Contenido: Administración: Definición, naturaleza y propósito

de la administración Algunos planteamientos del pensamiento administrativo Funciones de los administradores

Planeación: Tipos de planes Pasos y objetivos de la planeación Estrategias, políticas y proceso de la planeación

estratégica Toma de decisiones:

Importancia y limitaciones del proceso de toma de decisiones

Evaluación de alternativas de decisión

Definición, naturaleza y propósito de la administración

Administración: DefiniciónEs el proceso de:

planear,organizar,dirigir ycontrolar

los esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas

El proceso administrativoEl proceso administrativo consiste básicamente en

una serie de actividades relacionadas conducentes a alcanzar los objetivos organizacionales

El proceso administrativo El proceso administrativo tiene cuatro elementos

básicos:

1. Alcance de objetivos2. Por medio de personas3. Mediante técnicas4. En una organización

Funciones de la administraciónPlaneación

Organización

Integración de personal

Dirección

Control

Funciones de la administraciónPlaneación:Implica determinar misiones y objetivosDeterminar las acciones necesarias para alcanzar los

objetivosRequiere la toma de decisiones

Funciones de la administraciónOrganización:Supone el establecimiento de una estructura de los

papeles que cada persona debe desempeñarSe asignan las tareas necesarias a las personas idóneas

para el cumplimiento de los objetivos y metas

Funciones de la administraciónIntegración de personal:Implica identificar los requerimientos de los puestos

de trabajoReclutar y seleccionar las personas idóneasEvaluar, compensar y capacitar al personal

Funciones de la administraciónDirección:Se refiere a ejercer influencia sobre los individuos

para que colaboren en el logro de las metas organizacionales

Implica liderazgo, autoridad, poder, motivación, comunicación

Funciones de la administraciónControl:Consiste en medir y corregir el desempeño individual

y organizacional para garantizar que se alcance lo planeado

Implica evaluar el desempeño de los individuos y de la empresa

Requiere medir productividad, desperdicio, variaciones presupuestarias, etc.

Funciones de la administración

Alt

oni

vel

Niv

elin

term

edio

Man

dos

infe

rior

es

Jerarquía organizacional

PlaneaciónOrganización

Dirección

Control

Habilidades administrativasHabilidad técnicaHabilidad humanaHabilidad de conceptualizaciónHabilidad de diseño

Habilidades administrativas

Altonivel

Nivelintermedio

Mandos inferioresJera

rquí

a or

gani

zaci

onal

Hab

ilid

ades

téc

ni c

asHabilidades

humanas

Habilidades deconceptuali-

zacióny diseño

Algunos planteamientos del pensamiento administrativoTaylor: padre de la administración científicaAplica el método científico para mejorar los métodos

de producciónSe basaba en el concepto del hombre económico

Algunos planteamientos del pensamiento administrativoFayol: padre de la teoría administrativa modernaDetermina funciones administrativas: técnicas,

financieras, comerciales, etc.Propone 14 principios de la administración: división

del trabajo, autoridad-responsabilidad, disciplina, unidad de mando, orden, equidad, etc.

Algunos planteamientos del pensamiento administrativoMcGregor: teoría X y teoría YTeoría X: al empleado ordinario le desagrada el

trabajo, es perezoso, tiene poca ambición y debe ser dirigido, obligado o amenazado con castigos para que dé un buen rendimiento

Teoría Y: la persona puede disfrutar del trabajo, adherirse a los objetivos organizacionales y buscar la responsabilidad

Teoría X Teoría Y

Las personas no gustan del trabajo y lo evitan

El trabajo puede ser fuente de satisfacción

Las personas deben ser controladas y amenazadas

Las personas pueden ejercer autocontrol y autodirección

El ser humano trata de evitar las responsabilidades

Las personas aceptan y asumen responsabilidades.

El ser humano medio tiene poca ambición.

El ser humano tiene imaginación, creatividad e ingenio

Las personas se preocupan principalmente de su propia seguridad.

Se puede conseguir una mayor utilización del potencial humano

Algunos planteamientos del pensamiento administrativoLikert: Sistemas de direcciónSistema 1: Sistema autoritario y fuerte: La cima de la

organización centraliza la toma de decisionesSistema 2: Sistema autoritario benévolo: Existe más

de confianza y comunicación, pero aun la interacción humana es poca y las decisiones centralizadas

Algunos planteamientos del pensamiento administrativoLikert: Sistemas de direcciónSistema 3: Sistema participativo consultivo: mayor

interacción a nivel personal y mayor apertura en la toma de decisiones,

Sistema 4: Sistema participativo de grupo: confianza completa, las personas sienten responsabilidades en todos los niveles de la organizaciones

Enfoque sistémico de proceso administrativoUn sistema es:

un conjunto de elementos dinámicamente relacionados

que desarrollan una actividad para alcanzar un objetivo

operando sobre insumos tomados del medio externo

Enfoque sistémico de proceso administrativo

La empresa se ve como un sistema:Un sistema abiertoUn sistema complejo (implica subsistemas)Un sistema dinámico

