Download pdf - Proceedit 20110414 Think Tic PresentacióN Congreso Cloud Computing

“the BPM process’ factory”

Versión 02 Think TIC - Presentación Congreso Cloud Computing 1

Think TIC Presentación Congreso Cloud Computing


Fabricando y Comercializando, de Forma

Colaborativa, Procesos BPM “prêt-a-porter”,

Conectores y Soluciones Verticales de Software


Contenido

� La Gran Transformación.� BPM & BPMS.� Mercado BPM.� proceedit.� DocMining.




La Gran Transformación

El Mundo está cambiando …� Siempre lo ha hecho, pero ahora mucho más rápido y con mayor aceleración, sin dar tiempo a

cambiar conceptos de gestión y estructuras organizacionales inflexibles. Recordemos sólo algunasrealidades muy recientes de la última década:� La caída masiva de aranceles.

� La segunda oleada de deslocalización de estructuras productivas.

� La externalización creciente de las actividades no críticas.

� El acortamiento de la vida laboral.

� La extrema rotación laboral.

� El trabajo en casa.

� China y la invasión de sus productos.

� El concepto Low-Cost.

� La superburbuja del ladrillo.

� Las redes sociales y las nuevas relaciones interpersonales.

� La gran estafa, la titulización de las hipotecas basura y su consecuencia, la crisis de confianza.

� La gran injusticia, el apuntalamiento público estratosférico a los bancos (¿había otra solución?).

� Y su corolario, las apuestas masivas al descubierto contra deudas soberanas.

� Y su consecuencia, intereses arriba, déficit y deuda elevada, lo que lleva al desmontaje del estado del bienestar o,lo que es lo mismo, entre todos pagamos la fiesta.

� Y China de nuevo, al rescate, comprándolo todo ¿La gran esperanza?

� Y los países árabes por fin, dando un paso valiente hacia la modernidad, …

� Y la enorme amenaza global que ya parece inevitable, el cambio climático irreversible. ¿La gran oportunidad?




Cambio de Paradigma en Aplicaciones

Terceros Terceros Terceros

UsuariosInternos

UsuariosInvitados

UsuariosExternos

Aplicaciones ExternasAplicaciones Externas

Empleados

Terceros

FunciónOrganizaciónTradicional

OrganizaciónExtendida

Foco en Registro de Transacciones Foco en Soporte a Procedimientos

UsuariosExternalizados

Aplicaciones Internas

Proceso

Com

unic

ació

n E

stru

ctura

da

Com

unic

ació

n N

o E

stru

ctura

da

Supervisores

BPMS

Aplicaciones Internas


BD

BD


AplicaciónCorporativa

Transaccional

Cambio de Paradigma en Datos

OtrasAplicaciones

OtrasAplicaciones

Terceras Aplicaciones

Otras Aplicaciones

OtrasAplicaciones

OrganizaciónTradicional


Concepto de Dato Único => Una únicaEstructura de Datos y Relaciones

Múltiples Estructuras de Datos, Relaciones, Documentos y MetaDatos a Sincronizar

BDBD BDD BDD

BDD

� �

Aislada

BDD

� �

BDD

�

Otras Aplicaciones

Procesos BPM

TercerasAplicaciones Unificada y

Sincronizada

�

BPMS




Cuadro de Diferencias

Característica Organización Tradicional Organización Extendida Estructura Árbol Malla

Áreas Funcionales Cerradas Abiertas

Asignación Operativa Responsabilidad Funcional Actor en Procesos

Unidad Operativa Transacción Procedimiento

Portador de Información Documento Tarea

Flujo de Información Vertical y Manual Horizontal y Automatizado

Estructura de Datos Una única Base de Datos y Relaciones. Dato único.

Diversas Bases de Clasificaciones, Entidades, Relaciones, Atributos, Relaciones, Eventos y Estados, sincronizadas entre sí a través de una Base Unificada de Conocimiento y los correspondientes conectores

Aplicación de Políticas Órdenes Reglas de Negocio

Actores Jefes, Empleados y Terceros Supervisores, Empleados internos, Externalizados, Externos, Invitados anónimos, Terceros

Control de los Actores Presencia Física Resultados

Función de Supervisión Firma de cada Documento Resolución de Excepciones

Calendario / Horario Por Sede Personal

Jornada Operativa 8 horas/día, 5 días/semana 24 horas/día, 7 días/semana

Ubicación de los Actores Fija en Sedes Móvil

Modelo de Relación Impositivo Colaborativo

BPMS



Una Nueva Generación de Aplicaciones


Situación Actual

Aplicaciones Colaborativas

Locales

BI Business Intelligence sobre Transaccionales

Aplicaciones Transaccionales Cliente/Servidor

Módulos de WorkFlow sobre Transaccionales

Tendencia

Aplicaciones Colaborativas en

la Nube

BAM Business Activity

Monitoring

Aplicaciones Transaccionales

Web/SOA/Mobile

Procesos BPMsobre Plataformas

BPMS


Bases de Datosy Documentos

AplicacionesProcedimentales

AplicacionesTransaccionales+ WorkFlow

Plataformasde Migracióny Desarrollo


La Gran Migración TIC


Base de Datos Transaccional

Procesos BPM

Gestión Documental

PlataformasBPMS

Aplicaciones Transaccionales Actuales


Base de Datos Procedimental

Nuevas Aplicaciones Transaccionales



Gestión Documental

Gestión Documental

Procesos BPMProcesos BPM

Nuevas Aplicaciones TransaccionalesAplicaciones Transaccionales ActualesAplicaciones Transaccionales

