirii izvoarelor.

Un loc aparte în cadrul acestor discipline îl ocupă arheologia, fostă disciplină auxiliară traditionalăşi devenităştiintă de sine stătătoare a istoriei. Arheologia este o disciplină istorică cu un câmp de cercetare bine precizat şi cu metode de investigatie proprii, pentru cunoaşterea cât mai deplină a dezvoltării societătii omeneşti în anumite epoci. Prin unele metode ale sale, ea se apropie de ştiintele naturii, dar prin caracterul izvoarelor şi mai ales prin interpretarea monumentelor ce constituie aceste izvoare, ea este o disciplină istorică. Diferitele izvoare ale trecutului trebuie să fie privite în contextul istoric

Epigrafia (gr. epi = deasupra, pe; grapho = a scrie) este ştiinta auxiliară a istoriei care se ocupă cu studiul (descifrarea şi interpretarea) inscriptiilor pe materiale dure: piatră, metal (plumb, bronz, aur, argint), oase, sidef, fildeş, lemn, piele, muşama, argilă, tencuială, sticlă, geme, camee, sigilii, inele (inscriptia de pe veriga inelelor), ponduri şi chiar pe stânci (cum este de exemplu inscriptia lui Darius de la Behistun) în limbile vorbite odinioară sau mai recente. Ea nu-şi limitează cercetarea la operele cu caracter solemn, cu continut juridic, religios, funerar arhitectonic, ci studiază numeroase produse şi înscrisuri cum ar fi: cuvinte, litere izolate, semnături, nume proprii, formule, mărci de fabrică, nume de unităti militare, scrierile trasate de mână pe monumente -graffiti. Obiectul epigrafiei îl constituie nu numai inscriptiile greceşti şi latine, ci şi cele

Page 32: Arhivistica - STAN Doru

egiptene, sumeriene, asiriene, hittite, etrusce, punice, miceniene etc. Justa interpretare a izvoarelor epigrafice se află în strânsă legătură cu filologia, papirologia, numismatica şi ele furnizează date deosebit de pretioase pentru cunoaşterea proceselor istorice.

Page 33: Arhivistica - STAN Doru

Paleografia (gr. palaios = vechi, grapho = a scrie) este ştiinta auxiliară a istoriei care are drept obiect de cercetare izvoarele scrise vechi, respectiv cunoaşterea, descifrarea şi transcrierea lor. Prin aceasta ea furnizează informatii pretioase privind materialele pe care s-au scris în timp izvoarele paleografice, instrumentele de scris, precum şi evolutia grafemelor (a literelor). De asemenea tot paleografia oferă date importante pe baza cărora se pot identifica originalele şi copiile, se pot sesiza falsurile. Apoi tot ea este aceea care determină, ,,în lipsa datei cronologice sau tipografice, epoca şi locul unde s-a scris un text paleografic…

Paleograful studiază cărtile manuscrise, fie în formă de sul, fie codice, precum şi documentele, respectiv textele care ,,au la bază un emitent şi un destinatar, păstrate toate acestea în biblioteci, muzee şi arhive publice, cât şi în colectii particulare… Aşadar paleografia se ocupă numai cu cercetarea textelor care au fost scrise cu stilul, condeiul şi pana pe table de lemn cerat, pe papirus, pe pergament, pe hârtie.

,,Paleografia îşi propune să ofere cunoştintele necesare nu numai istoricilor, ci şi arhiviştilor şi bibliotecarilor care păstreazăşi se îngrijesc de moştenirea scrisă a timpurilor trecute…

Paleografia se află în strânsă legătură cu o serie de ştiinte auxiliare: epigrafia, numismatica, genealogia, sigilografia, diplomatica, arhivistica, cronologia, codicologia, heraldica, metrologia, bibliologia. Dintre toate acestea cea mai apropiată îi este epigrafia. Pe de o parte fiindcă litera, înainte de a fi săpată în piatră, era mai întâi desenată cu cretăşi apoi în domeniul prescurtărilor acestea sunt fie identice, fie asemănătoare.

Bibliologia (gr. biblion = carte, logos = vorbire), cu subdiviziunile ei: istoria cărtilor şia bibliotecilor, bibliografia, biblioteconomia, bibliotecografia -este ştiinta auxiliară care se ocupă de carte şi de munca în bibliotecă. Obiectul acestei ştiinte include: istoricul scrisului, folosit în codice, în cărti manuscrise, suportul său, instrumentele de scris, tehnica tiparului, fabricarea, legatul şi ilustrarea cărtii, punerea ei în circulatie, publicatiile bibliografice, organizarea bibliotecilor, alcătuirea cataloagelor.

Bibliotecile, ca detinătoare ale tezaurului de cunoştinte şi ca centre de difuzare ale acestora, sunt verigi ale culturii în orice timp şi societate, continuând să fie şi în epoca contemporană izvoare de cultură. Este cunoscut faptul că de la aparitia televiziunii şi a calculatoarelor, numărul cărtilor în lume nu a scăzut, ci, dimpotrivă, a crescut de aproape patru ori. Aşadar, în viitor cartea va fi în continuare principalul mijloc de învătare, de educatie, de creatie şi de cercetare.

Codicologia (lat. codex, icis = scoartă, carte, tăblită de scris, condică, registru; logos = vorbire) este acea ştiintă auxiliară care are ca obiect studiul cărtilor manuscrise, materialul de scris, formatul, tăierea perforarea şi linierea filelor, instrumentele de lucru, felul în care s-a alcătuit codexul, signatura, tehnica ornamentării, legătura lui, specia de lemn folosită, natura şi culoarea pielii care acoperă scoartele, procedeele fixării acestora, ornamentele lor, depistarea eventualelor fragmente de texte folosite la întărirea scoartelor. Pe lângă acestea, codicologia are în sarcina ei şi întocmirea şi publicarea unor instrumente specifice de lucru cum ar fi: inventare, cataloage, diferite repertorii de colectii şi colectionari, de manuscrise datate sau nedatate, sau incorect datate. Pentru a putea crea instrumentele de lucru, codicologia trebuie să apeleze şi la alte ştiinte auxiliare cum ar fi: paleografia, epigrafia, criptografia, bibliologia, cronologia, filigranologia, diplomatica, critica textelor şi altele.

Evolutia codicelui nu se poate întelege fără cunoaşterea evolutiei scrierii şi deşi grafia nu este obiectul de studiu al codicologiei, se recurge în primul rând lapaleografie. În multe codice există pasaje scrise cu litere capitale folosite în scrisul pe materiale dure de descifrarea căruia se ocupă epigrafia.

Pentru a se lămuri unele fragmente din codice scrise în criptogramă, codicologul trebuie să utilizeze cunoştinte de criptografie, care este ştiinta textelor criptice (secrete, cifrate şi a descifrării acestora). De asemenea, pentru a afla cum a fost alcătuită o carte manuscris de-a lungul timpului sunt necesare şi cunoştinte de bibliologie.

Page 34: Arhivistica - STAN Doru

După cum, pentru datarea codicelui, pentru studierea ornamentelor sale şi a materialului din care este confectionat, codicologul trebuie să apeleze la cronologie, iconografie, istoria artelor, şi chiar la papirologie. De asemenea natura diferită acodicelui impune istoricului cunoştinte din domenii diverse: muzică, medicină, teologie, hagiografie.

Cronologia (gr. cronos = timp, logos = vorbire) este ştiinta auxiliară a istoriei care are ca obiect stabilirea exactă a datelor, a evenimentelor istorice, a documentelor. Istoricul şi bibliologul trebuie să cunoască principiile sistemului cronologic practicat până în epoca contemporană, trebuie săştie să raporteze elementele cronologice din documente la modul de datare contemporan. Datarea izvorului are o importantă deosebită deoarece este ştiut faptul că un document nu poate intra în circuitul ştiintific, nu poate fi folosit dacă nu este datat corect, iar o datare greşită duce la concluzii eronate. Cronologia recurge la paleografie pentru a putea citi grafia datelor, dar şi paleograful, la rândul său, apelează la cronologie pentru descifrarea elementelor cronologice principale şi secundare şi transpunerea lor în datele erei noastre.

Genealogia (gr. genos = neam, logos= vorbire) este una dintre cele mai importante ştiinte ale istoriei. Ea studiază naşterea şi evolutia neamurilor şi a familiilor înrudite care se stabilesc între persoanele unei epoci date, precum şi rolul pe care aceste înrudiri îl joacă în desfăşurarea unor evenimente istorice, satisface o ,,frântură din nesfârşita sete de cunoaştere a omului….

Genealogia foloseşte ca izvoare mai ales registrele de stare civilă care cuprind naşteri, căsătorii, decese, registrele parohiale cu date privind căsătoriile, decesele, înmormântările, diplomele de înnobilare, înăltări în grad, foile de zestre, testamente, pomelnice, inscriptii funerare, registre de ranguri nobiliare şi altele. ,,Istoria, cu ajutorul genealogiei, poate cunoaşte succesiunile (limpezeşte deci şi cronologia), dar poate afla şi explicatii sau realiza portrete prin cunoaşterea ascendentei unei figuri oarecare (…). Se pot crea chiar sisteme de gândire istorică bazate pe succesiunea generatiilor (…). Numai genealogia poate da elemente esentiale pentru cunoaşterea locului pe care îl ocupă omul în societate din punct de vedere istoric, juridic, etnic şi biologic…

Cercetările genealogice dau posibilitatea cunoaşterii mai aprofundate a anumitor personalităti care au fost în centrul unor evenimente. Fără cercetările cu caracter genealogic, fără descifrarea prin această filieră a rolului şi pozitiei diferitelor persoane în societate, multe aspecte rămân neelucidate.

Genealogia sprijină cercetările istorice şi chiar bibliologice şi docu-mentare, furnizând date pentru rezolvarea problemelor de cronologie, lămureşte unele chestiuni de istorie socială. politicăşi culturală. Anumite informatii sunt furnizate şi ştiintelor juridice prin explicarea formelor juridice de proprietate şi de succesiune. Cunoscându-se progresia numerică a naşterilor, se pot rezolva multe probleme de demografie istorică, mai exact de statistică demografică. După cum, prin întocmirea unui arbore genealogic şi a unor tabele a naşterilor, se pot da lămuriri cu caracter economic, cum ar fi spre exemplu, creşterea şi descreşterea averii unor mari familii în diverse epoci istorice etc.

Genealogia se află într-un proces de continuă înnoire, tinând pasul cu o serie de alte ştiinte auxiliare şi domenii cu care se află în corelatie: cronologia, demografia, antropologia.

Sigilografia sau sfragistica (lat. sigillum, = pecete, semn, sigiliu; gr. sfragis = sigiliu, logos = vorbire) este ştiinta care se ocupă cu studierea sigiliilor sub toate aspectele.

Sigilografia are drept obiect descrierea, atât a materialelor, cât şi a impresiunilor sigilare care sunt studiate din punct de vedere istoric, artistic, tehnic, juridic, diplomatic. Tot aceastăştiintă se ocupăşi de modalitătile de aplicare a sigiliului, de depistarea falsurilor sigilare, precum şi de conservarea şi restaurarea lor.

Sigiliile s-au conservat sub două aspecte: ca tipare sau matrice de metal, gravate negativ şi ca peceti, adică impresiuni pozitive ale acestora., realizate în ceară, hârtie, lut, fum, cerneală.

La rândul lor tiparele sigilare sunt şi ele izvoare documentare deosebit de importante, transmitând pretioase informatii referitoare la arta gravării. Ele pot elucida şi anumite probleme de genealogie, deoarece matricele sigilare ale diverşilor demnitari, personalităti, familii etc., au fost păstrate şi transmise din generatie în generatie.

Sigiliile ca şi monedele au un ,,caracter de oficialitate, de garantie, care le dă o valoare exceptională ca izvoare pentru cunoaşterea trecutului. Monedele sunt garantate de puterea suverană, sigiliile deşi emană adeseori de la institutii sau persoane particulare, prezintă garantii suficiente prin însuşi faptul că menirea lor este tocmai să certifice autenticitatea unui act…

Tot aceste izvoare furnizează pretioase informatii privind organizarea cancelariilor, a modului de autentificare a actelor publice sau particulare.

Page 35: Arhivistica - STAN Doru

Sigiliile constituie izvoare care pot ilustra în mod special anumite evenimente, ele păstrează informatii pretioase privind istoria unor zone, unor oraşe, unor institutii. Este izvorul care păstrează, sintetizeazăşi transmite generatiilor mai noi simbolurile strămoşilor. Sigiliul, de foarte multe ori, mai ales în epoca modernă, a constituit un mijloc de exprimare a idealurilor nationale şi, în consecintă, pentru istorie constituie o sursă deosebit de pretioasăşi interesantă, dar dificil de descifrat prin însăşi complexitatea problemelor ce le contine.

Cercetătorului din domeniul istoriei şi bibliologiei îi sunt necesare şi cunoştinte de heraldică pentru folosirea cât mai exactă a izvoarelor. Din cadrul surselor istorice ea utilizează pecetile, monedele, inscriptiile de pe pietrele de mormânt, monumentele de arhitectură, diplomele etc.

Heraldica (lat. medievală heraldus, héraut = crainic) are drept obiect stabilirea principiilor teoretice, cercetarea, cercetarea, interpretarea şi evolutia stemelor unui stat, oraş, familie, corporatie etc. Tot ea este aceea care fixeazăşi studiază aspectele teoretice ale unei steme, precum şi alcătuirea acestora.

Heraldica este un factor de civilizatie iar izvoarele acestei discipline dovedesc, odată în plus, întrepătrunderea dintre istorie şi artă.

Pentru interpretarea justă a izvoarelor, pentru redarea cât mai fidelă a adevărului, istoricul şi orice cercetător şi documentarist trebuie să poată citi şi întelege elementele heraldice, trebuie, altfel spus, să posede tehnica descifrării stemelor sau a blazoanelor, care constituie elementul fundamental al heraldicii.

Heraldica, prin izvoarele sale speciale pe care le pune la dispozitia cercetătorilor, prin simbolistica sa, constituie un domeniu deosebit de important pentru cunoaşterea proceselor sociale, politice şi culturale ale societătii omeneşti. Prin descifrarea izvoarelor heraldice se poate întelege mai bine mentalitatea lumii medievale în general, moravurile şi obiceiurile, de multe ori ele servind la ,,descifrarea încrengăturilor genealogice, adesea foarte încurcate…. Ea a constituit, de asemenea şi un domeniu larg de manifestare a conştiintei nationale, domeniu pe care românii l-au folosit din plin. Lupta pentru independentă şi pentru unitate natională este evidentiatăşi de simbolurile heraldice care au servit şi ca arme de luptă pentru realizarea acestor deziderate.

Metrologia (gr. metron = măsură, logos = vorbire) este ştiinta care se ocupă cu studiul măsurilor fixe sau variabile. Măsurile determinate de om prin calcule au variat după timp şi după loc, formând adevărate sisteme. Cunoaşterea acestor sisteme este necesară pentru folosirea cât mai exactă a izvoarelor pentru întelegerea izvoarelor istorice ale unor epoci, pentru întelegerea mai ales a problemelor economice ale epocii. Apoi istoria unitătilor de măsură este legată strâns de istoria schimbului de produse.

Metrologia este legătură cu paleografia prin lectura corectă a izvoarelor paleografice care cuprind elemente metrologice, iar precizarea timpului de aparitie a măsurilor sau a greutătilor ajută paleografia la datarea izvoarelor sale lipsite de dată. Ea oferă de asemenea elemente foarte importante pentru studierea monedelor.

Numismatica (gr. nomisma = monedă) este ştiinta auxiliară a istoriei care are drept obiect de studiu moneda (analizată sub toate aspectele).

Numismatica are în vedere tipurile monetare, descrierea lor, descifrarea legendelor, materialul din care sunt confectionate, raporturile dintre diferitele categorii de monede, circulatia monetară, alcătuirea corpurilor de monede. Medalia constituie şi ea un document metalic al unei epoci istorice. Ea este pentru contemporani, dar mai ales pentru urmaşi, un prilej de întelegere a importantei acordate unor probleme ale vietii societătii respective, unor personalităti care prin activitatea desfăşurată au contribuit la propăşirea societătii omeneşti, unor societăti şi a unor institutii. O ramură a numismaticii se ocupă de medalii şi plachete: medalistica.

Moneda, prin natura sa specifică a fost destinată să fie o valoare circulatorie, constituind un instrument de lucru practic (dar şi teoretic) deosebit de important în analiza vietii economice, sociale, politice şi culturale a societătii omeneşti. În cadrul ei, modena poate fi o măsură a valorii, deci un instrument de schimb, poate fi un intermediar al schimburilor şi o rezervă de valoare.

În acest ultim caz, tezaurele monetare pot furniza informatii pretioase de natură numismaticăşi economică, privind raportul dintre monedele autohtone şi cele care circulă concomitent cu ele, orientarea economică a statului respectiv, orientare care este în strânsă legătură cu politica externă etc.

Moneda a constituit şi constituie în prezent o antenă deosebit de sensibilă a vietii economice, sociale, politice şi culturale a unei societăti. De aceea, ea nu este numai un instrument fiscal, ci a fost şi un mijloc de a actiona asupra unei conjuncturi economice, sociale şi politice. Aparitia, evolutia, răspândirea ei până la tezaurizare reflectă gradul de dezvoltare a societătii care a emis-o şi în cadrul căreia circulă. În

Page 36: Arhivistica - STAN Doru

acelaşi timp moneda contine numeroase elemente ponderale şi de valoare intrinsecă, elemente iconografice, heraldice, epigrafice şi sigilografice care, pentru a putea fi întelese, necesită vaste cunoştinte teoretice şi o îndelungată experientă practică.

Page 37: Arhivistica - STAN Doru

Prin natura sa specială, studiul monedei reprezintă un domeniu deosebit de complex, şi de complicat în acelaşi timp, al cercetării istorice. În toate epocile moneda constituie un izvor important pentru studierea nivelului economic al unui popor, pentru determinarea şi întelegerea fluctuatiilor economice, a crizelor din acest domeniu, aparitia falsurilor monetare, deprecierile din titlul metalului pretios, monede cu miez de aramă etc., O interpretare cât mai complexă a descoperirilor monetare dintr-o zonă, conduce la o prezentare cât mai exactă a vietii comerciale, a circulatiei bunurilor economice; se pot realiza interesante raporturi valorice între monedele diferitelor tări, se poate stabili puterea de cumpărare a membrilor societătii într-o anumită perioadă etc. Istoria finantelor unui stat nu se poate scrie fără date despre circulatia monetară,fără izvoare scrise referitoare la echivalenta monedelor.

Prin particularitătile sale, moneda reprezintă aşadar, un izvor de o deosebită însemnătate pentru studierea istoriei, deoarece aşa cum afirma marele numismat francez Ernest Babelon, ,,o colectie de monede este un depozit oficial de documente contemporane care n-au putut fi alterate în decursul timpurilor prin transcrieri greşite, prin interpolări voite, prin suprimări arbitrare sau inconştiente. Ele sunt martorii oculari şi oficiali, chematifără încetare să facă mărturisiri în vasta anchetă pe care ştiintele istorice o întreprind din diferite puncte de vedere asupra trecutului omenirii: o monedă este, mai adeseori decât se crede, singurul document autentic care a ferit de profanarea uitării un eveniment istoric….

Arhivistica este ştiinta care se ocupă cu teoria şi practica în arhive. Arhivele, ca păstrătoare de vestigii şi antichităti, ca păstrătoare a conştiintei de sine a popoarelor, constituie conditia sine qua non pentru reconstituirea istoriei unui popor.

Ştiinta arhivistică, prin cercetările ei fundamentale şi aplicative, are drept scop crearea celor mai bune conditii pentru munca în arhive. Indiferent de forma pe care o au astăzi materialele arhivistice, toate arhivele din lume contin izvoare istorice care lămuresc aspecte economice, sociale, politice, culturale ale unui popor sau se referă la relatiile internationale.

Ştiintele auxiliare ale istoriei s-au format într-o perioadă îndelungată de timp. Încă din antichitate s-a recurs la izvoarele epigrafice şi la arhive, ceea ce presupunea cunoştinte deosebite. În evul mediu interpretarea mărturiilor istorice era, de multe ori, contradictorie şi chiar inexactă, ceea ce a dus la elaborarea unor reguli de cercetare şi a unor reguli de publicare ştiintifică a izvoarelor istorice. Se începea astfel constituirea ştiintelor auxiliare traditionale încă din secolul al XVI-lea, cum a fost heraldica şi genealogia. Dar cele mai multe dintre ştiintele auxiliare s-au constituit ca atare în secolul al XVII-lea, iar în cel următor unele dintre ele au devenit chiar obiect de studiu în unele universităti europene.