PlaneaciónImplica determinar misiones y objetivosDeterminar las acciones necesarias para alcanzar los

objetivosRequiere la toma de decisionesTiende el puente entre el punto donde se está y el

punto hacia donde se desea irPlaneación y control son inseparables

PlaneaciónImplementación

de los planes Control

Desviacióncon respectoa lo planeadoAcciones correctivas

Tipos de planesMisión

Objetivos y metas

Estrategia

Políticas

Procedimientos y reglas

Programas

Presupuestos

MisiónEn la misión se identifica la función o tarea básica de

una empresa o una parte de ellaEn todo sistema social, las empresas tienen una

función o tarea esencial que la sociedad les asigna

MisiónAlgunas veces la misión se sustenta en valores

corporativosLos valores constituyen la forma en que la empresa se

percibe a sí misma y a quienes la integran y rodeanLos valores dan forma a su filosofía

Objetivos y metasLos objetivos son los fines que se persiguen por

medio de una u otra actividadRepresentan el fin que se persigue mediante la

organización, la integración de personal, la dirección y el control

Las metas se diferencian porque son medibles o verificables objetivamente: responden a preguntas como: qué, cuánto, cuándo.

EstrategiasSe relacionan con la determinación de objetivos

básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para su cumplimiento

Es un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión

Es el patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a través del tiempo

PolíticasConsisten en enunciados o criterios generales que

orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones

Ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas

Vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta

Permiten delegar autoridad sin perder control

ProcedimientosPermiten establecer un método para el manejo de

actividades futurasConsisten en secuencias cronológicas de las acciones

requeridasSon guías de acción, no de pensamiento, en las que se

detalla la manera exacta en que debe realizarse algo

ReglasExponen acciones u omisiones específicas, no sujetas

a la discrecionalidad de las personasImplican una decisión administrativa en cuanto a la

obligada realización u omisión de una acciónLa diferencia entre las políticas y las reglas es que las

políticas orientan decisiones en las que se puede actuar a discreción, pero en las reglas no se permite la discrecionalidad

ProgramasSon un conjunto de metas, políticas, procedimientos,

reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesario para llevar a cabo un curso de acción dado

Generalmente se apoyan en presupuestos

PresupuestosEs una formulación de resultados expresados en

términos numéricosPuede expresarse en términos monetarios o de

unidades físicas (tiempo, unidades de producto, etc.)Es el instrumento de planeación fundamental de

muchas empresas

Metas

Planes estratégicos

Planes operacionalesPara actividadesno recurrentes

Planes de un solo uso

Programasy

Proyectos

Presu-pues-

tos

Planes permanentes

Políticas

Procedimientos

Reglas

Para actividadesrecurrentes

Pasos de la planeación1. Análisis situacional:

Ambiente interno:FortalezasDebilidades

Ambiente externo:OportunidadesAmenazas

Pasos de la planeación2. Establecimiento de objetivos y metas:

Responder a preguntas como:Dónde se quiere estar?Qué se desea hacer y cuándo?Etc.

Jerarquizar objetivos: plantear objetivos claveObjetivos por jerarquía organizacional: estratégicos,

operacionales, generales, individuales, etc.

Pasos de la planeación3. Desarrollo de premisas:Pronosticar condiciones internas y externas en que se

operará:Volumen de ventas? Precios? Productos? Adelantos

técnicos? Costos? Salarios? Políticas fiscales? Condiciones sociales? Etc.

Pasos de la planeación4. Identificación de cursos de acción alternativos:Es necesario identificar las mejores alternativas de

acciónExaminar sus ventajas y desventajas

Pasos de la planeación5. Evaluación de las alternativas:Evaluar los distintos cursos alternativos de acción a la

luz de las premisas establecidas (paso 3) y las metas que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la empresa (paso 1)

Pasos de la planeación6. Selección de un curso de acción:Se toma una decisiónSe elige el que se pueda considerar como el mejor

curso de acción

Pasos de la planeación7. Formulación de planes de apoyo:Se elaboran planes derivados en apoyo al plan básicoPor ejemplo: plan de compra de equipo, plan de

compra de materiales, plan de capacitación, etc.

Pasos de la planeación8. Presupuestación:Los planes se trasladan a cifras a través de los

presupuestos:Presupuestos de ventas, de gastos de operación, de

efectivo, estados financieros, inversiones de capital, entre otros

Administración por objetivosEs un sistema administrativo integralSe combinan en forma sistemática muchas

actividades administrativas básicasPersigue el cumplimiento eficaz y eficiente de los

objetivos organizacionales e individuales

Administración por objetivosHace énfasis en la evaluación del desempeñoDa mucha importancia a los objetivos individuales, la

motivación, los incentivos, la participación y la autonomía

Se concentra mucho en el corto plazo

Estrategias y políticasLas estrategias se relacionan con los objetivos a

largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción

Constituyen un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión

Forman un patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a lo largo del tiempo

