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Universidad Bicentenaria de AraguaUniversidad Bicentenaria de AraguaEscuela de Contaduría PúblicaEscuela de Contaduría Pública

2do Semestre2do SemestreSede Valle de la Pascua. Sección P1.Sede Valle de la Pascua. Sección P1.

BachillerMarisabel Valera

MANUAL ADMINISTRATIVO MANUAL ADMINISTRATIVO

Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.

Para Terry George, “Es un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa”.

Duhat Miguel, “Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”.

MANUALMANUAL DE ORGANIZACIÓN DE ORGANIZACIÓN

Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:

Tabla de contenido

Introducción

Instrucciones para el uso del manual

Cuerpo del manual

Flujogramas

Glosario de términos

Conclusiones

Recomendaciones

Anexos

Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura.

Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación de una organización.

ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN Y ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL MANUALPRESENTACIÓN DEL MANUALSon 8 Etapas

1.Planeación del Trabajo :Debe hacerse un estudio inicial que permita conocer las funciones actividades que se realizan en las áreas a trabajar… 2. Aplicación de Técnicas de Investigación :se

establecerán y diseñarán las técnicas de investigación a utilizarse, entre las principales se encuentran las documentales, la entrevista, el cuestionario y la observación directa.

3. Análisis de la Información: Después de reunir todos los datos, el siguiente paso es organizarlos en forma lógica mediante el desarrollo de un esquema de trabajo, es decir, el proyecto del manual.

4.Estructuración del Manual: En esta etapa se establece el diseño y la presentación que se utilizará para la elaboración de los Manuales Administrativos, es importante considerar lo siguiente:

•Redacción. •Elaboración de diagramas. •Formato.

5.Validación de la Información : Es necesario que la validación la lleven a cabo los responsables de las áreas a las que corresponden los manuales, con la finalidad de que la información que se presenta en ellos, sea acorde con las atribuciones y las actividades que realizan.

6. Autorización del Manual: Una vez llevada a cabo la validación, debemos darle la formalidad al documento solicitando la autorización del titular de la Dependencia o Entidad, o bien del área a la que corresponda el documento, con el propósito de poder iniciar la reproducción del mismo y posteriormente su distribución.

7. Distribución y Difusión: Obtenida la autorización se procede a la distribución en las áreas correspondientes, con la finalidad de que el personal conozca y haga uso de esta herramienta administrativa. 

8. Revisión y Actualización: La utilidad de los Manuales Administrativos radica en la veracidad de la información que contiene, por lo que se recomienda mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas con el propósito de que sean apegados a la realidad.

FACTORES QUE INFLUYEN EN LAS FACTORES QUE INFLUYEN EN LAS ORGANIZACIONESORGANIZACIONES..

• Factores InternosFactores Internos• Los empleadosEl calibre, la actitud y la ética de trabajo de los empleados de una empresa son

cuestiones internas. Encontrar personas calificadas para el trabajo y entren arlas de manera apropiada son otras cuestiones relacionadas con el empleo. La calidad de los empleados afecta la capacidad de la empresa de lograr innovación, satisfacción en los clientes, productividad y eficacia.

• El capitalUn factor interno importante que las empresas deben considerar es la calidad

de su capital con respecto a su dinero disponible. El capital de una empresa, conformado por su maquinaria, sus tierras y sus fábricas, puede limitar o mejorar su capacidad de competir con otras empresas.

• LiquidezOtra cuestión interna de las empresas es qué tan bien distribuyen su dinero. La

liquidez se refiere a la capacidad de una empresa de generar ingresos y pagar sus cuentas a medida que vencen.

• ConsideracionesLos factores externos ejercen influencia sobre el bienestar interno de la

empresa. Por ejemplo, una recesión abrupta podría disminuir las ganancias y obligar a la empresa a despedir empleados. De modo similar, la amenaza externa de un competidor hace que la empresa deba preocuparse por la posibilidad de una inminente y hostil adquisición. En este caso, la empresa debe tomar precauciones internas y tratar las preocupaciones de sus accionistas.

