Transcript
Page 1: ESG$Lab$Review … · cumbersome"to"accessvia"technologieslike"FTP."Access"tolarge"files ... ESG"Lab"tested"both"userand ... ESG"Lab"began"by"exploring"the"management"console

©  2015  by  The  Enterprise  Strategy  Group,  Inc.  All  Rights  Reserved.  

 

The  Challenges  The  ability  to  share  files  using  consumer-­‐oriented,  public-­‐cloud  services  has  become  mainstream.  The  problem  with  these  public  cloud  solutions  is  that  they  were  designed  for  synchronizing  pictures,  music,  and  personal  documents,  not  business  data—so  data  security  was  not  an  essential  part  of  the  design  spec.  When  employees  use  these  services  for  storing  and  sharing  business  data,  it  exposes  the  sensitive  (and  sometimes  regulated)  data  that  businesses  depend  on  to  the  risks  of  data  loss,  leakage,  and  even  malware  attacks.  ESG  research  indicates  that  for  both  current  and  potential  users  of  any  type  of  online  file  sharing  (OFS),  security  was  by  far  the  top  most-­‐cited  concern.1  Other  key  challenges  included  employees  continuing  to  use  their  own  solutions  and  integration  with  current  IT  tools  and  applications.      

Figure  1.  Online  File  Sharing  Challenges:  Current  and  Potential  Users  

 Source:  Enterprise  Strategy  Group,  2015.  

                                                                                                                         1  Source:  ESG  Research  Report,  Online  File  Sharing  and  Collaboration:  Deployment  Model  Trends,  February  2014.  

19%  

30%  

30%  

17%  

27%  

50%  

23%  

24%  

24%  

24%  

26%  

40%  

0%   10%   20%   30%   40%   50%   60%  

MigraWng  data  into  the  service  

IntegraWon  with  our  exisWng  IT  tools  and  applicaWons  

Employees  conWnuing  to  use  their  own  soluWons  

File  size  limitaWons  restrict  our  use  cases  

Training  users  on  new  tools  and  processes  

Security  concerns  

Challenges  current  users  have  experienced  with  and  concerns  poten6al  adopters  have  about  corporate  OFS  accounts.  (Percent  of  respondents,  mul6ple  responses  accepted)    

Current  OFS  users  

PotenWal  OFS  Users  

ESG  Lab  Review  

Secure,  Scalable  File  Sync  and  Share:  Citrix  ShareFile  Enterprise  on  EMC  Isilon  Storage  Date:  August  2015      Author:  Kerry  Dolan,  Lab  Analyst  

 Abstract:  This  ESG  Lab  Review  documents  hands-­‐on  testing  of  a  joint  solution  for  enterprise  file  sync  and  sharing  that  combines  Citrix  ShareFile  with  EMC  Isilon  scale-­‐out  storage.  These  two  products  provide  a  “better  together”  solution  for  organizations  looking  for  secure,  highly  scalable  enterprise  file  sync  and  sharing  (EFSS)  that  meets  employee  feature/function  needs  while  delivering  simplified  IT  management,  higher  security,  and  non-­‐disruptive  scalability.    

Page 2: ESG$Lab$Review … · cumbersome"to"accessvia"technologieslike"FTP."Access"tolarge"files ... ESG"Lab"tested"both"userand ... ESG"Lab"began"by"exploring"the"management"console

ESG  Lab  Review:  Secure,  Scalable  File  Sharing  Solution:  Citrix  ShareFile  on  EMC  Isilon                                                                                2                                                                                                                                        

©  2015  by  The  Enterprise  Strategy  Group,  Inc.  All  Rights  Reserved.  

Consumer  solutions  provide  the  functionality  and  ease  of  use  that  users  want—and  are  now  quite  familiar  with—but  without  the  security  and  protection  that  businesses  require.  And  as  long  as  typical  business  files  are  stored  only  in  NAS  arrays  and  document  repositories,  with  restricted  access  and  lack  of  “share-­‐ability,”  end-­‐users  will  continue  to  use  public,  unprotected  solutions.    

Another  challenge  is  the  huge  growth  in  file  data  that  continues  to  strain  NAS  systems.  Managing  data  growth  is  perennially  among  the  top  three  most-­‐cited  IT  priorities,  according  to  ESG  research,2  making  it  essential  that  enterprise  file  sync  and  sharing  solutions  scale  easily.  Also,  large  files  such  as  video,  images,  and  x-­‐rays,  etc.  are  increasingly  cumbersome  to  access  via  technologies  like  FTP.  Access  to  large  files  can  be  difficult  unless  the  user  is  collocated  with  the  infrastructure  storing  these  files.  In  addition,  users  want  mobile  access  to  data  in  network  shares,  SharePoint,  OneDrive  for  Business,  ECM  systems,  and  other  repositories  from  any  device  and  from  any  location;  with  traditional  file  sync  and  sharing  solutions,  data  in  these  repositories  must  be  physically  moved  into  a  different  infrastructure  silo  to  be  available  for  mobile  access  and  synchronization.    

“Better  Together”  Solution:  Citrix  ShareFile  Enterprise  on  EMC  Isilon  Two  industry  leaders  have  teamed  up  to  offer  a  joint  solution  for  enterprise  file  sync  and  sharing  (EFSS)  requirements  that  stores  data  on-­‐premises,  and  is  simple  to  manage  and  deploy,  resilient,  and  easy  to  scale.  Citrix  ShareFile  Enterprise  on  EMC  Isilon’s  private  cloud  deployment  enables  secure,  on-­‐premises  access  to  data  from  anywhere,  on  any  device,  delivering  both  the  features  that  users  demand,  and  the  security,  scalability,  and  management  that  IT  needs.  File  data  remains  behind  the  corporate  firewall  with  locally  controlled  encryption  keys,  IT  accountability,  and  latency-­‐free  access.  The  result  is  an  EFSS  solution  that  reduces  risk,  improves  performance,  and  ensures  regulatory  compliance.    