Page 38: Arhivistica - STAN Doru

PRINCIPALELE OPERATIUNI ARHIVISTICE

Selecpionarea, ordonarea şi inventarierea documentelor aflate în depozitele Arhivelor Napionale

În Arhivă, documentele au intrat şi continuă să intre organizate fie în fonduri şi colectii cu instrumente de evidentă, fie dezorganizate, fără instrumente de evidentă. În acest din urmă caz se efectuează o serie de operatiuni arhivistice.

Selectionarea este operatia de bază din activitătile arhivistice, constând în stabilirea valorii documentelor în vederea păstrării celor cu valoare practicăşi istorico-documentarăşi a eliminării celor fără valoare; are ca principale obiective: stabilirea izvoarelor documentare de importantă ştiintifică; ceea ce trebuie păstrat, având valoare documentar-istorică.

Selectionarea se efectuează conform unor principii şi pe baza unor criterii bine stabilite. Principiile de selectionare sunt următoarele: a) Principiul concep/iei istorice este principiul conform căruia, în aprecierea valorii documentelor, o

importantă deosebită o au conditiile în care şi-au desfăşurat activitatea, rolul jucat, pozitia în care s-a aflat creatorul de fond;

b) Principiul complexită/ii impune ca valoarea documentului să nu fie apreciată separat, pe fonduri, ci în functie de interdependenta şi legăturile reciproce ale creatorilor de fonduri, de relatiile documentelor dintr-un fond cu cele ale altor fonduri;

c) Principiul istorismului are în vedere perspectiva folosirii acestora în viitor, impunând necesitatea de a tine seama nu numai de punctul de vedere al prezentului, ci şi de perspectiva când, în legătură cu alti factori, documentele pot căpăta altă însemnătate;

d) Principiul multilateralită/ii este acela care pretinde că această apreciere să se realizeze având în vedere documentul în ansamblul fondului şi nu în cadrul grupelor, seriilor, compartimentelor.

Criteriile care stau la baza acestei operatiuni sunt următoarele: criteriul cantitătii, criteriu caracteristicilor externe, criteriul frecventei în cadrul F.A.N., criteriul importantei (creatorului de fond), criteriul tipologic al unitătilor arhivistice, criteriul valorii practice şi criteriul vechimii unitătilor arhivistice. În situatia în care dintr-un fond, pentru anumiti ani, există putine documente, se retin toate documentele existente din anii respectivi.

Documentele din perioada feudală de obicei nu se selectionează. Din documentele create de la 1821 la 1878 în Tara Româneascăşi Moldova şi până în 1920 în

Transilvania, Banat şi Bucovina se elimină, în mod cu totul exceptional, numai acelea considerate a fi lipsite de orice valoare documentară sau practică. Selectionarea acestora trebuie să fie avizată de Directorul General al Arhivelor Nationale.

Documentele care se elimină din fondurile inventariate sunt trecute în inventare cu rubrici speciale, iar în inventarul fondului, la pozitia respectivă, la rubrica „Observatii”, se trece litera S (Selectionat).

În cazul fondurilor neordonate, selectionarea se efectuează bazându-se în special pe gruparea documentelor ce urmează a fi eliminate pe categoriile stabilite prin planul metodic de lucru. Apoi se înscriu la o singură pozitie în inventarul care se realizează.

Inventarele documentelor care se elimină sunt însotite de un proces-verbal întocmit şi semnat de arhivistul sau colectivul care ordoneazăşi inventariază fondul. Apoi se supun confirmării Comisiei de Selectionare, care functionează în cadrul DANIC. După caz, pot fi supuse aprobării de către şeful directiei judetene.

Ordonarea

Problema ordonării materialelor arhivistice şipăstrarea lor în ordine a preocupat institutiile arhivelor de la începuturile ei.

Page 39: Arhivistica - STAN Doru

Ordonarea este operatiunea arhivistică prin care documentele se grupează în fonduri şi colectii, potrivit unui criteriu prestabilit: cronologic-structural, structural-cronologic, alfabetic, pe probleme, pe corespondenti etc. Criteriul este ales în functie de cantitatea şi calitatea documentelor. Ordonarea documentelor se face în mod diferit la fondurile ce contin documente din perioada feudală fată de cele ce contin documente din perioada modernăşi contemporană.

Page 40: Arhivistica - STAN Doru

Ordonarea documentelor se face în mai multe etape: 1) fondarea sau delimitarea fondurilor arhivistice sau ordonarea pe fonduri; 2) ordonarea documentelor în cadrul fondului; 3) constituirea unitătilor arhivistice - dosare şi ordonarea cronologică în interiorul acestora.

1) Fondarea De multe ori, documentele mai multor fonduri s-au predat la Arhive amestecate, s-au predat

dezorganizate, fără instrumente de evidentă etc. În acest caz trebuie stabilită apartenenta la fond, tinându-se seama de următoarele lucruri: apartenenta se stabileşte pe baza adresei destinatarului (care poate fi unitate, persoană etc.), a ştampilei de înregistrare, a rezolutiilor, a notelor tergale, a sistemului de arhivare, a continutului actelor, a semnăturilor. Exemplele doi şi trei ale actelor expediate apartin fondului unitătii care le-a emis. Actele intrate apartin institutiei care le-a primit.

Emitentul se stabileşte după elementele din antet, după semnături, după continutul actului. Documentele care rezultă din activitatea institutiei, din exercitarea atributiilor functiilor, administrarea bunurilor proprii, fac parte din fondul organizatiei sau persoanelor fizice care le-au creat.

Publicatiile preluate împreună cu fondurile arhivistice, dacă nu fac parte din unitătile arhivistice constituite, se predau la biblioteca documentară. Se alcătuieşte o listă alfabetică a acestora, continând şi cotele din bibliotecă, şi se anexează la inventarul fondului. Trebuiesc respectate următoarele principii arhivistice: 1) principiul apartenen/ei la fond (sau al provenientei) -documentele create de o institutie formează un singur fond, unde nu-şi au locul alte materiale create de alte institutii; 2) principiul integrită/ii fondului -materialele arhivistice create de o institutie trebuie să se păstreze la aceeaşi arhivă; 3) principiul provenien/ei teritoriale sau al teritorialitătii. În cazul arhivelor din teritoriile cedate, arhivele urmează teritoriul, realizându-se ulterior microfilme. În cazul arhivelor din tară, filialele Arhivelor Nationale concentrează în depozitele lor fondurile arhivistice create pe teritoriul judetului respectiv. Arhivele create într-un anumit teritoriu sunt legate de el şi apartin colectivitătii care locuieşte acea unitate teritorial-administrativă; 4) principiul istorismului -care duce la fragmentarea în mai multe fonduri a materialelor documentare provenite de la acelaşi creator, în functie de orânduirile sociale.

În ultima vreme, arhivistica românească pune accentul pe principiul integritătii fondului, căruia i se subordonează cel al istorismului.

În ceea ce priveşte denumirea fondului, este aceea care reprezintă ultima titulatură oficială a creatorului său; în cazuri exceptionale, se dă titulatura cea mai bine cunoscutăşi folosită de creator o perioadă îndelungată.

La fondurile personale şi familiale, numele creatorilor vor constitui şi numele acestora.

2) Ordonarea documentelor în cadrul fondului După ce s-a realizat apartenenta la fond, urmează etapa ordonării documentelor în cadrul acestuia.

Ordonarea trebuie să redea ordinea initială a documentelor, fiind foarte atenti la logica după care au fost create fondurile.

Ordonarea şi fişarea documentelor feudale se face diferit fată de cele din perioada modernăşi contemporană.

Acestea se fişează mai întâi pentru a se cunoaşte data, continutul, emitentul, destinatarul şi după aceea se ordonează.

Documentele din epoca modernăşi contemporană se ordonează întâi şi apoi se fişează. La ordonarea documentelor din perioada feudală se parcurg următoarele etape:

a) gruparea documentelor după forma exterioară (foi volante, condici, dosare etc.); b) fişarea fiecărui document; c) ordonarea fişelor conform principiului ales şi apoi ordonarea documentelor asemănătoare fişelor; d) cotarea definitivă a fişelor şi documentelor; e) întocmirea inventarului. Unele fonduri pot avea instrumente contemporane de evidentă, cum este cazul fondurilor orăşeneşti şi

Page 41: Arhivistica - STAN Doru

ale comitatelor din Transilvania. În acest caz, ordonarea va începe cu acestea, urmându-se schema de organizare a institutiei, iar documentele ordonându-se cronologic pe probleme.

Fondurile din perioada modernăşi contemporană, compuse în dosare, în cantitate nu prea mare, se ordonează în prima etapăşi apoi se fişează.

Page 42: Arhivistica - STAN Doru

Criteriul este stabilit în functie de cantitatea şi calitatea documentelor ce urmează a fi ordonate. Principalele criterii de ordonare sunt următoarele: a) cronologic-structural -pentru fondurile create de organizatii care au avut compartimente şi care au

suferit numeroase transformări. Documentele se ordonează pe ani, iar în cadrul anilor pe compartimente. b) structural-cronologic -pentru fondurile organizatiilor care au avut aceeaşi formă de organizare sau au

suferit putine modificări. Ordonarea documentelor se face pe compartimente, iar în cadrul lor pe ani şi în cadrul anilor pe probleme. Schema urmează fidel organizarea institutiei.

c) cronologic pe probleme -pentru fondurile create de organizatii care nu au avut compartimente sau când nu se poate stabili căror compartimente au apartinut documentele şi pentru fondurile cu putine documente. Documentele se grupează pe ani, iar în cadrul anilor pe probleme.

d) cronologic -pentru fondurile organizatiilor ale căror materiale au fost organizate în acest fel, iar reconstituirea poate fi făcută cu ajutorul instrumentelor contemporane de evidentă. Documentele se grupează potrivit datei creării lor. Dacă data emiterii lipseşte, se ia în considerare data înregistrării documentului. În ordonarea documentelor scrise pe acelaşi suport se va tine seama de data celui mai vechi document.

e) alfabetic -pentru unele compartimente ale unor organizatii şi se referă numai la anumite categorii de unităti arhivistice. Este cazul dosarelor de personal, dosare de clienti etc. Gruparea unitătilor arhivistice se face în ordine alfabetică.

Alte criterii de ordonare ar mai fi ordonarea pe probleme, însemnând gruparea documentelor în functie de problemele la care se referă; ordonarea pe domenii -se realizează grupând documentele dintr-un fond sau colectie arhivistică pe domeniile (moşiile) la care se referă. Se practică mai ales în cazul fondurilor ecleziastice, familiale şi personale; ordonarea pe coresponden/i -se realizează prin gruparea unitătilor arhivistice în functie de emitenti; gruparea pe categorii -se efectuează în cazul grupării registrelor unui fond în două categorii: registre instrumente de evidentă şi informare şi alte genuri de registre.

3) Constituirea unită/ilor arhivistice -dosare -şi ordonarea documentelor în interiorul acestora În cazul în care fondurile nu au dosarele constituite, este necesară operatia de constituire a acestora.

Constituirea dosarelor se face pe probleme şi, în cadrul acestora, cronologic. Potrivit acestui criteriu, documentele din luna ianuarie vor fi la începutul dosarului, iar cele din decembrie la sfârşit, în ordinea constituirii lor. Data documentelor se stabileşte după data înregistrării pentru cele intrate şi după data emiterii pentru cele expediate. Anexele şi referatele se conexează la actele de bază; se adaugă, de asemenea, răspunsurile şi revenirile.

După constituire, dosarele se vor coase sau lega între două cartoane flexibile şi fiecare dosar va avea la început şi la sfârşit câte o filă liberă. Nu trebuie să depăşească 300 de file.

Pe coperta superioară se va scrie: denumirea organizatiei creatoare a fondului, denumirea compartimentului, numărul unitătii arhivistice conform inventarului, datele extreme ale dosarului, numărul filelor.

Fiecare filă a dosarului se numerotează cu creionul negru în coltul din dreapta, sus; fiecare dosar începe cu fila nr. 1.

După ce s-au cusut şi după ce s-au verificat şi numerotat dosarele, se certifică pe fila albă de la sfârşit. Certificare cuprinde: numărul filelor în cifre şi litere, data certificării, numele clar şi semnătura celui care a făcut certificarea. După ordonare se începe fişarea documentelor.

Fişarea documentelor

Reprezintă operatiunea de transpunere succintă a continutului documentului şi a elementelor de identificare ale acestuia.

Fişa este un dreptunghi din carton, de aceeaşimărime, care se completează cu următoarele elemente: 1) câmp rezervat pentru trecerea codurilor; 2) indicii; 3) data documentului; 4) locul emiterii; 5) cota; 6) caracteristici; 7) cuprinsul documentului; 8) data întocmirii fişei; 9) numele arhivistului care o întocmeşte.

Page 43: Arhivistica - STAN Doru

Inventarierea

O dată încheiată ordonarea materialului arhivistic, se poate trece la inventariere. Inventarierea este o operatiune de mare răspundere fată de documente şi fată de cercetători. Ea constă în luarea în seamă a unitătii arhivistice în urma căreia rezultă inventarul fondului sau al colectiei.

Inventarierea se face pe baza fişelor redactate definitiv şi clasate în aşa fel încât să se constituie fondul în clasele şi seriile sale originare.

Inventarul este forma cea mai obişnuită de evidentă şi are scop dublu: pe de o parte să asigure o cât mai rapidăşi completă informare despre o temă dată, iar pe de altă parte să servească de control şi de verificare, impunând responsabilitatea administrativă pentru fiecare document dintr-un depozit de arhivă. Inventarul pune clar în lumină structura însăşi a institutiei creatoare. El oglindeşte un fond în întreaga sa complexitate: dosare, registre, pergamente, mape, pachete, suluri etc.

Inventarul rezultă din transcrierea fişelor clasate reprezentând descrierea analitică a fiecărei unităti arhivistice din fond. Fiecare partidă din inventar are un număr, fie că este vorba de o singură piesă, fie că este vorba de un dosar. Numerele sunt continue.

Inventarul are ca prefată în care se dau o serie de lămuriri privind istoricul fondului, cantitatea de documente, subcapitolele inventarului, sistemele de arhivare folosite, starea de conservare a documentelor, observatii de ordin general. Se dau, de asemenea, informatii privind abrevierile folosite. La sfârşitul inventarului se ataşează bibliografia utilizată pentru întocmirea prefetei şi pentru realizarea inventarului şi indicele care este foarte util în cazul inventarelor care cuprind mai multe volume. Indicele poate fi: onomastic, topografic sau general.

Inventarierea se poate face prin două metode: metoda directăşi metoda indirectă sau fişe. Metoda directă presupune munca directă cu materialele documentare; inventarierea se realizează nemijlocit cu documentele. Toate datele se trec direct pe coperta dosarului şi de aici direct în inventar.

Prin metoda indirectă se întelege executarea inventarierii pe bază de fişă. Întâi se realizează fişele şi apoi acestea se înregistrează, respectiv se face inventarierea într-un registru, cu o rubricatie specială.

Inventarul este deci un registru în care sunt transcrise într-o anumită ordine fişele documentelor unui fond sau colectii. El este un instrument de evidentă obligatoriu şi primul instrument de informare indispensabil atât arhivistului, cât şi oricărui cercetător. Aşadar, are un caracter administrativ, enumerând documentele fondului şi servind şi controlului financiar, pe baza lui putându-se verifica existenta sau lipsa documentelor. În acelaşi timp, are şi functie de informare, deoarece oferăşi cota documentelor. În acest sens, ele se includ pe calculator, servind sistemele informationale generale.

Inventarele se dactilografiază în trei exemplare pe formulare tipărite. Un exemplar se dă la Sala de studii, altul la depozitul care păstrează fondul şi al treilea la evidenta centralizată a fondurilor şi colectiilor.

Rubricatia pentru documentele foi volante: a) nr. curent - se dă număr în continuare documentelor din fond; b) numărul de inventar -se trec numerele documentelor după fişe în ordinea acestora, fondurile feudale,

ordonate pe pachete, vor avea numerele începând de la 1 pentru fiecare pachet; c) data şi locul de emitere; d) observatii. Rubricatia pentru dosare: 1) Numărul de inventar -se trec numerele dosarelor, începând de la 1 pentru fiecare parte

structurală sau an, respectând numerele date pe fişe; 2) Numărul vechi al unitătii arhivistice - în cazul fondurilor neinventariate; 3) Cuprinsul unitătii arhivistice; 4) Datele extreme; 5) Numărul filelor; 6) Observatii.

Page 44: Arhivistica - STAN Doru

Ordonarea şi inventarierea documentelor din fondurile personale şi familiale

„Prin fond personal se întelege totalitatea documentelor create sau primite în decursul vietii şi activitătii unei persoane fizice, sistematizate pe diferite criterii determinate în general de felul activitătii depuse de persoana respectivă” (Dic/ionar al ştiin/elor speciale, p.121).

„Un astfel de fond cuprinde: actele personale, concepte de scrisori, manuscrise personale sau străine de arhivă ale persoanei respective, lucrări proprii tipărite, cu adnotări, acte privind activitatea ştiintifică, politică, culturală, obştească etc.” (ibidem).

„Prin fond familial se întelege totalitatea documentelor create de membrii unei familii sau de membrii mai multor familii care provin dintr-un strămoş comun sau înrudite prin aliantă (ibidem). Schema de ordonare a documentelor personale cuprinde următoarele grupe de documente:

a) Documente personale ale creatorului fondului: acte de stare civilă, de studii, diplome nobiliare, testamente, acte de numire în functii, genealogii, paşapoarte, decrete de conferire a unor ordine şi medalii, diverse legitimatii etc.

b) Documente rezultate din îndeplinirea de către creatorul de fond a unor functii de răspundere, misiuni de stat, din activitatea desfăşurată în viata politică, militară, socială, economică, ştiintifică, culturală, artistică, de cult etc.

c) Documente rezultate din administrarea şi exploatarea posesiunilor: acte de proprietate, de vânzare-cumpărare, moştenire, arendare, procesele de proprietate, de administrare a averii, conscriptii, catagrafii, urbarii etc.

d) Manuscrise şi copii ale lucrărilor ştiintifice, literare, artistice ale creatorului de fond sau ale altor persoane. Tot în această grupă se pot adăuga: memorii, jurnale, carnete cu însemnări zilnice.

Materialele cu caracter ştiintific se vor ordona tematic, iar în cadrul fiecărei teme, cronologic. Ciorne, conspecte, variante ale unor lucrări, toate se aşează după lucrările respective.

Manuscrisele literare se ordonează pe genuri literare: proză, poezie, dramaturgie. În interiorul fiecărei partide, acestea se ordonează cronologic. e) Corespondenta personală: scrisori primite de creatorul de fond de la diferite persoane, institutii din

tară, din străinătate, conceptele scrisorilor trimise. În cazul în care există o cantitate mare de corespondentă, aceasta se poate împărti în două:

corespondentă primităşi corespondentă trimisă. Corespondenta primită se ordonează alfabetic pe emitenti şi, în cadrul acestora, cronologic. cea

trimisă, conceptele, se ordonează alfabetic pe destinatari şi, în cadrul acestora, cronologic. Anexele scrisorilor şi conceptelor răspunsurilor care se găsesc împreună cu scrisorile primite nu se

separă de scrisori. f) Documente despre creatorul de fond: articole, note, memorii, monografii, studii privind viata şi

activitatea sa, tăieturi din presă, cu referiri la activitatea sa, recenzii ale lucrărilor sale. Acestea se ordonează alfabetic după autori sau cronologic. g) Instrumente contemporane de evidentă ale fondului. h) Documente ale altor persoane şi familii, altele decât ale creatorului fondului. În această grupă se

aşeazăşi colectiile de documente etc. ale creatorului fondului. Ele se consemnează anexe ale fondului personal sau familial.

i) Lucrări artistice şi reproduceri de artă ca: desene, stampe, gravuri, cărti poştale ilustrate. Acestea se ordonează tematic sau alfabetic, după autorul lor.

j) Documente fotografice -diapozitive, fotografii, albume de fotografii. Ele se vor depozita la fototecă, dar la rubrica Observa/ii din inventar se vor trece cotele pe care le-au căpătat la serviciul Fototecă.