Factores externos Factores externos •Tecnología es cómo se transfieren los insumos a las salidas de producción.•Características del mercado la estabilidad, extensión, y los tipos de clientes que conforma la organización • Dependencia del medio ambiente se refiere a la competencia, restricciones legales, reglamentación, proveedores y efectos del extranjero.

AUTORIDADAUTORIDAD

• Autoridad en AdministraciónAutoridad en AdministraciónEn el ámbito de la administración En el ámbito de la administración

y la gestión organizacional, la y la gestión organizacional, la autoridad es la facultad ejercer autoridad es la facultad ejercer el mando y la toma de el mando y la toma de decisiones en una empresa o decisiones en una empresa o institución. Como tal, existen institución. Como tal, existen distintos tipos de autoridad en distintos tipos de autoridad en la gestión de las tareas y los la gestión de las tareas y los procesos productivos en una procesos productivos en una organización.organización.

“La autoridad es la facultad o potestad que se tiene para gobernar o ejercer el mando “

•Autoridad formal: es la que se recibe directamente de un superior o directivo

•Autoridad lineal: es aquella que genera una cadena de mando superior-subordinado.

•Autoridad funcional: es aquella que en una organización se establece en razón de la función que desempeñe cada trabajador en un área específica.

•Autoridad operativa: es aquella que no se ejerce sobre otras personas o empleados, sino que se emplea para tomar determinadas decisiones y ejecutar ciertas acciones, propias de la función del empleado.

•Autoridad técnica: es la que un individuo posee debido a su prestigio, experiencia o capacidad, y que le otorga cierto poder e influencia sobre determinados asuntos o materias.

•Autoridad personal: es aquella de quienes tienen cierto ascendiente sobre otras personas, debido a sus cualidades, bien sean morales, sociales o psicológicas.

PODERPODER

• El poder, organizacional, es la capacidad de influir en las personas y los sucesos.

• Es la base del líder: el poder. Es la manera que tienen los lideres par extender su influencia en los demás.

• El poder es diferente a autoridad. La autoridad es la delegada por la gerencia de un nivel superior.

• El poder se gana y lo obtienen los lideres con base en sus respectivas personalidades, actividades y situaciones en las que operan.

Poder, es una palabra con un extenso campo de aplicaciones, pues su etimología nos indica que proviene del uso de connotaciones que definen la capacidad de hacer, decir, expresar o ejecutar una acción. El termino Poder describe habilidad, acción y efecto, realidad y circunstancia, es un termino genérico que se emplea en cualquier área de la vida en la que una acción este en proceso. Además, el termino Poder implica la autoridad, pero referido a un campo en especifico, en el que la palabra denote superioridad en un sistema jerárquico.

DINAMICA DE ORGANIZACIÓN DINAMICA DE ORGANIZACIÓN

• Identificar y clasificar las actividades que se tienen Identificar y clasificar las actividades que se tienen que realizar en la empresa.que realizar en la empresa.

• Agrupamos estas actividades.Agrupamos estas actividades.• A cada grupo de actividades le asignamos un director A cada grupo de actividades le asignamos un director

con autoridad para supervisar y tomar decisiones.con autoridad para supervisar y tomar decisiones.• Coordinamos vertical y horizontalmente la estructura Coordinamos vertical y horizontalmente la estructura

resultante.resultante.

Una buena organización empresarial depende de procesos y procedimientos que unidos logran los objetivos que se desean alcanzar dentro de una empresa. Para una excelente formación de una estructura de organización se deben seguir los siguientes pasos :

CRECIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN CRECIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN

