ETAPA DE PREVISIONLa previsión es la base necesaria para

el segundo paso cronológico de la acción en el proceso administración

Mae. Tannia Ventura AbadieCatedrática

Elementos del proceso administrativo de reuniones

• Todo proceso administrativo es una continua cadena de acciones, en la cual cada eslabón, parte, acto o etapa debe estar unido indisolublemente a los demás.

• Desde el punto de vista conceptual es conveniente y lógico separar aquellas acciones que predominan en un momento dado, y cuyos resultados hacen posible la acción consecuente, dentro de un orden cronológico de actividades.

Desglose de elementos del proceso administrativo

• Etapa mecánica: (teórica o estructural)a. Prevención ¿que se puede hacer?b. Planeación ¿Qué se va a hacer?c. Organización ¿Cómo se va a hacer?

• Etapa dinámica (practica u operativa)a. integración: ¿con que y con quien se va a

hacer?b. Dirección: ver que se hagac. Control: ¿Cómo se hizo?

La previsión• Implica la idea de anticipación de acontecimientos y

situaciones futuras, sin lo cual seria imposible hacer planes y actuar:

• La previsión requiere de manera indispensable ciertas premisas sobre las cuales se puede actuar:

• A) fijar objetivos y fines que se persiguen en la celebración de una reunión

• B) investigar todos los factores al alcance del pasado, presente y futuro, internos y externos, positivos o negativos

• C) analizar y comparar las diversas alternativas de acción (opciones) que proporcionan las investigaciones y análisis y estudios realizados.

Podemos decir entonces que la previsión es:

El elemento de la administración de reuniones que con base en objetivos y metas

establecidas previamente, resultado del análisis y la investigación, determina el curso

de acción óptimo por seguir.

Importancia de fijación de objetivos

• La palabra objetivo implica aquello hacia lo cual se dirigen las acciones, suele conocerse también con el nombre de meta

• La fijación de objetivos debe ser clara y definitiva, a su vez, los objetivos dan su razón de ser a una reunión, pues establecen los lineamientos y parámetros que regirán las acciones a seguir y servirán de base para el proceso administrativo consecuente, asimismo, influirán de modo determinante en acciones significativos como la selección de sede, programa y presupuesto.

Fijación de objetivos

• De los objetivos surgirán los conceptos promocionales, que aplicados y utilizados acertadamente, ejercerán una valiosa contribución al éxito de la reunión.

• Por su importancia los objetivos se deben definir, entender y aceptar claramente, de preferencia, se deben establecer por escrito para referirse a ellos cuando surja cualquier duda, conflicto o confusión respecto a los motivos básicos de la reunión

“Crear el escenario apropiado para permitir la transferencia de conocimientos entre los participantes, de manera

eficiente y lucida”. Carlos Monferrer, 2004

Cómo el OPC (ORGANIZADOR PROFESIONAL DE CONGRESOS Y CONVENCIONES) logra este fin?

1. Asumir el evento como un proyecto: objetivos, metas, valores, estrategias, evaluación permanente.

2. Realizar todas las tareas de cada fase: planificación, puesta en escena, realización y post-evento.

OBJETIVO DE UN EVENTO

Las reuniones son la comunicación intelectual y emocional de dos o más personas, como una manera de asegurar el planteamiento de

un propósito común entre ellas ...

PROPOSITOS USUALES

Intercambiar experiencias y resultados

Transferir conocimientos, métodos o técnicas

Negocios: ferias, exhibiciones, ruedas de negocios

Persuadir al público: religiosos, políticos

Tener contacto social

¿POR QUE REUNIRSE?

O.P.C

PARTICIPANTE

ORGANIZADOR

BUREAU

INTERPRETES

SEDE

AGENCIAS DE VIAJES

STANDS

AEROLINEA

HOTELES

IMPRENTAS

TRANSPORTES

FLORISTERIA

PATROCINADORES

FOTOGRAFO

Podemos definir una empresa OPC como aquella “Compañía o individuo

profesionalmente comprometido en la organización de congresos”

(Congress Terminology, 1987 p.83).

