14
versio 0.3

Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan v 0.3

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan v 0.3

versio 0.3

Page 2: Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan v 0.3

2

Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan

versio 0.3 | 23.11.2010

lataa uusin versio osoitteesta http://www.mp-plan.fi/opas

(C) MP-Plan Oy 2010

Page 3: Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan v 0.3

3

Lukijalle,

tämä opas on kirjoitettu sinulle, joka olet hankkimassa tietojärjestelmää yrityksesi

tarpeisiin.

Tietojärjestelmien hankinta ei ole yrityksesi ydinliiketoimintaa, eikä yritykselläsi ole

välttämättä erityistä tietohallinto-osastoa joka vastaisi hankinnoista. Olen

kirjoittanut tämän oppaan antaakseni sinulle yleiskuvan järjestelmähankinnan

läpivientiin liittyvistä asioista - hankinnan tärkeimmistä osa-alueista jotta hankintasi

onnistuu parhaalla mahdollisella tavalla.

Amerikkalaisen Standish Groupin tutkimus vuodelta 2008 kertoi, että vain 29

prosenttia kaikista tutkimusaineiston tietojärjestelmähankkeista toteutui aikataulun

ja kustannusarvion mukaisina. 59 prosenttia hankkeista ylitti sekä kustannusarvion

että aikataulutuksen, eikä siltikään toteuttanut kaikkia tavoiteltuja järjestelmän

piirteitä. 18 prosenttia hankkeista lopetettiin kesken, ennen niiden valmistumista.

Koska tietojärjestelmähankkeet ovat teknisiä, vaativia ja monimutkaisia, tulee niiden

läpivientiin kiinnittää erityistä huomiota.

Järjestelmähankkeiden tavoitteena on tehostaa yrityksen ydinliiketoimintaa,

ratkaista ongelmia, vakiinnuttaa ja luoda prosesseja sekä tehostaa tiedon kulkua ja

hallintaa. Huonosti toimiva tietojärjestelmä aiheuttaa merkittäviä ongelmia

yrityksen toiminnalle, luoden hallitsemattomia tappioita sekä tarpeettoman työajan

käytön että takertelevan toiminnan myötä. Turhaan sijoitettu hankintahinta saattaa

olla vain pieni osa huonosti toimivan tai liiketoimintatarpeisiin soveltumattoman

järjestelmän aiheuttamasta kokonaiskustannuksesta.

Hyvin toimiva tietojärjestelmä auttaa liiketoiminnan suorittamista, vauhdittaa

ihmisten työtä ja antaa siihen uusia näköaloja.

Kukaan tuskin lähtisi vaikkapa rakentamaan toimitiloja ilman tarkkoja suunnitelmia

ja piirustuksia. Myös tietojärjestelmän hankinta kannattaa toteuttaa huolellisesti, ja

siinä toivon tämän lyhyen oppaan sinua auttavan!

Oulussa 10.6.2010,

Mikko Pekkala

Page 4: Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan v 0.3

4

PROJEKTI

Projekti on tehokas tapa toteuttaa hankkeita, joiden tulee täyttää tietyt vaatimukset

ja valmistua aikataulussa. Projektilla on aina alku, sekä loppu. Mikäli projektin

loputtua halutaan yhä toteuttaa muutoksia hankkeen tuotokseen, tulee muutoksille

aloittaa uusi projekti. Näin vältetään tilanne jossa muutokset seuraavat

hallitsematta toisiaan, toimintaympäristö ei koskaan vakiinnu ja jatkuvasta

epävarmuudesta syntyy hallitseva prosessi.

Projektin puitteet esitetään usein projektikolmiolla:

Perussääntönä on että mikäli projektin aikana mitä tahansa kolmion osaa

muutetaan, tulee kartoittaa ja ymmärtää vaikutukset muihin projektin perusosiin.

Mikäli projektin aikana esimerkiksi lisätään tai tarkennetaan vaatimuksia, vaikuttaa

se hyvin todennäköisesti sekä hankkeen kuluihin että valmistumisaikatauluun.

