Download pdf - Dokumen Perancangan Pengujian Penerimaan …ero.upm.edu.my/pdf/Panduan_Pengguna_Sistem_RO_Full.pdf5.0 MODUL KERANI PTJ : ... 20.0 MODUL LAPORAN : LAPORAN PEJABAT BURSAR DAN ADMIN SISTEM

1

PANDUAN PENGGUNA

Sistem Pemohonan

Pembelian (RO)

Versi 2.0

1 Mac 2018

Oleh:

Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi (iDEC)

Universiti Putra Malaysia

2

Kandungan

PENGENALAN .................................................................................................................................................................................................................................................... 4

1.0 LOGIN SISTEM RO ........................................................................................................................................................................................................................................ 5

2.0 KATEGORI PENGGUNA ................................................................................................................................................................................................................................ 7

3.0 MODUL PEMOHON : PAPARAN UTAMA. ..................................................................................................................................................................................................... 8

4.0 MODUL PEMOHON : BORANG PERMOHONAN. ........................................................................................................................................................................................... 9

5.0 MODUL KERANI PTJ : PAPARAN UTAMA. .................................................................................................................................................................................................. 11

6.0 MODUL KERANI PTJ : SEMAKAN BORANG PERMOHONAN. ....................................................................................................................................................................... 12

7.0 MODUL PENGESAHAN : PAPARAN UTAMA. .............................................................................................................................................................................................. 14

8.0 MODUL PENGESAHAN : PENGESAHAN PEGAWAI PENGESAH. ................................................................................................................................................................... 15

9.0 MODUL KELULUSAN : PAPARAN UTAMA. ................................................................................................................................................................................................. 16

10.0 MODUL KELULUSAN : KELULUSAN PEGAWAI PELULUS. ........................................................................................................................................................................... 17

11.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA – MENU ADMIN SISTEM........................................................................................................................................................... 18

12.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA – PAPARAN UTAMA. ................................................................................................................................................................ 19

13.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA – PENDAFTARAN PENGGUNA. ................................................................................................................................................. 20

14.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA – KEMASKINI DAFTAR PENGUNA. ............................................................................................................................................ 21

15.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS – MENU ADMIN SISTEM. .......................................................................................................................................................... 22

16.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS – PAPARAN UTAMA DAFTAR PUSAT KOS. ................................................................................................................................ 23

17.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS – PENDAFTARAN PUSAT KOS. ................................................................................................................................................... 24

18.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS – KEMASKINI DAFTAR PUSAT KOS. ........................................................................................................................................... 25

19.0 MODUL LAPORAN : LAPORAN KERANI PTJ. ............................................................................................................................................................................................. 26

3

20.0 MODUL LAPORAN : LAPORAN PEJABAT BURSAR DAN ADMIN SISTEM. ................................................................................................................................................... 27

21.0 MODUL LAIN : CETAKKAN RINGKASAN PENYATA (R.O). .......................................................................................................................................................................... 28

22.0 MODUL LAIN : KLON RO .......................................................................................................................................................................................................................... 31

22.0 MODUL LAIN : INTEGRASI SAGA. ............................................................................................................................................................................................................. 33

22.0 MODUL LAIN : SEMAKAN BAKI. ............................................................................................................................................................................................................... 34

4

PENGENALAN

Sistem ini dibangunkan bertujuan untuk memudahkan urusan pemohonan perolehan yang sebelum ini dibuat secara manual (off-

line) kepada pemohonan secara atas talian. Terdapat beberapa modul yang terlibat iaitu:

a. Modul Pemohonan – Paparan Pemohonan.

b. Modul Pemohonan – Borang RO.

c. Modul Semakan – Paparan Kerani PTJ.

d. Modul Semakan – Semakan Borang RO.

e. Modul Pengesahan – Paparan Pegawai Pengesah.

f. Modul Pengesahan – Pengesahan Pegawai Pengesah.

g. Modul Kelulusan – Paparan Pegawai Pelulus.

h. Modul Kelulusan - Kelulusan Pegawai Pelulus.

i. Modul Tetapan – Pendaftaran Pengguna Sistem.

j. Modul Tetapan – Pendaftaran Pusat Kos.

k. Modul Laporan – Laporan Kerani PTJ.

l. Modul Laporan – Laporan Pejabat Bursar.

m. Modul Lain – Ringkasan Penyata (R.O).

n. Modul Lain – Klon RO.

o. Modul Lain – Integrasi Ke SAGA.

p. Modul Lain – Semakan Baki.