Su papel ha aumentado en los últimos años debido al gran

desarrollo que está alcanzando el mercado de negocios y

concretamente la celebración de congresos y eventos.

Esto hace imprescindible la existencia de estas empresas que

son las únicas capaces de lograr un máximo nivel de calidad en todo tipo

de reuniones.

RESPONSABILIDAD del OPC

“La importancia de la inversión de recursos

económicos y humanos y los resultados que

justificadamente se esperan de la realización de toda

reunión en los niveles profesional, comercial,

industrial, gubernamental o de cualquier otro tipo,

requiere el más alto profesionalismo de las personas

que asumen bajo su responsabilidad la ejecución de

esos eventos.”

¿QUE ES UN OPC?

Las perspectivas futuras e inmediatas indican un

importante auge de la actividad de las empresas

operadoras de congresos por el convencimiento que las

asociaciones profesionales y las entidades públicas y

privadas tienen la necesidad de utilizar estos servicios para

conseguir el éxito de sus reuniones. Esto se debe a que la

organización de un congreso “es una locura apasionante

que no debe dejarse en manos de quien no posea la

experiencia que garantice el éxito del mismo”. (Elexpuru,

2000.)

Coordinación general

Asesoría

Servicios complementarios

Oficina propia

Cliente

TIPO EJECUCION

MODALIDADES DE ADMINISTRACION

Objetivos generales• Por objetivos generales se entienden todos aquellos

que están por encima de otros y que abarcan de forma mas amplia los intereses fundamentales de la asociación o empresa

• Los objetivos generales de una reunión se hallan dentro de uno solo o combinación de varios o todos los que a continuación se detallan:

• A. educativo• B. informativo• C. motivacional

Objetivos particulares

• Sin restar importancia a los objetivos generales, cabe señalar la trascendencia de los objetivos particulares que subordinados a los objetivos generales, no dejan de ser significativos.

• Es importante señalar que los objetivos particulares de una reunión varían según el punto de vista del organizador y el de los asistentes

Objetivos particulares

• El desconocimiento o la omisión de estas diferencias puede ser un factor primordial en los resultados finales de la reunión en el logro de los objetivos y la satisfacción de los interesados.

Cabe señalar que los conceptos d los objetivos particular de un lado y otro denotan marcadas diferencias para ambos la satisfacción total o parcial de sus objetivos particulares es fundamental.

Ejemplos de objetivos particulares

• Para la asociación:• A. imagen• B. prestigio• C. ingresos• Para el asociado• Educación y capacitación• Interrelaciones profesionales• Foro de exposición

• Para la empresa:• Cumplimiento con las leyes• Introducción de productos nuevos• Relaciones industriales y publicas• Para el empleado:• Capacitación y mejoramiento personal• Ampliación de los elementos de ventas• Ascenso y reconocimiento personal

Investigación:

• La investigación tiene como fin determinar los medios y condiciones idóneas para satisfacer y alcanzar los objetivos fijados de la reunión.

• Durante el proceso de investigación se eliminaran o modificaran aquellos factores que dificulten la obtención de las metas establecidas

La investigación se puede dividir en dos etapas importantes:

• HISTORIA Y ANALISIS Y EVALUACION DE REUNIONES PREVIAS

• INVESTIGACION DE FACTORES PRESENTES Y FUTUROS, INTERNOS Y EXTERNOS, CUYA INFLUENCIA AFECTARAN LA REUNION

LAS FUENTES DE INFORMACION PUEDEN SER LAS SIGUIENTES

• LOS REGISTROS CONTABLES, ESTADISTICOS Y ADMINISTRATIVOS

• LA MEMORIA O HISTORIA QUE COMO DE COSTUMBRE MANTIENTEN ALGUNAS EMPRESAS Y ASOCIACIONES ACERCA DE LA REALIZACION DE SUS EVENTOS Y REUNIONES

• LAS ENCUESTAS O ENTREVISTAS CON EJECUTIVOS Y ORGANIZADORES DE LAS REUNIONES CELEBRADAS EN LAS CUALES TUVIERON INTERVENCION.

