Tú y yo: necesidades diferentesDepartamento de Eventos

Hotel Congreso

Organización de eventosPara la organización de cualquier tipo de evento debe establecerse un equipo de trabajo, en este caso concreto enfocado a la organización de congresos.

Estos pasos deben estar coordinados para conseguir un objetivo común en un determinado

tiempo.

Plantilla de eventosDebido al volumen de salas del establecimiento y la especialización del mismo en congresos estarán implicados todos los departamentos del propio hotel.  

Personal propioCoordinador y asistente de eventosEncargados de organizar, dirigir, proveer y supervisar todos los servicios y acciones para el perfecto desarrollo del evento.

Personal propioRecepción de eventosAtención a los asistentes, entrega de acreditaciones, informa sobre el evento, control de asistencias, faltas e incidencias.

Personal staffComercial de ventasEncargado de realizar las ofertas y promoción de eventos, material, invitaciones, acreditaciones, publicidad, logos, mailing, prensa, web, merchandaising, etc.

Personal staffReservasEncargado de las reservas, paquetes y condiciones de las habitaciones del personal que asiste al evento.

Personal staffRestauraciónEncargados del servicio requerido, si se precisa, según el evento, cooffe break, aperitivo, cena, comida, etc.

Personal staffPisosLimpieza general de las instalaciones y cuando se precise guardarropa.

Personal staffMantenimientoMontado y desmontado de mobiliario, iluminación, etc. verifican el buen estado de las instalaciones y adecuación de los servicios requeridos.

Personal staffOficina de rent a carAlquiler de coches, minibus, traslados y desplazamientos.

Personal externoServicios externos, personal altamente especializado en cada área, previsto ya

previamente, con implicación y capacidad de respuesta a las necesidades del servicio.

Personal externoAzafatasTraductoresAsistentes personales

Personal externo

AparcacochesChóferSeguridad

Personal externoGuía turísticoMúsica en vivoMonitor de actividades de ocio y deportivas fitness, pádel, natación. 

Organigrama 

DIRECTOR HOTEL

COORDINADOR DE EVENTOS

PERSONAL PROPIO

PERSONAL STAFF

RECEPCION DE EVENTOS

PERSONAL EXTERNO

RESERVASPISOS

MANTENIMIENTORESTAURACION

MARKETING Y VENTASRENT A CAR

ASISTENTE DE EVENTOS

AZAFATASTRADUCTORES

GUARDACOCHESSEGURIDAD

MUSICAOCIO

GUIAS Y MONITORESEMPRESA DE SERVICIOS

INTEGRALES

Diapositiva 1A la hora de organizar un evento se precisa determinar los objetivos previstos y las acciones necesarias para conseguirlos, analizar la capacidad de actuación de los grupos y las funciones a delegar, definir personal propio, staff y externo que se precise, servicios e instalaciones necesarios.Diapositiva 2La primera acción a realizar es crear el equipo encargado de planificar las diferentes tareas y organizar los grupos, el personal especializado en organizar eventos, el personal staff del propio hotel que presta sus servicios durante el evento y el personal externo que precisemos contratar.Diapositiva 3El coordinador de eventos es el cabeza de grupo, al cual se le informa acerca de los asuntos relacionados con las funciones a realizar y los materiales y servicios necesarios, todos los empleados que trabajan en este equipo se apoyan mutuamente y son responsables de coordinar y comunicarse entre ellos para el objetivo final.Diapositiva 4Fijar el personal staff del propio hotel implicados en la organización y si se precisa la contratación de personal externo al hotel.Diapositiva 5El personal dedicado a la organización de eventos debe reunir unas cualidades y conocimientos específicos para desarrollar este trabajo, la fundamental es saber trabajar en equipo.Diapositiva 6Lo primero que se encuentran los asistentes es al personal de recepción de eventos que les dan las indicaciones concretas del programa.Diapositiva 7Promocionar los servicios e instalaciones, ofertar paquetes personalizados, presentación web, publicidad en medios, visitas y captación de clientes.Diapositiva 8Acomodar a los asistentes en las habitaciones, según las condiciones contratadas.Diapositiva 9Disponer los servicios contratados, proveer el personal necesario en salones o comidas solicitadas de antemano, puede darse el caso de contratar personal externo cuando se necesite refuerzo en plantilla.Diapositiva 10Limpieza y cuidado, residuos, gestión de guardarropa y objetos perdidos.Diapositiva 11Sillas, mesas, micrófonos, pantallas de audiovisuales, buen funcionamiento de luces, fontanería, wifi, resolución de averías, antes, durante y después del evento.Diapositiva 12Previa disposición de vehículos para desplazamientos, turismo, minibús, con o sin chófer.Diapositiva 13Todos los servicios que no pueda cubrir el personal propio serán externalizados, bien de apoyo a las mismas funciones ya mencionadas o para otras diferentes.Diapositiva 14Inclusive si precisamos más personal de limpieza o mantenimiento que el que el hotel dispone, debido al volumen de asistentes al evento, se debe tener en cuenta mantener relación con una empresa externa de servicios integrales que nos dé rápida respuesta en estos casos concretos.Diapositiva 15Este tipo de empresas de servicios integrales también poseen este personal, vigilantes, control y seguridad.Diapositiva 16Actividades de ocio y esparcimiento, excursiones, viajes de incentivos, estancias team Building.Diapositiva 17El organigrama muestra el plan del personal para la realización de eventos. Cada tipo de evento requerirá de diferente personal, previamente hay que definir lo que tenemos en el propio hotel y lo que necesitamos cubrir con personal externo, puede que todo el personal implicado trabaje para el propio hotel, pero se debe evaluar si se dispone de una plantilla lo suficientemente amplia, o si quizá se necesite reforzarla en momentos puntuales, esto dependerá de la envergadura del evento. Para ello hay que disponer de un grupo de proveedores externos de calidad y de confianza. No debemos olvidar que hay que tomar las medidas adecuadas para los asistentes con minusvalías o condiciones especiales. También hay que tener en cuenta la seguridad, sobre todo si se trata de un congreso internacional o cuando se espera la asistencia de personalidades.

Hotel Meeting

Organización de eventosEl establecimiento cuenta con una sala y dos

terrazas, en las que se pueden celebrar reuniones de empresa o celebraciones.

Plantilla de eventosAl ser un pequeño establecimiento, para la realización de eventos en su mayor parte se

externalizarían los servicios. 

Personal staffEl personal de marketing y ventas hace las

veces de coordinador de eventos.

Personal staffEl personal de recepción, se encarga de las labores propias de su departamento y la

recepción del personal asistente al evento..

Personal staffPisos; limpieza de las instalaciones.Mantenimiento; montaje, desmontaje.

Personal staffRestauración; servicio de comidas y bebidas.

Servicio de traslados

Personal externoPersonal de apoyo al propio del hotel

Azafatas, camareros, cocineros, limpiadores, montadores.