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Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones
Plan Anual de Contrataciones
• Es un instrumento de gestión que consolida los requerimientos de bienes, servicios y obras que necesita la Entidad para el cumplimiento de sus objetivos institucionales.
• Asimismo, contiene los procesos de selección a ser convocados durante el año fiscal.
• Los montos previstos en el PAC deben coincidir con el monto total asignado como Presupuesto Institucional.
Plan Anual de Contrataciones
•Artículo 8° Ley Contrataciones, el PAC es:
a) Obligatoriob) Integral (bb, ss y ob)c) Formal (aprobado por el Titular).d) Publicado en el SEACEe) Coincidente con Pp.
Elaboración del Plan de Contrataciones• Proyecto: Programación y formulación presupuestal
• Actualización: Una vez aprobado el presupuesto institucional, el OEC revisará, evaluará y actualizará el proyecto del PAC, sujetándolo a los montos asignados.
• Aprobación: Titular de la entidad o autorizado por delegación expresa. Máx 15 días hábiles de aprobado el PIA.
• Publicación: a los 5 días hábiles de aprobación
Aprobación necesaria para convocar a proceso de selección.
Plan Anual de ContratacionesContenido
• Objeto contratación
• Descripción bb, ss, ob
• Valor estimado
• Tipo de proceso y modalidad de selección.
• Fuente de financiamiento y tipo de moneda
• Centralización o desconcentración en facultad de
contratar (compra corporativa, convenio marco).
• Fecha de convocatoria
Organización Administrativa para la contratación
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
• Órgano u órganos responsables de programar, preparar, ejecutar y supervisar los procesos de contratación hasta su culminación.
• Señalar facultades competencias de cada funcionario para establecimiento de responsabilidades.
• Los funcionarios y servidores del Órgano Encargado de las Contrataciones, deberán estar capacitados en temas vinculados con las contrataciones públicas.
• CONVENIO: Encargar a otras Entidades del Sector Público y/o Privado, nacional o internacional, la realización de sus procesos de contratación incluyendo los actos preparatorios que sean necesarios.
Organización AdministrativaTitular de la Entidad
• Máxima autoridad ejecutiva conforme a normas de organización institucional.
• Aprueba, autoriza y supervisa los procesos de contratación.
Área Usuaria • Dependencia cuyas necesidades deben ser atendidas con determinada contratación.
• Dependencia que por su especialidad y funciones canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias.
Órgano Encargado de Contrataciones
Realiza las actividades de gestión de abastecimiento en una Entidad.
Comité Especial Órgano Colegiado encargado de seleccionar al proveedor que brindará los bienes, servicios u obras requeridos por el área usuaria.
Organización AdministrativaREQUISITOS MÍNIMOS:
i) Capacitación técnica en contrataciones públicas o gestión logística en general, no menor a ochenta (80) horas lectivas;
ii) Experiencia laboral en general, no menor a tres (3) años;
iii) Experiencia laboral en materia de contrataciones públicas o en logística privada, no menor de un (1) año.
Expediente de Contratación
Expediente de Contratación
•Contiene todas las actuaciones del proceso de contratación, desde el requerimiento del área usuaria hasta la culminación del contrato.
•También incluye a las propuestas que no ganaron.
•Bajo custodia del órgano encargado de las contrataciones.
Contenido del Expediente de Contratación
• Requerimiento Área Usuaria• Características Técnicas de bb, ss u ob• Estudio de Posibilidades que ofrece el Mercado• Valor referencial• Disponibilidad presupuestal• Tipo de P/S• Modalidad de selección (Conv. Marco, Sub. Inv.)• Sistema de contratación (suma alzada, precio
unit, mixto)• Modalidad de contratación (llave en mano,
concurso oferta)• Fórmula de reajuste (de darse el caso)
Contrataciones de PIPs•Que los proyectos hayan sido declarados
viables, en el marco del SNIP.
