Proces delegováníProces delegování

Balvínová Jana, Meinlová Markéta

3. ročník, VSRR

Obsah naší prezentaceObsah naší prezentace

Co je to delegování• Postup při delegování• Výhody delegování• Bariery delegování

Úkoly• chyby při zadávání úkolů• co má správný úkol mít• motivační působení úkolu

Otázky a úkoly

D e l e g o v á n íD e l e g o v á n í

Co je delegování?Co je delegování?

Delegování je proces, při kterém se řídící pracovníci dělí o moc se svými podřízenými.

Neukládají jim pouze úkoly, nýbrž je zmocňují k tomu, aby vlastní aktivitou a s nezbytnými pravomocemi vytvářeli vhodné informační a organizační předpoklady pro jejich splnění

Postup při delegováníPostup při delegování

Správný výběr úkolů• zadáváme úkoly rutinní, opakované, operativní• nezadáváme jednorázové úkoly (čas s

vysvětlováním)Výběr vhodného pracovníka

• vybíráme pracovníka, který má určitou časovou rezervu, schopnosti a zkušenosti, je motivován a o pracovníkovi víme, že chce postoupit do vyšší funkce

Příprava k delegování• na delegování se musíme připravit, abychom

mohli vysvětlit delegovaný úkol

Postup při delegováníPostup při delegování

Vysvětlení úkolů• co se od pracovníka očekává• smysl úkolu, proč má být splněn• úroveň výsledku• všechny informace k práci• předat úroveň pravomoci, které jsou

nezbytné k vykonání úkolu• delegujeme celou práci

Průběžná kontrola

Formy delegováníFormy delegování

Podle času• trvalé: natrvalo ve formě pracovní náplně,

pravomoc a delegované úkoly jsou zakotvené v podnikových normách

• dočasné: má charakter jednorázového úkolu

Podle obsahu

• formální: cyklické; opakují se stejné postupy

• neformální:

- tzv. boční deleg.: pomoc od pracovníků jiných oddělení

- tzv. horní deleg.: pomoc od nadřízených

Formy delegováníFormy delegování

Formy delegováníFormy delegování

Podle směru• manažer se zbavuje administrativních činností

Výhody delegování práceVýhody delegování práce

Úspora času• delegování úkolů a části své pravomoci

nám umožní strávit více času nad úkoly vyšší priority

Rozvoj kompetencí pracovníků• podřízení mohou získat zkušenosti, které

se nedají plně nahradit žádnými jinými vzdělávacími nebo výcvikovými aktivitami

Testování pracovníků• díky delegování se zjistí zda se člověk pro

práci hodí nebo ne

Výhody delegování práceVýhody delegování práce

Motivování pracovníků• pracovníci mají možnost „ukázat se“ a tímto se jim

dostává uznání a možnost seberealizace

Snazší hodnocení pracovníků• delegováním nám umožní lépe poznat, kteří

pracovníci si zaslouží povýšení a případné odměny mohou být spíše rozděleny na základě individuálního výkonu

Nové nápady a přístupy• v řadě případů jsou manažeři natolik uvyklí některým

úkolům nebo situacím, že už pro ně není jednoduché pustit se energeticky do jejich řešení s novým přístupem

Bariery delegováníBariery delegování

Pocit nenahraditelnosti• jen já to dokážu

Nechuť opustit něco, co dobře umím• vedoucí musí akceptovat možnost, že úkol

bude splněn za delší dobu, výsledek bude horší kvality, vnik nežádoucích vedlejších účinků a ztráta příležitosti udržovat úroveň vlastní dovednosti

