2011 noviembre taller planeacion estrategica

Asociación Panamericana de Instituciones de Crédito

Educativo

TALLER

PLANEACION ESTRATÉGICA

RAFAEL PERALTA CASTROConsultor APICE


Dirigido a funcionarios Universidad dl Tolima

Pensar en Planeación es preguntarnos:



¿Será que estamos en las coordenadas correctas?

Vamos al nivel o estamos en la era

de:



13/04/2023Inaldo Chávez Acosta -

Consultor 5




• ¿Más de qué, menos de qué?

Pensamiento estratégico y planeación estratégica


1. El futuro es incierto, por lo que no tiene sentido hacer planes para más de 2 o 3 años.

2. Para involucrarse con el planeamiento estratégico hacen falta líderes y empleados que sean pensadores estratégicos.

3. Los directivos de la empresa son los mejor equipados para crear estrategias.

4. La visión define lo que la “organización” quiere para su futuro.5. El feedback de los miembros es la clave del planeamiento

estratégico.6. Podemos implementar al menos 5 estrategias de crecimiento

durante los próximos 5 años.7. El planeamiento estratégico lleva varios meses porque se requiere

involucrar a mucha gente y pasar por muchas aprobaciones

MITOS Y VERDADES



1. ¿Qué es? un proceso para alcanzar sueños exitosos.

2. ¿De qué se compone? de visión, estrategia, convicción, pasión y perseverancia.

3. ¿Qué busca? talento para convertirlo en desempeño.

4. ¿Cómo se demuestra? con acción.5. ¿Cómo se logra? con trabajo en equipo,

actitud, energía, sinergia, felicidad y concentración.

hand

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

REPRESENTACIONES GRÁFICAS DE DECISIONES ESTRATÉGICAS, TÁCTICAS Y OPERATIVAS POR NIVELES

JERÁRQUICOS

SuperiorESTRATÉGICO

IntermedioTÁCTICO

InferiorOPERACIONAL

SuperiorESTRATÉGICO

IntermedioTÁCTICO

InferiorOPERACIONAL

OPERACIONAL

TÁCTICO

ESTRATÉGICO

OPERACIONAL

TÁCTICO

ESTRATÉGICO ESTRATÉGICO TÁCTICO OPERACIONAL

Superior

Intermedio

Inferior

ESTRATÉGICO TÁCTICO OPERACIONAL

Superior

Intermedio

Inferior

Forma clásica

Forma concentrada

Forma rectangular


El conocimiento de las actividades normales en una

empresa

PROCESOS GERENCIALES

DireccionamientoEstratégico

Sistema GerencialFilosofía GerencialToma de decisiones

Política

PresupuestaciónAsignación de

Recursos

Inversiones Control deGestión

PROCESOS OPERATIVOSGente

Recursos

Información

Materiales

Mercadeo

Logística

Insumos de Servicios

Servicios

Usuarios

INSUMOS PROCESOS SERVICIOS

Ejecución


METODOLOGÍAEl proceso...

GAPFormulación/Realineamientode la estrategia

Análisis deFactores

Críticos de Exito

Análisis deCompetencias/Capacidades

Organizacionales

Identificación deObjetivos

Estratégicos

Definición deIniciativas

Estratégicas

Creación delModelo de

causa y efecto

Identificación yDiseño de losIndicadores de

Gestión

Retroalimentación y Aprendizaje



¿Cómo desea ser vista?Ámbito de desarrollo

Características diferenciadoras de sus servicios/ necesidades que satisface

Ventajas o valores agregados

¿Con quién lo hace?¿ Para qué lo hace?

VISIÓN

Es la declaración amplia y suficiente de a donde quiere llegar la Universidad y cómo quisiera ser en un mediano plazo;

expresa la perspectiva de futuro.

Bases para su formulación


Bases para su formulación

¿Quiénes somos?

¿Que hacemos?

¿Para quienes

lo hacemos?

¿Como lo hacemos?

Atributos

(valor agregado)

Es la reflexión y definición del propósito general de la

Universidad, que enuncia a qué usuarios o grupos de

interés sirve, qué necesidades satisface y qué

programas ofrece.

MISIÓN

¿Para que lo

hacemos?

