Download pdf - MANUALUL SISTEMULUI INTEGRAT DE MANAGEMENTcalitate.ub.ro/intern/Documente/SISTEM INTEGRAT/MSIM01ED2.pdf · prezenta documenta ie este proprietatea universit ii „vasile alecsandri”

PREZENTA DOCUMENTA IE ESTE PROPRIETATEA UNIVERSIT II „VASILE ALECSANDRI” DIN BAC U. MODIFICAREA, MULTIPLICAREA SAU DIFUZAREA ACESTEIA F APROBAREA SCRIS A EMITENTULUI

ESTE INTERZIS , CONFORM LEGII 8/1996.

- Document controlat -

F 01.07/Ed.1

U N I V E R S I T A T E A „ V A S I L E A L E C S A N D R I “

D I N B A C U

MMAANNUUAALLUULL SSIISSTTEEMMUULLUUII IINNTTEEGGRRAATT DDEE MMAANNAAGGEEMMEENNTT

COD: MSIM 01

RECTOR, PROF. UNIV. DR. ING. VALENTIN NEDEFF

Prenumele i numele Semn tura

Reprezentantul Managementului Conf. univ. dr. Marcela-Cornelia DANU

Elaborat ef lucr. dr. ing. Mirela PANAINTE – LEH DU

EDI IA: 2 REVIZIA: 0 1 2 3 4 5 EXEMPLAR NR.:

Intr în vigoare începând cu data de 28.11.2013, prin aprobarea în edin a Consiliului de Administra ie al Universit ii „Vasile Alecsandri” din Bac u.

MANUALUL SISTEMULUI INTEGRAT DE

MANAGEMENT

Cod document MSIM 01

LISTA REVIZIILOR Pag./Total pag. 1/1 Data 28.11.2013 Edi ie/Revizie 2/ 0 1 2 3 4 5

F 02.07/Ed.1 Fi ier SiM/MSIM/Lista reviziilor MSIM

LISTA REVIZIILOR

Simbol revizie

Edi ie/ Revizie/

Cap./ Pag./

Parag. Con inutul reviziei Responsabilit i

Elaborat Avizat Aprobat

MANUALUL SISTEMULUI INTEGRAT DE MANAGEMENT


CUPRINS Pag./Total pag. 1/1 Data 28.11.2013 Edi ie/Revizie 2/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fi ier SIM/MSIM/Cuprins.doc

CUPRINS

Capitolul 1 Prezentarea Universit ii Capitolul 2 Considera ii generale Capitolul 3 Defini ii i abrevieri Capitolul 4 Sistemul integrat de management Capitolul 5 Responsabilitatea managementului Capitolul 6 Managementul resurselor Capitolul 7 Realizarea produselor/ serviciilor Capitolul 8 M surare, analiz i îmbun ire Anexa 1 Declara ia Rectorului privind politica în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii muncii Anexa 2 Harta proceselor Anexa 3 Organigrama Universit ii Anexa 4 Organigrama sistemului integrat de management Anexa 5 Lista documentelor sistemului integrat de management



CAPITOLUL 1 PREZENTAREA UNIVERSIT II

Pag./Total pag. 1/6 Data 28.11.2013 Edi ie/Revizie 2/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 1.doc

1.1 INFORMA II UTILE 1.1.1 Statutul juridic al Universit ii „Vasile Alecsandri“ din Bac u

Universitatea „Vasile Alecsandri“ din Bac u este o institu ie de înv mânt superior i de cercetare tiin ific , de stat, cu personalitate juridic , aflat în subordinea

Ministerului Educa iei Na ionale. Universitatea ”Vasile Alecsandri” din Bac u are în structura sa: facult i, departamente, precum i alte structuri func ionale pentru cercetare tiin ific , pentru: cooperare cu institu ii de înv mânt i de cercetare din ara i str in tate, documentare, editare de carte universitar etc. Ea include, de asemenea, structuri func ionale pentru asigurarea serviciilor administrative, a resurselor umane, financiar - contabile, tehnice i sociale. Universitatea „Vasile Alecsandri“ din Bac u a aderat la Magna Charta a Universit ilor Europene de la Bologna, Italia. Carta Universit ii ”Vasile Alecsandri” din Bac u este documentul de baz care stabile te rolul, principiile academice, obiectivele, structura i organizarea Universit ii.

1.1.2 Istoricul Universit ii ”Vasile Alecsandri” din Bac u

Universitatea „Vasile Alecsandri“ din Bac u este o institu ie de înv mânt superior i de cercetare tiin ific , de stat, cu o bogat tradi ie i rezultate meritorii în

înv mântul superior românesc. Universitatea asigur formarea ini ial i formarea continu a speciali tilor, precum i desf urarea activit ilor de cercetare tiin ific în domeniile: limb i literatur , tiin e ale comunic rii, educa ie fizic i sport, inginerie industrial , inginerie energetic , ingineria produselor alimentare, mecatronic i robotic , inginerie i management, calculatoare i tehnologia informa iei, inginerie mecanic , ingineria mediului, inginerie chimic , inginerie fizic , matematic , biologie, informatic , contabilitate, marketing administrarea afacerilor. Prin HCM nr. 547/1961 i Ordinul Ministrului Înv mântului i Culturii nr. 688/1961 a luat fiin înv mântul de stat din Bac u. În 1961 s-a înfiin at Institutul Pedagogic cu urm toarea structur : Facultatea de Filologie cu sec ia Limba i literatura român , Facultatea de Matematic cu sec ia de Matematic i Facultatea de tiin e Naturale cu sec ia de tiin e naturale i cuno tin e agricole teoretice i practice. Acestora li s-au ad ugat în 1964 Facultatea de Istorie - Geografie i Facultatea de Educa ie Fizica i Sport, iar în 1976 Facultatea de Inginerie. Primul program de studii de înv mânt tehnic superior la Bac u a fost Tehnologia Construc iilor de Ma ini. În anul 1984 Institutul de Înv mânt Superior este transformat în Institut de Subingineri, subordonat Institutului Politehnic Ia i. În anul 1985 este înfiin at programul de studiu Tehnologie Chimic Anorganic , iar în anul urm tor, programul de studii Re ele Electrice.

În anul 1990, în baza Ordinului Ministrului înv mântului, nr. 7751/1990, Institutul de Subingineri din Bac u devine Institutul de Înv mânt Superior din Bac u i func ioneaz cu dou facult i: Facultatea de Litere i tiin e i Facultatea de Inginerie. În acel an, Facultatea de Inginerie avea în structur programele de studii Tehnologia construc iilor de ma ini, Mecanic fin , Utilaj tehnologic pentru industria alimentar , Utilaj tehnologic pentru celuloz i hârtie, Energetic industrial . În cadrul Facult ii de Litere i tiin e au fost reînfiin ate:






profilul Matematic cu programul de studii Matematic -Fizic , profilul Biologie cu programul de studii Biologie-Ecologie, profilul Filologie, programele de studii Limba i literatura român – o limb i literatur str in (francez , englez ) i An preg titor, profilul Educa ie fizic i sport i profilul Economic, cu programul de studii Turism i servicii i Marketing în anul 1991. În anul 1991, Institutul de Înv mânt Superior din Bac u devine Universitatea din Bac u, în baza Ordinului Ministrului Înv mântului i tiin ei, nr. 4894 din 22.03.1991 i a Hot rârii Guvernului nr. 812 din 29.12.1992. În baza HG 1093 din 30.09.2009 Universitatea din Bac u, î i schimb denumirea în Universitatea „Vasile Alecsandri“ din Bac u. Facultatea de Inginerie se dezvolt continuu, prin înfiin area de noi specializ ri i prin introducerea de noi forme de studiu. În 1992 este înfiin at programul de studii Tehnologia i controlul calit ii produselor alimentare, iar în 1996 este desfiin at programul de studii Mecanic Fin . Noile programe de studii înfiin ate sunt: Inginerie economic în domeniul mecanic (1998), Ingineria i managementul calit ii (1999), Ingineria mediului industrial (2000), redenumit în 2002 în Ingineria i protec ia mediului în industrie, Mecatronic (2000), Inginerie biochimic (2000), Tehnic de calcul (1999), transformat în 2005 în Tehnologia informa iei, Design Industrial (2003), Inginerie economic în domeniul electric, electronic i energetic (2003), tiin e inginere ti aplicate (2006). Începând cu anul 1999 Facultatea de Inginerie dezvolt înv mântul postuniversitar pe trei direc ii de formare: studii aprofundate i de master cu durata de 1 an, respectiv 2 ani, studii postuniversitare de specializare/conversie profesional cu durata de 3 semestre i cursuri postuniversitare de perfec ionare cu durata de un semestru din care amintim: Managementul produc iei industriale, Optimizarea i informatizarea proceselor i echipamentelor de fabrica ie, Strategii în asigurarea calit ii în industrie, Managementul ciclului de via al produsului,

tiin a i ingineria produselor alimentare ecologice, Managementul sistemelor industriale de produc ie i servicii, Echipamente i tehnologii moderne în energetic ; Conducerea i informatizarea proceselor termo i electroenergetic, Managementul i optimizarea echipamentelor de proces, Analiza structurilor mecanice, Managementul protec iei mediului în industrie, Procedee i metode de

surare în ingineria mediului, Materiale neconven ionale în biotehnologii moderne; Concep ie, sintez , analiz de molecule de interes biologic / Conception, synthese, analyse de molecules d'intérêt biologique, Chimia i ingineria valorific rii bioresurselor, Mecatronic i robotic / Mecatronic avansat , Echipamente pentru reabilitare i tehnologii asistive. Facultatea de Litere i tiin e se dezvolt i ea, împ indu-se în timp în mai multe facult i. Începând cu anul universitar 1992 – 1993, s-au introdus programele de studii: Limba i literatura englez – limba i literatura român sau limba i literatura francez , Kinetoterapie. În anul universitar 1997 – 1998, a fost aprobat s func ioneze programul de studii Limba i literatura francez – limba i literatura român sau limba i literatura englez . În acela i an este înfiin at programul de studii Contabilitate i Informatic de gestiune. În anul 1996 sec ia Educa ie fizic i sport devine facultate separat , purtând în momentul de fa numele de Facultatea de tiin e ale Mi rii, Sportului i

ii. Din anul 2005, facultatea are dou programe de studii, Educa ie fizic






i sportiv , Kinetoterapie i motricitate special , iar din anul 2009 programul de studiu Sport i performan motric în domeniul Educa ie fizic i Sport i programul de studiu Terapie ocupa ional în domeniul Psihologie. În cadrul facult ii func ioneaz pentru cele dou domenii înv mântul cu frecven redus i 3 specializ ri de master. În anul 2002, Facultatea de Litere i tiin e se separ în Facultatea de tiin e i Facultatea de Litere, iar din anul universitar 2003 - 2004, din Facultatea de

tiin e se desprinde Facultatea de tiin e Economice. Facultatea de tiin e func ioneaz în prezent cu domeniile Matematic , ap rut prin transformarea în 2005 a specializ rii Matematic - Fizic , Informatic , autorizat în 2005, Biologie i Ecologia i protec ia mediului. Facultatea mai coordoneaz i programele de master Protec ia i valorificarea resurselor biologice, Matematic didactic i Modele matematice i sisteme informatice în domeniul financiar-bancar. În cadrul Facult ii de tiin e Economice func ioneaz în prezent programele de studiu: Marketing, înv mânt de zi i la distan , Contabilitate i Informatic de gestiune, înv mânt de zi i cu frecven redus , iar din anul 2009 programul de studiu Administrarea afacerilor. În cadrul facult ii sunt organizate i direc ii de studiu de înv mânt postuniversitar i formare continu . În cadrul Facult ii de Litere, în anul universitar 2002 – 2003, se reînfiin eaz programul de studiu Limbi str ine (englez /francez ) – limba i literatura român , iar începând cu anul universitar 2003 – 2004, func ioneaz programul de studii Istorie – limbi str ine (englez , francez , german ), care din anul 2005 se reorganizeaz în programul de studii Istorie, intrat în lichidare cu anul 2007. Începând cu anul universitar 2006-2007, este aprobat programul de studii Comunicare i Rela ii publice. Studiile postuniversitare au fost înfiin ate în cadrul Facult ii de Litere dup cum urmeaz : în anul 2000 – 2001, tiin e ale comunic rii i ale limbajului, în anul 2003 – 2004, Studii culturale i literare i în anul 2003 – 2004, Studii lingvistice, jurnalistice i editoriale. În prezent func ioneaz urm toarele programe de studii de master: Limba englez . Practici de comunicare (în limba englez ), Studii lingvistice în limba englez (în limba englez ), Culturi i literaturi anglofone. Practici discursive (în limba englez ), Limba francez . Practici de comunicare (în limba francez ), Cultur i literatur român , Discurs i comunicare. În anul 1998 se înfiin eaz Departamentul pentru Preg tirea Personalului Didactic coordonând din 1999 i programele de studii existente în cadrul Colegiului de Institutori: Institutori – limba englez , Institutori – limba francez , Institutori – educa ie fizic . Dup desfiin area Colegiului în anul 2005, Departamentul asigur preg tirea psiho-pedagogic a studen ilor i absolven ilor care doresc s urmeze o carier didactic i perfec ionarea cadrelor didactice. Din anul 2008 în cadrul DPPD, este autorizat programul de studii de licen Pedagogia înv mântului primar i pre colar.

În anul 2007 UB prime te acreditarea ca Institu ie Organizatoare de Studii de Doctorat conform OMEdC 667/28.03.2007. Institutul de Cercetare, Dezvoltare, Inovare, Consultan i Transfer Tehnologic (ICDICTT) al Universit ii „Vasile Alecsandri” din Bac u se constituie prin reunirea centrelor de cercetare din universitate. A fost înfiin at conform Hot rârii






Consiliului de Administra ie începând cu 1 februarie 2013 i se subordoneaz Consiliului de Administra ie. Principalele obiective ale ICDICTT vizeaz urm toarele activit i: cercetare – dezvoltare – inovare în cadrul programelor na ionale i interna ional, transfer tehnologic i valorificarea rezultatelor cercet rilor, elaborare de produse i servicii pentru diverse domenii de activitate, colaborare în domeniile de competen cu institu ii similare din România i din alte ri, realizare de proiecte în calitate de coordonator de proiecte sau în calitate de partener, editare i tip rire de publica ii în domeniile de competen , alte activit i de cercetare – dezvoltare – inovare, crea ie artistic , performan sportiv , consultan i formare, specifice structurilor componente. Structura actual a institutului este urm toarea: - 5 Centre de cercetare recunoscute CNCSIS: Inginerie Managerial i Tehnologic ; Inginerie Mecanic ; Energetic , Mecatronic i Informatic ; Chimie aplicat i inginerie de proces; Inginerie fizic i ingineria mediului. - 8 Centre de cercetare recunoscute la nivelul universit ii: Centrul de Studii i Cercet ri Economice; Centrul interdisciplinar de studiu al formelor discursive contemporane (INTERSTUD); Centrul de cercetare pentru performan uman ; Centrul de excelen privind cercetarea interdisciplinar în domeniul educa iei fizice i sportului; Centrul de cercet ri psihopedagogice „Personalitate - formare - educa ie - performan ” (PERFORMED); Centrul de cercetare "Matematic - Informatic "; Centrul de explor ri textuale i ac iune prin limbaj (CETAL); Centrul de cercetare "Resursele mediului i biotehnologii". - 5 Colective de cercetare: Semiologia Culturii; Coduri de comunicare; Economia i Administrarea Afacerilor; Inginerie Alimentar , Chimic i Biochimic ; Promovarea Activ a S ii.

Universitatea a cunoscut o dezvoltare continu i în consecin , în anul universitar 2013-2014, structura ei cuprinde (Anexa nr. 3 Organigrama Universit ii „Vasile Alecsandri“ din Bac u): Cod 01 Carta Universit ii „Vasile Alecsandri” din Bac u; Cod 02 Senatul Universit ii „Vasile Alecsandri” din Bac u; Cod 03 Comisia de control a activit ii rectorului i Direc iei Generale

Administrative; Cod 04 Comisia pentru Reforme, Dezvoltare, Finan are i Calitate; Cod 05 Comisia pentru programe de studii, perfec ionarea i evaluarea

personalului didactic i activit i studen ti; Cod 06 Comisia pentru cercetare tiin ific i rela ii interna ionale; Cod 07 Comisia pentru rela ii cu mass-media i de promovare a imaginii

Universit ii „Vasile Alecsandri” din Bac u; Cod 08 Consiliul de administra ie; Cod 09 Comisia de etic i deontologie profesional universitar ; Cod 10 Facult i: Cod 10.01 Facultatea de Inginerie; Cod 10.02 Facultatea de Litere; Cod 10.03 Facultatea de tiin e; Cod 10.04 Facultatea de tiin e Economice;






Cod 10.05 Facultatea de tiin e ale Mi rii, Sportului i S ii; Cod 10.06 Departamentul pentru Preg tirea Personalului Didactic. Cod 11 Departamente, servicii, birouri, comisii: Cod 11.01 Biroul de Rela ii Interna ionale i Programe Comunitare; Cod 11.02 Serviciul Biblioteca; Cod 11.03 Comisia cu atribu ii de monitorizare, coordonare i îndrumare

metodologic a sistemului propriu de control intern/ managerial; Cod 11.04 Departamentul de Consiliere Profesional ; Cod 11.05 Institutul de Cercetare, Dezvoltare, Inovare, Consultan i

Transfer Tehnologic (ICDICTT); Cod 11.06 Serviciul de Multiplicare i Editura „Alma Mater”. Cod 11.07 Departamentul de Management; Cod 11.08 Biroul de Audit Public Intern; Cod 11.09 Biroul Control Financiar Preventiv; Cod 11.10 Oficiul Juridic; Cod 11.11 Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calit ii,; Cod 11.12 Departamentul pentru înv mânt la distan i cu frecven

redus . Cod 12 Direc ia General Administrativ : Cod 12.01 Direc ia General Administrativ ; Cod 12.02 Direc ia Resurse Umane i Salarizare; Cod 12.03 Serviciul financiar - contabilitate; Cod 12.04 Serviciul Social; Cod 12.05 Secretariatul General Universitate; Cod 12.06 Direc ia Patrimoniu; Cod 12.07 Serviciul Informatizare i Comunica ii Digitale; Cod 13 coala Doctoral .

Pe lâng înv mântul superior din ciclurile de licen , masterat i doctorat, în cadrul Universit ii se desf oar un num r însemnat de cursuri postuniversitare de specializare, de conversie profesional , aprofundate, de specializare i de formare continu . Adresa: Calea M ti, nr. 157, 600115; tel. 0234 542411; fax: 0234 545753; e-mail: [email protected]; http://www.ub.ro. Adresa: Calea M ti, nr. 157, 600115; tel. 0234 542411; fax: 0234 545753; Str. Spiru Haret, nr. 8, 600114; tel./fax 0234 516345 (Facultatea tiin e Economice); tel. /fax 0234 588884 (Facultatea de Litere) Str. Violetelor, nr. 9A; 600093; tel. 0234 530094 (c min) e-mail: [email protected]; http://www.ub.ro.

1.2 DOMENIUL DE ACTIVITATE 1.2.1 Activit i de formare profesional a cadrelor cu preg tire superioar i

activit i de cercetare Activit ile care confer identitate i personalitate Universit ii „Vasile Alecsandri“ din Bac u sunt înv mântul i cercetarea tiin ific , sportiv i cultural artistic






desf urate în organizare proprie i/sau în cooperare cu alte institu ii din ar i str in tate. În jurul acestor activit i se fundamenteaz politica institu ional , se elaboreaz strategiile de dezvoltare i programele opera ionale pe termen scurt, mediu sau lung. Universitatea „Vasile Alecsandri“ din Bac u preg te te viitorii licen ia i în domeniile fundamentale de licen . De asemenea, realizeaz perfec ionarea preg tirii profesionale i de cercetare a absolven ilor prin studii de masterat, studii de doctorat, cursuri postuniversitare/postdosctorale de scurt durat , studii aprofundate, cursuri de formare continu i conversie profesional , perfec ionarea cadrelor didactice. În Universitatea „Vasile Alecsandri“ din Bac u activitatea de cercetare tiin ific se desf oar în mod organizat, în cadrul Institutului, la nivel de centre de cercetare i colective de cercetare, cu rezultate remarcabile pe plan na ional i

interna ional. Activitatea de cercetare este corelat cu activitatea didactic , în special pentru ciclurile de master i doctorat. Atât activitatea didactic , cât i cea de cercetare tiin ific , se pot realiza în cadrul unor parteneriate cu institu ii din ar sau din str in tate.

1.2.2 Activit i conexe proceselor didactice i de cercetare

Misiunea de baz a Universit ii, didactic i de cercetare, este completat de activit i conexe, care asigur suportul material i de imagine activit ilor de baz : activit i de editare i tip rire a c ilor i periodicelor de specialitate; activit i de transfer tehnologic al rezultatelor cercet rii; organizare de conferin e i simpozioane tiin ifice; activit i de consultan i servicii; activit i culturale i sportive.

1.2.3 Suportul activit ilor

S-a creat o baz material care asigur suportul pentru misiunea de baz a Universit ii, astfel:

suprafa a spa iilor de înv mânt din UB este de 20 707 mp (s li de curs i seminarii, laboratoare, hale, baza sportiv );

954 locuri în c mine complet renovate; 2 286 mp de bibliotec cu 700 locuri pentru lectur ; 1637 mp de cantin (4 s li), extins i renovat care asigur masa pentru 400 de

studen i. Toate acestea precum i antrenarea Ligii Studen ilor din UB în activit ile Universit ii asigur condi iile necesare pentru îndeplinirea cerin elor legate de preg tirea studen ilor i de activitatea de cercetare tiin ific , acces la informa ie, cazare, mas i recreere.



CAPITOLUL 2 CONSIDERA II GENERALE



2.1 OBIECT Manualul sistemului integrat (MSIM) prezint sistemul integrat de management al calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa iei, responsabilit ii sociale, adoptat în cadrul Universit ii „Vasile Alecsandri“ din Bac u i cuprinde: structura organizatoric , responsabilit ile managementului, procesele sistemului integrat de management i interac iunile dintre acestea, precum i structura documentelor utilizate, pentru a asigura implementarea politicii i realizarea obiectivelor stabilite de managementul la cel mai înalt nivel al Universit ii. Prin aplicarea eficace a sistemului integrat de management i prin îmbun irea lui continu , Universitatea are în vedere men inerea i demonstrarea capacit ii de a furniza în mod consecvent servicii i produse care s satisfac cerin ele clien ilor i cerin ele legale, reglementate i alte cerin e la care subscrie pe linie de mediu, s tate i securitate ocupa ional i responsabilitate social , astfel ca în final s ob in cre terea satisfac iei clien ilor i a p ilor interesate. La realizarea SIM, s-a avut în vedere men inerea i demonstrarea capabilit ii de a respecta normele interna ionale ale drepturilor omului i legisla ia na ional a muncii, în vederea protej rii întregului personal care presteaz servicii sau/ i realizeaz produse, inclusiv subfurnizori/ subcontractori.

2.2 DOMENIU DE APLICARE MSIM este obligatoriu pentru întreaga Universitate, la toate nivelurile i pentru toate activit ile aferente domeniului de aplicare, începând cu data aprob rii. Domeniul de aplicare este urm torul: La nivelul Universit ii:

„Activit i de educa ie/formare profesional pe cicluri de studii universitare de licen , masterat i doctorat, programe de formare continu i specializare postuniversitar / postdoctoral i în domeniul activit ii de cercetare tiin ific , dezvoltare, inovare, consultan , asisten tehnic i transfer tehnologic”. Facultatea de Inginerie:

„Activit i de educa ie/formare profesional pe cicluri de studii universitare de licen , masterat i doctorat, programe de formare continu i specializare postuniversitar / postdoctoral i în domeniul activit ii de cercetare tiin ific , dezvoltare, inovare, consultan , asisten tehnic i transfer tehnologic”. Facultatea de tiin e ale Mi rii, Sportului i S ii:

„Activit i de educa ie/formare profesional pe cicluri de studii universitare de licen , masterat i doctorat, programe de formare continu i specializare postuniversitar / postdoctoral i în domeniul activit ii de cercetare tiin ific , dezvoltare, inovare, consultan , asisten tehnic i transfer tehnologic”. Facultatea de Litere:

„Activit i de educa ie/formare profesional pe cicluri de studii universitare de licen , masterat i doctorat, programe de formare continu i specializare postuniversitar / postdoctoral i în domeniul activit ii de cercetare tiin ific , dezvoltare, inovare, consultan , asisten tehnic i transfer tehnologic”.






Facultatea de tiin e: „Activit i de educa ie/formare profesional pe cicluri de studii universitare de licen , masterat i doctorat, programe de formare continu i specializare postuniversitar / postdoctoral i în domeniul activit ii de cercetare tiin ific , dezvoltare, inovare, consultan , asisten tehnic i transfer tehnologic”. Facultatea de tiin e Economice:

„Activit i de educa ie/formare profesional pe cicluri de studii universitare de licen , masterat i doctorat, programe de formare continu i specializare postuniversitar / postdoctoral i în domeniul activit ii de cercetare tiin ific , dezvoltare, inovare, consultan , asisten tehnic i transfer tehnologic”. Departamentul pentru Preg tirea Personalului Didactic:

„Activit i de educa ie/formare profesional universitar , programe de formare continu i specializare postuniversitar i în domeniul activit ii de cercetare tiin ific ”. Sistemul Integrat de Management adoptat în Universitatea „Vasile Alecsandri“ din Bac u satisface toate cerin ele din SR EN ISO 9001:2008, SR ISO IWA 2:2009, SR EN ISO 14001:2005, SR OHSAS 18001:2008, SA 8000:2008 precum i Standardele de management/control intern ale entit ilor publice.

2.3 DOCUMENTE DE REFERIN SR EN ISO 9000:2006 – Sisteme de management al calit ii. Principii

fundamentale i vocabular; SR EN ISO 9001:2008 – Sisteme de management al calit ii. Cerin e; SR EN ISO 9004:2010 – Sisteme de management al calit ii. Linii directoare

pentru îmbun irea performan elor; SR EN ISO 19011:2011 – Ghid pentru auditarea sistemelor de management; SR ISO 10005:1999 – Managementul calit ii. Ghid pentru planurile calit ii; SR ISO 10013:2003 – Ghid pentru elaborarea manualelor calit ii; SR ISO IWA 2:2009. Sisteme de management al calit ii. Linii directoare

pentru aplicarea ISO 9001:2000 în domeniul educa iei; SR EN ISO 14001:2005. Sisteme de management de mediu. Cerin e cu ghid

de utilizare; SR ISO 14050:2010 - Management de mediu - Vocabular; SR EN ISO 14031:2001 Management de mediu. Evaluarea performan ei de

mediu - Ghid; SR EN ISO 14024:2001 Etichete i declara ii de mediu. Principii i proceduri; SR ISO 14020:2000 Etichete i declara ii de mediu. Principii generale; SR OHSAS:2008 Sisteme de management al s ii i securit ii

ocupa ionale - Cerin e; SR OHSAS 18002:2009 Sisteme de management al s ii i securit ii

ocupa ionale - Linii directoare pentru implementarea OHSAS 18001:2007; Ordinul MEF nr. 946:2005, modificat de Ordinul nr. 1389/2006 pentru

asigurarea codului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entit ile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; SA 8000:2008 Certificarea sistemelor de management al responsabilit ii

sociale;






Legea nr. 319/2006 – Legea securit ii i s ii în munc ; H.G. nr. 1425/2006 – pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare a

prevederilor legii securit ii i s ii în munc nr. 319/ 2006; Legea educa iei na ionale 1/2011 cu modific rile i complet rile ulterioare; HG nr. 749/2009, modificat i completat cu HG nr. 943/2009 i HG nr.

