BIDANG TUGAS
PEMBANTU PERKERANIAN DAN OPERASI
UNIT DOKUMEN PELAJAR (HEP)
(PN. ANIDA BT ADNAN)
1 | P a g e
WAKTU BERTUGASHARI REHAT PAGI REHAT TENGAHARI
AHAD-RABU
9.00 PAGI – 9.15 PAGI 12.45-2.00 TGHR
KHAMIS 9.00 PAGI – 9.15 PAGI 12.00-2.30 TGHR
WAKTU BERTUGAS DAN WAKTU REHAT
PEMBANTU PERKERANIAN DAN OPERASI
UNIT DOKUMEN PELAJAR (HEP)
MASA BERTUGAS : AHAD - RABU (7.30 PAGI - 4.30 PETANG)
KHAMIS (7.30 PAGI – 3.00 PETANG)
2 | P a g e
RANCANGAN TUGAS DAN JUSTIFIKASI
JANGKAMASA TUGAS UTAMA DAN
BEBANAN TUGAS
3 | P a g e
RANCANGAN TAHUNAN 2014-2015
BIL PERANCANGAN TUGAS HARIAN BULANAN TAHUNAN CATATAN JANGKA MASA YANG DIGUNA PADA TUGAS TAMBAHAN MELEBIHI TUGAS UTMA
(UNIT HEP)1. FAIL PERIBADI PELAJAR / / / Kemaskini dari
masa ke semasaSemasa dan setiap hari
2. SIJIL PROGRAM DALAMAN PELAJAR
/ / / Mengikut Program & Aktiviti di dalam Takwim Sepanjang tahun
Semasa dan setiap hari
3. SIJIL PROGRAM LUAR PELAJAR
/ / / Mengikut Program & Aktiviti Sepanjang tahun
Semasa dan setiap hari
4. SIJIL BERHENTI PELAJAR TINGKATAN 5.
/ / / April- Disember - Februari
Sebelum Mac tahun berikutnya
5. TESTIMONIAL PELAJAR TINGKATAN 5.
/ / / April- Disember - Februari
Sebelum Mac tahun berikutnya
6. KEDATANGAN PELAJAR / / / Januari- awal November
Setiap hari
(PENTADBIRAN )7. Maklumat PPD JB / Web PPD JB/ email Setiap hari8. KEDATANGAN PELAJAR / Januari -November
(UNIT AKADEMIK)9. FAIL KSSM SETIAP PELAJAR
TINGKATAN 1 (KEMASUKAN BARU)
/ / November – Februari/ jika perlu
Semasa bergantung kuantiti & tempahan
(UNIT KUALITI)15. FAIL DAN TULANG FAIL / Dari masa ke
semasa atas arahanSemasa bergantung kuantiti & tempahan
(PEJABAT AM)16. KERJA PEJABAT JIKA PERLU / / / Menanggung tugas Semasa
(PPH)18. TUGAS MAJLIS-MAJLIS RASMI
TAHUNAN LPH/ Hujung tahun
Oktober – Januari 3 bulan semasa, sebelum dan selepas
4 | P a g e
TUGAS-TUGAS UTAMA
BEBANAN TUGAS TAMBAHAN
5 | P a g e
TUGAS UTAMA
1. (HEP)
1. FAIL PERIBADI PELAJAR2. SIJIL PROGRAM DALAMAN PELAJAR3. SIJIL PROGRAM LUAR PELAJAR4. SIJIL BERHENTI PELAJAR T5 5. TESTIMONIAL PELAJAR T56. TUGAS KEDATANGAN PELAJAR
2. (PENTADBIRAN) MAKLUMAT PPD JB
BEBANAN TUGAS TAMBAHAN
1. KERJA-KERJA SET KAUNTER TEMUDUGA IBUBAPA/PELAJAR KEMASUKAN PELAJAR T1 & T4
2. KERJA-KERJA SET KAUNTER PENDAFTARAN PELAJAR MASUK T1 & T4
3. UNIT KUALITI6 | P a g e
4. UNIT AKADEMIK5. AHLI JAWATANKUASA MAJLIS PPH
(1) TUGAS - FAIL PERIBADI PELAJAR
PERINCIAN TUGAS UTAMA
JUSTIFIKASI PERINGKAT KERJA
7 | P a g e
(HEP)(1)TUGAS - FAIL PERIBADI PELAJAR
1. Menyiapkan fail pelajar baru iaitu fail peribadi fail hijau dan fail biru @kad 001, setiap pengambilan kemasukan T1 dan T4 setiap tahun.
