Download pdf - Pisana komunikacija

Transcript
Page 1: Pisana komunikacija

10. PISANA KOMUNIKACIJA

ELEMENTI DOPISA

1. Zaglavlje (glava)- sadrži podatke o pošiljatelju dopisa- naziv poduzeća, sjedište - adresa, matični broj,

žiro račun, telefon, faks, (klasifikacijsku oznaku, urudžbeni broj), datum

- mogu biti gotovi (tipski) sa tipografijom i kućnom bojom organizacije

1

Page 2: Pisana komunikacija

2. Podaci o primatelju- za koga, kome je namjenjeno- naziv poduzeća, ime i prezime osobe- adresa- može se posebno istaknuti osoba u organizaciji na

koji se dopis odnosi - n/p = na pažnju (n/r= na ruke)

3. Predmet- na što se dopis odnosi- bit, svrha- što kraći- npr: prijava na natječaj, ponuda za.. , preporuka- nije obvezan u svim formatima - kod dopisivanja

sa državnim službama

2

Page 3: Pisana komunikacija

4. Tekst- uvod- glavni dio- završni dio

5. Potpis

6. Prilozi dopisu ako ih ima

3

Page 4: Pisana komunikacija

OBLICI DOPISA (FORMA)

1. Američki oblik- svi dijelovi dopisa lijevo poravnati- vrijanta - zaglavlje u sredini- novi odlomak - dvostruki razmak (2 x enter)

2. Europski oblik- zaglavlje lijevo poravnato ( ili tipski na sredini -

simetrično)- primatelj - od sredine dopisa - poravnato s lijeva

na desno ili simetrično- novi odlomak uvučeno 2,5 cm (2 x tab)- potpis desno

3. Kombinacije ovih oblika - zaglavlje, primatelj, potpis 4

Page 5: Pisana komunikacija

AMERIČKI OBLIK DOPISA 5

Page 6: Pisana komunikacija

EUROPSKI IZGLED DOPISA 6

Page 7: Pisana komunikacija

POSTAVKE ZA PISANJE TEKSTA RAČUNALOM:

- postavke stranice - margine 2,5 cm, lijevo, desno,

gore, dolje

- u slučaju nedostatka prostora smanjiti desno,

gore ili dolje (ne lijevo zbog odlaganja dopisa)

- obostrano poravnanje

- veličina fonta 12 standardno

- oblik fonta - jednostavni poslovni oblici (Arial,

Curier New, Bookman Old Style)

- boja fonta crno 7

Page 8: Pisana komunikacija

8

- podebljano, kurziv ili podcrtano koristiti za isticanje, ali umjereno

- tabulator 1,25 cm

- prored do 1,5 za kraće dopise maksimalno 2

- nakon interpunkcije – razmaknica

- ne prelaziti u novi red sa enter ukoliko nije novi odlomak (program sam prelazi u novi red i raspoređuje znakove u retku)

Page 9: Pisana komunikacija

Tipična pisma pišu se zbog:- prodaje ili kupnje proizvoda ili usluga- zapošljavanja, davanja otkaza- pregovaranja oko uvjeta prodaje- odgovaranje na upite ili žalbe

POREDAK IDEJA U PORUCI:- najvažnija teza na početak, sredina ili kraj ?- važne ideje staviti tamo gdje imaju najveći utjecaj- na početku i na kraju najviše se utječe na

pamćenje publike- nastojati zadržati pozornost publike u sredini

9

Page 10: Pisana komunikacija

krivulja pamćenja publike

10

Page 11: Pisana komunikacija

Pisma s dobrim vijestima

- publika je nestrpljiva i očekuje da čuje što imate za reći

- treba biti izravan i odmah na početku navesti dobre vijesti ili glavnu ideju - već u prvoj rečenici

"Poštovana gospođo Ivanković, naš se odbor danas sastao i jednoglasno odlučio zaposliti Vas kao voditeljicu ureda."