1093/2009 privind aprobarea Nomenclatorului domeniilor, a structurilor institu iilor de înv mânt superior i a specializ rilor/ programelor de studii universitare de licen acreditate sau autorizate s func ioneze provizoriu organizate de acestea; OMEdC 3617/2005 privind aplicarea generalizata a sistemului european de

credite transferabile; Legea educa iei fizice i sportului 69/2000, modificat i completat de Legea

nr. 34/2009; Legea cercet rii 324/2003, care aprob OUG nr. 57/2002, modificat i

completat de OG nr. 38/2004; Legea 319/2003 privind statutul personalului de cercetare-dezvoltare; Legea 288/2004 privind organizarea studiilor universitare, completat de

Legea 346/2005 care aprob OUG nr. 78/2005; Legea 87/2006 privind asigurarea calit ii în înv mânt, care aprob OUG

nr.75/2005, modificat i completat de OUG 102/2006 care a fost aprobat de Legea nr. 240/2007; OUG 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizi ie public , a contractelor

de concesiune de lucr ri publice i a contractelor de concesiune de servicii, modificat de OUG nr. 19/2009 i OUG nr. 72/2009; Standarde specifice ARACIS; Proceduri ARACIS; Carta Universit ii „Vasile Alecsandri“ din Bac u; Codul de etic universitar al Universit ii „Vasile Alecsandri“ din Bac u; Toate Regulamentele universitare din lista documentelor interne, apar inând

SIM din cadrul Universit ii „Vasile Alecsandri“ din Bac u; Toate instruc iunile din lista documentelor interne, apar inând SIM din cadrul

Universit ii „Vasile Alecsandri“ din Bac u. Not : în cadrul manualului cât i în cadrul celorlalte documente ale sistemului integrat de management nu se precizeaz num rul sau data edi iei/reviziei documentelor la care se face referire, aplicându-se principiul “ultima edi ie/ revizie a documentului citat este aplicabil ” i se reg se te în lista documentelor sistemului i lista înregistr rilor valabile la acea dat , postate pe pagina de intranet la adresa http://calitate.ub.ro.

2.4. ELABORAREA, REVIZUIREA I DIFUZAREA MANUALULUI SISTEMULUI

INTEGRAT DE MANAGEMENT CALITATE, MEDIU, S TATE I SECURITATE OCUPA IONAL , RESPONSABILITATE SOCIAL (MSIM)

Elaborarea edi iilor i efectuarea reviziilor manualului este responsabilitatea Departamentului de Management i respect prescrip iile procedurii PO 04.02 „Elaborarea, modificarea i difuzarea documentelor sistemului integrat de management”. Acesta este avizat de Reprezentantul Managementului i aprobat de Rectorul Universit ii.






Manualul este structurat pe capitole. Fiecare capitol este divizat în subcapitole i dup caz puncte i subpuncte. Paginile sunt numerotate pe capitole începând cu 1, în ordine cresc toare, la fiecare capitol al manualului. Revizia manualului se efectueaz de c tre Departamentul de Management ori de câte ori se consider necesar, ca urmare a: - deciziilor rezultate din analizele efectuate de management privind respectarea cerin elor i eficacitatea sistemului integrat de management implementat; - modific rii structurii organizatorice sau a oric rei schimb ri a domeniului de aplicare precum i la solicitarea facult ilor i compartimentelor din Universitate; - ac iunilor corective/preventive stabilite în urma auditurilor interne i externe; - modific ri ale listei documentelor interne ce pot afecta con inutul manualului; - solicit rilor clien ilor; - modific rilor ce apar în documentele legale, de reglementare i altele aplicabile. Analiza sistematic a manualului sistemului integrat de management (MSIM) se efectueaz anual de Departamentul de Management i în func ie de rezultatul analizei se revizuie te sau nu. Revizia poate afecta unul sau mai multe capitole ale manualului, conducând la editarea numai a capitolelor sau anexelor revizuite, sau la întregul manual, caz în care se reediteaz întregul manual. Stadiul reviziei manualului este identificat pe pagina de gard i în listele reviziilor. Num rul reviziei manualului este crescut cu 1 de fiecare dat când o pagin sau un num r de pagini sunt modificate simultan. Departamentul de Management r spunde de difuzarea controlat a manualului sistemului integrat de management tuturor factorilor implica i i organismului de certificare, conform listei de difuzare, aprobat de Reprezentantul Managementului. Persoanele c rora li se difuzeaz manualul pe baz de semn tur au obliga ia de a-l face cunoscut personalului din subordine i de a-l ine la dispozi ia acestuia. Difuzarea extern a MSIM se poate face organismelor de autorizare sau acreditare, organismelor cu drept de control sau clien ilor, la solicitarea acestora. Aceste exemplare nu se difuzeaz controlat. MSIM se difuzeaz în afara organiza iei numai cu aprobarea rectorului Universit ii, fiind interzis înstr inarea sau copierea de c tre destinatar f o aprobare special scris , eliberat în acest sens de c tre rector.



CAPITOLUL 3 DEFINI II I ABREVIERI



3.1. DEFINI II

Politica – obiective i orient ri generale ale Universit ii în ceea ce prive te calitatea, mediul, s tatea i securitatea ocupa iei, responsabilitatea social . a a cum sunt exprimate oficial de managementul la cel mai înalt nivel. Cerin – nevoie sau a teptare care este declarat , în general implicit sau obligatorie. Calitate – m sura în care un ansamblu de caracteristici intrinseci ale unui produs îndepline te cerin ele. Asigurarea calit ii – ansamblul activit ilor planificate i sistematic implementate în cadrul sistemului calit ii i demonstrate atât cât este necesar, pentru furnizarea încrederii c cerin ele referitoare la calitate vor fi satisf cute. Controlul calit ii – tehnici opera ionale utilizate pentru satisfacerea condi iilor referitoare la calitate. Ac iune corectiv – ac iune întreprins pentru eliminarea cauzelor unor neconformit i, defecte, sau alte situa ii nedorite identificate, cu scopul prevenirii repet rii acestora. Ac iune preventiv – ac iune întreprins pentru eliminarea cauzelor unor neconformit i, defecte, sau alte situa ii nedorite posibile, cu scopul prevenirii apari iei acestora. Îmbun irea calit ii – parte a managementului calit ii, concentrat pe cre terea abilit ii de a îndeplini cerin e ale calit ii. Neconformitate – nesatisfacerea unei condi ii specificate în leg tur cu calitatea, mediul sau/ i SSO. Trasabilitate - aptitudinea de reg sire a istoricului utiliz rii sau localiz rii unui produs sau a unor produse similare prin mijloace de identificare înregistrabile. Înregistrare – document prin care se declar rezultatele ob inute sau furnizeaz dovezi ale activit ilor realizate. Institut – structur subordonat Universit ii care desf oar activit i de cercetare – dezvoltare – inovare, transfer tehnologic, crea ie artistic , performan sportiv , consultan i formare, specifice structurilor componente Facultate – unitate func ionala de baz a Universit ii i are în componen una sau mai multe departamente. Facultatea se individualizeaz prin condi iile de admitere i de absolvire, prin domenii de studii, programe de studii, durata studiilor. Facultatea cuprinde: personal didactic titular, cercet tori tiin ifici i proiectan i, studen i, personal didactic auxiliar i personal nedidactic. Facultatea este organizat i î i desf oar activitatea în temeiul Cartei Universitare, al regulamentelor Universit ii (SIM) i al propriilor regulamente. Facultatea este condus de Consiliul facult ii, prezidat de Decan i î i elaboreaz propriul regulament prin care î i asigur desf urarea studiilor i a cercet rii tiin ifice. Departament - structur subordonat Universit ii sau, dup caz, unei facult i, având func ii didactice, de cercetare tiin ific , de proiectare, de produc ie i administrative. Departamentul are conducere proprie, aleas în condi iile legii, i beneficiaz de autonomie universitar în domeniile de competen . Departamentul poate organiza activit i formative, în conformitate cu reglement rile din Universitate. Înfiin area unui departament se face cu aprobarea Senatului.






Centrul de cercetare – structur care are ca obiectiv principal activitatea de cercetare tiin ific , i care a ob inut statutul de centru printr-o procedur de acreditare intern sau extern . În UB pot exista atât centre de cercetare proprii, cât i centre de cercetare constituite în cooperare cu alte institu ii, conform legisla iei în

vigoare. Lucrarea de cercetare – studii, expertize, lucr ri de consultan , articole, c i, monografii, suporturi de curs i orice alt produs material sau imaterial rezultat din procesul de cercetare. Laboratorul – structura în subordinea departamentelor sau centrelor de cercetare, care are în dotare instala ii i echipamente dedicate unui program formativ i/ sau de cercetare tiin ific . Înfiin area unui laborator este de competen a departamentului sau centrului de cercetare. Plan de înv mânt - ansamblul activit ilor programate de instruire i evaluare reunite într-o concep ie unitar din punct de vedere al con inutului i al desf ur rii lor în timp, în vederea form rii competen elor profesionale i transversale necesare unui specialist, certificate printr-o diplom recunoscut . El are dou componente definitorii:

- componenta formativ , care prive te modul de distribuire a cuno tin elor (disciplina, pachete de discipline, module, programe de studii);

- componenta temporal din punct de vedere al modului de planificare în timp a procesului de formare (s pt mân , semestrul, ciclul, perioada total de formare). Manualul sistemului integrat de management - document care descrie sistemul de management integrat al Universit ii „Vasile Alecsandri“ din Bac u (UB). Procedur – mod specificat de efectuare a unei activit i. Procedur de Sistem (PS) - procedur documentat rezultat din cerin ele standardelor de referin care se aplic la toate nivelurile sistemului de integrat de management (SIM) în UB. Procedur Opera ional (PO) – procedur documentat care descrie detaliat modul de desf urare a unei activit i valabil la nivelul SIM. Instruc iune (I) – preciz ri specifice pentru efectuarea diferitelor activit i. Regulament (R) - totalitatea instruc iunilor, normelor i reglement rile care stabilesc i asigur ordinea i bunul mers al unei organiza ii. Compartiment – facultate, departament, consiliu, laborator, direc ie, serviciu, birou, cantin , bibliotec etc. Produsul Universit ii este formarea de competen e profesionale i transversale, produse intangibile, furnizate societ ii sub urm toarele forme:

Preg tirea de speciali ti în domenii specifice – transfer de competen e profesionale (cuno tin e i abilit i) i competen e transversale, prin intermediul absolven ilor;

Cercetare tiin ific fundamental i aplicat , consultan , expertiz - rgirea orizontului cunoa terii umane, transfer de competen c tre

organiza ii ale mediului socio-economic, în scopul gener rii noului i cre terii competitivit ii acestora;

Implicarea membrilor comunit ii academice în via a societ ii – transfer de competen realizat prin implicarea direct în organisme ale comunit ii locale, regionale, na ionale i interna ionale;






Asigurarea serviciilor suport necesare (s li de curs, laboratoare, s li de seminar, bibliotec , cantin , cazare c mine, spa ii de recreere, etc.).

Clientul – studen i, firme, societ i comerciale, contractorii lucr rilor de cercetare. Organiza ie educa ional – organiza ie care furnizeaz servicii educa ionale. Not : O organiza ie educa ional poate fi o unitate la orice nivel de înv mânt sau un centru de instruire care furnizeaz servicii independent sau ca parte a unei organiza ii mai mari. Furnizor de educa ie – persoan care presteaz servicii de educa ie persoanelor care înva . Munca for at i obligatorie - toate activit ile sau serviciile la care o persoan nu s-a oferit voluntar pentru a o efectua i este obligat s o fac sub amenin area pedepsei sau retorsiunii, sau este cerut ca mijloc de plat al unei datorii. Traficul de fiin e umane - recrutarea, transferul, ad postirea sau primirea de persoane prin amenin area sau folosirea for ei sau a altor forme de constrângere sau în el ciune în scopul exploat rii. Reabilitarea copiilor - sprijinul i ac iunile necesare pentru a asigura securitatea,

tatea, educa ia i dezvoltarea copilului care a fost supus la munc , iar apoi a fost concediat; Munca la domiciliu - o persoan care este angajat prin contract de c tre o companie sau furnizor/ subfurnizor sau subcontractant, dar nu lucreaz în sediile acestora. Reprezentantul lucr torilor - un lucr tor ales pentru a facilita comunicarea cu managementul la cel mai înalt nivel cu privire la aspectele legate de SA 8000, nominalizat în acest scop de c tre sindicate sau asocia ii sindicale i recunoscut ca lucr tor ales din cadrul personalului care nu face parte din management i pe linie de s tate i securitate ocupa ional conform legii 319/2006. 3.2. ABREVIERI ARACIS – Agen ia Român de Asigurare a Calit ii în Înv mântul Superior CEACU – Comisia de evaluare i asigurare a calit ii pe Universitate DM – Departamentul de management I/F – instruc iuni/ formulare MEN – Ministerul Educa iei Na ionale MSIM – Manualul sistemului integrat de management PO – procedur opera ional PS – procedur de sistem RM – Reprezentantul managementului RCMSSO - Responsabilul cu calitatea, mediu, s tatea i securitatea ocupa ional , la nivelul compartimentelor RMSSO - Responsabilul cu mediu, s tatea i securitatea ocupa ional , la nivelul Universit ii RMSSO-SU - Responsabilul cu mediu, s tatea i securitatea ocupa ional i situa ii de urgen la nivelul Universit ii RSU - Responsabilul Situa ii de Urgen CSSM - Comitetul de securitate i s tate în munc SIM – Sistemul integrat de management






UB – Universitatea „Vasile Alecsandri“ din Bac u EMM - echipamente de monitorizare i m surare



CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE MANAGEMENT



4.1 CERIN E GENERALE Sistemul Integrat de Management (SIM) orienteaz i ine sub control toate procesele, din punct de vedere al calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa ionale, responsabilit ii sociale i a managementului/controlului intern în vederea realiz rii în condi ii de performan a misiunii Universit ii „Vasile Alecsandri“ din Bac u. În conformitate cu cerin ele de responsabilitate social ale standardului SA 8000:2008, conducerea Universit ii i-a stabilit politica i a implementat i este preocupat de îmbun irea procedurilor în scopul de a ine sub control procesele i demonstreaz în mod credibil p ilor interesate c acestea sunt conforme cu cerin ele acestui standard. Conducerea Universit ii a stabilit ca domeniul SIM s includ toate zonele. SIM descris în prezentul manual (MSIM 01) este sistemul de management prin care se orienteaz i se in sub control produsele/serviciile furnizate de UB. SIM este stabilit, documentat, implementat, men inut i îmbun it utilizând abordarea bazat pe proces. Prin stabilirea i documentarea SIM în cadrul UB s-au realizat urm toarele: determinarea proceselor necesare pentru SIM i stabilirea modului de aplicare a

acestora în întreaga Universitate, conform procedurii PO 04.01 ”Identificarea proceselor”; determinarea succesiunii i interac iunii acestor procese; determinarea criteriilor i metodelor necesare pentru a asigura c atât operarea

cât i controlul acestor procese sunt eficace; asigurarea disponibilit ii resurselor i informa iilor necesare pentru a sus ine

desf urarea i monitorizarea acestor procese; monitorizarea, m surarea, evaluarea riscurilor atunci când este aplicabil i

analiza acestor procese; stabilirea i implementarea ac iunilor necesare pentru realizarea rezultatelor

planificate i îmbun irea continu a acestor procese. Procesele SIM determinate în UB sunt împ ite în procese interne i externe dup cum urmeaz : 1. procese interne: a) procese de management (conducere) care ac ioneaz direct asupra func ion rii SIM i implicit asupra dinamicii de îmbun ire; b) procese aferente resurselor, care de i nu creeaz valoare direct perceptibil de client sunt necesare func ion rii SIM i implicit dinamicii de îmbun ire; c) procesul de proiectare educa ional (elaborarea planului de înv mânt, fi elor disciplinelor), procesul de cercetare tiin ific , procesul de aprovizionare i furnizarea de servicii (procesul educa ional, procesele desf urate în cadrul DGA – cantin , c mine, între inere spa ii) sunt procese care creeaz valoare i au impact direct asupra satisfac iei clientului; d) procese de monitorizare i m surare, identificare a riscurilor, identificare a aspectelor de mediu i evaluare a acestora, contribuie la analiza i îmbun irea performan elor proceselor/serviciilor i în final la satisfac ia clientului i a p ilor interesate;






e) procese suport care contribuie la realizarea obiectivelor Universit ii. Fiecare dintre procesele identificate ca f când parte din cele cinci categorii i prezentate în Harta proceselor sunt formate la rândul lor din subprocese. 2. procese externe: a) etalon rile i verific rile echipamentelor de m surare i monitorizare utilizate în procesul de cercetare tiin ific (sunt asigurate de firme specializate). inerea sub control a acestui proces se realizeaz prin procesul de aprovizionare; b) parte din procesul educa ional asigurat de cadrele didactice asociate ; c) verific ri ISCIR (asigurate de firme autorizate la solicitarea responsabilului ISCIR); d) mentenan a unor echipamente i instala ii (asigurat de firme autorizate ale furnizorilor sau ale produc torilor); e) preluarea i transportul de eurilor menajere (se efectueaz de c tre firme specializate în baza pl ii taxei de salubritate); f) servicii de preluare în vederea recicl rii sau a elimin rii altor tipuri de de euri; g) monitorizarea st rii de s tate a angaja ilor.

Controlul acestor procese se realizeaz prin:

selectarea furnizorilor de servicii; comunicarea cerin elor privind protec ia mediului, s tatea i securitatea

ocupa ional i responsabilitate social furnizorilor, prin contracte, acte adi ionale, comenzi etc.;

monitorizarea respect rii cerin elor privind protec ia mediului, protec ia s ii i securit ii ocupa ionale i responsabilit iisociale;

recep ia serviciilor externe. Universitatea nu se absolv de respectarea tuturor cerin elor clien ilor, legale i reglementate. Tipul i amploarea controlului aplicat proceselor externe sunt influen ate de urm torii factori: - impactul procesului externalizat asupra capacit ii Universit ii de a furniza servicii/produse care se conformeaz cerin elor; - gradul în care controlul procesului este împ it; - capacitatea de a realiza controlul necesar prin aplicarea criteriilor de evaluare a furnizorilor. Procesele SIM identificate în Universitatea „Vasile Alecsandri“ din Bac u sunt împ ite conform structurii SR EN ISO 9001:2008, SR EN ISO 14001:2005, SR OHSAS 18 001:2008 i SA 8000:2008 i sunt prezentate în tabelul 4.1 i harta proceselor (Anexa 2).

Tabel nr. 4.1.






Procesele i subprocesele/activit ile identificate în UB

Tipul procesului Procesul Responsabil proces Subprocese/ Activit i

0 1 2 3

Procese manageriale

Planificare Rector/ Senat Stabilire politic i obiective Stabilire programe de management Stabilire program de îmbun ire

Documentare SIM Director DM Elaborarea documentelor SIM Controlul documentelor i înregistr rilor

Comunicare, consultare i participare

Rector/ RM/ prorector cu etica

i imaginea universit ii

Comunicarea intern i consultarea angaja ilor

Comunicarea extern

Evaluarea conform rii

RM/RMSM/ RMSSO/ efii de compartimente

Identificarea cerin elor legale, reglementate i alte cerin e la care subscriem Asigurarea accesului la cerin ele aplicabile Întocmirea raportului de evaluare a conform rii

Identificare aspecte de mediu i evaluarea

impactului de mediu RM/ RMSSO

Identificarea aspectelor de mediu

Identificarea aspectelor semnificative de mediu

Identificare pericol i evaluare risc RMSSO Identificarea pericolelor

Evaluarea riscurilor Preg tirea pentru

situa ii de urgen i capacitate de

spuns

RM/ RMSSO-SU/ Director DGA

Elaborarea i testarea planurilor de interven ie

Instruirea salaria ilor pentru SU

Procese de asigurare a resurselor

Asigurare resurse

Rector/ Director direc ia resurse

umane, comunicare i informatizare

Angajarea personalului Determinarea competen elor necesare Instruire i con tientizare

Asigurare resurse materiale i

infrastructur

Rector/ Director DGA/ ef

compartiment

Mentenan Control EMM -uri

Furnizare servicii Educa ional

Rector/ Prorector cu programe de înv mânt i

activit i studen ti

/Decani/ Directori Departamente

Înfiin are/Autoevaluare programe de studii Admitere (publicitate, elaborarea metodologie de admitere, înscrierea candida ilor, desf urarea concursului de admitere, afi area rezultatelor, rezolvarea contesta iilor) Elaborarea i îmbun irea planului de înv mânt Elaborarea i îmbun irea statului de func ii Elaborarea i îmbun irea fi ei disciplinei Întocmirea notelor de comand Elaborare orar Desf urarea procesului didactic (cursuri,






seminarii, laboratoare, proiecte, practic , activit i curriculare) Organizarea i desf urarea colocviilor, examenelor, verific rilor pe parcurs, proiecte Finalizarea studiilor (propuneri teme de licen / dizerta ie/ coal doctoral , definitivare teme, elaborare metodologie de finalizare a studiilor, desf urarea examenelor de finalizare a studiilor)

Cercetare

Rector/ Prorector cu programe de cercetare i rela ii interna ionale/ director ICDICTT

Identificarea direc iilor de cercetare

Organizarea centrelor i colectivelor de cercetare

Elaborarea planurilor de cercetare Organizarea i desf urarea procesului de cercetare pe baz de contract Organizarea i desf urarea procesului de cercetare pe baza de plan intern de cercetare Valorificarea prin publicare a rezultatelor cercet rii Valorificarea prin brevete a rezultatelor cercet rii Completarea bazei de date a cercet rii Organizarea i desf urarea manifest rilor tiin ifice

Organizarea i desf urarea activit ii revistelor tiin ifice ale Universit ii

Organizarea perfec ion rii prin doctorat

Administrativ Rector/ Director DGA/

Asigurare i între inerea infrastructurii procesului educa ional i de cercetare Asigurarea serviciilor de cazare i mas pentru clien ii interni Desf urarea procesului de achizi ii (investi ii, moderniz ri, reabilit ri, mentenan , achizi ionare produse i servicii)

Procese de surare,

monitorizare i îmbun ire

Analiza efectuat de management

Rector/ RM/ Director DM

Colectarea i prelucrarea datelor Întocmirea raportului analizei efectuate de management

Audit intern RM/ Director DM/ RMSSO

Planificarea i realizarea auditurilor interne Urm rirea rezolv rii neconformit ilor i implementarea ac iunilor corective/preventive

surare i monitorizare

Rector/ RM/ RMSSO/ Decani

surarea i monitorizarea serviciilor/produselor surarea i monitorizarea proceselor surarea i monitorizarea satisfac iei clien ilor

(interni i externi) surarea i monitorizarea factorilor de mediu surarea i monitorizarea factorilor de risc

Monitorizarea st rii de s tate a angaja ilor Control

neconformit i, incidente i accidente

Rector/ RM/ Decani/ RMSSO

Identificarea, izolarea i tratarea serviciului/ produsului neconform Tratarea sesiz rilor i reclama iilor Investigarea i tratarea accidentelor






Gestionarea de eurilor Controlul aspectelor

de mediu RM/ RMSSO Evaluarea performan ei de mediu Controlul opera ional referitor la mediu

Controlul pericolelor i riscurilor RM/ RMSSO Evaluarea performan ei SSO

Controlul opera ional referitor la SSO

Analiz i îmbun ire

Rector/ RM/ Director DM

Ac iuni corective Ac iuni preventive Analiza datelor

Criteriile de operare i interac iunea dintre procese. Criteriile de operare pentru procese includ: proceduri aplicabile; resurse umane i competen a acestora; echipamente i utilaje critice.

Modul de interac iune dintre procese este definit în anexa 2 a manualului (Harta proceselor), iar modul de transpunere a cerin elor standardelor de referin la procesele identificate în cadrul organiza iei sunt eviden iate în lista documentelor SIM în vigoare. 4.2. CERIN E GENERALE ALE DOCUMENTA IEI 4.2.1. Generalit i Documentele SIM sunt elaborate i men inute în conformitate cu cerin ele standardelor i celorlalte prevederi înscrise la punctul 2.3 al manualului. Documenta ia SIM con ine: politica SIM, referitoare la calitate, mediu, s tate i securitate ocupa ional i

responsabilitate social ; obiectivele SIM, referitoare la calitate, mediu, s tate i securitate ocupa ional i responsabilitate social ; programul de management SIM (calitate, mediu, s tate i securitate

ocupa ional , responsabilitate social ); manualul sistemului integrat de management (MSIM); procedurile de sistem i înregistr rile cerute de standardele de referin (13); documente, inclusiv înregistr ri determinate de Universitate ca fiind necesare

pentru a se asigura de eficacitatea planific rii, oper rii i controlului proceselor sale. 4.2.2. Manualul sistemului integrat de management (MSIM) 4.2.2.1. MSIM descrie SIM adoptat de UB, în concordan cu: strategia în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii muncii, responsabilit ii sociale, structura organizatoric aprobat i cerin ele documentelor legale, reglementate i alte cerin e la care Universitatea subscrie. MSIM detaliaz procesele desf urate în cadrul UB i interac iunea acestora cu referire la procedurile de sistem i opera ionale elaborate. MSIM este un






document cu caracter general care ofer atât angaja ilor Universit ii, cât i clien ilor i altor p i interesate detalii referitoare la SIM implementat. Politica SIM (calitate, mediu, s tate i securitate ocupa ional , responsabilitate social ) asigur implementarea politicii generale i urm rirea i realizarea obiectivelor stabilite de managementul la cel mai înalt nivel al Universit ii. Responsabilitatea elabor rii i revizuirii manualului SIM îi revine directorului DM. Edi iile i reviziile manualului sunt aprobate de Consiliul de Administra ie i confirmate de semn tura rectorului. Copiile manualului sunt difuzate controlat compartimentelor cu atribu ii prev zute în acesta i organismului de certificare pe baza listei de difuzare, i sunt identificate prin num rul exemplarului. Aceste copii sunt inute la zi cu reviziile efectuate. Copiile informative sunt difuzate clien ilor sau altor p i interesate în variant simplificat i nu sunt inute sub control. Documente de referin : PO 04.02 „Elaborarea, modificarea i difuzarea documentelor sistemului integrat de management”.