Schema de ordonare a fondurilor familiale

1) Grupa documentelor care se referă la întreaga familie: privilegii, înscrisuri, acte de proprietate, acte

Page 45: Arhivistica - STAN Doru

privind istoria familiei, genealogii, monografii, acte personale legate de bunurile familiale, investitii, constructii edilitare, acte de administrare a arhivei familiale.

2) Fondurile personale ale membrilor familiei, care se ordonează pe persoane, urmând schema fondurilor personale.

Page 46: Arhivistica - STAN Doru

3) Corespondenta-aşezată pe destinatari şi, în cadrul lor, alfabetic pe emitenti şi apoi cronologic. 4) Acte publice -rezultate din activitatea publicăşi obştească a membrilor familiei, ordonate cronologic

sau pe probleme. 5) Diverse -grupă ce va cuprinde documente ce nu se încadrează la nici o partidă. Aceste documente se

vor ordona după continutul său cronologic. Numărul fondului personal sau familial va fi dat de numele persoanei sau familiei care l-a creat. Se

adaugăşi initiala tatălui. Dacă sunt mai multi creatori cu acelaşi nume se va indica şi localitatea de reşedintă.

Prelucrarea arhivistică a documentelor tehnice şi de înregistrare

Prin documente tehnice şi de înregistrare, în spiritul şi litera legii Arhivelor Nationale, se întelege: totalitatea documentelor purtătoare de informatie tehnică (arhive tehnice) sau acelea produse ca urmare a actiunii de înregistrare tehnică pe suporti magnetici, fotosensibili, din hârtie tratată special pentru mecanografie etc. (arhive de înregistrare).

Se disting în general două categorii: arhivele ştiintifice şi cele inginereşti (de ex.: proiectare-dezvoltare), indiferent de domeniul de cercetare şi aplicatie.

Arhivele de înregistrare sunt formate din arhive geodezice şi geografice (de ex.: documente cartografice, geologice, seismologice etc.), audio-vizuale (de ex.: cinematografice, orale, fotografice), informatice (indiferent de domeniul de aplicatie) şi de laborator (în general fizico-chimice).

Documentele tehnice pot apărea în mod incidental în cadrul fondurilor şi colectiilor administrative, dar pot forma fonduri şi colectii integrale.

Ordonarea şi inventarierea documentelor tehnice şi de înregistrare aflate incidental în fondurile şi colecpiile administrative

Documentele tehnice şi de înregistrare pot apărea incidental în cadrul fondurilor colectiilor administrative fie ca anexă la un document administrativ (cerere, memoriu, proces-verbal etc.), fie ca unitate arhivistică separată (înregistrare de înlocuire a unui act traditional), fie ca structură separată (de ex.: serviciile din fondurile primariale).

Atunci când documentele tehnice şi de înregistrare apar ca anexă la un document administrativ, în conformitate cu principiile generale arhivistice (ale unitătii fondului şi respectului fată de creatorul de fond), acestea se vor ordona împreună cu actul de bază.

Când documentele tehnice şi de înregistrare formează unităti arhivistice separate şi au suporti fotosensibili sau magnetici, este preferabil să fie ordonate, inventariate la sfârşitul fondului şipăstrate în functie de necesităti.

În cazul părtilor structurale constând, în majoritate, din documente tehnice şi de înregistrare, ordonarea şi inventarierea se va face, în cazurile în care ele nu s-au realizat până acum, potrivit normelor referitoare la fondurile şi colectiile formate integral din documente tehnice şi de înregistrare.

Ordonarea şi inventarierea fondurilor şi colecpiilor de arhivă tehnică

Arhivele de cercetare, create în baza cercetării fundamentale (sau teoretice), se ordonează cronologic pe structurile creatorului în ordinea numărului temei de cercetare, dacă creatorul nu a avut alte criterii de constituire a propriului fond.

Inventarierea se face pe formular tip, potrivit următoarelor completări: -printre caracteristici se vor mentiona: tipul de suport (calc, peliculă pozitivă sau negativă, bandă, disc

ş.a.), mijlocul mecanografic sau, după caz, tehnica de înregistrare a informatiei (heliograf, înregistrare, informatică etc., respectiv desen în tuş, în acuarelăş.a.).

-la cuprinsul documentului se vor mentiona, în succesiune, următoarele: autorul (autorii) sau

Page 47: Arhivistica - STAN Doru

coordonatorul şi autorii, titlul temei de cercetare cu principalele capitole.

Page 48: Arhivistica - STAN Doru

-la formular, în rubrica în care se specifică numărul filelor, se va adăuga: nr. file text + nr. file anexă înregistrări (foto, de laborator) etc., după caz.

Arhivele inginereşti (cercetare-proiectare), indiferent de domeniul de aplicatie, se prezintă formal cu două părti distincte -una scrisăşi una desenată. În general, partea scrisă este formată din documente economice şi tehnice ce reprezintă, în ansamblu, memoriul tehnico-economic şi aplicativ, în vreme ce partea desenată reprezintă proiectia în plan a obiectelor proiectate.

Fondurile acestor arhive se ordonează prin combinarea în succesiune a criteriilor. Cronologic (pe nr. de titlu) de proiect (temă de cercetare-proiectare), faza de proiectare şi forma de prezentare (parte scrisă, parte desenată).

Spre exemplificare: un proiect se ordonează mai întâi la anul în care s-a dat tema de cercetareproiectare; în cadrul anului, potrivit numărului de temă (titlu); în cadrul temei (titlului), pe fazele de proiectare; în cadrul fiecărei faze, pe parte scrisăşi parte desenată.

Documentele din partea desenată pot fi, la rândul lor, ordonate în cadrul structurii pe formatele suportului în ordinea logică: plan de ansamblu (general), planuri pe profile, detalii etc. (de la general la particular).

Inventarierea se realizează întelegându-se prin acestea din urmă completul parte-scrisă – parte-desenată, dat fiind unitatea lor de continut inserabilă.

Cum însă, din motive de conservare, determinate de formatul documentelor, cele două părti componente nu se pot arhiva împreună, este necesar ca unitatea să fie mentinută prin inventariere şi cotare.

În consecintă, la inventariere se vor mentiona: nr. crt. (cota unitătii arhivistice), cota veche a documentului, autorul (autorii, eventual coordonatorul şi autorii), tema de cercetare-proiectare (titlul proiectului), faza, anii extremi, nr. file scrise, nr. file desenate, cota de corespondentă apărtii desenate (se completează numai în cazurile în care desenele au fost ordonate pe formate) şi observatii.

Spre exemplificare: nr. 312 (nr. proiectului rezultat după ordonarea proiectelor dintr-un an); cota veche VI a5 (după Nomenclator); autorii: Popescu Ion, Vasilescu Grigore; Tema de cercetareproiectare: Excavator cu

cupa întoarsă de 0,5 m3; faza: proiect de executie; anii extremi: 1982-1983; nr. file scrise: 124; nr. file

desenate: 14; cotă de corespondentă: 312 (nr. proiectului), D (desene), I (format), 324 (nr. de ordine al desenului de format), 312 D II 57, 312 D III 59-61; Observatii...

În cazurile în care desenele sunt păstrate împreună cu o mapă sau un tub, indiferent de format, cota de corespondentă este cota curentă plus lit. D (desen) şi numărul desenelor (de ex. 312 D 1-14).

Cota de arhivă la partea desenată se scrie totodată pe verso-ul filei document. Fondurile şi colectiile cartografice, geografice, geologice, geodezice, îmbunătătiri funciare şi alte

asemenea fonduri şi colectii formate din înregistrări diverse pe suporti cartografici se ordonează pe grad geografic (sau zonă geografică), în cadrul acestuia (acesteia) pe planuri (hărti) de ansamblu şi de detalii, în sfârşit, dacă e cazul, cronologic.

Ordonarea şi inventarierea documentelor de înregistrare tehnică

Documentele de înregistrare tehnică sunt de patru feluri, având în vedere suportii şi mijloacele tehnice de înregistrare a informatiei, şi anume: documente mecanografice, documente audio-video, documente foto-cinematografice şi documente informatice.

Documentele mecanografice sunt produsul înregistrării mecanice a unor variatii cantitative a unor fenomene fizice, chimice sau biografice.

În general ele se realizează pe suporti de hârtie speciali (hârtie milimetrică, de ex.). Ordonarea lor se face cronologic, alfabetic pe subiecti (statii, posturi, subiecti în urmărire) şi, în cadrul

acestora, iarăşi cronologic. De exemplu, înregistrările seismologice realizate pe seismografe se ordonează anual sau pe statii,

fiecare unitate arhivistică continând cele 365 de înregistrări de 24 de ore ale postului sau statiei respective. Inventarierea lor este simplă, având în vedere unicitatea categoriei de act, pe formular anexa 3.

Page 49: Arhivistica - STAN Doru

Documentele audio-video sunt înregistrări magnetice sonore şi vizuale ale unor fenomene ştiintifice sau sociale.

După scopul realizării lor, se disting trei tipuri de documente audio-video: documente audio-video de înlocuire a unor categorii de documente traditionale (procese-verbale, rapoarte, note de convorbiri); documente audio-video provocate pentru documentare istorică (aşa-numitele „arhive orale”, „memoriale audio-video”, „fonoteca de aur”, „filmoteca de aur” etc.); în sfârşit, documentele audio-video de productie curentă mass media.

Page 50: Arhivistica - STAN Doru

Fiecare tip are sistemul său de constituire şi, bineînteles, de ordonare-inventariere. Documentele audio-video provocate sunt produse memoriale, realizate conform unui program stabilit în

baza unui plan tematic de interviu. În consecintă, ele se constituie în colectii tematice şi se ordonează alfabetic pe intervievati. Unitatea arhivistică este rola sau caseta.

O mentiune specifică: planul tematic de interviu se păstrează în forma originală în dosarul colectiei, dar continutul său trebuie să fie expus în introducerea la inventar pentru clarificarea cercetătorului.

Documentele audio-video de productie mass media se ordonează mai întâi pe cele trei părti structurale traditionale; documente muzicale, documente vorbite şi documente muzicale şi scenice de fond.

În cadrul acestora se organizează structuri separate pe categorii de suporti: filmotecă, bandotecă, videotecă, discotecă. Totodată, în fiecare structură, se apelează fie la ordonarea alfabetică (pe creatori), fie cronologică (în cazul emisiunilor de ştiri).

Inventarierea se face unitate cu unitate arhivistică (care echivalează în acest domeniu cu unitatea de păstrare) prin evidentierea, în ordinea înregistrării, a autorului (sau redactorului), continutul informatiei (subiectul emisiunii), genericul minim (regie, imagine, maestru de sunet, când e cazul, principalii interpreti), suport, timp de derulare la viteză X, observatii (anexa 3).

Documentele foto-cinematografice sunt înregistrări vizuale pe suporti chimici fotosensibili ale unor fenomene fizice, chimice, biologice sau sociale diverse.

Ele pot apărea sub formă de: fotografii, microfilme, microfişă în micropunct, film etc. Documentele realizate în tehnica microfişei în micropunct se realizează pentru asigurarea în caz de

situatii deosebite, cât şi pentru transport. Ocupă spatiu putin şi au densitate de informatie mare. De obicei se realizează după fonduri de arhivă traditională sau după surse biblioteconomice.

Documentele cinematografice se ordonează în colectii, potrivit tematicii şi provenientei lor. În acest sens avem colectii de filme româneşti artistice, documentare, animatie, actualităti (fostele jurnale cinematografice), respectiv filme străine cu aceleaşi tematici. În ultimul caz, când numărul de piese este mare, se poate adopta fie structurarea colectiei de filme străine pe tări, fie să formeze colectii pe tări.

În cadrul colectiilor, filmele se ordonează cronologic, după anul de productie.

Inventarierea se face unitate cu unitate (actul cinematografic) prin specificarea următoarelor date: nr. crt. (nr. unitătii arhivistice), anul de productie, generic (scenariu, regie, imagine, montaj, muzică, producător şi, când e cazul, principalii interpreti, sau comentariul, lector etc.), casa de productie, titlul filmului şi subiectul pe scurt, suport, viteza de rotatie, format, durata.

Documentele informatice pot fi constituite din date numerice, texte, grafice, imagini statice sau animate, înregistrări sonore, în genere orice alcătuire sau reproducere prin mijloace automate a unor fapte, lucruri, expresii, situatii etc., materializate sub formă electronică, pentru a permite citirea şi prelucrarea automată de către cei interesati.

Indiferent de nivelul de dezvoltare a echipamentelor electronice, a tehnologiei informationale şi a suportului de înregistrare, ordonarea documentelor informatice se face cronologic pe unităti arhivistice (bandă, disc), după intrare în cadrul structurii informatice constituite (fişier de date, bază de date, bancă de date) şi se inventariază unitate cu unitate în complete de sistem informatic.

Page 51: Arhivistica - STAN Doru

Pre?edinte, Membri,

Secretar, ..........................................

..........................................

..........................................

(numele ?i prenumele) (numele ?i prenumele) (numele ?i prenumele)

Semn?tura Semn?tura Semn?tura

.......................................... ..........................................

..........................................

.......................................... ..........................................

..........................................

..........................................

..........................................

ANEXE

....................................... (denumirea creatorului) ....................................... .......................................

(sediul)

PROCES VERBAL Nr. ............

Comisia de selectionare, numită prin Ordinul nr. .................. din ........................................, selectionând în şedintele din ....................... documentele din anii * ...................... avizează ca dosarele din inventarele anexate să fie înlăturate ca nefolositoare, expirându-le termenele de păstrare prevăzute de nomenclatorul unitătii.

* Anii extremi

Page 52: Arhivistica - STAN Doru

Nr. Crt. Categoria de documente Anii extremi Cantitatea ?n ml. Observatii 1 2 3 4 5

................................... *) Fondul ................... Compartimentul ........................

INVENTAR al documentelor propuse a fi eliminate

* Denumirea Serviciului din cadrul Directiei Arhivelor Centrale sau a filialei

Page 53: Arhivistica - STAN Doru

Anul Compartimentul Nr. crt. al u.a. din inventar sau nr. de ?nregistrare ori nr. de baz? Observ. 1 2 3 4

Nr. crt. Nr. de inv. Data ?i locul emiterii Cuprinsul unit?tii arhivistice Observatii 1 2 3 4 5

................................... *) Fondul ..........................

INVENTAR al unitătilor arhivistice propuse a fi eliminate

Instrumentelor contemporane de evidentă şi informare pe baza ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------inventar

* Denumirea Serviciului din cadrul Directiei Arhivelor Centrale sau a filialei INVENTAR

Page 54: Arhivistica - STAN Doru

-de autoritate;

-de superioritate;

-de control.

ARHIVA CURENTĂ A UNEI ORGANIZATII. PRINCIPALELE OPERATIUNI ARHIVISTICE

Organizatia economico-socială este orice formă de organizare având o anumită finalitate economică, socială, culturală; este un sistem cu o multime de elemente distincte, grupate între elemente aflate în interactiune, ceea ce îi permite să functioneze cu o anumită finalitate, respectiv realizarea obiectivelor propuse prin programul său de activitate.

Fiecare organizatie are o anumită structură care reprezintă ansamblul persoanelor şi compartimentelor de muncă tehno-productivă, economică, administrativă a manierelor de grupare, precum şi principalele legături ce se stabilesc între acestea. Structura organizatorică a unei organizatii constituie cadrul ce cuprinde diferitele compartimente de muncă dispuse într-o schemă conform specificului şi importantei lor în cadrul sistemului.

Indiferent de ramura economică sau de activitatea socială desfăşurată, structura organizatorică a unei organizatii cuprinde următoarele elemente: functia, postul, ponderea ierarhică, compartimentele, nivelele ierarhice, relatiile organizatorice şi activitătile.

Func/ia -reprezintă ansamblul relatiilor de un anumit fel, ce trebuie îndeplinite permanent şi organizate de o persoană încadrată în unitate. Există două categorii de functii:

-Func/ia de conducere, care are atributii de conducere a activitătii unui număr de oameni, de organizare, de dispozitie şi de control;

-Func/ia de execu/ie, care are sarcini de producere nemijlocită a bunurilor, de executare de lucrări sau prestare de servicii, sarcini care nu implică luarea de decizii privind munca altor persoane.

Postul -reprezintă cea mai simplă subdiviziune organizarea prin care definim functia în raport cu particularitătile fiecărui loc de muncăşi se caracterizează printr-o serie de cerinte privind studiile, experienta şi calitătile persoanelor pentru ocuparea functiei respective.

Ponderea ierarhică, este reprezentată de numărul de persoane conduse nemijlocit de un cadru de conducere, iar dimensiunea ei scade pe măsură ce se coboară scara ierarhică.

Compartimentele, sunt elemente constitutive ale structurii organizatorice formate dintr-un grup coerent de persoane numite sau nu, reunite sub o anumită autoritate şi care efectuează munci omogene ce se execută permanent şi au caracter stabil. Ele se împart în functie de specificul sarcinilor ce le au de îndeplinit, în două:

Compartimentele func/ionale (birouri, servicii etc.), care concentrează activităti de îndrumare economică, organizatorică, administrativă, efectuând studii, pregătind decizii etc.;

Compartimentele opera/ionale (sectii, ateliere, laboratoare, magazii etc.), în cadrul cărora se realizează nemijlocit activităti de bază specifice unitătii.

Nivelele ierarhice -reprezintă pozitiile, subdiviziunile organizatorice fată de organul său superior de conducere.

Toate subdiviziunile organizatorice care au aceeaşi pozitie fată de organele de conducere sunt situate pe o linie ierarhică.

Relatiile organizatorice sunt relatiile stabilite între subdiviziunile organizatorice ale unitătii, ele fiind instituite prin regulamente interioare sau reglementări oficiale. Aceste relatii pot fi:

Activită/ile -reprezintă un ansamblu de sarcini coerente şi interdependente a căror grupare şi realizare impune constituirea organismelor de muncă la nivelul unei organizatii economico-sociale. Există aproximativ 30 de activităti.

Orice structură organizatorică este redată într-o organigramă care este o schemă logică ce prezintă elementele structurii organizatorice, legăturile dintre ele şi ierarhia lor, numărul de posturi pe fiecare compartiment etc.

Anexa organigramei structurii organizatorice este statul de func/iuni, care reprezintă structura tuturor

Page 55: Arhivistica - STAN Doru

posturilor din întreprindere şi conditiile impuse pentru ocuparea lor.

Page 56: Arhivistica - STAN Doru

-decizional;

-informational;

-operational.

Un loc aparte printre activitătile din cadrul organigramei structurii organizatorice îl ocupă activitatea desfăşurată în cadrul Arhivei organizatiei respective.

Fiecare compartiment al organizatiei economico-sociale are un secretariat unde la sfârşitul anului sunt înregistrate, clasate şi ordonate actele care privesc functionarea, organizarea şi conducerea respectivului compartiment.

Secretariatele compartimentelor organizatiei, împreună cu Registratura Centrală, care are evidenta tuturor actelor care intrăşi ies din institutie, constituie Arhiva curentă a unei organizatii economico-sociale.

Operatiunile care se desfăşoară în cadrul acesteia sunt: înregistrarea, ordonarea în vederea grupării în dosare, gruparea în dosare şi inventarierea.

După inventariere, dosarele vor fi depuse la arhiva de depozit. Apoi, după termenele stabilite după functia şi categoria de documente, materialele arhivistice sunt supuse selectionării. După această operatiune, documentele care prezintă importantă istoricăşi documentară vor fi depuse spre păstrare permanentă la Arhivele Statului şi la filialele acestora.

Pentru constituirea unei organizatii economico-sociale pe baze ştiintifice moderne şi eficiente, acesteia trebuie să i se creeze un sistem informational informatic rational şi operativ (Adrian V. Gheorghe, Birotica, Bucureşti, 1989. Integrarea este de trei tipuri, în functie de obiectul supus integrării: a) integrarea datelor şi informatiilor; b) integrarea programelor informatice; c) integrarea sistemelor de birou. S-a folosit în continuare această lucrare pentru probleme privind birotica din cadrul unei arhive curente.). În aceste conditii, notiunea de document îşi îmbogăteşte sensul.

Un sistem informa/ional este reprezentat de ansamblul metodelor, procedeelor, activitătilor de culegere, transmitere, prelucrare, stocare şi analiză a informatiilor în vederea conducerii eficiente a unei activităti.