¿Qué servicios

ofrecemos?


Valores• Revisen los actuales

(miren a la pared del auditorio) y respondan:

1. ¿Cuáles son por lógica inherentes a la esencia humana?

2. ¿Cuáles son fundamentales para la organización?

3. ¿Cuáles son comunes a ambos?

UNIVERSIDAD DEL TOLIMAMAPA DE PROCESOS



Factores Críticos de Éxito

• ¿Qué aspectos de los procesos de la Universidad son imprescindibles para el cumplimiento de los fines en cada uno de ellos?

• ¿Cuáles factores deben permanecer y si no existieran qué ocasionarían para la organización?


POLÍTICAS

• Retomar el mapa de procesos y para cada uno de ellos, formularle una serie de políticas que reflejen la manera de orientar su cumplimiento y ejecución.

• Los procesos son: Estratégicos, Misionales, de apoyo y de control.

Misión

Visión

Estrategia



PASO II. Elabore el DOFA de su unidad

Fortalezas Debilidades

Oportunidades Amenazas

Paso III. Defina los factores claves de éxito de su unidad.

Factores claves de éxito

En el negocio o sector En el entorno


PASO IV. Enumere los objetivos globales de su Unidad

Objetivo I.

Objetivo II.

Objetivo II.

Objetivo IV.


Paso V. Haga una primera agrupación de indicadores

Indicadores Estratégicos

PerspectivaPerspectiva Perspectiva Perspectiva

Indicadoresde

los objetivosGlobales

IndicadoresTácticos

y Operativos

Se derivan de lascausas y

subcausas

Paso VII. Determine los indicadores operativos


Objetivo 1

Causa

Causa

Causa

Causa

Causa

Causa

Causa

Causa

Objetivo 2

Causa

Causa

Causa

Causa

Causa

Causa

Causa

Causa

Objetivo 3

Causa

Causa

Causa

Causa

Causa

Causa

Causa

Causa

Indic

ador

Indic

ador

Indic

ador

Indicador

IndicadorIndicador

Paso VI. Determinar causas y subcausas de los objetivos estratégicos


Perspectiva

Perspectiva Perspectiva

Perspectiva

Elaboración Cuadro de MandoTáctico

EstrategiaObjetivosGlobales

Paso VIII. Determinar las perspectivas que quiero trabajar


Paso IX. Defina los factores claves de éxito de su unidad.

Factores claves de éxito - Táctico

IndicadorDefinición Operacional

PerspectivaParámetro ometa

Índice Responsable Periodicidad



SISTEMA INTEGRADO DE MEDICIÓN DE GESTIÓN - SIMEG

Sistema de Gerencia basado en un conjunto de indicadores de gestión derivados de la planeación estratégica y de los planes de negocios, que dan una visión concisa e integral del negocio.

Es una expresión cuantitativa que permite medir el comportamiento o desempeño de una determinada variable de negocio, y que al ser comparada con una referencia, permite identificar desviaciones sobre las cuales tomar acciones correctivas

CONJUNTO DE VARIABLES(Cuantitativas-cualitativas)

integrantes del Simegvariable sujeta a medición

Unidades de medida del desempeño de las variables

que componen el Simeg

Unidades de medida del desempeño de las variables

que componen el Simeg

Objetivos estratégicos Estrategias

INDICADORES INDICES PARAMETROS-META

Sistema de medición de gestión

Tiempo, costos, cubrimiento, aprendizaje.

Logros alcanzados

I = Logros planeados

Metas por lograr

Meta incremental

Benchmark

Mejoramiento Continuo


COMPONENTES BÁSICOS DEL SISTEMA

INDICADORES

CONJUNTO DE VARIABLES(Cuantitativas - Cualitativas)

Integrantes del SIMEGVariable sujeta a medición

Objetivos Estratégicos

INDICES PARÁMETROS-META

Unidades de medidas delDesempeño de las variablesque componen el SIMEG

Unidades de medidas delDesempeño de las variablesque componen el SIMEG• Tiempo

• Costos• Comportamiento• Crecimiento• Cubrimiento• Productividad• Proveedores• Aprendizaje• Procesos• Otros