4.2.2.2. MSIM, împreun cu procedurile de sistem, asigur :

determinarea proceselor de baz pentru a asigura func ionarea eficient i îmbun irea continu a acestuia; stabilirea succesiunii i interac iunii dintre procese; determinarea criteriilor, metodelor i responsabilit ilor necesare pentru a

asigura execu ia, inerea sub control i îmbun irea continu a SIM; stabilirea modului în care se asigur monitorizarea, m surarea proceselor/

serviciilor/produselor i analiza datelor; implementarea eficient i îmbun irea continu a SIM; demonstrarea conformit ii SIM adoptat, fa de cerin ele standardelor de

referin ; stabilirea bazelor pentru determinarea, urm rirea i analizarea proceselor, în

vederea îmbun irii continue a sistemului integrat de management.

4.2.2.3 MSIM include: domeniul de aplicare al SIM, inclusiv detalii i justific ri ale oric ror excluderi; procedurile documentate stabilite pentru SIM sau o referire la acestea i o descriere a interac iunii dintre procesele SIM;

4.2.2.4 MSIM trateaz toate cerin ele din standardele prezentate la capitolul 2.3 i este

structurat similar cu standardul de referin SR EN ISO 9001:2008. Documente de referin : MSIM 01, PO 04.02 „Elaborarea, modificarea i difuzarea documentelor sistemului integrat de management”; PO 04.01 „Identificarea proceselor”.

4.2.3. Controlul documentelor 4.2.3.1. Documentele SIM (interne i externe) se in sub control conform PS 01

„Controlul documentelor i înregistr rilor”. Aceast procedur stabile te responsabilit ile i modul de inere sub control a tuturor documentelor interne i externe pentru a se asigura c :






sunt analizate înainte de redactarea formei finale la nivelul tuturor compartimentelor implicate; sunt elaborate, verificate i aprobate conform cerin elor referen ialelor i a

procedurilor documentate; versiunile relevante sunt disponibile în locurile de utilizare; sunt identificate, lizibile, difuzate controlat i p strate dup reglement ri definite; documentele de provenien extern sunt identificate i distribu ia lor este

controlat ; documentele dep ite sunt retrase din uz pentru a nu fi utilizate neinten ionat

sau sunt identificate corespunz tor atunci când sunt p strate pentru orice alt scop; documentele modificate i reviziile acestora sunt analizate i aprobate similar ca i cele originale.

Cerin ele privind controlul documentelor se aplic tuturor proceselor desf urate în cadrul UB, conform h ii proceselor. Prin controlul documentelor i înregistr rilor se asigur trasabilitatea acestora, precum i verificarea îndeplinirii cerin elor în etapele stabilite. Informa iile referitoare la edi ia suporturilor de curs sau materialelor de instruire, a textelor suplimentare, îndrumarelor de laborator sau altor resurse pentru instruire sunt inute sub control pentru a demonstra trasabilitatea procesului.

De asemenea este asigurat gestionarea i controlul documentelor proprietatea clientului (diplome, certificate, atest ri etc.).

4.2.3.2. Modific rile (reviziile) sunt rezultatul necesit ii de îmbun ire sau al deciziilor i hot rârilor rezultate din analize, audituri externe i interne, ac iunilor corective/

preventive, reclama iilor etc. Toate modific rile documentelor difuzate anterior se elaboreaz de acelea i persoane care le-au elaborat ini ial, dac nu se specific altfel. Controlul documentelor se realizeaz prin lista documentelor SIM în vigoare. Documentele de referin : MSIM 01, PS 01 „Controlul documentelor i înregistr rilor”.

4.2.4. Controlul înregistr rilor Înregistr rile sunt stabilite i men inute pentru a furniza dovezi ale conformit ii cu cerin ele specificate. Pentru aceasta: înregistr rile sunt identificate; cerin ele pentru p strarea înregistr rilor sunt definite; se asigur men inerea în siguran a înregistr rilor pe durata stabilit ; înregistr rile sunt validate, lizibile, reg sibile dup serviciul/produsul i

procesul/activitatea la care se refer . Sunt p strate înregistr rile care: sunt esen iale pentru a dovedi c produsele i serviciile îndeplinesc cerin ele

specificate;






demonstreaz c cerin ele sistemului integrat de management sunt implementate. Responsabilit ile privind inerea sub control a înregistr rilor sunt stabilite în cadrul procedurilor de sistem i a procedurilor opera ionale. Înregistr rile sunt arhivate i depozitate astfel încât s fie protejate împotriva pierderii, deterior rii sau distrugerii. Locul i termenul de p strare al înregistr rilor este prev zut la punctul 7 „Înregistr ri”, al PS 01. Termenul de arhivare este cel prev zut în cerin ele legale i reglementate aplicabile tipului respectiv de înregistrare.

Documentele de referin : MSIM 01, PS 01 „Controlul documentelor i înregistr rilor”.

4.3 RESPONSABILITATEA SOCIAL - CERIN E 4.3.1. MUNCA MINORILOR (COPIILOR) 4.3.1.1 Universitatea nu a angajat, nu va angaja i nu inten ioneaz s beneficieze de

munca minorilor (copiilor). 4.3.1.2 Universitatea a stabilit, documentat, men ine i comunic efectiv personalului i

altor p i interesate politica referitoare la responsabilitatea social i procedura pentru reabilitarea minorilor g si i lucrând i asigur sprijin financiar sau de alt natur , pentru ca ace ti copii s r mân i s absolve coala (atunci când este cazul).

4.3.1.3 Universitatea poate angaja lucr tori tineri, dar dac ace tia sunt supu i legilor privind înv mântului obligatoriu, ei pot munci doar în afara orelor de coal . Se va avea în vedere ca suma orelor pentru coal , serviciu i transport s nu dep easc 10 ore/zi, i, în nici un caz, lucr torii tineri nu trebuie s lucreze mai mult de 8 ore/zi. Lucr torii tineri nu lucreaz noaptea.

4.3.1.4 Universitatea nu va expune tinerii lucr tori la situa ii, în interiorul sau exteriorul locului de munc , care sunt periculoase sau nesigure pentru s tatea i dezvoltarea psihic i mental . Detaliile privind aplicarea m surilor de mai sus sunt cuprinse în Carta Universit ii i în Regulamentul de organizare i func ionare.

4.3.2. MUNCA FOR AT I OBLIGATORIE 4.3.2.1 Universitatea nu a angajat, nu va angaja i nu va sprijini folosirea muncii for ate

sau obligatorii, a a cum este definit în Conven ia OIM 29, nu va solicita angaja ilor s pl teasc „depozite” sau s depun actele de identitate înainte de data angaj rii.

4.3. 2.2 Universitatea i nicio alt entitate de furnizare de for de munc nu re ine nici un procent din salariu, beneficii, proprietate sau documente personale cu scopul de a for a personalul s continue munca pentru aceasta.

4.3.2.3 Personalul are dreptul s p seasc locul de munc dup terminarea orelor de munc standard i asigurarea corespunz toare a postului de lucru i are libertatea de a rezilia contractul de munc , în condi iile prev zute în acesta privitor la perioada de anun are.

4.3.2.4 Universitatea i entit ile care furnizeaz for a de munc pentru alt organiza ie nu acceptat sau sprijin traficul de fiin e umane.






Detalii sunt redate în Carta Universit ii i Regulamentul de organizare i func ionare

4.3.3 SECURITATE I S TATE 4.3.3.1 Universitatea asigur un mediu de munc sigur i s tos i ia m suri adecvate

pentru a preveni incidentele poten iale i v rile privind s tatea lucr torilor, care pot ap rea în timpul muncii sau asociate cu aceasta, prin eliminarea cauzelor i minimizarea efectelor cât este practic rezonabil, pe baza evalu rii riscurilor profesionale, stabilirea de m suri pentru reducerea acestora i acordarea de echipamente individuale de protec ie.

4.3.3.2 UB a numit un Reprezentant al Managementului de la cel mai înalt nivel responsabil pentru asigurarea unui mediu de lucru sigur i s tos pentru întreg personalul, inclusiv pentru implementarea elementelor de s tate i securitate ale standardului SA 8000:2008.

4.3.3.3 UB se asigur permanent c întreg personalul prime te periodic instructajul de tate i securitate a muncii i c acest instructaj, în conformitate cu cerin ele

legale i reglementate, este efectuat i pentru personalul nou angajat sau în cazul în care au avut loc accidente, pentru personalul implicat în acestea.

4.3.3.4 UB asigur sisteme de identificare, evitare sau r spuns la poten ialele amenin ri pentru siguran a i s tatea personalului. Universitatea p streaz înregistr ri scrise ale tuturor incidentelor care apar la posturile de lucru sau la propriet ile pe care le controleaz aceasta.

4.3.3.5 UB asigur , pe cheltuiala ei, echipamentul individual de protec ie corespunz tor riscurilor identificate. În cazul unei v ri legate de munc , angajatorul ofer primul ajutor i se asigur c accidentatul prime te ulterior tratamentul medical adecvat.

4.3.3.6 UB evalueaz toate riscurile care pot ap rea în activitatea mamelor sau a femeilor îns rcinate i se asigur c sunt întreprinse toate m surile rezonabile pentru a elimina sau a reduce toate riscurile privind s tatea i securitatea lor.

4.3.3.7 Universitatea asigur , pentru a fi utilizate de c tre tot personalul, acces la grupuri sanitare curate, ap potabil i locuri pentru depozitarea i servirea mânc rii în condi ii sanitare.

4.3.3.8 În cazuri deosebite UB asigur pentru lucr tori condi ii de cazare curate i sigure, care acoper necesit ile de baz ale personalului.

4.3.3.9 To i lucr torii au dreptul de a se îndep rta de locurile unde apar pericole iminente grave, care le pun în pericol s tatea sau via a, f a cere permisiunea conducerii Universit ii.

4.4. LIBERTATEA DE ASOCIERE I DREPTUL LA NEGOCIERE COLECTIV 4.4.1 Lucr torii au dreptul de a forma, a se uni sau organiza sindicate sau asocia ii în

func ie de alegerea lor i de negocierea colectiv cu Universitatea. UB respect acest drept. În mod efectiv, personalul este informat asupra dreptului de a adera la o organiza ie a salaria ilor, la alegerea lor, f a rezulta consecin e negative pentru ei sau de concediere din partea Universit ii. UB nu se amestec în nici un fel în stabilirea, func ionarea sau gestionarea unor astfel de organiza ii ale lucr torilor i nici în negocierea contractelor colective de munc .






4.4.2 În cazurile în care dreptul la libertatea de asociere i negocierile colective sunt restric ionate prin lege, Universitatea permite lucr torilor de a- i alege liber reprezentan ii lor.

4.4.3 Universitatea asigur c reprezentan ii lucr torilor, precum i orice persoane implicate în organizarea acestora, nu sunt supuse la discriminare, h uire, intimidare sau de retorsiune pentru a fi membri ai unui sindicat sau pentru angajarea în activit i de uniune i asigur reprezentan ilor acces la locul de munc al membrilor.

4.5. DISCRIMINAREA 4.5.1 Universitatea nu discrimineaz prin angajare, remunerare, acces la instruire,

promovare, pensionare dup ras , cast , na ionalitate, origine, religie, invaliditate, gen, orientare sexual , afiliere politic sau vârst , sau alte condi ii, care ar putea duce la discriminare.

4.5.2 UB nu interfereaz în exercitarea drepturilor angaja ilor de a- i respecta credin ele sau practicile, f discriminare, legate de ras , origine social sau na ionalitate, religie, handicap, sex, orientare sexual , responsabilit i familiale, membru de sindicat, opinie politic sau orice alt condi ie care ar putea duce la discriminare.

4.5.3 UB nu permite nici un comportament care este amenin tor, abuziv, de exploatare sau coercitiv sexual, inclusiv gesturi, limbaj i de contact fizic la locul de munc i dac este cazul, în locurile de reziden sau alte facilit i asigurate de organiza ie pentru utilizarea de c tre angaja i.

4.5.4 UB nu va cere angaja ilor, în nici o circumstan , probe de virginitate sau teste de sarcin . Universitatea asigur protec ia maternal , detaliile fiind redate în Carta Universit ii.

4.6 PRACTICI DISCIPLINARE 4.6.1 UB trateaz to i angaja ii cu demnitate i respect. Universitatea nu practic i nu

tolereaz folosirea pedepselor corporale, coerci ia mental sau fizic sau abuzul verbal al personalului. Nu sunt permise tratamentele severe sau inumane.

4.7 PROGRAMUL DE LUCRU 4.7.1 UB respect legisla ia i standardele aplicabile, în vigoare, cu privire la orele de

lucru i s rb torile legale. S pt mâna normal de lucru, care nu include ore suplimentare este definit prin lege i nu dep te 40 de ore.

4.7.2 Se acord personalului dou zile libere dup fiecare perioad de cinci zile consecutive de munc . Excep ie de la aceast regul se aplic numai când exist simultan condi iile: a) legisla ia na ional permite dep irea acestei limite, i b) exist un contract colectiv de munc în vigoare, ce permite o medie adecvat a timpului de lucru, inclusiv perioade de repaus adecvate.

4.7.3 Orele suplimentare sunt voluntare, cu excep ia celor prev zute în sec iunea 7.4, nu trebuie s dep easc însumat 8 ore pe s pt mân i nu vor fi solicitate în mod regulat.

4.7.4 În cazul în care orele suplimentare sunt necesare pentru a onora o comand /contract pe termen scurt, cerut de Universitate i dac aceasta este






parte a contractului colectiv de munc negociat cu organiza iile lucr torilor astfel cum au fost definite mai sus i care reprezint o parte semnificativ a for ei de munc , Universitatea poate cere efectuarea de ore suplimentare în conformitate cu un astfel de contract sau alte acorduri stabilite. Orice fel de acord trebuie s fie conform cu cerin ele de mai sus.

4.8 SALARIZAREA 4.8.1 Universitatea respect dreptul lucr torilor de a avea un salariu decent i se

asigur c salariile pl tite pentru o perioad normal de munc - de regul o lun calendaristic - sunt cel pu in egale cu minimul legal i sunt suficiente pentru a acoperi nevoile de baz ale personalului i de a le oferi posibilitatea efectu rii unor cheltuieli suplimentare, pe care s le poat face conform deciziei fiec ruia.

4.8.2 UB se asigur c nu sunt f cute deduceri ale salariilor pe motive disciplinare. Excep iile de la aceast regul sunt admise doar dac se îndeplinesc urm toarele dou condi ii:

a) Legea na ional permite deduceri din salarii pe motive disciplinare; b) Este în vigoare un acord colectiv negociat în acest sens sau exist alte

în elegeri. 4.8.3 UB asigur pentru personalul angajat detalii în mod clar, în scris, periodic,

privitor la drepturile salariale i beneficiile pentru fiecare perioad de plat . Universitatea se asigur , de asemenea, c salariile i beneficiile sunt acordate conform legisla iei aplicabile i c remunera ia se face fie prin cont sau card bancar fie prin numerar, într-o manier convenit cu lucr torii.

4.8.4 Toate orele suplimentare sunt pl tite la datele definite, în luna urm toare celei în care au fost efectuate, la o valoare minim egal cu cea pentru orele de lucru obi nuite.

4.8.5 Universitatea nu va folosi aranjamente contractuale/contracte de scurt durat consecutive i/sau false scheme de ucenicie sau perioada de prob , pentru a evita îndeplinirea obliga iilor sale fa de personal, conform legilor aplicabile legate de legisla ia i reglement rile muncii i securit ii sociale.

Prezentele cerin e sunt completate cu prevederile din Carta Universit ii i ROF.



CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI



5.1 ANGAJAMENTUL CONDUCERII Declara ia Rectorului privind angajamentul s u pentru disponibilitatea resurselor ini iale în vederea implement rii, dezvolt rii, men inerii i îmbun irii eficacit ii SIM i politica în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa iei i a responsabilit ii sociale, este prezentat în anexa nr. 1 a prezentului manual.

Având în vedere importan a acestui angajament în implicarea lucr torilor Universit ii în implementarea i dezvoltarea SIM i ob inerea încrederii clien ilor i a altor p i interesate, angajamentul face parte integrant din politica

organiza iei în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa iei i responsabilit ii sociale.

Resursele includ: resurse umane cu competen e i abilit i specializate, infrastructura organiza ional , tehnologie i resurse financiare. Conducerea Universit ii analizeaz procesele de realizare a produsului i serviciilor, a proceselor suport în scopul asigur rii eficacit ii i eficien ei acestora.

5.1.1 Strategiile pe care managementul de la cel mai înalt nivel le ia în considerare

includ: comunicarea în cadrul Universit ii a importan ei satisfacerii cerin elor clien ilor,

precum i a cerin elor legale i a celor reglementate; comunicarea planului opera ional al SIM în întreaga Universitate; planificarea strategic luând în considerare scopul i inten iile viitoare ale

Universit ii; încurajarea identific rii i utiliz rii celor mai bune practici; stabilirea unei politici referitoare la calitate, mediu, s tate i securitatea

ocupa iei i responsabilitate social prin care se asigur c tot personalul angajat cunoa te viziunea i misiunea Universit ii; stabilirea obiectivelor pentru realizarea scopurilor i inten iilor exprimate în

politica referitoare la calitate, mediu, s tatea i securitatea ocupa iei i a responsabilit ii sociale; asigurarea disponibilit ii resurselor umane i materiale, necesare realiz rii

obiectivelor; m surarea performan elor Universit ii pentru a monitoriza îndeplinirea politicii i obiectivelor stabilite; organizarea i conducerea analizelor efectuate de management; numirea RM, directorului Departamentului de Management, RMSSO,

responsabilului cu gestionarea de eurilor; definirea responsabilit ilor i autorit ilor prin aprobarea organigramei i a

fi elor posturilor i aducerea la cuno tin a personalului a con inutului acestora, prin difuzarea documentelor în cauz ; stabilirea modalit ilor i c ilor de comunicare, consultare, participare în cadrul

organiza iei i în exteriorul acesteia; con tientizarea tuturor lucr torilor privind impactul activit ilor desf urate

asupra mediului, SSO i responsabilit ii sociale, pentru implicarea lor în efortul continuu de reducere a impactului activit ilor asupra mediului i a SSO; asigurarea respect rii drepturilor omului, (eliminarea muncii for ate i obligatorii,






libertatea de asociere, eliminarea discrimin rii, respectarea programului de lucru, remunerarea corespunz toare a muncii depuse, personalul este tratat cu obiectivitate i respect la luarea m surilor disciplinare, eliminarea traficului de fiin e umane); luarea în considerare a opiniilor clien ilor, furnizorilor, lucr torilor i a altor p i

interesate.

Universitatea ia în considerare cerin ele legale, reglementate i alte cerin e la care subscrie, precum i interesele p ilor interesate în conducerea proceselor i stabilirea politicii. De asemenea, identific aspectele de mediu i pericolele

privind s tatea i securitatea specifice proceselor, activit ilor sale i stabile te în acord cu politica sa, cerin ele legale i interesele p ilor, aspectele semnificative de mediu i nivelul de risc asociat pericolelor identificate. Identificarea ini ial a aspectelor de mediu se realizeaz în cadrul analizei ini iale de mediu. Ori de câte ori apar modific ri în structura proceselor, activit i sau produse noi, aspectele de mediu sunt reanalizate în vederea actualiz rii. De asemenea, ca urmare a realiz rii obiectivelor de reducere a impactului de mediu, aspectele de mediu sunt evaluate în vederea identific rii aspectelor de mediu semnificative. Modalitatea de identificare i evaluare a aspectelor de mediu este reglementat prin procedura PS 05 „Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului”. Tot în cazul analizei ini iale de mediu sunt identificate cerin ele legale i alte cerin e la care organiza ia subscrie, fiind luate în considerare în stabilirea, implementarea i men inerea SIM. Aceste cerin e sunt luate în considerare la stabilirea aspectelor de mediu i identificarea aspectelor semnificative de mediu, la stabilirea procedurilor i criteriilor de operare. Ori de câte ori apar cerin e noi, în cadrul organiza iei se efectueaz o analiz a conform rii cu aceste cerin e i sunt stabilite ac iuni în vederea asigur rii conform rii, responsabilii, termenele i resursele pentru implementarea acestor ac iuni. Identificarea pericolelor i evaluarea riscurilor asociate se realizeaz ini ial, utilizând metoda recomandat de Institutul Na ional de Protec ia Muncii (INPM). Ori de câte ori apar modific ri în structura proceselor, activit ilor, produselor, sunt identificate pericolele i sunt reanalizate în vederea evalu rii riscurilor. De asemenea, ca urmare a realiz rii obiectivelor de reducere a riscurilor, nivelul de risc individual i global este relevant. Modalitatea de identificare a pericolelor i evaluarea riscurilor este reglementat prin PS 10 „Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilire controale”. Evaluarea conform rii se realizeaz la termenul stabilit sau la intervale planificate, precum i cu ocazia auditurilor interne. Detalii privind modul de evaluare i monitorizare a conform rii cu cerin ele legale i de asigurare, a modului concret de aplicare a acestor cerin e la aspectele sale

de mediu i accesului personalului la acestea sunt stabilite prin PS 04 „Prevederi legale i alte cerin e aplicabile, evaluarea conform rii cu cerin ele legale i alte cerin e”, PS 06 „Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de r spuns”, PS 07 „Monitorizarea i m surarea performan elor”, PS 08 „Competen , instruire, con tientizare i control”, PS 09 „Comunicare, participare i consultare”,






PS 10 „Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilirea controalelor”. Documente de referin : MSIM 01; PS 04 „Prevederi legale i alte cerin e aplicabile, evaluarea conform rii cu cerin ele legale i alte cerin e”, PS 05 „Aspecte de mediu. Metodologia de stabilire a impactului asupra mediului”, PS 06 „Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de r spuns”, PS 07 „Monitorizarea i m surarea performan elor”, PS 09 „Comunicare, participare i consultare”, PS 10 „Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilirea controalelor, PO 05.01 „Analiza efectuat de management”, R-01 „Carta Universit ii „Vasile Alecsandri” din Bac u”, R-01 „Carta Universit ii „Vasile Alecsandri” din Bac u”, R-01.01 Regulamentul de Organizare i Func ionare al Universit ii „Vasile Alecsandri” din Bac u”, R-01.02 „Regulamentul de Ordine Interioar al Universit ii „Vasile Alecsandri” din Bac u”, R-01.03 „Codul de Etic al Universit ii „Vasile Alecsandri” din Bac u”.

5.1.2 Prin SIM stabilit prin prezentul manual se asigur : definirea i documentarea structurii organizatorice, a responsabilit ilor

func ionale, a nivelurilor de autoritate în cadrul facult ilor i compartimentelor independente; comunicarea i însu irea efectiv a responsabilit ilor de c tre entit ile

organizatorice i persoanele individuale; identificarea persoanelor responsabile pentru stabilirea i implementarea

cerin elor SIM; asigurarea condi iilor necesare pentru îndeplinirea responsabilit ii încredin ate; independen a dintre persoanele care efectueaz activit i de execu ie, de

control sau de audit. Documente de referin : MSIM 01; PO 05.01 „Analiza efectuat de management”.

5.2 ORIENTAREA C TRE CLIENT

5.2.1 Managementul la cel mai înalt nivel al UB promoveaz principiul orient rii c tre

client, lucru declarat i prin declara ia rectorului (anexa nr. 1). Func ionarea Universit ii depinde de clien ii ei i din acest motiv trebuie s în eleag cerin ele prezente i viitoare ale acestora, s r spund cerin elor i s se str duiasc s devanseze a tept rile clien ilor”. Aplicarea acestui principiu implic urm toarele: în elegerea întregii game de necesit i i a tept ri ale studen ilor i ale altor

i interesate cu privire la produse i servicii, pre uri, încredere etc. asigurarea unei abord ri echilibrate a necesit ilor i a tept rilor clien ilor i a

celorlalte p i interesate (familia, ARACIS, MEN, furnizori, angajatori, societatea în general); comunicarea acestor necesit i i a tept ri în întreaga Universitate; urm rirea cre terii satisfac iei clien ilor i îmbun irea continu a proceselor.

Conducerea UB urm re te permanent modul în care cerin ele clien ilor direc i i indirec i cât i a tept rile tuturor p ilor interesate sunt identificate i satisf cute. În acest scop, sunt stabili i indicatori care definesc satisfac ia clien ilor. Pe baza






analizei periodice a acestor indicatori, se stabilesc planuri de îmbun ire a activit ii din Universitate. Documente de referin : MSIM 01, PS 03 „Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive”, PO 07.01 „Ini ierea, aprobarea, monitorizarea, îmbun irea i evaluarea periodic a programelor de studiu”, PO 07.03 „Procesul de selectare a candida ilor”, PO 07.06 „Evaluarea studen ilor i cursan ilor”, PO 07.07 „Desf urarea examenului de finalizare a studiilor”, PO 08.01 „Evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate”, PO 08.02 „Monitorizarea integr rii absolven ilor pe pia a muncii i la ciclu de master”, PO 08.03 „Evaluarea cerin elor pie ei for ei de munc ”, PO 09.04 „Procesul de tratare a reclama iilor i sesiz rilor.

5.2.2 Orientarea c tre clientul intern 5.2.2.1 Pentru a asigura eficien a SIM, se urm re te identificarea furnizorilor i a

clientului fiec rui proces, identificarea nevoilor i a tept rilor clientului i transformarea nevoilor i a tept rilor acestuia în cerin e. Principalele procese sunt prezentate în tabelul 4.1.

5.2.2.2 Responsabilul de proces asigur : identificarea nevoilor i a tept rilor clientului; transpunerea acestora în cerin e; identificarea resurselor necesare îndeplinirii obiectivelor propuse; stabilirea c ilor de comunicare a cerin elor clientului din subordine; stabilirea responsabilit ilor pentru a asigura îndeplinirea obiectivelor; respectarea prevederilor din codul de etic al UB.

5.2.2.3 Responsabilul procesului de analiz i îmbun ire asigur : evaluarea gradului de îndeplinire a obiectivelor; stabilirea c ilor de îmbun ire a performan elor; analiza modului de utilizare a resurselor; analiza eficacit ii procesului; actualizarea continu a obiectivelor odat cu modificarea cerin elor clientului.

5.2.2.4 Pentru a asigura orientarea c tre client în întreaga Universitate, toate aceste procese se desf oar pe baza unor activit i suport. Pentru aceasta, fiecare responsabil de proces are obliga ia s asigure: identificarea activit ilor suport ale procesului; nominalizarea responsabililor de activit i; identificarea clientului activit ii respective; identificarea a tept rilor clientului i transpunerea acestora în cerin e.

