Transcript
Page 1: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

1

TAKLIMAT KEWANGANJABATAN BENDAHARI

11 Disember 2012

Page 2: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

2

ALLOCATION FOR HIR-MOHE

No Faculty

Proposed & Approved by

MOHE No. of projects

Allocation for Cycle 1 Expenditure Balance % SPENT

No. of projects

Allocation for Cycle 2 Expenditure Balance % SPENT

No. of projects

RM RM RM RM RM RM RM

1 MEDICINE 129,697,000 20 72,919,330 18,522,873 54,396,457 25.40 17 18,677,800 1,100,657 17,577,143 5.89 5

2 ENGINEERING 200,000,000 62 52,837,469 13,485,721 39,351,748 25.52 23 65,108,120 3,998,070 61,110,050 6.14 27

3 SCIENCE 79,904,130 13 60,014,503 19,350,577 40,663,926 32.24 12 0 0 0.00 0

4 DENTAL 28,287,330 22 13,194,753 4,323,021 8,871,732 32.76 8 15,092,351 1,214,782 13,877,569 8.05 13

5 COMP. SCIE. 27,268,000 13 9,126,490 1,538,888 7,587,602 16.86 6 3,201,200 626,872 2,574,328 19.58 6

6 CHANCELLORY 125,000,000 10 104,341,948 42,380,412 61,961,536 40.62 9 6,289,250 382,248 5,907,002 6.08 2

7 SOC. SCIE. - - - - - -

8 BUILT ENV. - - - - - -

Secretariat (Balanced Revised 68% ) 4,329,517

Balance of Cycle 3

TOTAL : 590,156,460 140 316,764,010 99,601,492 212,833,001 31.44 75 108,368,721 7,322,629 101,046,092 6.76 53

Page 3: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

3

EXAMPLES

ACCOUNT YEAR ALLOCATION EXPENDITURE BALANCE STATUS

J-00000-73558 2010-2011 420,500.00 352,244.30 68,255.70 CLOSED

ACCOUNT YEAR ALLOCATION COMMITMENT EXPENDITURE BALANCE STATUS

H-50001-A00003 2011 1,056,140.00 461,065.93 352,244.30 49,301.95 ACTIVE

193,527.82

2012 4,994,720.00 511,970.31 1,206,236.60 815.04 ACTIVE

C/F 2011 49,301.95

5,044,021.95

VM LAB (3,325,000.00)

TOTAL BUDGET 1,719,021.95

ACCOUNT YEAR ALLOCATION COMMITMENT EXPENDITURE BALANCE STATUS

B-50001-A00003 2012 3,325,000.00 - - 3,325,000.00 ACTIVE

Page 4: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

4

SAGA SYSTEM FOR BUDGET

Page 5: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

5

PENGURUSAN PEROLEHAN

Page 6: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

6GOVERNAN KEWANGAN DALAM PEROLEHAN KERAJAAN

•Akta Prosedur Kewangan 1957•Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Akta 120)

AKTA

•Arahan Perbendaharaan (AP166-206, 229-300)•Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP)•Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP)•Surat Arahan Perbendaharaan (SAP)

ARAHAN & PEKELILING

MOF•Surat Edaran Bendahari•Manual Perolehan / Manual e-Procurement•Arahan Kerja UM-PT05-PK02 (Urusan Perolehan)

PERATURAN UM

Page 7: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

7PRINSIP PEROLEHAN

Akauntabiliti Awam(Public Accountability)

Diuruskan secara telus (Transparent)

Nilai faedah yang terbaik (Best Value for Money)

Saingan terbuka (Open Competition)

Adil dan saksama (Fair Dealing)

Integriti (Integrity)

Page 8: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

8PERANAN KETUA PTJ/PI

i. Perancangan Perolehan ii. Memastikan peruntukan diluluskan iii. Penyediaan Spesifikasi Tidak Menjurus Kepada Sesuatu Jenama/Model iv. Proses Perolehan Yang Betul v. Jaminan/Warranti vi. Penyelenggaraan vii. Kesediaan Tempat/Ruang

