Dokumentationspraktik���vid Krishantering

Jonas Landgren Göteborgs Universitet

Institutionen för Tillämpad IT

Crisis Response Lab Institutionen för Tillämpad IT

Göteborgs Universitet

http://crisisresponselab.blogspot.com

http://jonaslandgren.blogspot.com

•  Dokumentation? •  Problematik

•  Diskussion mot bakgrund av händelser

•  Uppsummering och slutsatser

DOKUMENTATION?

Studera hur krishanteringsaktörer dokumenterar vid större insatser och kriser. Fältstudier och intervjuer vid:

Magsjukeutbrott, Lilla Edet Bränder i stormarknader, Södertälje���EU-veckorna, Göteborg Brand g:a TV-huset, Göteborg Stoppa Matchen, Malmö Snöoväder, Västra Götaland Skogsbrand Oxsjön, Göteborg Bomhot centrala Göteborg  

Spontana reflektioner om dokumentation

•  ”Ledsen, vi fick nästan inget dokumenterat”. I detta fallet avses inskrivet i LUPP. Pappersåtervinningen var fylld med anteckningspapper. ���- Stabschef Räddningstjänst

•  ”Vi hann inte med att dokumentera under natten, vi hade alla whiteboards täckta”. –  Stabschef Räddningstjänst i samband med omfattande bränder.

•  ”Vid svininfluensan dokumenterade vi grymt mycket i WIS. ���Men den som skall utvärdera oss vill göra intervjuer istället.” –  Länsstyrelse���

•  ”Vi har sparat all e-post och protokoll i vårt diariesystem. Våra egna dagböcker hanterar vi själva. ” –  Kommun

Vad är dokumentation?

•  Berättelser •  Pappersanteckningar •  Automatiska loggar •  Whiteboardskisser •  Digitala anteckningar •  Personliga loggböcker •  Noteringar i WIS •  Bilder

•  Rapporter •  Utvärderingar

Vad består dokumentation av?

•  Kontaktuppgifter •  Situationsbeskrivningar

•  Överenskommelser

•  Organisation och resurser

Varför dokumentera?

För att följa en händelseutveckling – Passivt, distanserad

– Söka information, beskriva skeendet

För att leda en händelseutveckling – Aktivt, närhet

– Agera, skapa mening i skeendet

För vem skapas dokumentation?

•  För individen, personliga dagbok/logg •  För rollen att underlätta överlämning •  För organisationen att säkra kvalité

•  För att uppfylla lagkrav •  För att uppfylla överenskommelser •  För att underlätta samverkan med annan

organisation.

Varför skapas dokumentation?

Dokumentera för att skapa spårbarhet - WIS, LUPP, Diarie, Insatsrapportering

Dokumentera för att förstå situationen

Beroende på händelse ���kommer olika verktyg i fokus.

Vid:

•  masskommunikation med externa parter eller med allmänhet tenderar effektiv epost-hantering och diarie vara av vikt.

•  samverkan med högre nivåer i krishanteringssystemet tenderar effektiv användning av WIS vara av vikt.

•  koordinering med lokala aktörer tenderar effektiv användning av mobiltelefoni vara av vikt.

•  internbelastning för den egna organisationen tenderar effektiv whiteboardhantering vara av vikt.

UTMANINGAR

Förmåga och systemstöd

Det råder ingen brist på information vid hantering av olyckor och kriser. Bristerna återfinns i förmågan att dra nytta av informationen.

Mängden stödsystem för lägesinformation ökar i snabbare takt än kompetensen att använda sådana system.

Ostrukturerad information

I verksamheten produceras en stor mängd meningsfull information som ur ett IS-perspektiv är ostrukturerad och svårhanterlig.

I systemstöden hanteras en stor mängd information som ur ett verksamhets-perspektiv saknar struktur och är svårhanterlig.

Mängden dokumentation som hanteras utanför de formella stödsystemen för insats och krisdokumentation är större än vad som hanteras i sådana system.

En stor mängd information som hanteras vid insatser och kriser har en kort eller mycket kort livslängd.

En stor mängd information hanteras i icke-digitala format.

