Consultas en Access

REALIZADO POR: Marcos Anthony León Ruiz

BAZÁN GARCÍA LEYLA PAOLA.

¿Qué son las consultas?Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas  para conseguir información detallada de una base de datos. Al  crear  una  consulta  enAccess 2010, defines  condiciones específicas de búsqueda para encontrar, exactamente, la información que deseas.

¿Cómo se utilizan las consultas?Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que puedes usar para encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes acceder a información de múltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en la tabla de clientes para encontrar la dirección de uno de ellos o un filtro en la tabla vehículos para ver cuál es el carro que corresponde a determinado cliente. Debes tener en cuenta que una consulta bien diseñada te puede dar información que no podrías averiguar examinado cada uno de los registros de la tabla de datos.

La vista de diseño en las consultasAhora vamos a modificar la consulta desde la vista de diseño. Hemos visto la potencia de  las  consultas  creadas  por  el  asistente,  pero  puede  que  ni  siquiera  esto  sea bastante para nuestras necesidades.

Ya  te  habrás  dado  cuenta  de  que  en  este  tipo  de  consulta  muestra  un  volcado completo de toda la tabla en la que se basa la consulta.

 

Es posible que no nos  interese  toda  la  información que contenga  toda  la  tabla  sino que preferiríamos limitar los registros a los de cierto cliente, por ejemplo.

Vamos a ver como conseguimos esto ultimo mientras aprendemos a usar la vista de diseño..

Partimos desde la opción "consultas" en la ventana de "Base de datos".

En esta ventana, tras seleccionar la consulta que acabamos de crear con el asistente de consultas, pulsamos la opción "Vista de diseño".Y aquí tenemos la ventana de diseño para nuestra consulta

RECOMENDACIONES•Define bien las tablas y sus relaciones .Los desarrolladores conocen lo importante que es tener un buen modelo de datos en su aplicación. Y en Access, eso se convierte en la pantalla de Relaciones (dentro del menú Herramientas):

Evita el códigoSí, se puede programar en Access usando Visual Basic como si fuera un entorno de programación “tradicional”. Pero seguro que al menos el 90% de las funciones de tu aplicación las puedes realizar definiendo tablas, consultas, formularios, etc. Evita en lo posible introducir código Visual Basic en tu base de datos; puede ser difícil de entender, su mantenimiento es complicado (sobre todo porque puede estar disperso en diferentes objetos de la base de datos), y es una posible fuente de problemas a la hora de manejar diferentes versiones de Access

Usa consultas en vez de campos calculadosEs  muy  probable  que  ese campo calculado que  necesitas  en  un  determinado formulario te sea también útil en otro formulario, en un informe,… Es más práctico que definas una consulta y añadas, además de los campos de la tabla, ese tipo de campos calculados; después, basa  tu  formulario o  informe en  la consulta, en vez de hacerlo directamente sobre la tabla.

Reutiliza los objetosNo  definas  un  nuevo  objeto  (formulario,  informe,  consulta,…)  para  cada  necesidad que  tengas.  Piensa  si  puedes reutilizar alguno  de  los  que  ya  existen,  por  ejemplo añadiéndole nuevos campos. O utilizando uno general y aplicando filtros.

Haz copias de seguridad. A menudo.Ya  sabemos  que  Microsoft  Access  no  es  un  sistema  pensado  para  ser especialmente robusto;  no  olvidemos  que  todo  (datos,  interfaces,  etc.)  está almacenado  normalmente  en un único fichero.  Y  si  hay  algún  problema  con  ese fichero (y tarde o temprano los hay), podemos fácilmente perder toda la información que tenemos.

Hacer una copia de un único fichero es sencillo. Hazlo frecuentemente con tu fichero Access.

 

ResumenEn Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del origen de la consulta,  por  eso  las denominamos consultas de resumen,  también  se  conocen  como  consultas sumarias.

Es  importante  entender  que  las  filas  del  resultado  de  una  consulta  de resumen  tienen  una naturaleza distinta a  las  filas  de  las  demás  tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen.

En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen  de  las  filas  del  origen  de  la  consulta,  por  eso  las  denominamos consultas de resumen, también se conocen como consultas sumarias 

ConclusiónMicrosoft  Access  es  una  herramienta  de  fácil   manejo  para  la  manipulación  y creación  de  base  de  datos  ajustadas  a  microempresas,  se  encuentra  incluida dentro  del  paquete  de  Microsoft  office  es  una  herramienta  a  la  cual  cualquier persona sin mucho conocimiento de bases de datos, puede utilizarla con el fin de crear una simple plantilla o dos tablas relacionadas.      

REALIZADO POR: Marcos Anthony León Ruiz