Page 9: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

9

PERANCANGAN PEROLEHAN

Jadual Perancangan/Perlaksan

aan Perolehan

Kajian Pasaran

Anggaran Kos

Kod Bidang MOF

(Pembekal)

Item Kontrak Pusat/Sistem Panel (MOF)

Penyediaan Spesifikasi

Rundingan Terus/Kolaborasi

/Pemindahan Dana (MOF)

Barangan Import (MITI)

Barangan Ex-Stock

(MOF)

Kontrak Panel Rujuk www.treasury.gov.myBahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

Page 10: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

10KAEDAH PEROLEHAN

Pembelian Terus SPP 12/2007

Sebutharga AP 170.1/AP190(b)/SPP 5/2009

Tender Terbuka AP 171.1/190(c)/181(a)/SPP 5/2007

Kontrak Pusat AP178/SPP 5/1974

Rundingan Terus SAP 2002/2008

Panjar Wang Runcit SPP 2/2002

Page 11: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

11SEBUTHARGA & TENDER

Sebutharga• Perolehan

melebihi RM500 sehingga RM500,000

• e-Procurement

Tender• Perolehan

melebihi RM500,000

• Iklan akhbar

Rujuk Procurement Framework

Page 12: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

12Carta Alir Sebutharga – Jumlah tempoh masa setiap proses

PTj memastikan peruntukan , sediakan spesifikasi, lantikan jawatankuasa penilaian ( lantikan melalui bahagian perolehan untuk perolehan melebihi RM 200k )

4 hari

Permohonan MITI kepada bahagian perolehan bagi barangan import melebihi RM 50 k

2 hari

Permohonan pelawaan melalui e-procurement dan kelulusan pembelian ( purchase requisition)

1 -3 hari

Page 13: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

13Carta Alir Sebutharga – Jumlah tempoh masa setiap proses

Pengiklanan dalam e-procurement 7 hari

Penilaian Sebutharga oleh jawatan kuasa penilaian dan penyediaan laporan penilaian . Hantar dokumen YANG LENGKAP kepada Bahagian Perolehan (selepas pengesyoran JSU PTj bagi perolehan dibawa RM 200k)

14 hari

Penyediaan kertas kerja oleh Bahagian Perolehan (dari tarikh penerimaan dokumen lengkap )

3 hari

Page 14: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

14Carta Alir Sebutharga – Jumlah tempoh masa setiap proses

1 hari

3 hari

Dikemukakan kepada Bahagian Perolehan untuk kelulusan . Kelulusan bagi Jawatankuasa Sebutharga Universiti Malaya adalah mengikut tarikh mesyuarat .

Pengeluaran surat kelulusan , surat tawaran, setujuterima tawaran , BG dan agreement .

Penerimaan tawaran, BG dan Agreement dari pembekal. Agreement yang melibatkan perkhidmatan dan pembelian dari luar negeri perlu diuruskan oleh PTJ dan disemak oleh unit perundangan

14 hari

Page 15: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

15Carta Alir Sebutharga – Jumlah tempoh masa setiap proses

Pengeluaran PO dan penghantaran salinan dokumen kepada jabatan dari tarikh penerimaan dokumen lengkap daripada pembekal

Penghantaran , "installation and commisioning". Pemproses pembayaran

3 hari

diuruskan oleh Jabatan dan bahagian pembayaran

PTJ- 30 HARI MITI- 30 HARI Perolehan- 24 HARI

Page 16: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

16Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap proses

PTj memastikan peruntukan , sediakan spesifikasi, lantikan melalui bahagian perolehan untuk perolehan bagi melantik 2 jawatankuasa -teknikal dan harga

7hari

Permohonan MITI kepada bahagian perolehan bagi barangan import melebihi RM 50 k. Permohonan MITI adalah WAJIB - tender tidak akan diiklankan sehingga kelulusan MITI diterima ( 30 hari dari tarikh penerimaan di MITI)

2 + 30

Permohonan tender dengan draf spesifikasi (excel) dengan softcopy untuk semakan ke Bahagian Perolehan

1 -3 hari

Page 17: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

17Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap proses

Penyediaan draf dokumen tender 3hari

Pengesahan iklan tender 3 hari

Pengesahan draf dokumen tender oleh Jawatankuasa Teknikal 7

hari

Page 18: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

18Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap proses

Tempoh pengiklanan tender adalah 21 hari dari tarikh penjualan dokumen atau 3 hari selepas lawatan tapak ( 21 + 3) .