Actuales

Aplicaciones Transaccionales Actuales

Aplicaciones Transaccionales ActualesAplicaciones de WorkFlow

Actuales

Base Documental

GXFlow

Nuevas Aplicaciones Transaccionales

Extracción de la Lógica de Negocio

Procedimental

Genexus

Desarrollo de Nuevas Aplicaciones

Transaccionales

Migración / Sincronización

de Datos

Migración /Sincronización de DocumentosExtracción de

DocumentosInferencia del Modelo de Datos

Extracción de la Lógica de Negocio

Transaccional

Desarrollo de Procesos BPM

21

4

3

7

5

8

6


BPM & BPMS

Definición BPM & BPMS


BPM =Business Process

Management

BPMS =Business Process

Management Suite

ConceptoMetodología

HerramientaTecnología

1.970+

2.000+


BPM & BPMS

Definición BPO & BAM


BPO =Business Process

Operation

BAM =Business Process

Monitoring

GestiónTrabajo

Herramienta Supervisión


BPM & BPMS

Definición Proceso BPM

� Implementación tecnológica sobre una Plataforma BPMS de un Procedimiento de Negocio establecido aplicando la Metodología BPM que, una vez invocado:

1. Interacciona con Actores y Sistemas, mediante Tareas Personales, Tareas Automáticas y Conectores con otras aplicaciones,

2. Genera acciones, datos y metadatos, transacciones, documentos y KPI’s.

3. Se monitoriza mediante los KPI’s que, una vez analizados, permiten su optimización.



Supervisión

Operaciones

ConsultoríaTecnológica

ElementosConsultoríade Negocio

BPM & BPMS

Despliegue de Procesos BPM


BPM

BPMS

Procedimientos de Trabajo

Clases de Proceso BPM

BPOInstancias deProceso BPM

BAMKPI’s de Instancias

Actores

Sistemas

Tareas Personales

Tareas Automáticas

Conectores

Documentos

Establecer

Monitorizar

Desarrollar

OperarAcciones

Transacciones

KPI’s

Optimizar

1

2

3

4

5

Datos y MetaDatos



Aplicaciones Transaccionales

Plataformas BPMSy Procesos BPM

BPM & BPMS

BPM = Corazón de la Organización

UsuariosColaborativos

Externos

UsuariosTransaccionales

Internos

UsuariosSupervisores

Usuariosde Terceros


OrganizaciónExternalizada

Terceros Dirección

Aplicaciones Colaborativas

Aplic

acio

nes

de

Terc

eros

Aplic

acio

nes

Info

rmat

ivas

Documentos y Metadatos

Datos y Relaciones

BPMS

UsuariosColaborativosInternos

UsuariosTransaccionalesExternalizados

Office, Outlook, Exchange, Web, Intranet, Extranet, …

Bases Documentales

Bases de Datos Relacionales

BI, …

CRM, ERP, CSM, RRHH, …

ERP, …

Plataformas BPMS

e-commerce


BPM & BPMS

Funciones del BPM

Motor Procedimental

Bus de Comunicación

2

Interface Unificada con

Usuarios

3

Hace funcionar los Procedimientos de Negocio, haciendo llegar las Tareas a los Actores en el momento y ejecutando las Tareas Automáticas y Conectores contra los Sistemas implicados

Transporta Datos y Documentos entre los diversos Actores y Sistemas implicados en los Procedimientos de Negocio

Provee una única interface de trabajo colaborativo a los Usuarios de cualquier Organización

1




BPM & BPMS

Ejemplos de Procesos BPM

� El número de procesos distintos que opera una organización es enorme. Podemoshablar de decenas en Microempresas, centenares en Pymes, miles en GrandesEmpresas y Administración Pública, y decenas de miles en Corporaciones.

� Entre algunos de los más comunes en cualquier organización, podríamos citar:

� Imputación de Horas a Proyectos.

� Imputación de Gastos a Proyectos.

� Planificación, Lanzamiento y Seguimiento de Actividades.

� Ingreso, Registro y Revisión Normalizados de Documentos de Entrada.

� Edición, Revisión, Aprobación, Emisión y Registro Normalizados de Documentos de Salida.

� Almacenamiento y Distribución de Documentos de Entrada y Salida.

� Gestión de las Decisiones por Consenso.

� Gestión de Artículos y Realización de Ofertas.

� Gestión de Pedidos a Proveedores.

� Facturación de Servicios a Clientes.

� Ingreso, Tratamiento y Contabilización Automatizada de Documentos Contables.

� Gestión y Contabilización de Anticipos y Gastos de Viaje.

� Gestión de Quejas y Reclamaciones.

� Solicitud y Control de Vacaciones.

� Organización y Seguimiento de Reuniones.

� Gestión de Recursos Compartidos.



BPM & BPMS

¿Procesos sobre ERP’s, DMS’s y CRM’s?

� BPMS es una tecnología completamente nueva (está disponible desdehace sólo dos o tres años) y distinta, podríamos decir opuesta, a la delos ERP’s*, DMS’s* y CRM’s*, y a las diversas aplicacionescolaborativas que manejan las empresas; tanto en su concepcióntécnica, como en su forma de interactuar con los usuarios.

� En cuanto a los entornos y funciones concretas de aplicabilidad de laTecnología BPMS, podríamos resumirlo en la siguiente frase:

* ERP = Enterprise Resource Planning; DMS = Document Management Systems; CRM = Customer Relationship Management.

“Todo lo que es muy complejo de automatizar, sino inviable por su

elevado coste, con las tecnologías ERP, DMS y CRM; se resuelve

con BPMS de forma natural, en menos tiempo, con menor

inversión y alcanzando una mayor satisfacción de los usuarios”.