5.2.2.5 Înregistr rile aferente procesului de orientare c tre clientul intern se constituie în înregistr ri i se trateaz în conformitate cu prevederile procedurii PS 01 „Controlul documentelor i înregistr rilor”.

Documente de referin : MSIM 01; PS 01 „Controlul documentelor i înregistr rilor”; PS 03 „Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive”; PO 07.01 „Ini ierea, aprobarea, monitorizarea, îmbun irea i evaluarea periodic a programelor de studiu”; PO 09.04 „Procesul de tratare a reclama iilor i sesiz rilor.






5.2.3 Orientarea c tre clientul extern 5.2.3.1 Rectorul identific nevoile i a tept rile clien ilor, legate de serviciile i produsele

executate de UB, precum i modul în care sunt respectate drepturile omului în rela ia cu ace tia.

5.2.3.2 Analiza a tept rilor clientului, precum i a posibilit ilor de realizare a produselor/serviciilor se desf oar în conformitate cu prevederile procedurilor PO 08.01 „Evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate”, PO 08.02 „Monitorizarea integr rii absolven ilor pe pia a muncii i la ciclu de master”; PO 08.01 „Evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate”; PO 08.03 „Evaluarea cerin elor pie ei for ei de munc ”; PO 09.04 „Procesul de tratare a reclama iilor i sesiz rilor”.

5.2.3.3 Rectorul urm re te îndeplinirea urm toarelor obiective: asigurarea rela iilor permanente cu clientul; identificarea cerin elor în continu schimbare ale clien ilor i evaluarea

competi iei pe pia ; identificarea oportunit ilor, puncte slabe i avantaje competitive viitoare; oportunit i de dezvoltare; analiza cifrei de colarizare i a contractelor.

5.2.3.4 Gradul de îndeplinire a obiectivelor constituie date de intrare pentru analiza efectuat de management, în vederea stabilirii m surilor de îmbun ire continu a strategiei adoptate, care s conduc la sporirea satisfac iei clien ilor.

5.2.3.5 Analiza reclama iilor primite de la clien i, precum i modul de solu ionare a acestora vor constitui date de intrare pentru analiza efectuat de management.

5.3 POLITICA PRIVIND CALITATEA, MEDIUL, S TATEA I SECURITATEA

OCUPA IEI I RESPONSABILITATEA SOCIAL Rectorul a stabilit politica în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa ionele i responsabilit ii sociale i o analizeaz anual modificând-o atunci când este cazul. La stabilirea/ modificarea politicii se are în vedere ca aceasta s fie adecvat fa de scopul Universit ii, s includ un angajament pentru satisfacerea cerin elor i pentru îmbun irea continu a eficacit ii SIM i s asigure un cadru adecvat pentru stabilirea i analiza obiectivelor în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa iei i a responsabilit ii sociale.

5.3.1 Politica este adus la cuno tin a întregului personal al Universit ii prin instruire, afi are (la locurile de munc i pe culoarele Universit ii) i publicare, urm rindu-se în elegerea, însu irea i aplicarea ei în permanen i este disponibil pentru public, utilizând www.ub.ro. Întreg personalul Universit ii este încurajat s propun m suri de îmbun ire a politicii i a eficacit ii acesteia.

5.3.2 Politica în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa iei i a responsabilit ii sociale i obiectivele generale în domeniul calit ii, mediului,

ii i securit ii ocupa iei i a responsabilit ii sociale sunt analizate anual






în cadrul unei analize efectuate de management pentru a fi în permanen adecvate din punct de vedere al legisla iei, al modific rilor survenite în structura organizatoric , al schimb rilor mediului înconjur tor, al evolu iei cerin elor societ ii în ansamblu i ale clien ilor în particular. Politica referitoare la calitate, mediu, s tatea i securitatea ocupa ional i a responsabilit ii sociale este în concordan cu standardele educa ionale profesionale, cu cerin ele legale i cele reglementate, cu cerin ele de acreditare i cu alte politici ale Universit ii.

5.3.3 În domeniul responsabilit ii sociale se are în vedere: a) munca for at i obligatorie. Universitatea prin regulamentul de ordine interioar , cod R - 01.03: nu se angajeaz i nici nu sprijin folosirea muncii for ate sau obligatorii; nu solicit unei persoane angajate s pl teasc „depozite” sau s depun

actele de identitate înainte de data angaj rii; nu re ine nici o parte din salariu, beneficii, proprietate sau documente

personale cu scopul de a for a personalul s continue munca; permite p sirea locul de munc dup terminarea orelor de munc standard i libertatea de a rezilia contractual de munc , cu condi ia ca acesta s anun e

în timp rezonabil angajatorul; în rela iile cu alte organiza ii nu va sprijini traficul de fiin e umane.

b) libertatea de asociere i dreptul la negociere colectiv : personalului Universit ii i se garanteaz dreptul de a forma, uni sau organiza

sindicate sau uniuni sindicale în func ie de alegerea lor. Senatul/ Consiliul de Administra ie respect acest drept în mod efectiv, informeaz personalul c este liber s adere la o organiza ie la alegerea lor i de faptul c nu vor rezulta consecin e negative pentru ei sau concediere din aceste considerente. Senatul nu se va amesteca în nici un fel în stabilirea, func ionarea sau gestionarea unor astfel de organiza ii ale lucr torilor; în cazurile în care dreptul la libertatea de asociere i negocierile

colective sunt restric ionate prin lege, Senatul i/sau Consiliul de Administra ie permite lucr torilor de a alege liber reprezentan ii lor i a-i numi prin decizie la nivel de Universitate. Drepturile i obliga iile reprezentantului lucr torilor sunt stabilite în regulamentul de ordine interioar , cod R - 01.03; Senatul i/sau Consiliul de Administra ie se asigur c reprezentan ii

lucr torilor/ muncitorilor, precum i orice persoane implicate în organizarea lucr torilor/ muncitorilor, nu sunt supuse la discriminare, h uire, intimidare sau retorsiune pentru a fi membrii ai unui sindicat sau pentru angajarea în activit i de uniune. c) discriminarea este asigurat de respectarea prevederilor din regulamentul de ordine interioar , cod R - 01.03. Conducerea Universit ii: nu discrimineaz prin angajare, remunerare, acces la instruire, promovare,

pensionare dup ras , etnie, na ionalitate, origine, religie, invaliditate, gen, orientare sexual , afiliere politic sau vârst , sau de alte condi ii, care ar putea duce la discriminare; nu interfereaz în exercitarea drepturilor angaja ilor de a- i respecta

credin ele sau practicile f discrimin ri legate de ras , origine social sau na ionalitate, religie, handicap, sex, orientare sexual , responsabilit i






familiale, membru de sindicat, opinie politic sau orice alt condi ie care ar putea duce la discriminare; nu permite nici un comportament care este amenin tor, abuziv, de exploatare

sau coercitiv sexual, inclusiv gesturi, limbaj i contact fizic la locul de munc i dac este cazul, în locurile de reziden sau alte facilit i asigurate de UB pentru utilizarea de c tre lucr tori; nu va cere angaja ilor, în nici o circumstan , probe de virginitate sau teste de

sarcin . d) practici disciplinare. Personalul Universit ii este tratat cu demnitate i respect. Conducerea UB nu practic sau tolereaz folosirea pedepselor corporale, coerci ia mental sau fizic sau abuzul verbal al personalului. Nu sunt permise tratamentele severe sau inumane. (R - 01.02 i R - 01.03); e) program de lucru: conducerea Universit ii prin regulamentul de ordine interioar , cod R -

01.03, respect legisla ia aplicabil în vigoare cu privire la orele de lucru i rb torile legale. S pt mâna normal de lucru care nu include ore suplimentare

trebuie s nu dep easc 40 de ore; trebuie s se acorde personalului cel pu in o zi liber dup fiecare perioad de ase zile consecutive de munc . Singura excep ie de la aceast regul se

aplic numai când exist urm toarele condi ii: legisla ia na ional permite dep irea acestei limite i exist un contract colectiv de munc în vigoare ce permite o medie adecvat a timpului de lucru, inclusiv perioade de repaus adecvate; orele suplimentare trebuie s fie voluntare, cu excep ia celor necesare pentru a

onora o comand / contract/ serviciu pe termen scurt, cerut de obiectivele UB. Ele nu vor dep i 8 ore pe s pt mân i nu pot fi solicitate în mod regulat; în cazul în care orele suplimentare sunt necesare pentru a onora o comand /

contract/ serviciu pe termen scurt, cerut de obiectivele UB, se pot cere ore suplimentare în conformitate cu un astfel de contract/ serviciu. f) remunerare: conducerea UB respect dreptul personalului la un salariu minim; conducerea UB se va sigura c nu sunt f cute deduceri ale salariilor pe

motive disciplinare. Excep iile de la aceast regul se aplic doar dac se îndeplinesc urm toarele dou condi ii: legea na ional permite deduceri din salarii pe motive disciplinare i sunt prevederi înscrise în regulamentul de ordine interioar , cod R - 01.03; conducerea Universit ii asigur , pentru personalul angajat, detaliat, în mod

clar, în scris i în mod regulat, drepturile salariale pentru fiecare perioad de plat ; conducerea UB asigur c salariile sunt acordate conform legisla iei aplicabile i c remunera ia se face fie prin banc , pe cont de salarii la una din b ncile

solicitate de lucr tori; toate orele suplimentare trebuie s fie pl tite la datele definite de legisla ia

na ional . 5.3.4 Managementul la vârf aprob documentat politica în domeniul calit ii, mediului,

ii i securit ii ocupa iei i a responsabilit ii sociale prin:






declara ia angajament a rectorului (declara ia de politic ), anexa nr. 1; obiectivele în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa iei; hot râri, decizii i dispozi ii interne privind implementarea i dezvoltarea SIM.

5.4 PLANIFICAREA 5.4.1 Obiectivele privind calitatea, mediul, s tatea i securitatea ocupa iei i

responsabilit ii sociale. Conducerea UB se asigur c sunt stabilite obiectivele pentru func iile relevante i la toate nivelurile ierarhice din cadrul Universit ii. Obiectivele sunt adecvate

scopului, m surabile, realizabile i temporare, incluzând referin e pentru respectarea cerin elor referitoare la calitate, mediu, s tatea i securitatea ocupa iei i a responsabilit ii sociale. Aceste obiective sunt în concordan cu cerin ele organismelor de autorizare i acreditare, sunt adecvate scopului i sunt m surabile. Termenul de realizare a acestor obiective este stabilit putându-se monitoriza în acest fel îndeplinirea lor inând cont de respectarea cerin elor referitoare la calitate, mediu, s tatea i securitatea ocupa iei i responsabilit ii sociale. Obiectivele strategice ale calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa iei i a responsabilit ii sociale sunt stabilite în declara ia rectorului Universit ii privind politica în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii muncii. Obiectivele specifice stabilite pentru func iile i nivelurile relevante ale Universit ii, inclusiv cele necesare pentru îndeplinirea cerin elor referitoare la produs, sunt urm toarele: estimarea i specificarea nivelului de competen necesar, corelat cu structura

de autoritate i resursele angajate; asigurarea resurselor necesare pentru implementarea i men inerea sistemului

integrat de management i îmbun irea continu a eficacit ii acestuia; dezvoltarea infrastructurii Universit ii, care s asigure condi ii optime de studiu i de crea ie pentru studen i i cadrele didactice; realizarea evalu rii continue a procesului educa ional i de cercetare, punându-

se accentul pe calitate, inovare, rela ia cu clientul precum i pe folosirea eficace i eficient a resurselor; identificarea clar a obiectivelor pentru programele de studii universitare i

determinarea resurselor necesare pentru realizarea lor; controlul proceselor desf urate în cadrul UB prin identificarea unor parametri

de proces, indicatori i/ sau limite, care trebuie monitorizate statistic. 5.4.2 Planificarea sistemului integrat de management

Documenta ia SIM este întocmit astfel încât s defineasc modul în care sunt satisf cute condi iile referitoare la calitate, mediu, s tate i securitate ocupa ional i a celor de responsabilitate social . Planificarea este compatibil cu condi iile referitoare la SIM i este documentat conform metodelor de lucru specifice Universit ii. Planificarea SIM se asigur în scopul îndeplinirii etapelor abord rii bazate pe proces men ionate la punctul 4.1 din prezentul MSIM, precum i a obiectivelor în






domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa iei i al responsabilit ii sociale. Asigurarea acestei planific ri intr în responsabilitatea rectorului. Planificarea se concretizeaz prin planuri de ac iune i/sau e alon ri de termene documentate i const în prevederea ansamblului de resurse umane, mijloace i metode care sunt necesare pentru atingerea obiectivelor, asigurând ac iunile preventive în func ie de importan a problemelor (riscurilor). Planificarea se refer la: organizarea global a SIM sau realizarea unei modific ri majore a acestuia în

scopul realiz rii obiectivelor; planificarea procesului educa ional i a celui de cercetare; planificarea instruirii/ perfec ion rii personalului; planificarea ac iunilor de îmbun ire în urma analizelor efectuate de

management, a evalu rii gradului de satisfac ie a clien ilor, a reclama iilor de la clien i, etc.; planificarea verific rilor adecvate în etapele corespunz toare de realizare a

serviciilor i produselor; planificarea men inerii sub control a aspectelor de mediu, a riscurilor privind

tatea i securitatea ocupa ional i respectarea prevederilor privind responsabilitatea social ; planificarea efectu rii auditurilor interne; planificarea implement rii unui nou proces major; identificarea i elaborarea înregistr rilor; o nou organizare (schimb rile semnificative ale personalului, etc).

Datorit modului de control al documentelor stabilit în PS 01 „Controlul documentelor i înregistr rilor”, integritatea SIM este men inut pe perioada în care sunt planificate i implementate modific ri ale acestuia. Documente de referin (includ dar nu se limiteaz ): MSIM 01, PS 01 „Controlul documentelor i înregistr rilor”, PS 02 „Auditul intern”, PS 07 „Monitorizarea i

surarea performan elor”, PO 05.01 „Analiza efectuat de management”, PO 07.09 „Elaborarea planului de cercetare”, PO 07.12 „Aprovizionarea”, PO 07.04 „Desf urarea activit ilor didactice”, Regulamente aplicabile. Printre înregistr ri sunt: planul opera ional, obiectivele specifice ale UB i indicatorii de performan corespunz tori, F - 110.07.

5.5 RESPONSABILIT I, COMPETEN E DECIZIONALE I SISTEMUL DE

COMUNICARE 5.5.1 Responsabilit i i competen e decizionale

Organigrama UB propus de rector i aprobat de senatul Universit ii, este prezentat în Anexa 3. Responsabilit ile i competen ele decizionale corespunz toare fiec rui nivel ierarhic i pentru fiecare entitate func ional delimitat sunt documentate prin decizii, fi e de post, planuri ale proceselor i proceduri, dup caz. Potrivit „Cartei Universit ii”, cod R - 01, conducerea este asigurat de urm toarele entit i organizatorice: senat, rector, consiliu de administra ie. La nivelul unei facult i, conducerea este asigurat de c tre consiliul Facult ii, decan, directorii de departamente.






La nivelul unui departament conducerea este asigurat de c tre directorul departamentului i consiliul departamentului. Rectorul stabile te prin organigram , statul de func ii, fi ele de post, deciziile emise, autoritatea i responsabilit ile personalului Universit ii. Responsabilit ile sunt comunicate în scris celor interesa i, ace tia confirmând sub semn tur privat luarea la cuno tin . Responsabilit ile i autorit ile stabilite prin fi ele de post i deciziile emise sunt completate de cele definite în procedurile SIM. Activit ile privind s tatea i securitatea muncii sunt conduse de c tre responsabilul SSO (RCMSSO) i sunt desf urate de personalul propriu. Monitorizarea st rii de s tate se face pe baz de contract de un cabinet de medicina muncii autorizat. Comunicarea i evaluarea cunoa terii responsabilit ilor definite în proceduri se realizeaz prin instruire i evaluarea instruirii. Instruirea se efectueaz la angajarea pe post i cel pu in odat pe an de c tre RCMSSO din departamentul/ compartimentul din care face parte lucr torul. În continuare sunt prezentate responsabilit ile i competen ele decizionale referitoare la implementarea i asigurarea conformit ii SIM cu standardele de referin . a) Senatul Universit ii „Vasile Alecsandri” din Bac u: prin rapoartele de activitate ale rectorului, planul strategic i planul

opera ional, aprob i/sau politica propus de rector referitoare la calitate, mediu, s tate i securitate ocupa ional i responsabilitate social , în concordan cu politica sa general i cu celelalte politici sectoriale; aprob m surile propuse de consiliul de administra ie pentru coordonarea i inerea sub control a interferen elor dintre activit ile referitoare la

implementarea i men inerea conformit ii SIM cu cerin ele specificate i cele vizând îmbun irea continu a acestui sistem; elaboreaz i/ sau aprob legisla ia referitoare la SIM.

b) Consiliul de administra ie:

stabile te nivelul de competen , de instruire i experien necesar pentru personalul implicat în desf urarea activit ilor având rol determinant pentru asigurarea realiz rii proceselor Universit ii i a realiz rii indicatorilor de performan corespunz tori acestora; analizeaz i avizeaz manualul sistemului integrat de management,

procedurile SIM, planurile i programele de audit; analizeaz la propunerea prorectorului responsabil cu calitatea, mediu,

tate i securitate ocupa ional i a responsabilit ii sociale, programul de instruire a personalului ca i certificarea competen ei categoriilor de personal, potrivit reglement rilor în vigoare; analizeaz divergen ele ap rute în leg tur cu SIM i decide asupra

modului de rezolvare a acestora, în limitele competen elor sale.






c) Rectorul UB: are competen a decizional i responsabilitatea de a stabili politica i obiectivele

UB în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa ionale i a responsabilit ii sociale i de a asigura implementarea acestora;

elaboreaz i semneaz declara ia privind politica UB în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii muncii;

decide modul de implementare a SIM în conformitate cu cerin ele specificate i modul de asigurare a respect rii acestor cerin e;

nume te reprezentantul conducerii pentru calitate, mediu, s tate i securitate ocupa ional i responsabilitate social , cu responsabilit i i competen e decizionale privind stabilirea, documentarea, implementarea i men inerea conformit ii SIM cu cerin ele definite în standardele de referin ;

aloc resurse necesare pentru atingerea obiectivelor stabilite cu privire la SIM al Universit ii;

aprob manualul sistemului integrat de management, procedurile, regulamentele, instruc iunile specifice generale, planurile proceselor, fi ele de post;

conduce analizele anuale efectuate la nivelul Universit ii cu privire la SIM i aprob programele de îmbun ire a calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa ionale i a responsabilit ii sociale;

aprob programul auditurilor interne ale SIM, dispune efectuarea de audituri neplanificate i asigur resursele necesare pentru desf urarea acestor audituri. c) Directorul DM: are responsabilitatea i autoritatea privind proiectarea, coordonarea,

men inerea i îmbun irea sistemului de management al calit ii, mediului, ii i securit ii ocupa ionale i a responsabilit ii sociale;

elaboreaz sau avizeaz , dup caz, documentele SIM; gestioneaz i distribuie documentele SIM; coordoneaz activitatea de identificare, definire i analizare a principalelor

procese din UB; particip la identificarea problemelor legate de managementul calit ii, mediului,

ii i securit ii ocupa ionale i a responsabilit ii sociale i ini ierea de ac iuni corective; face propuneri pentru îmbun irea calit ii tuturor proceselor din UB; acord consultan pe probleme legate de SIM întregului personal al UB; coordoneaz activit ile de instruire a personalului UB în domeniul SIM; coordoneaz activitatea de certificare i de men inere a conformit ii SIM

conform standardelor de referin ; planific auditurile interne ale SIM i asigur efectuarea acestora elaboreaz

planurile de audit intern; stabile te echipele de audit intern; coordoneaz auditurile externe; urm re te rezolvarea observa iilor cuprinse în rapoartele de audit intern i

extern i închiderea RNACP –urilor; asigur verificarea implement rii ac iunilor corective i preventive stabilite

referitoare la SIM;






particip la redactarea raportului privind stadiul SIM prezentat în analiza efectuat de management. d) Decanul/ Directorul de departament/ eful de compartiment: asigur implementarea SIM, definit în manualul SIM la nivelul facult ii/

departamentelor/ compartimentelor din subordine; asigur planificarea, coordonarea i inerea sub control a activit ilor la nivelul

facult ii/ departamentelor/ compartimentelor din subordine; asigur coordonarea tuturor activit ilor desf urate pentru implementarea

politicii i a obiectivelor UB în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa ionale i a celor de responsabilitate social ; particip la analizele SIM efectuate la nivelul UB i propune ac iuni cu caracter

preventiv pentru îmbun irea activit ilor la nivelul facult ii/ departamentelor/ compartimentelor din subordine, în vederea men inerii conformit ii SIM cu standardele de referin . e) RCMSSO la nivel de facultate/ departament/ compartiment: asigur planificarea, coordonarea i inerea sub control a activit ilor legate de

managementul SIM la nivelul facult ii/ departamentelor/ compartimentelor; r spunde de primirea, identificarea, indexarea, p strarea, retragerea i

arhivarea documentelor (interne i externe) în condi ii corespunz toare. Documente de referin : MSIM 01, fi ele de post, decizii, R - 02 „Regulament de organizare i func ionare a Senatului (ROF)”; R-02.01, R-04, R-05, R-06, R-07 „Regulamentele de organizare i func ionare a comisiilor Senatului Universit ii (Codificarea Regulamentelor din PO 04.02 ”Elaborarea, modificarea i difuzarea documentelor sistemului integrat”); R - 08 „ROF al consiliului de administra ie”; R - 09 „ROF al Comisia de etic i deontologie profesional universitar ; R - 10.01, R - 10.02, R - 10.03, R - 10.04, R - 10.05 i R - 10.06 „ROF al facult ilor”; R – 11 ”ROF departamente, R - 12 „ROF Direc ia General Administrativ ” i R - 13 „ROF coala Doctoral ”.

5.5.2 Reprezentantul Managementului, responsabil cu calitatea, mediul,

tatea i securitatea ocupa ional i a responsabilit ii sociale (Prorectorul cu strategii economice i de calitate), are autoritatea i responsabilitatea de a asigura implementarea SIM i men inerea conformit ii acestuia cu cerin ele definite de standardele de referin , i îmbun irea continu a acestora; are competen e decizionale privind avizarea documentelor SIM, a planurilor

proceselor, a manualului SIM, a procedurilor, i instruc iunilor; se asigur c procesele SIM sunt stabilite, implementate i men inute, în

conformitate cu politica UB i cu cerin ele definite de standardele de referin ; determin resursele umane, materiale financiare i de alt natur necesare

pentru realizarea obiectivelor referitoare la calitate, mediu, s tate i securitate ocupa ional i a celor referitoare la responsabilitatea social , pentru implementarea i men inerea conformit ii SIM cu cerin ele standardelor de referin ;






elaboreaz planul anual de instruire a personalului în domeniul managementului calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa ionale i a responsabilit ii sociale i asigur realizarea acestui plan, ca i certificarea competen ei categoriilor de personal, potrivit reglement rilor în vigoare; declan eaz ac iunile care se impun pentru prevenirea apari iei

neconformit ilor constatate în desf urarea proceselor i în ceea ce prive te func ionarea SIM; asigur înregistrarea tuturor situa iilor nedorite care apar în ceea ce prive te

SIM al UB cu privire la rezultatele proceselor; analizeaz informa iile cu privire la reclama iile i sesiz rile clien ilor interni i

externi i cele care rezult ca urmare a evalu rii satisfac iei acestora, conform procedurilor stabilite (PO 08.02 „Monitorizarea integr rii absolven ilor pe pia a muncii i la ciclu de master”; PO 08.04 „Evaluarea cerin elor pie ii de munc ”; PO 08.04 „Procesul de tratare a reclama iilor i sesiz rilor”); raporteaz , cu prilejul analizei efectuate de management (PO 05.01 „Analiza

efectuat de management”) a SIM, asupra rezultatelor ob inute în implementarea i men inerea conformit ii SIM, eviden iind în mod deosebit evolu ia satisfac iei

clien ilor i modul de solu ionare a reclama iilor i sesiz rilor acestora; propune spre analiz consiliului de administra ie m surile necesare pentru

coordonarea i inerea sub control a interfe elor dintre activit ile referitoare la implementarea i men inerea conformit ii SIM cu cerin ele standardelor de referin i cele vizând îmbun irea continu a acestui sistem; promoveaz principiul „orient rii spre client” la toate nivelurile structurii

organizatorice, astfel încât s fie în permanen satisf cute cerin ele acestora; reprezint UB în rela iile cu ter ii în probleme referitoare la SIM.

5.5.3 Sistemul de comunicare intern

În cadrul UB este stabilit un sistem de comunicare intern între diferitele niveluri ierarhice ale structurii organizatorice (rectorat/ decanat/ departamente) i între acestea i compartimentele func ionale ale UB (financiar - contabil, personal, etc.) referitor la procesele SIM i la eficacitatea acestor procese: identificarea cerin elor, a tept rilor clien ilor i ale altor p i interesate, precum i a satisfac iei acestora i comunicarea lor c tre cei interesa i; proiectarea i derularea tuturor proceselor SIM; identificarea neconformit ilor; identificarea competen elor necesare pentru desf urarea corespunz toare a

proceselor; rezultatele auditurilor interne ale SIM i ale analizei efectuate de management; ac iunile corective, preventive i de îmbun ire continu a rezultatelor.

Managementul la cel mai înalt nivel a stabilit i implementat metode de comunicare a tuturor aspectelor referitoare la performan ele SIM (politica, cerin e, obiective i indicatori de performan ) prin decizii, adrese, hot râri ale Senatului/ Consiliului de Administra ie, e-mail, site-ul Universit ii sau verbal. Furnizarea unor astfel de informa ii ajut la îmbun irea performan ei SIM, implicând direct personalul Universit ii în aceste realiz ri. Managementul la cel mai înalt nivel încurajeaz în mod activ comunicarea feedback-ului de la






personal, ca un mijloc de implicare a acestuia. Managementul la cel mai înalt nivel se asigur de modul în care se deruleaz procesul de comunicare între diferitele niveluri ale Universit ii ca i între diferitele departamente, prin informa iile primite la edin ele Senatului/ Consiliului de Administra ie, prin timpul i modul de r spuns la solicit rile conducerii i prin constat rile rapoartelor de audit intern.

