Pendahuluan membuat dokumen, presentasi, dan spreadsheet pada open office 2.2

Page 1 of 17

Irsal Shabirin 7411040038 1 D4 IT - B

LAPORAN PENDAHULUAN

Membuat dokumen, presentasi, dan spreadsheet

(Pada OpenOffice.org)

Irsal Shabirin (7411040038)

1 D4 IT – B

POLITEKNIK ELEKTRONIKA NEGERI SURABAYA

Page 2 of 17


I. Membuat Dokumen (Word)

OpenOffice.org Writer adalah aplikasi Word Processor yang biasanya digunakan

para pemakai komputer untuk kegiatan tulismenulis. Selain OpenOffice.org Writer, ada

beberapa jenis Word Processor yang populer dan sudah banyak dipergunakan

masyarakat, di antaranya:

WordStar

WordPerfect

KWord

AmiPro

AbiWord

Microsoft Word (Microsoft Word)

Text Maker, dll

Untuk mencari tutorial aslinya bisa mengunjungi website tutorialnya pada

www.tutorialsforopenoffice.org, dan langsung menuju Home Page > Standard

Tutorials >Writer > No Computer Experience.

1.1. Apa itu Word Processor?

Secara umum bisa diterjemahkan sebagai Pengolah Kata, yaitu sebuah program

aplikasi perkantoran produktif yang biasa digunakan untuk membuat berbagai macam

dokumen teks, mulai dari surat menyurat ~ baik dinas maupun pribadi, Karya Ilmiah,

Proposal, Naskah buku, Skripsi, Makalah, dan sebagainya. Di dalam Pengolah Kata ini

sudah tersedia berbagai macam fasilitas untuk mengatur komposisi dan style sebuah

paragraf, pengeditan, aneka format dan bentuk pencetakan, baik pencetakan di layar

maupun pencetakan ke atas kertas (hard copy/hand out).

1.2. Memulai OpenOffice.org Writer

OpenOffice.org yang dibahas di dalam training toolkit ini adalah OpenOffice.org

Writer yang berbasis Linux. Pada prinsipnya, OpenOffice.org Writer dengan platform

Page 3 of 17


Microsoft. Windows, Solaris maupun Macintosh tidak jauh berbeda cara penggunaannya

dengan OpenOffice.org Writer yang berbasis Linux ini. Untuk memulainya, dapat

dilakukan dengan beberapa cara:

1. Dari desktop Linux IGOS Nusantara klik Aplikasi > Perkantoran > Word

Processor atau OpenOffice.org 2.2 Writer

2. Dari Panel Bar, klik ikon OpenOffice.org Writer yang berupa gambar kertas

surat dan ballpoint.

Kedua cara di atas akan menampilkan bidang kerja OpenOffice.org Writer dengan

berbagai macam komponen yang menyertainya.

1.2.1 Bekerja Antar Format Dokumen

OpenOffice.org Writer dapat mengenali dan membuka dokumendokumen yang

terbuat pada versi – versi lama / sebelumnnya. Bahkan semua dokumen yang pernah

dibuat menggunakan Microsoft Wordpun bisa dibuka dengan baik oleh OpenOffice.org

Page 4 of 17


Writer. Kalaupun ada perbedaan ataupun perubahan, umumnya hanyalah terletak pada

jenis font atau format yang digunakan. Selebihnya, tidak terlalu jauh berbeda.

1.2.2 Bekerja dengan Dokumen OpenOffice.org Writer Versi Lama

Sebuah dokumen yang pernah dibuat menggunakan OpenOffice.org Writer versi

sebelumnya (1.x.x.) ~ umumnya memiliki ekstension *.sxw, makaOpenOffice.org Writer

langsung bisa mengenali dan bisa membukanya tanpa banyak perubahan. File > Open >

arahkan pada folder dimana dokumen *.sxw akan dibuka > Open arahkan pada folder

dimana dokumen *.sxw akan dibuka

1.2.3 Bekerja dengan Dokumen Microsoft Word

Sama seperti halnya bekerja dengan dokumen OpenOffice.org Writer versi

sebelumnya (1.x.x). OpenOffice.org Writer 2.2.x pun dapat dengan mudah membuka

dokumen yang pernah dibuat menggunakan Microsoft Word (97, 2000, XP, 2003) ~ yang