Un astfel de sistem furnizează celor care decid, informatii necesare, dar, în acelaşi timp, face posibilăşi transmiterea practică a deciziilor.

El contine deci toate procesele de prelucrare a informatiei, folosind mijloace şi metode moderne, astfel încât să asigure conducerii numai informatii selectate şi prelucrate, eliberând-o de activităti de rutinăşi economisind timpul afectat cunoaşterii în favoarea timpului de studiu şi creatiei.

Sistemul informational are ca element important informa/ia, prin care întelegem: comunicările, ştirile despre un fenomen, proces, obiect, care au calitatea de a aduce celor interesati un spor de cunoaştere care să aibă legături cu scopul urmărit.

Informatia este un suport esential al conducerii, ea fiind necesară atât pentru fundamentarea şi formularea deciziilor, cât şi pentru verificarea realizării acestor decizii în mod practic. Informatia este parte componentă a unui sistem informational.

Organizatia economico-socială este un sistem a cărui functionare presupune existenta a trei elemente: decizie, informatie şi actiune. Fiecărui element al sistemului îi corespunde un subsistem:

Subsistemul decizional este cel care se ocupă cu conducerea activitătii organizatiei, de la ei plecând deciziile. Are şi rolul de a urmări şi controla modul cum se realizează practic deciziile, precum şi efectul lor.

Subsistemul opera/ional se referă la activitătile practice care se derulează în cadrul sistemului ca urmare a aplicării deciziilor, urmare a acestei activităti practice.

Subsistemul informa/ional furnizează noi date care, prelucrate, vor da naştere la alte informatii utile în procesul de conducere.

El se situează ca un intermediar între cele două subsisteme anterioare, contribuind la distribuirea deciziilor către subsistemul operational şi completarea acestora cu informatiile necesare pentru întelegerea deciziilor cât mai corect, sau se ocupă cu prelucrarea datelor furnizate de sistemul operational.

Prin urmare, sistemul informational este un subsistem în raport cu organizatia economicosocială. În cadrul întreprinderilor se întâlnesc foarte multe informatii, atât ca sursă de provenientă, cât şi ca

obiect de referire, respectiv informatii externe, interne, orale, scrise, audiovizuale, primare sau prelucrate etc.

Page 57: Arhivistica - STAN Doru

-de culegere, sortare ?i control a datelor;

-de generare a bazelor de date;

-de reg?sire a bazelor informatiei;

-de prelucrare;

-de afi?are.

Aceste informatii trebuie să circule între cei interesati, circulatia lor formând circuitele informa/ionale ale sistemului informational. Fiecare circuit informational dispune de canale proprii de transmitere şi circulatie a mesajului.

Canalele informationale dispun de o anumită capacitate, respectiv flux informa/ional, care reprezintă numărul maxim de informatii ce se pot transmite în unitatea de timp. Este de preferat ca acest circuit să fie cât mai direct şi să se interfereze cât mai putin posibil.

Fluxurile verticale merg de la un nivel ierarhic superior la unul inferior. Fluxurile oblice sunt specifice acelor informatii care penetrează sistemul şi ies în afara lui. Fluxurile orizontale circulă între componentele întreprinderii aflate la acelaşi nivel.

Mărimea fluxurilor informationale şi continutul de informatii depind de mărimea organizatiei şi de modul de organizare a sistemului ei informational.

Într-o organizatie modernă, sistemul informational este organizat pe baza mijloacelor de prelucrare automată a datelor.

Utilizarea calculatoarelor electronice prezintă avantaje deosebite deoarece pe baza lui se măreşte foarte mult capacitatea de colectare, prelucrare, stocare, analizăşi difuzare de cantităti mari de informatii cu viteză sporităşi precizie sporită.

Sistemele informationale bazate pe utilizarea calculatorului electronic suportă modificări calitative şi cantitative de esentă, devenind astfel sisteme informatice. Prin urmare, sistemul informatic este partea automată a unui sistem informational.

Un sistem informatic are în structura sa mijloace, procedee, tehnici specifice prin care participă la realizarea în conditii optime a functiilor de conducere.

El participă la furnizarea informatiilor necesare luării deciziilor pentru toate nivelele ierarhice ale sistemului. Prin urmare, el nu este un scop în sine, ci un instrument modern şi util al conducerii.

Prin intermediul său, conducerea unei activităti se realizează mai eficient şi mai operativ, existând suficiente situatii în care calculatorul electronic poate lua decizii în locul celor care trebuie să decidă, mai ales în cazul deciziilor de rutină. Utilizarea calculatoarelor presupune efectuarea unor operatiuni de manevrare şi prelucrare, care se numesc proceduri. Procedurile sunt realizate cu ajutorul elementelor componente ale unui sistem informatic: a) unitatea de culegere a datelor; b) unitatea de prelucrare a datelor; c) unitatea de transmitere a datelor; d) unitatea de afişare sau furnizare a informatiei. Procedurile vor fi automatizate şi în general se cunosc următoarele categorii de proceduri:

Sistemul informatic se mai numeşte şi sistem birotic, denumire care are la bază termenul de birotică. Birotica reuneşte într-un ansamblu disciplinar coerent metode, tehnologii şi sisteme pentru

automatizarea activitătii de birou, prin asistarea unei persoane care decide tehnica de calcul. Trăsăturile principale ale unui sistem informatic sunt următoarele:

1) Să fie conceput şi realizat având ca element central o bază de date în care să fie conectate, integrate, stocate date din surse interne şi externe şi o re/ea de calculatoare.

Baza de date trebuie să fie un fond centralizator de date folosite în comun de tot personalul unitătii conectat la ea. Se pot utiliza şi fişiere independente specifice unor anumite aplicatii ale sistemului.

Re/eaua de calculatoare este compusă din mai multe calculatoare conectate între ele, având un element central numit server, acesta gestionând activitatea întregului sistem. celelalte calculatoare se numesc statii de lucru. Legăturile şi liniile de transmisie pe care le presupune reteaua sunt de mai multe tipuri.

2) Să asigure integrarea activitătilor de birou. Realizările actuale din domeniul echipamentelor electronice soft şi hard permit desfăşurarea unor activităti multiple din domeniul biroticii: prelucrare de date, texte, imagini, voce etc. Un sistem informatic trebuie să asigure integrarea tuturor activitătilor desfăşurate prin intermediul maşinilor de birou noi. Integrarea poate fi pe orizontală sau pe verticalăşi presupune existenta unei baze unice.

Page 58: Arhivistica - STAN Doru

3) Informatiile să fie unice şi precise, astfel încât la nivelurile ierarhice ale conducerii să ajungă numai informatiile corespunzătoare.

4) Informatiile să fie transmise în timp util. 5) Să fie conceput şi realizat ca un sistem om-maşină, oferind posibilitatea interactiunii imediate între

utilizator şi sistem. 6) Componentele software ale sistemului informatic să fie selectate, adaptate şi realizate astfel încât

hard-ul să fie exploatat în conditii de performantă. 7) Să fie flexibile, să se modifice uşor şi cu efort minim. Din punct de vedere al informatiei (Constantin Ciochina, Unele probleme privind documentele create în

procesul de prelucrare automată a datelor, în R.A., 1979, nr. 2, p. 143-150), documentul este o multime de date şi informatii referitoare la un subiect, aranjate rational şi fixate pe un suport material în vederea utilizării imediate a lor şi/sau pentru transmiterea lor în timp.

Crearea acestor documente numite informatice care se folosesc în (şi rezultă din) procesul de prelucrare automată se continuă în diferite faze ale procesului respectiv, se definitiveazăşi se completează pe parcursul implementării şi exploatării sistemelor informatice sau în cadrul sistemelor de informare şi conducere.

Se deosebesc următoarele categorii de documente informatice: a) înregistrări de date pe diverse suporturi tehnice; b) programe şi sisteme de programe, orice element de programare şi exploatare a unui sistem de calcul,

cunoscut sub denumirea generică de software; c) documentatiile privind analiza, proiectarea, programarea, testarea-experimentarea şi implementarea

sistemelor informatice, descrieri de fluxuri şi sisteme informationale etc.; d) materiale documentare referitoare la instalarea şi întretinerea echipamentelor de calcul şi în general

orice documentatie privind hardware-ul; e) acte normative, norme tehnice şi instructiuni privind structura organizatoricăşi functională a

unitătilor de informatie, precum şi documentele create de evidenta internă, de dispecerat, de legături cu utilizatorii etc.

Pentru arhivişti prezintă interes, în mod special, înregistrările de date şi documentatiile de analizăşi proiectare a sistemelor informatice, aceste documente fiind cele mai importante şi fiind păstrate permanent.

Documentele informatice presupun suporturi speciale. Cu toate că hârtia reprezintă 95% din totalul arhivelor, ea presupune mijloace de păstrare deosebite şi

ocupă un volum foarte mare în cadrul depozitelor. Din aceste motive, în ultima vreme, arhivele folosesc alături de hârtie şi alte tipuri de suporturi de

înmagazinare cu o capacitate mare de stocare, volum mic, şi care oferă posibilităti sporite privind căutarea şi regăsirea informatiilor:

a) discul magnetic; b) discul optic; c) microfilmele.

Aceste suporturi necesită o protectie deosebită în încăperi aclimatizate, la temperaturi de 12-27oC şi o

umiditate de 40-60%. Trebuie ferite de influenta câmpurilor electrice şi magnetice, fiind păstrate de obicei în pungi de

material plastic şi cutii etanşe. Trebuie asigurate împotriva focului, apei şi radiatiilor radioactive. Informatiile având suporturi magnetice se degradează într-un timp scurt, pentru păstrarea şi

conservarea informatiilor fiind nevoie de recopieri şi recontrol – 4-5 ani pentru dischete. Suporturile de celuloid pot fi păstrate 50 de ani. Toate acestea în conditiile în care hârtia poate fi păstrată minimum 100 de ani. Documentele informatice se supun aceloraşi operatiuni arhivistice ca şi documentele obişnuite.

Page 59: Arhivistica - STAN Doru

-clasarea documentelor pe probleme ?i termene de p?strare;

-constituirea unit?tilor arhivistice;

-inventarierea ?i selectionarea unit?tilor arhivistice;

-valorificarea informatiilor documentare.

Nomenclatorul arhivistic napional

Arhiva curentă presupune ordine şi această ordine este asigurată de nomenclatorul dosarelor şi indicatorul termenelor de păstrare care reflectă structura organizatiei şi întreaga gamă de documente pe care le creează aceasta.

Aceste instrumente stau la baza tuturor operatiunilor pe care le presupune constituirea arhivei curente. Prin noua lege s-a eliminat indicatorul termenelor de păstrare ca instrument de lucru, Nomenclatorul

dosarelor devenind Nomenclatorul arhivistic national. Operatiunea de bază a registraturii este primirea, înregistrarea şi repartizarea documentelor spre

rezolvare. Înregistrarea documentelor marchează de fapt existenta oficială a acestora. Repartizarea documentelor constă în clasarea fiecărui document într-un anume dosar dinainte stabilit pe baza unui tabel denumit „Nomenclatorul dosarelor”.

Legislatia arhivistică a instituit nomenclatorul dosarelor ca instrument de constituire a arhivei curente, de existenta şi aplicarea lor corectă depinzând toate activitătile ulterioare:

O arhivă fără Nomenclator, în viziunea actuală, este un conglomerat eterogen de documente a cărui reorganizare necesită o reclasare a documentelor, deci o dublare a muncii.

Constituirea documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic şi în acelaşi timp operativ, clasarea documentelor putând fi efectuată chiar de către specialistul care le-a creat.

Literatura de specialitate acordă acestui instrument o importantă deosebită, stabilindu-i mai multe definitii.

Astfel, având în vedere menirea lui în constituirea dosarelor, de a orienta întreaga organizare a muncii de arhivă (inventariere, selectionare, folosire, fişare tematică, microfilme, păstrare), nomenclatorul dosarelor se poate defini ca un tabel sistematic în care sunt desfăşurate, pe structura schemei de organizare a institutiei, unitătile arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci ş.a.) concepute pe probleme şi termene de păstrare (Viorica Coman, Metodologia de elaborare a nomenclatorului dosarelor, în R.A., 1984, nr. 4, p. 414-419).

O altă definitie a acestui instrument ar putea fi următoarea: „nomenclatorul dosarelor este un clasificator de tip structural, un tabel sistematic al denumirilor sau titlurilor de dosare, care ajută compartimentele de muncă la gruparea corectă a documentelor” (Teodor Necşa, Precizările privind întocmirea şi folosirea nomenclatorului, în R.A., 1975, nr. 1, p. 60-65).

Elaborarea nomenclatorului este o problemă a conducerii organizatiei care solicită printr-o notă internă propuneri de la toate compartimentele organizatiei.

Fiecare compartiment de activitate stabileşte categoriile de documente care urmează a fi create în cadrul său şi grupate în dosare. prin urmare, nomenclatorul este un fel de plan al grupării actelor pe anul în curs.

Documentele urmează să fie grupate în dosare în functie de problema comună pe care o trateazăşi de importanta lor ştiintificăşi practică, deci de durata de păstrare.

Propunerile compartimentelor sunt centralizate, analizate şi organizate în cadrul compartimentului Secretariat cu concursul consilierului juridic.

Analiza propunerilor trebuie să fie temeinică, astfel încât nici o categorie de documente să nu fie omisă, întrucât aceste omisiuni vor duce ulterior, în timpul clasării documentelor, la încercări de asimilare prin analogie care, în final, duc la pierderea individualitătii documentelor, la imposibilitatea nominalizării şi regăsirii lor.

Compartimentele sunt organizate potrivit schemei de organizare a institutiei. În cazul ministerelor care au în subordinea lor departamente, nomenclatoarele vor fi alcătuite pe departamente sau pe directii generale independente, iar în cazul institu/iilor centrale şi ale celorlalte organiza/ii se alcătuieşte câte un nomenclator unic pe structura proprie: directie, serviciu, birou, oficiu etc.

Page 60: Arhivistica - STAN Doru

Nomenclatorul se întocmeşte (vezi şi Normele tehnice pentru înregistrarea, gruparea în dosare, selec/ionarea şipăstrarea documentelor scrise şi tipărite, a sigiliilor şi ştampilelor de către organiza/iile socialiste şi celelalte organiza/ii, în R.A., 1973, nr. 3, p. 3-52) astfel, conform Legii arhivistice din 1996:

a) în prima rubrică se trec denumirile exacte ale directiilor, în ordinea în care acestea figurează în schema de organizare, cu precizarea că nu se admit ştersături. Aceste denumiri se numerotează cu cifre romane (I, II, III).

b) în a doua rubrică sunt consemnate serviciile sau birourile care compun directia respectivă, acestea numerotându-se în cadrul fiecărei directii cu litere majuscule (A, B, C).

c) în a treia rubrică sunt consemnate continutul problemelor la care se referă documentele din dosar. Rezumatele dosarelor trebuie formulate de aşa natură încât să reflecte exact continutul problemelor. Se vor evita formulări echivoce ca „Acte”, „Corespondentă diversă”, „Corespondentă” sau „Lucrări cu ministerul sau institutia X”. Se cuprind aici şi condicile, cartotecile şi celelalte materiale preconstituite (În instructiunile generale nr. 6720/27.11.1957 pentru organizarea şi functionarea institutiilor de stat erau excluse materialele preconstituite -registre, cartoteci, fişe etc.). Numerotarea dosarelor se face cu cifre arabe, în cadrul fiecărui compartiment de la 1 la n (În anul 1957 numerotarea se făcea începând cu nr. crt. 1 în continuare pe întreg nomenclatorul. La sfârşitul fiecărui compartiment apărea un dosar de „Diverse” în care urma a se repartiza documentele care nu se încadrau la nici un dosar dinainte stabilit).

d) în a patra rubrică se trece termenul de păstrare. e) a cincea rubrică este rezervată Observa/iilor. Când institutia nu are în componenta sa directii, ci doar servicii sau birouri, prima rubrică din

nomenclator nu se va completa. Dacă institutia nu are nici compartimente, nu se va completa nici a doua rubricăşi se va trece numai

denumirea institutiei şi numerele dosarelor create de la 1 la n (ex. filialele Arhivelor). Cifra romană de la prima rubrică, litera majusculă de la rubrica a doua şi cifra arabă de la rubrica a

treia formează indicativul dosarelor. Exemple: IA1, IA2, IA3 etc. Dacă institutia nu are decât servicii sau birouri, indicativul dosarelor va fi format numai din litera

majusculăşi cifra arabă: A1, A2. Dacă institutia nu are compartimente vor fi scrise doar cifre arabe: 1, 2. Indicativul se trece: -pe fiecare document; -în registrul de intrare-ieşire; -pe coperta dosarului sau biblioraft; -în inventar. Coloanele nomenclatorului vor fi formate deci din: -directiile şi serviciile corespunzătoare; -denumirea dosarelor (enuntarea principalelor categorii de documente care definesc problema); -termenul de păstrare luat din indicatorul organizatiei sau ramurii respective de activitate. Fiind alcătuit pe baza propunerilor tuturor compartimentelor care alcătuiesc întreprinderea având drept

scop ajutorarea compartimentelor de muncă la gruparea corectă a documentelor şi drept schelet schema întreprinderii, nomenclatorul dosarelor rămâne în vigoare atâta timp cât în viata organizatiei nu se produc modificări structurale.

Când apar activităti noi, documentele respective vor fi introduse în nomenclator în compartimentele corespunzătoare.

Când apar compartimente noi, acestea pot fi integrate în nomenclator cu problematica lor. Când au loc reorganizări, restructurări de compartimente, schimbări de atributii etc., se alcătuieşte un

nomenclator nou. Când competenta şi atributiile unei organizatii sunt aceleaşi pentru întregul sistem şi ca urmare creează

aceeaşi categorie de documente pe întreaga ramură, se poate elabora un nomenclator care să fie utilizat atât la constituirea arhivei, cât şi la selectionarea documentelor (în cazul centralelor industriale, al băncilor, în cazul unitătilor de comert exterior, al judecătoriilor etc.).

Page 61: Arhivistica - STAN Doru

Trebuie precizat că nomenclatorul, după ce este elaborat în cadrul compartimentului Secretariat, este verificat de inspectorii Arhivelor Nationale, care sunt arhivişti din serviciul metodologic şi control al directiilor judetene ale acestei institutii, în raza cărora se află activitatea.

Apoi nomenclatorul este aprobat de conducerea organizatiei, fiind emisă de către aceasta o decizie în temeiul căreia şi cu care se difuzează pentru aplicare.

Un exemplar din nomenclator se dă la registratura generală pentru a servi la repartizarea corespunzătoare a documentelor către compartimente şi pentru mentinerea în registrul de intrare-ieşire al indicatorului dosarului unde s-a clasat documentul.

Conceput ca o listă sistematică a grupelor de documente care se presupune că se vor alcătui în anul în curs în cadrul fiecărui compartiment al organizatiei, la întocmirea nomenclatorului este necesar să se tină seama de organizarea institutiei, dar şi de criteriul de constituire a dosarelor.

Astfel, dosarele pot fi constituite în principal pe următoarele criterii: a) pe probleme; b) geografic; c) pe corespondentă; d) nominal. Este necesar ca fiecare dosar trecut în nomenclator să cuprindă documente din aceeaşi problemăşisă

aibă acelaşi termen de păstrare. Nerespectarea acestui principiu va duce la situatia grupării în dosar a unor documente cu probleme diferite, fără legătură între ele şi cu termene de păstrare diferite.

Pe probleme presupune formarea dosarelor după teme, adică gruparea documentelor dintr-un an, care se referă la aceeaşi temă sau problemă. De exemplu: lucrări privind schimbul de microfilme, xerografii şi fotocopii cu Arhivele de peste hotare.

Acesta este criteriul cel mai răspândit, întrucât majoritatea institutiilor îşi au diversificate activitătile în cadrul compartimentelor pe probleme de muncă.

Geografic presupune gruparea documentelor care provin de la un anumit teritoriu sau care se referă la un anumit teritoriu.

Este folosit mai frecvent de institutiile centrale cu unităti teritoriale în subordine şi mai cu seamă de întreprinderile bancare pentru o mai bună evidentă a corespondentilor şi o mai rapidă efectuare a operatiilor financiar-bancare.