Toate informa iile din Universitatea „Vasile Alecsandri" din Bac u se reg sesc în una din urm toarele categorii: 1. publice. Acestea sunt informa iile accesibile oric rui utilizator din interiorul sau exteriorul Universit ii. Divulgarea, utilizarea neautorizat sau distrugerea acestora nu produce efecte asupra Universit ii sau aceste efecte sunt nesemnificative. Utilizatorii care furnizeaz aceste informa ii sunt responsabili de asigurarea integrit ii i disponibilit ii acestora în raport cu cerin ele Universit ii „Vasile Alecsandri" din Bac u. Exemple: informa iile de pe aviziere, servere web publice, buletine informative, inform rile rectorului. 2. secrete. În aceast categorie se includ informa iile care datorit valorii economice nu trebuie f cute publice. Se includ aici i informa iile pe care Universitatea trebuie s le protejeze conform legisla iei în vigoare. Datorit valorii economice asociate, aceste date trebuie distruse dac au fost f cute publice. Aceste date vor fi copiate i distribuite în cadrul Universit ii doar utilizatorilor autoriza i. Distribuirea acestor informa ii de c tre utilizatorii autoriza i trebuie s se fac pe baza unei clauze de confiden ialitate. Exemple: clauze contractuale, codul surs al aplica iilor software, datele personale de identificare. 3. strict secrete sau confiden iale. În aceast categorie se includ toate informa iile care datorit valorii economice nu trebuie f cute publice. Divulgarea, utilizarea sau distrugerea acestor date poate intra sub inciden a codului civil, penal sau legisla iei fiscale. Accesul la aceste informa ii va fi restric ionat. Datele strict secrete nu pot fi copiate, distribuite sau terse f acordul scris al conducerii Universit ii. Exemple: cheile criptografice, parole de acces la servere. Toate datele din categoria publice i informa iile de interes general se transmit pe linie electronic . Sunt utilizate servere care stocheaz i distribuie informa ia

tre utilizatorii autoriza i. În acest context este asigurat integritatea, confiden ialitatea i disponibilitatea datelor prin instalarea i men inerea acestora într-o manier care s previn accesul neautorizat, utilizarea neautorizat i întreruperea unor servicii. Pentru a permite recuperarea datelor i aplica iilor în cazul unor evenimente cum ar fi: dezastre naturale, defec iuni ale discurilor de sistem, spionaj, erori de introducere a datelor, erori de func ionare a sistemului etc. sunt necesare copiile de siguran (backup).

Mijloacele utilizate pentru a permite accesul la resursele informatice ale Universit ii „Vasile Alecsandri" din Bac u sunt conturile utilizator.

Un server nu trebuie conectat la re eaua Universit ii „Vasile Alecsandri" din Bac u decât dup acreditarea siguran ei de func ionare i exploatare a acestuia de c tre serviciul de informatizare Procedura de securizare a serverelor include obligatoriu urm toarele:






instalarea sistemului de operare i aplicarea patch-urilor furnizate de produc tor; înl turarea programelor, a serviciilor sistem i a driverelor inutile; setarea/ activarea parametrilor de securitate, a protec iilor pentru fi iere i

activarea jurnalelor de monitorizare; dezactivarea sau schimbarea parolelor conturilor predefinite; securizarea accesului fizic la aceste echipamente.

Serviciu de informatizare monitorizeaz obligatoriu pentru serverele principale procesul de func ionare i va aplica regulat actualiz ri privind securitatea sistemului de operare. Documente de referin : MSIM 01, PS 01 „Controlul documentelor i înregistr rilor”, PS 02 „Audit inter”, PS 03 „Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive”, PO 05.01 „Analiza efectuat de management”, PO 06.02 „Procesul de evaluare a cadrelor didactice”, PO 08.01 „Evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate”.

5.6 ANALIZA EFECTUAT DE MANAGEMENT 5.6.1 Generalit i

Pentru a asigura conformitatea SIM cu cerin ele specificate i func ionarea corespunz toare a acestui sistem, rectorul UB ini iaz analize anuale ale SIM sau ori de câte ori este nevoie. Aceste analize sunt în concordan cu necesit ile Universit ii, în scopul de a evalua eficacitatea SIM în îndeplinirea obiectivelor i în satisfacerea cerin elor referitoare la serviciile furnizate i produsele realizate i includ evaluarea oportunit ilor de îmbun ire a SIM i necesitatea modific rilor din SIM. Politica i obiectivele UB în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii muncii i responsabilit i sociale, sunt analizate în cadrul analizei efectuat de management, conform procedurii PO 05.01 „Analiza efectuat de management”. Analiza efectuat de management se desf oar pe baza raportului privind stadiu SIM, prezentat de RM, pus la dispozi ia participan ilor cu cel pu in 24 ore înaintea edin ei.

5.6.2 Elementele de intrare ale analizei efectuate de management includ informa ii

referitoare la : eventuale schimb ri ce ar putea afecta SIM; politica i obiectivele calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa ionale

precum i cele referitoare la responsabilitatea social ; rezultatele auditurilor interne/ externe i evalu rile conform rii cu cerin ele

legale i cu alte cerin e la care Universitatea a subscris; comunicarea (comunic rile) cu p ile externe interesate, inclusiv reclama iile; feed-back -ul de la clien i (reclama ii, satisfac ia clientului, comunicarea cu

clien ii, etc.); rezultatele evalu rii i monitoriz rii proceselor UB; sesiz ri ale p ilor interesate cu privire la mediu; performan a proceselor i conformitatea produselor;






performan a de mediu a organiza iei; conformitatea privind factorii de mediu; stadiul ac iunilor corective/ preventive; ac iunile de urm rire de la analiza anterioar efectuat de management; recomand ri pentru îmbun ire; schimbarea împrejur rilor, inclusiv dezvolt ri ale cerin elor legale i a celor

referitoare la aspectele de mediu; accidente, incidente, neconformit i SSO; rezultate ale simul rilor efectuate conform programelor de mediu i SSO; rezultate ale planurilor de m suri; realizarea obiectivelor, atât cele referitoare la produs cât i cele referitoare la

procesele de management; recomand ri de îmbun ire formulate cu privire la SIM al UB; modul în care au fost îndeplinite obiectivele; eficien a sistemului de conducere al UB; performan a proceselor desf urate în cadrul UB i conformitatea produselor i

serviciilor, înregistr ri referitoare la calitatea proceselor i rezultatelor acestora; raport privind modul de îndeplinire a cerin elor de responsabilitate social ; evaluarea pozi iei i strategiei de pia ; analiza problemelor din teren, existente sau poten iale, i a impactului acestora

asupra calit ii, securit ii i mediului.

Toate aceste elemente sunt cuprinse în „Raportul privind evolu ia sistemului integrat de management”. Datele de intrare în analizele managementului includ i rapoarte ale analizei neconformit ilor, dac este cazul.

5.6.3 Elementele de ie ire ale analizei SIM efectuate de conducere se refer la

decizii/ ac iuni cu privire la: îmbun irea eficacit ii SIM i a proceselor sale; m suri stabilite de conducere pentru rezolvarea neconformit ilor identificate în

timpul auditurilor i nerezolvate pân în momentul analizei de management; îmbun irea produselor/ serviciilor în raport cu cerin ele clientului precum i

cele legale i de reglementare; determinarea resurselor necesare pentru îmbun irea SIM; posibile modific ri ale performan elor de mediu i SSO.

Aceste decizii sunt concretizate în „Planul de m suri de îmbun ire” rezultat în urma analizei efectuate de management. Analiza efectuat de management se desf oar pe baz de documente (inform ri) puse la dispozi ie participan ilor de RM cu cel pu in 24 ore înaintea edin ei.

Stadiul rezolv rii m surilor de îmbun ire este urm rit de RM. Înregistr rile acestor analize (inform ri, rapoarte, procese verbale, programe de m suri) sunt

strate la DM pe o perioad de cel pu in 3 ani i difuzate factorilor implica i, iar realizarea ac iunilor de îmbun ire (programul de m suri) este urm rit de DM i raportat RM.






Elementele de ie ire ale analizei SIM sunt disponibile pentru a fi consultate i comunicate tuturor factorilor interesa i (interni i externi), prin publicare pe pagina de internet a Universit ii. Documente de referin : PO 05.01 „Analiza efectuat de management”.



CAPITOLUL 6 MANAGEMENTUL RESURSELOR



6.1 ASPECTE GENERALE

Conducerea UB are responsabilitatea identific rii necesit ilor i cerin elor referitoare la resurse i trebuie s asigure aceste resurse în vederea transpunerii în practic a politicii în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa iei precum i a responsabilit ii sociale, pentru atingerea obiectivelor, îmbun irea continu a eficacit ii SIM, controlul aspectelor de mediu i reducerea impactului de mediu, controlul pericolelor i reducerea riscului, conformarea cu cerin ele legale i cele la care Universitatea a subscris i pentru satisfacerea cerin elor clien ilor i ale altor p i interesate.

Gestionarea resurselor alocate proceselor se realizeaz de c tre responsabilii de proces. Resursele evaluate sunt: resursele umane, resursele financiare, resursele tehnice (infrastructura), furnizorii, stocurile de siguran .

6.2 MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE 6.2.1 Generalit i

Conducerea UB porne te de la premisa c principala resurs a Universit ii o constituie personalul s u i are în vedere permanent ca prin cultura pe care o între ine s con tientizeze atât necesitatea îmbun irii continue a SIM cât i a mijloacelor necesare pentru a o realiza. Personalul care efectueaz activit i ce influen eaz conformitatea cu cerin ele referitoare la serviciul educa ional, produse, personalul care lucreaz pentru sau în numele UB i care poate provoca impacturi semnificative asupra mediului, personalul care se afl sub controlul UB i care îndepline te sarcini care pot avea impact asupra SSO, este competent în ceea ce prive te studiile, instruirile, abilit ile i are experien a adecvat . De aceea acord o importan deosebit : selec ion rii personalului în func ie de capacitatea de a satisface cerin ele

corespunz toare fiec rei func ii i post de lucru; asigur rii unor condi ii corespunz toare de munc , stimularea

performan elor individuale i stabilitatea unor rela ii de munc specifice; con tientiz rii întregului personal privind politica în domeniul calit ii,

mediului, s ii i securit ii ocupa iei i a respect rii drepturilor fundamentale ale omului, orient rii clare spre satisfacerea cerin elor clien ilor; instruirii noilor angaja i i form rii continue a întregului personal, punând

accentul pe lucrul în echip i pe comunicare; evalu rii periodice a performan elor personalului, în scopul aprecierii

necesita ilor de instruire i pentru a determina evolu ia probabil a acestor performan e; compar rii necesit ilor de competen cu cerin ele planului de înv mânt i a fi elor disciplinelor (periodic); men inerii de înregistr ri adecvate referitoare la studii, instruire, abilit i,

experien i promovare conform cerin elor legale, reglementate i cerin elor impuse prin regulamente interne sau decizii ale conducerii; în elegerii corecte de c tre întregul personal a obiectivelor care trebuie






realizate i a impactului acestora asupra proceselor, a mediului, a SSO precum i a responsabilit ii sociale.

6.2.2 Procedurile/ regulamentele/ instruc iunile documentate, care reglementeaz

modalitatea de instruire a personalului, sunt elaborate astfel încât s asigure: identificarea competen elor cerute (studii, instruire, aptitudini i experien ) i men ionarea acestora în fi a postului, astfel încât s se asigure o descriere

clar i complet a atribu iilor, responsabilit ilor i cerin elor pe care ocupantul postului trebuie s le îndeplineasc ; identificarea necesit ilor de instruire i transpunerea acestora în

programele de instruire a întregului personal; precizarea metodelor folosite pentru asigurarea instruirii sau pentru

întreprinderea altor ac iuni necesare (angajare, schimbarea locului de munc , promovarea personalului etc.), astfel încât s fie satisf cute necesit ile identificate; evaluarea instruirilor efectuate i a eficacit ii acestora; con tientizarea fiec rei persoane în ceea ce prive te importan a propriei

activit i pentru realizarea obiectivelor UB; strarea înregistr rilor corespunz toare cu privire la studii, instruire,

experien i calific rile necesare. Conducerea de la toate nivelurile ierarhice este responsabil pentru implementarea i men inerea procedurilor documentate referitoare la identificarea i asigurarea competen elor necesare. Documente de referin : MSIM 01, PS 07 „Monitorizarea i m surarea performan elor”; PS 08 „Competen , instruire, con tientizare i control”, PS 09 „Comunicare, participare i consultare”, PO 06.01 „Procesul de ocupare a posturilor pentru personalul didactic auxiliar i administrativ”, PO 06.02 „Procesul de evaluare a cadrelor didactice”, I RU 01 „Stabilirea drepturilor salariale pentru personalul didactic”, I RU 02 „Stabilirea drepturilor salariale pentru personalul didactic auxiliar i administrativ”, I SSM 13 „Instructaj periodic cadre didactice, compartimente administrative, birouri i servicii”, I SSM 06 „Încadrarea i repartizarea personalului, dotarea cu echipament individual de protec ie, repartizarea sarcinilor de munc ”, ”, R – 01.01 „Carta Universit ii”, R - 01.02 „ROI - UB”, R - 02.02 „Codul de etic ”, R - 03 „ROF comisiei de control al activita ii rectorului i Direc iei generale administrative (CCARDGA) a Senatului Universit ii ”Vasile Alecsandri” din Bac u”, R - 04 „ROF Comisiei pentru reforme, dezvoltare, finan are i calitate a Senatului Universit ii ”Vasile Alecsandri” din Bac u”, R - 05 „ROF Comisiei pentru programe de studii, perfec ionarea i evaluarea personalului didactic i activit i studen e ti a Senatului Universit ii ”Vasile Alecsandri” din Bac u, R - 06 „ROF Comisiei pentru cercetare tiin ific i rela ii interna ionale - CCSRI a Senatului Universit ii "Vasile Alecsandri" din Bac u, R - 07 „ROF Comisiei pentru rela ii cu mass-media i de promovare a imaginii Universit ii, R - 11.11 „ROF comisia pentru evaluarea i asigurarea calit ii în Universitatea "Vasile Alecsandri" din Bac u (CEAC”, R - 10 „ROF Facult i”, I SSM 13 „Instructaj periodic cadre didactice, compartimente administrative, birouri i servicii”.






6.3 INFRASTRUCTUR , ECHIPAMENTE I MATERIALE

Criteriile de evaluare ARACIS includ cerin e privind infrastructura necesar , facilit ile, mediul i echipamentele specifice, necesare sprijinirii procesului de predare-înv are, serviciului educa ional, procesului de cercetare, pentru asigurarea serviciilor de cazare i mas . Conducerea UB r spunde pentru identificarea i procurarea resurselor necesare asigur rii conformit ii SIM i îmbun irea continu a acestuia i anume: - spa ii corespunz tor dotate pentru desf urarea activit ilor; - echipamentele necesare (hardware i software); - serviciile suport pentru desf urarea activit ilor; - men inerea în ordine, în cur enie a infrastructurii, echipamentelor i repararea în concordan cu necesit ile. La alocarea resurselor se ine seama i de reglement rile aplicabile acestor resurse (legi, ordonan e, regulamente etc.). Pe baza necesarului de resurse stabilit la nivelul facult ii/ departamentului/ se elaboreaz o list de achizi ii, care se aprob de conducerea facult ii/ departamentului/ i ulterior de c tre Consiliul de Administra ie.

spunderea pentru implementarea planurilor aprobate revine conducerii Direc iei Generale Administrative a Universit ii, care asigur i instruirea necesar utiliz rii infrastructurii, echipamentelor i materialelor din punct de vedere al mediului i SSO. Înregistr rile referitoare la resursele procurate sunt gestionate de c tre acela i compartiment. Documente de referin : MSIM 01, PS 06 „Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de r spuns”, PO 07.12 „Aprovizionarea”, PO 07.13 „Desf urarea procesului de investi ii i urm rirea derul rii contractelor”, I SSM 04 „Exploatarea instala iilor i echipamentelor electrice”, I SSM 05 „Utilizarea echipamentelor portabile i a uneltelor portabile”, I SS 01 „Cazarea în c minele Universit ii”, R - 12 „ROF Direc ia General Administrativ ”.

6.4 MEDIUL DE LUCRU

Mediul de lucru este o combina ie de factori umani i fizici, a c ror influen poate avea un impact asupra realiz rii conformit ii serviciilor i produselor cu cerin ele specificate. Cerin ele privind mediul de lucru sunt definite în specifica iile referitoare la procese, în c ile tehnice ale echipamentelor de lucru, în legi i reglement ri în vigoare. Aceste cerin e se refer la toate înc perile în care se desf oar procesul didactic i celelalte procese ale UB. Managementului la cel mai înalt nivel al UB îi revine responsabilitatea asigur rii unui mediu de lucru adecvat cu o influen pozitiv asupra motiv rii, satisfac iei i performan ei personalului în scopul de a realiza conformitatea serviciilor i

produselor cu cerin ele specificate precum i cre terea performan elor Universit ii.






Pentru crearea unui mediu adecvat de lucru managementul la vârf ia în considerare urm toarele: metode creative de lucru i oportunit ile de cre tere a implic rii pentru a

valorifica poten ialul personalului din Universitate; reguli i îndrum ri referitoare la mediu, securitate, inclusiv utilizarea

echipamentului de protec ie în locurile unde este indicat; ergonomia; amplasarea locurilor de munc ; interac iunile sociale; facilit i pentru personalul Universit ii; înc lzire, umiditate, iluminat, igien , cur enie, zgomot, vibra ii i poluare; reducere la minimum a riscurilor poten iale; men inerea în ordine, cur enie a echipamentelor i repararea în

concordan cu necesit ile Universit ii. Acestea sunt evaluate periodic, evalu rile se constituie ca date de intrare în

analiza efectuat de management. Documente de referin : MSIM 01, R - 12 „ROF Direc ia General Administrativ ”, PS 06 „Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de

spuns”, PS 03 „Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive”, PS 05 „Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului”, PS 06 „Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de r spuns”, PS 10 „Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilirea controalelor”, PS 11 „Investigarea i analiza incidentelor”, PO 04.03 „Supravegherea s ii lucr torilor”, I SSM 01 „Organizarea locului de munc i a activit ilor”, I SSM 03 „Securitatea i s tatea muncii pentru activit i de birou”, I SSM 04 „Exploatarea instala iilor i echipamentelor electrice”, I SSM 05 „Utilizarea echipamentelor portabile i a uneltelor portabile”, I SSM 06 „Încadrarea i repartizarea personalului, dotarea cu echipament individual de protec ie, repartizarea sarcinilor de munc ”, I SSM 07 „Ergonomia locului de munc ”, I SSM 09 „Securitatea i s tatea muncii în activit ile de cur enie i dezinsec ie”, I SSM 08 „Securitatea i s tatea muncii la prepararea i distribuirea hranei”, I SSM 10 „Siguran a i s tatea muncii în sectorul auto”, I SSM 11 „Acordarea primului ajutor”, I SS 02 „Efectuarea cur eniei i dezinfec iei spa iilor de înv mânt i cantin ”.



CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR



7.1 PLANIFICAREA PROCESELOR

Procesele identificate conform capitolului 4 sunt planificate i dezvoltate. Planificarea realiz rii produselor/ serviciilor ia în considerare: cerin ele legale i reglementate aplicabile; cerin ele specificate de c tre clien i; cerin ele specificate de c tre p ile interesate; optimizarea proceselor i activit ilor pentru folosirea eficient a resurselor; obiectivele func iilor relevante privind calitatea, mediul, SSO, siguran a

alimentar i responsabilitatea social ; documenta ia i resursele necesare specifice produselor; activit ile de verificare, validare, monitorizare, inspec ie i încercare specifice

produselor, precum i criteriile pentru acceptarea acestora; stabilirea criteriilor de operare i identificarea de opera ii i activit i care sunt

asociate sau pot genera aspecte semnificative de mediu sau pericole privind SSO; identificarea aspectelor semnificative de mediu i riscurilor privind SSO,

asociate bunurilor i serviciilor utilizate de Universitate i comunicarea c tre furnizori a cerin elor relevante; elementele de ie ire ale planific rii realiz rii produselor, elaborate într-o form

adecvat metodelor de operare ale Universit ii i p strate conform prevederilor procedurii PS 01 „Controlul documentelor i înregistr rilor”; înregistr rile necesare pentru a furniza dovada c procesele i produsele

rezultate corespund cerin elor. Controlul opera ional efectuat în vederea asigur rii calit ii produselor/serviciilor, controlul impactului aspectelor de mediu i controlul riscurilor sunt reglementate prin procedurile opera ionale. Pentru a ob ine i îmbun i permanent rezultatele, în raport cu cerin ele clien ilor i ale altor p i interesate, conducerea UB are responsabilitatea identific rii,

organiz rii i administr rii re elei de procese a Universit ii i a interfe elor acestora. Aceast re ea de procese include: procesul de evaluare a cerin elor pie ei for ei de munc (PO 08.03); procesul de selec ie a candida ilor (admiterea, PO 07.03); procesul de ini iere, aprobare, monitorizare, îmbun ire i evaluarea periodic

a programelor de studii (PO 07.01); procesul de elaborare a statelor de func iuni (PO 06.04); procesul de elaborare a fi elor disciplinelor (PO 07.02); procesul de aprovizionare (PO 07.12); procesul de predare i înv are (PO 07.04/05); procesul de evaluare a studen ilor/ cursan ilor (PO 07.06); procesul de evaluare a cadrelor didactice (PO 06.02); procesul de atestare final a competen elor (PO 07.07); controlul procesului de cercetare tiin ific (PO 07.10; PO 07.11); procesul de supraveghere a s ii lucr torilor (PO 04.03); procesul analizei de management (PO 05.01); procesul de organizare, func ionare i gestionare a bibliotecii;






procesul de achizi ii publice i urm rirea derul rii contractelor (PO 07.13) procesul de desf urare a investi iilor, reabilit rilor i repara iilor (PO 07.14).

Prin planificarea proceselor, conducerea UB asigur : determinarea obiectivelor i a rezultatelor acestora; stabilirea documenta iei, a resurselor necesare pentru desf urarea lor; sistemul de verificare i validare a proceselor, precum i definirea criteriilor de

acceptare a acestora; înregistr rile necesare pentru a dovedi conformitatea proceselor i a

rezultatelor acestora cu cerin ele specificate. Pentru planificarea efectiv , se utilizeaz printre altele: programe de activit i specifice departamentelor, orarul activit ilor didactice, planul de cercetare, planul de înv mânt, fi a disciplinei. Documente de referin : MSIM 01, PO 06.04 „Elaborarea statului de func ii al departamentului”, PO 06.02 „Procesul de evaluare a cadrelor didactice”, PO 07.01 „Ini ierea, aprobarea, monitorizarea, îmbun irea i evaluarea periodic a programelor de studii”, PO 07.02 „Elaborarea i gestionarea fi elor disciplinelor”, PO 07.03 „Procesul de selectare a candida ilor”, PO 07.04 „Desf urarea activit ilor didactice”, PO 07.05 „Desf urarea activit ilor practice”, PO 07.06 „Evaluarea i notarea studen ilor i cursan ilor”, PO 07.07 „Desf urarea examenului de finalizare a studiilor”, PO 07.09 „Elaborarea planului de cercetare”, PO 07.10 „Desf urarea activit ii de cercetare”, PO 07.11 „Elaborarea lucr rilor de cercetare”, PO 07.12 „Aprovizionarea”, PO 08.03 „Monitorizarea integr rii absolven ilor pe pia a muncii”, R - 01.02 „ROF UB”, R - 01.03 „ROI-UB”, R - 08.02 „Regulament de finan are”, R - 12 „ROF Direc iei generale administrative”.

7.1.1 Planificarea realiz rii produsului i serviciului iau în considerare: cerin ele legale i reglementate aplicabile; cerin ele specificate de c tre clien i; cerin ele specificate de c tre p ile interesate; optimizarea proceselor i activit ilor pentru folosirea eficient a resurselor; obiectivele func iilor relevante privind calitatea, mediul, SSO i cerin ele pentru

produse; documenta ia i resursele necesare specifice produselor; activit ile de verificare, validare, monitorizare, inspec ie i încercare specifice

produsului i criteriile pentru acceptarea acestuia; stabilirea criteriilor de operare i identificarea de opera ii i activit i care sunt

asociate sau pot genera aspecte semnificative de mediu sau pericole privind SSO; identificarea aspectelor semnificative de mediu i riscurile SSO, asociate

bunurilor i serviciilor utilizate de organiza ie i comunicarea c tre furnizori a cerin elor relevante; elementele de ie ire ale planific rii realiz rii produsului/furniz rii serviciului sunt

elaborate într-o form adecvat metodelor de operare ale Universit ii i sunt strate de directorii de departamente/ efii de compartimente, conform

prevederilor procedurilor PS 01 „Controlul documentelor i înregistr rilor” i PS 03 ”Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive”;






înregistr rile necesare pentru a furniza dovada c procesele de realizare i produsul rezultat corespund cerin elor. Controlul opera ional efectuat în vederea asigur rii calit ii produselor, controlul impactului de mediu asociat i controlul riscurilor este reglementat prin procedurile opera ionale. În principal elementele de planificare ale realiz rii produselor se constituie în: planurile de control care definesc fazele determinante de realizare a

produselor, etapele de control i verificare relevante pentru asigurarea calit ii; programul de management de mediu i SSO; planurile de prevenire i protec ie unde sunt identificate pericolele i riscurile

asociate procesului i stabilite m surile tehnice i organizatorice de securitatea muncii pentru personalul propriu i dac este cazul, pentru subcontractan i; planuri de interven ii pentru situa ii de urgen .

Modific rile care au impact asupra realiz rii produsului sunt inute sub control. Efectele oric rei modific ri, inclusiv ale acelor modific ri cauzate de orice furnizor, sunt evaluate de c tre client, în vederea asigur rii conformit ii cu cerin ele. Modific rile sunt validate de client. Solicit rile clientului privind cerin e suplimentare de verificare/ identificare sunt analizate i implementate. Criteriile pentru asigurarea controlului opera ional sunt completate i de procedurile: PS 03 „Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i ac iuni corective i preventive, PS 05 „Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului”, PS 06 „Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de r spuns”, PS 07 „Monitorizarea i m surarea performan elor”, PS 10 „Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilirea controalelor”, PS 11 „Investigarea i analiza incidentelor”, PO 07.12 „Aprovizionarea”, PO 08.04 „Procesul de tratare a reclama iilor i sesiz rilor”.

7.2 PROCESE ÎN RELA IA CU STUDEN II I CU ALTE P I INTERESATE

Universitatea furnizeaz în mod obi nuit un serviciu care este intangibil, care nu poate fi stocat i este consumat pe parcursul prest rii. Universitatea ofer studen ilor/cursan ilor oportunitatea de a- i însu i cuno tin ele existente i de a le aplica în practic . Deoarece procesele educa ionale i cele administrative se desf oar în cl dirile proprii Universit ii, a tept rile studen ilor/cursan ilor includ (dar nu se limiteaz la ele) urm toarele: facilit i sigure, curate, aflate sub responsabilitatea unei persoane; comunicarea bilateral între p ile interesate i Universitate, care asigur o

bun capacitate de r spuns; tratarea studen ilor/ cursan ilor cu respect de c tre cadrele didactice; activit ile sunt conduse de personal calificat; asigurarea accesului la internet i la biblioteca Universit ii; asigurarea, contra cost, a hranei i a spa iilor de cazare.

