OTWARTY SYSTEM ARCHIWIZACJI – narzędzie dla archiwów społecznych

OTWARTY SYSTEM ARCHIWIZACJI – OSA TO DARMOWY PROGRAM DO OPRACOWANIA ZBIORÓW ARCHIWALNYCH – dla organizacji pozarządowych, bibliotek, muzeów, instytucji, kolekcjonerów, osób prywatnych.

Powstał z myślą o archiwach społecznych, ale może z niego korzystać każda osoba czy organizacja, która chce w profesjonalny sposób opisać swój zasób archiwalny. Program zgodny jest ze standardami Międzynarodowej Rady Archiwów. Dostosowany jest do osób początkujących – aby z niego korzystać, nie trzeba znać się na archiwistyce ani wiedzieć, jak się opisuje materiały archiwalne.

Dla kogo jest OSA?

• Posiadasz cenne archiwalia, fotografie, dokumenty, nagrania, ale nie wiesz od czego zacząć ich porządkowanie i opisywanie?

• Chcesz udostępniać swoje zbiory, opisane w sposób profesjonalny? • Od dawna prowadzisz archiwum, ale nie masz swojej komputerowej bazy danych, która ułatwiłaby Ci porządkowanie i wyszukiwanie materiałów?

• Chcesz wystartować w konkursie dotacyjnym na prowadzenie archiwum, ale nie wiesz, jak prawidłowo i zgodnie ze standardami opracować zasób?

Przycisk ZASÓB to podstawowa funkcja. Tu dodajemy nowe zbiory/zespoły lub wprowadzamy nabytki. Tu też możemy obejrzeć wszystkie dane.

WIDOK umożliwia wybór, wyświetlanych pól.

Możliwe jest WYSZUKIWANIE proste lub złożone (w określonych polach).

RAPORTY pokazują liczbowe dane odnośnie całego zasobu lub wybranej jego części.

SZKICE to nieopublikowane dane, widoczne tylko dla użytkowników o statusie Administrator i Redaktor.

Program umożliwia dodawanie nowych UŻYTKOWNIKÓW i nadawanie im uprawnień (rola Administratora, Redaktorai Czytelnika).

Funkcjonalności

Opracowanie archiwalne to podstawowa czynność, bez której nie może istnieć żadne archiwum. Bez niego niemożliwe byłoby szybkie odnalezienie materiałów, których poszukujemy. Dzięki opracowaniu, archiwista może zarządzać zasobem i prezentować czytelnikom informacje o zbiorach.

Opracowanie składa się z kilku

etapów, z czego 2 najważniejsze to: ułożenie materiałów w określonym porządku oraz opisanie materiałów – spisanie informacji o treści, stanie fizycznym, sposobie udostępniania materiałów itd.

Podstawową funkcją OSA jest właśnie opis zasobu archiwalnego.

Program do opisu zbiorów archiwalnych

OSA oparta jest na Międzynarodowym Standardzie Opisu Archiwalnego ISAD (G).• Ta standaryzacja niesie z sobą wiele korzyści: nie musimy zastanawiać się jaki format opisu stosować, czy datę zapisywać w ten sposób: 1988-05-20, czy może w ten: 20 V 2015. Standaryzacja ułatwia wyszukiwanie materiałów i sprawia, że nasze dane możemy eksportować do innych baz, posługujemy się bowiem tym samym „językiem” co pozostała społeczność archiwalna.

Standardy archiwalne

• Jedyny w Polsce konkurs dotacyjny dla archiwów społecznych, organizowany przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych, ma zapisane w regulaminie konieczność stosowania standardu ISAD (G) przy opracowaniu materiałów archiwalnych.

Użytkownicy OSA nie muszą znać standardu – wystarczy, że będą podążać za podpowiedziami obecnymi w programie.

Program OSA prowadzi archiwistę krok po kroku przez kolejne etapy opracowania zasobu. Do prawie wszystkich pól typu SYGNATURA, DATA, NAZWA podano podpowiedzi. Wystarczy kliknąć w „?” przy odpowiednim polu, żeby dowiedzieć się, jak je prawidłowo wypełnić.

Oprócz tego przygotowaliśmy szczegółowy podręcznik do programu OSA, który udostępnimy na Wikipedii.

Podpowiedzi i podręcznik

Program pozwala: • utworzyć hierarchiczną strukturę archiwum w komputerze, • opisać każdy poziom tej struktury,• wyszukać archiwalia według wybranych kryteriów,• automatycznie tworzyć inwentarze archiwalne,• eksportować i importować dane (do/z innych baz, do Internetu).

Program będzie instalowany na dysku komputera lub na kilku komputerach, które będą miały dostęp do tej samej bazy danych.

Możliwości

Program umożliwia także:• załączanie miniaturek skanów dokumentów;• udostępnianie danych czytelnikowi w siedzibie archiwum - dzięki różnym typom uprawnień można prezentować czytelnikom wyłącznie dane, które już są zatwierdzone;• samodzielne zabezpieczenie wprowadzonych danych poprzez ich eksport.

Możliwości c.d.

Fotografie użyte w prezentacji pokazują zbiory Ośrodka KARTA. Fot. Michał Radwański/Ośrodek KARTA

Twórcą programu Otwarty System Archiwizacji jest Fundacja Ośrodka KARTA.

Został on stworzony jako element projektu „Stabilizacja archiwistyki społecznej w Polsce” w ramach Programu Obywatele dla Demokracji, finansowanego z Funduszy EOG.

Program udostępniany jest na licencji GNU GPL, co oznacza, że można:- uruchamiać go w dowolnym celu,- dostosowywać do swoich potrzeb,- rozpowszechniać niezmodyfikowaną wersję programu,- rozpowszechniać modyfikacje programu na tej samej licencji (GNU GPL).Więcej informacji na stronie www.archiwa.org.