Registra el Pasado


BPM & BPMS

Proceso versus Transacción

Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3� Tarea … Tarea … Tarea … Tarea … Tarea … Tarea … Tarea n

Transacción 1

��

�

��

�Conducela Acción

Actores >

Proceso >

Acciones

BPMS

ERP

��

AlmacenaDocumentos

DMS

DocumentosTransacciones

Documento


Mercado BPM

Una buena pregunta

� ¿Porqué se habla tanto de BPM?

1. Cash Flow. Cada Proceso BPMbien desarrollado y desplegado genera un enorme chorro de CashFlow Neto para el Cliente.

2. Negocio. Es un inmenso negocio potencial para la Industria IT.




Mercado BPM

Ahorro por Implantación de BPM

Datos del Proyecto

Sector: Industria Auxiliar del Automóvil

Empleados: 8.000 Nominativos / 2.000 concurrentes

Procesos: 100 Procesos BPM a desplegar en 5 años

Esfuerzo: 100.000 horas

Criterio de Rentabilidad a 5 años ValorM€ %

€ porHora Proceso Empleado

Coste Total de Propiedad (TCO) 19,2 100 192 192.000 2.400

Ahorro Operativo Acumulado 31,4 164 314 314.000 3.925

Cash Flow Neto Acumulado (CFN) 12,2 64 122 122.000 1.525

Valor Actualizado Neto (VAN) al 15 % 4,8 25 48 48.000 600

Tasa Interna de Rentabilidad (TIR) 53 %

Tiempo de Retorno de la Inversión (ROI) 40 meses



Mercado BPM

Negocio Potencial del BPM

5 ProcesosBPM de media

por Organización

1.000 horas / Proceso BPM

Se estima que hay, aproximadamente, 64.000.000 Organizacionesen el Mundo potenciales usuarias de BPM

61,4Billones de €

192.000 €TCO / Proceso

320.000.000Procesos BPM

a desplegar

160 Millones de años-hombre

0,46 % de la Población Mundial

28,1 % del PIB Mundial

0,9 ProcesosBPM / año /

100 habitantes

5 años de despliegue



39,0Billones de €

122.000 €CFN / Proceso




Mercado BPM

Conclusión

�Probablemente, el desarrollo y despliegue de Procesos BPM es uno de los negocios TI con mayor potencial de la Historia, sino el que más.



Mercado BPM

Barreras y Frenos

1. Inversión. Se requiere una enorme inversión en Servicios de Consultoría, Licencias, Sistemas, Mantenimiento.

2. Esfuerzo. El tiempo necesario para la transmisión del Conocimiento de Negocio y su transcripción sobre un soporte tecnológico es muy elevado.

3. Expertise. Hay una falta de expertos formados en BPMen sus dos aspectos, Consultoría de Negocio y Consultoría Tecnológica.

4. Riesgo. Miedo al riesgo financiero por fallo de la Tecnología o del implantador.



Mercado BPM

Claves del Éxito del Despliegue del BPM

1. Desarrollo

Colaborativo.

2. Estandarización.

3. Reutilización.Versión 02 Think TIC - Presentación Congreso Cloud Computing 23


proceedit

Un modelo colaborativo innovador


proceedit CatálogoFactoría y Programas

Clientes

Socios

Clientes

Socios+ 15 Socios

+ 300 Procesos

Co-desarrollo

Co-distribución


proceedit

Nuestro Reto y Compromiso

� Desarrollar y Desplegar Procesos BPM a un precio de licencia de 1 €/hora de esfuerzo y usuario concurrente, sobre cualquier Plataforma BPMS, sin compromiso ni riesgo para nuestros Clientes y retribuyéndoles con un 10 % de Royalty por la reutilización de sus procesos.



proceedit

Modelo de Negocio 1 > 2 > 3

“try & buy”o

“try & lease”

1 €/hora de esfuerzo y por

usuario concurrente

2

10 % deRoyalty!

3

Sin compromiso= Sin riesgo

Abordable y Escalable

Justo y Auto-financiable

1



Factoría de Procesos BPM

proceedit

Mecanismo de Desarrollo Colaborativo

ProponesRequirimientos

Cliente A DeveloperPartner

GO

Analisis +Presupuesto Aproximado

Cliente A

proceeditSocio A

Desarrolloy Pruebas

Cliente A

GO

End

Compra Licenciasy Mantenimiento

Servicio SaaSo Cloud

Computing End

Opera los Procesos y Conectores

ORGO

OK

End

End

AnalizaRequirimientos

try & buy

try & lease

1 €/hora/UIC

try buy or lease

9 %/mes

proceeditSocio A

Línea de Compromiso del Cliente


Catálogo de Procesos BPM

1



proceedit

Mecanismo de Estandarización

Clases de Procesos BPM

Genéricos

Proceso BPM“a medida”

Procesos BPMEstandarizados“prêt-a-porter”


Dedicados

Clase deProceso BPM

Flexible

Plataformas BPMS “B”

Plataforma BPMS “A”

Plataformas BPMS “C”


Genéricos



Genéricos



Dedicados



Dedicados


Resuelven la Lógica de Bajo Nivel y la Interacción no Generalizablecon Personas y Aplicaciones

Resuelven la Lógica de Bajo Nivel y la Interacción Generalizable con Personas y Aplicaciones

Lógica de Alto

Nivel y

Ejecución Lista

de Actividades

Interacción

Específica

Interacción

Genérica

Extracción Reconstrucción

Plataforma BPMS “Y”

Plataforma BPMS “X”

Reestructuración

Fase de Extracciónde Actividades

Reutilizables en otros Procesos oResolubles poruna Clase de

Proceso Genérica

Fase de Reestructuración

de las Actividades restantes no

generalizables ono resolubles por

una Clase deProceso Genérica

Fase de Reconstrucción

del Proceso comoLista de Actividades

Dedicadas yGenéricas

Plataforma BPMS “activity-list-driven”