I = Logros alcanzados

Logros planeados

• Meta a lograr• Fija Progresiva > < 1• Benchmark• Mejoramiento continuo• Incremental


Perspectiva Financiera

Cómo nosdesempeñanos antenuestras directivas

Perspectiva Competitiva

Cómo asegurar

permanencia,

crecimiento y

rentabilidadPerspect

iva Exter

na

Cómo nos

anticipamos a

nte

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entorn

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Persp. Responsabilidad SocialCómo cumplimos nuestrasresponsabilidades ante losgrupos de referenciainternos y externos

Perspectiva capital intelectual

Qué debemos innovar y

aprender cada vez más

Direccionamiento Estratégico

Dirección Financiera

1. Perspectivas del SIMEG


ESTRATEGIA

Objetivos estratégicos

Competencias distintivas Factores críticos (claves) de éxito

ÍND

ICE

S D

E GE

STIÓ

N

2. Una visión integral del Simeg



El conocimiento interno a través de la medición

LO QUE MIDO LO ADMINISTRO...

LO QUE ADMINISTRO LO MEJORO …

POR QUÉ MEDIR?

• Usted no puede controlar lo que no mide

• Usted no puede gerenciar lo que no controla

• Es difícil ganar un juego sin tener “marcador”

• Apenas se mide “algo”, el “algo” mejora!

• Las mediciones condicionan los comportamientos de

los individuos.

El conocimiento interno a través de la medición

• Reducción de costos• Incremento de la productividad• Mejora de planeación y cumplimiento de

cronogramas, compromisos y metas• Incentivo pagos por productividad• Benchmarking• Identifica necesidades y requerimientos de

educación y desarrollo•Reportes útiles para la toma de decisiones

BENEFICIOS


PREMISAS PARA DEFINIR INDICADORES DE GESTIÓN

Interpretación: consiste en precisar cómo se leerá el resultado de lo que ha sido medido o expresado cuantitativamente. Así mismo, establecer de que manera podría ser graficado para su seguimiento.

Periodicidad: se convienen cuántas evaluaciones se harán dentro del período de prestación del servicio y en que momento. Por ejemplo, al ser entregado o durante la ejecución del acuerdo.

Datos requeridos: para poder efectuar el cálculo, es necesario definir la fuente de información, quién genera y quién procesa la información (efectúa los cálculos requeridos).

Definición Operacional: se debe dejar explícito el algoritmo o el procedimiento requerido para llegar a la expresión matemática con la cual se presentará el indicador.


PREMISAS PARA DEFINIR INDICADORES DE GESTIÓN

Así mismo, existen ciertos elementos determinantes que configuran un indicador de gestión, los cuales deben estar expresamente incorporados al acuerdo de servicios y mantenerse vigentes durante su ejecución:

Denominación: debe contemplar únicamente la característica, el evento o el hecho que se quiere controlar, y se expresará en cantidad, tasa, proporción, porcentaje u otros.

Patrón de Comparación: previamente al pacto se establecen los criterios de análisis y de medida junto con los patrones contra los cuales se comparará la medición. Ejemplo: Parámetro: CostoParámetro de Comparación: Costo promedio en el mercado local.


Taller

OBJETIVO: Relacionar el plan de acción del proyecto ÁPICE-ICETEX con el Plan de Acción Institucional de la Universidad.

PROCEDIMIENTO:1. Los asistentes se organizarán en tres grupos, en cada una de las

dimensiones: Social y vocacional, Académica y Económica y financiera.

2. Cada grupo nombrará un moderador y un relator, encargados de dirigir la discusión y presentar las conclusiones, respectivamente.

3. Cada grupo tendrá una copia del borrador del Plan de acción de la Universidad y del Plan de acción del Proyecto.

4. Cada grupo identificará qué acciones del Plan de acción del proyecto ÁPICE-ICETEX están contenidas en el Plan de Acción Institucional de la Universidad, según la respectiva línea de Dimensión.

5. Las acciones del Plan del Proyecto no contenidas en el Plan de Acción institucional, serán incorporadas en este último, en la política o proyecto pertinentes.

6. Finalmente cada relator presentará sus conclusiones en plenaria.


RAFAEL PERALTA CASTROConsultor ÁPICE

[email protected]

Muchas gracias..!


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