Nominal: reclamă gruparea actelor după denumirea sau genul lor. Prin urmare, într-un dosar se concentrează documente de un singur gen: circulare, proceseverbale,

planuri, dări de seamă, ordine etc. De exemplu: „Planuri de muncă anuale primite de la unitătile în subordine”. Sistemele de clasare a actelor pot fi şi altele: în functie de natura lor şi în functie de provenienta,

cerintele, utilitătile lor. În practică, dosarele se formează mai frecvent prin combinarea acestor sisteme, astfel că vom găsi

dosare formate pe probleme, cu acte care sunt clasate în ordine cronologică sau geografic. Trebuie precizat că denumirea dosarelor din indicator trebuie să cuprindă toate criteriile aplicate în

gruparea documentelor ce îl alcătuiesc, întrucât rezumarea acestor criterii în denumire va înlesni găsirea rapidă a actelor şi folosirea lor la întocmirea diferitelor lucrări curente.

Nomenclatorul prin formularea denumirii dosarelor este de dorit să ajungă la un asemenea nivel care să-l apropie cât mai mult de inventarul documentelor predat de compartimentele arhivelor organizatiilor economico-sociale.

Un criteriu de care trebuie să se tină seama în procesul de constituire a nomenclatorului este acela numit al selectionării şi care presupune gruparea documentelor în functie de termenul de păstrare.

Acest fapt înseamnă că documentele al căror continut este redat de denumirile dosarelor trebuie să fie uniforme ca termene de păstrare, adică să aibă aceeaşi valoare documentară.

În nomenclator nu se permit formulări care unifică documente cu termene de păstrare diferite. De exemplu, nu putem formula: „Planurile financiare centralizate anual, trimestriale şi lunare” cu documentatia respectivă în care se grupează în aceleaşi dosare documente cu termene de păstrare diferite, sau „Dări de

Page 62: Arhivistica - STAN Doru

seamă de activitate şi corespondentă”, în care dările de seamă anuale sunt supuse păstrării permanente, iar corespondenta se păstrează temporar.

Page 63: Arhivistica - STAN Doru

Denumirile dosarelor pot fi aşezate în nomenclator în cadrul fiecărui compartiment de activitate într-o anumită ordine, în functie de importanta actelor ce compun dosarul, în ordine logică după continutul documentelor, tinând seama de criteriile constituirii lor. Astfel, la început se înscriu dosarele care cuprind diferite acte normative, directive şi îndrumări primite din partea organizatiilor superioare, apoi urmează dosarele cu documentatia principală a institutiei sau întreprinderii, ca:

-procese verbale ale şedintelor de colegiu sau colectivitătilor şi comitetelor de conducere; -planurile de activitate anuale şi de perspectivă; -dispozitii fată de compartimentele de muncă; -corespondenta cu compartimentele de muncăşi cu alte organizatii. Dacă rezumatele dosarelor reflectă criteriul de materie şi probleme, atunci ele trebuie să fie grupate

după continut în aşa fel încât documentele privind o anumită problemă să se afle în acelaşi loc. Denumirile dosarelor care reflectă criteriile pe corespondentă sau geografic se aşează în nomenclator

alfabetic, după initialele sau numele corespondentilor şi după denumirile geografice. De exemplu: „Dări de seamă de activitate a sectiilor (în ordine alfabetică)”. Unele denumiri de dosare formulate după criteriul cronologic vor urma aceeaşi ordine. De exemplu: „Dări de seamă pe lunile februarie, august ...”.

Rezumatele dosarelor trebuie să reflecte exact continutul şisă se apropie de denumirile grupelor de documente specificate în indicator pentru a se uşura în felul acesta stabilirea termenelor de păstrare.

De altfel, conform normelor în vigoare, nomenclatorul dosarelor trebuie să fie întocmit numai în baza indicatorului.

Cuprinzând toate denumirile sau titlurile dosarelor care se creează în cadrul unei organizatii sociale aşezate structural, în cadrul nomenclatorului poate apărea uneori fenomenul repetării referitor la aceeaşi documentatie la mai multe compartimente.

Astfel, din cercetarea nomenclatoarelor unor institutii centrale s-a constatat că o serie de materiale preconstituite: registrele de intrare-ieşire, condicile de prezentă, de predare şi primire a corespondentei ş.a., apoi diferite acte normative, ordinele, circularele, instructiunile, planurile de măsuri, reclamatiile, sesizările, documentele privind mişcarea personalului, unele documente specifice organizatiei respective ş.a., apar la mai multe compartimente.

Acest fenomen apare şi la unitătile subordonate, în special la cele economice, unde anumite categorii de documente apar la mai multe compartimente, ca cele care se ocupă de problemele administrative, de personal, de aprovizionare, desfacere, de transport sau financiar.

În concluzie, nomenclatorul trebuie să cuprindă în mod obligatoriu întregul volum de acte create în diferite compartimente ale organizatiei social-economice respective, cât şi al celor primite din afară. Nomenclatorul trebuie să cuprindă deci întreaga problematică ce intră în competenta organizatiei (competente preluate din legislatia care reglementează domeniul respectiv de activitate din regulamentele proprii de organizare şi functionare şi din alte acte cu caracter nominativ).

De mentionat că în nomenclator trebuiesc cuprinse şi documentele care, prin informatiile pe care le însumează, au regim de serviciu sau secret şi care, în mod firesc, se constituie după aceleaşi reguli, dar se păstrează separat.

Folosirea nomenclatorului în constituirea arhivei curente este uşor de aplicat, având în vedere faptul că el cuprinde succesiv toate problemele care apar în cadrul compartimentelor, iar gradul de detaliere a clasificării este nelimitat.

Trebuie subliniat că se aplică la ziua de 1 ianuarie a anului şi se aplicăşi în anii următori în conditiile în care în cadrul structurii organizatiei nu a intervenit vreo modificare.

Nomenclatorul dosarelor permite continuarea cu uşurintă şi corectitudine a unitătilor arhivistice şi asigură cunoaşterea şi respectarea statutului de importantă al fiecărui act, oferind concomitent o imagine asupra categoriilor de documente detinute de institutiile creatoare şi asupra specificului acestora.

Procesul de elaborare a Nomenclatorului necesită o atentă coordonare şi, în aceeaşimăsură, implicarea conducerii unitătii institutiei, care, prin natura atributiilor sale, beneficiază de o vedere de ansamblu asupra activitătii şi cunoaşte detaliat problematica specifică respectivului domeniu.

Page 64: Arhivistica - STAN Doru

Relapia nomenclator -inventar

Este de dorit ca nomenclatorul să ajungă la un asemenea nivel calitativ care să-l apropie cât mai mult de inventarul documentelor, pe baza căruia documentele constituite în dosare în virtutea nomenclatorului sunt predate arhivelor.

Între cele două instrumente de lucru în arhivă existăşi vor exista deosebiri. Astfel, pentru aceeaşi pozitie în nomenclator se pot crea mai multe unităti arhivistice (volume) după numărul documentelor care se creează la problema respectivă (De exemplu: facturi, dosare de clienti, prognoze etc.). Aceste unităti vor avea acelaşi indicativ după nomenclator, dar în inventar vor primi numere fiecare în parte, vor fi nomenclaturizate şi se va mentiona numărul volumelor.

În timp ce în nomenclator sunt definite generic categoriile de documente referitoare la o anumită problemăşi sunt enuntate la modul general, în inventar se nominalizează în detaliu activitătile, obiectivele, măsurile etc.

În timp ce în nomenclator la compartimentul investitii se va stabili o pozitie „Dosar de investitii pentru obiectivele în constructie”, în inventar se va defini o pozitie (sau mai multe) în raport de numărul documentelor pentru fiecare investitie de obiective, prin enumerarea celor mai reprezentative documente din dosar şi titlul investitiei pentru fiecare dosar care se creează. Exemplu: „Dosare privind investitia de 2.000.000 lei, pentru constructia podului ...”.

Acolo unde rolul nomenclatorului, ca instrument principal în constituirea arhivei curente, este, bineînteles, procesul de clasare a documentelor, de constituire a unitătilor arhivistice şi de inventariere a lor, acestea se desfăşoară fără dificultăti, iar selectionarea se desfăşoară în expirarea termenelor, pe baza investitiilor, într-un proces ritmic fără cheltuieli suplimentare.

Dacă nu se aplică prevederile legale cu privire la elaborarea şi aplicarea nomenclatorului dosarelor, acest fapt constituie contraventie şi se sanctionează cu amendă.

Amenda se va aplica organului de conducere în competentacăruia intră initierea măsurilor de întocmire a nomenclatorului, iar, în cazul existentei dar neaplicării lui, amenda se aplică la nivelul compartimentelor sau persoanelor care au în atributie clasarea documentelor şi constituirea dosarelor după nomenclator (Cf. Decret 472/1971).

Indicatorul termenelor de păstrare a fost al doilea instrument de bază folosit în activităti desfăşurate în cadrul arhivei curente.

Literatura de specialitate îi acordă o atentie la fel de mare ca nomenclatorului dosarelor. De altfel, nu se poate vorbi despre nomenclator fără a vorbi despre indicatorul termenelor de păstrare şi despre indicatorul termenelor de păstrare fără nomenclator. În momentul de fată, cele două instrumente s-au contopit într-o formă care preia elementele de bază ale amândurora.

Noua lege arhivistică a propus eliminarea instrumentului arhivistic numit indicatorul termenelor de păstrare, contopindu-l în Nomenclator (vezi anexa).

Indicatorul termenelor de păstrare a avut o importantă deosebită în organizarea arhivelor curente timp îndelungat şiîşi va păstra această importantă, dar sub o tentă istorică, „ascunzându-se” la baza noilor instrumente arhivistice mai specializate care au fost aprobate prin noua legislatie.

Deoarece a fost utilizat o perioadă îndelungată, se consideră necesar să fie prezentat, în continuare, în linii generale.

Indicatorul termenelor de păstrare a fost definit de Aurelian Sacerdoteanu (Aurelian Sacerdoteanu, Arhivistica, p. 39) ca fiind „transpunerea pe un alt plan a nomenclatorului institutiei şi are ca scop principal fixarea valorii permanente sau temporare a dosarelor”.

O altă definitie a acestui instrument se poate desprinde din Normele tehnice (Norme tehnice pentru înregistrarea, gruparea în dosare, selec/ionarea şipăstrarea documentelor scrise şi tipărite, a sigiliilor şi ştampilelor de către organiza/iile socialiste). Astfel, indicatorul termenelor de păstrare este un tabel sistematic în care se redau grupele de documente pe diferitele activităti ale organelor centrale şi unitătilor în subordine cu specificarea termenului de păstrare al fiecărei grupe, cuprinzând toate grupele de documente, inclusiv cele

Page 65: Arhivistica - STAN Doru

preconstituite (condici, registre, cartoteci etc.). Indicatorul de termene este definit de specialişti ca „un clasificator pe ramura de productie, care se

întocmeşte sub forma unui tabel în care se redau grupele de documente nu pe compartimente de lucru, ci pe activităti cu specificarea fiecărei grupe (Teodor Necşa, D. Balantoc, Înregistrarea documentelor şi constituirea arhivei curente, în R.A., 1972, Nr. 3, p. 406-423).

Page 66: Arhivistica - STAN Doru

Din definitiile date desprindem modul de întocmire a indicatorului. Spre deosebire de nomenclator, a cărui elaborare era o atributie a organelor de conducere a organizatiei,

indicatorul de termene este întocmit numai de institutiile centrale atât pentru documentele proprii, cât şi pentru cele ale unitătilor aflate în subordine.

În cazul în care unitătile subordonate desfăşoară aceeaşi activitate sau activităti similare cu ale forului tutelar, se întocmeşte un singur indicator.

Se întâmplă ca institutiile centrale să aibă mai multe compartimente mari cu activităti diferite, care să aibă la rândul lor organizatii subordonate. În această situatie urmează să se întocmească indicatoare pentru fiecare departament.

Când institutiile subordonate desfăşoară activităti diferite de acelea ale institutiei centrale, creând deci şi categorii diferite de documente, se vor întocmi pentru acestea indicatoare pe ramuri de activitate.

Organizatiile centrale care nu au unităti în subordine vor întocmi un nomenclator indicator cu termenele de păstrare pentru fiecare dosar.

Indicatorul se alcătuieşte pe baza propunerilor făcute de compartimentele organizatiei centrale (eventual a celor mai importante documente), la solicitarea organelor centrale de conducere. Propunerile erau analizate în cadrul compartimentului care se ocupa cu lucrările de secretariat sub forma unui proiect care urma să fie aprobat de conducerea organizatiei centrale şi trimis spre cercetare şi confirmare la DGAS (Tinând seama de importanta acestui document de lucru, în anul 1957 D.G.A.S. a întocmit un indicator-tip care trebuia să servească drept model tuturor organizatiilor centrale, la întocmirea de indicatoare speciale. Acest indicator-tip cuprindea termenele de păstrare pentru materialele comune tuturor organizatiilor la acea dată problema termenelor de păstrare la creator, consacrând principiul distinctiei între actele care trebuie să aibă o viată îndelungatăşi care se predau după un timp la Arhivele Statului şi cele care trebuie să aibă o viată scurtăşi care se disting încă de la creator. La 24 aprilie 1958 a fost difuzată o listă cu modificările aduse indicatorului-tip. Obligativitatea întocmirii acestui document a fost inclusă în Hot. 119/1957, art. 7. În indicatoarele special întocmite de organele centrale urmau a fi incluse materialele specifice ramurii respective, iar pentru cele comune urmau a se prelua termenele din indicatorul-tip).

Potrivit acestei anexe, indicatorul va cuprinde toate categoriile de documente, inclusiv materialele preconstituite (registre, condici, cartoteci etc.) ce se creează în activitatea organizatiilor.

Grupele de documente vor fi întocmite pe activităti indiferent de compartimentul care le-a creat. Ele se mentionează o singură dată la activitatea respectivă, chiar dacă se creează în mai multe compartimente ale organizatiei.

Grupele de documente vor fi grupate în capitole purtând denumiri caracteristice activitătii respective (de exemplu: probleme directorii şi de organizare, probleme administrativ-gospodăreşti, planificare, productie etc.).

Grupele de documente pot avea şi subcapitole, iar acestea subdiviziuni. Capitolele erau numerotate cu cifre, subcapitolele cu litere majuscule, subdiviziunile din cadrul

subcapitolelor erau notate cu litere mici, iar grupele de documente erau numerotate cu cifre arabe începând cu numărul 1. Acest număr este denumit în activitatea arhivistică pozi/ie de indicator.

Pentru fiecare categorie de documente se stabileşte termenul de păstrare în raport cu utilitatea practică în activitatea social-economică, an de an, şi apoi cu importantă istorico-documentară, care urmează să stea ca izvor istoric la temelia studiilor şi monografiilor de istorie a economiei nationale, economiei politice etc.

Grupele de documente cu păstrare permanentă erau notate în indicator precizându-se: permanent. Grupele de documente cu păstrare temporară sunt notate cu cifre reprezentând numărul anilor cât să se

păstreze (1, 2, 15, 30, 35 etc.). Dacă pentru o grupă de documente valoarea ştiintifică nu poate fi stabilită cu certitudine în momentul

întocmirii indicatorului, i se stabileşte cu aproximatie un termen însotit de mentiunea C.S. (Comisia de selectionare).

De asemenea, dacă există motive să se presupună că în cuprinsul unei grupe de documente cu termene de păstrare temporară se puteau găsi şi documente de valoare temporară, pe lângă termenul de păstrare temporară se mentiona C.S.

Page 67: Arhivistica - STAN Doru

Aceste grupe de documente care contin mentiunea C.S., alături de termenul de păstrare temporar, urmează ca la expirarea acestui termen să fie cercetate în mod special de către comisia de selectionare numită prin decizia conducerii organizatiei.

Această comisie urma să stabilească, după caz, dacă se propun spre eliminare sau li se dă un termen de păstrare mai mare decât cel pe care l-au avut.

Numai Arhivele Nationale au dreptul de a mări termenele de păstrare. Pentru micşorarea unor termene, Arhivele Nationale au obligatia de a cere avizul organelor centrale respective.

Ca şi nomenclatorul, indicatorul poate modifica sensul măririi sau reducerii unor termene de păstrare. Hotărârile în acest sens depind de unii factori ca: lărgirea sau reducerea sferei de activitate, crearea de unităti în subordine cu profil nou. Toate aceste modificări se fac cu avizul Arhivelor Nationale.

În concluzie, indicatorul termenelor de păstrare asigură stabilirea unitară a termenelor de păstrare în corelare directă cu valoarea practică sau ştiintifică a actelor şi se întocmeşte la nivelul institutiilor centrale, atât pentru documentele realizate din activitatea proprie, cât şi pentru documentele organizatiilor în subordine.

Realizarea instrumentului în cauză impune în mod necesar studierea legislatiei, a regulamentelor şi instructiunilor specifice ramurii, cunoaşterea sistemului de organizare şi functionare a institutiilor coordonate şi a documentelor rezultate din activitatea şi consultarea tuturor creatorilor de documente aflati în subordine.

În ce priveşte functionalitatea indicatorului, aceasta era asigurată de exactitatea cu care sunt definite categoriile de documente, de rigurozitatea clasificării actelor în grupe şi categorii, pe baza criteriilor de continut (structurale), precum şi de cuprinderea tuturor categoriilor de acte proprii demersului respectiv de activitate.

Există o serie de documente care au termene de păstrare permanentă care se mentin la unele organizatii şi care sunt importante numai pentru activitatea respectivei organizatii, fără a avea o importantă pentru cercetarea ştiintifică.

Decretul 472/1971 stabilea următoarele termene de păstrare maxime la organizatia creatoare pentru anumite categorii de documente:

a) documentele scrise, tipărite, foto, sigiliile şi ştampilele: 30 de ani pentru organizatiile centrale, 20 de ani pentru celelalte organizatii;

b) documentele foto: 15 ani; c) acte de stare civilă: 100 de ani. După expirarea acestor termene, respectivele documente cu păstrare temporară urmau să fie predate

Arhivelor Statului şi filialelor acestora. În noua lege, aceste termene de predare s-au modificat. În concluzie, orice activitate în societatea contemporană apare întâi ca idee care se materializează

treptat în documente, în proiecte, în piese scrise şi desenate ce se supun dezbaterii unor foruri ştiintifice de specialitate, unor colective de oameni, cu atributii de conducere, care la rândul lor elaborează documente ca: avize, probe de încercare, buletine de analiză, corespondentă etc., astfel că, înainte de a produce, o întreprindere există în propria sa documentatie.

Întrucât nici o activitate nu poate fi concepută fără documentatia pe care o defineşte şio reflectă sub toate aspectele, este de conceput ca modalitatea de constituirea a acestor documente, spatiul de depozitare şi personalul calificat corespunzător să fie luate în calcul încă din faza de organizare şi de planificare a acestei activităti.

Documentele de arhivă sunt un produs social strâns legat de procesul de creatie din toate domeniile de activitate umană, de unde necesitatea păstrării şi constituirii lor în acest proces într-un mod organizat, care să permită organizarea şi utilizarea lor ulterioară în folosul societătii.

Aplicarea acestor instrumente în constituirea arhivei curente înlătură o nouă prelucrare a documentelor, responsabilul cu arhiva intrându-şi în atributiile de gestionar al documentelor predate la depozitul de arhivă.

De asemenea, aceste instrumente asigură intrarea imediată în circuitul cercetării practice sau ştiintifice a documentelor.

Pentru a întelege importanta acestor două instrumente de lucru în desfăşurarea activitătii arhivistice, trebuie să se cunoască modul cum se întocmesc, îmbunătătirile care li s-au adus de la o legislatie la alta şi

Page 68: Arhivistica - STAN Doru

cum se folosesc de către organizatiile economico-sociale.

Page 69: Arhivistica - STAN Doru

Pe lângă sistemul structural de clasificare a documentelor, bazat pe nomenclator şi indicatorul termenelor de păstrare adoptat de arhivele româneşti, în alte tări se foloseşte şi sistemul zecimal.

(Teodor Necşa, Probleme privind întocmirea şi folosirea nomenclatorului şi inventarelor în arhivele curente, p. 60-65. Particularitatea acestui sistem o constituie faptul că totalitatea documentelor unei organizatii separate sau grup de institutii dintr-un departament se împarte în 10 grupe de probleme denumite clase, fiecare primind un indicativ de la 0 până la 9 inclusiv.