2. Memastikan fail lengkap dengan dokumen yang diminta ketika proses kemasukan seperti gambar, salinan kad pengenalan, alamat terkini dan sebagainya.
3. Jika tidak lengkap, guru mentor perlu minta dari pelajar semasa perjumpaan KP.4. Mengemaskini maklumat pelajar dan kelas dalam sps.(rujuk PK HEP)5. Mengemaskini maklumat pelajar yang baru masuk/daftar ke SMIH.(rujuk PK HEP)6. Menyediakan fail peribadi pelajar baru.7. Mengemaskini maklumat / senarai nama mentor/KP yang terkini.(rujuk PK HEP)8. Mengemaskini fail peribadi setiap pelajar lama mengikut KP masing-masing.9. Mengemaskini fail-fail Mentor/KP dari masa ke semasa.10. Kemaskini pelajar yang berhenti dan kemasukan baru (semasa)11. Memastikan guru/mentor menyimpan semula fail yang diambil, mengikut manual yang
dipapar pada pintu almari fail.12. Memastikan semua maklumat pelajar dan KP disimpan didalam fail unit dokumen pelajar.13. Memastikan dan merekod sijil dan fail pelajar yang dimaklumkan berhenti ke unit
dokumen .(rujuk Kerani Pentadbiran)14. Menyiapkan label nama Mentor/KP untuk memudahkan urusan simpanan fail dan rujukan
fail bila perlu.
JUSTIFIKASI :
Penyusunan dan perancangan kerja dibuat awal dan teratur. Jumlah pelajar setiap kali kemasukkan T1 awal tahun adalah lebih kurang 150 orang. Fail-fail perlu siap di susun dalam fail kotak KP masing-masing seawal Januari. Maka kerja-kerja berkaitan pengurusan menyiapkan fail-fail peribadi pelajar dalam jumlah
tersebut memerlukan masa yang panjang. Antara bulan Oktober hingga awal Januari. Tenaga kerja yang ada tidak mencukupi untuk menyiapkan kerja-kerja tersebut tanpa
bantuan. Mengambil inisiatif sendiri pertolongan tenaga anak-anak sehingga lewat malam hampir
setiap hari selepas waktu pejabat. Mengambil inisiatif memberi upah kepada sesiapa yang membantu dengan wang sendiri.
8 | P a g e
Waktu pejabat saya terpaksa banyak membantu kerja-kerja pentadbiran , kemasukan, sps dan semakan-semakan yang berulang kali, pun masih tidak kecukupan tangan .
Hasil dapatan tugas tidak boleh selesai dengan sempurna kerana bebanan kerja lain lagi dalam masa yang sama dan tiada pembantu yang membantu.
KERJA-KERJA MENYIAPKAN FAIL PERIBADI PELAJAR (Tempat : Bilik Dokumen)
9 | P a g e
TEMPAH FAIL PERIBADI HIJAUBELI FAIL BIRU KAD 001
DARI SYKT MUAFAKAT & RAINBOW
SIAPKAN SUSUN SATU-SATU SET FAIL TERSEBUT ,SEBELUM PENDAFTARAN SETIAP KEMASUKAN T1, T4 & SEMASA
PASTIKAN IBUBAPA PELAJAR MENGISI MAKLUMAT PERIBADI & TAMPAL GAMBAR DI MUKA HADAPAN FAIL TERSEBUT SEMASA MENDAFTAR
MAKLUMAT DAN SALINAN DOKUMEN Eg IC DAN SEBAGAINYA SPT YANG DIMINTA PERLU LENGKAP DAN ADA DALAM FAIL.