•Que se tomen las previsiones necesarias para que se respeten los parámetros bajo los cuales fue declarado viable el proyecto, incluyendo costos, cronograma, diseño u otros factores que pudieran afectar la viabilidad del mismo.
Contrataciones de Obras• Expediente Técnico respectivo + la declaratoria de
viabilidad SNIP.
• CONCURSO OFERTA:▫No requiere Expediente Técnico.▫ Anexar el Estudio de Preinversión.▫ Anexar Informe técnico que sustentó la Declaratoria de
Viabilidad SNIP.
• LLAVE EN MANO:▫ Si éstas incluyen la elaboración del Expediente Técnico, se
deberá anexar el estudio de preinversión y el informe técnico que sustentó la declaratoria de viabilidad, conforme al Sistema Nacional de Inversión Pública.
Condiciones y Requerimientos Técnicos Mínimos
Características Técnicas
• Sobre la base de lo señalado en el PAC, el Área Usuaria deberá requerir la contratación de bb, ss u ob, definiendo de manera clara y precisa las características de aquello que solicita contratar, así como su cantidad, calidad y la finalidad pública.
• Dicha formulación se realizará en coordinación con el OEC evaluando las alternativas técnicas y posibilidades que ofrece el mercado.
• El OEC puede ajustar dichas características con autorización del AU.
Características Técnicas
• No referencia a marcas, nombres comerciales, patentes, diseños, fabricantes, ni nada que oriente la adquisición a un fabricante o marca específica.
• Cumplir con reglamentos técnicos, normas metrológicas y/sanitarias nacionales.
• En el caso de obras, debe contar con la disponibilidad física del terreno.
Estudio de Posibilidades que ofrece el Mercado
Estudio de Posibilidades que Ofrece el Mercado
a) Valor Referencial
b) Pluralidad de marcas y/o postores
c) Distribución de Buena Pro
d) Información para factores de evaluación.
e) Ajustes a las características y/o condiciones de lo
que se va a contratar.
Estudio de Precios y Condiciones
• Mínimo dos (02) fuentes:• Presupuestos y cotizaciones actuales.• Portales y ´páginas web• Catálogos• Precios históricos• Estructuras de costos• Información de P/S con Buena Pro consentida en SEACE.
• Debe indicar criterios, procedimientos y metodología utilizada en el análisis de las fuentes.
• Si sólo existe fuente única deberá sustentarse en el estudio.
• Debe considerar también:• Alternativas nivel comercialización.• Precios por volumen• Disponibilidad inmediata• Mejoras en las condiciones de venta• Garantías y beneficios adicionales• Vigencia tecnológica.
Valor Referencial
Valor Referencial• Es el monto determinado por el órgano encargado de las
contrataciones, sobre la base de un estudio de precios y condiciones que ofrece el mercado.
• Debe incluir todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas y, de ser el caso, los costos laborales, y todo concepto que le sea aplicable y que pueda incidir sobre el valor de los bienes y servicios a contratar.
• Antigüedad máxima: - Obras: 6 meses desde la determinación del presupuesto en
ET/Estudios Posib. Mercado. - Bb y Ss: 3 meses previos a aprobación de Exp. Contr.
• Es público. Excepcionalmente reservado por decisión motivada del Titular, bajo responsabilidad.
• Una vez definido el VR se procede a solicitar la disponibilidad presupuestaria.
Valor Referencial: OBRAS• Monto del Presupuesto de Obra en el Expediente Técnico:▫ Identificación de las partidas y subpartidas.▫ Análisis de precios unitarios por cada partida y subpartida
teniendo en cuenta los insumos requeridos en las cantidades y precios o tarifas que se ofrezcan en las condiciones más competitivas en el mercado
▫ Incluye gastos generales variables y fijos.▫ Incluye la utilidad.
• En Concurso Oferta y Llave en Mano:▫ Se determinará el VR teniendo en cuenta el objeto de la
obra y su alcance previsto en los estudios de preinversión.▫ Se toma en cuenta el resultado del estudio de las
posibilidades de precios de mercado.
