การใชงาน โปรแกรม

Microsoft Accessผศ.ดร. ปรศนา มชฌมา

โครงสรางของโปรแกรม Microsoft Access

0 ตาราง (table) ใชสำาหรบเกบขอมลตางๆ ซง แตละตารางจะประกอบไปดวยเขตขอมล

(Field) และระเบยน (Record)0 แบบสอบถาม (queries) ใชสำาหรบดขอมล

คนหาขอมล ตรวจสอบแกไข เพมเตม หรอลบขอมลทตองการ0 ฟอรม (form) ออกแบบมาเพอเปนสวนตดตอกบผใชสำาหรบปอนขอมลและแสดงขอมล

โครงสรางของโปรแกรม Microsoft Access (ตอ)

0 รายงาน (report) ออกแบบมาใหมการจดรปแบบ มการคำานวณและพมพออกมาเปนรายงานได รวมทง

มการสรปผลของขอมลทเลอก ซงสามารถดรายงานกอนพมพได

0 มาโคร (macro) เปนภาษาโปรแกรมงายๆ เพอการกำาหนดโครงสรางลำาดบขนตอนใหปฏบตงานตามทตองการเพอตอบสนองกบเหตการณทกำาหนดขน

0 โมดล (module) เปนการเขยนโปรแกรมดวยภาษาVBA (Visual Basic for Application) ซงใชในการ

ทำางานทคอนขางซบซอนกวาการใชแมโคร เพอใหไดฟอรมหรอรายงานตามความตองการของผใช

เรมตนใชงานโปรแกรมMicrosoft Access 2010

วธการสรางฐานขอมลม 2 แบบ คอ

1. สรางฐานขอมลเปลา (Blank database)

2. สรางฐานขอมลจากแมแบบ (Sample templates)

ตองมการเชอมตออนเทอรเนตดวย เพอเชอมตอ กบเวบ Office.com

Ex.1

Ex.2

สวนประกอบของหนาตาง โปรแกรม Microsoft

Access 2010

สวนประกอบ หนาทการทำางานTab File รวบรวมชดคำาสงในการจดการฐานขอมล เชน การ

สราง การบนทก การพมพ การสำารอง การตงคา Access 2010

Quick Access Toolbar

แถบเครองมอทไดรวบรวมปมทใชงานบอยๆเอาไว เพอชวยใหทำางานสะดวกรวดเรวขน และสามารถ

เพมหรอลดปมเครองมอเหลานไดแถบชอเรอง (Title Bar)

แถบแสดงชอเรองและเวอรชนของโปรแกรม

รบบอน (Ribbon) แบงกลมการทำางานหลกๆ ไวดวยกน มรบบอน Home, Create, External Data, Database Tools, Fields, Tables

บานหนาตางนำาทาง (Navigation Pane)

แสดงสงตางๆ ทไดมการสรางขน เชน Table, Query, Form, Report เปนตน สามารถซอนและ

เปดใหมไดDocument Window

พนทหลกทใชในการทำางาน

การทำางานของเมนแบบรบบอน (Ribbon)

1. Tab Home

• View: ใชแสดงมมมองตางๆ เชน มมมองการแสดง ขอมล และมมมองการออกแบบ เปนตน

• Clipboard: คดลอก เคลอนยาย และวางขอมลในตำาแหนงทตองการ

• Sort & Filter: เรยงขอมลและกรองขอมลตามเงอนไขทกำาหนด

• Record: กลมคำาสงทำางานกบเรคคอรด• Find: คนหาและแทนทขอมล• Text Formatting: จดแบบตวอกษร ยอหนา เปนตน

2. Tab Create

• Tables: เปนกลมคำาสงในการสรางตารางขอมล• Queries: เปนกลมคำาสงในการสรางแบบสอบถามขอมล

• Forms: เปนกลมคำาสงในการสรางฟอรม• Reports: เปนกลมคำาสงในการสรางรายงาน• Macro & Module: เปนกลมคำาสงในการสราง

Macro และ Module

3. Tab External Data

• Import & Link: นำาเขาขอมลจากฐานขอมล Microsoft Access หรอ Microsoft Excel

• Export: สงฐานขอมลออกเปน Microsoft Access, Microsoft Excel, HTML เปนตน

• Collect Data: สรางและจดการ E-mail รวมกบโปรแกรม Microsoft Outlook

4. Tab Database Tools

• Tools: คำาสงทใชในการบบอดและซอมแซมฐานขอมล• Macro: คำาสงทใชรวมกบ Macro การแปลง Macro ใหเปน

คำาสงในภาษา Visual Basic• Relationships: สรางความสมพนธระหวางตาราง• Analyze: ทำาหนาทตรวจสอบและวเคราะหประสทธภาพในการทำางานของฐานขอมล

• Move Data: คำาสงทใชในการตดตอระหวาง Access กบ SQL Server

• Add-Ins: ทำาหนาทเพมคำาสงแบบกำาหนดเองและคณลกษณะ ใหมๆ เพอปรบปรงและเพมประสทธภาพในการทำางานรวมกบ

โปรแกรม Access

การแปลงไฟล .mdb ใหเปน ไฟล .accdb

0Access Database จะจดเกบเปนไฟล .accdb (Access2007)

0Access 2002-2003 Database จะจดเกบเปน ไฟล .mdb

0Access 2000 Database จะจดเกบเปนไฟล .mdb