Download ppt - Om projektorganisation vs annan organisation

Om projektorganisation vs annan organisation

Rikard Harr

Projektorganisation vs... 3

Dagens föreläsning• Vad är en organisation?

– Organisationer och struktur• Taylorism (linjeorganisationens rot)

– Linjeorganisationen och dess brister– Exemplet Komatsu Forest

• Projektorganisationen– Projektorganisationens styrkor

• Virtuella organisationer och dess utmaningar– Artikulationsarbete och overload

• Återkoppling till föregående slide

Vad är en organisation?• Allmän definition

– En planmässigt inrättad sammanslutning av personer, vilka har syftet att nå vissa mål

• Metaforer– Maskin, organism, hjärna

• Sociala strukturer– Organisationer är sociala fenomen, skapas av människor, förändras av människor

• Två motsatta huvudspår– Mer ordning, mer system, mer standardisering, förutsägbarhet– Större öppenhet, mer deltagande, mer kreativitet, mer individuella initiativ

4Projektorganisation vs...

Organisationer och struktur• Varför uppstår organisatorisk struktur?

– Arbetsdelning behövs och måste koordineras och samordnas. Strukturen visar arbetsdelning och auktoritetsfördelning

• Tre dimensioner– Specialisering; stor specialisering av arbetsuppgifter, många chefsnivåer och geografiska enheter– Formalisering; hur organisationer styrs och kontrolleras genom regler, rutiner och procedurer– Centralisering/decentralisering; centralisering betyder att beslut fattas högt upp i hierarkin, decentralisering motsatsen

• Form vs funktion– En organisations visualiserade struktur säger inte nödvändigtvis så mycket om hur den fungerar


Organisationer och struktur


Taylorism (linjeorganisationens rot)• Lära om arbetsorganisationer med fokus är

specialisering och centralisering• Vetenskaplig företagsledning, Frederic W.

Taylor (Scientific management)• Det finns ett bästa sätt att genomföra en

arbetsuppgift• Planering/utförande av arbete skiljs åt• Tidsstudiemän övervakade arbetet för

effektivisering• Belöning vid effektivitet• Rationalisering av arbetet minskade

belastningen• Tydliga regler• Allt arbete ska utföras individuellt för att

vara effektivt


Linjeorganisationen och dess brister• De flesta större företag och statliga verk är i dag

organiserade enligt linje-stabsprincipen.• Statisk struktur, lång reaktionstid• Svårt att hantera avvikelser• Människor som utbytbara delar, leda


Exemplet Komatsu Forest• Producerar skogstraktorer för europeisk marknad• Produktion baserad på takt

– Prognos– Planering och inköp av komponenter– Lagerhantering– Montering– Försäljning– Eftermarknad

• Tar ej hänsyn till olika fordonsmodeller• Saldofel pga. slentrian• Tar ej hänsyn till avvikelser• Konsekvens: ett virrvarr av problemlösning• Bör man överge linjeorganisationen som

organisationsform?


Projektorganisationen


• Värdefullt komplement för att hantera avvikelser

• Växer fram på allvar under andra 2:a världskriget

• Genombrott med Polaris-projektet under 1950-talet, då amerikanska flottan genom användande av modern operationsanalys lyckades förkorta utvecklingstiden för ett missilsystem med flera år (Wikipedia)

• Sedan 1990 är alltfler företag projektbaserade (Telekom, bioteknik, konsultverksamhet mm)

Styrgrupp

Projektgrupp

Projektledare

Referensgrupp

Arbetsgrupp

Projektorganisationens styrkor

• Kan hantera extraordinära uppgifter• Ofta mindre enheter• Mindre hierarkiskt• Baserad på kompletterande kompetens• Temporära organisationer• Flexibilitet

– Kan möta förändringar– Kan agera snabbt

• Ej lämplig för repetitiva moment• Existerar ofta parallellt med linjeorganisationen• Teknikberoende, framförallt IKT


Den virtuella (projekt)organisationen och dess utmaningar"A virtual organization is a temporary network of independent institutions, businesses or specialized individuals, who work together in a spontaneous fashion by way of information and communication technology, in order to gain an extant competitive edge. They integrate vertically, unify their core-competencies and function as one organization (or organizational unit)." (Jägers et al, 1998)

"an organization distributed geographically and whose work is coordinated through electronic communications." (Skyrme,2001)

• Det är IT som gör skillnad12Projektorganisation vs...

Koordinationsbehovet

• Allt samarbete måste koordineras– Individuellt arbete– Artikulationsarbete (AA)

”Det arbete som krävs för att koordinera, integrera, kontrollera och hantera distribuerade och delvis autonoma individers arbete” (fritt översatt från Schmidt 2006)

• I ledningsorganisationen sker AA vid designen av processen (byggnation, rutiner, regler etc.)

• I projektorganisationen sker AA via kommunikation, mycket kommunikation

• I virtuella organisationer via medierad kommunikation (Projektmjukvara, email, instant messaging, skype, telefon, mobiltelefon)


Fragmenterat arbete och overload

• Informationsarbetare hanterar i snitt 12 olika projekt samtidigt (Mark et al 2005)

• Informationsarbetare fokuserar på en uppgift i 3 minuter innan de byter (Gonzalez & Mark 2004)

• Byte av applikation, dokument varannan minut• 90 % av all kommunikation är oplanerad• 60 % av alla försök till samtal misslyckas• 40 % av avbrutna uppgifter återupptas ej• Information overload, email overload, interaction

overload, kognitiv overload• Stress, ohälsa, depression


Återkoppling


Pernilla Wahlgen är känd som en sprallig och glad artist. Men under den sprudlande ytan tornar ett becksvart ångestmoln. – Jag har utvecklat en svår mejl- och telefonfobi, berättar sångerskan.Precis som för många andra svenskar är semestern över för artisten Pernilla Wahlgren, 42. Och jobbstarten har orsakat problem för den annars så muntra sångerskan. I hennes mejlkorg väntar nämligen 437 obesvarade mejl.– Jag vet inte vad det är för fel på mig, men jag tror att jag lider av ”mejlskräck”, skriver sångerskan i sin blogg. (Aftonbladet 2010-08-22)