7.2.1 Determinarea cerin elor studen ilor i cursan ilor referitoare la competen ele

care trebuie dobândite Conducerea UB are responsabilitatea stabilirii unui sistem de comunicare






permanent cu studen ii i cu celelalte p i interesate astfel încât s se asigure: identificarea cerin elor studen ilor i ale altor p i interesate referitoare la

competen ele care trebuie ob inute, inclusiv a cerin elor referitoare la men inerea acestor competen e prin programe de formare postuniversitar ; identificarea cerin elor nespecificate de c tre studen i i alte p i interesate,

dar care trebuie luate în considerare, inând seama de obiectivele strategice pe termen mediu i lung, adoptate la nivel na ional i european; identificarea cerin elor legale referitoare la procesele UB i la rezultatele

acestora; definirea clar a cerin elor suplimentare, stabilite la nivelul UB.

Cerin ele specifice ale studen ilor/cursan ilor sunt cuprinse în planurile de înv mânt i în fi ele disciplinelor. Aceste documente se conformeaz cerin elor legale, reglementate i de acreditare, referitoare la procesul educa ional. Cerin ele referitoare la educa ie în cadrul Universit ii includ de asemenea cerin ele proprii ale acesteia, stabilite pentru furnizarea serviciilor studen ilor/ cursan ilor (dovada studiilor anterioare, documente cu caracter personal care trebuie furnizate de

tre studen i, reguli administrative ale Universit ii, precum i coduri de conduit pentru studen i/ cursan i). Documente de referin : MSIM 01, PO 08.02 „Monitorizarea integr rii absolven ilor pe pia a muncii”, PO 08.01 „Evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate”, R - 04 „ROF Comisiei pentru reforme, dezvoltare, finan are i calitate a Senatului Universit ii ”Vasile Alecsandri” din Bac u”, R - 05 „ROF

Comisiei pentru programe de studii, perfec ionarea i evaluarea personalului didactic i activit i studen e ti a Senatului Universit ii ”Vasile Alecsandri” din Bac u, R - 06 „ROF Comisiei pentru cercetare tiin ific i rela ii interna ionale-CCSRI a Senatului Universit ii "Vasile Alecsandri" din Bac u, R - 07 „ROF Comisiei pentru rela ii cu mass-media i de promovare a imaginii Universit ii.

7.2.2 Analiza cerin elor referitoare la competen ele care trebuie dobândite

Conducerea UB stabile te metodologia de analiz a cerin elor referitoare la competen ele care trebuie dobândite de c tre studen i i responsabilit ile implicate în aceast analiz . În cadrul analizei se urm re te s se asigure: definirea i documentarea corespunz toare a cerin elor; corelarea cu analiza ofertei altor universit i, mai ales a universit ilor

recunoscute ca lideri în domeniu, pe plan interna ional; evaluarea capabilit ii UB privind îndeplinirea cerin elor studen ilor i a altor

i interesate. În acest scop sunt luate în considerare resursele disponibile, precum i perspectivele de dezvoltare ale UB, în raport cu obiectivele sale strategice. Înregistr rile referitoare la aceste analize se p streaz servind ca baz pentru evaluarea proceselor SIM ale Universit ii. Aceste înregistr ri se refer la analiza periodic a fiec rui program de studii (planul de înv mânt, fi a disciplinei i statul de func ii al departamentului, rapoarte de autoevaluare a programului de studii etc.) Documente de referin : MSIM 01, PO 08.02 „Monitorizarea integr rii






absolven ilor pe pia a muncii”, PO 07.01 „Ini ierea, aprobarea, monitorizarea, îmbun irea i evaluarea periodic a programelor de studii”, PO 06.04 „Elaborarea statului de func ii al departamentului”, R - 04 „ROF Comisiei pentru reforme, dezvoltare, finan are i calitate a Senatului Universit ii ”Vasile Alecsandri” din Bac u”, R - 05 „ROF Comisiei pentru programe de studii, perfec ionarea i evaluarea personalului didactic i activit i studen ti a Senatului Universit ii ”Vasile Alecsandri” din Bac u, R - 06 „ROF Comisiei pentru cercetare tiin ific i rela ii interna ionale - CCSRI a Senatului Universit ii" Vasile Alecsandri" din Bac u, R - 07 „ROF Comisiei pentru rela ii cu mass-media i de promovare a imaginii Universit ii”.

7.2.3 Comunicarea cu studen ii i cu celelalte p i interesate

Conducerea UB stabile te un sistem de comunicare permanent cu clien ii interni i externi i cu celelalte p i interesate, care s asigure: ob inerea tuturor informa iilor necesare cu privire la competen ele care trebuie

dobândite; definirea corespunz toare a proceselor UB, luând în considerare cerin ele

clien ilor i ale altor p i interesate; îmbun irea continu a acestor procese, pe baza feedback-lui informa ional

de la clien i (inclusiv reclama iile acestora), cu privire la desf urarea proceselor. Documente de referin : MSIM 01, PS 09 „Comunicare, participare i consultare”.

7.3 PROIECTAREA I DEZVOLTAREA PROCESELOR UB 7.3.1 Elaborarea i îmbun irea programelor de studii 7.3.1.1 Planificarea elabor rii i îmbun irii planurilor de înv mânt. Planificare

La înfiin area unui program de studii se analizeaz beneficiul pe care acesta îl aduce studen ilor/cursan ilor i cerin ele pie ei for ei de munc . Înfiin area/îmbun irea unui program de studii are în vedere scopul i durata acestuia, num rul de studen i i resursele umane i financiare disponibile pentru sus inerea acestuia, inând cont de aspectele de mediu i securitatea muncii. Asigurarea resurselor umane, materiale i financiare necesare parcurgerii unui program de studii implic respectarea cerin elor impuse de clien i, cerin elor legale i reglementate i cerin elor p ilor interesare .

La evaluarea necesit ilor se ine seama de modul în care studen ii/cursan ii reu esc s se integreze pe pia a muncii, precum i de eficacitatea sistemului. Evalu rile includ cerin e de performan poten iale sau reale pentru a determina: modul în care educa ia îi ajut pe studen i/cursan i s dobândeasc

competen e profesionale, abilit i i competen e transversale; modul în care sunt îndeplinite cerin ele noi; ce m suri specifice ale eficacit ii educa iei sunt adecvate; care abilit i corespund fi elor disciplinelor.

Aceste evalu ri furnizeaz informa ii care sunt utilizate în procesul de analiz a programului de studii. Raportul de autoevaluare a programului de studii furnizeaz elementele de intrare pentru elaborarea tuturor documentelor aferente acestuia (planul de înv mânt, state de func ii, fi ele disciplinelor, orare, fi ele de






competen e, suporturi de curs, seminar, laboratoare, îndrumare de practic etc.). Conducerea UB planific i ine sub control procesul de proiectare i dezvoltare a programului de studii, stabilind în acest scop: metodologia elabor rii planurilor de înv mânt/ fi elor disciplinelor/statelor de

func ii; etapele elabor rii acestor documente; modalitatea de verificare i validare pentru fiecare etap ; responsabilit ile i competen ele decizionale cu privire la aceste activit i.

Activit ile de elaborare i îmbun ire a programelor de studii sunt desf urate de c tre persoane ce au competen ele cerute pentru asemenea activit i i c rora li se aloc toate resursele necesare. Conducerea UB asigur inerea sub control a interfe elor organizatorice dintre diferitele entit i func ionale implicate în procesul elabor rii i îmbun irii programelor de studii, astfel încât s se asigure o comunicare eficient între entit ile respective. Informa iile necesare pentru elaborarea programelor de studii sunt documentate i transmise celor implica i în acest proces. Aceste informa ii sunt analizate cu regularitate la nivelul consiliului facult ii, pentru fundamentarea corespunz toare a deciziilor.

7.3.1.2 Elementele de intrare în procesul elabor rii i îmbun irii programelor de studii Cerin ele referitoare la competen ele care trebuie ob inute sunt identificate, documentate i analizate, rezultatele analizelor fiind înregistrate. Aceste cerin e, reprezentând datele de intrare ale procesului elabor rii i îmbun irii programelor de studii, sunt definite luând în considerare: cerin ele studen ilor i ale altor p i interesate referitoare la competen ele

profesionale i sociale a teptate; feedback-ul informa ional de la studen i i alte p i interesate privind

programele de studii derulate anterior; rezultatele analizelor efectuate privind programele de studii ale altor

universit i performante (din România i din alte ri); cerin ele care decurg din reglement rile aplicabile; informa ii ob inute din procesele anterioare de elaborare a programelor de

studii. 7.3.1.3 Elemente de ie ire ale procesului elabor rii i îmbun irii programelor de studii

Aceste date sunt documentate astfel încât s permit verificarea îndeplinirii cerin elor care au reprezentat datele de intrare ale procesului elabor rii i îmbun irii programului de studii. Toate documentele componente ale programului de studii (planuri de înv mânt, fi ele disciplinelor, statele de func ii, suporturile de curs, orarele etc.) sunt analizate i aprobate înainte de a fi difuzate. Conducerea UB urm re te ca datele de ie ire ale procesului elabor rii i îmbun irii programului de studii: s satisfac cerin ele definite ca date de intrare; s furnizeze informa iile necesare pentru desf urarea procesului didactic i a

proceselor conexe; s defineasc competen ele; s con in sau s fac referire la criteriile de acceptare a competen elor care






sunt furnizate. 7.3.1.4 Analiza procesului de îmbun ire a programelor de studii

Conform metodologiei stabilite, conducerea UB efectueaz analize periodice, oficiale, ale procesului de îmbun ire a programelor de studii, în fiecare dintre etapele acestui proces pentru: evaluarea capabilit ii planurilor de înv mânt de a satisface cerin ele definite; identificarea oric ror probleme i stabilirea m surilor corective necesare.

Rezultatele acestor analize sunt înregistrate i p strate în Raportul de autoevaluare a programului de studii.

7.3.1.5 Verificarea programului de studii

Programele de studii aflate în faz de proiect sunt verificate pentru a se stabili în ce m sur corespund cerin elor definite. Înregistr rile cu privire la aceste verific ri i cele referitoare la activit ile întreprinse sunt p strate.

7.3.1.6 Autorizarea/acreditarea programului de studii

Validarea intern a unui program de studii este realizat prin aprobarea planurilor de înv mânt, statelor de func ii, fi elor disciplinelor, orarelor, suporturilor de curs, seminar, îndrumarelor de laborator, suportului de practic etc. conform metodologiei definite de c tre conducerea UB. Înregistr rile cu privire la aceste aprob ri i cele referitoare la ac iunile întreprinse sunt p strate. Validarea extern este reprezentat prin autorizarea/ acreditarea programului de studii de c tre Comisia de Evaluare ARACIS.

7.3.1.7 Îmbun irea programului de studii

Toate modific rile ulterioare autoriz rii/acredit ri programului de studii sunt documentate, analizate i aprobate de Directorul de Departament i Consiliul Facult ii, înainte de a fi implementate. Analiza modific rilor include evaluarea efectului acestora asupra competen elor care trebuie furnizate. Înregistr rile cu privire la aceste modific ri i cele referitoare la ac iunile întreprinse sunt p strate. Documente de referin : MSIM O1, PO 07.01 „Ini ierea, aprobarea, monitorizarea, îmbun irea i evaluarea periodic a programelor de studii”, Standarde i proceduri ARACIS; R - 05.03 „Regulament pentru asigurarea calit ii programelor de colaborare interacademic , integrare na ional i interna ional ”, R - 05.05 „Regulament privind ini ierea i evaluarea periodic a programelor de studii”.

7.3.2 Activitatea de cercetare tiin ific 7.3.2.1 Planificarea elabor rii i îmbun irii planurilor de cercetare

Conducerea UB planific i ine sub control procesul de proiectare i dezvoltare a planurilor de cercetare, stabilind în acest scop: metodologia elabor rii planurilor de cercetare; etapele elabor rii planurilor de cercetare; modalitatea de verificare i validare pentru fiecare etap ; responsabilitatea i competen ele decizionale cu privire la aceste activit i.






Activit ile de elaborare i îmbun ire a planurilor de cercetare sunt desf urate de c tre persoane având competen ele cerute pentru asemenea activit i i

rora Ii se aloc toate resursele necesare. Conducerea UB asigur inerea sub control a interfe elor organizatorice dintre diferitele entit i func ionale implicate în procesul elabor rii i îmbun irii planurilor de cercetare, astfel încât s se asigure o comunicare eficient între entit ile respective. Informa iile necesare pentru elaborarea i îmbun irea planurilor de cercetare sunt documentate i transmise celor implica i în acest proces. Aceste informa ii sunt analizate cu regularitate la nivelul UB, pentru fundamentarea corespunz toare a deciziilor.

7.3.2.2 Date de intrare în procesul elabor rii i îmbun irii planurilor de cercetare

Cerin ele referitoare la competen ele care trebuie ob inute sunt identificate, documentate i analizate, rezultatele analizelor fiind înregistrate. Aceste cerin e, reprezentând datele de intrare ale procesului elabor rii i îmbun irii planurilor de cercetare, sunt definite luând în considerare: cerin ele MEN, ale studen ilor i ale altor p i interesate referitoare la

competen ele profesionale i sociale a teptate; feedback-ul informa ional de la MEN, studen i i alte p i interesate privind

planurile de cercetare anterior implementate; rezultatele analizelor efectuate privind planurile de cercetare ale altor

universit i performante (din România i din alte ri); cerin ele care decurg din reglement rile aplicabile; informa ii ob inute din procesele anterioare de elaborare a planurilor de

cercetare. 7.3.2.3 Date de ie ire ale procesului elabor rii i îmbun irii planurilor de cercetare

Aceste date sunt documentate astfel încât s permit verificarea îndeplinirii cerin elor care au reprezentat datele de intrare ale procesului elabor rii i îmbun irii planurilor de cercetare. Documentul care con ine datele de ie ire ale procesului de cercetare (planul de cercetare) este analizat i aprobat înainte de a fi difuzat. Conducerea UB urm re te ca datele de ie ire ale procesului de elaborare i îmbun ire a planurilor de cercetare: s satisfac cerin ele definite ca date de intrare; s furnizeze informa iile necesare pentru desf urarea procesului de cercetare tiin ific ; s defineasc competen ele care sunt furnizate prin planurile de cercetare

proiectate; s con in sau s fac referire la criteriile de acceptare a competen elor

furnizate. 7.3.2.4 Analiza procesului elabor rii i îmbun irii planurilor de cercetare

Conform metodologiei stabilite, conducerea UB efectueaz analize periodice, oficiale, ale procesului elabor rii i îmbun irii planurilor de cercetare, în fiecare dintre etapele acestui proces pentru:






evaluarea capabilit ii planurilor de cercetare de a satisface cerin ele definite; identificarea oric ror probleme i stabilirea m surilor corective necesare.

Rezultatele acestor analize sunt înregistrate i p strate prin procesul-verbal de analiz a procesului de elaborare i îmbun ire a planurilor de cercetare.

7.3.2.5 Verificarea proiectului planurilor de cercetare

Planurile de cercetare aflate în faz de proiect sunt verificate pentru a se stabili în ce m sur corespund cerin elor definite. Înregistr rile cu privire la aceste verific ri i cele referitoare la activit ile întreprinse sunt p strate (PO 07.09 „Elaborarea

planului de cercetare”). 7.3.2.6 Validarea planurilor de cercetare

Validarea are loc prin aprobarea planurilor de cercetare, care se realizeaz conform metodologiei definite de c tre conducerea UB. Înregistr rile cu privire la aceste aprob ri i cele referitoare la ac iunile întreprinse sunt p strate.

7.3.2.7 Modificarea planurilor de cercetare

Toate modific rile ulterioare aprob rii planurilor de cercetare sunt identificate, documentate, analizate i aprobate de c tre persoane autorizate, înainte de a fi implementate. Analiza modific rilor include evaluarea efectului acestora asupra competen elor care trebuie furnizate. Înregistr rile cu privire la aceste modific ri i cele referitoare la ac iunile întreprinse sunt p strate. Documente de referin : MSIM 01 , PO 06.02 „Evaluarea cadrelor didactice”, PO 07.09 „Elaborarea planului de cercetare”, Standarde i proceduri ARACIS, PO 07.08 „Organizarea activit ii de cercetare”; PO 07.10 „Desf urarea activit ii de cercetare”, R - 06.02 „Regulament de evaluare a performan elor în cercetare a cadrelor didactice de la Universitatea „Vasile Alecsandri” din Bac u”, R - 04.01 „ROF al comisiei pentru reforme, dezvoltare, finan are i calitate a Senatului Universit ii ”Vasile Alecsandri” din Bac u”.

7.4 APROVIZIONARE 7.4.1 Acoperirea posturilor vacante din statul de func ii

Ocuparea posturilor vacante se face cu prioritate cu prioritate prin concurs intern de dosare de c tre personalul didactic sau de cercetare din acela i domeniu, din departament/ coal doctoral sau din facultate, cu respectarea condi iilor impuse de legile i regulamentele în vigoare. În condi iile în care în Universitate nu sunt speciali ti disponibili pentru efectuarea anumitor activit i didactice, posturile pot fi ocupate cu caracter temporar de c tre personal didactic asociat, cu respectarea condi iilor impuse de legile i regulamentele în vigoare. Cererile de ocupare a posturilor vacante se discut de c tre consiliul departamentului. În urma discu iei este întocmit lista cu privire la






ocuparea posturilor vacante prin plata cu ora care este supus aprob rii Consiliului facult ii i avizat de c tre Senat.

7.4.2 Selectarea cadrelor didactice asociate

Ocuparea unor posturi didactice sau de cercetare vacante de c tre personal asociat extern se poate face pe perioada determinat , prin concurs deschis, organizat la nivelul departamentului/ colii doctorale/centrului de cercetare în baza reglement rilor în vigoare. Personalul didactic i de cercetare asociat trebuie s i înscrie rezultatele tiin ifice ob inute în perioada activit ii la Universitatea „Vasile Alecsandri” din

Bac u în palmaresul acesteia. Rezultatele selec iei de la nivelul departamentului sunt supuse aviz rii Consiliului facult ii i validate de Senat.

7.4.3 Evaluarea cadrelor didactice asociate

Conform metodologiei stabilite, conducerea UB efectueaz periodic evaluarea cadrelor didactice asociate, pentru: stabilirea strategiei de preg tire i perfec ionare a personalului; determinarea performan elor profesionale ale angaja ilor în timp, în vederea

anticip rii evolu iei carierei profesionale a acestora Rezultatele acestor analize sunt înregistrate i p strate prin raportul de evaluare a cadrelor didactice asociate.

7.4.4 Procesul de aprovizionare cu produse/ alte servicii Prin procesul de aprovizionare desf urat în cadrul Universit ii se asigur conformitatea acestora cu cerin ele de aprovizionare specificate. Tipul i amploarea controlului efectuat asupra furnizorilor i asupra produselor/altor servicii aprovizionate depinde de tipul produsului, de impactul produsului/ serviciului aprovizionat asupra calit ii produsului/ lucr rii final (e) i, dup caz, de înregistr rile referitoare la capabilitatea i performan ele furnizorului, demonstrate anterior. Aprovizionarea se face pe baz de licita ie (conform cerin elor legale în vigoare) sau prin achizi ie direct sau cerere de ofert , caz în care se evalueaz capabilitatea furnizorilor de a livra produse/ servicii conforme cu cerin ele, eficacitatea sistemului integrat de management i performan ele anterioare (evalu ri f cute pe baz de chestionare, audituri, înregistr ri etc.). Procesul de aprovizionare i selec ie a furnizorilor (prin achizi ie direct ) se face dup criterii care includ una sau mai multe din urm toarele: inspectarea produsului/ serviciului aprovizionat de c tre comisia de

recep ie din cadrul Universit ii la primire; supravegherea furnizorului din punct de vedere al conformit ii cu cerin ele

de aprovizionare ale Universit ii; verificarea modului în care func ioneaz SIM la furnizor i dac acesta este

în conformitate cu standardul de referin aplicat. Includerea furnizorilor de produse i servicii, în "Lista furnizorilor accepta i" se






face dup evaluarea aptitudinii lor de a satisface cerin ele UB, în conformitate cu criteriile stabilite. Înregistr rile referitoare la rezultatele evalu rilor/ reevalu rilor i cele cu privire la ac iunile corective necesare sunt p strate o perioad determinat .

7.4.5 Informa ii referitoare la aprovizionarea cu materiale/ produse/ alte servicii

Documentele de aprovizionare sunt analizate i aprobate înainte de emitere, pentru a se stabili dac cerin ele sunt definite corespunz tor în specifica ii, dac exist cerin e referitoare la procese, instruc iuni referitoare la inspec ie, inclusiv cerin e referitoare la aprobarea procedurilor, a echipamentelor pentru procese, a personalului i cele referitoare la sistemul integrat de management, dup caz.

7.4.6 Verificarea materialelor/ produselor/ serviciilor achizi ionate

Toate produsele/ serviciile achizi ionate sunt supuse verific rilor la recep ie, conform prevederilor contractuale, la furnizor sau în cadrul UB, înainte de a fi acceptate, fiind verificate i documentele înso itoare.

eful biroului achizi ii publice este r spunz tor pentru asigurarea verific rii adecvate a produselor achizi ionate. Atunci când Universitatea sau clientul inten ioneaz s efectueze verificarea la sediul furnizorului, ace tia specific în informa iile de aprovizionare (contract, comand ) în elegerile referitoare la verificare i metoda de eliberare a produsului/serviciului. Comisia de recep ie r spunde de asigurarea verific rii adecvate a produsului/ serviciului aprovizionat.

efii de compartimente r spund de precizarea în documentele de aprovizionare a tuturor condi iilor i referirea la specifica iile cu care produsul/ serviciul aprovizionat s fie conform. RCMSSO-SU este r spunz tor pentru evaluarea/ reevaluarea i selectarea furnizorilor. Documente de referin : MSIM 01, PO 06.01 „Procesul de ocupare a posturilor didactice”, R – 12.01.03 „Regulament privind ocuparea posturilor didactice i de cercetare în Universitatea „Vasile Alecsandri” din Bac u” PO 07.12 „Aprovizionarea”, PO 07.13 „Desf urarea procesului de achizi ii publice i urm rirea derul rii contractelor”, PO 07.14 „Desf urarea procesului de investi ii, reabilit ri i repara ii”.

7.5 FURNIZAREA DE SERVICII I PRODUSE 7.5.1 inerea sub control a procesului educa ional

Managementul la cel mai înalt nivel (Consiliul de administra ie, Senatul, Consiliile Facult ilor, Directorii de Departamente) în cooperare cu cadrele didactice identific subiectele i temele generale ale materiei de studiu de predat, metodele de instruc ie general acceptate i stabile te m suri acceptate pentru determinarea conformit ii cu obiectivele înv rii.

În cadrul UB, procesul didactic se desf oar în mod planificat i este inut permanent sub control, astfel încât s permit ob inerea competen elor






profesionale, transversale i abilit ile a teptate de c tre studen i/cursan i i alte i interesate. În acest sens, exist dovezi obiective c factorii care pot influen a

calitatea procesului educa ional sunt inu i sub control. Documentele care prev d modalitatea de inere sub control a procesului educa ional sunt elaborate astfel încât s se asigure, dup caz: disponibilitatea informa iilor referitoare la competen ele a teptate; disponibilitatea procedurilor opera ionale referitoare la procesul educa ional;

inerea sub control a procesului de desf urare, validare i administrare a programelor de studii derulate în cadrul Universit ii; programarea/desf urarea activit ilor didactice pe baza unor

regulamente/metodologii/proceduri opera ionale; disponibilitatea i utilizarea corespunz toare a resurselor necesare pentru

desf urarea procesului educa ional (resursa uman , materiale didactice, echipamente, mediu de lucru); disponibilitatea manualelor pentru practic în laboratoare i centre de

cercetare; disponibilitatea s lilor de curs, seminar, laborator, bibliotec i alte spa ii

similare; disponibilitatea sistemului de monitorizare a procesului educa ional, astfel

încât s se asigure permanent conformitatea cu standardele i cu alte documente de referin stabilite; definirea clar a criteriilor de evaluare i validare a procesului educa ional; eliberarea diplomelor de absolvire.

Aptitudinile, cuno tin ele, abilit ile i capacitatea studen ilor sunt evaluate pentru ca Universitatea s se asigure c procesul educa ional s-a desf urat la un nivel adecvat i într-un ritm adecvat. Materialele promo ionale, suporturile de curs i alte articole i lucr ri elaborate în cadrul Universit ii stabilesc în mod clar ce educa ie, instruire i experien anterioar se coreleaz cu necesit ile de înv are a studen ilor. Absen a cerin elor specifice de admitere nu exclud o evaluare a necesit ilor individuale ale studen ilor care este apoi utilizat pentru a adapta procesul educa ional la acele necesit i individuale. Este stabilit la nivel de Universitate o baz de date care identific preg tirea real furnizat . Aceast baz de date include: registru matricol; fi a disciplinei; orarul grupelor de studiu; manualele de studiu i edi ia; liste cu numele personalului didactic, CV-urile acestora; materiale didactice; cuno tin e i experien anterioare relevante.

Documente de referin : MSIM 01, PO 06.04 „Elaborarea statului de func iuni al departamentului”, PO 07.01 „Ini ierea, aprobarea, monitorizarea, îmbun irea i evaluarea periodic a programelor de studii”, PO 07.03 „Procesul de selectare a candida ilor”, PO 07.04 „Desf urarea activit ilor didactice”, PO 07.05 „Desf urarea activit ilor practice”, PO 07.06 „Evaluarea studen ilor i cursan ilor”, PO 07.07 „Desf urarea examenului de finalizare a studiilor”, PO






07.12 „Aprovizionarea”, PO 08.01 „Evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate”, PO 08.02 „Monitorizarea integr rii absolven ilor pe pia a muncii i la ciclu de master”, PO 08.04 „Evaluarea cerin elor pie ei for ei de munc ”, PO 06.02 „Procesul de evaluare a cadrelor didactice”, , PO 06.05 „Organizarea, func ionarea i gestionarea bibliotecii”, R - 04 „ROF Comisiei pentru reforme, dezvoltare, finan are i calitate a Senatului Universit ii ”Vasile Alecsandri” din Bac u”, R - 05 „ROF Comisiei pentru programe de studii, perfec ionarea i evaluarea personalului didactic i activit i studen e ti a Senatului Universit ii ”Vasile Alecsandri” din Bac u, R - 06 „ROF Comisiei pentru cercetare tiin ific i rela ii interna ionale - CCSRI a Senatului Universit ii "Vasile Alecsandri" din Bac u, R - 13.03 „Regulament privind activitatea didactic i profesional a studen ilor din Universitatea ”Vasile Alecsandri” din Bac u”, R - 13.01 „Regulament de aplicare a creditelor transferabile”, R - 13.02 „Regulament de admitere a studen ilor interna ionali”, R - 13.04 „Regulament de acordare a burselor pentru studen ii români”; R - 13.05 „Regulament de func ionare a biroului de programe comunitare în domeniul educa iei i form rii profesionale”.