- glavni dio teksta treba pružiti detalje- ako uz dobre vijesti idu i negativne - sakriti ih u glavnom dijelu teksta

- npr. da se može ponuditi niža plaća od očekivane11

Page 12: Pisana komunikacija

- pisma s dobrim vijestima mogu biti i:- prihvaćanje ponude za kupnju- nagrađivanje zaposlenika- pozitivna preporuka zaposleniku

- ton pisma treba biti prijateljski, topao

- pismo završiti pozitivno kako bi se zadržao opći dobar ton

12

Page 13: Pisana komunikacija

Pisma s lošim vijestima

- traže više planiranja i razmišljanja

- cilj je javiti loše vijesti, ali ostati dobronamjeran- lošim vijestima pristupa se neizravno- treba započeti sa pozitivnom izjavom, a ako nije moguće sa neutralnom (za razliku od pisama sa dobrim vijestima)

- loše vijesti:- neuspješna prijava za posao- otkaz- odbijanje kredita, ponude- neispunjavanja molbe

13

Page 14: Pisana komunikacija

- odbijanje treba ublažiti pozitivnom ili neutralnom uvodnom rečenicom- prije nego se kaže kandidatu da nije dobio posao, može se reći da je odbor dugo razmatrao njegove izuzetne kvalitete

- nakon što se "tampon rečenicom" otvori poruka sa lošim vijestima - navesti razloge ili objasniti postupke

- pismo završiti sa optimističkim pogledom u budućnost"Vaše podatke zadržat ćemo u našem odjelu za upravljanje ljudskim potencijalima i pozvati Vas ukoliko se ukaže potreba."

14

Page 15: Pisana komunikacija

- ton treba prenositi poštovanje i ne bi smio optuživati

- koristiti impersonalne i pasivne konstrukcije u trećem licu

"Loše ste postupali sa aparatom".

"Čini se da se loše postupalo sa aparatom."

- izbjegavati "ne" i "odbijeno"

"Nismo u mogućnosti odobriti Vašu molbu.“

“Nikako ne želimo prihvatiti Vašu molbu.”

15

Page 16: Pisana komunikacija

Pisma nagovaranja

- prodajna pisma, molbe za financiranje, molbe za uslugu, suradnju, resurse

- upoznati publiku

- osloviti publiku ako je moguće imenom

- neizravan pristup

- naći uvjerljive argumente

16

Page 17: Pisana komunikacija

"Poštovani gospodine Ivaniš"

"Kao što već znate, mi smo specijalizirana tvrtka za ...Ponosni smo na kvalitetu naših... te ju nastojimo zadržati i unaprijediti."

"... imajući to na umu spremni smo Vam ponuditi..."

"Kao poticaj nudimo svojim najboljim klijentima 10% popusta na ...."

"Cijenimo Vaš posao i posvećeni smo ispunjavanju Vaših potreba za ....."

17

Page 18: Pisana komunikacija

E-mail

- manje formalan od dopisa- koristi se za slanje vrlo kratkih poruka- ako se radi o važnim informacijama, nakon e-maila slijedi papirnati oblik, osobno potpisan- osjetljive i povjerljive materijale ne bi trebalo slati e-mailom

- na e-mail upite očekuje se brz odgovor- provjeravati poruke da vas sugovornici ne čekaju predugo- ne slati velike priloge (attachment) bez prethodnog upozorenja primatelju

18

Page 19: Pisana komunikacija

- e-mail se jeftino i jednostavno koristi

- ne zatrpavati ljude dodtnim informacijama šaljući reklame, trivijalne zahtjeve i odgovore

- kod odgovora na grupni e-mail paziti da se ne odgovori svim primateljima, osim ako to nije cilj

19

Page 20: Pisana komunikacija

Životopis

- ključan dio svake ponude za zaposlenje

- prezentira profesionalna znanja i vještine

- obavještava poslodavca i o neprofesionalnim aktivnostima (hobiji, članstva, funkcije)

- zadaća životopisa uvjeriti poslodavca da kandidata X vrijedi pozvati na razgovor

20

Page 21: Pisana komunikacija

21

- dobar životopis je:- istinit- pregledan- logičan- bez vremenskih "rupa"

- ne zamjera se odabir pojedinosti koje predstavljaju u boljem svjetlu

- neistinitost podataka - povod otkazu

Page 22: Pisana komunikacija

- izrazi za pisanje nekih dopisa u prilogu -

Vježba 1:

Napišite ponudu osnovnoj školi Pitomača za školski namještaj koji proizvodi Vaša tvrtka "TVIN" iz Virovitice.

Vježba 2:

Napišite prema predlošku Vaš životopis.

22

Page 23: Pisana komunikacija

23

Pitanja:

1. Koji su osnovni elementi (dijelovi) dopisa ?

2. Koji su osnovni oblici dopisa i po čemu se razlikuju ?

3. Objasnite krivulju pamćenja publike ? Kako ju koristiti prilikom pisanja dopisa ?

4. Kako pisati pisma sa lošim vjestima, a kako pisma sa dobrim vjestima ?

5. Koja su obilježja komunikacije e-mailom ?


Recommended