SORT / ASINGKAN FAIL TERSEBUT KEPADA PELAJAR LELAKI DAN PEREMPUAN MEGIKUT ABJAD
SIMPAN DI BILIK DOKUMEN SEHINGGA DAPAT SENARAI MENTOR / KP MASING-MASING –DARI PK
SENARAI KP DITERIMA , SORT PILIH FAIL PERIBADI PELAJAR TERSEBUT IKUT KP /MENTOR MASING-MASING
(2) SIJIL PROGRAM DALAMAN DAN (3) SIJIL LUAR PELAJAR
PERINCIAN TUGAS UTAMA
JUSTIFIKASI PERINGKAT KERJA
10 | P a g e
FAIL PELAJAR YANG TELAH DI SORT MASUK KE KOTAK FAIL BESAR DLM ALMARI MENGIKUT SUSUNAN YANG TELAH SIAP DENGAN MANUAL FAIL DIPINTU ALMARI
(2)TUGAS - SIJIL-SIJIL PROGRAM DALAMAN DAN(3) SIJIL LUAR -PELAJAR
1. Memastikan selepas setiap program tahunan sekolah dikeluarkan sijil kepada pelajar terlibat. (tindakan Guru/pengarah Program)
2. Senarai nama perlu di sediakan secara microsoft office excel untuk memudahkan kerja membuat sijil. (Tindakan SU Program)
3. Atau memastikan guru-guru terlibat mengisi borang buat sijil yang disediakan selepas siap sesuatu program atau aktiviti besar yang diadakan di sekolah dan diserahkan dengan kadar segera kepada unit dokumen pelajar dengan segera.
4. Memastikan guru-guru yang terlibat dengan sebarang program luar menyediakan sijil pelajar yang telah siap atau sijil kosong dari luar dan menyediakan senarai nama pelajar yang terlibat dalam bentuk excel untuk dikeluarkan sijil kepada mereka.
5. Memastikan sijil-sijil disiapkan secepat mungkin selepas aktiviti atau program sekolah. 6. Memastikan sijil-sijil yang telah siap di pilih mentornya (sort) untuk rujukan dimasukkan
kedalam fail pelajar secepat mungkin.7. Memastikan semua senarai dan permohonan sijil di rekod dan difailkan untuk rujukan.8. Memastikan sijil-sijil organisasi seperti pusat sumber ,asrama,koperasi dan sebagainya
menyediakan sijil-sijil pelajar terlibat secepat mungkin. (tindakan Guru bagi Organisasi tersebut)
9. Memastikan semua sijil-sijil luar seperti MSSD,MSSM,MSSJ dan sebagainya diserahkan kepada unit dokumen pelajar secepat mungkin untuk dimasukkan ke fail pelajar yang terlibat.(tindakan EN & AA)
10. Memastikan semua sijil-sijil KRS disediakan oleh guru-guru terlibat secepat mungkin.(tindakan Guru KRS)
11. Memastikan semua sijil-sijil AJK Organisasi Debat dan Pertandingan Debat di hantar kepada unit fail pelajar dari semasa ke semasa.
12. Memastikan sijil-sijil akademik tingkatan diserah awal ke unit dokumen untuk proses memasukkan ke fail peribadi pelajar sebelum keputusan SPM dikeluarkan. (tindakan NMS,NM,SSB,NT,ZS)
13. Memastikan sijil-sijil organisasi yang lain siap seperti Kelas,Koperasi , MDP, Asrama, PRS, Pustakawan, Panel diskusi Pelajar siap mengikut masa.
14. Memastikan kerja-kerja proses membuat sijil dari awal yang melalui beberapa peringkat di rekod.
11 | P a g e
CADANGAN UNTUK KERJA PEMBUATAN SIJIL
1. Semua program atau aktiviti yang ada keluarkan sijil hendaklah di hantar ke unit dokumen secepat yang mungkin selepas program untuk kemaskini dan dimasuk ke fail peribadi.
2. Senarai nama pelajar yang perlu diberi sijil perlu dihantar secepat mungkin selapas tamat program diemail terus dalam bentuk soft copy excel.
3. Borang Sijil Berhenti dan Testimonial yang diedarkan kepada guru2 mentor untuk diisi oleh pelajar hendaklah dihantar mengikut tarikh yang diarahkan ke Unit Dokumen untuk kerja2 pengisian maklumat dan disiapkan.
JUSTIFIKASI :
Penyusunan dan perancangan kerja dibuat awal dan teratur. Jumlah pelajar keseluruhan 700 orang setiap tahun Sijil-sijil perlu siap sepatutnya selepas tamat Program. Ini adalah supaya pelajar menerima setiap sijil yang pelajar terlibat, tidak ada tunggakkan
atau kes sijil tidak dikeluarkan. Maka kerja-kerja berkaitan pengurusan menyiapkan sijil-sijil penyertaan pelajar dalam
jumlah banyak untuk setiap program tersebut. Kerja dilakukan peringkat demi peringkat ,dan setiap peringkat memerlukan staf yang
membantu. Terutama kerja-kerja sort kepada mentor dan masukkan kedalam fail mentor dan pelajar.