Citrix  ShareFile    

Citrix  ShareFile  is  a  secure  data  sync  and  sharing  application  with  flexible  storage  options  that  enable  IT  to  mobilize  enterprise  file  data.  ShareFile  enables  mobile  productivity  with  read-­‐write  access  to  data,  workflows,  and  collaboration,  allows  users  to  securely  share  files  with  anyone,  and  enables  file  syncing  across  multiple  devices.  The  ShareFile  Control  Plane  is  hosted  in  a  secure,  SSAE-­‐16-­‐certified  Citrix  data  center  and  managed  as  a  service,  performing  tasks  such  as  user  authentication,  access  control,  reporting,  and  brokering.  No  customer  data  traverses  the  control  plane.  

ShareFile  StorageZones  functionality  provides  options  for  where  data  is  stored  (in  the  cloud,  on-­‐premises,  or  in  a  hybrid  deployment),  offering  optimal  performance  by  enabling  IT  to  store  data  in  close  proximity  to  the  user.  This  joint  solution  with  EMC  Isilon  is  designed  for  the  added  security  of  customer-­‐managed,  on-­‐premises  StorageZones  that  support  any  CIFS-­‐based  network  share.  Data  is  encrypted  at  rest  using  customer-­‐managed  encryption  keys.    

A  key  part  of  the  customer-­‐managed  StorageZone  is  the  StorageZone  Controller,  a  physical  or  virtual  Windows-­‐based  web  service  that  handles  all  HTTPS  operations  from  users  and  the  control  plane  and  enables  mobile  device  access.  StorageZone  Connectors  built  into  ShareFile  web,  desktop,  and  mobile  clients  enable  organizations  to  mobilize  data  in  network  drives,  Microsoft  SharePoint  sites,  and  enterprise  content  management  systems  as  well  as  ShareFile  data.  These  connectors  enable  secure  access  to  the  on-­‐premises  repositories  behind  your  firewall,  providing  the  ability  to  download  files  to  a  mobile  device,  view,  edit,  and  save  back  to  the  original  location  (including  SharePoint  check-­‐in/check-­‐out).    

ShareFile  desktop  integration  with  the  native  Windows  Explorer  and  Macintosh  Finder  ensure  a  familiar  experience  for  the  user.  Data  in  the  ShareFile  client  My  Files  and  Folders  folder  can  be  synced  automatically  or  on-­‐demand.  Integration  with  Active  Directory  and  support  for  SAML  2.0  provide  seamless  authentication  to  ensure  corporate  security  and  simplify  user  provisioning.    

Other  enterprise  features  include:  

• Robust  security.  ShareFile  capabilities  that  can  be  configured  based  on  data  sensitivity  include  data  encryption,  selective  remote  wipe,  device  locking,  passcode  protection,  whitelisting/blacklisting  for  apps  and  

                                                                                                                         2  Source:    ESG  Research  Report,  2015  IT  Spending  Intentions  Survey,  February  2015.  

Page 3: ESG$Lab$Review … · cumbersome"to"accessvia"technologieslike"FTP."Access"tolarge"files ... ESG"Lab"tested"both"userand ... ESG"Lab"began"by"exploring"the"management"console

ESG  Lab  Review:  Secure,  Scalable  File  Sharing  Solution:  Citrix  ShareFile  on  EMC  Isilon                                                                                3                                                                                                                                        

©  2015  by  The  Enterprise  Strategy  Group,  Inc.  All  Rights  Reserved.  

web  sites,  access  control  configuration,  and  data  expiration  policies.  IT  reporting  and  auditing  on  files,  folders,  and  users  help  to  maintain  compliance  and  corporate  governance  policies.  

• Microsoft  Outlook  plug-­‐in.  This  enables  users  to  convert  attachments  into  links  to  simplify  sharing  of  large  files  without  clogging  up  the  network.  Employees  can  download  the  plug-­‐in  themselves  and  easily  customize  the  settings.  For  example,  by  configuring  e-­‐mails  to  use  ShareFile  links  for  files  above  a  certain  size  threshold,  organizations  can  offload  those  tasks  from  Exchange  servers  and  still  enable  large  file  access.  The  Outlook  plug-­‐in  also  provides  data  tracking  ability  with  the  option  to  require  login  to  access  these  files.    

• Mobile  client  in-­‐app  editing.  On  the  mobile  client,  a  built-­‐in  document  creation  and  editing  capability  allows  users  to  create,  edit,  and  save  Microsoft  Office  documents  and  annotate  PDF  files,  while  restricting  third-­‐party  editors  that  create  unsecured  file  copies.    

EMC  Isilon  EFSS  Storage  Solution  

One  essential  component  of  a  successful  private  cloud  EFSS  solution  is  a  storage  infrastructure  that  scales  quickly,  easily,  and  non-­‐disruptively.  File  data  volumes  residing  in  corporate  data  stores  are  growing  exponentially  with  no  sign  of  let  up,  and  users  need  access  via  any  device  from  any  location.  The  additional  devices  and  more  frequent  access  place  a  greater  burden  on  the  storage  infrastructure.  This  has  a  direct  impact  on  the  user  experience:  if  adding  capacity  and  provisioning  users  for  your  corporate  EFSS  solution  are  intrusive  and  time-­‐consuming,  users  will  avoid  using  it.  It  is  simply  too  easy  for  them  to  whip  out  a  credit  card  and  grab  capacity  from  a  public  cloud  provider—negating  the  privacy,  security,  and  control  benefits  of  the  private  cloud.    