7.5.2 Validarea procesului educa ional

Toate activit ile corespunz toare procesului educa ional, desf urate în cadrul UB sunt aprobate de c tre Consiliul de Administra ie i/sau Senatul UB, odat cu autorizarea/acreditarea programelor de studii i a procedurilor referitoare la acest proces. Dup aprobare, activit ile respective sunt considerate validate. Validarea procesului educa ional include, dup caz: autorizarea/acreditarea programelor de studii; aprobarea echipamentelor i calific rilor personalului didactic; note de curs i lucr ri scrise/ referate, lucr ri de laborator; înregistr ri ale datelor i frecven a revalid rilor.

Revalidarea activit ilor corespunz toare procesului educa ional are loc odat cu reacreditarea programelor de studii i a procedurilor referitoare la aceste activit i. Documente de referin : MSIM 01, PO 07.01 „Ini ierea, aprobarea, monitorizarea, îmbun irea i evaluarea periodic a programelor de studii”, PO 07.06 „Evaluarea studen ilor i cursan ilor”, Standarde specifice ARACIS, R - 13.03 „Regulament privind activitatea didactic i profesional a studen ilor din Universitatea „Vasile Alecsandri” din Bac u”.

7.5.3 Identificare i trasabilitate

Identificarea i trasabilitatea informa iilor relevante rezultate din procesele educa ional i de cercetare, includ: curriculele, cursurile, codurile unitare; înregistr ri privind identificarea studen ilor; orarele grupelor de studii; manuale/ note; echipamente de laborator; contracte de cercetare.

În cadrul UB, competen ele dobândite de c tre studen i sunt identificate prin metode corespunz toare, pe întreaga durat a procesului educa ional.






În regulamente, metodologii i proceduri opera ionale sunt precizate mijloacele prin care se identific conformitatea/ neconformitatea competen elor, determinat în urma evalu rii studen ilor, precum i înregistr rile care se vor p stra cu privire la aceste competen e. În cadrul Ub se folose te un sistem unitare de codificare care ine cont de organigrama Universit ii i este extins la nivelul facult ilor i departamentelor, programelor de studii, planurilor de înv mânt, statelor de func ii în consecin , fi elor disciplinelor. Documente de referin : MSIM 01, PO 04.01 „Identificarea proceselor”, PO 07.03 „Procesul de selec ie a candida ilor”, PO 07.04 „Desf urarea activit ilor didactice”, PO 07.05 „Desf urarea activit ii de practic ”, PO 07.06 „Evaluarea studen ilor i cursan ilor”, PO 07.07 „Desf urarea examenului de finalizare a studiilor”, PO 08.01 „Evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate”, PO 08.02 „Monitorizarea integr rii absolven ilor pe pia a muncii i la ciclu de master”, PO 08.04 „Evaluarea cerin elor pie ei for ei de munc ”.

7.5.4. Proprietatea clientului

În cadrul procesului educa ional proprietatea clientului o reprezint documentele din dosarul de admitere al fiec rui student/cursant. Aceste documente constau în: documente predate de studen i cum ar fi certificate, diplome ale nivelurilor colare anterioare, documente personale de identitate (certificate de na tere, acte

de identitate) i alte acte similare, în original i copii legalizate; acorduri referitoare la proprietatea intelectual ; examin ri, studii i certificate medicale ale studen ilor; examene, teste sau lucr ri scrise sus inute de studen i; cereri, înregistr ri sau documente predate de studen i pentru înregistrarea lor

sau reînnoirea înregistr rii lor; înregistr ri i documente ale istoricului instruirii studen ilor; echipamente de inute în proprietate de c tre studen i/ cursan i; facilit i pentru cursuri furnizate în loca iile clientului.

Proprietatea clientului include elemente cum ar fi manuale de studiu, studii de caz, facilit i pentru educa ia special , computere, software sau facilit i furnizate de agen i economici care achizi ioneaz instruire pentru angaja i. Dac este cazul pot fi stabilite specifica ii pentru materialele furnizate, ca s se asigure adecvarea pentru utilizare în cadrul instruirilor. UB trateaz cu grij documentele puse la dispozi ie de c tre clien i pe perioada când acestea se afl sub controlul departamentelor Universit ii sau sunt utilizate de acestea. UB identific , verific , protejeaz i p streaz în siguran proprietatea clientului pus la dispozi ie, pentru a fi utilizat sau încorporat în produs. Dac proprietatea clientului este pierdut , deteriorat sau inapt pentru utilizare, acest lucru este adus la cuno tin a clientului i sunt men inute înregistr ri.

7.5.5 P strarea produsului în cadrul universit ii

Universitatea ia în considerare p strarea documentelor didactice aferente fiec rui program de studii (planurile de înv mânt, statele de func ii, fi ele disciplinelor),






curriculele i materialele tip rite sau electronice (c i, note de curs, CD-uri, programe pe calculator, dosare etc.), lucr ri de cercetare. De asemenea, mai pot fi incluse i materiale folosite în procesele educa ional i de cercetare: substan e chimice pentru laboratoare, materii prime i materiale procesate, produse cu valabilitate limitat pentru scopuri didactice sau lucr ri de cercetare. În UB p strarea produsului se refer la p strarea i asigurarea integrit ii materialelor didactice, inclusiv în biblioteci, s li de lectur i laboratoare.

strarea include identificarea unic , manipularea, depozitarea i protejarea, precum i ambalarea pe timpul transportului de la o loca ie la alta (atunci când este cazul).

7.6 INEREA SUB CONTROL A ECHIPAMENTELOR DE M SURARE I

MONITORIZARE

În UB inerea sub control a echipamentelor de m surare i monitorizare se aplic : 7.6.1 În cadrul procesului educa ional - tematicii i subiectelor de examen, indiferent de

forma lor (bilete de examen, teste gril etc.) i aparatelor de m sur i control folosite în activitatea de cercetare tiin ific .

inerea sub control a acestora presupune evaluarea i aprobarea tematicii i subiectelor de examen dup cum urmeaz : evaluarea i aprobarea tematicii i subiectelor pentru sus inerea examenului

scris i a probei de verificare de c tre Directorul de Departament; evaluarea i aprobarea tematicii pentru examenul de licen de c tre Consiliul

facult ii, respectiv de c tre decan; evaluarea i aprobarea tematicii pentru finalizarea cursurilor de studii

aprofundate, inclusiv a cursurilor de masterat, de c tre Directorul de departament; evaluarea i aprobarea tematicii pentru finalizarea cursurilor postuniversitare

de c tre Directorul de Departament; evaluarea i aprobarea tematicii pentru examenul de admitere la doctorat de

tre consiliul studiilor universitare de doctorat. Evaluarea i aprobarea tematicii de examen se consemneaz în procese-verbale care se p streaz la decan/ director de departament/ coala doctoral timp de 12 luni. Aparatele de m sur i control utilizate în realizarea lucr rilor de cercetare trebuie verificate periodic în vederea asigur rii validit ii rezultatelor ob inute. Verificarea aparatelor se face, dup caz, prin verificare metrologic sau etalonare sau printr-o procedur cuprins într-o instruc iune de lucru.

7.6.2. În cadrul procesului de cercetare pentru a furniza dovezi ale conformit ii produsului/studiului de cercetare grupul de cercetare identific m sur rile i monitoriz rile ce trebuie efectuate. Centrul de cercetare care pune la dispozi ie aparate/ echipamente care trebuie verificate metrologic se asigur c monitoriz rile i m sur torile sunt executate într-un mod care este în concordan cu cerin ele specificate. Atunci când este necesar s se asigure rezultate valide, aparatele/ echipamentele de m surare sunt: etalonate sau verificate la intervale specificate sau înainte de utilizare în raport

cu etaloane trasabile pân la etaloane na ionale sau interna ionale;






ajustate sau reajustate, dup cum este necesar; identificate pentru a putea determina stadiul etalon rii sau verific rii; asigurate împotriva ajust rilor care ar putea invalida rezultatul m sur rii; protejate împotriva distrugerii i deterior rii în timpul manipul rii, între inerii i

depozit rii. Atunci când un aparat/ echipament de m surare este g sit neconform cu cerin ele, persoana responsabil evalueaz i înregistreaz validitatea rezultatelor

sur torilor anterioare, întreprinde ac iuni adecvate asupra produsului afectat i asupra aparatului/ echipamentului în cauz , conform procedurii PS 03 „Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive”. Persoana responsabil la nivel de departament ine eviden a tuturor aparatelor/ echipamentelor de m surare i asigur men inerea înregistr rilor referitoare la rezultatele etalon rii i verific rii acestora. Când se utilizeaz software-ul pentru monitorizarea i m surarea cerin elor specificate, pentru a satisface utilizarea inten ionat , capabilitatea software-ului se confirm înainte de prima utilizare i se reconfirm dac este necesar.

7.6.3 Verific rile EMM-urilor care dep esc limitele dot rilor interne sunt efectuate pe baz de comand de c tre: produc torul echipamentului sau o reprezentan autorizat de acesta; firme specializate sau autorizate în conformitate cu legisla ia metrologiei; laboratoare autorizate sau acreditate; pentru fiecare echipament de m surare sau monitorizare din Universitate,

RCMSSO men ine înregistr ri ale verific rilor metrologice efectuate; verific rile sau etalon rile trebuie s asigure trasabilitatea cu baza de

etalonare utilizat , iar atunci când este aplicabil s asigure trasabilitatea pân la etaloanele na ionale sau interna ionale; la întocmirea planific rii verific rilor metrologice (ajustare sau reajustare) a

echipamentelor de m surare, utilizate în cadrul centrului de cerceare, se ine seama de prevederile legale, iar pentru mijloacele de m surare la care nu se impune respectarea unor reglement ri, condi iile de verificare, ajustare sau reajustare sunt stabilite de proprietarul procesului.

7.6.3.1 Controlul stadiului de verificare metrologic în care se g se te echipamentul de surare i monitorizare se face prin:

marcarea cu etichet corespunz toare, care are înscris data ultimei verific ri i data expir rii valabilit ii etalon rii; eviden a în lista echipamentelor de m surare i monitorizare; înregistr rile din buletinele de verificare emise de laboratoare autorizate/

acreditate. To i utilizatorii de echipamente de m surare i monitorizare au obliga ia de a le utiliza i p stra corespunz tor i de a le utiliza numai în perioada de valabilitate a verific rii metrologice.

7.6.3.2 În cazul în care un EMM este g sit necorespunz tor în urm verific rii metrologice, este de competen a compartimentului utilizator de a evalua eventualele consecin e asupra valabilit ii m sur torilor i încerc rilor anterioare i de a propune (dac este cazul) m surile corective necesare.






Depozitarea EMM-urilor se face în zone special amenajate astfel încât s se evite ajust rile care ar putea invalida rezultatul m sur rii sau s se evite degrad rile i deterior rile acestora. Atunci când clientul o cere, Universitatea îi poate pune la dispozi ie datele privitoare la EMM –urile utilizate, pentru a verifica dac acestea sunt adecvate func ional. Dac un EMM este g sit în afara limitelor stabilite la verificare, proprietarul procesului, în care s-a g sit acest echipament, asigur înscrierea acestui fapt în documentul de urm rire a activit ii respective i asigur reluarea opera iilor de inspec ie, m surare i încercare anterioare pentru a valida rezultatele anterior ob inute. Echipamentul neconform nu este repus în utilizare pân când cauzele neconformit ii sale nu au fost eliminate i pân când echipamentul nu a fost verificat metrologic. Înregistr rile referitoare la verificarea metrologic a EMM-urilor sunt men inute la RCMSSO de la nivelul compartimentului.

7.6.3.3 Înregistr ri ale etalon rii/verific rii Înregistr rile activit ii de etalonare/ verificare pentru toate EMM –urile necesare pentru a furniza dovada conformit ii produsului cu cerin ele stabilite, inclusiv echipamentele proprietate a angajatului i clientului includ: identificarea echipamentelor, inclusiv etalonul de m surare în raport cu care a

fost etalonat echipamentul; reviziile efectuate ca urmare a modific rilor tehnologice; orice citiri aflate în afara limitelor din specifica ii a a cum sunt primite pentru

etalonare/ verificare; o evaluarea a impactului unei st ri în afara specifica iei; declara ii de conformitate cu specifica ia dup etalonare/ verificare; notificarea clientului în cazul livr rii unui produs suspect.

Furnizorul de servicii metrologice specific perioada de valabilitate a acestora în condi ii normale de utilizare, între inere i p strare specificate de produc tor. Verific rile metrologice interne ale ublerelor i micrometrelor au la baz urm toarele criterii: în cazul utiliz rii normale verificarea se face la 3 ani, pentru EMM-urile mai noi

de 5 ani; în cazul utiliz rii anormale (loviri, c deri, uzuri avansate din cauza folosirii

intensive) i pentru scule mai vechi de 5 ani, verificarea se face ori de câte ori este nevoie.

7.6.3.4 Cerin e pentru laboratoare: a) Laborator intern. Universitatea nu dispune de laboratoare care s asigure trasabilitatea echipamentelor de monitorizare i m surare. Fiecare departament realizeaz o instruc iune de verificare a respect rii caracteristicilor EMM-urilor. b) Laborator extern. Facilit ile laboratorului extern utilizat de Universitate pentru a realiza serviciile de încercare sau etalonare are definit domeniul laboratorului i include capabilitatea de a realiza serviciile cerute. Organiza ia de ine dovada c laboratorul este acceptabil pentru client i are un SM acreditat în conformitate cu SR EN ISO/CEI 17025/2005 sau cu un echivalent na ional. Documente de referin : MSIM 01, PS 03 „Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive”, PS 04 „Prevederi






legale i alte cerin e aplicabile, evaluarea conform rii cu cerin ele legale i alte cerin e”, PO 07.10 „Desf urarea activit ii de cercetare”, PO 07 11 „Elaborarea lucr rilor de cercetare”, PO 08.04 „Procesul de tratare a reclama iilor i sesiz rilor”.



CAPITOLUL 8 MÃSURARE, ANALIZÃ I ÎMBUNÃTÃ IRE



8.1 ASPECTE GENERALE

În cadrul UB a fost definit un sistem de evaluare, de analiz i de îmbun ire a rezultatelor ob inute, în raport cu cerin ele clien ilor i ale altor p i interesate i cu cerin ele SIM. Activit ile de evaluare, analiz i de îmbun ire a rezultatelor sunt planificate i se urm re te permanent desf urarea acestora astfel încât s se asigure: demonstrarea conformit ii rezultatelor cu cerin ele clien ilor i ale altor p i

interesate; asigurarea conformit ii SIM cu standardele de referin ; îmbun irea continu a eficacit ii SIM în realizarea obiectivelor stabilite.

În acest scop au fost elaborate: PO 08.01 „Evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate”; PO 08.03 „Evaluarea cerin elor pie ei for ei de munc ”; PO 05.01 „Analiza efectuat de management”; PS 02 „Audit intern”; PS 07 „Monitorizare i m surarea performan elor”; PS 08 „Competen , instruire, con tientizare i control”; PS 10 „Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilirea controalelor”; PS 11 „Investigarea i analiza incidentelor”; PO 07.06 „Evaluarea studen ilor i cursan ilor”; PO 07.07 „Desf urarea examenului de finalizare a studiilor”; R - 05 „ROF Comisiei pentru programe de studii, perfec ionarea i evaluarea

personalului didactic i activit i studen ti a Senatului Universit ii ”Vasile Alecsandri” din Bac u”; R - 05.10 „Regulament privind activitatea didactic i activitatea profesional a

studen ilor din Universitatea ”Vasile Alecsandri” din Bac u - ciclul licen a”; R - 05.11 - Regulament privind activitatea didactica si activitatea profesionala

a studen ilor din Universitatea ”Vasile Alecsandri” din Bac u - ciclul masterat); R-05-12 E7R0 - Metodologia de organizare i desf urare a admiterii în

ciclurile de studii universitare de licen , de master i de doctorat pentru anul universitar 2013-2014

8.2 EVALUARE I MONITORIZARE 8.2.1 Evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate

În cadrul UB a fost definit i implementat un sistem de evaluare continu a satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate, cu privire la competen ele dobândite i la calitatea resurselor i proceselor universit ii. În acest scop sunt luate în considerare urm toarele surse de informa ii: feedback-ul informa ional referitor la satisfac ia studen ilor i a altor p i

interesate; informa ii privind oferta altor universit i.

Feedback-ul informa ional referitor la satisfac ia studen ilor i a altor p i interesate este asigurat prin: comunicarea direct cu studen ii i alte p i interesate;






completarea unor chestionare de c tre studen i; evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate, la nivelul unor grupe int ; valorificarea unor studii publicate cu privire la satisfac ia studen ilor i a altor

i interesate. Satisfac ia studen ilor i a altor p i interesate este evaluat i în raport cu oferta altor universit i, mai ales a celor de prestigiu, cu performan e deosebite, apelând în acest scop la benchmarking. Colectarea i prelucrarea acestor informa ii este asigurat prin utilizarea unor metode corespunz toare. Metodologia de evaluare a satisfac iei clien ilor i a altor p i interesate, responsabilit ile i competen ele decizionale implicate sunt definite în cadrul unor proceduri documentate. Aceste proceduri specific i frecven a analizelor efectuate. Rezultatele evalu rii satisfac iei clien ilor i a altor p i interesate sunt sintetizate i prezentate de RM, cu prilejul analizei SIM, efectuat de c tre conducerea

Universit ii „Vasile Alecsandri” din Bac u, fiind stabilite m surile de îmbun ire necesare. Documente de referin : MSIM 01, PO 08.02 „Monitorizarea integr rii

absolven ilor pe pia a muncii”, PO 08.01 „Evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate”; PO 06.02 „Procesul de evaluare a cadrelor didactice”; PS 11 „Investigarea i tratarea incidentelor”; PO 08.04 „Procesul de tratare a reclama iilor i sesiz rilor”; R - 05.10 „Regulament privind activitatea didactic i activitatea profesional a studen ilor din Universitatea ”Vasile Alecsandri” din Bac u - ciclul licen a”, R - 05.11 - Regulament privind activitatea didactica si activitatea profesionala a studen ilor din Universitatea ”Vasile Alecsandri” din Bac u - ciclul masterat, R-05-12 E7R0 - Metodologia de organizare i desf urare a admiterii în ciclurile de studii universitare de licen , de master i de doctorat pentru anul universitar 2013-2014).

8.2.2 Auditul intern al sistemului integrat de management

În cadrul UB se desf oar audituri interne ale SIM, conform unui program anual, pentru a se stabili dac , sistemul integrat de management este conform cu cerin ele specificate i cu cele definite de standardele: SR EN ISO 9001:2008, SR ISO IWA 2:2009, SR EN ISO 14001:2005, SR OHSAS 18001:2008, SA 8000:2008 precum i standardele de management/ control intern la entit ile publice. Programul anual de audit este elaborat luând în considerare urm toarele aspecte: starea i importan a proceselor i zonelor care trebuie auditate, precum i

rezultatele auditurilor anterioare; criteriile de audit, domeniul de aplicare, frecven a i metodele de audit utilizate; desemnarea personalului având calificarea necesar pentru efectuarea de

audituri. Aceste persoane sunt independente de domeniul auditat, neavând responsabilit i directe în ceea ce prive te activitatea respectiv ; instruirea auditorilor în leg tur cu conducerea i desf urarea unui audit al

SIM; rapoartele finale precizeaz neconformit ile, observa iile constatate, pe baza






unor dovezi obiective; rezultatele auditurilor sunt înregistrate i aduse la cuno tin a personalului cu

responsabilit i în zona auditat ; managementul responsabil pentru zona auditat întreprinde f întârziere

ac iuni pentru eliminarea deficien elor constatate în timpul auditului i a cauzelor acestora; activit ile de urm rire prin care se verific i înregistreaz implementarea i

eficien a ac iunilor întreprinse; rezultatele auditurilor interne ale SIM i ale activit ilor de urm rire sunt

difuzate i fac obiectul activit ilor de analiz efectuat de management. Metodologia auditurilor interne ale SIM, responsabilit ile i competen ele decizionale implicate sunt precizate în procedura de sistem PS 02 „Audit intern”. Se elaboreaz planul de audit, care precizeaz obiectivele auditului, criteriile de audit i zonele auditate. În rapoartele de audit sunt prezentate concluziile auditului, concluzii ce se clasific în neconformit i, observa ii i oportunit i de îmbun ire pe baza unor dovezi obiective. Rezultatele auditurilor sunt înregistrate i aduse la cuno tin personalului cu responsabilit i în zona auditat . Pentru neconformit i se întocme te RNACP cu precizarea cauzei apari iei neconformit ii, modul de rezolvarea al acesteia, ac iunile corective/ preventive stabilite i eficacitatea acestora. Persoanele având competen e decizionale pentru zona auditat întreprind f întârziere ac iunile necesare pentru eliminarea neconformit ilor constatate cu prilejul auditului SIM i a cauzelor acestora. Pentru observa ii este întocmit un plan de m suri în vederea urm ririi rezolv rii acestora. Activit ile de urm rire includ verificarea ac iunilor întreprinse i raportarea rezultatelor acestora. Rezultatele auditurilor interne ale SIM i ale activit ilor de urm rire sunt difuzate i fac obiectul analizei SIM efectuat de conducerea UB. Documente de referin : MSIM 01, PS 02 „Audit intern”.

8.2.3 Evaluarea i monitorizarea proceselor

Desf urarea proceselor este urm rit i monitorizat prin intermediul documentelor specifice, conform procedurilor care detaliaz procesele specifice. Verificarea acestora se face în principal, prin audituri interne, controale sau inopinate i prin analizele efectuate de management. Pentru procesele care genereaz aspecte semnificative de mediu sunt stabili i indicatori opera ionali care permit cuantificarea performan ei de mediu la nivel de proces. Complementar, aspectele semnificative de mediu sunt luate prioritar în considerare la stabilirea obiectivelor i ac iunilor din cadrul programului de management, prin monitorizarea stadiului realiz rii obiectivelor i ac iunilor din cadrul programului de management, prin monitorizarea stadiului realiz rii obiectivelor i ac iunilor realizându-se i o monitorizare a proceselor i activit ilor cu impact semnificativ de mediu. Monitorizarea pericolelor i riscurilor are în vedere controale privind cunoa terea i aplicarea m surilor tehnice i organizatorice de securitate, dotarea i starea






echipamentului de protec ie, factorii de mediu care influen eaz starea de tate i securitate.

Starea de s tate i securitate este analizat anual în cadrul analizei efectuate de management prin prezentarea raportului întocmit de medicul de medicina muncii în baza rezultatelor controalelor periodice ale lucr torilor. Evaluarea performan ei de mediu se efectueaz i pe baza indicatorilor de performan de mediu stabili i în cadrul UB. Procedurile PS 07 „Monitorizarea i m surarea performan elor”, PS 04 „Prevederi legale i alte cerin e aplicabile, evaluarea conform rii cu cerin ele legale i alte cerin e”, stabilesc indicatori, periodicitatea i responsabilit ile privind monitorizarea. intele sunt stabilite în cadrul analizei efectuate de management. Evaluarea performan ei SSO are în vedere monitorizarea pericolelor i riscurilor, controale privind cunoa terea i aplicarea m surilor tehnice i organizatorice de securitate, dotarea i starea echipamentului de protec ie, factorii mediului de lucru care influen eaz starea de s tate i securitate a lucr torilor. Starea de s tate i securitate este analizat anual în cadrul analizei efectuate de management în baza raportului întocmit de medicul de medicina muncii. Privind obiectivele, programele i planurile stabilite se urm re te îmbun irea continu a performan ei de mediu i SSO. Când rezultatele planificate nu sunt atinse, se întreprind corec ii i ac iuni corective, dup caz, pentru a se asigura conformitatea cu cerin ele de reglementare. Documente de referin : MSIM 01, PS 02 „Audit intern”, PS 03 „Controlul produsului i serviciului neconform, neconformi i, ac iuni corective i preventive”, PS 04 „Prevederi legale i alte cerin e aplicabile, evaluarea conform rii cu cerin ele legale i alte cerin e”, PS 05 „Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului”, PS 06 „Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de r spuns”, PS 07 „Monitorizarea i m surarea performan elor”, PS 10 „Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilirea controalelor”, PS 08 „Competen , instruire, con tientizare i control”, PO 05. 01 „Analiza efectuat de management”, PO 07.04 „Desf urarea activit ilor didactice”, PO 07.05 „Desf urarea activit ilor practice”, PO 07.06. „Evaluarea studen ilor i cursan ilor”, PO 07.10 „Desf urarea activit ii de cercetare”, R - 02.02 „Codul de etic i deontologie profesional universitar al Universit ii ”Vasile Alecsandri” din Bac u”, R - 01.02 „ROF UB”, R - 01.03 „ROI UB”.

8.2.4 Evaluarea competen elor dobândite de c tre studen i i cursan i

În cadrul UB se evalueaz i se monitorizeaz competen ele dobândite pentru a se stabili dac acestea corespund angajamentelor ini iale i cerin elor studen ilor i ale altor p i interesate.

Procedurile documentate, care definesc metodologia de evaluare i monitorizare a competen elor sunt elaborate astfel încât s se asigure: definirea i utilizarea unor criterii unitare de evaluare a competen elor

dobândite de c tre studen i; evaluarea unitar a competen elor la nivel de disciplin / an de studiu; înregistrarea unitar a rezultatelor procesului de evaluare/ monitorizare a






competen elor dobândite de c tre studen i la nivel de disciplin / an de studiu. Înregistr rile referitoare la procesul de evaluare i monitorizare a competen elor sunt gestionate potrivit metodologiilor i regulamentelor în vigoare. Documente de referin : MSIM 01, PO 07.04 „Desf urarea activit ilor didactice”, PO 07.05 „Procesul de desf urare a activit ii de practic ”, PO 07.06 „Evaluarea studen ilor i cursan ilor”, PO 07.07 „Desf urarea examenului de finalizare a studiilor”, PO 08.02 „Monitorizarea integr rii absolven ilor pe pia a muncii”, PO 08.01 „Evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate”, PO 06.02 Procesul de evaluare a cadrelor didactice”, PS 11 „Investigarea i tratarea incidentelor”, PO 08.04 „Procesul de tratare a reclama iilor i sesiz rilor”, R - 05 „ROF Comisiei pentru programe de studii, perfec ionarea i evaluarea personalului didactic i activit i studen e ti a Senatului Universit ii ”Vasile Alecsandri” din Bac u”, R - 05.10 „Regulament privind activitatea didactic i activitatea profesional a studen ilor din Universitatea ”Vasile Alecsandri” din Bac u - ciclul licen a”, R - 05.11 - Regulament privind activitatea didactica si activitatea profesionala a studen ilor din Universitatea ”Vasile Alecsandri” din Bac u - ciclul masterat, R-05-12 E7R0 - Metodologia de organizare i desf urare a admiterii în ciclurile de studii universitare de licen , de master i de doctorat pentru anul universitar 2013-2014).