21hari

Penilaian oleh jawatankuasa teknikal dan harga . Kemukan permohonan dan Laporan Penilaian yang lengkap bagi kedua-dua jawatankuasa kepada Bahagian Perolehan.

1-3 hari

14hari

Pembukaan dokumen tender di Bahagian Perolehan dan penghantaran dokumen tender kepada jawatankuasa penilaian tender and penilaian harga

Page 19: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

19Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap proses

Penyediaan kertas kerja oleh Bahagian Perolehan dari tarikh penerimaan dokumen lengkap oleh kedua- dua jawatankuasa

Dikemukakan untuk kelulusan Lembaga Perolehan ( mengikut Had Kuasa Kewangan ). Mengikut tarikh mesyuarat Lembaga. mesyuarat adalah sekurang-kurangnya 2 kali sebulan

3 hari

Pengeluaran surat kelulusan , surat tawaran, setujuterima tawaran , BG dan agreement .

3 hari

Penerimaan tawaran, BG dan Agreement dari

1 hari

Page 20: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

20Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap proses

Penerimaan tawaran, BG dan Agreement dari pembekal. Agreement yang melibatkan perkhidmatan dan pembelian dari luar negeri perlu diuruskan oleh PTJ dan disemak oleh unit perundangan

14 hari

Pengeluaran PO dan penghantaran salinan dokumen kepada jabatan dari tarikh penerimaan dokumen lengkap daripada pembekal

3 hari

Penghantaran , "installation and commisioning". Pemproses pembayaran

diuruskan oleh Jabatan dan bahagian pembayaran

PTJ- 40 Hari

Perolehan- 54 (termasuktempoh iklan tender 21

MITI- 30 Hari

Page 21: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

21RUNDINGAN TERUS

Pembekal, tunggal Pembuat tempatan, Kolaborasi, Pemindahan Dana dll

Kelulusan MOF terlebih dahulu

Permohonan dan justifikasi -Borang Lampiran K-Surat kelulusan peruntukan- Surat pelantikan sah sole agent oleh sykt prinsipal

JKuasa Rundingan Harga

Lemb Perolehan B/JSUM memuktamadkan harga

-Surat Tawaran/Surat Setujuterima Tawaran-Perjanjian/MoA-Pembekalan barang dan perkhidmatan

Perolehan yang dibuat secara langsung dengan mana-mana kontraktor / pembekal SETELAH MENDAPAT KELULUSAN KHAS Perbendaharaan Malaysia (MOF)

Page 22: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

22ISU DAN CABARAN…..

Perkara Isu TindakanLaporan penilaian teknikal & harga

Penyediaan laporan ambil masa yang lama, lewat diterima dan tidak lengkap, tidak tandatangan secara bersama

-JK Penilaian bermesyuarat/sediakan laporan penilaian dalam tempoh 2 minggu dari tarikh tutup iklan-Jadual perbandingan spesifikasi/harga

Tempat dan lokasi peralatan

Peralatan yang telah diterima tidak dapat dipasang kerana tiada tempat yang sesuai

Pastikan kesediaan tempat dan lokasi yang sesuai utk menempatkan peralatan sebelum proses pembelian

Kerja-kerja renovasi dan pembelian perabot

Tidak mendapat kelulusan dari Jkuasa Renovasi dan Perabot

Kelulusan JK Renovasi dan Perabot sebelum membuat panggilan sebutharga Penyediaan syarat/spesifikasi perlu merujuk kepada JPPHB

Page 23: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

23ISU DAN CABARAN…..