EMC  Isilon  storage  was  designed  to  ensure  simplicity,  performance,  flexibility,  and  scalability  while  ensuring  data  protection  and  security  for  unstructured  file  data.  These  features  make  EMC  Isilon  a  beneficial  foundation  for  EFSS  solutions.  Isilon  is  a  modular,  scale-­‐out  NAS  system,  so  when  you  add  nodes  you  increase  both  capacity  and  throughput,  ensuring  that  bandwidth  doesn't  create  a  bottleneck;  performance  scales  with  capacity.  Also,  just-­‐in-­‐time  scalability  and  simple  provisioning  ensure  that  capacity  comes  online  quickly.  Isilon  scales  to  50PB  in  a  single  namespace,  consolidated  in  a  smaller  footprint  with  high  utilization.  This  enables  IT  to  consolidate  storage  for  EFSS  and  other  applications  and  business  processes,  eliminating  silos  of  storage  to  manage.  Isilon  automatically  load  balances  and  tunes  as  nodes  are  added,  so  you  can  keep  up  with  data  growth  without  increasing  administrative  effort  or  having  to  migrate  data  to  another  platform.  Administrative  burden  does  not  increase  as  you  grow.  The  EMC  Isilon  OneFS  operating  system  enables:  

• Scalability  to  50PB  and  3.75  million  file  operations  per  second  with  200+  GB/s  aggregate  throughput  in  a  single  file  system.  

• Security,  including  file  system  auditing,  data-­‐at-­‐rest  encryption,  and  self-­‐encrypting  drives.    • Operational  flexibility  with  multi-­‐protocol  support  including  NFS,  SMB,  HTTP,  FTP,  and  native  HDFS  support.  • EMC  Isilon  SmartLock  to  protect  against  accidental,  premature,  or  malicious  alteration  or  deletion.    • Enterprise  data  protection  with  N+1  through  N+4  redundancy.  • EMC  Isilon  SmartDedupe  for  storage  efficiency.  Data  deduplication  enables  data  to  be  contained  with  less  

physical  storage,  saving  on  capital  and  operational  costs.    • EMC  Isilon  AutoBalance  automatically  load  balances  data  as  you  scale,  ensuring  that  you  can  quickly  and  

easily  add  Isilon  nodes  without  downtime  and  without  manually  moving  data  or  reconfiguring  applications.  • EMC  Isilon  SmartPools  automated  tiering,  including  an  option  for  up  to  700TB  of  flash  cache  in  a  cluster.      • EMC  Isilon  SnapShotIQ  for  data-­‐efficient,  low-­‐overhead  snapshots  and  fast  restore.    • EMC  Isilon  SyncIQ  data  replication  for  disaster  recovery  and  failback.  • Additional  tools  for  performance,  resource,  and  access  management.  

 

Together,  Citrix  ShareFile  and  EMC  Isilon  deliver  the  features  that  users  need  on  a  safe,  secure,  scalable  platform.    

Figure  2  provides  a  logical  overview  of  a  ShareFile  on  Isilon  deployment.  The  left  side  shows  users  access  modes,  including  desktop/laptop,  Web  browser,  and  mobile  devices.  Users  log  into  the  cloud-­‐based  ShareFile  Control  Plane,  hosted  in  Citrix  data  centers  in  the  U.S.  or  Europe,  which  manages  (as  a  service)  authentication  and  access  control  as  

Page 4: ESG$Lab$Review … · cumbersome"to"accessvia"technologieslike"FTP."Access"tolarge"files ... ESG"Lab"tested"both"userand ... ESG"Lab"began"by"exploring"the"management"console

ESG  Lab  Review:  Secure,  Scalable  File  Sharing  Solution:  Citrix  ShareFile  on  EMC  Isilon                                                                                4                                                                                                                                        

©  2015  by  The  Enterprise  Strategy  Group,  Inc.  All  Rights  Reserved.  

well  as  system  and  user  reporting.  Access  from  any  device  or  browser  connects  using  256-­‐bit  SSL  encryption.  Requests  are  distributed  to  firewall-­‐protected  servers  via  NetScaler  load  balancing.  Web  and  application  servers  handle  portal  access.  A  clustered,  replication-­‐protected  database  stores  only  user  account  information  and  access  rights  for  files  and  folders  based  on  metadata—no  customer  data  is  stored  in  the  control  plane.    

Figure  2.  Citrix  ShareFile  and  EMC  Isilon  Deployment  

 

 

The  customer-­‐managed  StorageZone  keeps  file  data  on-­‐premises  within  the  Isilon  private  cloud.  ShareFile  supports  any  CIFS  network  share,  making  it  simple  to  integrate  into  the  Isilon  infrastructure.  The  StorageZone  Controller  Windows-­‐based  web  service  handles  all  HTTPS  operations  from  users  and  the  control  subsystem,  as  well  as  enabling  StorageZone  Connectors.  

 

ESG  Lab  Tested  ESG  Lab  tested  both  user  and  administrative  features  of  the  ShareFile  on  Isilon  deployment.  Also  included  were  Isilon  features  that  are  key  for  a  successful  EFSS  deployment,  including  deduplication,  non-­‐disruptive  scalability,  and  automatic  load  balancing.    

For  this  testing,  the  customer-­‐managed  StorageZone  was  located  at  Superna  labs  in  Toronto,  Ontario,  Canada.  It  was  stored  in  a  three-­‐node  Isilon  NL400  cluster  with  a  10  GbE  network;  the  StorageZone  Controller  was  a  Windows  2012  virtual  machine.  The  control  plane  was  housed  in  the  ShareFile  Europe  cloud.    