Memerlukan masa tumpuan yang agak banyak dan berulang semula dengan program lain sepanjang tahun.
Tenaga kerja yang ada tidak mencukupi untuk menyiapkan kerja-kerja tersebut tanpa bantuan.
Seperti biasa ,mengambil inisiatif sendiri pertolongan tenaga anak-anak sehingga lewat malam hampir setiap hari selepas waktu pejabat.
Mengambil inisiatif memberi upah kepada sesiapa yang membantu dengan wang sendiri. Semasa tugas ini di pegang oleh staf lepas juga beliau telah mengambil inisiatif minta
bantuan staf lain dengan upah duit sendiri. Waktu pejabat saya terpaksa banyak membantu kerja-kerja pentadbiran , menjawab
telefon, kemasukan, sps dan semakan-semakan yang berulang kali, pun masih tidak kecukupan tangan terutama waktu staf cuti panjang (bersalin) atau cuti beberpa hari.
Hasil dapatan tugas tidak boleh selesai dengan sempurna kerana bebanan kerja lain yang mendatang lagi dalam masa yang sama dan tiada pembantu yang membantu.
12 | P a g e
PERINGKAT KERJA MENYIAPKAN SIJIL DALAM DAN LUAR PROGRAM PELAJAR( Tempat : Pejabat & Bilik Dokumen)
13 | P a g e
SIAP MASUK FAIL DAN REKOD SEMUA PERINGKAT TUGAS DAN TARIKH UNTUK RUJUKAN
TERIMA SENARAI NAMA PELAJAR TERLIBAT DARI GURU MELALUI EMAIL @ SERAH SELEPAS SETIAP PROGRAM SEKOLAH (DALAM SOFT COPY & HARD
REKOD PENERIMAAN DALAM BUKU REKOD SIJIL DALAM (SJD) @ SIJIL LUAR (SJL)
PASTIKAN DIREKOD UNTUK RUJUKAN
SENARAI NAMA DALAM HARD COPY DAN SOFT COPY DI KEY IN DALAM BENTUK EXCELL UNTUK
BUAT SIJIL SECARA MERGE
- SEMAK BEBERAPA KALI- PRINT SEMUA SIJIL YANG TELAH SIAP
SETIAP UNTUK PROGRAM YANG DITERIMA
TEMPAH SIJIL DALAMAN 3000 KEPING PER TEMPAHAN PER TAHUN, DAN SIMPAN STOK- DI SYARIKAT MUAFAKAT
SORT / PILIH SIJIL MENGIKUT MENTOR @ KP UNTUK DI SIMPAN KE DALAM FAIL PELAJAR
MASING-MASING
(4)SIJIL BERHENTI
&(5)TESTIMONIAL
PELAJAR TINGKATAN 5
PERINCIAN TUGAS UTAMA
JUSTIFIKASI PERINGKAT KERJA
14 | P a g e
(4) SIJIL BERHENTI &
(5) TESTIMONIAL PELAJAR TINGKATAN 5.
1. Memastikan Borang Maklumat Testimonial dan Sijil Berhenti (kosong) diberi kepada setiap pelajar Tingkatan 5. (tindakan PK HEP dan Guru Mentor/KP)
2. Menyemak dan memastikan semua borang diisi dengan lengkap dan tepat oleh pelajar.3. Memastikan semua borang yang telah diisi dikumpulkan dan diserahkan kepada unit
dokumen secepat mungkin4. Memastikan semua borang disimpan dan direkod penerimaan dari guru Mentor pelajar
tingkatan 5.5. Memastikan borang maklumat testimonial dan sijil berhenti disimpan di dalam fail
simpanan.6. Memastikan tugas pengisian data dan maklumat yang ada dimulakan dahulu.7. Memastikan tugasan yang dibuat direkod untuk memudahkan perancangan tugas.8. Memastikan perbincangan dibuat antara petugas unit dokumen pelajar dengan mentor
tentang mentee masing-masing jika perlu.9. Memastikan semakan semula dibuat beberapa kali setelah tugas pengisian maklumat
testimonial dan sijil berhenti siap.10. Memastikan ulasan pengetua diterima ,diisi di dalam sijil berhenti pelajar. (tindakan
pengetua)11. Mencetak (print out) semua sijil testimonial dan sijil berhenti dibuat setelah semakan
terakhir dibuat.12. Memastikan semua testimonial asal yang telah siap, di tandatangan.(tindakan Guru
Mentor & Pengetua)13. Memastikan semua mentor menyerahkan semula testimonial kepada unit dokumen
pelajar secepat mungkin.14. Pembetulan jika perlu.15. Semua testimonial dan sijil berhenti yang siap disimpan di dalam fail, sebelum di
masukkan ke dalam fail peribadi pelajar tingkatan 5 masing-masing.