Perkara Isu TindakanPembelian untuk item yang sama dibuat secara berasingan

Pecahkecil perolehan Merancang perolehan terlebih dahulu dan mengelakkan dari memecahkecil perolehan

Barangan Import Pembelian tanpa mendapat kelulusan MITI bagi barangan import >RM50 ribu

Mengemukakan surat permohonan, borang A dan katalog asal kepada Bhg Perolehan untuk dihantar kepada MITI

Penyediaan spesifikasi Spesifikasi adalah menjurus kepada jenama/model

-JK Penyediaan Spesifikasi-rujuk contoh2 spesifikasi JPPHB/PTM/Perolehan

Page 24: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

24

Perkara Isu TindakanPembelian tertumpu kepada pembekal/kontraktor yang tertentu sahaja

Pihak PTj seringkali memilih pembekal/kontraktor yang sama sahaja bagi setiap perolehanSykt tidak mempunyai kelayakan

Pemilihan pembekal/kontraktor mestilah dibuat secara telus berdasarkan syarat kod bidang memenuhi spesifikasi dan best value for money

Rundingan Terus Perolehan secara rundingan terus >RM50 ribu dilaksanakan tanpa mendapat kelulusan MOF terlebih dahulu

Kenalpasti perolehan secara rundingan terus Kemukak permohonan dan justifikasi, Borang Lampiran K dan dokumen yang berkaitan kepada Bhg Perolehan untuk kelulusan MOF

Perolehan secara Sebutharga

Permohonan tidak lengkap• Tiada sebutharga dari

pembekal, warranti• Tiada surat permohonan• Tidak melalui sistem

eProcurement• Tiada borang syor setuju

terima• Tiada jadual perbandingan

yang terperinci• Tempoh sahlaku

sebutharga yang telah tamat

• Tiada surat lantikan sah daripada syarikat prinsipal

Mengemukakan permohonan lengkap kepada Bhg Perolehan berdasarkan checklist

Page 25: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

25

Perkara Isu TindakanPerancangan perolehan

Pihak PTj tidak membuat perancangan perolehan bagi setiap barangan hendak dibeli

Jadual pelaksanaan perolehanKajian pasaran, importTentukan kaedah perolehan

Penilaian prestasi pembekal

Pihak PTj tidak membuat penilaian prestasi pembekal dengan betul

Membuat penilaian prestasi pembekal dengan betul dan tepat supaya pembekal/kontraktor yang berprestasi baik sahaja akan disyorkan

Peruntukan Peruntukan tidak lulus dan mencukupi

Semak kelulusan peruntukan terlebih dahulu sebelum membuat sesuatu pembelian

Page 26: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

26Penyediaan spesifikasi dalam e-procurement

jelas dan mudah difahami supaya pembekal mendapat gambaran mengenai kehendak Universiti;

keupayaan minimum barangan itu perlu dinyatakan

Nama dagangan/jenama atau buatan (model) tidak boleh digunakan. Jika tidak dapat dielakkan, ungkapan “atau persamaan” hendaklah digunakan

Naiktaraf kepada jenama sedia ada- tajuk perolehan perlu jelas agar tidak memberi anggapan perolehan menjurus kepada jenama

Menentukan dan keperluan dokumen yang diminta dinyatakan dengan jelas cth. katalog,sebutharga, perincian warranti dan penyelenggaraan

Muatnaik surat akuan pembida semasa permohonan dibuat

Surat lantikan sah yang masih sah laku daripada agen prinsipal perlu dilampirkan – PENTING agar peralatan yang diterima adalah original dan warranti dan penyelenggaran diberikan

Page 27: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

BAHAGIAN PEMBAYARAN & PERBELANJAAN

Page 28: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

PEKELILING

ARAHAN PERBENDAHARAAN (PEKELILING & SURAT PEKELILING)

GARISPANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN KEPADA KETUA PTj

SURAT EDARAN & PEKELILNG DALAMAN UM

ARAHAN KERJA

Page 29: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

PROSES BAYARAN

•Kelulusan Peruntukan•Syor Setuju Terima•Borang Pesanan•Nota Penghantaran•Inbois

Page 30: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

PEMULANGAN INBOIS

Dokumen Tak Lengkap/

Pengesahan Bayaran

HIR.Pemulangan.pdf

Tidak Melalui E-procurement

Tiada Syor Setuju Terima

(SST)