Administrative  Testing  

ESG  Lab  began  by  exploring  the  management  console  and  executing  common  tasks  such  as  adding  accounts,  configuring  permissions  and  settings,  browsing  groups,  and  running  reports.  ShareFile  has  a  wide  range  of  tasks  that  enterprises  can  manage.  Employee  accounts  can  be  added  via  Active  Directory,  using  a  spreadsheet,  or  manually.  Client  accounts  with  

Page 5: ESG$Lab$Review … · cumbersome"to"accessvia"technologieslike"FTP."Access"tolarge"files ... ESG"Lab"tested"both"userand ... ESG"Lab"began"by"exploring"the"management"console

ESG  Lab  Review:  Secure,  Scalable  File  Sharing  Solution:  Citrix  ShareFile  on  EMC  Isilon                                                                                5                                                                                                                                        

©  2015  by  The  Enterprise  Strategy  Group,  Inc.  All  Rights  Reserved.  

fewer  features  and  permissions  can  be  created  for  users  outside  of  the  domain,  such  as  contractors,  enabling  collaboration  and  sharing  to  the  extent  desired.  Administrators  can  track  and  report  on  both  employee  and  client  activities.  They  can  also  get  reports  on  file,  folder,  and  repository  activities  including  users,  uploads/downloads/creates/deletes,  bandwidth  and  storage  usage,  and  more.  Other  enterprise  features  include  single  sign-­‐on/SAML  and  custom  branding.    

Adding  employees  requires  input  of  basic  information  (including  bandwidth  limitation  if  desired),  selection  of  a  default  StorageZone,  and  configuration  of  file,  folder,  and  device  permissions,  including  shared  folders.  Figure  3  shows  the  primary  Create  New  Employee  screen.  Basic  user  permissions  can  be  enabled  for  folders,  Connectors,  and  the  personal  File  Box,  a  temporary  file  storage  location  used  when  sending  or  requesting  files  from  ShareFile.  Connected  applications  and  devices  can  also  be  configured.  Employees  can  be  granted  administrative  permissions  as  well,  including  modification  and  management  of  other  users,  access  to  reporting  tools,  branding,  billing,  configuring  single  sign-­‐on,  and  creating/managing  StorageZones  and  Connectors.  This  screen  also  provides  the  ability  to  downgrade  or  delete  an  employee.    

Figure  3.  ShareFile  Create  New  Employee  Account  

 

ESG  Lab  created  a  Shared  Folder  called  ESG_TEST  in  the  ShareFile  repository  on  Isilon,  and  populated  it  with  four  identical  folders  (esg_fs01,  esg_fs02,  esg_fs03,  esg_fs04),  each  containing  26.7MB  of  file  data  for  testing.  Next,  we  explored  the  interface  and  permission/notification  settings  for  many  features  including  accounts,  subdomains,  file  versioning  and  retention,  and  passwords/security/single  sign-­‐on/SAML.  ShareFile  help  is  available  for  most  settings  from  an  intuitive  question  mark  icon.    

Data  is  stored  in  the  ShareFile  repository  as  object  storage.  The  metadata  is  stripped  out  and  stored  in  Citrix  data  centers  for  up  to  three  years  to  aid  restore.  Figure  4  shows  the  StorageZone  screen  for  the  Isilonrepo27  StorageZone  used  in  this  testing.  A  pie  chart  depicts  the  amount  of  used  and  free  storage,  along  with  network  and  file  activity  column  charts.  Below  that  are  general  health  and  heartbeat  details,  and  buttons  for  editing,  recovering/reconciling  files,  and  deleting  the  StorageZone.  The  folders  contained  in  the  StorageZone  are  displayed  below,  along  with  creation  and  capacity  details.  Administrators  can  also  run  reports  and  view/download  them  in  multiple  formats  (html,  .pdf,  .csv,xlsx).  

Page 6: ESG$Lab$Review … · cumbersome"to"accessvia"technologieslike"FTP."Access"tolarge"files ... ESG"Lab"tested"both"userand ... ESG"Lab"began"by"exploring"the"management"console

ESG  Lab  Review:  Secure,  Scalable  File  Sharing  Solution:  Citrix  ShareFile  on  EMC  Isilon                                                                                6                                                                                                                                        

©  2015  by  The  Enterprise  Strategy  Group,  Inc.  All  Rights  Reserved.  

Figure  4.  ShareFile  on  Isilon  StorageZone  

 

Configuring  Device  Security  

Administrators  can  configure  all  mobile  devices  at  the  account  level.  This  means  that  individual  users  may  have  different  personas  depending  on  whether  they  are  accessing  ShareFile  from  a  desktop/laptop  or  smartphone/tablet.  ShareFile  provides  Standard,  Secure,  Online  Only,  and  Custom  security  settings  for  mobile  devices.  Each  setting  configures  a  device  self-­‐destruct  capability,  enabling  automatic  account  removal  based  on  extended  time  without  logging  in.  This  prevents  data  from  being  vulnerable  should  a  device  be  lost  or  stolen.  Other  settings  provide  external  application  access,  offline  file  access,  and  requirements  for  PIN  locks  and  logins.    

User  testing  

Users  access  data  via  web  app,  desktop  client,  and  mobile  client.  For  testing,  ESG  Lab  downloaded  Windows  and  Macintosh  desktop  clients,  enabling  the  My  Files  and  Folders  folder  on  the  desktops.  This  folder  by  default  syncs  automatically  with  the  ShareFile  repository.  Other  Shared  Folders  can  be  manually  created  and  configured  to  sync.  ShareFile  enables  a  range  of  actions  that  can  be  executed  on  files  or  folders,  including  e-­‐mailing  links,  viewing  details,  moving,  and  deleting.    