Page 5: Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan v 0.3

5

Projekti kannattaa organisoida siten, että projektihenkilöstö tuntee ja hallitsee

vastuunsa. Projektiorganisaation yleinen perusrakenne on seuraava:

Projektin ohjausryhmän kokoonpano riippuu toteutettavan hankkeen laajuudesta.

Ohjausryhmään tulisi kuulua henkilö, joka omistaa hankkeen. Hankkeen omistaja on

esimerkiksi se henkilö, jonka vastuulla olevaa liiketoimintaa hankkeella tehostetaan.

Ohjausryhmällä tulisi myös olla riittävästi valtuuksia, jotta se pystyy tarvittaessa

tekemään projektikolmion osia koskevia päätöksiä. Mikäli projektin aikana tulee

esille tarpeita tehdä muutoksia projektin puitteisiin, haetaan päätös muutoksen

tekemiselle ohjausryhmästä. Näin päätökset ovat hallittuja ja niiden vaikutus

hankkeen tuloksiin tiedostetaan.

Projektipäällikkö toimii projektin aktiivisena vetäjänä. Projektipäällikön vastuulla on

huolehtia että projekti viedään lävitse suunnitellun aikataulun puitteissa,

vaatimukset täytetään eikä budjetti ylity. Mikäli projektipäällikkö havaitsee että

jonkin tavoitteen toteutuminen on vaarassa, eikä hän pysty itse hallitsemaan riskiä,

vie projektipäällikkö asian käsiteltäväksi ohjausryhmään. Vain ohjausryhmällä on

valtuudet muuttaa jotain projektin perusosaa ongelman ratkaisemiseksi – budjettia

(lisäämällä projektin resursseja), vaatimuksia (esimerkiksi päättämällä että jotain

tavoitetta ei projektissa toteuteta) tai aikataulua (myöntämällä lisäaikaa projektin

läpivientiin).

Projektiryhmä toteuttaa projektin tehtävät projektipäällikön ohjeistuksessa, hakien

tarvittaessa projektipäälliköltä ratkaisut tehtävissä mahdollisesti eteen tuleviin

ongelmiin.

Page 6: Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan v 0.3

6

BUDJETTI

Projektikolmion osista ensimmäisenä voidaan budjetin suhteen todeta, että

budjetissa tulee huomioida tietojärjestelmän hankintahinnan lisäksi yrityksesi oman

työn myötä aiheutuvat kustannukset.

Järjestelmän varsinaisen hankintahinnan käsitämme luontevasti – hinta koostuu

mm. lisenssimaksuista, käyttöönoton yhteydessä toimittajan suunnitellusti

tekemästä työstä eli mm. muutosten työveloituksista, käyttöönottoon liittyvistä

kertaluonteisista palveluveloituksista, koulutusveloituksista sekä mahdollisten

laitteiden hankintahinnoista. Toistuvia kustannuksia voivat aiheuttaa erilaiset

ylläpitomaksut, mahdollisen ulkoistetun laitteistokapasiteetin vuokra- ja

hallinnoimiskulut sekä järjestelmätukeen liittyvät veloitukset.

Toinen tärkeä tekijä budjetissa on järjestelmän vastaanottajan tekemän työn määrä,

jota ei välttämättä aina osata ottaa täysin huomioon kustannuksia arvioitaessa.

Kaikesta tehdystä työstä aiheutuu kuitenkin kustannuksia, joita ei kannata sivuuttaa

ajatuksella että työt hoidetaan ”oman toimen ohella”.

Järjestelmän vastaanottajan tekemään työhön sisältyvät yleisesti mm.

hankintaprojektin suunnittelu ja ohjaus, järjestelmän määrittelyyn osallistuminen,

järjestelmän käyttöönotto sekä loppukäyttäjäkoulutusten järjestäminen.