8.3 INEREA SUB CONTROL A NECONFORMIT ILOR, INCIDENTE/

ACCIDENTE

În cadrul UB se asigur inerea sub control a neconformit ilor conform PS 03 Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive. Prin activit ile de inere sub control a neconformit ilor se asigur : identificarea, documentarea, solu ionarea neconformit ilor i în tiin area

entit ilor func ionale implicate; definirea responsabilit ilor pentru analiza neconformit ilor i a competen elor

decizionale pentru solu ionarea acestora; stabilirea modului de solu ionare a neconformit ilor conform PS 03 astfel încât

se asigure: - eliminarea neconformit ilor constatate prin m suri adecvate; - prevenirea apari iei acestor neconformit i în procesele ulterioare, prin ac iuni corective/ preventive, care s elimine cauzele care au generat neconformit ile respective.

În cazul în care neconformit ile constatate se refer la documenta ia SIM, acestea se solu ioneaz prin corectarea/ reeditarea documentelor în cauz , respectându-se procedura PS 01 „Controlul documentelor i înregistr rilor”.

8.3.1 Tratarea neconformit ilor de mediu

Neconformit ile de mediu pot fi: neîndeplinirea cerin elor standardului SR EN ISO 14001:2005; neîndeplinirea cerin elor documentelor SIM privind mediul; sesiz ri i reclama ii ale p ilor interesate privind aspectele de mediu ale UB;






nerespectarea cerin elor legale i alte cerin e la care UB a subscris, incidente i accidente de mediu.

În cazul producerii unui incident sau accident de mediu se efectueaz o analiz , condus de RM, care are în vedere urm toarele: identificarea i corectarea neconformit ii i luarea m surilor de reducere a impactului asupra mediului; cauzele producerii incidentului sau accidentului; adecvarea documenta iei SIM; respectarea i adecvarea criteriilor de operare; respectarea i adecvarea cerin elor de monitorizare i control; evaluarea comunic rii cerin elor i instruirii lucr torilor; eficacitatea planului de interven ie aplicat; stabilirea i luarea ac iunilor de reducere a impactului asupra mediului.

Neconformit ile de mediu sunt analizate de c tre RM, RCMSSO i conduc torul compartimentului/departamentului în care a ap rut neconformitatea, întocmindu-se RNACP. M surile stabilite sunt aprobate de Rector i sunt comunicate tuturor celor care au definite responsabilit i pentru implementarea ac iunilor stabilite. În urma analizei se stabile te un program de îmbun ire care are în vedere reducerea efectelor incidentului sau accidentului produs i prevenirea repet rii lui. Dac este cazul, este revizuit planul de interven ie. Întotdeauna, concluziile analizei sunt comunicate într-un cadru organizat tuturor lucr torilor Universit ii. În cazul incidentelor i accidentelor de mediu se aplic planurile de interven ie pentru situa ii de urgen i se informeaz RM.

8.3.2 Tratarea neconformit ilor privind SSO

Neconformit ile SSO pot fi: neîndeplinirea cerin elor standardului SR OHSAS 18001:2008; neîndeplinirea cerin elor documentelor SIM privind SSO; sesiz ri i reclama ii ale p ilor interesate privind aspectele de SSO ale UB; nerespactarea cerin elor legale i alte cerin e la care UB a subscris; incidente i accidente de munc ale lucr torilor, personalului altor organiza ii

care desf oar activit i pe teritoriul Universit ii sau în numele s u sau ale vizitatorilor. Neconformit ile sunt analizate de c tre RM, RCMSSO i conduc torul compartimentului/departamentului în care a ap rut neconformitatea, întocmindu-se RNACP. M surile stabilite sunt aprobate de rector i sunt comunicate tuturor celor care au definite responsabilit i pentru implementarea ac iunilor stabilite. Întotdeauna rezultatele analizei neconformit ilor constatate i riscurile datorate acestora sunt comunicate într-un cadru organizat întregului personal din zona/ zonele în care s-a constatat neconformitatea sau ar putea s apar aceea i neconformitate. În cazul incidentelor sau accidentelor de munc se aplic planurile de interven ie pentru situa ii de urgen i se informeaz autorit ile locale – ITM, dac este cazul (conform H.G. 1425/2006 cu modific rile i complet rile ulterioare). În cazul producerii unui incident sau accident de munc se efectueaz o analiz care are în vedere:






identificarea i corectarea neconformit ii i luarea m surilor de reducere a consecin elor referitoare la SSO cauzele producerii incidentului sau accidentului; adecvarea documenta iei SIM; respectarea i adecvarea criteriilor de operare; respectarea i adecvarea cerin elor de monitorizare i control; evaluarea comunic rii cerin elor i instruirii angaja ilor; eficacitatea planului de interven ie aplicat.

În urma analizei se stabile te un program de m suri de îmbun ire care are în vedere reducerea efectelor incidentului sau accidentului produs i prevenirea repet rii sale. Daca este cazul, este revizuit planul de interven ie.

8.3.4 Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de r spuns În cadrul UB a fost stabilit procedura PS 11 „Investigarea i analiza incidentelor” care reglementeaz modalitatea de identificare a unor posibile incidente, accidente i situa ii de urgen în domeniul mediului i SSO, precum i de organizare a capacit ii de r spuns la acestea, în scopul prevenirii i diminu rii impactului asupra mediului, securit ii i s ii personalului angajat, colaborator i a altor p i interesate.

În cadrul Universit ii sunt întocmite planuri de interven ie în situa ii de urgen pentru situa iile identificate. Planul de interven ie se elaboreaz în scopul planific rii m surilor specifice pentru reducerea riscului asupra s ii lucr torilor, calit ii factorilor de mediu i integrit ii bunurilor materiale, în caz de evenimente deosebite, catalogate ca fiind situa ii de urgen . Instruirea lucr torilor în domeniul situa iilor de urgen este component a preg tirii profesionale i are drept scop însu irea cuno tin elor i formarea deprinderilor necesare în vederea prevenirii i reducerii efectelor negative ale situa iilor de urgen sau ale dezastrelor la locul de munc i în incinta UB. Sunt precizate, deasemenea, ac iunile ce se întreprind în timpul i ulterior producerii unor astfel de incidente/ accidente/ situa ii de urgen , în scopul îmbun irii continue a capacit ii de r spuns. Periodic (odat cu simularea) i dup fiecare incident, accident sau apari ie a unei situa ii de urgen , RM analizeaz procedura i planurile mai sus men ionate i le modific , dac este cazul. Periodic, o dat la 3 ani i dup fiecare modificare, planurile sunt testate. Înregistr rile referitoare la activit ile de inere sub control a neconformit ilor trebuie p strate. Documente de referin : MSIM 01, PS 01 „Controlul documentelor i înregistr rilor”, PS 02 „Audit intern”, PS 03 „Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive”, PS 05 „Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului”, PS 06 „Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de r spuns”, PS 07 „Monitorizarea i

surarea performan elor”, PS 10 „Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilirea controalelor”, PS 11 „Investigarea i analiza incidentelor”, PS 08 „Competen , instruire, con tientizare i control”, PO 05. 01 „Analiza efectuat de






management”. 8.4 ANALIZA DATELOR

Prin procedurile de sistem i procedurile opera ionale sunt stabilite responsabilit ile pentru colectarea, prelucrarea i analiza datelor referitoare la SIM. Analiza acestor date se realizeaz în scopul demonstr rii conformit ii SIM cu standardele de referin i a eficacit ii acestui sistem în realizarea obiectivelor stabilite. De asemenea, prin analiza datelor sunt eviden iate posibilit ile de îmbun ire a eficacit ii SIM al UB. În acest scop se apeleaz i la tehnici statistice. Cele mai multe date sunt ob inute în procesul evalu rii i monitoriz rii proceselor i a rezultatelor acestora, a auditurilor interne ale SIM, a controalelor i ca urmare

a evalu rii satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate. Din analiza acestor date rezult informa ii cu privire la: conformitatea SIM cu cerin ele specificate, satisfac ia studen ilor privind desf urarea proceselor i competen ele dobândite, principalele caracteristici ale proceselor i rezultatelor acestora, ac iunile corective/ preventive care trebuiesc întreprinse etc. Documente de referin : MSIM 01, PO 05.01 „Analiza efectuat de management”.

8.5 ÎMBUN IRE 8.5.1 Îmbun ire continu

UB î i îmbun te permanent eficacitatea SIM, luând în considerare rezultatele ob inute în implementarea politicii i a obiectivelor referitoare la calitate, mediu

tate i securitate ocupa ional i responsabilitate social , rezultatele auditurilor interne, controalelor, consult rii lucr torilor i ale analizei datelor referitoare la SIM efectuat de c tre conducerea UB. În acest scop sunt stabilite

suri de îmbun ire. Documente de referin : MSIM 01, PS 02 „Audit intern”, PS 03 „Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive”, PS 05 „Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului”, PS 06 „Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de r spuns”, PS 07 „Monitorizarea i m surarea performan elor”, PS 10 „Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilirea controalelor”, PS 08 „Competen , instruire, con tientizare i control”, PO 05. 01 „Analiza efectuat de management”.

8.5.2 Ac iuni corective

Conducerea UB întreprinde ac iuni pentru a elimina cauzele neconformit ilor i pentru a preveni apari ia acestora în procesele ulterioare. Ac iunile corective sunt stabilite luând în considerare efectele neconformit ilor constatate. Procedura documentat referitoare la ac iunile corective asigur : înregistrarea i analiza neconformit ilor referitoare la procese i la rezultatele

acestora, inclusiv a opiniilor clien ilor interni i externi referitoare la neconformit ile respective; solu ionarea reclama iilor clien ilor; investigarea cauzelor neconformit ilor constatate cu privire la procese i






rezultatele acestora i la SIM, cu înregistrarea constat rilor f cute; evaluarea ac iunilor necesare pentru eliminarea cauzelor neconformit ilor

constatate, astfel încât s se evite apari ia acestora în procesele ulterioare; efectuarea de verific ri pentru a se stabili dac ac iunile corective sunt

întreprinse i dac sunt eficace, cu înregistrarea constat rilor f cute. Documente de referin : MSIM 01; PS 03 „Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive”, PS 05 „Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului”, PS 06 „Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de r spuns”, PS 07 „Monitorizarea i

surarea performan elor”, PS 10 „Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilirea controalelor”, PS 08 „Competen , instruire, con tientizare i control”, PO 05. 01 „Analiza efectuat de management”.

8.5.3 Ac iuni preventive

Conducerea UB stabile te ac iunile necesare pentru eliminarea cauzelor neconformit ilor poten iale i pentru a preveni apari ia acestora. Aceste ac iuni sunt stabilite luând în considerare efectele posibile ale respectivelor neconformit i. Procedura documentat referitoare la ac iunile preventive asigur : utilizarea unor surse adecvate de informa ii, astfel încât s se determine

neconformit ile poten iale i cauzele posibile ale acestora; evaluarea ac iunilor necesare pentru a preveni apari ia neconformit ilor i

implementarea acestor ac iuni; efectuarea de verific ri pentru a se stabili dac ac iunile preventive sunt

întreprinse, cu înregistrarea constat rilor f cute i a rezultatelor ac iunilor respective. Documente de referin : MSIM 01, PS 03 „Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive”, PS 05 „Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului”, PS 06 „Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de r spuns”, PS 07 „Monitorizarea i

surarea performan elor”, PS 10 „Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilirea controalelor”, PS 08 „Competen , instruire, con tientizare i control”, PO 05. 01 „Analiza efectuat de management”.

9 ANEXE Anexa nr. 1 - Declara ia Rectorului privind politica în domeniul calit ii, mediului,

ii i securit ii muncii i responsabilit ii sociale Anexa nr. 2 - Harta proceselor Anexa nr. 3 - Organigrama Universit ii Anexa nr. 4 - Organigrama sistemului integrat de management Anexa nr. 5 - Lista documentelor interne în vigoare



ANEXA 1 DECLARA IA RECTORULUI

Pag./Total pag. Data 28.11.2013 Edi ie/Revizie 2/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fi ier SIM/MSIM/Declara ia Rectorului.doc

DD EECCLL AARR AA II AA RREE CCTT OO RRUULL UUII UUNNIIVVEERRSSIITT IIII „„VVAASSIILLEE AALLEECCSSAANNDDRRII““ DDIINN BBAACC UU PPRRIIVVIINNDD PPOOLLIITTIICCAA ÎÎNN DDOOMMEENNIIUULL CCAALLIITT IIII,, MMEEDDIIUULLUUII,, SS NN TT IIII II

SSEECCUURRIITT IIII OOCCUUPPAA IIOONNAALLEE II RREESSPPOONNSSAABBIILLIITT IIII SSOOCCIIAALLEE

Universitatea „Vasile Alecsandri” din Bac u este o institu ie de înv mânt superior de stat, a c rei misiune este de a asigura formarea ini ial i continu , inser ia social a speciali tilor i de a desf ura activit i de cercetare tiin ific .

Rela ia dintre procesul educa ional i de cercetare este materializat prin transpunerea cuno tin elor i abilit ilor dobândite de c tre studen ii no tri în lucr ri de cercetare tiin ific prezentate la manifest rile organizate de c tre universitate i în parteneriat precum i în ideile formulate de c tre studen i în lucr rile de licen i diserta ie.

Pentru îndeplinirea acestei misiuni în condi ii de performan cât mai înalt , politica Universit ii este consecvent cu standardele educa ionale, regulile i reglement rile de guvernare, cerin ele de acreditare, cu legisla ia pe linie de protec ia mediului, s tatea i securitatea muncii, a celei pentru situa ii de urgen , siguran alimentar , responsabilitate social .

Pentru aceasta am optat pentru documentarea, implementarea i certificarea unui sistem integrat de management: calitate, mediu, s tate i securitate ocupa ional (SIM). În documentele SIM sunt prev zute responsabilit ile tuturor entit ilor din cadrul Universit ii implicater în sistemul de asigurare a calit ii.

Sistemul Integrat de Management implementat i dezvoltat în cadrul Universit ii este organizat în conformitate cu cerin ele ARACIS i cerin ele prev zute în standardele de referin (SR EN ISO 9001:2008, SR ISO IWA 2:2009, SR EN ISO 14001:2005, SR OHSAS 18001:2008, SA 8000:2008 ).

Cheia succesului pentru toate ac iunile ini iate i desf urate în Universitate este dat de orientarea c tre clien ii i partenerii no tri, studen ii i societatea civil la nivel local, regional, na ional i interna ional. O preocupare continu este aceea a adapt rii ofertei educa ionale a Universit ii la cerin ele pie ei for ei de munc , în special la nivel regional i ofertei de cercetare la priorit ile na ionale i interna ionale.

Prevederile documentelor SIM vin în întimpinarea cerin elor studen ilor prin implicarea acestora în procesele educa ional i de cercetare. Ca urmare, Universitatea „Vasile Alecsandri” din Bac u este angajat în ameliorarea calitativ a proceselor de înv are, predare, cercetare tiin ific i a proceselor administrative. Toate acestea sunt posibile printr-o reflec ie continu asupra activit ilor didactice, printr-un efort de cercetare sus inut, prin solidaritatea cadrelor didactice i studen ilor în c utarea solu iilor creative pentru a realiza un înv mânt centrat pe student, prin implicarea i responsabilizarea întregului personal, prin asigurarea i modernizarea continu a s lilor de curs i seminarii, a laboratoarelor, a bibliotecilor, a cantinei, a c minelor i a altor utilit i.

Asigur m clien ii no tri i p ile interesate c Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u manifest o preocupare permanent în vederea respect rii cerin elor legale i reglementate aplicabile pentru oricare din activit ile sale prezente i viitoare, s prevenim poluarea i s minimaliz m riscurile de expunere a personalului propriu sau colaborator.



ANEXA 1 DECLARA IA RECTORULUI


F 03.07/Ed.1 Fi ier SIM/MSIM/Declara ia Rectorului.doc

Prevenirea polu rii este o preocupare a noastr i ca urmare vom întreprinde ac iuni de con tientizare a întregului personal pentru ca acesta s aib în permanen în centrul aten iei, îndeplinirea sarcinilor ce îi revin, respectarea legisla iei i a celorlalte reglement ri relevante, generate de mediu, s tate i securitate ocupa ional , responsabilitate social aplicabile Universit ii noastre.

În domeniul s ii i securit ii ocupa ionale sunt asigurate resursele necesare pentru a determina un mediu de desf urare al activit ilor care s protejeze s tatea i siguran a angaja ilor no tri, s minimaliz m riscurile de îmboln vire i de r nire a personalului propriu sau colaborator.

Pentru realizarea misiunii, ca rector al Universit ii ”Vasile Alecsandri” din Bac u

voi milita pentru îmbun irea continu a sistemului integrat de management care s faciliteze orientarea spre performan în întreaga activitate academic .

Pentru aceasta am realizat i vom îmbun i continuu urm toarele: stabilirea unei politicii proprii i a procedurilor de asigurare a calit ii, a protec iei

mediului, a s ii i securit ii muncii, a ac ion rii în situa ii de urgen precum i de siguran alimentar ;

dezvoltarea unei culturi de recunoa tere i de asigurare a calit ii în mediul academic;

dezvoltarea unor mecanisme proprii de aprobare, control intern/ managerial i monitorizare a programelor de studii;

asigurarea cre terii calit ii procedeelor de evaluare a studen ilor; asigurarea calit ii personalului didactic, respectarea normelor de etic i integritate

academic ; asigurarea resurselor necesare pentru îndeplinirea cerin elor legate de preg tirea

studen ilor i de activitatea de cercetare tiin ific , acces la informa ie, cazare, mas etc.;

asigurarea particip rii reprezentan ilor studen ilor în forurile de conducere a Universit ii;

asigurarea consult rii periodice a lucr torilor; asigurarea ca politicile s fie comunicate, în elese, implementate i men inute; asigurarea dezvolt rii sistemelor de informare; asigurarea proceselor suport necesare îmbun irii continue a sistemului integrat

de management.

Prezenta declara ie de politic este adus la cuno tin a tuturor factorilor implica i (interni i externi) este monitorizat la fiecare analiz de management i revizuit ori de câte ori este nevoie.

R E C T O R,

Prof. univ. dr. ing. Valentin Nedeff



ANEXA 2

HARTA PROCESELOR


F 03.07/Ed.1 Fi ier SIM/MSIM/Harta procese.doc



ANEXA 3 ORGANIGRAMA UNIVERSIT II


F 03.07/Ed.1 Fi ier SIM/MSIM/Organigrama UB.doc



ANEXA 4 ORGANIGRAMA SISTEMULUI INTEGRAT DE

MANAGEMENT


F 03.07/Ed.1 Fi ier SIM/MSIM/Organigrama SIM.doc

RECTORUL UB

REPREZENTANTUL MANAGEMENTULUI

DEPARTAMENTUL DE MANAGEMENT

DECAN/DIRECTOR DE DEPARTAMENT

REPREZENTANTUL MANAGEMENTULUI

COMISIA DE EVALUARE I ASIGURARE A CALIT II LA NIVEL DE FACULTATE/

DEPARTAMENT

DIRECTOR DEPARTAMENT

FAC

ULT

ATE

/DEP

AR

TAM

ENT

COMISIA DE EVALUARE I ASIGURARE A CALIT II LA NIVEL DE

DEPARTAMENT

CONSILIUL DE ADMINISTRA IE

COMISIA DE EVALUARE I ASIGURARE A CALIT II ÎN

UNIVERSITATE

DEP

AR

TAM

ENT

U

NIV

ERSI

TAT

E

ORGANIGRAMA SISTEMULUI INTEGRAT DE MANAGEMENT ÎN UNIVERSITATEA „VASILE ALECSANDRI“ DIN BAC U



ANEXA 5

LISTA DOCUMENTELOR SIM


F 03.07/Ed.1 Fi ier SIM/MSIM/Lista documente.doc

Lista documentelor sistemului integrat de management

Nr. crt.

Denumire document Cod

1 Manualul sistemului integrat de management MSIM 01

2 Declara ia Rectorului privind politica în domeniul calit ii, mediului, ii i securit ii muncii DR

3 Obiectivele în domeniul sistemului integrat de management OB 01

4 Controlul documentelor i înregistr rilor PS 01

5 Audit intern PS 02

6 Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive PS 03

7 Prevederi legale i alte cerin e aplicabile, evaluarea conform rii cu cerin ele legale i alte cerin e PS 04

8 Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactlui asupra mediului PS 05

9 Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de r spuns PS 06

10 Monitorizare i m surarea performan elor PS 07

11 Competen , instruire, con tientizare i control PS 08

12 Comunicare, participare i consultare PS 09

13 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilirea controalelor PS 10

14 Investigarea i analiza incidentelor PS 11

15 Protec ia maternal PS 12

16 Managementul riscurilor de nerealizare a obiectivelor PS 13

17 Identificarea proceselor PO 04.01

18 Elaborarea, modificarea i difuzarea documentelor sistemului integrat PO 04.02

19 Supravegherea s ii lucr torilor PO 04.03

20 Analiza efectuat de management PO 05.01

21 Procesul de ocupare a posturilor pentru personalul didactic auxiliar i administrativ PO 06.01

22 Procesul de evaluare a cadrelor didactice PO 06.02

23 Elaborarea statului de func ii al departamentului PO 06.04

24 Organizarea, fun ionarea i gestionarea bibliotecii PO 06.05



ANEXA 5




25 Procesul de evaluare a performan elor personalului didactic auxiliar i administrativ PO 06.06

26 Ini ierea, aprobarea, monitorizarea, îmbun irea i evaluarea periodic a programelor de studii PO 07.01

27 Procesul de selectare a candida ilor PO 07.03

28 Desf urarea activit ilor didactice PO 07.04

29 Procesul de desf urare a activit ilor practice PO 07.05

30 Procesul de evaluarea i notare a studen ilor i cursan ilor PO 07.06

31 Desf urarea examenului de finalizare a studiilor PO 07.07

32 Organizarea activit ii de cercetare. înfiin area i evaluarea centrelor de cercetare PO 07.08

33 Elaborarea planului de cercetare PO 07.09

34 Desf urarea activit ii de cercetare PO 07.10

35 Elaborarea lucr rilor de cercetare PO 07.11

36 Aprovizionarea PO 07.12

37 Desf urarea procesului de achizi ii publice i a urm ririi derul rii contractelor PO 07.13

38 Desf urarea procesului de investi ii, reabilit ri i repara ii PO 07.14

39 Desf urarea procesului de închiriere a spa iilor/ terenurilor temporar disponibile PO 07.15

40 Inventarierea elementelor de activ i pasiv PO 07.16

41 Controlul financiar preventiv PO 07.17

42 Efectuarea deplas rilor interne PO 07.18

43 Întocmirea, inerea sub control i p strarea documentelor salaria ilor PO 07.19

44 Casarea mijloacelor fixe i a obiectelor de inventar aflate în patrimoniul Universit ii „Vasile Alecsandri” din Bac u PO 07.20

45 Decontarea deplas rilor interne PO 07.21

46 Evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate PO 08.01

47 Monitorizarea integr rii absolven ilor pe pia a muncii i la ciclul de master PO 08.02

48 Evaluarea cerin elor pie ei for ei de munc PO 08.03

49 Procesul de tratare a reclama iilor i sesiz rilor PO 08.04

50 Realizarea i circuitul documentelor întocmite de oficiul juridic PO 08.05

51 Monitorizarea planurilor de înv mânt ID PO 09.01

52 Reactualizarea periodic a materialelor de studiu la programele ID PO 09.02



ANEXA 5




53 Perfec ionarea întregului personal implicat în programele ID PO 09.03

54 Monitorizarea sistemului tutorial si de comunicatie bidirectionala PO 09.04

55 Evaluarea periodic a performan elor coordonatorilor de discipline si tutorilor PO 09.05

56 Stabilirea drepturilor salariale pentru personalul didactic I-RU-01

57 Stabilirea drepturilor salariale pentru personalul didactic auxiliar i administrative

I-RU-02

58 Întocmirea i eliberarea adeverin elor emise de direc ia resurse umane

I-RU-03

59 Cazarea în c minele Universit ii „Vasile Alecsandri“ din Bac u I-SS-01

60 Efectuarea cur eniei i dezinfec iei spa iilor de înv mânt, c mine i cantin

I-SS-02

61 Instruc iune privind modul de ac ionare în caz de cutremur I-SS-03

62 Igiena personalului operator I-SS-04

63 Organizarea locului de munc i a activit ilor I-SSM-01

64 Manipularea i transportul prin purtare a maselor I-SSM-02

65 Securitatea i s tatea muncii pentru activit ile de birou I-SSM-03

66 Exploatarea instala iilor i echipamentelor electrice I-SSM-04

67 Utilizarea echipamentelor portabile i a uneltelor portabile I-SSM-05

68 Încadrarea i repartizarea personalului, dotarea cu echipament individual de protec ie (EIP), repartizarea sarcinilor de munc

I-SSM-06

69 Ergonomia locului de munc I-SSM-07

70 Securitatea i s tatea muncii la prepararea i distribuirea hranei I-SSM-08

71 Securitatea i s tatea muncii în activitatea de cur enie i dezinfec ie

I-SSM-09

72 Securitatea i s tatea muncii în sectorul auto I-SSM-10

73 Acordarea primului ajutor I-SSM-11

74 Gestionarea de eurilor I-SSM-12

75 Instructaj periodic cadre didactice, compartimente administrative, birouri i servicii în domeniul s ii i securit ii muncii

I-SSM-13

76 Securitatea i s tatea muncii pentru centrale termice I-SSM-14

77 Lucru cu motocoasa I-SSM-15

78 Înregistrarea i circula ia coresponden ei I-DGA-01

79 Completarea registrului de inventar I-DGA-02

80 Întocmirea borderoului de decontare a cheltuielilor materiale I-DGA-03

81 Calculul utilit ilor (energie electric , energie termic - gaz, ap I DGA 04



ANEXA 5




potabil ) i defalcarea acestora pe utilizatori la Universitatea ”Vasile Alecsandri” din Bac u

82 Constituirea i încasarea veniturilor din taxe în Universitatea ”Vasile Alecsandri” din Bac u

I DGA 05

83 Stabilirea tarifelor de cazare în c minele Universit ii ”Vasile Alecsandri” din Bac u

I DGA 06

84 Autorizarea intern a electricienilor din punct de vedere al securit ii i s ii în munc

I DGA 07

85 Regulamentele Universit ii „Vasile Alecsandri din Bac u (www.ub.ro)

R

Not : Procedurile de sistem, Procedurile opera ionale, Instruc iunile pot fi consultate accesând: http://calitate.ub.ro/intern/documente1.html.