MetaTecnologíaBPMS Flexible






Fase de Parametrización de

Funcionalidadesdel Proceso BPMy Clonado sobre

diversas Plataformas BPMS

Generalización

Resuelve la Lógica de Alto Nivel del Proceso y la Ejecución de la Lista de Actividades del Proceso mediante llamadas a los correspondientes procesos Dedicados y Genéricos

Lógica de Bajo NIvel

1 2 3 4


Factoría de Procesos BPM

proceedit

Mecanismo de Reutilización

proceeditCliente B

Presenta el Proceso BPM

Cliente B

GO

End

Compra Licenciasy Mantenimiento

Servicios SaaSo Cloud

Computing

Opera losProcesos yConectores

OR

OK End

buy or lease

1

proceeditSocio B

Personalización de Procesos

BPM y Conectores

Cliente B

GO

End

try

Desarrolladoresde Procesos

BPM

Cliente A

AND

AND

try & buy

try & lease

AND

Royalty

15 %

10 %

1 €/hora/UIC

9 %/mes

Línea de Compromiso del Cliente




proceedit

Eliminamos Barreras y Frenos

ClienteFinal

ModeloProceedit

TecnologíasBPMS

ModeloTradicional

Ventaja Competitiva Sostenible

ClienteFinal

Ventaja Competitiva Sostenible

Falta de ConocimientoRiesgo TecnológicoAlta Inversión

try & buytry & lease1 €/hora/UIC10 % Royalty

???

!!!



VentajaCompetitivaSostenible

proceedit

8 ventajas para nuestros Clientes

“0” Riesgo

“0” Inversión

Modalidades de Acceso “try & buy”, “try & lease” y “pay & use”

Ahorro 80 %

Auto-Financiación

Sostenibilidad

Modalidad de Acceso “try & lease”

1 €/hora por usuario interno concurrente

Royalty 10 %

Anticipación

ConocimientoCluster Multinacional Catálogo de Procesos BPM y Conectores

Catálogo de Procesos BPM y Conectores MetaTecnología BPMS FlexibleModalidad de Acceso “try & lease”

Cluster MultinacionalCatálogo de Procesos BPM y Conectores MetaTecnología BPMS Flexible

Cliente Final

proceedit

1

2

3

4

5

6

7

Flexibilidad8

1 €/hora por usuario interno concurrenteModalidad de Acceso “try & lease”



proceedit

Comparativa Modelo Tradicional vs proceedit

Datos del Proyecto

Sector: Industria Auxiliar del Automóvil

Empleados: 8.000 Nominativos / 2.000 concurrentes

Procesos: 100 Procesos BPM a desplegar en 5 años

Esfuerzo: 100.000 horas

Criterio de Rentabilidad a 5 añosTradicional proceedit DiferencialM€ % M€ % M€ %

Coste Total de Propiedad (TCO) 19,2 100 9,1 100 -10,1 -53

Ahorro Operativo Acumulado 31,4 164 31,4 345 0,0 0

Cash Flow Neto Acumulado (CFN) 12,2 64 22,3 245 10,1 83

Valor Actualizado Neto (VAN) al 15 % 4,8 25 11,2 123 6,4 133

Tasa Interna de Rentabilidad (TIR) 53 % 266 % 213 % 402

Tiempo de Retorno de la Inversión (ROI) 40 meses 16 meses-24

meses-60



proceedit

Negocio Potencial del BPM - proceedit

5 ProcesosBPM de media

por Organización

500 horas / Proceso BPM

Se estima que hay, aproximadamente, 64.000.000 Organizacionesen el Mundo potenciales usuarias de BPM

29,1Billones de €

91.000 €TCO / Proceso

320.000.000Procesos BPM

a desplegar

80 Millones de años-hombre



0,9 ProcesosBPM / año /

100 habitantes




71,4 Billones de €

223.000 €CFN / Proceso




Ahorro

Inversión

Esfuerzo

Modelo proceeditModelo Tradicional


proceedit

Negocio Potencial del BPM - Comparativa







- 50 %

- 53 %

+ 182 %


DocMining

Situación Actual Gestión del Conocimiento

� Dispersión. Los documentos están dispersos por diferentes repositorios de la Organización.

� Copia Incontrolada. Cada empleado y colaborador se guarda copia de los documentos que recibe o quegenera.

� Procesos Caóticos. En la mayoría de las organizaciones, no existen procedimientos normalizados yformalizados de generación, etiquetado, catalogación, versionado y control de copias de documentos.

� Recepción Informal. La mayoría de documentos importantes llegan o se envían por correo de forma noreglada ni estructurada, lo que dificulta su búsqueda posterior.

� Dificultad de Búsqueda. Los sistemas de gestión documental actualmente disponibles no permitenbúsquedas razonadas de documentos, ni catalogación flexible y evolutiva de los mismos.

� Fuentes Diversas. Cada vez más, la fuente de conocimiento más importante para la empresa está fuera,en la web, por lo que se requieren procedimientos de búsqueda unificados en el dominio privado y en elpúblico.

� Falta de Accesibilidad. Los usuarios necesitan recuperar los documentos necesarios para su trabajo enel momento y en el lugar en donde estén y con el dispositivo de acceso del que dispongan.

� Descontrol. Es complejo controlar quien tiene qué y quien ha visto qué.

� Inseguridad. Es muy fácil que ciertos documentos importantes de desvíen a destinos no deseados. Escomplejo asegurar que todos los documentos se podrían recuperar en caso de desastre.



DocMining

Consecuencia


Gestión Documental

¡Caos!



DocMining

Razones para un Posible Fracaso

� En general, las implantaciones de aplicaciones de Gestión Documental son complejas, producenun elevado rechazo al cambio y su éxito es sólo parcial, cuando no son abandonadas al cabo depoco tiempo.