ESG  Lab  also  downloaded  the  iOS  mobile  client  to  an  iPhone  and  iPad,  and  the  Android  client  to  a  smartphone.  The  mobile  client  enables  users  to  connect  to  ShareFile  data  as  well  as  to  other  repositories  via  Connectors.  Whatever  Connectors  are  available  come  up  when  the  mobile  client  is  launched,  so  if  the  user  has  access  permission  for  a  network  share  or  SharePoint  site  connector,  that  folder  will  be  displayed.  These  allow  users  to  upload/download  and  check  in/check  out  content.  Figure  5  shows  the  esg_fs01  folder  synced  between  the  Mac  desktop,  Android  phone,  and  iPad.  The  full  iPad  screen  displays  the  files  within  the  folder  on  the  left,  and  on  the  right,  ShareFile  actions  such  as  adding  items  to  the  folder;  creating  files,  folders,  or  notes;  uploading  photos  or  videos;  and  requesting  a  file.    

When  users  request  a  file  from  any  device,  ShareFile  can  access  the  user’s  contacts,  and  presents  an  e-­‐mail  template  with  a  preview  feature  and  options  such  as  sending  the  e-­‐mail  using  ShareFile  or  your  own  e-­‐mail  client,  requiring  recipient  log  in,  notification  when  the  file  has  been  uploaded,  and  upload  access  expiration  time.    

Page 7: ESG$Lab$Review … · cumbersome"to"accessvia"technologieslike"FTP."Access"tolarge"files ... ESG"Lab"tested"both"userand ... ESG"Lab"began"by"exploring"the"management"console

ESG  Lab  Review:  Secure,  Scalable  File  Sharing  Solution:  Citrix  ShareFile  on  EMC  Isilon                                                                                7                                                                                                                                        

©  2015  by  The  Enterprise  Strategy  Group,  Inc.  All  Rights  Reserved.  

Figure  5.  ShareFile  Shared  Folder  

 

 

Mobile  platform  

ESG  Lab  tested  user  functions  on  the  iPad  to  evaluate  the  mobile  platform.    After  downloading  the  app  from  the  App  Store  and  entering  credentials,  we  noted  that  ShareFile  includes  helpful  animation  so  users  understand  ways  to  interact  with  the  tablet  interface,  such  as  swiping  to  select  multiple  items.  We  could  view  My  Files  and  Folders,  the  ESG_TEST  shared  folder,  and  the  File  Box.  Each  folder  displayed  content  on  the  left,  and  folder  details,  editable  settings,  and  actions  on  the  right.    

The  mobile  platform  includes  lightweight  versions  of  Microsoft  Office  applications.  ESG  Lab  opened  the  ESG  Lab  Test  Plan  Word  document  from  the  esg_fs01  folder  to  view  and  edit.  The  robust  mobile  platform  enables  full  document  editing  including  standard  rulers,  fonts,  and  tools  including  change  tracking  (Figure  6).  ESG  Lab  added  some  text  to  a  heading,  saved  the  changes,  and  closed  the  document.  After  uploading  it  back  to  the  ShareFile  repository,  we  viewed  the  document  from  the  desktop  client  and  confirmed  that  the  changes  were  present.    

Page 8: ESG$Lab$Review … · cumbersome"to"accessvia"technologieslike"FTP."Access"tolarge"files ... ESG"Lab"tested"both"userand ... ESG"Lab"began"by"exploring"the"management"console

ESG  Lab  Review:  Secure,  Scalable  File  Sharing  Solution:  Citrix  ShareFile  on  EMC  Isilon                                                                                8                                                                                                                                        

©  2015  by  The  Enterprise  Strategy  Group,  Inc.  All  Rights  Reserved.  

Figure  6.  Editing  a  Document  in  ShareFile  on  iPad  

 

ESG  Lab  viewed  Word,  PowerPoint,  and  Excel  files,  viewed  a  video,  and  executed  a  search  for  all  .pptx  files.  Of  particular  note  was  a  PowerPoint  Practice  Mode  that  displays  the  previous,  current,  and  next  slides  in  a  presentation  along  with  speaker  notes  and  time  counters.  When  we  clicked  the  X  to  close  the  file,  an  exit  alert  appeared  to  prevent  accidental  file  closure  while  presenting.  These  features,  along  with  the  ability  to  create  and  edit  files,  share  them,  and  request  them,  demonstrate  that  ShareFile  mobile  device  users  get  a  fully  functional  platform  on  which  they  can  do  real  work,  not  simply  view  documents.    

Next,  ESG  Lab  went  to  the  web  interface,  logged  in,  and  executed  some  uploads,  downloads,  deletes,  a  file  request,  and  shared  a  file  with  internal  and  external  users.  Figure  7  shows  the  web  interface  with  the  ShareFile  e-­‐mail  prepared  for  sharing  with  another  employee,  including  notification  and  security  settings.  In  the  shared  folder  ESG_TEST,  we  viewed  multiple  versions  of  the  ESG  Lab  Test  Plan  document  that  we  had  edited  in  the  iPad,  and  were  able  to  view  current  and  previous  versions.  Users  can  access  any  previous  versions  and  restore  them  as  needed.    

 

 

Page 9: ESG$Lab$Review … · cumbersome"to"accessvia"technologieslike"FTP."Access"tolarge"files ... ESG"Lab"tested"both"userand ... ESG"Lab"began"by"exploring"the"management"console

ESG  Lab  Review:  Secure,  Scalable  File  Sharing  Solution:  Citrix  ShareFile  on  EMC  Isilon                                                                                9                                                                                                                                        

©  2015  by  The  Enterprise  Strategy  Group,  Inc.  All  Rights  Reserved.  

Figure  7.  Sending  a  Document  with  ShareFile  

 

 

Microsoft  Outlook  Plug-­‐in  

ShareFile  offers  a  Microsoft  Outlook  plug-­‐in  that  can  be  downloaded  by  the  user  or  administrator  to  simplify  and  speed  file  sharing  and  collaboration.  It  eases  the  storage  challenges  that  arise  when  large  files  are  sent  through  Exchange,  and  enables  additional  tracking  and  monitoring  of  file  data.    

