Hanne Schou Rode Intranet Best Practice 2010

®

Det værdiskabende intranet

- inspireret af worst failures og best practices

© Impact Consult ApS, Sept. 2010 - www.impactconsult.dk

Intranet – til videndeling og samarbejde

Best practice 2010

Seminar VidenDanmark 29. sept. 2010

Hanne Schou-Rode

Impact Consult ApS

®

Hanne Schou-Rode

© Impact Consult ApS, Sept. 2010 - www.impactconsult.dk 2

Teknologi

Organisation

Fra vision til resultat

NMD Care

http://www.novozymes.com/da

http://www.ku.dk/

®



1. Best practice – nogle eksempler

2. Barrierer & fejltagelser

3. Udvikling & trends

4. Anbefalinger

®



Intranettets lederskab

Lederskab via intranettet

®

Refleksion


Hvordan vurderer I jeres virksomheds intranet ?

Godt/nyttigt

Halvgodt

Dårligt

?

®


1. Best practice - nogle eksempler


®


Begrundelse, 2005

• Placering af debatforum på midten

af forsiden

• Dialog imellem medarbejderne og

med topledelsen (”den varme stol”)

Status og fokusområder 2010+

• Wikis

• Videos (økonomiske analyser,

kundetilfredshedsanalyser,

direktionsudtalelser)

• Oprydning og reducering af

indholdet (forsidehistorier: 15 -> 5)

Danmarks bedste intranet

Anno 2005: Jyske Bank

Kilde: IntraTeam

http://www.intrateam.dk/Files/Billeder/Nyhedsbrev/050524/JyskeBankForside.jpg

®


Begrundelse, 2006

• Ledelsesopbakning

• Nyhedsformidling inkl. brug af

billeder og video, workflow

• Strategiske artikler

• Gode svartider


Anno 2006: TDC

Kilde: IntraTeam

®



Anno 2007: SimCorp (SimLink)

Begrundelse, 2007

• Én indgang til alle programmer

• Den centrale platform for viden og

information

• Starter på egen afdelingsforside

• Opdateret indhold (smiley-ordning)

Kilde: IntraTeam

http://www.intrateam.dk/Files/Billeder/Event2006/_Event2007/Screendump af vinderen/950/7-General-hompage.jpg

®


Begrundelse, 2008


• Nyheder

• Integration

• Produktivitet

• Samarbejde og videndeling

Platform: MOSS2007

Status & fokusområder 2010+

• Kvalificering, stabilisering

• Governance

• Effektivisering og optimering

• Målrettet kommunikation

• Sociale medier


Anno 2008: Novo Nordisk (GlobeShare)

Kilde: IntraTeam

Kilde: Novo Nordisk A/S

http://www.intrateam.dk/Files/Billeder/Event2006/_Event2008/IntranetPrisen2008/Novos-forside-950.gif

®


Begrundelse, 2009


• Brugervenlighed

• Struktur (rollepersonalisering)

• Integration til andre systemer

• Statistik benyttes aktivt

• Kommunikationspolitik

• RSS til nyheder fra Ritzau

Platform: MOSS2007

Status & fokusområder 2010+

• Opgradering til MS SharePoint

2010


Anno 2009: Udenrigsministeriet (#2 i 2008)

Kilde: IntraTeam

®


Begrundelse, 2010


• Struktur

• Indhold

• Søgning

• Navigation

Platform: MOSS2007


Anno 2010: Chr. Hansen (C-net)

Kilde: IntraTeam

http://my.intrateam.dk/files/screendumps/ChrHansenForside.png

®


• Personaliseret forside

• Samarbejde på projekter

• Kompetencedatabase - udbygget ”Find

People”-funktion

Platform: MOSS 2007 og WSS.

Et af verdens bedste intranet

Anno 2009: COWI

Kilde: Jakob Nielsen, 2009

http://my.intrateam.dk/files/intrateam/Diverse/COWI_29_home_nov-950.png

®Sociale medier i Novo Nordisk

Anno 2010


Kilde: Novo Nordisk A/S,

gengivet med deres tilladelse, sept. 2010

http://blogs.novonordisk.com/graduates/2010/04/28/novo-nordisk-graduates-and-svp-interviewed/

®


Verdens bedste intranet

Anno 2010 (3 eksempler ud af 10)

Kilde: Nielsen Norman Group, Jakob Nielsen: Ten best intranets of 2010

http://www.useit.com/alertbox/intranet_design.html


®

Firma Udvikling, mål Brugerbehov Populær

funktionalitet

Udviklingsplaner

Scana Corp.

The Edge

Komm. tool -> kritisk

arbejdsplads, der

kombinerer information,

applikationer & tools

Individuel tilretning

& personalisering

1. Søgefunktioner

(”People Search” &

indholdssøgning)

Individuel tilretning af

information & intranet

home page

Enbridge

eLink

Et moderne intranet med

effektiv integration & flow af

information på tværs af

virksomhedens 6 business

units, ”a sense of

community”.