Käyttöönottoon liittyen tulee huomioida käyttöönotossa tapahtuvan perustietojen

perustamisen aiheuttama työ, sekä mahdollisesti muista järjestelmistä tapahtuvan

perustietojen tuonnin aiheuttama työ. Näitä työvaiheita on usein mahdollista

automatisoida esimerkiksi toteuttamalla kerta- tai toistuvaisluonteisia siirtoja

järjestelmien välillä, ja kannattaakin harkita onko työ kustannustehokkaampaa

suorittaa käsin vai automaattisesti. Tämä luonnollisesti riippuu mm. siirtorutiinien

toteutuksen aiheuttamasta työmäärästä.

Page 7: Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan v 0.3

7

VAATIMUKSET

Järjestelmän hankinnalla on aina tavoite. Tavoite kannattaa purkaa tarkoiksi ja

yksiselitteisiksi vaatimuksiksi, joiden mukaan hankittava järjestelmä voidaan valita

tai suunnitella, ja joiden mukaisesti projektin päättyessä voidaan todeta tavoitteiden

toteutuminen. Vaatimusten määrittelyssä voidaan lähteä liiketoiminnan

kehittämisen tavoitteesta, josta johdetaan järjestelmän toiminnalliset ja tekniset

vaatimukset hankkeen tavoitteen saavuttamiseksi.

Vaatimukset kirjataan vaatimusmäärittelydokumentaatioon, joka hyväksytään

projektin ohjausryhmän tasolla - ja lukitaan. Mikäli vaatimuksiin liittyen havaitaan

muutostarpeita projektin aikana, on se lähtökohtaisesti päätavoitteen -

liiketoiminnan kehittämisen - kannalta hyvä asia, sillä on kuitenkin aina sitä parempi

mitä varhaisemmassa vaiheessa pystytään hahmottamaan oikeat vaatimukset

järjestelmän toteuttamiseksi.

Aina kun muutoksia hyväksyttyihin ja lukittuihin vaatimuksiin joudutaan tekemään,

tulee muutokset käsitellä hallitun muutosmenettelyn kautta ja tiedostaa sekä

hyväksyä vaikutukset projektikolmion muihin perusosiin – budjettiin ja aikatauluun.

Vaikutus on hyvin todennäköisesti sitä suurempi, mitä myöhäisemmässä vaiheessa

projektia muutostarpeet havaitaan.

Page 8: Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan v 0.3

8

AIKATAULU, SEURANTA JA PALAVERIT

Aikataulutuksella hallitaan projektin tehtävien ajoitus siten, että tehtävien

riippuvuussuhteet huomioidaan, ja tehtäviin osataan varata riittävästi niiden

vaatimia resursseja. Tehtävien suorittaminen ajallaan vaatii usein sekä hankkeen

toteuttajan että vastaanottajan resursseja, työmäärän jakautumisen vaihdellessa

projektin eri vaiheissa. Koska etenkin hankkeen vastaanottajalla on usein runsaasti

myös projektin ulkopuolisia tehtäviä, on tärkeää pystyä priorisoimaan tehtäviä ja

varata tarpeeksi työaikaa projektin läpivientiin projektin niissä vaiheissa joissa

panostusta tarvitaan.

Projektin aikataulu tulee rakentaa siten, että projektin edistymisen seuraaminen on

tehokasta. Aikataulussa tulee olla riittävästi välietappeja, joiden saavuttamista

tarkkaillaan. Viimeistään mikäli jokin välietapeista viivästyy, tulee ongelma ratkaista

siten että projektin valmistuminen aikataulussa vaatimukset täyttäen ei vaarannu.

Sopivin välietapein on suositeltavaa kokoontua myös projektin ohjausryhmän

kesken toteamaan projektin edistyminen. Ohjausryhmäkokouksissa voidaan käsitellä

projektissa päätöstä tarvitsevia asioita, ja säännöllinen ohjausryhmäraportointi

myös varmistaa sen, ettei projektin viivästyminen tule käsittelyyn pahimmassa

tapauksessa liian myöhässä.

Välietappien seuraamisen lisäksi on suotavaa että projektiryhmä kokoontuu

projektin tilannepalavereihin mieluummin liian tiheään, kuin liian harvoin. Vaikka

saattaisi ajatella, että ”turha” palaverointi vain kuluttaa tehokasta työaikaa, ei tämä

kuitenkaan pidä paikkaansa kunhan palaverikäytäntö pidetään tehokkaana.