Características de las estrategiasHorizonte temporal amplioImpacto final relevanteConcentración del esfuerzo en un número reducido

de finesPatrón de decisiones uniformeEngloban a toda la organización: desde la asignación

de recursos hasta las operaciones diarias en todos los niveles de la organización

Principio de la estructura de estrategias y políticasCuanto más claras sean la comprensión de las

estrategias y políticas y su implementación en la práctica,

Tanto más consistente y efectiva será la estructura de los planes de la empresa

Planeación estratégicaEs el proceso formal de planeación a largo plazoSe utiliza para definir y alcanzar las metas de la

organizaciónFacilita mejoras en el funcionamiento de la empresaSensibiliza a la empresa ante un ambiente cambiante

Características de la planeación estratégica1. Se ocupa de cuestiones fundamentales:Responde a preguntas como:¿En qué negocio estamos?¿En qué negocio deberíamos estar?¿Quiénes son nuestros clientes?

Características de la planeación estratégica2. Ofrece un marco de referencia para una

planeación más detallada y para las decisiones ordinarias:

¿Cuáles opciones serán las más adecuadas de acuerdo con nuestra estrategia?

Características de la planeación estratégica3. Supone un marco temporal más largo que

otros tipos de planeación:Se diferencia de la planeación operativa porque se

enfoca en el largo plazo

Características de la planeación estratégica4. Ayuda a orientar las energías y recursos de la

organización hacia las actividades de alta prioridad:

Consigue mayor eficiencia al concentrarse en un número reducido de fines clave

Características de la planeación estratégica5. Es una actividad de alto nivel:La alta gerencia debe participar activamenteSólo la alta gerencia tiene la visión necesaria para

considerar todos los aspectos de la organización

Proceso de planeación estratégicaAunque no existe un proceso universal de planeación

estratégica, si pueden plantearse una serie de pasos básicos en los que el proceso puede fundamentarse

Insumos:PersonasCapital

Habilidadesetc.

Metas degrupos

interesados:Empleados

ClientesProveedoresAccionistas

etc.

Análisisde la

industria

Perfilempresarial

PropósitoObjetivosIntenciónestratégica

OrientaciónejecutivaValoresVisión

Desarrollode

estrategiasalternativas

Debilidadesy

fortalezas

Amenazasy

Oportu-nidades

Evaluacióny decisiónestratégica

Implemen-tación

Direccióny control

Algunas estrategias:La matriz FODA

Factores internosFactores internos

FortalezasFortalezas DebilidadesDebilidades

FactoresFactores

externosexternos

Oportuni-Oportuni-dadesdades

Estrategias FO: Estrategias FO: usar F para usar F para

aprovechar Oaprovechar O

Estrategias DO: Estrategias DO: superar D para superar D para aprovechar Oaprovechar O

AmenazasAmenazasEstrategias FA: Estrategias FA:

usar F para usar F para enfrentar Aenfrentar A

Estrategias DA: Estrategias DA: minimizar D y Aminimizar D y A

Algunas estrategias:Estrategias genéricas de PorterTres estrategias genéricas:

Liderazgo de costosDiferenciaciónEnfoque

Se pueden combinarSe relacionan con ventajas competitivas

Instrumentación exitosa de estrategias1. Comunicar las estrategias a todos los responsables

de tomar decisiones2. Desarrollar y comunicar premisas de planeación3. Comprobar que los planes de acción contribuyan a

lograr los objetivos y que las estrategias sean reflejo de los objetivos

Instrumentación exitosa de estrategias4. Revisar regularmente las estrategias5. Desarrollar estrategias y programas de

contingencia6. Adecuar la estructura organizacional a las

necesidades de planeación7. Insistir permanentemente en la planeación y la

instrumentación de estrategias8. Crear un clima que induzca a la planeación

Importancia de latoma racional de decisiones La toma de decisiones es la parte más importante

del proceso de planeación El proceso dirigido a la toma de una decisión puede

concebirse como:

1. Establecimiento de premisas2. Identificación de alternativas3. Evaluación de las alternativas4. Elección de una alternativa

Limitaciones del proceso detoma racional de decisionesAlto grado de incertidumbre sobre las condiciones

futurasNo se pueden considerar todas las posibles

alternativas ni sus efectosEs necesario aplicar una racionalidad “limitada” por la

información, el tiempo y la incertidumbre

Evaluación de alternativas de decisiónEs necesario considerar factores cuantitativos y

cualitativosCuantitativos: tiempo, costos, ganancias, etc.Cualitativos: relaciones laborales, cambio

tecnológico, condiciones políticas y sociales, etc.

Técnicas cuantitativasAnálisis marginalAnálisis costo – beneficio Análisis de riesgoÁrboles de decisiónOtras técnicas de investigación de operaciones

Selección de una alternativa

Experiencia

Experimentación

Investigacióny análisis

¿Cuálalternativa

seleccionar?

Decisióntomada

Certidumbre, incertidumbre y riesgoCerteza: Cuando se conocen los efectos que generará

cierta acciónRiesgo: El efecto de la decisión se conoce solo en

términos de probabilidadesIncertidumbre: Se desconocen los efectos futuros de

las decisiones presentes