RESULTADOS ANTICIPADOS

• A. TIPO DE SEDE: PREDILECCION POR CIERTO TIPO DE SEDE, POSIBLE RIESGO DE PROPONER OTRO TIPO DE SEDE

• B. FECHAS DE REUNION:

a. Predilección de las fechas

b. Razonesc. Razones validasd. Posible riesgo de

proponer otras fechas

• C. Asistenciaa. Promedio de

asistenciab. Porcentaje total de la

membresíac. Correlación entre

asistencia y: sede, programa, costos de registro,Fechas, ypromoción

• Objetivos• ¿Cuales son los

objetivos de reuniones anteriores?

• ¿Se llegaron a lograr?• ¿Se elaboraron los

programas en cuanto a los objetivos?

• E. Programas:• ¿Qué tipos se

ofrecieron?• ¿Se reunieron y

satisficieron los deseos o intereses de los asistentes y organizadores?

• ¿Se ofreció un balance adecuado de las sesiones de trabajo con los programas de carácter social y de esparcimiento?

• Promoción:• ¿de que tipo fue?• ¿Cuándo se inicio?• ¿Qué medios se

emplearon?• ¿Qué presupuesto se

asigno?• ¿Qué resultados se

obtuvieron?

• Registro:• ¿Cómo se manifiesta en cuanto a tiempo?• ¿Cuántos registros previos hubo?• ¿Cómo fue el costo, en que porcentaje vario

con eventos previos y como afecto el aumento a la asistencia?

Investigación y análisis de factores presentes y futuros

• Una vez realizada la investigación, el análisis y la evaluación del pasado, se inician la investigación, análisis y evaluación del presente y futuro.

• Ahora la etapa del presente y futuro dictara ciertas condiciones las que conjugadas con las características de la organización e información de las reuniones pasadas, ofrecerán las opciones óptimas para realizar la reunión.

Factores internos y externos• Factores internos son

aquellos elementos que, por política o decisión de la empresa influirán en el proceso administrativo de la reunión por celebrarse

• Factores externos son aquellos recursos materiales, servicios que fuera de la capacidad y control internos de la asociación o empresa se deberán tener en cuenta debido a que influirán en el proceso administrativo de la reunión.

Factores internos:

• Factores internos:• A. cambios en las políticas de las reuniones, reglas,

limitaciones, presupuestos• B. determinación de objetivos generales y particulares, tipo

de programa para alcanzarlos, predilección por algún programa y nuevas políticas en cuanto a eventos sociales, deportivos o de esparcimiento

• Presupuestos y políticas referentes a cuotas de inscripciones, registros, patrocinios, cortesías, etc, políticas sobre invitados especiales, prensa, conferencista, familiares, acompañantes

Factores externos: • 1) sede (opciones y propuestas)

• 2) hospedaje• 3) vías de comunicación• 4) condiciones meteorológicas• 5) infraestructura turística y de apoyo• 6) infraestructura de apoyo técnico-profesional• 7) fechas de la reunión• Al ejercer los trabajos de investigación de los factores

externos, es recomendable definir esos que serán determinantes en la selección del destino óptimo, de acuerdo con las interrogantes contenidas en un cuestionario que se aplicara de la misma manera a todos los destinos propuestos

Conclusiones:

• La etapa de previsión durante el procesos administrativo de reuniones, debe aplicarse y valorarse adecuadamente, puede ser uno de los instrumentos mas valiosos que un OPR tenga a su alcance al realizar una reunión.

• De las investigaciones, análisis y valoraciones de las reuniones pasadas, surgirán las bases para las próximas reuniones, indicando las áreas y acciones que pueden mejorar las reuniones posteriores.

• La previsión debe establecer claramente lo que se puede hacer e indicar con certeza la mejor acción o camino a seguir.