Skop Perolehan : Hanya untuk Pembelian Terus sehingga RM20,000 sahaja dan tidak melalui ePerolehan (eP).

5

1.0 LOGIN SISTEM RO

1. Taipkan URL sistem iaitu

http://ero.upm.edu.my

pada pelayar internet.

2. Laman hadapan sistem RO

akan dipaparkan.

3. Klik pada logo

Paparan berikut dipaparkan.

6

Seterusnya :

1. Masukkan UPM ID

2. Masukkan Kata laluan

3. Klik Login untuk proses masuk

ke sistem.

3

2

1

7

2.0 KATEGORI PENGGUNA

Terdapat 6 kategori pengguna di dalam sistem ini. Kategori tersebut ialah

1. Pemohon

2. Kerani PTJ

3. Pegawai Pengesahan

4. Pegawai Pelulus

5. Pejabat Bursar

6. Pentadbir Sistem (Admin Sistem)

Terdapat juga status permohonan yang perlu diketahui oleh pemohon, kerani PTJ, Pegawai Pengesahan, Pegawai Pelulus, Pejabat Bursar dan Pentadbir Sistem

iaitu :

Bil Kod Status Ringkasan Kod Status Keterangan Kod Status Peringkat

1. PN BARU PEMOHON TELAH MENGHANTAR (SUBMIT) KEPADA KERANI PTJ. Pemohon

2. PI TIDAK LENGKAP PEMOHON TIDAK MELENGKAPKAN PEMOHONAN ATAU

PEMOHONAN BELUM DISUBMIT KEPADA KERANI PTJ.

Pemohon

3. KC TELAH DISEMAK KERANI PTJ TELAH MEMBUAT SEMAKKAN. Kerani PTJ

4. KR DIPULANGKAN KEPADA PEMOHON KERANI PTJ PULANGKAN SEMULA KEPADA PEMOHON. Kerani PTJ

1. SR TIDAK DISAHKAN PEGAWAI PENGESAH TIDAK MENGESAHKAN PEMOHONAN. Pegawai Pengesah

2. SV TELAH DISAHKAN PEGAWAI PENGESAH TELAH MENGESAHKAN PEMOHONAN. Pegawai Pengesah

3. LA TELAH DILULUSKAN PEGAWAI PELULUS TELAH MEMBERI KELULUSAN. Pegawai Pelulus

4. LR TIDAK DILULUSKAN PEGAWAI PELULUS TIDAK MEMBERI KELULUSAN. Pegawai Pelulus

8

3.0 MODUL PEMOHON : PAPARAN UTAMA.

1.Menu yang tersendiri :

- Dashboard (Default Page).

- Peranan : PEMOHON.

- Borang Pemohonan

- Semakan Baki

- Panduan Pengguna

2.Profil staf berdasarkan kerja

hakiki.

3.Senarai Pemohonan yang

memaparkan senarai RO dengan

fungsi Tindakan (Lihat borang RO),

Mencetak ; dan Klon (mengambil

RO sedia ada untuk digunakan

semula.

1

2

3

9

4.0 MODUL PEMOHON : BORANG PERMOHONAN.

1.Klik Borang Permohonan

2.Masukkan no telefon.

3. Tarikh Mohon. (default)

4. Tarikh Diperlukan.

5. Masukkan keterangan

perolehan.

6. Masukkan kuantiti

perolehan.

7. Anggaran harga tanpa GST

(Seunit).