Clasificarea zecimală se poate aplica şi la dosare. Continuând împărtirea fiecărui serviciu se pot obtine grupe tot mai concrete. Acest sistem a fost

experimentat şi în cazul unei singure organizatii. Dificultatea cea mai mare este necesitatea de cuprindere a tuturor problemelor din activitate numai în 10

grupe de clasificare. După cum se vede, a trebuit să se combine o serie de probleme într-o singură problemă. Sistemul bazat pe clasificarea zecimală, cu toate că este mai durabil, prezintă o serie de neajunsuri care

împiedică aplicarea lui în constituirea arhivei curente. În primul rând se constată că, dacă numărul diviziunilor compartimentelor este determinat în nomenclator prin gradul detalierii dorite a documentelor, în cazul eventualei folosiri a clasificării zecimale acest număr va fi strict limitat, adică totalitatea documentelor create în cadrul unei organizatii sau grup de institutii nu se poate împărti, după cum s-a arătat mai sus, numai în 10 grupe de probleme, fiecare la rândul lor împărtindu-se în alte 10 grupe. Prin urmare, sistemul clasificării zecimale pe materii este mai greu de aplicat în cadrul arhivei curente a organizatiilor.)

Page 70: Arhivistica - STAN Doru

EVIDENTA DOCUMENTELOR

Numărul foarte mare al documentelor care intrăşi ies dintr-o institutie fac necesară organizarea foarte riguroasă a circuitului lor.

Operatiunile de secretariat realizate în conditii cât mai bune dau posibilitatea celor interesati să cunoască permanent circulatia şi continutul documentelor.

Din acest motiv, printre problemele de care se ocupă Legea din 1996 privind Fondul Arhivistic National este şi aceea a modului în care organizatiile sunt obligate sătină evidenta documentelor de la înregistrarea lor şi constituirea lor în dosare, continuând cu predarea lor la arhiva unitătii şi până la scoaterea documentelor din evidenta acestui compartiment. „Creatorii şi detinătorii de documente sunt obligatisă înregistreze şisătină evidenta tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum şi a celor ieşite.”

Principalele operatiuni arhivistice se desfăşoară pe baza nomenclatorului arhivistic prezentat în capitolul anterior.

Înregistrarea documentelor

Prima operatiune la care sunt supuse actele unei organizatii este înregistrarea, care marchează de fapt existenta oficială a acestora.

Înregistrarea documentelor este o operatiune deosebit de importantă, de corectitudinea ei depinzând în mare măsură toate celelalte operatiuni arhivistice.

Toate organizatiile de stat sunt obligate aşadar să înregistreze toate documentele primite, expediate sau întocmite pentru uz intern.

Înregistrarea se poate realiza fie în cadrul registraturii generale, fie la compartimente. a) La registratura generală, documentele se pot înregistra într-un singur registru sau concomitent în

două sau mai multe registre, în care caz documentelor li se dau numere din doi în doi ani sau din 4 în 4. Registrul constituit în cadrul compartimentului Registratură generală se numea, conform Decretului

472/1971, registru de intrare-ieşire. Conform noii Legi, se numeşte Registru de evidentă a intrărilor-ieşirilor unitătilor arhivistice.

După înregistrarea documentelor, acestea se predau la compartimente pentru rezolvare, iar acestea, la rândul lor, sunt obligate să predea răspunsurile şi documentele emise la registratura generală pentru înregistrarea şi, respectiv, expedierea în exterior.

b) În cazul în care unitătile primesc şi emit un număr mare de documente, ele pot înregistra documentele direct la compartimente.

În acest caz, fiecare compartiment va tine un registru de intrare-ieşire în care se operează înregistrarea şi expedierea documentelor primite şi emise (Teodor Necşa, Eviden/a documentelor create şi de/inute de organiza/iile socialiste şi celelalte organiza/ii, în R.A., nr. 4, 1979, p. 408-410).

Documentele emise se repartizează compartimentelor de către registratura generală pe bază de borderouri, iar acestea trebuie să predea în acelaşi mod răspunsurile şi documentele emise pentru expediere la destinatar.

Astfel, sarcina registraturii generale constă numai în primirea, repartizarea în compartimente şi expedierea către destinatar a documentelor şi tinerea unei evidente numerice asupra circulatiei documentelor.

Înregistrarea documentelor în Registrul de evidentă a intrărilor-ieşirilor se face în ordinea cronologică a primirii sau expedierii lor.

Operatiunea va începe obligatoriu la 1 ianuarie cu nr. 1 şi se va sfârşi la 31 decembrie al fiecărui an. Foile registrului trebuie să fie numerotate, iar pe copertă trebuie să se treacă: 1) denumirea unitătii sau, în cazul înregistrării la compartiment, a unitătii şi compartimentului; 2) anul la care se referă documentele înregistrate; 3) numărul de început şi sfârşit cuprins în registru. La sfârşitul anului sau la încheierea unui volum al registrului, acesta se certifică sub semnătură,

Page 71: Arhivistica - STAN Doru

certificarea prevăzând numărul de înregistrare şi numărul filelor folosite.

Page 72: Arhivistica - STAN Doru

Registrul de intrare-ieşire este principalul instrument prin care se marchează existenta documentelor, fiind numit şi act de naştere al acestora.

Ele se completează astfel: În coloanele „a” şi „b”, urmează să se noteze numărul de înregistrare şi data înregistrării

documentului primit sau expediat. În coloana „c”, se trece numărul de înregistrare dat de institutia sau întreprinderea care l-a expediat şi

data când s-a făcut această operatiune. În coloana „d”, va fi indicat numărul anexelor în cazul în care documentul înregistrat are prevăzute

asemenea acte. În acest caz, pe fiecare dintre ambele anexe existente, urmează să se înscrie numărul de înregistrare al documentului de bază.

În coloana „e”, se trece continutul documentelor intrate, precum şi al celor emise din oficiu. Rezumatul trebuie să fie foarte clar şisă cuprindă întreaga problematică.

În coloana „f”, se va trece denumirea institutiei, întreprinderii sau persoanei de unde provine documentul respectiv.

În coloana „g”, functionarul însărcinat cu înregistrarea va trece denumirea compartimentului căruia i s-a repartizat documentul respectiv spre rezolvare.

În coloana „h”, urmează ca, după rezolvarea documentului, să se mentioneze data expedierii răspunsului la destinatar.

În coloanele „i” şi „j”, se mentionează modul cum s-a rezolvat documentul respectiv (pe scurt, continutul răspunsului) şi denumirea institutiei, întreprinderii sau persoanei unde acesta a fost expediat.

În cazul documentelor care se referă la aceeaşi chestiune, acestea urmează să se conexeze la primul document înregistrat, iar legătura dintre ele se va efectua prin mentionarea în coloana „k”, în dreptul fiecărui document conexat, numărul de înregistrare al documentului la care s-a făcut conexarea.

Dacă printre documentele conexate se aflăşi unele din ani diferiti, atunci se va trece anul înregistrării. La fiecare document înregistrat este necesar ca după înregistrarea lui în coloana „l” să se treacăşi

indicativul din nomenclator al dosarului unde acesta a fost repartizat. Rezultă că în registrul de intrare-ieşire se înregistrează, prin completarea tuturor coloanelor sale, numai

documentele de bază primite de organizatii, nu şi anexele. Datele emise din oficiu şi cele întocmite pentru uz intern se înregistrează în acelaşi registru ca şi

documentele intrate, completându-se însă numai coloanele „a”, „f”, „h” şi „e”. S-a constatat că unele organizatii au registre separate pentru documentele intrate şi pentru cele ieşite. În acest caz nu se poate tine o evidentă strictă asupra circuitului documentelor, căci un document intrat

şi înregistrat sub un număr se regăseşte greu, prin înregistrarea lui după rezolvare sau emitere, în alt registru sub un alt număr.

Înregistrarea documentelor prin intermediul registrului de intrare-ieşire este deosebit de importantă, acest instrument semnalându-ne în permanentă:

a) locul unde se găsesc documentele; b) stadiul în care se află rezolvarea lor; c) modul cum au fost rezolvate documentele. Sigiliile şi ştampilele sunt înregistrate într-un registru separat. Înregistrarea se face în ordinea

cronologică a punerii lor în functiune. Imprimarea sigiliilor sau ştampilelor trebuie să fie foarte clară pentru a se putea citi, întrucât, după

distrugerea celor scoase din uz, registrele de evidentă rămân singurele urme documentare şi, în final, ele intră în păstrarea Arhivelor Nationale.

După scoaterea din uz a sigiliilor şi ştampilelor, comisia de selectionare a organizatiei se va întruni şi va proceda la selectionarea lor.

Gruparea actelor în dosare

Dosarul este un element determinant al lucrărilor arhivistice. De modul cum este construit dosarul

Page 73: Arhivistica - STAN Doru

depind: - organizarea fondului arhivistic sau chiar a unei arhive;

Page 74: Arhivistica - STAN Doru

- calitatea evidentelor ce se întocmesc. Datorită acestei importante, actuala legislatie acordă o mare parte din prevederile sale procesului de

constituire a arhivei curente, repartizării actelor în dosare după rezolvare, organizării şi perfectării lor. În cadrul compartimentelor de muncă se creează o diversitatea de probleme deosebite între ele prin

continut, formăşi alte particularităti. În linii mari, aceste particularităti se pot grupa în: a) lucrări cu caracter intern (norme, instructiuni etc.); b) lucrări intrate în institutie, organizatie. Gruparea şi sistematizarea acestor acte pe măsura producerii lor necesită o mare atentie. Prima operatiune în cadrul grupării este ordonarea, aşezarea în bibliorafturi a actelor primite, emise şi

întocmite (pentru uz intern), în cadrul fiecărui compartiment. Aşezarea se face în ordinea înregistrării lor, în aşa fel ca ultimul act înregistrat să fie deasupra. rezultă

astfel o grupare de acte ale căror numere de înregistrare merg descrescând. Această primă fază de formare a dosarului evoluează concomitent cu procesul rezolvării lucrărilor şi

al constituirii actelor. La repartizarea în biblioraft se tine seama de grupa de documente de care apartine fiecare act, grupa

precizată de nomenclator. Deci trebuie să se tină seamă de indicativul pe care îl poartă fiecare act dat la registratura generală după nomenclator.

Sunt situatii, la unele compartimente, când gruparea documentelor pe probleme şi termene de păstrare în biblioraft nu se face concomitent cu formarea documentelor, ci la sfârşitul anului. Această modalitate de grupare este greşită, deoarece, lăsând actele neînregistrate până la sfârşitul anului, cu greu mai pot fi grupate în mod ştiintific pe problemele fixate de nomenclator şi termenele de păstrare.

Biblioraftul asigură o bună păstrare, evidentă şi identificare operativă a actelor. Răspunsurile se aşează imediat după actele de bază, iar anexele, indiferent de dată, se alătură actelor

la care se referă. După repartizarea actelor la dosar, a actelor create în cursul anului, potrivit nomenclatorului se trece la

definitivarea dosarului. Această operatiune presupune într-o primă etapă inventarierea continutului dosarului. Astfel se inventariază ordinea hârtiilor în dosare încât prima, cu data cea mai veche, să fie deasupra,

urmată de celelalte în ordinea cronologică a datelor pe care le poartă actele. Mai recent s-a adoptat ordinea numerelor de înregistrare. Practica demonstrează că ordinea numerelor de înregistrare este cea mai indicată, pentru că ea corespunde însuşi mersului actelor. De aceea şi actele normative în vigoare preconizează acest sistem.

O dată cu inventarierea se face şi trierea actelor, întrucât se pot găsi dublete, note şi însemnări personale, care au servit la redactarea referatelor, ciorne etc. sau acte care nu au legătură cu problemele din dosar, fie că au fost repartizate greşit în cursul anului, fie că nu au fost consultate şi nu au fost puse la locul lor. Toate acestea nu se distrug, ci se aduc la locul lor normal, unde vor fi notate ca atare.

Definitivarea dosarelor presupune şi perfectarea lor în vederea predării la arhiva institutiei, care la rândul ei presupune:

1) numerotarea -este operatiunea care are drept scop să determine locul documentelor în dosar şisă asigure astfel integritatea lui.

Ea constă în numerotarea filelor scrise pentru fiecare dosar sau volum dintr-un dosar, în coltul de sus din dreapta, cu creion negru sau mecanic;

2) coaserea -se face între două coperti, căutând să nu fie atins textul documentelor şisă se asigure citirea liberă; -înainte de a fi cusute se scot obiectele din fier, ace etc., iar foile îndoite şi mototolite se îndreaptă.

Într-un dosar intră de obicei o grupă de documente. Sunt cazuri când într-o grupă de documente prevăzute în nomenclator nu se formează decât două sau

cel mult trei acte. Pentru a nu se irosi material de protectie şi a se economisi spatiul de depozitare, se pot concentra mai

Page 75: Arhivistica - STAN Doru

multe grupe de documente într-un dosar, despărtite printr-o foaie albă, având în vedere ca ele să fie similare şi să aibă acelaşi termen de păstrare.

Page 76: Arhivistica - STAN Doru

Documentele cu format mare: desene tehnice, schite, materiale ilustrate etc., nu se cos în dosare, ci se păstrează separat, în rulouri, în cutii speciale sau simple, îndoite.

La locul lor în dosare se aşează o notă de trimitere în care se indică locul unde se păstrează aceste documente.

Documentele deosebit de valoroase nu sunt cusute în dosare, ci se pun în coperti speciale din hârtie, apoi se aşează în mape.

Dacă în dosare se află obiecte mici (mostre): fotografii, desene tehnice, format mic, se pun în plic şi se cos împreună cu celelalte documente.

3) O altă operatiune a definitivării în vederea predării este certificarea şi completarea datelor cerute pe coperta din fată a dosarelor.

Pe coperta dosarului (pentru dosarele secrete, sau nesecrete dar de o mare importantă, se alcătuiesc opise separate care se aşează înaintea primei file) se trec elementele necesare identificării şi cunoaşterii continutului:

-denumirea institutiei, organizatiei şi compartimentului de muncă de unde provine documentul; -numărul dosarului din inventar şi indicativul dosarului după nomenclator; -continutul dosarului (se enuntă sub formă de rezumat problemele la care se referă documentele

cuprinse în dosar); -data începerii şi a încheierii; -numărul filelor; -numărul volumului, în cazul dosarelor cu mai multe volume; -termenele de păstrare. O atentie mare trebuie acordată rubricii „continutul dosarului” care nu trebuie să contină formulări

echivoce sau generale ca: „Acte”, „Corespondentă diversă” etc., deoarece aceste rezumate sunt transcrise în inventar şi de modul în care sunt întocmite depinde calitatea inventarului.

De mentionat că este total interzis să se copieze rezultatele din nomenclator. După completarea copertei pe o foaie nescrisă adăugată la sfârşitul dosarului şi pe verso-ul ultimei

pagini a registrelor şi condicilor, se face următoarea certificare: „Prezentul dosar (registru, condică, cartotecă) contine ... file”. Numărul filelor se trece în cifre şi în litere (în paranteză). La sfârşitul fiecărei note de certificare se trece data, semnătura şi functia celui care efectuează această lucrare.

Predarea dosarelor de către compartimente la arhiva institutiei se face în al doilea an de la constituirea lor, pe bază de inventar (pentru dosarele cu păstrare permanentă se întocmesc 4 exemplare, iar pentru cele cu păstrare temporară 3 exemplare, câte un exemplar din fiecare inventar rămânând la compartiment, celelalte fiind predate la arhivă o dată cu dosarele) şi proces verbal de predare-primire. Este necesar să se asigure predarea tuturor documentelor din anul respectiv la arhiva organizatiei, aceasta fiind o conditie esentială cerută de buna organizare şi sistematizare a depunerilor.

Şeful arhivelor are obligatia de a verifica temeinic dosarele care se predau la arhivăşi de a confrunta fiecare unitate în parte cu inventarele respective, ştiind că din momentul semnării de preluare sunt direct răspunzători de exactitatea datelor, integritatea, păstrarea şi folosirea dosarelor.

Cu toate că această operatiune pare o problemă minoră, defectuoasa realizare a ei creează mari dificultăti în păstrarea, folosirea, asigurarea securitătii şi în selectionarea documentelor.

Nerespectarea normelor de constituire a dosarelor la compartimentele de muncă impune cu necesitate refacerea acestora, ceea ce se traduce prin timp de lucru şi cheltuieli suplimentare.

Page 77: Arhivistica - STAN Doru

Inventarierea documentelor

Din punct de vedere arhivistic, inventarierea este operatiunea de luare în evidentă a unitătilor arhivistice dintr-un fond sau o colectie.

Inventarul este un instrument de evidentă cu dublă functionalitate. Astfel, el: a) inserează sub formă de rezumat, în mod concis şi concludent, informatiile cuprinse în documentele

constituite în unităti arhivistice (dosare). b) este un instrument de evidentă în sens administrativ-gestionar, pe baza căruia se efectuează predarea

documentelor acelor lucrători desemnatisă asigure conservarea, securitatea şi folosirea documentelor în cadrul organizatiei (Viorica Coman, Inventarierea documentelor organiza/iilor socialiste, în R.A., nr. 3/1981, p. 312-317).

Metodologia activitătii de inventariere a arhivei este o problemă discutată de arhivişti şi istorici, enuntându-se despre asta păreri contradictorii:

1) Unii afirmă că ar trebui să rezume foarte sumar probleme mari din cuprinsul unitătilor arhivistice, rămânând celor interesati ca prin clasica şi anevoioasa muncă de cercetare să depisteze documentele de care au nevoie. Argumentul folosit în acest sens este acela că în tări cu traditie arhivistică se aplică o astfel de practică.

2) Altii apreciază că inventarierea este procesul cheie al muncii arhivistice, acest punct de vedere fiind propriu şi arhivisticii româneşti, care concepe inventarul unui fond arhivistic, al unei colectii arhivistice etc., ca un instrument prin care se realizează documentele constituite în unităti arhivistice şi care oferă în acelaşi timp informatii detaliate asupra continutului acestora.

Paralel cu preocupările pentru reorganizarea arhivelor vechi şi întocmirea evidentelor lor, Arhivele Nationale au căutat modalităti noi, operative şi eficiente, de organizare şi inventariere a arhivelor curente.

Inventarierea arhivelor de către creatorii acestora după criterii bine stabilite, ca un proces dirijat sub îndrumarea şi controlul Arhivelor Nationale, a devenit absolut necesară în conditiile creării an de an a unui volum mare de arhive.

Etapele de lucru

Inventarierea este o activitate de realizarea căreia va depinde ulterior selectionarea şi valorificarea documentelor.

Modalitatea de inventariere a documentelor curente stabilite de legislatia arhivistică este perfect aplicabilăşi asigură utilizarea lor operativă în scopuri ştiintifice şi practice.

Se stabileşte un mod unic de inventariere pentru toate organizatiile economico-sociale, atât în privinta formularului, cât şi a modului de completare a acestuia.

Rigurozitatea cu care se urmăreşte aplicarea uniformă a criteriilor de inventariere are ca scop asigurarea unor evidente care să poată fi utilizate într-o primă etapă la selectionare, iar după preluarea documentelor la Arhivele Nationale să constituie evidenta pentru elaborarea de lucrări ştiintifice şi pentru prelucrarea automată a informatiilor prin tehnica electronică.

Documentele constituite la compartimentele de muncă ale organizatiei pe baza nomenclatorului se inventariază pe probleme şi termene de păstrare prin intermediul inventarului.

La începutul fiecărui an arhivistic, compartimentele constituie şi inventariază documentele create în cursul anului precedent.

Inventarierea documentelor la compartimente este o măsură menită să asigure efectuarea în cele mai bune conditii a lucrărilor pe care le presupune de către cei care participă nemijlocit, direct, la constituirea documentelor. Aceasta cu atât mai mult cu cât organizatiile şi chiar compartimentele din cadrul acestora operează cu termeni specifici care trebuie utilizati corect în inventariere pentru a nu se denatura întelesul sensului lor real.

Page 78: Arhivistica - STAN Doru

Astfel, organul de arhivă al organizatiei sau, în lipsa acestuia, compartimentul care are în competenta sa munca de arhivă, multiplicăşi difuzează tuturor compartimentelor formularul de inventar, obligându-le în acest fel să răspundă rubricilor impuse.

Deoarece constituite, încheiate, certificate, cu datele copertei corect completate, se grupează pe termene de păstrare. Fiecare compartiment întocmeşte anual atâtea inventare câte grupe de termene au fost stabilite: de 1 an, 5 ani, 10, 15, 30 etc. Se întocmesc inventare şi pentru dosarele cuprinzând documente cu importantă istoricăşi documentară care se păstrează permanent.