Valor Referencial: CONSULTORIA OBRAS
•Honorarios del personal propuesto + gastos generales + utilidad.
•Tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas, seguridad en el trabajo, costos laborales y cualquier concepto que le sea aplicable.
Valor Referencial: Otros casosCobranzas o
recuperacionesPorcentaje que se fije en las Bases sobre el monto máximo a cobrar o recuperar.
Incluirá todos los conceptos que comprende la contraprestación.
Honorarios de éxito
Siempre y cuando sean usuales en el mercado.
Justificar la necesidad y monto en informe técnico emitido por OEC.
El VR contendrá la suma del honorario fijo y el honorario de éxito.
Valor Referencial: Publicidad o Reserva
•PÚBLICO
•RESERVADO:▫ Por la naturaleza de la contratación.▫ Previo informe del OEC + aprobación del Titular.▫ La reserva del VR se establece en el Expediente de
Contratación.▫ La reserva cesa cuando el Comité Especial lo hace
de conocimiento de los participantes en la apertura de sobres.
▫ En P/S con VR Reservado no se aplican los límites mínimos y máximos de oferta económica.
▫ Se debe registrar en el SEACE pero aplicando mecanismos de confidencialidad.
Comité Especial
COMITÉ ESPECIAL: Designación• A cargo del Titular de la Entidad o de funcionario encargado.
• Compuesto por tres (3) miembros:▫ Uno (1) del Área Usuaria ▫ Uno (1) del OEC
• Notificación a cada uno de los miembros y entrega del Expediente de Contratación aprobado al Presidente del CE.
• Instalación del Comité Especial, máximo al siguiente día hábil de recibido el Expediente de Contratación.
• El Comité Especial elaborará las Bases, las eleva para la aprobación y luego procede a la convocatoria del proceso.
• Puede solicitar apoyo de las demás dependencias de la Entidad.
COMITÉ ESPECIAL: Designación• Actúa en forma colegiada.
• Es autónomo en sus decisiones (no requieren ratificación por la Entidad).
• Todos los miembros del Comité Especial gozan de las mismas facultades, no existiendo jerarquía entre ellos.
• Sus miembros son solidariamente responsables por su actuación, salvo el caso de aquellos que hayan señalado en el acta su voto discrepante.
• Los miembros sólo podrán ser removidos por:▫ Caso fortuito o fuerza mayor▫ Por cese en el servicio, mediante documento debidamente
motivado.
• Cargo irrenunciable.
• Comité Especial Permanente▫ Para ADs
COMITÉ ESPECIAL: Expertos Independientes
• Personas Jurídicas o Naturales. ▫ Persona Jurídica debe como giro principal de su
negocio aquél vinculado con el objeto de la convocatoria. Deberá designar a la persona natural que la representará dentro del Comité Especial.
• Pueden provenir del Sector Privado o del Sector Público.▫ Si provienen del Sector Público, es necesario la
autorización del Titular de la Entidad de la que provenga el experto independiente.
•Deber de confidencialidad.
COMITÉ ESPECIAL: Impedimentos
• El Titular de la Entidad.
• Funcionarios con atribuciones de control o fiscalización:▫ Regidores▫ Consejeros Regionales▫ Directores de empresas▫ Auditores▫ EXCEPCIÓN: Que el OCI de la Entidad sea el área usuaria.
• Funcionarios que por delegación hayan:▫ Aprobado el Expediente de Contratación▫ Designado el Comité Especial▫ Aprobado las Bases▫ Puedan resolver el recurso de apelación.
• Funcionarios o servidores que hayan sido sancionados por su actuación como integrantes de un Comité Especial.▫ Decisión motivada y consentida o administrativamente firme.▫ Suspendidos, cesados temporalmente, destituidos o despedidos ▫ Si la sanción es impuesta luego de la designación, dejará de ser parte del
Comité Especial.