La mayoría de las organizaciones de manera natural quieren y La mayoría de las organizaciones de manera natural quieren y necesitan crecer y desarrollarse. Sin embargo, no todas tienen la necesitan crecer y desarrollarse. Sin embargo, no todas tienen la facilidad para lograr permanecer y trascender las fronteras del facilidad para lograr permanecer y trascender las fronteras del tiempo debido a la intensa competencia que existe en el mercado, tiempo debido a la intensa competencia que existe en el mercado, al impacto de los aspectos políticos, económicos y sociales o la al impacto de los aspectos políticos, económicos y sociales o la deficiente estrategia y visión que se tiene internamente en la propia deficiente estrategia y visión que se tiene internamente en la propia organización.organización.Por supuesto, para lograr tener una expectativa de vida mayor, las Por supuesto, para lograr tener una expectativa de vida mayor, las organizaciones deben preocuparse por atender de manera organizaciones deben preocuparse por atender de manera permanente los dos temas principales con los que puede medir su permanente los dos temas principales con los que puede medir su desempeño y su nivel de competitividad son:desempeño y su nivel de competitividad son:•1.1. Su crecimiento organizacional Su crecimiento organizacional •2.2. Su desarrollo organizacionalSu desarrollo organizacional..

• El Crecimiento tiene que ver con datos cuantitativos como el nivel de ventas, el nivel de utilidades, el nivel de rentabilidad, la participación de mercado, el nivel de desarrollo de productos, el nivel de satisfacción de los clientes, el nivel de satisfacción de los colaboradores, el nivel de satisfacción de los proveedores, la cantidad de horas de capacitación, el cumplimiento con normas nacionales o internacionales, y demás indicadores que miden el desempeño de los procesos, de las áreas y de la organización en general.

• El Desarrollo tiene que ver con datos cualitativos, como la visión estratégica, la cultura organizacional, la filosofía, los valores, el trabajo en equipo, la comunicación, los conocimientos, el aprendizaje, la experiencia, la toma de decisiones, la flexibilidad, la tolerancia, la energía, y demás aspectos que no son visibles a simple vista

CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓNCENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN

• CentralizaciónCentralización

La centralización administrativa es cuando los órganos se agrupan La centralización administrativa es cuando los órganos se agrupan colocándose unos respecto a otros en una situación de colocándose unos respecto a otros en una situación de dependencia tal que entre todos ellos existe un vínculo que, dependencia tal que entre todos ellos existe un vínculo que, partiendo del órgano situado en el más alto grado de ese orden , partiendo del órgano situado en el más alto grado de ese orden , los vaya ligando hasta el órgano de ínfima categoría, a través de los vaya ligando hasta el órgano de ínfima categoría, a través de diversos grados en los que existen ciertas facultades.diversos grados en los que existen ciertas facultades.

• Las ventajas de la centralización:Las ventajas de la centralización:

• • Las decisiones son tomadas por administradores que poseen una Las decisiones son tomadas por administradores que poseen una visión global de la empresa.visión global de la empresa.

• • Quienes toman decisiones están mejor entrenados que quienes Quienes toman decisiones están mejor entrenados que quienes están en los niveles más bajos.están en los niveles más bajos.

• • Elimina la duplicación de esfuerzos y reduce los costos Elimina la duplicación de esfuerzos y reduce los costos operacionales de la descentralización.operacionales de la descentralización.

• • Ciertas funciones logran una mayor especialización y aumento de Ciertas funciones logran una mayor especialización y aumento de habilidades.habilidades.

DescentralizaciónDescentralización Consiste en confiar la realización de algunas actividades administrativas a órganos que guardan con la administración central una relación que no es la de jerarquía, en esta los funcionarios y empleados que lo integran gozan de una autonomía orgánica y no están sujetos a los poderes jerárquicosventajas de la descentralización• Los jefes están más cerca del punto donde deben tomarse las decisiones. Disminuye los atrasos causados por consultas.• Permite aumentar la eficiencia aprovechando tiempo y aptitud de funcionarios.• Permite mejorar la calidad de las decisiones aliviando a jefes del exceso de trabajo decisorio.• La cantidad de papel debido al trámite de documentación del personal de las oficinas centrales puede reducirse.• Los gastos de coordinación pueden ser reducidos debido a la mayor autonomía para tomar decisiones.

GRACIASGRACIAS