Multiple  options  are  available  for  using  ShareFile  links  instead  of  attaching  actual  files.  ShareFile  links  can  be  required  for  all  e-­‐mail  attachments,  used  only  when  the  user  chooses  to,  or  used  automatically  based  on  a  file-­‐size  threshold.  Expiration  policies  can  also  be  applied.  Notifications  can  be  sent  for  both  send  and  receive,  and  users  can  configure  the  system  to  allow  anonymous  access  or  to  require  the  receiver  to  log  in  before  accessing  a  file.      

ESG  Lab  configured  the  policy  to  automatically  use  ShareFile  for  attachments  larger  than  5MB,  created  an  e-­‐mail  in  Outlook,  and  dragged  a  large  video  file  from  ShareFile  in  the  body  of  the-­‐mail  for  sharing.  ShareFile  turned  the  attachment  into  a  link.  Once  a  copy  of  the  file  was  temporarily  stored  in  the  sender’s  File  Box,  the  e-­‐mail  was  sent.  The  recipient  received  the  e-­‐mail  and  clicked  the  green  Download  Attachments  button;  this  link  took  the  recipient  to  the  File  

Page 10: ESG$Lab$Review … · cumbersome"to"accessvia"technologieslike"FTP."Access"tolarge"files ... ESG"Lab"tested"both"userand ... ESG"Lab"began"by"exploring"the"management"console

ESG  Lab  Review:  Secure,  Scalable  File  Sharing  Solution:  Citrix  ShareFile  on  EMC  Isilon                                                                                10                                                                                                                                        

©  2015  by  The  Enterprise  Strategy  Group,  Inc.  All  Rights  Reserved.  

box  for  log  in  and  download.  The  File  Box  is  also  used  when  ShareFile  users  request  a  file;  recipients  get  a  link  directing  them  to  a  secure  page  for  upload.  The  policy  and  received  e-­‐mail  are  shown  in  Figure  8.  

Figure  8.  Microsoft  Outlook  Plug-­‐in  

 

 

 

Why  This  Matters    If  organizations  want  to  stop  employees  from  using  unsecure  public  cloud  file  sharing  solutions  that  increase  business  data  vulnerabilities,  they  must  provide  an  enterprise  file  sync  and  sharing  alternative  that  is  easy  for  users  and  delivers  the  features  they  need,  with  access  from  any  device  they  choose.  At  the  same  time,  these  solutions  must  provide  the  ability  for  IT  to  track  and  manage  users  and  data  and  have  control  over  how  data  is  stored,  changed,  shared,  and  expired.    

The  Citrix  ShareFile  on  EMC  Isilon  solution  starts  with  private  cloud  storage  so  data  remains  protected  behind  a  corporate  firewall.  Citrix  ShareFile  provides  a  wide  range  of  configurations  for  users  and  administrators,  but  remains  simple  to  use  and  manage,  while  EMC  Isilon  provides  a  scalable,  secure,  high  performance  system  for  data  storage.  ESG  Lab  validated  the  ease  of  use  for  administrators  and  employees,  including  simple  navigation,  robust   reporting,   device   and   data   security   features,   file   syncing,   and   collaboration.   The   mobile   platform  enables   users   to   actually   do   real   work,   not   just   view   files,   and   the   Outlook   plug-­‐in   simplifies   ShareFile  collaboration   while   freeing   up   Exchange.   These   EFSS   application   and   storage   system   features   make   Citrix  ShareFile  on  EMC  Isilon  truly  an  enterprise-­‐class  EFSS  solution.    

   

Page 11: ESG$Lab$Review … · cumbersome"to"accessvia"technologieslike"FTP."Access"tolarge"files ... ESG"Lab"tested"both"userand ... ESG"Lab"began"by"exploring"the"management"console

ESG  Lab  Review:  Secure,  Scalable  File  Sharing  Solution:  Citrix  ShareFile  on  EMC  Isilon                                                                                11                                                                                                                                        

©  2015  by  The  Enterprise  Strategy  Group,  Inc.  All  Rights  Reserved.  

Efficiency,  Scalability,  and  Security:  Isilon  and  ShareFile  

There  are  numerous  benefits  to  using  EMC  Isilon  private  cloud  storage  for  an  EFSS  solution.  An  Isilon  private  cloud  keeps  data  on-­‐premises,  eliminating  the  vulnerabilities  of  public  cloud  solutions.  In  addition,  Isilon’s  storage  efficiency  and  non-­‐disruptive  scalability  can  dramatically  reduce  the  impacts  of  continual  file  data  growth.    

Efficiency  

Duplication  is  a  common  problem  with  file  data,  resulting  in  organizations  spending  more  for  storage  and  storage  management  than  necessary.  For  example,  what  happens  when  a  corporate  overview  presentation  is  sent  to  every  employee?  If  you  have  1,000  employees,  then  1,000  copies  are  in  the  e-­‐mail  system,  and  1,000  employees  may  save  the  presentation  to  their  file  share,  and  1,000  copies  may  be  backed  up  and  replicated  for  disaster  recovery.  Isilon  SmartDedupe  eliminates  redundant  data,  making  storage  more  efficient,  less  expensive,  and  easier  to  manage.  Deduplication  rates  are  dependent  on  data  types,  so  every  organization’s  experience  will  differ—for  example,  image  and  video  files  may  have  little  duplicate  data,  while  typical  office  documents  may  have  a  lot.  With  EFSS  solutions,  every  change  to  a  file  creates  a  new  version—think  about  how  many  versions  of  files  your  organization  generates.  With  Isilon,  the  dedupe  percentage  will  increase  as  changes  are  made,  versions  are  created,  and  more  files  are  added,  reducing  storage  capacity  needs  and  costs.  