� En proceedit creemos que dichas dificultades pueden ser debidas a varias causas:� No abordar con el suficiente rigor de análisis la complejidad del mundo documental en toda su extensión, con lo

cual, en la operativa diaria, surgen situaciones no previstas que se resuelven de forma no estructurada por lospropios usuarios, lo que introduce “ruido” en el sistema.

� Pretender imponer a todos los tipos de documentos una única estructura de MetaDatos y procesos detratamiento.

� Confiar en que los usuarios seguirán y aplicarán de forma manual las normas de etiquetado y almacenamiento dedocumentos establecidas, lo que provoca ya sea por errores, falta de formación y/o poca voluntad de seguir lanorma, caos en el almacenamiento y por tanto en la recuperación de los documentos.

� Permitir que los usuarios sigan recibiendo emails y sus documentos adjuntos de forma directa sin un tratamientoprevio.

� Permitir que los usuarios sigan guardando sus documentos en repositorios locales.

� No prever el tratamiento integral de los documentos en un único punto de entrada sea cual sea la fuente o elcanal origen del documento, y en un único punto de distribución sea cual sea el destino y canal de envío delmismo.

� Adaptar el tratamiento de los documentos a la funcionalidad que provee la herramienta de Gestión Documental yno al revés, adaptar la herramienta o dotar a la solución de aplicaciones complementarias para que, en suconjunto, se ajusten a las necesidades del Cliente.



DocMining

Bases para una Solución Efectiva

� En proceedit creemos que las bases para una solución efectiva para laimplantación de un sistema de Gestión Documental, deben dar respuesta a lossiguientes puntos:

� Definición de la estructura documental:

� Tipologías de Documentos, definidas por un Thesaurus estructurado de n niveles.

� Ontología de cada Tipo de Documento, proveyendo un conjunto estructurado de MetaDatos de contenido semántico.

� Máscaras de Etiquetado normalizado de documentos por Tipo de Documento y Cliente.

� Modelo de Datos.

� Catalogación de:

� Fuentes y canales posibles orígenes de documentos por tipos.

� Destinos y canales de distribución de documentos por tipos.

� Automatización de Procesos:

� Procesos generales de gestión de los documentos, comunes para todos los tipos de documentos.

� Procesos particulares de tratamiento de documentos según su tipo.

� Definición de políticas de:

� Permisos.

� Versionado

� Copias.

� Archivo local.

� Provisión de sistemas físicos de:

� Captura e ingreso.

� Archivo y custodia.

� Recuperación.

� Distribución.


DocMining

Solución a los Retos Planteados

� DocMining, un servicio end-to-end de gestión integralautomatizada de documentos y metadatos asociados,gestionado en modalidad Cloud Computing, que integra sietetecnologías distintas en un solo entorno operativo, unicidad deservicio y con una facturación mensual unificada:

1. CeN - Virtualización de redes.

2. Gidoc – Escaneo, OCR, clasificación y extracción automatizadas.

3. proceedit - Procesos BPM y conectores.

4. Ultimus - Plataforma BPMS.

5. Axional – Pasarela procedimental-transaccional (BPM<>ERP).

6. Genexus - Conexión con las aplicaciones corporativas.

7. gnoss - Red social corporativa y gestión documental 3.0.



DocMining

Gestión Documental Tradicional


Repositorio A Repositorio B Repositorio … Repositorio N

MD

Seguridad basada en Repositorio, no a nivel de

Ítem

MD MD MD

Hay que seleccionar en qué Repositorio guardar

el Documento

Recuperación de documentos cerrada, a través de Repositorios, Filtros sobre Metadatos,

Bandejas y Vistas

Estructura de MetaDatosAsociada a Repositorio

=> Repositorio = Tipo de Documento


DocMining

Gestión Documental Semántica


Repositorio Único Web 3.0

MD

Seguridad basada a nivel de Ítem

MD

Recuperación semántica de documentos abierta a todo lo publicado en la

Web 3.0

Búsqueda Semántica sobre MetaDatos Estructurados

Los Documentos se guardan todos en un

único Repositorio Documental

Estructura de MetaDatosAsociada a Tipo de

Documento


DocMining

Proceso Documental Unificado

Fuente

Ingreso

Catalogación

Archivo

Tratamiento

Distribución

Recuperación Semántica

Publicación

Destino

Área Procedimental

Área Social

Web 3.0

Red Corporativa


Intranet y ExtranetPortal WebPublicaciónBúsqueda SemánticaGestión Documental

Ingreso de DocumentosEscaneo y OCRProcesos BPMIntegración con ERP’sDistribución y Custodia


DocMining

Procesos Generales

Versión 02 Think TIC - Presentación Congreso Cloud Computing

Captura e Ingreso

Extracción y Clasificación

Archivo y Custodia

Recuperación

2

5

6

43

Procesado BPM3

1

Distribución7

Captura unificada automática desde cualquier fuente y canal de ingreso (email, correo, fax, ofimática, aplicación, disco, …) e ingreso del documento en un único punto

Escaneado, OCR, clasificación por tipo, extracción de MetaDatos estructurados por tipo de documento, preetiquetado y precatalogación automáticos

Archivo y custodia automatizados, unificados, seguros y a prueba de desastres de los soportes digitales y físicos del documento.

Recuperación asistida, inteligente y flexible, por tipo y significado del contenido del documento, desde cualquier lugar, momento y dispositivo de acceso.

Procesado del documento con Procesos BPM ad-hoc según tipología del documento (edición, revisión, aprobación, validación, asignación, contabilización, …)

Distribución automatizada y centralizada del documento, sus originales y sus copias, desde un único punto a cualquier destino y por cualquier canal

Etiquetado y Catalogación4

Etiquetado normalizado y catalogación automatizada definitivas del documento por tipo de documento.