15 | P a g e
PERINGKAT KERJA MENYIAPKAN SIJIL BERHENTI DAN TESTIMONIAL PELAJAR TINGKATAN 5 SETIAP TAHUN
( Tempat : Pejabat & Bilik Dokumen)
Sesi Satu Sesi Ke dua
16 | P a g e
SIAP MASUK FAIL PELAJAR DAN REKOD SEMUA PERINGKAT TUGAS DAN TARIKH UNTUK RUJUKAN
SERAH BORANG TESTIMONIAL DAN SIJIL BERHENTI YANG KOSONG KEPADA GURU KP
UNTUK DI SERAH KEPADA PELAJAR
GURU MENGUTIP BORANG YANG TELAH DIISI DAN REKOD PENERIMAAN
PASTIKAN DIREKOD UNTUK RUJUKAN
SENARAI NAMA PELAJAR DIREKOD DAN JUMLAH UNTUK MEMASTIKAN SEMUA PELAJAR MENGISI
DAN HANTAR SEMULA PADA GURU KP
- SEMAKAN PERTAMA- EDIT
TEMPAH SIJIL BERHENTI DAN TESTIMONIAL 2 RIM PER TEMPAHAN PER 2 TAHUN, DAN SIMPAN STOK
- DIBELI DARI SYARIKAT MUAFAKAT
SERAH KEPADA GURU KP @ MENTOR UNTUK DITANDATANGANI DAN DIKUTIP ,KUMPUL
SEMULA (PEMBETULAN JIKA PERLU)
SIAP MASUK FAIL BUAT REKOD SENARAI PENYERAHAN KEPADA PELAJAR DI KAUNTER SJIL PADA HARI KEPUTUSAN SPM DIKELUARKAN.
ASINGKAN SIJIL BERHENTI DAN TESTIMONIAL LELAKI DAN PEREMPUAN DAN JUGA MASALAH YURAN
- SEMAKAN KE DUA- EDIT
- SEMAKAN PERTAMA- EDIT
JUSTIFIKASI :
Penyusunan dan perancangan kerja dibuat awal dan teratur. Jumlah pelajar keseluruhan lebih kurang 150 orang setiap tahun Sijil Berhenti dan Testimonial perlu siap sebelum keputusan SPM keluar tehun berikutnya. Ini adalah supaya pelajar menerima setiap sijil yang pelajar terlibat, tidak ada tunggakkan
atau kes sijil tidak dikeluarkan. Maka kerja-kerja berkaitan pengurusan menyiapkan Sijil Berhenti dan Testimonial selalu
dimulakan operasinya awal untuk pengisian maklumat peribadi dahulu. Kerja dilakukan peringkat demi peringkat ,dan setiap peringkat memerlukan ketelitian
memasukkan maklumat kokurikulum dan pencapaian pelajar dalam Sijil Berhenti dan Testimonial
Memerlukan masa tumpuan yang agak banyak dan berulang semula dengan program lain sepanjang tahun.
Tenaga kerja yang ada tidak mencukupi untuk menyiapkan kerja-kerja tersebut tanpa bantuan.
Seperti biasa ,mengambil inisiatif sendiri pertolongan tenaga anak-anak mengisi maklumat pelajar dalam testimonial dan sijil berhenti.
Hasil dapatan tugas tidak boleh selesai dengan sempurna kerana bebanan kerja lain lagi dalam masa yang sama dan tiada pembantu yang membantu.
Paling kritikal adalah apabila saya menanggung tugas staf lain , dimana dalam masa yang sama saya terpaksa membantu tugas-tugas pentadbiran sepenuhnya.
Atas sebab semasa tidak menanggung kerja staf lain pun saya masih membantu kerja-kerja kerani pentadbiran yang tidak kecukupan tangan juga.
Staf sementara yang diambil lambat juga merupakan faktor pada saya meluangkan masa yang agak banyak juga untuk melatih beliau.