Mikäli käsiteltäviä asioita ei ole paljoa, voidaan palaveri viedä nopeasti ja

tehokkaasti lävitse. Säännöllisellä kokoontumisella pidetään työt käynnissä, voidaan

ratkaista nopeasti eteen tulevat ongelmat ja varmistetaan tiedonkulku projektin

sisällä.

Tulee kuitenkin muistaa, että tehokas palaverikäytäntö ei tarkoita sitä että ennalta

tiedetyt asiat todetaan ja eriävät mielipiteet sivuutetaan. Koska järjestelmähankinta

merkitsee aina myös muutoksia järjestelmän käyttäjien työtapoihin, voidaan

yhteisellä päätöksenteolla myös helpottaa järjestelmän tulevaa käyttöönottoa

Page 9: Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan v 0.3

9

merkittävästi jo projektin aikana. Myös työprosessien yleinen kehittäminen

järjestelmän käyttöönoton yhteydessä on luontevaa. Siksi tuleekin huolestua, mikäli

projektin aikana ei palavereissa synny lainkaan keskustelua, jolloin mahdollisia

epävarmuutta aiheuttavia asioita ja riskejä ei päästä käsittelemään ja ratkaisemaan.

”Bell Labs on yhdysvaltalainen tutkimus- ja kehitysorganisaatio, jossa

on kehitetty muun muassa transistori, laser, informaatioteoria, Unix-

käyttöjärjestelmä ja C-ohjelmointikieli. Kun tiimien innovatiivisuus

laski, syytä ryhdyttiin heti etsimään. Havaittiin että tiimit olivat

ystävystyneet sen verran toistensa kanssa, etteivät enää viitsineet

haastaa toisiaan kovin helposti. Ratkaisuna yhtiö palkkasi kaiken

maailman eri alojen ihmisiä, joita istutettiin tiimeihin esittämään

tyhmiä kysymyksiä. Innovaatiotaso nousi jälleen.”

– Kauppalehti Optio 17/2010 s. 50

Page 10: Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan v 0.3

10

KÄYTTÖÖNOTTO

Kun projekti lähestyy loppuaan, projektin työt alkavat olla valmiina ja tavoitteet

lähenevät toteutumistaan, on jäljellä vielä yksi projektin tärkeimmistä, mutta usein

myös vähälle huomiolle jäävä vaihe. Käyttöönottovaihe siihen liittyvine

vastaanottotarkistuksineen saattaa vaatia ennakoimattoman suuren panostuksen

sekä hankkeen vastaanottajalta että toteuttajalta.

Käyttöönottovaiheessa tulee tarkistaa projektin vaatimusten toteutuminen, sekä

laadullisesti että määrällisesti. Mikäli tässä vaiheessa havaitaan ongelmia

vaatimuksien täyttymisessä, tai ongelmia vaatimuksien määrittelyssä, saattaa se

aiheuttaa suuria ongelmia projektikolmion muille osille – budjetille ja aikataululle.

Mikäli ongelmat jäävät havaitsematta tai käsittelemättä käyttöönottovaiheessa,

vaikutukset liiketoiminnalle ja hankkeen tavoitteelle ovat väistämättä merkittäviä.

Käyttöönottovaiheen yhteydessä tarkistetaan projektikolmion pääosien tila, ja

tehdään päätös projektin päättämisestä. Mikäli projektin aikana on esimerkiksi

havaittu tarpeita uusien vaatimusten toteuttamiseen, tai on päätetty jättää osa

alkuperäisistä vaatimuksista projektin ulkopuolelle, voidaan päättää näiden

vaatimusten toteuttamisesta projektin jälkeen. Tällöin tätä varten tulee aloittaa uusi

projekti, jolloin tavoitteen ja vaatimusten saavuttaminen on hallittua.