COMITÉ ESPECIAL: Competencias
• Organización, conducción y ejecución del Proceso de Selección: desde la preparación de las Bases hasta la culminación del proceso.
• Consultar los alcances de la información proporcionada en el Expediente de Contratación.
• Modificaciones al Expediente de Contratación:▫ Previa conformidad del área usuaria y/o del órgano encargado de las
contrataciones▫ La modificación requerirá una nueva aprobación del Expediente de
Contratación.
• Elaborar las Bases.
• Convocar el proceso.
• Absolver las consultas y observaciones.
COMITÉ ESPECIAL: Competencias
• Integrar las Bases.
• Evaluar las propuestas.
• Adjudicar la Buena Pro.
• Declarar desierto.
• Todo acto necesario para el desarrollo del proceso de selección hasta el consentimiento de la Buena Pro.
• El Comité Especial no podrá de oficio modificar las Bases aprobadas.
COMITÉ ESPECIAL: Adopción de Acuerdos
•Acuerdos deberán constar en Actas, cuyas copias deberán incorporarse al Expediente de Contratación.
•Toda Entidad contará con un libro de Actas de LP, CP y AD; o, uno por cada tipo de P/S.
•El OEC es el responsable de la custodia de los indicados libros.
COMITÉ ESPECIAL: Adopción de Acuerdos
• Acuerdos por unanimidad o mayoría.
•No cabe abstención.
•Las Actas de Acuerdos contienen la fundamentación de las decisiones adoptadas y los votos discrepantes.
•Quorum: Requiere presencia de todos los Miembros. La ausencia de un titular, faculta el ingreso del Suplente. Se determinará la responsabilidad del titular por la ausencia.
Las Bases
Cuestiones Generales
• Las Bases contienen las pautas y reglas de contratación.
• Son elaboradas por el Comité Especial.
• Son aprobadas por el Titular de la Entidad, o por funcionario delegado. Nunca por Comité Especial o por OEC.
• De libre acceso a través del SEACE.
• Pueden ser prepublicadas en el SEACE y en el portal institucional de la Entidad.
Bases Estandarizadas•Son aprobadas por el OSCE para facilitar el
monitoreo y procesamiento de contrataciones.
•Tienen 2 secciones:a) General: Disposiciones comunes a todos
los procesos.b) Específica: Anexos específicos para cada
proceso.
• Se aclaran por Consultas y se modifican por Observaciones
Contenido Mínimo
- Mecanismos de mayor concurrencia.- Detalle de características técnicas.- Lugar de entrega, elaboración o construcción.- Plazo de ejecución- Garantías- Plazos y mecanismos de publicidad- Sistema y/o modalidad de contratación- Cronograma del proceso de selección- Metodología de evaluación y calificación- Proforma de contrato, salvo O/C u O/S.- Valor referencial y fórmulas de reajuste- Mecanismos confidencialidad propuestas
Bases: Etapa Calificación Previa
• Determinar capacidad y/o solvencia técnica y económica, experiencia en la actividad y en la ejecución de prestaciones similares y, de ser el caso, en equipamiento y/o infraestructura física y de soporte en relación con la obra por contratar.
• Obligatorio si el V.R. es >= 95 millones (25,000 UIT).
• Sólo pueden presentar Propuesta Técnica y Económica quienes hayan aprobado la Calificación Previa.
• Bases indicarán las condiciones especiales, criterios y factores de la Calificación Previa.
Bases: Sistemas de Contratación
SUMA ALZADA • Cantidades, magnitudes y calidades de la prestación estén totalmente definidas en las especificaciones técnicas, en los términos de referencia o, en el caso de obras, en los planos y especificaciones técnicas.
• Propuesta formulada por un monto fijo integral y por un determinado plazo de ejecución.