DocMining

Procesos

Procesos

Tecnologías Implicadas

CeN

Gid

oc

pro

ceed

it

Ultim

us

Axi

onal

Gen

exus

gnos

s

Fuen

te

Escaneado ��

Planificación de Actividades Relacionadas con Documentos ��

Creación, Edición, Revisión y Aprobación ��

Recuperación Semántica ��

Captura de Documentos ��

Tra

tam

iento

OCR, Clasificación y Extracción de Contenido ��

Catalogación y Etiquetado ��

Validación, Asignación, Aprobación y Contabilización de Documentos Contables ��

Archivo, Publicación y Distribución ��


DocMining

Proceso de Captura Unificada - Diagrama


��

��

email + documentos

adjuntos

carta + documentos

adjuntos

Fax

gnoss

Discos

��

Escaneado

��

Aplicación

��

Proceso de Ingreso

Internet Web 3.0

��

ficheros de voz / SMS

Conversión a email

Ofimática


DocMining

Procesos de Ingreso - Automatización


Extracción del Contenido + Datos y Relaciones Asociados

Definición de la Tipología (Área, Clase, Tipo y Frecuencia)

Aplicación de Plantillas, Estilos

Factura a Cliente, Factura de Proveedor, Albarán de Entrega, Pedido, Extracto Bancario, Recibo Bancario, Nómina, Albarán de Transporte, Contrato, Informe de Actividad Mensual , Listado de Clientes, Liquidación de Intereses, Extracto de Cuenta, Aviso de Impago, Análisis de Riesgo, Notificación de Inspección, …

EsquemasContenidos

gnoss Deduplicación, Versionado, Copiado, Etiquetado y Archivo

Dominio Origen, Dirección Correo Origen, Teléfono Origen, Fecha Envío, Canal Recepción, Soporte, Documentos Adjuntos, Tamaño, Extensión, Número de Páginas, …

Estándares gnoss

Extracción

Definición

Estandarización

Deduplicación

Inferencia de Metadatos del Contenido y de Datos y Relaciones AsociadosDiccionarios

Inferencia


DocMining

Deduplicación


Nom

bre

D

istinto

Nom

bre

Ig

ual

Contenido Distinto

Presentación DocMining

1. Normalizar Nombres

2. Generar Documentos Distintos

Contenido Igual

1. Normalizar Nombre

2. Generar Copias

1. Normalizar Nombre

2. Unificar Documentos

3. Generar Copias

1. Normalizar Nombres


DocMining

Estrategias de Archivo y Recuperación


Repositorio Local

Captura

Normalización

Copia Local

Copia Central

Copia Remota

Custodia Física

Repositorio Centralizado

Almacén Físico

Recuperación

Repositorio Remoto

Opcional, no recomendado

Imagen más MetaDatos o fichero para recuperación de desastres

Original para Auditorías e inspecciones

Repositorio Transaccional

Imagen, sólo para consulta

Imagen más MetaDatos o fichero para recuperación semántica

Imagen o fichero para consulta, edición y reenvío

Imagen más MetaDatos o fichero. Altamente recomendable como medida adicional de seguridad

Imagen o fichero


DocMining

��

��

DocMining

Plataforma Tecnológica


Gidoc Ultimus

proceedit

gnossAxional / GenexusCeN

RastreoCapturaLimpieza

Escaneado Extracción Ingreso

Edición Revisión

Aprobación

Contabilización Archivo

Recuperación

Archivo Publicación

Recuperación

DistribuciónCustodia

Recuperación

Usuarios Procedimentales

Comprobación Validación Asignación

��

��

Usuarios Externos

Usuarios Transaccionales

LinkedOpen Data

Documentos en Discos del Cliente

Documentos en email y correo

DeduplicaciónNormalizaciónCatalogación

Usuarios Colaborativos


DocMining

Conectores


Procesos BPM

Gidoc gnoss

Axional

CeNInvocación de Instancias de procesos para el Ingreso de Documentos (Imagen, Tipo y

Metadatos)

Captura de Documentos (Ficheros) desde discos locales y remotos

Recuperación de Información Corporativa requerida para

Clasificar, Etiquetar, Catalogar y Procesar los documentos

Distribución de Documentos (Ficheros) Etiquetados, Versionados y

Normalizados a discos remotos

Gestión (altas, bajas, modificaciones y consultas) de Entidades (Usuario,

Comunidad, Documento, Thesaurus, Ontología, Etiquetas, …)

Recuperación Semántica de documentos, simultáneamente desde

la red corporativa y la web 3.0

Contabilización automática e Ingreso de imágenes de documentos

contables

ERP’s

50


MetaDatosEstructurados del

Documento B

MetaDatosEstructurados del

Documento A

DocMining

Búsqueda Semántica


51


Proceso de Catalogación

Relaciones Inferidas entre Documentos

Proceso de Catalogación

1 2

3

4


Tipología


DocMining

Estructura de Catalogación Documental - 1

Clase

Tipo

Frecuencia

Asociado a la naturaleza, función o acción del documento: Comprobante, Extracto, Liquidación, Envío, Propuesta, …

Asociado a la entidad o acción documentada: Ingreso, Cuenta, Interés, Reunión, …

Asociado al ritmo en que se produce: Diario, Semanal, Mensual, Anual, (Puntual), Período, … Si es puntual, no se informa.

ÁreaIndica a qué área principal de la Organización pertenece o afecta el documento

OrigenFecha

Creador

OriginadorIdentificador de la Organización en la que se origina el documento

Identificador del creador, persona o aplicación, creador del documento.

1

52

DestinoDestinatario

Fecha

Destino

Indica el momento o periodo que cubre el contenido del documento: Fecha, Período, Puntual, …

Identificador de la Organización destinataria del documento.