umumnya berekstension *.doc. Kalaupun ada perubahan, umumnya terletak pada

Page 5 of 17


perbedaan font atau format yang digunakan.. File > Open > arahkan pada folder dimana

dokumen *.doc akan dibuka > Open

1.2.4 Mengkonversi Dokumen OpenOffice.org Writer

Dokumen yang dibuat dengan OpenOffice.org Writer 2.2.0 yang disimpan ke

dalam format aslinya, yaitu OpenDocument Text (*.odt), tidak akan pernah dapat dibuka

oleh OpenOffice.org versi sebelumnya (1.x.x) atau oleh aplikasi Microsoft Word. Agar

dokumen yang dibuat dapat dibuka dan diedit olehOpenOffice.org versi sebelumnya

(1.x.x) atau oleh aplikasi Microsoft Word, maka dokumen yang dibuat harus

dikonversikan ke dalam format dokumen yang akan digunakan untuk membuka dan

mengeditnya lebih lanjut.

Caranya: Setelah dokumennya dibuat, klik File > Save As... atau [Ctrl+Shift+S]

Page 6 of 17


Tampil kotak dialog Save As. Pada baris File name, ketikkan nama file, lalu klik Drop

down list pada baris menu File type, pilih format dokumen penyimpanan yang di

inginkan. Setelah itu, klik tombol [Save]. Setelah di klik tombol [Save], maka

OpenOffice.org akan memberitahukan, bahwa dokumen yang di buat akan disimpan ke

dalam format dokumen Microsoft. Word atau OpenOffice.org 1.x.x (sesuai dengan tipe

dokumen yang di pilih). Hanya ada dua pilihan Yes atau No. Jika di klik [Yes], maka

dokumennya akan langsung dikonversikannya ke dalam format dokumen yang di pilih.

Tetapi jika di klik [No], maka penyimpanan akan dikembalikannya ke dalam format

aslinya, yaitu *.odt ~ format dokumen OpenOffice.org Writer 2.x.x.

Page 7 of 17


1.2.5 Mengatur Dokumen OpenOffice.org agar Kompatibel dengan

Dokumen Microsoft

Office Bila kita sering kali menggunakan dokumen dengan format Microsoft

Office, maka sebaiknya diatur kompatibelitasnya dengan Microsoft Office, baik

kompatibel ketika menyimpannya juga kompatibel ketika membuka dokumennya.

Dengan demikian ketika sebuah dokumen OpenOffice.org disimpan ke dalam format

Microsoft Office (*.doc, *.xls, *.ppt), maka Microsoft Office dapat mengenali dan

membukannya dengan baik dan demikian juga sebaliknya ~ semua dokumen Microsoft.

Office dapat dikenali dan dibuka dengan baik oleh OpenOffice.org (*.doc, *.xls, *.ppt).

Untuk maksud ini, maka OpenOffice.org telah menyediakan fasilitas pengaturannya.

Klik Tools > Options > klik tanda +Load/Save > Microsoft Office. Akan tampil tanda

kotak pilihan yang kosong. Beri tanda centang pada kolom Load [L] dan kolom Save

[S] sesuai dengan modulmodul yang akan di kompatibelkan. Bila perlu beri tanda

centang semuanya

Page 8 of 17


1.2.6 Menyimpan Dokumen OpenOffice.org Writer Secara Default ke

dalam Dokumen Microsoft Word

Apabila di terpaksa harus seringkali bekerja dengan format dokumen Microsoft

Word, maka sebaiknya pada OpenOffice.org Writer di atur penyimpanannya secara

otomatis ke dalam format Microsoft Word, sehingga tidak perlu melakukan Save As...

dan memilih tipe dokumen yang di inginkan.

Caranya: Klik Tools > Options > klik tanda +Load/Save > General. Akan tampil kotak

dialog General.

Page 9 of 17


Pada contoh di atas, tipe dokumennya secara default adalah OpenDocument Text

(Writer). Lalu secara otomatis akan selalu disimpan ke dalam format Microsoft Word

97/2000/ XP.

Page 10 of 17


II. Membuat Presentasi (Presentation)

OpenOffice.org Impress adalah salah satu isi dari paket OpenOffice.org yang

khusus digunakan untuk presentasi, seperti: presentasi rencana proyek, presentasi produk,

strategi marketing, dsb. Dengan program OpenOffice.org Impress ini kita dapat

mempresentasikan ideide ataupun gagasan kita secara lebih interaktif dan lebih

professional. Baik presentasi secara online menggunakan LCD proyektor maupun

presentasi melalui media over head projector (OHP).