Ini adalah kerana kerja-kerja major saya memerlukan ketelitian, fokus dan perancangan yang betul dalam menguruskan kerja supaya siap dengan sempurna.
Jika berlaku tugas-tugas lain yang mendatang pengkhususan kerja utama terganggu dan tidak sempurna.
17 | P a g e
(6 ) TUGAS KEDATANGAN PELAJAR
1. Memastikan semua Ketua Kelas/ Penolong Kelas menghantar slip kehadiran pelajar.2. Membuat pengumuman 3. Maklumat dikemaskinikan.4. Maklumat kedatangan pelajar dikemaskini dalam sps.
Masalah : Rekod tidak tele dengan rekod guru, kerja berulang dengan kerja semakan menual dalam buku rekod kedatangan atau ke kelas , banyak masa yang di perlukan, tidak praktikal.
(7) (PENTADBIRAN) MAKLUMAT PPD JB
TUGAS - PENTADBIRAN
1. Memastikan Laman Web PPDJB, JPN Johor dan KPM dibuka dan dibaca setiap hari.2. Memastikan berita ,siaran dan pengumuman dari PPDJB, JPN Johor dan KPM yang berkaitan
dicetak , dimaklumkan dan diserahkan kepada Pengetua di Pejabat Am setiap hari ,jika ada.3. Memastikan surat-surat PPDJB, JPN Johor dan KPM yang dirujuk kepada Pengetua ,disampaikan
kepada Penolong Kanan di Bilik Penolong Kanan dan guru-guru yang terlibat di Bilik Guru lelaki atau perempuan.
4. Membantu kerja-kerja perkeranian, seperti membuat surat rasmi hubungan dalaman dan luaran sekolah jika diperlukan.
5. Menghubungi jabatan berkenaan jika diperlukan dan diarahkan pengetua
18 | P a g e
MASALAH
1. Tugas-tugas yang di rancang adalah banyak sepanjang tahun.2. Meminta bantuan alumni atau anak-anak sendiri untuk menyiapkan tugas yang tidak
kecukupan tangan dan masa.3. Membayar upah dengan duit sendiri sebelum ini bila mendapatkan bantuan mereka.4. Tuntutan lebih masa sangat perlu.5. Menanggung tugas staf lain yang cuti bersalin, walaupun ada staf yang mengganti tugas
saya tetapi tidak semua tugas boleh selesai kerana kurang pengalaman dan masuk bertugas tanpa sempat dilatih.
6. Melatih staf sementara memakan banyak masa kerja.7. Staf sementara yang bantu selalu lambat mendapat kelulusan atau tidak mendapat
kelulusan. Ini menambahkan kerja tidak efisyen dan sistematik .8. Kerja yang dirancang dengan baik tidak aakan terhasil.9. Setakat ini semua kerja akan berjalan lancar , jika mendapat kerjasama semua.10. Kerja-kerja sps perlu pengkhususan staf sebab semakan atau key in data maklumat perlu
senarai yang tepat dan memakan masa yang banyak.11. Perlu mendesak guru2 yang terlibat dengan aktiviti yang perlu mengeluarkan sijil atau
testimonial.12. Senarai nama untuk kerja-kerja sijil perlu ada dan disiapkan segera dari guru selepas
setiap program.13. Kerja dan tugasan yang bertindih tidak selesai atau siap dengan sempurna kerana
menanggung tugas-tugas tambahan yang datang dalam suatu masa.14. Telah rujuk pada kerani dan pembantu guru SRIH untuk dapat cara selesaikan masalah
tetapi kerani atau pembantu srih tidak buat kerja-kerja fail peribadi, sijil-sijil PROGRAM DAN AKTIVITI pelajar yang banyak seperti smih , sijil berhenti hanya maklumat yang sedikit untuk tahun 6 berbanding testimonial dan sijil berhenti pelajar ting 5 SMIH, kedatangan pelajar, surat menyurat keluar kebanyakan dibuat oleh guru.
19 | P a g e
BEBANAN TUGAS
20 | P a g e
TUGAS - KAUNTER SIJIL PADA HARI KEPUTUSAN SPM DIUMUMKAN.