Mobilitet (eLink lite)

Opdateret struktur

& indhold

1. ”People Search”

2. ”Application Link

Service”

3. ”News section”

(ikke oplyst)

JPL

(Jet

Propulsion

Laboratory)

JPL Space

Hurtig og nem adgang til

informationer &

applikationer.

Hastighed &

enkelhed.

Individuel tilretning

& personalisering

1. ”Quick find feature”

(ét stærkt,

konsolideret

søgetool)

Mobilitet (iPhone

app’s)



Anno 2010 (3 eksempler ud af 10): Karakteristika

Kilde: Nielsen Norman Group, Jakob Nielsen: Ten best intranets of 2010



®


2. Barrierer & fejltagelser


®

Forhindringer og barrierer


Kilde: Jane McConnell: http://www.slideshare.net/NetStrategyJMC/making-intranet-

governance-business-as-usual-3181459

http://www.slideshare.net/NetStrategyJMC/making-intranet-governance-business-as-usual-3181459













®

Primære hindringer/udfordringer

• Manglende ejerskab hos/forankring hos top-ledelsen

• Manglende/mangelfuld intranetstrategi & alignment med forretningsstrategien

• Uklar intranet mission og rolle

• Udefineret mandat for intranet-teamet

• Uklare roller og processer

• Irrelevant information (forældet, duplikeret etc.)

• Manglende videndeling-praksis

• Silo-arbejde


®Primære hindringer/udfordringer

Gruppering

• Manglende ejerskab / forankring hos top-ledelsen

• Manglende/mangelfuld intranetstrategi & alignment med forretningsstrategien

• Uklar intranet mission og rolle

• Udefineret mandat for intranet-teamet

• Uklare roller og processer

• Irrelevant information (forældet, duplikeret etc.)

• Manglende videndeling-praksis

• Silo-arbejde


Governance

Strategi

Kultur, organisation

®


3. Udvikling & trends


®Towards Knowledge Leadership

Macrotrends

# Business parameter Industrial era Information era Knowledge era

1 Technology focus Data Information Knowledge/insight

2 Markets Compliance Cooperation Collaboration

3 Partnership Subversion Synergetic Symbiotic

4 Values Hard Soft Blended

5 Transparency Closed Open Relevant

6 Time Wider Longer Future

7 Governance Exclusive Inclusive Strategic

8 Measures Output Outcome Impact

9 Reporting Control Balance Learn

10 Deliveries Product Solution Innovation

11 Leadership Administrate Facilitate Cultivate

Kilde: Evolved by Hanne Schou-Rode & Charlotte R. Winther, Novo Nordisk , in collaboration with Debra M. Amidon, Entovation 100, and based on idea and input from Cannibals with Forks by John Elkington (1997)

22© Impact Consult ApS, Sept. 2010 - www.impactconsult.dk

®


Intranet trends

Udvikling

• Intranet

• Kommunikation

• Information

• Top-down

• Afsenderfokus

• Fælles

• Statisk

• Historisk, datid

• ”Push”

• Passiv

• Ledelse & kontrol

• Front-door portal

• Tools & applikationer

• Arbejde & samarbejde

• Bottom-up & middle-up/down

• Modtager-/brugerfokus

• Individuelt, personaliseret

• Mobilt, globalt

• Real-time

• ”Pull”

• Aktiv

• Governance, ansvar,

gennemsigtighed

Fra Til

®


Indhold

• Firmaviden, nyheder & HR-information

• Employee directory, tlf. bog, People Search, who-is-who

• Ledelseskommunikation

• Brugergenereret indhold

• Individuelle profilsider

Funktionalitet• Søgning

• Samarbejdsfora, workflows

• Links, applikationer

• Sociale medier/redskaber

• Multimedie, video

• Segmentering , personalisering & teamfokus

Teknik• Workplace web”

• ’Front-door’

• Mobilitet & tilgængelighed

• Integration

Ledelse

• Strategi

• Governance

• ROI

• Ressourcer

• Statistik, metrics

• Brug af web 2.0 teknologi

• Real-time

• MS SharePoint 2007/2010

• Personalisering, customisering

• Multi-navigation

Arbejdsplads

• Decentraliseret

• Virtuel

• Global

• Teamorienteret

Intranet status & udvikling

Karakteristika

®

Hvad er best practice?


Hvad er intranettets primære funktion

i din organisation ?

1. Information

2. Kommunikation

3. Videndeling & samarbejde

4. Tools, services, applikationer

5. Andet (hvad?)

®


Intranet trends

Udvikling

Kilde:Michael Fauscette: Observations, opinions and analysis of emerging topics of interest in software, software ecosystems and emerging software business models

®

Intranet udvikling 1/2


Kilde: Nova Spivack, www.mindingtheplanet.net

®


Kilde: Radar Networks & Nova Spivack

Intranet udvikling 2/2

®


4. Anbefalinger


®

Hvad er best practice?