Bariery delegováníBariery delegování

Nedůvěra ve schopnosti pracovníků• chybou managera, najal si neschopné lidi či

dále nechce rozvíjet potenciál podřízeného

Obava z neoblíbenosti• podřízení si myslí, že jsou vedoucím

využíváni a jejich neúspěch se odrazí v budoucí existenci

Další bariery• ztráta času vysvětlování úkolů, úkol dává

vedoucím pocit významnosti

Ú k o l yÚ k o l y

Chyby při zadávání úkolůChyby při zadávání úkolů

úkol je nejasný, chybí cíl

úkol ne nespravedlivý a těžko splnitelný

úkol je snadný, nerozvíjí potenciál pracovníka

pracovník pochopí úkol nesprávně

úkol nemotivuje

Co má správný úkol mít

Pravidlo „SMART“„S“ – specifický

• úkol musí být stanoven jednoznačně.• („Udělej 10 otázek.“)

„M“ – měřitelný• kvantifikovatelný

„A“ – akceptovaný• pracovník i vedoucí si vzájemně odsouhlasí

úkol

„R“ – reálný• pracovník musí úkolu věřit, jinak je

demotivován

„T“ – termínovaný• pracovník musí mít cíl

• daleký cíl – pracovník si myslí, že má ještě dost času

• úkoly je důležité trasovat – stanovujeme několik dílčích cílů

Motivační působení úkoluMotivační působení úkolu

Pravidlo „SMART“Obtížnost

• čím těžší, tím větší motivace (splnitelnost)Zpětná vazba

• informace o plnění úkoluSoutěž

• může povzbudit (nefunguje u pracovníku, kteří spolu musí kooperovat)

Účast na stanovení úkolu• pokud je pracovník součástí je mnohem více

motivován

Otázky a úkolyOtázky a úkoly

1.

Někdy se delegování nedaří. Jak by měl vedoucí postupovat v následujících

případech?

Pracovníci

odmítají úkoly,

že je neumí.

• Práci je důležité

delegovat postupně.

Aby se pracovníci

stihli zapracovat

Pracovník říká, že

má příliš mnoho

práce

• Vedoucí pracovník by měl napřed zjistit, zda-li je tvrzení podřízeného pravdivé.

• Pokud ano, najde jiného pracovníka

• Pokud ne, je potřeba pracovníka vyškolit v time-managementu

Pracovníci chodí

s delegovanými

úkoly zpět a

žádají o radu

• Náročnost pracovních úkolů zvyšujeme postupně

• Pracovníkům je třeba vysvětlit, že je důležité se naučit samostatnosti. (pokud stále chtějí setrvat v z-nání)

Pomalý postup

pracovníka

ohrožuje

úspěšný

výsledek práce

• Pracovník je pomalý ve své podstatě – úkol zadáme jinému

• Pracovník má malý zájem – hrozba nebo motivace

• Pracovník si neumí řídit čas – time-managemet

Otázky a úkolyOtázky a úkoly

2.

Proč si myslíte, že následující úkoly nebudou pracovníka motivovat?

„Vím, že se v té technologii vyznáš

lépe než já, ale třeba bys

postupoval podle mých představ a já bych si chtěl ověřit

jiný přístup.“

• Úkol zřejmě zadává člověk méně kvalifikovaný a posuzuje svůj názor formální autoritou

„Budeš dělat výsledné součty v

tabulkách. Jsi vysokoškolák a proto bys to měl

snadno zvládnout.“

• Pro vysokoškoláka je úkol příliš snadný aby byl motivován

„Musíte získat co nejvíce zájemců o naši reklamu. Kdo odpracuje

nejvíc dnů bude odměněn.“

• Odpracované dny nejsou dobrým měřítkem výkonu tam, kde lze využít finančního objemu

Otázky a úkolyOtázky a úkoly

3.

Jsou tyto úkoly správně formulovány?

„Snažte se většinu těchto prostor vyklidit.“

„Upravte trochu ty starší materiály.“

„Zpracujte do středy seznam všech pohledávek.“

„Musíte dorazit včas, žádné zpoždění Vás neomlouvá.“

• NE

• NE

• ANO

• NE

Použitá literaturaPoužitá literatura

BĚLOHLÁVEK, F.: Jak vést a řídit lidi

SMITH, J.: Jak zvyšovat produktivitu týmu

HRON, J.: Teorie řízení

Děkujeme za pozornostDěkujeme za pozornost

Máte prostor pro dotazy