8. Anggaran harga tanpa GST.

9. Klik jika melibatkan harga

GST.

10. Klik Tambah jika ada

penambahan perolehan atau

keterangan.

1

2 3

4

5

6

7

8 9

10

10

11. Amaun Dengan GST (Jika

ada), Jumlah Amaun Dengan

GST ; dan Jumlah tanpa GST.

12. Pilih Pusat Kos yang

terlibat dan secara automatik

pada pada maklumat PTJ

yang berkaitan akan

dipaparkan.

13. Masukkan Vot

Peruntukkan.

14. Masukkan SEBAB-SEBAB

DIPERLUKAN.

15. Klik Simpan untuk

menyimpan maklumat. Nota:

Maklumat tidak akan

dihantar (submit) ke kerani

PTJ dan maklumat masih

boleh dikemaskini.

16. Klik Hantar untuk

menyimpan maklumat dan

menghantar (submit) ke

kerani PTJ.

16. Klik Batal jika tidak mahu

meneruskan perolehan ini.

12

13

14

15

16

11

17

11

5.0 MODUL KERANI PTJ : PAPARAN UTAMA.



- Peranan : KERANI.

- Tukar Peranan: PEMOHON.

- Laporan.

- Semakan Baki.

- Panduan Pengguna.


hakiki.


memaparkan senarai RO dari

pemohon.

4. Carian No RO.

5.Klik ikon Tindakan untuk

melihat RO yang di submit oleh

pengguna.

6.Klik ikon mencetak untuk

membuat cetakan.

1

3

2

6

5

4

12

6.0 MODUL KERANI PTJ : SEMAKAN BORANG PERMOHONAN.

Bagi tujuan semakan, klik ikon

Tindakan untuk melihat RO yang

di submit oleh pengguna.

1.Klik ikon UNTUK SEMAKAN bagi

meneruskan proses perolehan

ini. Paparan seterusnya akan

dipaparkan.

2.Klik ikon TIDAK DISAHKAN

untuk TIDAK meneruskan proses

perolehan ini. Satu mesej

ULASAN dipaparkan dan

maklumat perlu diisi.Proses

perolehan tamat dengan status

di pemohon ‘DIPULANGKAN

KEPADA PEMOHON’.

1

2

13

Klik ikon UNTUK SEMAKAN bagi

proses seterusnya.

1.Masukkan Nama Pembekal.

Maklumat ID Pembekal, Alamat1,

Alamat2, Alamat3 dan Alamat4

dipaparkan secara automatik.

2.Masukkan maklumat yang

diperlukan.

3. Masukkan PC Distribution (jika

ada). Klik ikon bagi

penambahan PC Distribution.

Tekan dan keterangan akan

keluar secara automatik.

4.Masukkan GL Distribution (jika

ada). Klik ikon bagi

penambahan GL Distribution.

Tekan dan keterangan akan

keluar secara automatik.

5.Klik ikon OK untuk tujuan

simpan.

6.Klik ikon CANCEL untuk tidak

meneruskan proses.

1

2

6

5

3

4

14

7.0 MODUL PENGESAHAN : PAPARAN UTAMA.



- Peranan : PEGAWAI PENGESAH.


- Semakan Baki.

- Panduan Pengguna.


hakiki.



pemohon yang telah disemak oleh

kerani PTJ.

4. Carian No RO.

5.Klik ikon Tindakan untuk melihat

RO yang disahkan oleh kerani PTJ.

1

3

2

5

4

15

8.0 MODUL PENGESAHAN : PENGESAHAN PEGAWAI PENGESAH.

Bagi tujuan Pengesahan :

1.Buat pilihan

2.Jika pilihan adalah ,

kotak ulasan akan dipaparkan dan

masukkan ulasan.

2.Klik ikon .

1

3

2

16

9.0 MODUL KELULUSAN : PAPARAN UTAMA.



- Peranan : PEGAWAI PELULUS.


- Semakan Baki.

- Panduan Pengguna.


hakiki.



pemohon yang telah disemak oleh

kerani PTJ.