Identificador de la Persona de la Organización destinataria del documento.


Versionado

Sujeto


DocMining

Estructura de Catalogación Documental - 2

Versión

Copia

Idioma

Asociado a la evolución del documento, expresado en 1,2 o 3 niveles: 00.01.12

Asociado a la distribución del documento: Borrador, Original, Original Firmado, Copia, …

Periodo

Idioma del contenido del documento (código ANSI de dos letras): SP Español, EG Inglés, …

Indica el momento en que se ha generado o el periodo que cubre el contenido del documento: Fecha, Período, Puntual, …

Sujeto

Entidad

Indica la Categoría de Entidad a la que se refiere o para la cual se emite el documento: Cuenta, Cliente, Cartera, Proveedor, Proyecto, Pedido, Contrato, …

Identificador de la Entidad a la que se refiere o para la cual se emite el documento: No. de Cuenta, Código de Cliente, Número de Cartera, Proveedor, Referencia de Proyecto, Código de Pedido, …

1

53


DocMining

Etiquetado de Documentos - Ejemplos


proceedit jmc 20110326 MKT Presentación de Empresa SP01O

proceedit AXN 20110326 Cliente - Cuenta 2010022200000 - FN Extracto Mensual de Cuenta - 201103SP01O

proceedit 20110326 Proveedor - Proyecto Migración de Datos – PY Respuesta a Solicitud - SP01O

Documento generado por persona

Documento generado por aplicación

email saliente


DocMining

Modelo de Datos


FechaPeriodoRevisiónRepositorio OrigenRepositorio destinoTipo de GeneraciónSoporte

Documento

Área Documental

Clase

Tipo

Frecuencia

Organización

Creador

Entidad SujetoIdioma

Persona

Ejemplar

Aplicación

Documento

ProveedorCuentaClienteCartera

Copia

B BorradorO OriginalO Original FirmadoC0 Copia 0C1 Copia 1

Origen

Destino

Destinatario

Acciones Requeridas

Roles para Acciones

Acciones

EstadosRepositorio OrigenRepositorio DestinoControl de VersionesNiveles de VersiónControl de CopiasFracción TiempoAcuse de reciboFirma Destinatario



DocMining

Configuración

� En la Fase de Configuración deberían detallarse los distintos Áreas Documentales,Clase, Entidades y Tipos de Documentos a manejar por el sistema:� Áreas:

� CM Comercial.

� AM Administración.

� CP Compras.

� MK Marketing.

� PD Producción.

� LG Logística.

� MT Mantenimiento.

� CL Calidad.

� OP Operaciones.

� IG Ingeniería.

� CT Construcción.

� FN Finanzas.

� ID Investigación.

� PY Proyectos.

� …

� Clases:� Presentación.

� Propuesta.

� Extracto.

� Pedido.

� Albarán.

� Factura.

� Informe.

� Recibo.

� Comprobante.

� Certificado.

� Memorando.

� Acta.

� Comunicado.

� Alta.

� Baja

� Tipos:� Presentación de Empresa.

� Factura de Proveedor.

� Extracto de Cuenta.

� Propuesta de Reunión.

� Estudio de Mercado.

� Envío de Documentos.

� Ficha de Contacto.

� Alta de Paciente.

� Acta de Reunión.

� Albarán de Entrega.

� Lista de Clientes.

� …

� Análisis.

� Estudio.

� Envío.

� Resumen.

� Valoración.

� Tasación.

� Comunicado.

� Tarea.

� Ficha.

� Imagen.

� Vídeo.

� Foto.

� Fichero

� Lista.

� …

� Entidades:� Empresa.

� Proveedor.

� Cuenta.

� Reunión.

� Mercado.

� Documentos.

� Contacto.

� Paciente.

� Reunión.

� Entrega.

� Clientes.

� Intereses.

� MIFID.

� Posición.

� …



DocMining

Información Asociada a Documento

� Área Documental.

� Clase de Documento.

� Entidad asociada (Cliente, Cartera, Cuenta, …).

� Tipo de Documento.

� Máscara para construir el Título.

� Organización Origen.

� Creador (Sistema, Empleado).

� Generación (manual, automático).

� Frecuencia de generación.

� Acciones requeridas (Generación, Edición, Revisión, Aprobación, …).

� Actores requeridos (Generador, Editor, Revisor, Aprobador).

� Soporte.

� Repositorio origen.

� Repositorio destino.

� Destino o destinos.

� Versionado (Sí/No).

� Niveles de Versionado.

� Estados Posibles.

� Control de copias (Sí/No).

� Fracción temporal (Día, Hora, Minuto, Segundo, …).

� Requiere firma Destinatario (Sí/No).



DocMining

Información Asociada a Ejemplar

�Elemento:� Área Documental.

� Clase de Documento.

� Tipo de Documento.

� Frecuencia.

� Entidad asociada (Cliente, Cartera, Cuenta, …)

� Título.

� Tipo de generación.

� Soporte.

� Ruta repositorio origen.

� Ruta repositorio destino.

�Versión:� Acción.

� Actor.

� Fecha.

� Periodo.

� Versión.

� Estado.

�Copia:� Destino.

� Fecha.

� Permisos.