Tiada Kelulusan / Salah

Peruntukan

Pembayaran Bukan Tahun

Semasa Tanpa Komitmen

Jumlah PO Berbeza

Dengan SST

Perlu Revise PO & Batalkan PO

Asal

Page 31: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

DOKUMEN BAYARAN HINGGA 50 RIBU• Daftar inbois dari Sistem Kewangan kecuali perolehan aset  • Inbois asal yang telah dicop pengesahan untuk

pembayaran.(Pastikan maklumat pada cop lengkap)   • Nota hantaran yang telah disah penerimaan   • Borang Pesanan yang telah dicop & ditandatangani oleh

Ketua PTj   • Borang Syor Setuju Terima Sebutharga E-Perolehan• Skrin shot item tag bagi perolehan aset melebihi RM3,000

seunit   • Surat Pengedar Tunggal (jika berkenaan)   • Surat kelulusan peruntukan (jika berkenaan)   • Surat Pemangkuan ( jika berkenaan) • HIR.INVOIS.BAWAH.RM50K.pdf

Page 32: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

DOKUMEN BAYARAN > 50 RIBU• Daftar inbois dari Sistem Kewangan kecuali perolehan aset  • Inbois asal yang telah dicop pengesahan untuk pembayaran.(Pastikan

maklumat pada cop lengkap)   • Nota hantaran yang telah disah penerimaan   • Borang Pesanan yang telah dicop & ditandatangani oleh Ketua PTj   • Borang Syor Setuju Terima Sebutharga E-Perolehan• Skrin shot item tag bagi perolehan aset melebihi RM3,000 seunit   • Surat pemfaktoran (jika berkenaan)• Surat Pengedar Tunggal (jika berkenaan)   • Surat kelulusan peruntukan (jika berkenaan)   • Surat Pemangkuan ( jika berkenaan) • Surat kelulusan dari Bahagian Perolehan • Dokumen Perjanjian yang telah dimatikan stem • Surat tawaran & Surat Setuju Terima Tawaran • Sijil Pentauliahan bagi perolehan peralatan melebihi RM 200,000 • HIR.INVOIS.MELEBIHI.RM50K.pdf

Page 33: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

DOKUMEN BAYARAN KAKITANGAN• Borang pendahuluan/ tuntutan perjalanan yang telah

diluluskan oleh Ketua PTj • Surat kelulusan peruntukan/Dokumen sokongan

perjalanan • Surat kelulusan dari Bahagian Sumber Manusia bagi

perjalanan luar negara staf • Surat kelulusan dari Timbalan Naib Canselor( A& A) bagi

perjalanan luar negara pelajar • Resit asal • Online

• umportaltuntutan modul pendahuluan diri• Umportaltuntutanmodul tuntutan perjalanan

• HIR.Claim.pdf

Page 34: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

MODUL ONLINEPENDAHULUAN

Permohonan perlu dibuat mengikut kategori

Surat kelulusan perlu dimuat naik ke dalam sistem

Peruntukan yang tepat perlu dikenalpasti

Perlu sampai ke Bendahari 3 hari bekerja sebelum tarikh

bermulanya aktiviti

Laporan perlu dikemukakan dalam tempoh 14 hari selepas tamat aktiviti

TUNTUTAN

Tuntutan perlu dibuat mengikut kategori

Surat kelulusan dan resit asal perlu dimuat naik ke

dalam sistem

Peruntukan yang tepat perlu dikenalpasti

Tuntutan yang mempunyai pendahuluan diri perlu

dikemaskini dengan tepat

Tuntutan boleh dibuat sehari selepas tarikh berakhirnya

aktiviti

Page 35: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

ALIRAN PROSES PEMBAYARANPTj kemuka daftar

inbois & dokumen ke Bendahari

Bendahari semak dokumen &

maklumat dalam Sistem

Luluskan Dokumen Untuk

Bayaran

Post Transaksi Bayaran Dalam

Sistem

Penyediaan EFT/Cek kepada

pembekal

Page 36: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

36

Report –Reconciliation

Page 37: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

37

Budget Allocation

Purchase Order

Invoice-Expenses Income

REPORT

Page 38: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

38

Issue

• Wrong balance figure

• Cannot issue PO

Issue

• Wrong charge

• Charges for what

Issue

• Over spending

• One line budget?