4. Carian No RO.

5.Klik ikon Tindakan untuk melihat

RO yang disahkan oleh Pegawai

Pengesah.

1

3

2

5

4

17

10.0 MODUL KELULUSAN : KELULUSAN PEGAWAI PELULUS.

Bagi tujuan Kelulusan :

1.Buat pilihan

2.Jika pilihan adalah ,

kotak ulasan akan dipaparkan dan

masukkan ulasan.

2.Klik ikon .

1

3

2

18

11.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA – MENU ADMIN SISTEM.

Modul Tetapan : Daftar Pengguna

hanya terdapat pada peranan

ADMIN SISTEM sahaja.

1.Klik pada

dan ikon akan

dipaparkan.

2. Klik ikon

dan paparan utama Daftar

Pengguna akan dipaparkan.

1

2

19

12.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA – PAPARAN UTAMA.


hanya terdapat pada peranan ADMIN

SISTEM sahaja.

1.Carian no staf

dan klik bagi tujuan carian dan

pendaftaran pengguna yang akan

diberi peranan. Bagi peranan

PEMOHON tidak perlu didaftarkan

kerana maklumat diambil dari staf

yang aktif.

2. Carian Pendaftaran Pengguna yang

telah didaftarkan.

3.Senarai Pendaftaran Pengguna

yang telah didaftarkan.

4.Tindakan bagi mengemaskini

maklumat berkaitan Peranan,

Jabatan dan Status.

Nota : Tiada fungsi hapus (delete)

dalam modul tetapan ini.

1

3

4

2

20

13.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA – PENDAFTARAN PENGGUNA.



SISTEM sahaja.

1.Masukkan no staf

dan klik ikon .

2. Maklumat staf akan dipaparkan.

3. Pilih peranan.

4. Pilih Jabatan.(Jika PTJ tiada

Jabatan, pilih nama PTJ.

5.Klik ikon .

Nota : Jika carian no staf telah wujud

di dalam sistem ini, HANYA

maklumat staf sahaja yang akan

dipaparkan.

1

3

4

2

5

21

14.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA – KEMASKINI DAFTAR PENGUNA.



SISTEM sahaja.

1.Klik ikon pada ruang TINDAKAN.

2.Maklumat staf akan dipaparkan.

3.Kemaskini peranan.

4.Kemaskini Jabatan.

5.Kemaskini Status.

6. Klik ikon untuk

menyimpan maklumat yang telah

dibuat perubahan.



1

3

4

2

5

6

22

15.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS – MENU ADMIN SISTEM.

Modul Tetapan : Daftar Pusat Kos

hanya terdapat pada peranan

ADMIN SISTEM sahaja.

1.Klik pada

dan ikon akan

dipaparkan.

2. Klik ikon

dan paparan utama Daftar Pusat

Kos akan dipaparkan.

1

2

23

16.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS – PAPARAN UTAMA DAFTAR PUSAT KOS.



SISTEM sahaja.

1.Carian no staf

dan klik bagi tujuan carian dan

pendaftaran pusat kos.

2. Carian Daftar Pusat Kos yang telah

didaftarkan kepada pengguna.

3.Senarai Pendaftaran Pengguna

yang telah didaftarkan.

4.Tindakan bagi mengemaskini

maklumat berkaitan Pusat Kos dan

Status.



1

3

4

2

24

17.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS – PENDAFTARAN PUSAT KOS.



SISTEM sahaja.

1.Masukkan no staf

dan klik ikon .

2. Maklumat staf akan dipaparkan.

3. Masukkan Pusat Kos (Contoh:

0032).Boleh dimasukkan Pusat Kos

lebih dari (1) satu.

4.Klik ikon .

Nota : Jika carian no staf telah wujud

di dalam sistem ini, HANYA

maklumat staf dan Senarai Pusat Kos

akan dipaparkan. Masukkan

maklumat Pusat Kos jika ingin

membuat penambahan.