ESG  Lab  tested  deduplication  by  storing  four  identical  folders  on  the  ShareFile  Repository  on  Isilon.  Each  folder  contained  26.7MB  of  data  including  documents,  spreadsheets,  presentations,  and  video,  for  a  total  of  106.8MB.  The  Isilon  cluster  stored  on  a  single  copy  of  each  file  reducing  capacity  needs  by  75%.  

Figure  9.  EMC  Isilon  Deduplication  

 

Scalability  

A  key  benefit  of  the  Isilon  OneFS  operating  system  for  EFFS  is  the  ability  to  create  a  unified  storage  pool  that  scales  easily  while  remaining  a  single  file  system.  Isilon  has  a  modular,  scale-­‐out  architecture:  as  nodes  are  added,  capacity  grows  organically  and  automatically  load  balances  data,  so  growth  does  not  increase  management  effort.  In  addition,  adding  nodes  increases  throughput  as  well  as  storage  capacity.    

The  advantage  of  this  type  of  scalability  is  that  organizations  can  consolidate  file  data  storage  and  eliminate  the  silos  of  storage  that  result  in  additional  management  and  data  migrations.  EFSS  data  growth  is  easy  to  accommodate  and  can  

Page 12: ESG$Lab$Review … · cumbersome"to"accessvia"technologieslike"FTP."Access"tolarge"files ... ESG"Lab"tested"both"userand ... ESG"Lab"began"by"exploring"the"management"console

ESG  Lab  Review:  Secure,  Scalable  File  Sharing  Solution:  Citrix  ShareFile  on  EMC  Isilon                                                                                12                                                                                                                                        

©  2015  by  The  Enterprise  Strategy  Group,  Inc.  All  Rights  Reserved.  

reside  in  the  same  storage  as  other  data  stores.  Organizations  can  be  flexible  and  grow  as  their  needs  grow,  instead  of  having  to  overprovision  up  front  to  avoid  disruptive  data  migrations  in  the  future.    

ESG  Lab  testing  started  with  a  three-­‐node  Isilon  cluster.  Multiple  workloads  in  addition  to  the  ShareFile  repository  were  running  on  the  cluster,  including  a  virtual  machine  data  store  executing  Isilon  SyncIQ  replication  testing,  multiple  virtual  machines  booting  and  accessing  data,  and  video  servers  archiving  video  files.  We  added  a  new  node  to  the  cluster  in  only  a  few  clicks  while  all  workloads  continued  uninterrupted.    

Figure  10.  Non-­‐disruptive  Scaling  and  Automatic  Load  Balancing  

 

 

Security  

The  security  advantages  are  a  primary  reason  that  organizations  deploy  EFSS  using  an  on-­‐premises  private  cloud.  All  data  is  stored  behind  the  company  firewall,  where  corporate  security  precautions  remain  in  play.  On  the  Isilon  side,  Isilon  SmartLock  can  protect  data  from  accidental,  premature,  or  malicious  changes  or  deletions,  meeting  the  strictest  industry  compliance  and  governance  regulations.  Isilon  Data  at  Rest  Encryption  and  self-­‐encrypting  drives  are  also  options  for  added  security.    

ShareFile  security  features  include  selective  remote  wipe  to  destroy  ShareFile  data  and  passwords  on  mobile  devices,  device  locking  and  restriction,  and  a  “poison  pill”  feature  that  can  implement  data  expiration  policies  and  activate  audit  controls  on  mobile  devices.  In  the  Isilon  private  cloud  StorageZone  deployment,  the  ShareFile  cloud  application  tier  stores  only  metadata,  so  no  data  is  vulnerable  in  the  public  cloud.  

Citrix  ShareFile  authenticates  upload/download  requests,  and  the  StorageZone  generates  a  one-­‐time-­‐use  download  token  that  enables  the  client  to  connect  to  the  StorageZone  for  file  retrieval.  Also,  data  is  encrypted  at  rest  in  the  StorageZone  and  cannot  be  viewed  without  the  customer-­‐managed  key.  Using  a  file  from  our  test  data  set,  ESG  Lab  viewed  the  metadata  in  the  ShareFile  application  tier  and  the  encrypted  data  on  Isilon.  As  shown  in  Figure  11,  the  metadata  provided  no  information  about  the  file,  and  the  encrypted  file  was  unreadable.    

Page 13: ESG$Lab$Review … · cumbersome"to"accessvia"technologieslike"FTP."Access"tolarge"files ... ESG"Lab"tested"both"userand ... ESG"Lab"began"by"exploring"the"management"console

ESG  Lab  Review:  Secure,  Scalable  File  Sharing  Solution:  Citrix  ShareFile  on  EMC  Isilon                                                                                13                                                                                                                                        

©  2015  by  The  Enterprise  Strategy  Group,  Inc.  All  Rights  Reserved.  

Figure  11.  Data  Security  

   

 

 

Why  This  Matters    According  to  ESG  research,  the  factors  most  often  cited  as  driving  on-­‐premises  data  storage  for  file  sharing  and  collaboration  solutions  were  flexibility  and  control,   the  belief   that   it  would  provide  better  data  security,  and  concern   over   public   cloud   data   accessibility.3   Security   breaches   and   malware   attacks   at   well-­‐known   public  cloud   OFS   deployments   highlight   the   vulnerabilities   of   these   solutions   for   business   data.   In   addition,  organizations  need  a   resilient   storage  platform  that   scales  easily  and  stores  growing   file  data  efficiently  and  cost-­‐effectively.    

ESG  Lab  validated  the  efficiency,  scalability,  and  security  of   the  Citrix  ShareFile  on  EMC  Isilon  solution.   Isilon  deduplication   efficiently   stores   growing   file   data   to   minimize   storage   and   management   costs.   ESG   Lab  validated   that   Isilon   nodes   can   be   added   quickly   and   non-­‐disruptively,   and   load   balance   across   the   storage  pool   to   ensure   high   performance.   Isilon   increases   data   security  with   SmartLock   protection,   encryption,   and  self-­‐encrypting  drives,  while  numerous  ShareFile  features  protect  data  from  loss  or  leakage.  With  this  level  of  protection,  ESG  Lab,  as  expected,  was  unable  to  read  the  metadata  in  the  ShareFile  cloud  or  the  encrypted  file  on  Isilon.      