Page 79: Arhivistica - STAN Doru

Dosarele pentru care indicatorul termenelor de păstrare prevede X ani C.S., se cuprind în inventarul dosarelor care se păstrează X ani. Acestea, când comisia de selectionare hotărăşte păstrarea lor permanentă, vor fi scoase din inventarul dosarelor cu termene temporare şi adăugate în inventarul celor permanente.

Inventarul trebuie să cuprindă elementele de identificare înscrise pe coperta fiecărei unităti arhivistice care urmează după antet şi titlu.

a) în antet, în stânga sus, se trece denumirea organizatiei şi a compartimentului care a creat documentele;

b) în titlu, se mentionează anul documentelor, al dosarului şi termenele de păstrare. Elementele de identificare sunt: 1) numărul curent care începe cu 1 în cadrul anului şi termenului de păstrare respectiv (toate

inventarele, indiferent de termenele de păstrare, ca şi cele pentru documentele permanente, încep cu nr.1); 2) indicativul unitătii arhivistice, al dosarului, după nomenclator. Precizămcă, dacă la acelaşi indicativ

s-au creat mai multe unităti arhivistice (volume), se atribuie numere de inventar în continuare, dar se repetă indicativul mentionând şi numărul volumului.

Inventarul trebuie să cuprindă în mod concis şi clar rezumatul fiecărui dosar, informatiile esentiale desprinse din documente, fără a insera şi aprecierile subiective ale celui care efectuează inventarierea.

Astfel, sunt mentionate categoriile de documente şi obiectul ac/iunii la care se referă acestea. De aceea, de exemplu:

a) „Proiect de decret privind ... initiat de ... cu avizele şi documentatiile corespunzătoare” b) „Regulamente de organizare şi functionare a ...” c) „Bilantul de venituri şi cheltuieli pe anul...” Prin urmare, sunt trecute denumirile oficiale ale institutiilor, ale beneficiarilor, clientilor, obiectul

actiunii şi orice element prin care se pot exprima cât mai concludent informatiile esentiale din documentele supuse inventarierii.

Dacă documentele sunt sub formă de proiect sau copie sau dacă există în dosar o lucrare în mai multe variante care au constituit etape de lucru ca urmare a unor avizări succesive ale organelor superioare, se mentioneazăşi aceste lucrări.

Unitătile arhivistice constituite din documente de acelaşi fel se inventariază în mod succesiv, în ordine cronologică, luând ca element cronologic ziua, decada, luna, trimestrul, semestrul etc., după modul de constituire a documentelor, deşi toate au primit la constituire acelaşi indicativ din nomenclator.

Alte categorii de documente, ca planurile de productie, de muncă, dările de seamă, de activitate, cele contabile, statistice, bilanturile de venituri şi cheltuieli ş.a. care se întocmesc trimestrial, se inventariază în ordinea trimestrelor la termenele de păstrare corespunzătoare, iar cele anuale vor fi cuprinse în inventarul documentelor permanente.

Părerea că stabilirea continutului unitătilor arhivistice şi rezumarea lor în inventar ar avea un caracter subiectiv este total neîntemeiată, cel putin în situatia unitătilor arhivistice constituite pe probleme, acestea fiind modul statornicit în constituirea arhivei curente.

Important este ca cel care efectuează inventarierea documentelor să cerceteze cu atentie unitătile arhivistice în întregime pentru a se edifica pe deplin asupra continutului documentelor din componenta sa.

c) Alt element de identificare pe care inventarul îl evidentiază exact este data sau datele extreme ale documentelor din unitatea arhivistică: anul, trimestrul, luna, decada, zilele sau ziua documentelor.

În cazul unor unităti arhivistice care cuprind documente privind problema începută într-un an, dar neîncheiată, la sfârşitul inventarului se face mentiunea: „... au fost lăsate la ... (denumirea compartimentului) nefiind încheiate”.

Unitătile arhivistice preconstituite, cum sunt registrele, condicile etc., se inventariază după dosare, în inventarele anilor şi termenelor de păstrare corespunzătoare.

d) Pe prima pagină a inventarului se trec:

Page 80: Arhivistica - STAN Doru

1) numărul filelor -este un mijloc de control asupra integritătii documentelor cuprinse în unitatea arhivistică, de identificare a unui anumit document etc.;

2) numărul dosarelor, registrelor, condicilor, cartotecilor etc., pe care le cuprinde dosarul; 3) dosarele care, nefiind încheiate, au rămas la compartimente (dacă este cazul); 4) dosarele care au lipsit la preluare (dacă este cazul); 5) data preluării, numărul dosarelor preluate şi semnătura celui care predăşi a celui care preia dosarele. De precizat că documentele secrete beneficiază de acelaşi mod de inventariere, numai că ele nu vor fi

predate arhivei curente decât în conditii speciale. Inventarele bine întocmite trebuie să oglindească întreaga complexitate, modul de organizare şi

functionare, specificul activitătii sau productiei, rezultatele obtinute, veniturile, cheltuielile, beneficiile, procesele de înnoire şi perfectionare intervenite de la o perioadă la alta, relatiile de colaborare cu alte organizatii din tarăşi străinătate ale unei organizatii.

Acolo unde munca o cere, arhivele pot fi constituite tematic. În aceste conditii, inventarele se constituie pe baza aceluiaşi criteriu. Compartimentele constituie documentele în unităti arhivistice pe probleme strict delimitate, fiecare

având un cod de identificare. Fişele arhivistice sunt organizate pe serii de documente alcătuite de la înfiintarea organizatiei până în

prezent, unitătile arhivistice fiind repartizate după cod la problema corespunzătoare, introduse în mape şi numerotate în continuare în cadrul problemei, evidenta lor cuprinzând elementele inventarului arhivelor.

Completarea rubricilor inventarului se face fără prescurtări sau formulări evazive. În arhiva curentă, inventarele din fiecare an se vor ordona pe compartimente în ordinea în care acestea

figurează în nomenclator şi pe termenele de păstrare. Această grupare a inventarelor cuprinzând dosarele din fiecare an, cu aceleaşi termene de păstrare, pe

întreaga unitate, dă posibilitatea folosirii lor mai rapide în rezolvarea anumitor lucrări curente. După efectuarea preluării dosarelor, în urma unei verificări atente a continutului dosarelor şia

inventarelor, sub semnătură, se introduc obligatoriu toate inventarele preluate, fiecare sub număr separat, în Registrul de eviden/ă curentă, completându-se toate rubricile prevăzute în acest registru.

Registrul de evidentă curentă înregistreazăşi mişcarea inventarelor în decursul timpului. Unitătile care detin şi fonduri rezultate din activitatea altor unităti vor deschide în registrul de

evidentă curentă câte o partidă pentru fiecare dintre acestea. Acest registru cuprinde două rubrici speciale principale: în prima se trec date privind preluările de

documente, iar în cea de-a doua rubrică se trec ieşirile de documente din arhivă. a) La preluări se trec următoarele date: -numărul de ordine al inventarului; -data preluării de la compartimente a documentelor din inventarul respectiv; -denumirea compartimentului care a constituit dosarele; -datele extreme ale documentelor cuprinse în inventar (data primului şi ultimului document din

inventar); -totalul registrelor, dosarelor şi al altor documente cuprinse în dosar; -numărul dosarelor, registrelor etc. lăsate la compartimente şi cum urmează a fi depuse ulterior; -totalul documentelor, registrelor etc. care s-au predat la arhivă din inventarul respectiv; -numărul total de dosare existente efectiv la arhivă din toate inventarele fondului respectiv. Întrucât fiecare compartiment predă dosarele pe bază de inventare proprii, se consideră necesar ca

înregistrarea inventarelor să se facă în ordinea în care compartimentele se succed în schema de organizare a institutiei, începând cu inventarul documentelor de păstrare permanentăşi terminând ci cel cu termenul de păstrare cel mai scurt.

b) La rubrica ieşiri se trec următoarele date: -data ieşirii documentelor; -denumirea institutiei către care s-a făcut predarea; -denumirea documentului pe baza căruia au fost predate documentele (proces-verbal);

Page 81: Arhivistica - STAN Doru

-numărul de înregistrare şi data acestui document; -totalul documentelor care au ieşit din arhivă.

Page 82: Arhivistica - STAN Doru

Functionarii arhivelor au obligatia de a păstra documentele asigurându-le împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii.

Depozitarea materialelor arhivistice se realizează în depozite special constituite sau încăperi destinate acestui scop.

Această operatiune trebuie să se facă ordonat în încăperi sănătoase, uscate, aerisite, luminoase, pe rafturi sau în dulapuri, în functie de cantitatea lor.

După natura documentelor care se aduc spre depozitare, depozitele de arhivă se dotează cu rafturi, fişete, dulapuri, rastele pentru hărti, executate pe bază de standarde sau norme interioare avizate de D.G.A.S.

Conform normelor în vigoare, lătimea minimă a unui raft este de 70 cm., iar distanta dintre polite 30-35 cm.

Prima polită de la tavan trebuie să aibă distanta de 10-15 cm., fiind numită poli/ă falsă şi având rol de protectie a materialului arhivistic.

Ultima polită trebuie să aibă cel putin 15 cm. de la pardoseală. Corpurile de iluminat se amplasează pe intervalele dintre rafturi, astfel ca distanta dintre polită şi

corpul de iluminat să fie de minimum 35 cm. Este interzisă montarea tablourilor electrice în incinta arhivei. Clădirea trebuie protejată împotriva descărcărilor electrice şi dotată cu aparatură contra incendiilor. Este interzisă depozitarea documentelor în bibliorafturi sau în dosare cu şină, pentru protejare

folosindu-se mape sau cutii. Pachetele nu se vor lega cu sfoară, întrucât prin manipulare se distruge hârtia. Dosarele se aşează în raft în pozitie verticală, astfel încât coperta să se citească cu uşurintă. Registrele se pot depozita suprapuse în 2-5 rânduri. Se interzice aşezarea documentelor pe jos, în grămadă sau înghesuite în rafturi, printre rafturi sau în

lăzi sau boxe. Periodic, documentele trebuie controlate dacă nu au fost atacate de agenti biologici. Pentru curătenie se folosesc solutii antiseptice.

Selecpionarea documentelor şi depunerea lor la Arhivele Napionale

1. Selec/ionarea documentelor Conform legii din 1996: „În cadrul fiecărei unităti creatoare şi detinătoare de documente functionează

câte o comisie de selectionare, numită prin decizie sau ordinul conducătorului unitătii respective, fiind compusă din: un preşedinte, un secretar şi un număr impar de membri numiti din rândul specialiştilor proprii. Această comisie se întruneşte anual sau ori de câte ori este necesar pentru a analiza fiecare unitate arhivistică în parte, stabilindu-i valoarea practică sau istorică”.

În perioada selectionării toate documentele create sau detinute de întreprinderi sunt supuse aceloraşi norme de organizare, evidentă, selectionare şi păstrare.

Comisia are deci un preşedinte şi un secretar care, de obicei, este şeful arhivei sau al compartimentului secretariat din cadrul organizatiei.

Numărul membrilor este în functie de mărimea institutiei, a organizatiei. În cazul unor organizatii foarte mari se vor constitui comisii de selectionare pe compartimente. În institutiile unde nu se pot înfiinta comisii de selectionare din lipsă de personal, selectionarea

va fi efectuată de responsabilul arhivei şi aprobată de conducerea institutiei respective. Atribu/iile comisiei de selec/ionare sunt următoarele: -analiza importantei documentelor (în raport cu utilitatea ştiintifică sau practică); -eliminarea documentelor care nu au importantă documentar-istorică; -elaborarea indicatoarelor de termene de păstrare pentru institutiile subordonate. Este necesar să fie păstrate termenele de păstrare şisă se retină permanent toate documentele

referitoare la istoricul organizatiei respective, sistemul de organizare, actele de bază create de aceasta.

Page 83: Arhivistica - STAN Doru

O mare atentie trebuie acordată unor documente de sinteză ca: situatii centralizatoare, rapoarte, memorii, studii, dări de seamă etc.

Page 84: Arhivistica - STAN Doru

Selectionarea documentelor este necesar să fie făcută anual sau o dată la doi ani, când şeful de arhivă scoate din arhivă dosarele al căror termen este expirat în vederea analizării lor de către comisia de selectionare convocată la cererea sa aprobată de conducerea unitătii.

O cerintă obligatorie care se impune acestei comisii este cercetarea integrală a documentelor şi inventarelor din perioada respectivă indiferent de termenul de păstrare (deci nu numai a documentelor cu mentiunea C.S. sau a celor cu păstrare permanentă) pentru a crea o privire de ansamblu asupra documentelor existente şi informatiilor ce le cuprind, altfel există riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate sau de a păstra unele ale căror informatii sunt însumate în altele mai cuprinzătoare.

Sunt verificate inventarele dacă au fost corect întocmite şi dacă încadrarea în termenul de păstrare s-a făcut potrivit indicatorului organizatiei ramurii respective. În caz de nepotriviri privind inventarierea sau încadrarea în termene, se efectuează rectificările necesare.

Dosarele cu mentiunea C.S. sunt analizate existând posibilitatea prelungirii termenului prevăzut sau a păstrării permanente a acestora.

Inventarele dosarelor ale căror termene au expirat şi pe care comisia de selectionare a hotărât să le elimine se trimit la ANIC sau directiilor judetene pentru confirmare însotite de un proces verbal.

Procesul verbal este aprobat şi de conducerea institutiei. Când Arhivele Nationale apreciază că trebuie retinute permanent anumite dosare dintre cele

presupuse a fi eliminate, acestea vor fi trecute în inventarul dosarelor permanente la anul şi compartimentul care le-a creat.

Documentele de acelaşi fel existente în arhivă în cantităti mari ca: boniere, chitantiere, facturiere, foi pontaj, bilete de intrare în institutie, dublete sau formulare necompletate etc., care au termene reduse de păstrare (între 1 şi 5 ani) nu vor fi inventariate, ele urmând să fie eliminate pe baza unui proces verbal de selectionare, unde se va preciza: categoria de documente; anii extremi; cantitatea.

Până la confirmarea proceselor verbale care însotesc inventarele documentelor sau dosarelor ce urmează a fi eliminate, documentele se vor păstra pe rafturi în ordinea inventarierii.

După confirmare, pentru documentele cu păstrare permanentă vor fi întocmite inventare permanente potrivit dispozitiilor în vigoare, iar cele fără valoare istorică sau documentară vor fi predate organelor de resort (Unitătile de colectare au fost constituite prin Decretul 10/1960 ca Întreprinderi de recuperare şi valorificare a materialelor refolosibile).

2. Selec/ionarea sigiliilor şi a ştampilelor O situatie aparte o constituie selec/ionarea sigiliilor şia ştampilelor din metal sau cauciuc. a. Potrivit legii, sigiliile şi ştampilele din metal care au imprimate stema tării şi denumirea

completă a organizatiei au valoare documentar-istorică, urmând ca la scoaterea lor din uz să se predea într-un singur exemplar la ANIC sau filialelor acestora.

Celelalte exemplare şi alte sigilii şi ştampile din metal scoase din uz se depun la Monetăria Statului pentru justificare şi distrugere.

b. Sigiliile, ştampilele, parafele confec/ionate din cauciuc, scoase din uz, se distrug de către institutiile centrale pe baza unui proces-verbal de selectionare întocmit de comisia de selectionare şi aprobat de conducerea institutiei respective.

Prin selectionare se urmăreşte, în primul rând, stabilirea unui regim de păstrare permanentă a documentelor care au valoare documentar-istoricăşi care vor fi predate Arhivelor Nationale în termenele stabilite de legislatie pentru păstrare, conservare şi valorificare.

Page 85: Arhivistica - STAN Doru

În al doilea rând, prin selectionare se urmăreşte eliminarea din arhivăşi predarea în circuitul economic a acelor documente care, prin trecerea unui număr de ani, nu mai prezintă importantă, din nici un punct de vedere, eliberându-se astfel spatiile de depozitare pentru păstrarea documentelor în curs de elaborare.

3. Depunerea documentelor spre păstrare permanentă la Arhivele Na/ionale Legea din 1996 a Arhivelor Nationale reglementează obligatia organizatiilor de a depune la

Arhivele Nationale dau la directiile judetene documentele scrise sau tip, create în decursul activitătii lor sau aflate în custodia lor după 30 de ani de la creare pentru documente scrise, după 20 de ani pentru documentele fotografice şi pelicule cinematografice, după 100 de ani pentru actele de stare civilă, documentele tehnice după 50 de ani.

Depunerea se face însotită de inventare în două exemplare, după cercetarea lor de către delegati ai Arhivelor Nationale. Aceştia verifică dacă unitătile arhivistice au fost constituite sau dacă inventarul reflectă continutul documentelor. Se va întocmi un proces verbal de predare-primire la depunerea documentelor.

Unitătile pot detine documente de păstrare permanentăşi, după expirarea termenului lor, cu aprobarea directorului general al Arhivelor Nationale sau al directorilor directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, dacă ele sunt necesare desfăşurării activitătii lor.

Organizatiile care au preluat fonduri de la organizatii care au fost desfiintate sau comasate sau le-au găsit în locul unde îşi desfăşoară activitatea au obligatia de a le ordona, inventaria şi selectiona ca pe fondul său propriu. Şi aceste fonduri vor fi predate Arhivelor Nationale, în conditiile prevăzute de lege.

Organizatiile a căror activitate înceteazăşi nu mai este preluată de nici o altă organizatie au obligatia de a anunta DANIC sau filialele judetene care vor decide asupra documentelor acestora.

Când Arhivele Statului nu pot prelua documentele permanente de la institutii, pentru ca documentele să poată intra în circuitul activitătii de cercetare ştiintifică, acestea au obligatia de a preda inventarele definitive şi obligatia de a le păstra în cele mai bune conditii.

Conform legii, sigiliile şi ştampilele confectionate din metal, care au imprimată stema tării şi denumirea completă a organizatiei, se depun spre păstrare permanentă la Arhivele Nationale sau filialelor ei într-un singur exemplar, după ce au ieşit din uz, având valoare documentar-istorică.

Celelalte exemplare, precum şi sigiliile şi ştampilele din metal fără stema sau denumirea completă a unitătii, se depun la Monetăria Statului.

Pentru cele predate la Arhivele Statului organizatiile se vor justifica la Monetăria Statului cu un exemplar din inventarul de depunere semnat de reprezentantii organizatiei.

Inventarul întocmit pentru sigiliile ce se vor preda se va întocmi în 3 exemplare, dintre care unul va fi predat Monetăriei Statului, după ce mai întâi a fost semnat de reprezentantii Arhivelor Nationale, care a preluat sigiliile.

Arhivele create şi detinute de cultele religioase sunt reglementate de decret. Acestea sunt exceptate de la depunerea documentelor provenite din activitatea proprie la Arhivele Nationale. Depunerile se fac numai la cererea cultelor. Ele au obligatia de a declara Arhivelor Nationale documentele detinute de altă provenientă decât activitatea proprie în vederea preluării celor de valoare istorico-documentară.

Persoanele fizice şi organizatiile particulare care detin documente din FAN le pot depune la Arhivele Nationale, sub formă de custodie sau donatie, pot vinde Arhivelor Nationale documentele detinute. „Detinătorul care doreşte să vândă documente care fac parte din FAN al României este obligat să comunice aceasta Arhivelor Nationale sau, (...) directiilor judetene (...) care au prioritate la cumpărarea oricăror documente care fac parte din FAN şi care trebuie să se pronunte în termen de 60 de zile de la data înregistrării comunicării” (Legea din 1996).

Page 86: Arhivistica - STAN Doru

BIBLIOGRAFIE:

Berciu-Drăghicescu, Adina, Arhivistica : Curs general (pentru Facultatea de Litere, sec/ia Bibliologie şi ştiin/a informării, Colegiul de Biblioteconomie şi arhivistică, Colegiul de Birotică), Editura Universitătii din Bucureşti, 1997.

Gätjens-Reuter, Margit ; Behrens, Claudia, Manual de secretariat şi asisten/ă managerială, Editura Tehnică, Bucureşti, 1999.

Gätjens-Reuter, Margit ; Behrens, Claudia, Manual de secretariat şi asisten/ă managerială, Editura Tehnică, Bucureşti, 2001.