Sample Of Report

Page 39: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

39

Moving ForwardSAP System Application & Product

E-Procurement

Page 40: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

© SAP AG 2009. All

rights reserved. /

Page 40

Project Progress and Key Activities

Set-up of project planning Project procedures Project kick-off Technical infrastructure

planning

Develop system environment SAP Overview Define business structure Business process definition User roles Blueprint Sign-Off

Baseline configuration System management Detailed configuration Development of programs, interfaces, etc. Data migration Strategy and Plan Training Documentation Final integration Test User Acceptance test

User roles and authorizations

Train the Trainer Training System management Finalized Actual Cut Over

Plan Handover

Production support Continuous KPI

management Project close-out

100%

80% 20%

Page 41: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

UMFMIS SAP Module Scope

Finance and Performance ManagementProcurementPayroll

•Payroll•Staff Loan

•Purchasing •General Ledger•Accounts Payable•Accounts Receivable

•Asset Accounting•Treasury/Cash Management

•Cost Centre Accounting

•Profit Centre Accounting

•Internal Order•Fund Management

iHRIS, OT System, WOB

and UM Portal41

UMFMIS Project Kick Off

eProcurement Student Loan, EFT (banks), ISIS, e-Advance and RGMS

Receipting

Billing

Page 42: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

1. UMFMIS Applications Overview

Account Payable

Account Receivable

AssetAccounting

Cash Management

TreasuryManagement

General Ledger

Cost CenterAccounting

Profit CenterAccounting

ProjectSystem

FundManagement

PayrollPurchasing

E-ProcurementPortal

UserPortal

Page 43: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

GL Account(Expense)

Cost Element(Expense)

Cost Center

Account(Expense)

Profit Center

Cost Element Group

Cost Center Group

Reporting________________________________________________________

AccountGroup

ProfitCenter Group

Reporting________________________________________________________

Commitment Item

Fund Center

Commitment Item Group

FundCenter Group

Reporting________________________________________________________

FMDERIVER

BUDGET

CHECK

COMPANY CODE CONTROLLING AREA FINANCIAL MANAGEMENT AREA

DEBIT

POSTING

GL Account(Reconciliation)

Account(Reconciliation)

Profit Center (Doc. Split)

Commitment Item

Fund Center

FMDERIVER

BUDGET

CHECK

CREDIT

POSTING

Vendor(AP Subledger)

GENERAL LEDGERVIEW

COST CENTER ACCOUNTING

FUND MANAGEMENTPROFIT CENTER ACCOUNTING

B221001 B221001

ADA12020

B221001

ADA12020

B221001

ADA12020

B221000 B221000 B221000B221000

Financial

Statement

Version

Reporting________________________________________________________

2.Financial Data Flow (Example – Posting of An Expense)

Page 44: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

3. Purchasing Data Flow (General)

Request or Application to Purchase

Commit the budget for the request

REQUESTER

ADMINISTER

PurchaseRequisition

Created

Approvethe request to purchase

APPROVER

(Depending Rules)

PurchaseOrder

Created

Enter GR information.

Indicator updated

by RequesterSUPPLIER

+REQUESTER

Invoice Posting

Enter INV information. Requester to

confirm. Finance to approve.

SUPPLIER+

REQUESTER+

FINANCE

Check the request & the budget available

ADMINISTER

BudgetAvailabilityChecked

FUND MANAGEME

NTPURCHASING ACCOUNT PAYABLE

*Continue to Financial Dataflow

E-Procurement Portal

Page 45: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

• Soft Live-Dec 2012• Live-Jan 2013

Page 46: TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

SEKIANTERIMA KASIH

THANKS


Recommended