Detta är en utgångspunkt och inte en negativ faktor vid design av IT-baserade stödsystem.

En utmaning är att transformera icke-digital informationsobjekt till digitala sociala objekt.

En sådan transformering behöver ske utan att aktörerna belastas av administrativa uppgifter.

Dokumentera i LUPP!

Prioritet kontra Intresse

Prioriteten att under en pågående händelse hantera information för att i efterhand ha tillgång till dokumentation måste ställas i relationen till intresset att i efterhand dra nytta av sådan dokumentation.

Saknas intresse för insatsanalys eller förbättringsarbete avseende individernas eller organisationens insats så riskerar hantering av dokumentation endast bli en symbolhandling.

För att öka möjligheten till professionell användning av dokumentation krävs förbättrade mekanismer för :

A. Transformering av icke-digital information

B. Strukturering och Visualisering för sociala sammanhang

C. Säkerställa reflektion kring insatsarbete

Diskussion mot ���bakgrund av händelser

SKOGSBRAND

SMITTA STORM

Förvarning med långsam utveckling

Fotbollsmatcher  Demonstra0oner  Väderhändelser  

Oförberedd händelse ���med hastig utveckling

?  

?  

?  

Storskaliga  olyckor  Bombhot  

Specifika  aspekter  vid  Väderhändelser  

Kapacitetsuppbyggnad och ���uthållighet över tid

Smi>relaterade  händelser  Skogsbränder  Översvämningar  

1. Skapa ett material i syfte att förstå vad organisationen står inför.

2. Skapa ett material i syfte att underlätta överlämning och spårbarhet

Kommunalkrishantering

Mobiltelefon E-post

Pappersanteckningar

Telefonmötesprotokoll

Personliga dagboksloggar

Telefonkonferenser & Protokoll���Kommunalaktör

Telefonmöte med���uppföljning av beslutade aktiviteter

Protokollet från mötet blir tillgängligt

Telefonmöte med utredningsgruppen

Planering

Genomförande Uppföljning

Telefonkonferenser och Protokoll

Alla  aktörer  skriver  egna  protokoll.  

Protokollet  skrivs  under  mötet.  

Protokollet  är  0llgängligt  mycket  kort  0d  eEer  mötet.    

Protokollet  är  synligt  för  deltagarna  under  mötet.  

En  aktör  skriver  protokoll.  

Protokollet  skrivs  eEer  mötet  baserat  på  minnesanteckningar.  

Protokollet  är  0llgängligt  långt  senare  eEer  mötet.  

Protokollet  är  inte  synligt  för  deltagarna  under  mötet.  

Protokollet  samproduceras  av  alla  deltagare  under  mötet.  

Stabsarbete

•  Verbal rapportering •  Visualiseringar

•  Samtal

Begränsad förekomst av tangentbords-baserad dokumentation.

UPPSUMMERING OCH SLUTSATSER

Dokumentation ���- En frågan om perspektiv

Perspektiv:

-  Arkivera/lagra Spårbarhet

-  Visualisera/designa Agerbarhet

De två perspektiven har olika konsekvenser avseende systemstöd, informationens livslängd, format, användbarhet och målgrupp.

Centrala aspekter

•  Formell eller informell •  Beständig eller flyktig

•  Retrospektiv eller prospektiv

•  Spårbarhet och meningsskapande

•  Räckvidd och detaljrikedom

•  Situerad och rollbaserad

Dokumentera i stunden Dokumentera i efterhand

Dokumentera vad som hänt

Dokumentera vad som kommer hända���

Sammanfattning

•  Krishanteringsaktörerna behöver fundera igenom varför och hur de dokumenterar.

•  Systemutvecklare behöver ha större insikter kring dokumentationspraktik.

•  Utbildningar i systemstöden Lupp och WIS behöver ta hänsyn till en heterogen dokumentationspraktik.

Vetenskapliga publikationer

Stöd till MSB-aktiviteter���- RIB-utv���- Utbildning - IM Nato/Pfp

Lärande och utveckling i lokala organisationer.

DHS-intresse  

Produkt  

Nyttiggörande av forskningsresultat

http://jonaslandgren.blogspot.com