DocMining

Todo en 1


Acceso a Comunidades, Aprendizaje Informal, Blogs, Buscadores, Búsquedas Facetadas, Búsquedas Facetadas sobre Catálogo, Búsquedas Razonadas, Catálogos Semánticos, Categorías, Cloud Computing, Comunicación Corporativa Centralizada, Contabilización Automatizada de Documentos Contables, Contextos Documentales, Comunidades Privadas, Comunidades Públicas, Conectores, CRM Social, Currículum

Multinivel, Dafos Online, Data Interoperability, Data Portability, Debates, Deduplicación, Directorio, Documentos, Document Mining, e-Commerce, Entornos

Colaborativos, Escaneo de Documentos, Escritorio Virtual, Etiquetas, Extranet, Generadores de Contexto, Generador de Contenidos Semánticos, Gestión de

Identidad, Gestión del Conocimiento, Gestión Documental, Gestión del Talento, Gestor de Contenidos Semánticos, Grupos de Interés, Herramientas de Autor, Imágenes, Integración con Pasarelas de Pago, Identidad Múltiple, Intranet, Linked Open Data,

Lobby Research, LOD, LOPDP, Márketing Semántico, Márketing On-line, Mensajería, Networking, NewsLetters, OCR, PayPal, Pensamiento Colectivo, Plataforma BPMS,

Portal Web, Posicionamiento en Buscadores, Preguntas, Procesos BPM, Redes Enlazadas, Redes de Contactos, Red Social Corporativa, Reputación On-line, SaaS, Semántica Social, SemCMS, Subscripciones/RSS, Trabajo Concurrente, Venta On-

line, Versionado, Vídeos, Virtualización de redes, Web 3.0, Web Corporativa, Web de Datos Estructurados, Web Semántica, Widgets, Wikis, …

. DocMining


DocMining

Sistema de Facturación


Usuarios:• Nominativos

Procedimentales• Nominativos

Colaborativos• Concurrentes

Transaccionales

Actividad:• Imágenes

Ingresadas• Tráfico por Nodos• Consultoría de

Implantación

Capacidad:• Volumen de

Datos• Volumen de

Documentos

Equipos:• Nodos.• Accesos• Escáneres

### €/mes



DocMining

Parámetros de Facturación

Facturación Importe Cuota (€/mes)

Parámetro Unidad CeN Gidoc proceedit Ultimus Axional gnoss

Usu

ario

s Nominativo Procedimental Usuario 90 90

Nominativo Colaborativo Usuario 9

Concurrente Transaccional Usuario 360

Equip

os

Nodo CeN Acceso Simple Equipo 18

Nodo CeN Acceso Múltiple Equipo 90

Acceso CeN Equipo 18

Escáner A4 Equipo 180

Escáner A3 Equipo 900

Act

ivid

ad

Imagen ingresada 100 Imágenes 18

Tráfico por Nodo CeN 100 Gbps 4

Consultoría de Implantación 100 Horas 270

Cap

acid

ad

Volumen de Datos 100 GBytes 90 90 90 90 90 90

Volumen de Documentos 100 GBytes 90



DocMining

Presupuesto para Cliente

Partidas Importe Cuota (€/mes)

Parámetro Unidad Cantidad Unitario Total

Usu

ario

s Nominativos Procedimentales Usuario 180

Nominativos Colaborativos Usuario 9

Concurrentes Transaccionales Usuario 360

Equip

os

Nodos CeN Simples Equipo 18

Nodos CeN Múltiples Equipo 18

Accesos CeN Unidad 18

Escáneres A4 Equipo 180

Escáneres A3 Equipo 900

Act

ivid

ad Imágenes ingresadas 100 Imágenes 18

Tráfico por Nodos 100 Gbps 9

Consultoría de Implantación 100 Horas 270

Cap

aci

dad

Volumen de Datos y sus copias 100 GBytes 90

Volumen de Documentos y sus copias 100 GBytes 90

Total Cuota Mensual (€/mes) >


DocMining

Razones para el Éxito


Único Punto de Entrada

Catalogación Automática


Único Punto de Distribución

Repositorio Unificado

Rastreo y Captura Automatizada

1

2

3

4

5

6


DocMining

Ventajas


Reduce esfuerzo, tiempo y costes directos (copia, archivo, distribución) de gestión de los documentos y elimina los costes de mantenimiento de sistemas

propios para el soporte de la gestión de los mismos.

Facilita la formación de los empleados y la adquisición, recuperación semántica y distribución del conocimiento, tanto de origen interno como

externo, dentro de la Organización y hacia sus terceros

Todos los procesos de tratamiento de los documentos son normalizados, formalizados y automatizados, lo que permite evitar errores, supervisar por

excepción y trazar el proceso de cada documento.

Se unifica y se reduce el riesgo de pérdida de información ya que todos los documentos residen en un único repositorio centralizado con los máximos

niveles de seguridad de acceso y recuperación

Ahorro

Conocimiento

Control

Seguridad

1

2

4

5

Permite que los documentos publicados por la Organización sean accesibles a través de la web 3.0 y se posicionen de forma natural en la primera página de

Google posicionando y dando reputación a la Organización, sin esfuerzo

Visibilidad3

La que proporciona el servicio Cloud Computing de la solución, de pago estrictamente variable, por uso, sin altas, sin permanencias, sin consumos

mínimos, sin barreras ni de entrada ni de salida

Flexibilidad6

Todos los servicios proporcionados por un solo proveedor, con un solo interlocutor comercial, un único contrato, un único implantador de la solución,

una sola factura y un único centro de soporte a los usuarios

Simplicidad7


DocMining

Demostración Práctica


��

Facturas de Proveedores Escaneado CeN Router

RouterCeN

RouterFW

GiDoc

Ultimus

Axional

Procesos BPM

gnoss

Contabilización Automática de la Factura

Proceso de Validación de la Factura

Archivo y Recuperación Semántica de la Factura

Escaneado, OCR y Extracción de MetaDatos de la Factura



Para más Información

� Josep Mª Cos

� Fijo: 00 34 933 906 706

� Móvil: 00 34 660 193 163

� Skype: jmcos.proceedit

� [email protected]



Agradecimiento

¡Gracias por su atención!