Harrison, John, Curs de secretariat, Editura ALL, Bucureşti, 1996.

Pană, Adrian ; Ionescu, Bogdan ; Mareş, Valerica, Birotica, Editura ALL, Bucureşti, 1994.

Sacerdoteanu, Aurelian, Arhivistica, Editura Didacticăşi Pedagogică, Bucureşti, 1970.

Surse electronice:

Berciu-Drăghicescu, Adina, Arhivisticăşi documentaristică. Partea I : Ştiin/ele auxiliare ale istoriei, Universitatea din Bucureşti, 2002 (http://www.unibuc.ro/eBooks/istorie/arhivistica/index.htm).

Berciu-Drăghicescu, Adina (coord.), Manual de Secretariat şi Asisten/ă managerială -Universitatea din Bucureşti, 2003 http://www.unibuc.ro/eBooks/StiinteADM/secretariat/index.htm

Secretariat & Asistentă Managerială : Curs multimedia interactiv pe CD-ROM (2 CD-uri) ISA Multimedia, Bucureşti, 2004.

Page 87: Arhivistica - STAN Doru

LEGE nr.16 din 2 aprilie 1996 Legea Arhivelor Nationale

Textul actului publicat în M.Of. nr. 71/9 apr. 1996

Parlamentul României adoptă prezenta lege.

CAPITOLUL Dispozipii generale

Art. 1. -Constituie izvoare istorice şi alcătuiesc Fondul Arhivistic National al României documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizatiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare şi religioase, precum şi de către persoanele fizice. Acestor documente statul le asigură protectie specială, în conditiile prezentei legi. Art. 2. -Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al României, în sensul prezentei legi, se întelege: acte oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memorii, manuscrise, proclamatii, chemări, afişe, planuri, schite, hărti, pelicule cinematografice şi alte asemenea mărturii, matrice sigilare, precum şi înregistrări foto, video, audio şi informatice, cu valoare istorică, realizate în tară sau de către creatori români în străinătate. Art. 3. -Administrarea, supravegherea şi protectia specială a Fondului Arhivistic National al României se realizează de către Arhivele Nationale, unitate bugetară în cadrul Ministerului de Interne. Arhivele Nationale îşi exercită atributiile prin compartimentele sale specializate şi prin directiile judetene ale Arhivelor Nationale. Protectia specială a Fondului Arhivistic National al României se realizează în conditii de pace, potrivit prevederilor prezentei legi, iar în caz de război sau de calamităti naturale, de către creatori şi detinători, cu sprijinul organelor desemnate cu atributii speciale în asemenea situatii şi cu asistenta de specialitate a Arhivelor Nationale. Art. 4. -Persoanele fizice şi persoanele juridice, creatoare şi detinătoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al României, denumite în continuare creatori şi detinători de documente, răspund de evidenta, inventarierea, selectionarea, păstrarea şi folosirea documentelor în conditiile prevederilor prezentei legi.

CAPITOLUL II Atribupiile Arhivelor Napionale în administrarea şi protectia specială a Fondului Arhivistic National al României

Art. 5. -Arhivele Nationale acordă asistentă de specialitate şi asigură desfăşurarea unitară a operatiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor şi detinătorilor de documente, îndeplinind următoarele atributii: a) elaborează, în conformitate cu prevederile prezentei legi, norme şi metodologii de lucru pentru organizarea şi desfăşurarea întregii activităti arhivistice, inclusiv pentru clasificarea şi includerea în Fondul Arhivistic National al României a documentelor prevăzute la art. 2, care se dau publicitătii, după caz; b) controlează aplicarea prevederilor legislatiei în vigoare pe linia muncii de arhivăşi stabileşte măsurile ce se impun potrivit legii; c) preia de la creatorii şi detinătorii de arhivă documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al României, în conditiile şi la termenele prevăzute în prezenta lege; d) asigură evidenta, inventarierea, selectionarea, păstrarea şi folosirea documentelor pe care le detine; e) asigură documentele pe bază de microfilme şi alte forme de reproducere adecvate; f) constituie şi dezvoltă banca de date a Arhivelor Nationale şi reteaua automatizată de informare şi documentare arhivistică, stabileşte măsuri pentru corelarea tehnicăşi metodologicăşi pentru colaborarea serviciilor de informare şi documentare arhivisticăşia compartimentelor similare din cadrul Sistemului national de informare şi documentare; g) elaboreazăşi editează „Revista Arhivelor” şi alte publicatii de specialitate, destinate informării şi sprijinirii cercetării ştiintifice, precum şi punerii în

Page 88: Arhivistica - STAN Doru

valoare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al României; h) asigură, prin Facultatea de Arhivisticăşi Şcoala Natională de Perfectionare Arhivistică, pregătirea şi specializarea personalului necesar desfăşurării activitătilor arhivistice; i) la cerere sau din oficiu atestă dacă un document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic National al României; j) autorizează scoaterea temporară peste granită a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al României, în scopul expunerii sau documentării cu ocazia unor manifestări ştiintifice sau culturale internationale; k) întretine şi dezvoltă relatii cu organele şi institutiile similare din străinătate, în vederea informării reciproce în domeniul arhivistic şi al schimbului de documente şi de reproduceri de pe acestea; asigură aplicarea conventiilor şi acordurilor internationale privind domeniul arhivistic şi participă la congrese, conferinte, reuniuni şi consfătuiri arhivistice internationale; l) asigură aplicarea prevederilor legislatiei în vigoare în realizarea protectiei documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al României, respectiv în apărarea secretului de stat, paza şi conservarea acestor documente, atât în timp de pace, cât şi la mobilizare sau război. Art. 6. -În cadrul Arhivelor Nationale functionează un consiliu ştiintific, format din specialişti ai Arhivelor Nationale, cercetători, cadre didactice universitare şi specialişti din ministerele interesate, care analizează, dezbate şi face propuneri în probleme privind normele şi metodologiile specifice de lucru, publicatiile de specialitate, precum şi dezvoltarea întregii activităti arhivistice. Modul de organizare şi functionare, precum şi componenta consiliului ştiintific se stabilesc prin regulament de organizare şi functionare, aprobat de directorul general al Arhivelor Nationale.

Page 89: Arhivistica - STAN Doru

CAPITOLUL III Obligapiile creatorilor şi depinătorilor de documente

Sectiunea I Evidenpa documentelor Art. 7. -Creatorii şi detinătorii de documente sunt obligatisă înregistreze şisătină evidenta tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum şi a celor ieşite, potrivit legii. Art. 8. -Anual, documentele se grupează în unităti arhivistice, potrivit problematicii şi termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă, care se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii. Nomenclatoarele întocmite de creatori la nivel central se aprobă de către Arhivele Nationale, iar cele ale celorlalti creatori, de către directiile judetene ale Arhivelor Nationale, potrivit anexei nr. 1. Art. 9. -Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire, întocmite potrivit anexelor nr. 2 şi 3. Evidenta tuturor intrărilor şi ieşirilor de unităti arhivistice din depozit se tine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4. Scoaterea documentelor din evidenta arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau detinătorilor de documente şi cu avizul Arhivelor Nationale sau al directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, după caz, în functie de creatorii la nivel central sau local, în urma selectionării, transferului în alt depozit de arhivă sau ca urmare a distrugerii provocate de calamităti naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil şi de neînlăturat.

Page 90: Arhivistica - STAN Doru

Sectiunea a II-a Selecpionarea documentelor Art. 10. -În cadrul Arhivelor Nationale functionează comisia centrală de selectionare a documentelor, care coordonează activitatea de selectionare a documentelor întocmite şi detinute de creatorii la nivel central, iar în cadrul directiilor judetene ale Arhivelor Nationale functionează câte o comisie de selectionare a documentelor, care coordonează activitatea de selectionare a documentelor întocmite şi detinute de ceilalti creatori. Modul de organizare şi atributiile comisiilor prevăzute la alin. 1 se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistică, aprobate de directorul general al Arhivelor Nationale. Art. 11. -În cadrul fiecărei unităti creatoare şi detinătoare de documente functionează câte o comisie de selectionare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului unitătii respective, fiind compusă din: un preşedinte, un secretar şi un număr impar de membri numiti din rândul specialiştilor proprii. Această comisie se întruneşte anual sau ori de câte ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistică în parte, stabilindu-i valoarea practică sau istorică; hotărârea luată se consemnează într-un proces-verbal, întocmit potrivit anexei nr. 5. Procesul-verbal de selectionare, însotit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum şi de inventarele documentelor ce se păstrează permanent, se înaintează spre aprobare Comisiei centrale de selectionare, în cazul creatorilor şi detinătorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, în cazul celorlalti creatori şi detinători de documente. Documentele se scot din evidentele arhivelor şi se pot elimina numai în baza proceselorverbale ale comisiilor prevăzute la alin. 2. În cazul administratorului unic, acesta poartă răspunderea pentru selectionarea documentelor ce urmează a fi arhivate.

Sectiunea a III-a Păstrarea documentelor Art. 12. -Creatorii şi detinătorii de documente sunt obligatisă păstreze documentele create sau detinute în conditii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte conditii decât cele prevăzute de lege. Persoanele juridice creatoare şi detinătoare de documente sunt obligate să le păstreze în spatii special amenajate pentru arhivă. Noile constructii ale creatorilor şi detinătorilor de arhivă vor fi avizate de către Arhivele Nationale sau directiile judetene ale Arhivelor Nationale, după caz, numai dacă au spatii prevăzute pentru păstrarea documentelor. Arhivele Nationale şi directiile judetene ale Arhivelor Nationale pot prelungi termenul de păstrare a documentelor la detinători până la asigurarea spatiilor necesare preluării lor. Depozitele de arhivă vor fi dotate, în functie de formatul şi de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare şi de protejare a acestora, precum şi cu mijloace, instalatii şi sisteme de prevenire şi stingere a incendiilor.

Sectiunea a IV-a Depunerea documentelor la Arhivele Napionale

Page 91: Arhivistica - STAN Doru

Art. 13. -Persoanele juridice creatoare şi detinătoare de documente depun spre păstrare permanentă la Arhivele Nationale şi la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, după cum urmează: a) documentele fotografice, precum şi peliculele cinematografice, după 20 de ani de la crearea lor; b) documentele scrise, cu exceptia actelor de stare civilăşi a documentelor tehnice, după 30 de ani de la crearea lor; c) documentele tehnice, după 50 de ani de la crearea lor; d) actele de stare civilă, după 100 de ani de la întocmirea lor; e) matricele sigilare confectionate din metal, având înscrise toate însemnele legale şi denumirea completă a unitătii, după scoaterea lor din uz. Art. 14. -Creatorii şi detinătorii de arhivă pot detine documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al României şi după expirarea termenului de depunere, dacă sunt necesare în desfăşurarea activitătii lor, pe baza aprobării directorului general al Arhivelor Nationale, în cazul creatorilor şi detinătorilor la nivel central, şi a directorilor directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, pentru ceilalti creatori şi detinători, în conditiile respectării prevederilor prezentei legi. Ministerul Apărării Nationale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de Informatii, Serviciul de Informatii Externe, Serviciul de Protectie şi Pază, alte organe cu atributii în domeniul sigurantei nationale, precum şi Academia Română îşipăstrează documentele proprii în conditiile prezentei legi şi după expirarea termenelor prevăzute la art. 13. Art. 15. -Organizatiile particulare şi persoanele fizice care detin documente din Fondul Arhivistic National al României le pot depune la Arhivele Nationale sub formă de custodie sau donatie, scutite de taxe şi impozite. Detinătorul care doreşte să vândă documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al României este obligat să comunice aceasta Arhivelor Nationale sau, după caz, directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, care au prioritate la cumpărarea oricăror documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al României şi care trebuie să se pronunte în termen de 60 de zile de la data înregistrării comunicării. Art. 16. -Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile individuale ale cetătenilor, vor fi păstrate de către creatorii şi detinătorii de documente. Art. 17. -Creatorii şi detinătorii de documente, prevăzuti la art. 14 şi 15, sunt obligatisă depună la Arhivele Nationale sau la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, după caz, câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le detin, la expirarea termenelor de depunere a acestora. Art. 18. -În cazul desfiintării, în conditiile legii, a unui creator de documente, persoană juridică, fără ca activitatea acestuia să fie continuată de un altul, documentele cu valoare istorică, în sensul art. 2 din prezenta lege, vor fi preluate de către Arhivele Nationale sau de directiile judetene ale Arhivelor Nationale, iar cele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii certificate şi extrase privind drepturile individuale ale cetătenilor vor fi depuse la Ministerul Muncii şi Protectiei Sociale sau la directiile judetene ale acestuia. Art. 19. -Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al României o dată intrate, potrivit legii, în depozitele Arhivelor Nationale şi/sau ale directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu exceptia celor predate în custodie.

CAPITOLUL IV Folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Napional al României

Page 92: Arhivistica - STAN Doru

Art. 20. -Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al României pot fi folosite pentru: cercetare ştiintifică, rezolvarea unor lucrări administrative, informări, actiuni educative, elaborarea de publicatii şi eliberarea de copii, extrase şi certificate. Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al României pot fi consultate, la cerere, de către cetăteni români şi străini, după 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitătii creatoare sau detinătoare. Documentele de valoare deosebită nu se expun public, în original, ci sub formă de reproduceri. Art. 21. -Creatorii şi detinătorii de documente sunt obligatisă elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice şi a persoanelor juridice, certificate, copii şi extrase de pe documentele pe care le creeazăşi le detin, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a împlinit termenul prevăzut la art. 13, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant. Serviciile prestate de către Arhivele Nationale pentru rezolvarea solicitărilor persoanelor fizice şi ale persoanelor juridice se efectuează, contra cost, în conditiile prevăzute de lege. Art. 22. -Documentele a căror cercetare poate afecta interesele nationale, drepturile şi libertătile cetătenilor, prin datele şi informatiile pe care le contin, sau cele a căror integritate fizică este în pericol nu se dau în cercetare. Fac parte din această categorie documentele care: a) privesc siguranta, integritatea teritorialăşi independenta statului român, potrivit prevederilor constitutionale şi ale legislatiei în vigoare; b) pot leza drepturile şi libertătile individuale ale cetăteanului; c) sunt într-o stare necorespunzătoare de conservare, situatie stabilită de comisia de specialitate şi consemnată într-un proces-verbal; d) nu sunt prelucrate arhivistic. Stabilirea documentelor respective se face de către detinătorul legal al acestora, potrivit anexei nr. 6.

CAPITOLUL V Personalul arhivelor

Art. 23. -Creatorii şi detinătorii de documente, prevăzuti la art. 2, persoane juridice, au obligatia de a înfiinta compartimente de arhivă sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhivă, în functie de valoarea şi cantitatea acestora. Desemnarea personalului însărcinat cu activitatea de arhivă, structura şi competenta acestor compartimente de arhivă vor fi stabilite de către conducerea unitătii creatoare şi detinătoare de documente, cu avizul Arhivelor Nationale sau, după caz, al directiilor judetene ale Arhivelor Nationale. Art. 24. -Formarea, atestarea şi perfectionarea personalului de specialitate din Arhivele Nationale, cât şi din celelalte unităti creatoare şi detinătoare de documente de arhivă se realizează prin Facultatea de Arhivisticăşi prin Şcoala Natională de Perfectionare Arhivistică. Art. 25. -Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Nationale va fi dimensionat în functie de calitatea şi specificul materialului documentar aflat în administrare şi face parte din categoria functionarilor publici.

CAPITOLUL VI Răspunderi şi sancpiuni

Art. 26. -Nerespectarea dispozitiilor prezentei legi atrage, după caz, răspunderea contraventională, civilă sau penală.

Page 93: Arhivistica - STAN Doru

Art. 27. -Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuintare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al României constituie infractiune şi se pedepseşte conform prevederilor Codului penal. Art. 28. -Scoaterea peste granită a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al României sau înstrăinarea acestora către persoane fizice sau persoane juridice străine, fără autorizarea Arhivelor Nationale, constituie infractiune şi se pedepseşte cu închisoare de la 3 la 7 ani, dacă fapta nu constituie o infractiune mai gravă. Tentativa se pedepseşte. Art. 29. -Constituie contraventii la prevederile prezentei legi următoarele fapte, dacă nu sunt săvârşite în astfel de conditii încât, potrivit legii penale, să fie considerate infractiuni: a) neinventarierea documentelor sau neîntocmirea de către creatorii acestora, persoane juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documentele proprii, potrivit art. 8 alin. 2; b) nepredarea de către compartimentele unitătii creatoare, la arhiva proprie, a documentelor cu termen de păstrare permanent, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire, conform prevederilor art. 9; c) neselectionarea documentelor create şi detinute de către persoane juridice, la termenele prevăzute în nomenclatorul propriu, de către comisia de selectionare a documentelor, în conditiile prevăzute la art. 11; d) neasigurarea conditiilor corespunzătoare de păstrare şi protejare a documentelor create şi detinute de către creatorii şi detinătorii de arhivă, persoane juridice sau persoane fizice, potrivit art. 12; e) nepredarea, la Arhivele Nationale şi, după caz, la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al României de către creatorii şi detinătorii de documente de arhivă, la expirarea termenelor prevăzute la art. 13; f) oferta de vânzare sau vânzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al României de către persoane fizice sau persoane juridice, fără respectarea prioritătii Arhivelor Nationale de a le cumpăra, potrivit prevederilor art. 15 alin. 2; g) nedepunerea la Arhivele Nationale sau la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, după caz, de către creatorii şi detinătorii de documente de arhivă, a inventarelor pe care le detin la expirarea termenelor de depunere, în conditiile prevăzute la art. 17. Art. 30. - Contraventiile prevăzute la art. 29 se sanctionează după cum urmează: a) cu amendă de la 500.000 lei la 2.000.000 lei, cele prevăzute la lit. a), d) şi f); b) cu amendă de la 250.000 lei la 1.000.000 lei, cele prevăzute la lit. b), c), e) şi g). Amenda se aplicăşi persoanei juridice. În cazul contraventiilor prevăzute la art. 29 lit. f), Arhivele Nationale pot solicita instantei judecătoreşti anularea actului de vânzare, chiar şi după expirarea termenului de prescriptie a răspunderii contraventionale, în conditiile legii civile. Art. 31. -Constatarea contraventiilor prevăzute la art. 29 şi aplicarea sanctiunilor se fac de către împuternicitii Arhivelor Nationale şi, după caz, ai directiilor judetene ale Arhivelor Nationale. Art. 32. -Împotriva procesului-verbal de constatare a contraventiei se poate face plângere, în termen de 15 zile de la comunicare, la judecătoria în a cărei rază teritorială a fost săvârşită contraventia. Art. 33. -Contraventiilor prevăzute în prezenta lege le sunt aplicabile dispozitiile Legii nr. 32/1968 privind stabilirea şi sanctionarea contraventiilor.

CAPITOLUL VII Dispozipii finale şi tranzitorii

Page 94: Arhivistica - STAN Doru

Art. 34. - Creatorii şi detinătorii de documente sunt obligati să comunice în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Nationale sau, după caz, directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, documentele care le atestă înfiintarea, reorganizarea sau desfiintarea, în conditiile legii. Art. 35. -Denumirile Directia Generală a Arhivelor Statului şi Arhivele Statului, folosite în actele normative în vigoare, se înlocuiesc cu denumirea Arhivele Nationale. Art. 36. -Dispozitiile din prezenta lege referitoare la directiile judetene ale Arhivelor Nationale se aplică, în mod corespunzător, şi Directiei Municipiului Bucureşti a Arhivelor Nationale. Art. 37. - Anexele nr. 1-6 fac parte integrantă din prezenta lege. Art. 38. -Decretul nr.472/1971 privind Fondul Arhivistic National al Republicii Socialiste România, cu modificările ulterioare, precum şi orice alte dispozitii contrare prevederilor prezentei legi se abrogă.

Această lege a fost adoptată de Senat în şedin/a din 4 martie 1996, cu respectarea prevederilor art. 74 alin. (1) din Constitu/ia României.

PREŞEDINTELE SENATULUI prof. univ. dr. OLIVIU GHERMAN

Această lege a fost adoptată de Camera Deputa/ilor în şedin/a din 12 martie 1996, cu respectarea prevederilor art. 74 alin. (1) din Constitu/ia României.

PREŞEDINTELE CAMEREI DEPUTATILOR ADRIAN NĂSTASE

Bucureşti, 2 aprilie 1996. Nr. 16.