Page 11: Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan v 0.3

11

Käyttöönottovaiheen tärkeä osa on myös uusien työtapojen käyttöönotto

järjestelmän käyttäjien keskuudessa. Hankkeen ja projektin tarkoituksenahan ei ole

jonkin tietyn teknisen tietojärjestelmän hankinta, vaan alkuperäisen ongelman

ratkaiseminen tai muu liiketoiminnan tehostaminen. Järjestelmän käyttöönotto tuo

mukanaan väistämättä muutoksia yrityksen työntekijöiden käyttämiin prosesseihin,

toimintatapoihin.

Jotta kehittämistavoitteet toteutuisivat mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti

tuoden suurimman mahdollisen hyödyn yritykselle, tulee uusien menetelmien

käyttöönotosta tehdä niin vaivatonta ja sujuvaa kuin mahdollista. Siksi järjestelmän

levittämiseen, koulutukseen ja ohjeistukseen tulee kiinnittää erityisesti huomiota.

Page 12: Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan v 0.3

12

MUUTOS

Kuten tässä oppaassa onkin jo useaan kertaan todettu, tulee

tietojärjestelmäprojektissa aina huomioida se, että itse järjestelmän käyttöönotto

johtaa väistämättömään muutokseen ympäristössänsä.

Tämä aiheuttaa yhden järjestelmäprojektien suurimmista haasteista, sillä

muutoksen johdosta on erityisen vaikeaa pystyä järjestelmän määrittelyvaiheessa

ymmärtämään kaikkia vaatimuksia jotka tuleva - muuttunut - käyttöympäristö

järjestelmälle asettaa. Järjestelmäprojekteissa onkin tämän johdosta tärkeää pystyä

hyvän alkumäärittelyn lisäksi myös tarkentamaan ja muuttamaan ”tähtäyspistettä”

hallitusti, ilman että vaikutukset mm. budjettiin ja aikatauluun ovat

hallitsemattomia.

Käyttäjäorganisaatioiden - joille tietojärjestelmien hankinta ei yleensä ole usein

toistuvaa ja vakiintunutta työtä – tulee osata huomioida että koko

järjestelmähankkeen laajuus on pelkän järjestelmän hankinnan osaa suurempi. Näin

ollen tietojärjestelmätoimittajan keskittyessä oman toimitusprojektinsa

suunnittelussa järjestelmän rakentamisen ja toimituksen osaan,

käyttäjäorganisaation tulee hallita myös työtapojen ja prosessien muutoksen

läpivienti.

Page 13: Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan v 0.3

13

Page 14: Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan v 0.3

14

JÄLKISANAT

Olet juuri lukenut pikaisesti lävitse yrityksemme tarjoaman Lyhyen Oppaan

Tietojärjestelmän Hankintaan. Haluamme tällä oppaalla antaa yleiskuvan

tehokkaaseen järjestelmähankintaan liittyvistä asioista ja työvaiheista. Toivomme

sinun saaneen oppaastamme ajatuksia tulevien hankintojesi hoitamiseen siten että

hankintojen läpivienti ja käyttöönotto olisi mahdollisimman tehokasta ja

liiketoimintaasi hyödyttävää.

Tietojärjestelmien monimutkaisuuden ja teknisen vaativuuden johdosta

hankintoihin tulee käyttää riittävästi työaikaa, ja tarvittaessa yrityksenne on

mahdollista hankkia myös ulkopuolista, riippumatonta asiantuntija-apua hankinnan

laadun varmistamiseen ja suurimman mahdollisen hyödyn realisoimiseen yrityksen

liiketoiminnalle.

Täydennämme opastamme uusin version aika-ajoin. Voit tarkistaa ja ladata

uusimman version aina verkko-osoitteestamme, www.mp-plan.fi/opas.

Verkkosivuiltamme löydät halutessasi myös lisätietoja tarjoamistamme palveluista,

ja sovimme mielellämme tapaamisen kanssasi keskustellaksemme juuri sinun

hankintasi erikoispiirteistä! Vastaanotamme mielellämme myös palautetta

oppaamme sisällöstä.

Mikko Pekkala

MP-PLAN OY

Kiilakiventie 1

90250 Oulu

e-mail: [email protected]

web: www.mp-plan.fi

puhelin: 0400 935 988