• Obras:- Considerar trabajos que resulten necesarios
para el cumplimiento de la prestación requerida según los planos, especificaciones técnicas, memoria descriptiva y presupuesto de obra que forman parte del Expediente Técnico.
- El desagregado por partidas que da origen a su propuesta y que debe presentar para la suscripción del contrato, es referencial.
PRECIOS UNITARIOS
• Precios unitarios, tarifas o porcentajes.
• Cuando la naturaleza de la prestación no permita conocer con exactitud o precisión las cantidades o magnitudes requeridas.
• Se oferta P.U, tarifas o porcentajes en función de las partidas o cantidades referenciales contenidas en las Bases y que se valorizan en relación a su ejecución real y por un determinado plazo de ejecución.
• Obras:Propuesta ofertando precios considerando las partidas contenidas en las Bases, las condiciones previstas en los planos y especificaciones técnicas, y las cantidades referenciales, y que se valorizan en relación a su ejecución real y por un determinado plazo de ejecución.
Bases: Sistemas de Contratación
MIXTO • Esquema mixto de Suma Alzada y Precios Unitarios.
• Aplicable cuando en el Expediente Técnico existen:
- Componentes con magnitudes y cantidades no definidas
- Componentes con magnitudes y cantidades definidas
Los primeras se contratarán por Precios Unitarios, los segundas por Suma Alzada.
Bases: Sistemas de Contratación
Bases: Modalidades de Ejecución Contractual
• LLAVE EN MANO▫ Construcción, equipamiento y montaje hasta la puesta en
servicio.▫ Puede incluir el Expediente Técnico. Acreditar RNP como
Ejecutor y Consultor de obras. ▫ En el caso de bienes, el postor oferta, además de éstos, su
instalación y puesta en funcionamiento.
• CONCURSO OFERTA:▫ Elaboración del Expediente Técnico, ejecución de la obra
y, de ser el caso el terreno. ▫ Sólo para obras bajo Sistema de Suma Alzada.▫ Sólo para V.R. de Lp▫ Para ejecución de obra se requiere previa aprobación del
ET. ▫ Acreditar RNP como ejecutor y consultor de obras.
Consultas• Aclaración de extremos de las Bases o hacer solicitudes
respecto a ellas.
• Comité Especial resuelve consultas en Pliego Absolutorio, publicado en el SEACE.
• Plazo Interposición: LP y CP: 5 días hab desde ConvocatoriaADP y ADS: 3 días hab desde Convocatoria.AMC ejec ob y consult ob: 2 días hab desde Conv.
• Plazo Absolución:LP y CP: 5 días hab desde venc plazo recepciónADP y ADS: 3 días hab venc plazo recepción.AMC ejec ob y consult ob: 2 días hab desde venc plazo recepción.
ObservacionesLos participantes observan las Bases mediante escrito debidamente fundamentado ante:
1. Incumplimiento de las condiciones mínimas establecidas en el Art. 26º de la Ley.
2. Incumplimiento de cualquier disposición de la normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado u otras normas complementarias o conexas al proceso de selección.
Observaciones•Plazo Interposición:
LP y CP: 5 días hab desde absol consulta.AD y AMC: en el mismo acto de presentación de consultas.
•Plazo Absolución:LP y CP: 5 días hab desde venc plazo recepciónAD y AMC: mismo plazo que para absol consultas.
Elevación de Observaciones• Causas:
- No se acoge la(s) observación(es)0 del solicitante.
- Acogimiento parcial de observaciones. - El acogimiento es contrario a la norma- Se cuestiona el acogimiento de la
observación de un tercero.
• Criterio de elevación:o Monto < a 300 UIT (S/. 1’065,000) :
Titular de la Entidado Monto > a 300 UIT : OSCE
Elevación de Observaciones
• Plazo elevación al OSCE:3 días hábiles desde la notificación del Pliego Absolutorio en el SEACE.
• Plazo Absolución:OSCE: no > 10 días hab desde la recepción del Expediente de Contratación completo.