Værdifuld kilde til inspiration

Ingen løsning/intet mål i sig selv

®

Hvad er verdens/Danmarks bedste intranet?


en utopi

Ingen absolut størrelse

®

Hvad er det bedste intranet?



En relativ størrelse

Det, der passer til den pågældende organisation

(kunder/stakeholders, dna, kontekst etc.)

®

’Eksekveringshuset’


Forretningsmæssigt grundlag:

• Kunder, stakeholders

• Behov

• Strategi

• Ambitioner, mål

• Produkter, services

• Forretningsmæssige resultat er

Governance

Strategi

Le

de

lse

, sty

rin

g

Anvendelig

hed

Adm

. &

økonom

i

Sik

ke

rhe

d &

kva

lite

t

®

Erfaringer, læring

Scana Corp. • Tæt samarbejde med IT-funktion

• Involvering af medarbejdere (inkl. usalibity tests & card sorting, pilot

gruppe)

• Pilotgruppe -> ambassadører (150 personer)

• Fokus på change mgmt. (bl.a. intern markedsføringskampagne)

• Løbende monitorering & analyse af søgedata

• Social media forudsætter komm. strategy & guidelines

• Start with your employees

Enbridge Inc. • Vigtigheden af governance (inkl. klarhed og ansvarlighed)

• Analyser, involver medarbejdere – ”a collaborative approach” -> ejerskab,

kvalitet & stolthed

JPL • Tæt samarbejde med IT-funktion



Anno 2010 (3 eksempler ud af 10): Erafinger & anbefalinger

®

35

Gover-nance

Stan-darder

Guide-lines

Politik-ker

Organi-sation &

proces

Commu-nities

Foran-drings-

ledelse......

E-learning

Uddan-nelse

Kom-munika-

tion

Monito-rering

Intranet governance

Vigtige elementer

© Impact Consult ApS, Sept. 2010 - www.impactconsult.dk

®

Sociale medier governance

Praksis


Kilde: http://socialmediagovernance.com/downloads/Social-Media-Policy-Analysis.pdf

Øvrige web 2.0 tools plus web 3.0….?

http://socialmediagovernance.com/downloads/Social-Media-Policy-Analysis.pdf







®

Sociale medier governance

Database

© Impact Consult ApS 37

htt

p://s

ocia

lme

dia

gove

rna

nce

.co

m/p

olic

ies.p

hp

http://socialmediagovernance.com/policies.php

®Intranettets lederskab –

lederskab via intranettet

Companies should prepare now for the day when Web 2.0 morphs into Web 3.0….

….be focusing on the fundamental aspects of the consumer’s online behavior – not just

the current best practices

Kilde: Managing beyond Web 2.0, Mc Kinsey & Company


The intranet should continually be one step ahead of the organization, helping

lead staff and management towards new ways of working. The intranet is a

process, not a one-time project.Kilde: Jane McConnell, NetStrategy/JMC, author of the annual Global Intranet Trends report

It’s not relevant where your competitors are today,

your concern is where they are headingDebra M. Amidon, CEO & Founder, Entovation International

®

Vision & strategy

Technology &

processesOrganisation &

competencies

Intranet best practice 2010


39© Impact Consult ApS, Sept. 2010 - www.impactconsult.dk

®

Afslutning

• Kommentarer

• Refleksioner

• Input, forslag, spørgsmål etc. er meget velkomne


Hanne Schou-Rode

Managing Director

[email protected]

+45 4215 4000

Impact Consult ApSwww.impactconsult.dk

®

Tak

mailto:[email protected]

®

Hanne Schou-Rode


Ejer af og direktør for Impact Consult ApS (stiftet maj 2008), der leverer rådgivning og implementeringsassistance

inden for forretningskritiske områder, der bl.a. omfatter:

• forretningsanalyse & planlægning

• it og intranet strategi & governance, inkl. webportaler og sociale medier

• videnstrategi, videnledelse og social kapital

• human resources og organisationsdesign & -udvikling

• procesoptimering og forandringsledelse

Mag. Art. med mere end 25 års erfaring fra international forretningsverden – bl.a. som leder i Novo Gruppen. Blandt

ansvarsområderne kan nævnes:

• Strategi, forretningsplaner og performance mgmt.

• HR-data, -systemer og –processer, globalt

• IT strategi, governance og ledelse (korporat it-komité, StC’s, PMO)

• Intranet – Novo Nordisk’s globale intranet strategi og udvikling & implementering af nyt globaletintranet

’GlobeShare’ (baseret på SharePoint 2007), der i 2008 blev kåret som Danmarks bedste intranet

• Corporate Social Responsibility: som højre hånd for EVP Lise Kingo, Novo Nordisk, i 8 år med til at opbygge

virksomhedens CSR praksis og profil samt ansvarlig for CSR data, -systemer og -revision

Professionelt bestyrelsesmedlem og medlem af ENTOVATION® International – ’the hub of a world-wide network of

experts in the new methods of Knowledge Innovation®’.

Teknologi

Organisation

Education

Hanne Schou Rode Intranet Best Practice 2010