1. Menyediakan tempat kaunter sijil pada atau sebelum keputusan SPM diumumkan.(tindakan PK HEP)
2. Memastikan semua fail pelajar siap untuk diserahkan kepada pelajar.3. Memastikan siji-sijil telah lengkap.4. Menyediakan borang semakan sijil , jika ada sebarang pembetulan atau tuntutan sijil
oleh pelajar.5. Memastikan borang semakan yang diisi pelajar diambil tindakan segera.6. Menyediakan senarai sijil-sijil yang diserahkan kepada pelajar.7. Memastikan semua tugas direkod.8. Memastikan tempat pendaftaran dikemas setelah selesai. (tindakan PK HEP)
TUGAS –KAUNTER TEMUDUGA KEMASUKAN PELAJAR TINGKATAN 1 KE SMIH.
1. Menyediakan tempat untuk pendaftaran temuduga pelajar(tindakan PK HEP)2. Memastikan label-label aliran proses temuduga disediakan sebelum tarikh temuduga
dibuat.3. Memastikan semua dokumen dan maklumat disediakan awal sebelum tarikh temuduga
dibuat.4. Memastikan semua senarai nama temuduga pelajar disediakan.(tindakan Kerani
Pentadbiran.)5. Menghubungi calun-calun yang disenarai untuk proses temuduga, jika diarahkan.(rujuk
PK HEP)6. Merekod maklumat kehadiran calun-calun.7. Merekod semua tugas yang dibuat.
8. Memastikan tempat temuduga dikemas setelah selesai.(tindakan PK HEP)
TUGAS - PENDAFTARAN KEMASUKAN PELAJAR TINGKATAN 4 KE SMIH.
1. Menyediakan tempat untuk pendaftaran pelajar(tindakan PK HEP)2. Memastikan label-label aliran proses pendaftaran disediakan sebelum tarikh
pendaftaran3. Memastikan semua dokumen dan maklumat disediakan awal sebelum tarikh
pendaftaran dibuat.4. Memastikan semua senarai nama kemasukkan pelajar baru disediakan.(tindakan
Kerani Pentadbiran.)21 | P a g e
5. Memastikan ibubapa mengisi semua maklumat yang dikehendaki dengan tepat dan lengkap dalam dokumen yang disediakan.
6. Merekod maklumat atau bahan yang tidak dapat dilengkapkan oleh ibubapa dalam borang semakan di belakang borang pendaftaran untuk tindakan kemudaian.
7. Merekod semua tugas yang dibuat.8. Memastikan tempat pendaftaran dikemas setelah selesai.(tindakan PK HEP)
TUGAS - PEMBANTU GURU (PENTADBIRAN)
1. Membantu kerja-kerja perkeranian, seperti membuat surat rasmi hubungan dalaman dan luaran sekolah jika diperlukan.
2. Membantu menyediakan maklumat dan bahan yang diminta berkaitan pelajar dan guru sebagainya.
3. Membantu tugas unit-unit lain jika diperlukan, seperti Unit Kualiti, Unit Disiplin dan Pejabat Am.
4. Memastikan tugas-tugas direkod setiap hari, untuk perancangan tugas harian dan tahunan.5. Membantu tugas membuat sijil-sijil pelajar yang gagal disiapkan oleh guru, jika perlu.6. Membantu guru masukkan sijil-sijil akademik ke dalam fail pelajar tingkatan 5, jika perlu.
(KUALITI)TUGAS-TUGAS UNIT KUALITI1. Membuat senarai fail rujuk yang sedia ada.2. Menyediakan semua tulang fail yang diminta oleh semua unit.3. Rekod semua permohonan untuk membuat tulang fail4. Buat tulang fail , key in ,print dan laminate.5. Memastikan semua tulang2 diambil oleh pemohon.
(AKADEMIK)
TUGAS-TUGAS UNIT AKADEMIK
1. Menyediakan dan membuat fail setiap pelajar untuk PBS KSSM.2. Memasukkan Protector Sheet (plastic)3. Memasukkan devider Tajuk mengikut Subjek KSSM)4. Buat tulang Fail ,Key in dan Print5. Laminate Tulang fail /gunting dan tampal tulang fail pada fail.6. Susun semua fail dalam rak dengan kemas dan mengikut abjad nama pelajar.
TUGAS TAMBAHAN LAIN
1. Keluar ke PPD /JPN/POS dan pembelian barang jika perlu dan diarahkan.
22 | P a g e
2. Melaksanakan semua tugasan yang diberikan oleh pihak atasan atau pengetua dari semasa ke semasa.
23 | P a g e
Recommended