1

3

4

2

25

18.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS – KEMASKINI DAFTAR PUSAT KOS.



SISTEM sahaja.

1.Klik ikon pada ruang TINDAKAN.

2.Maklumat staf akan dipaparkan.

3.Pada maklumat pusat kos, pilih

pusat kos dan klik ikon pada

ruang Tindakan..

4.Maklumat Pusat Kos dan Status

akan dipaparkan.

5.Kemaskini Status.

6. Klik ikon untuk

menyimpan maklumat yang telah

dibuat perubahan.



1

3

4

2

5

6

26

19.0 MODUL LAPORAN : LAPORAN KERANI PTJ.

Modul Laporan ini hanya terdapat

pada peranan Kerani PTJ sahaja.

1.Buat carian berdasarkan No RO,

Had Tarikh (date range), Status RO,

Pusat Kos ,Kod PTJ d dan ID

Pembekal.

2.Klik ikon dan laporan akan

dijanakan.

3.Paparan Laporan Sistem RO yang

dijana.

4.Klik ikon bagi tujuan

cetakkan Laporan.

5.Klik ikon bagi

tujuan muat Turun Laporan.

1

3

4

2

5

27

20.0 MODUL LAPORAN : LAPORAN PEJABAT BURSAR DAN ADMIN SISTEM.

Modul Laporan ini hanya terdapat

pada peranan Pejabat Bursar dan

Admin Sistem sahaja.

1.Buat carian berdasarkan No RO,

Had Tarikh (date range), Status RO,

Pusat Kos dan Kod PTJ.

2.Klik ikon dan laporan akan

dijanakan.

3.Paparan Laporan Sistem RO yang

dijana.

4.Klik ikon bagi tujuan

cetakkan Laporan.

5.Klik ikon bagi

tujuan muat Turun Laporan.

1

3

4

2

5

28

21.0 MODUL LAIN : Cetakkan Ringkasan Penyata (R.O).

1.Pada dashboard Pemohon, klik

ikon untuk mencetak Ringkasan

Penyata (R.O).

1

29

1. Paparan ini akan dipaparkan

setelah ikon pada dashboard

pemohon diklik.

2. Klik ikon bagi tujuan cetakan.

1

2

30

1. Contoh Ringkasan

Penyata (R.O) yang telah

dicetak.

31

22.0 MODUL LAIN : KLON RO

Fungsi Klon RO hanya terdapat pada

PEMOHON sahaja.

1.Pada dashboard Pemohon, klik

ikon untuk membuat salinan

(klon) RO yang sedia ada.

Nota : Semua jenis status pada RO

boleh dibuat salinan (klon).

1

32

Fungsi Klon RO hanya terdapat pada

PEMOHON sahaja.

1.Borang Pemohonan dipaparkan.

2.Tarikh Mohon Diperlukan akan

berubah berdasarkan tarikh RO

disalin (klon).

3. Tarikh Diperlukan akan berubah

berdasarkan tarikh RO disalin (klon).

Nota : Semua jenis status pada RO

boleh dibuat salinan (klon).

1

2

3

33

22.0 MODUL LAIN : INTEGRASI SAGA.

Maklumat akan dihantar secara

automatik ke Century Financials

(SAGA) setelah Pegawai Pelulus

meluluskan eRO. (Status : LA (TELAH

DILULUSKAN))

1. PR Status adalah NULL.

2. No ERO bermula dari huruf ‘E’.

1

2

34

22.0 MODUL LAIN : SEMAKAN BAKI.

Modul Lain : Semakan Baki

Peruntukkan.

1. Masukkan maklumat Vot

Peruntukkan ; ATAU

2 Masukkan maklumat kod PTJ;

ATAU

3. Masukkan Dasar Peruntukkan;

ATAU

4. Masukkan Kod Akaun;

DAN

5. Masukkan pilihan Tahun.

6. Klik ikon CARIAN.

7. Maklumat Semakan Baki akan

dipaparkan.

1

2

5

3

4

6

7