                                                                                                                         3Source:  ESG  Research  Report,  Online  File  Sharing  and  Collaboration:  Deployment  Model  Trends,  February  2014.  

Page 14: ESG$Lab$Review … · cumbersome"to"accessvia"technologieslike"FTP."Access"tolarge"files ... ESG"Lab"tested"both"userand ... ESG"Lab"began"by"exploring"the"management"console

ESG  Lab  Review:  Secure,  Scalable  File  Sharing  Solution:  Citrix  ShareFile  on  EMC  Isilon                                                                                14                                                                                                                                        

©  2015  by  The  Enterprise  Strategy  Group,  Inc.  All  Rights  Reserved.  

The  Bigger  Truth  Business  data  has  always  been  essential  to  success,  but  more  recently  it  has  become  clear  how  data  can  act  as  currency.  Cyber  attacks  are  on  the  rise,  as  any  cursory  review  of  any  newspaper  will  tell  you,  and  cybercriminals  are  both  selling  data  and  holding  up  company  data  for  ransom.  Data  vulnerabilities  are  costing  organizations  in  revenue,  reputation  harm,  and  legal  fines.  At  the  same  time,  public  cloud  solutions  for  file  sharing  and  collaboration  have  become  mainstream,  and  employees  are  using  them  not  just  for  personal  data,  but  business  data.    

The  intersection  of  these  trends  leaves  organizations  in  a  difficult  position:  employees  must  have  file  sync  and  sharing  and  collaboration  to  remain  productive,  but  consumer  file  sharing  solutions  were  not  built  with  security  in  mind.  According  to  ESG  research,  the  vast  majority  of  corporate  file  sharing  accounts  still  use  public  cloud  solutions  like  Dropbox.  However,  given  the  challenges  of  security  and  lack  of  control,  when  asked  if  they  would  be  interested  in  a  solution  that  stored  all  or  some  of  its  file  data  on-­‐premises,  a  whopping  97%  of  respondents  were  interested.4    

The  Citrix  ShareFile  on  EMC  Isilon  enterprise  file  sync  and  sharing  solution  brings  together  well-­‐known  leaders,  Citrix  in  mobility  and  virtualization,  and  EMC  in  storage,  with  its  flagship  Isilon  scale-­‐out  NAS  solution.  Isilon  was  designed  for  performance,  scale,  and  availability—essential  characteristics  for  a  successful  EFSS  deployment.  Automated  load  balancing,  tuning,  and  tiering  make  data  highly  available,  which  EFSS  solutions  need  to  keep  users  in  the  private  cloud  and  prevent  them  from  going  to  public  solutions.  ShareFile  is  a  secure,  full-­‐featured  EFSS  solution  that  is  easy  for  both  users  and  administrators,  and  delivers  productivity  and  collaboration  for  file  data  across  multiple  devices,  with  full  IT  management  and  control.  Data  remains  in  the  private  Isilon  cloud  behind  the  corporate  firewall,  and  data  requests  are  securely  managed.  

The  Citrix  ShareFile  on  EMC  Isilon  solution  provides  organizations  with  enterprise-­‐class  file  sync  and  sharing  functionality  that  maintains  data  securely  in  a  private  cloud  environment.  The  joint  solution  brings  together  two  industry  leaders,  providing  for  what  corporate  EFSS  users  and  IT  really  need:  productivity  and  collaboration  across  devices  with  complete  security,  massive  scalability  without  disruption,  cost-­‐reducing  storage  efficiency,  and  full  IT  control.    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

The  goal  of  ESG  Lab  reports  is  to  educate  IT  professionals  about  data  center  technology  products  for  companies  of  all  types  and  sizes.  ESG  Lab  reports  are  not  meant  to  replace  the  evaluation  process  that  should  be  conducted  before  making  purchasing  decisions,  but  rather  to  provide  insight  into  these  emerging  technologies.  Our  objective  is  to  go  over  some  of  the  more  valuable  feature/functions  of  products,  show  how  they  can  be  used  to  solve  real  customer  problems  and  identify  any  areas  needing  improvement.  ESG  Lab’s  expert  third-­‐party  perspective  is  based  on  our  own  hands-­‐on  testing  as  well  as  on  interviews  with  customers  who  use  these  products  in  production  environments.  This  ESG  Lab  report  was  sponsored  by  EMC  and  Citrix.  

All  trademark  names  are  property  of  their  respective  companies.  Information  contained  in  this  publication  has  been  obtained  by  sources  The  Enterprise  Strategy  Group  (ESG)  considers  to  be  reliable  but  is  not  warranted  by  ESG.  This  publication  may  contain  opinions  of  ESG,  which  are  subject  to  change  from  time  to  time.  This  publication  is  copyrighted  by  The  Enterprise  Strategy  Group,  Inc.  Any  reproduction  or  redistribution  of  this  publication,  in  whole  or  in  part,  whether  in  hard-­‐copy  format,  electronically,  or  otherwise  to  persons  not  authorized  to  receive  it,  without  the  express  consent  of  The  Enterprise  Strategy  Group,  Inc.,  is  in  violation  of  U.S.  copyright  law  and  will  be  subject  to  an  action  for  civil  damages  and,  if  applicable,  criminal  prosecution.  Should  you  have  any  questions,  please  contact  ESG  Client  Relations  at  508.482.0188.  

 

                                                                                                                         4  Source:  ESG  Research  Report,  Online  File  Sharing  and  Collaboration:  Deployment  Model  Trends,  February  2014.  


Recommended