Dalam satu halaman slide yang kita buat untuk presentasi, di dalamnya bisa melibatkan

banyak fasilitas.

Animasi

Grafis 3 Dimensi

Bullets and Numbered Lists

Semua yang diketikkan pada aplikasi Writer dalam bentuk outline, bisa digunakan

sebagai slide presentasi, termasuk bold, warna, dan sebagainya.

Secara umum, program OpenOffice.org Impress ini sangat mirip dan very capable

dengan program presentation dari Microsoft PowerPoint. Bahkan membuka file

Microsoft PowerPoint semudah membuka file OpenOffice.org Impress sendiri tanpa

banyak perubahan. Dalam keperluan tertentu – dimana Slide Design dari

OpenOffice.org Impress tidak sebanyak Slide Design dari Microsoft PowerPoint, maka

kita dapat membuka dan menggunakan Slide Design bawaan dari Microsoft PowePoint

yang memang cukup banyak tersebut. Biasanya file templatenya berekstension *.pot.

2.1 Memulai Impress

Untuk dapat menggunakan OpenOffice.org Impress ini, maka dari desktop

Openoffice.org dapat dilakukan : Dari panel bar: Aplikasi > Perkantoran >

OpenOffice.org 2.2 > OpenOfficeImpress.

Selanjutnya, akan tampil menu AutoPilot Presentation yang menyediakan tiga tipe

Page 11 of 17


pilihan dalam memulai pembuatan slide tersebut

Empty presentation : membuat slide presentasi kreasi sendiri, dimana desain

background dsb. bisa ditentukan belakangan.

From template : membuat slide presentasi menggunakan template bawaan dari

OpenOffice.org Impress.

Open Existing presentation : membuka slide presentasi yang pernah disimpan

sebelumnya.

Dari ketiga tipe pilihan tersebut, akan mengantarkan kita pada bidang kerja utama

dari OpenOffice.org Impress tersebut.

Adapun komponenkomponen utama OpenOffice.org Impress, meliputi Slide,

Object, Efect dan Animation.

Keterangan:

1. Slide, yaitu bidang utama tempat mengetikkan atau menempatkan objekobjek

yang akan ipresentaasikan.

2. Object, yaitu komponenkomponen pendukung ataupun komponen utama yang

dipergunakan untuk mempresentasikan suatu topik.

Text

Graphics (From File, Chart, Drawing, Etc)

Template (Background & Layout)

Page 12 of 17


3. Effect, yaitu fasilitas pendukung untuk mempertajam objek yang dipresentasikan.

Slide transition

Animation

2.2 Memulai Pembuatan Presentasi

Pembuatan set presentasi dengan OpenOffice.org Impress tidak jauh berbeda

dengan pembuatan perangkat presentasi lainnya. Langkah pertama dalam pembuatan

suatu pesentasi adalah:

1. Tentukan topik yang akan dipresentasikan

2. Tentukan pula medium outputnya, yaitu akan dipresentasikan di layar (LCD

Proyektor) atau akan dipresentasikan melalui OHP.

2.3 Modus Tampilan Slide

Saat merancang sebuah slide presentasi, kita dapat menggunakan modus tampilan

slidenya dalam berbagai bentuk sesuai keperluan.

Page 13 of 17


3 Membuat Spreadsheet (Excel)

OpenOffice.org Calc adalah salah satu isi dari paket program aplikasi

OpenOffice.org yang khusus digunakan untuk mengolah data dalam suatu lembar kerja

SpreadSheet. Beberapa program SpreadSheet yang sejenis dengan OpenOffice.org Calc

ini adalah:

Lotus 123

Quattro pro

SuperCalc

Microsoft Excel

Untuk menguasai aplikasi Spreadsheet ini, tidak perlu memiliki dasardasar yang

kuat, seorang yang awam sekalipun tidak masalah, ia dapat dengan mudah

mempelajarinya; karena OpenOffice.org telah menyediakan perangkat tutorialnya

dengan lengkap. Untuk itu, Anda bisa mengunjungi tutorialnya di

www.tutorialsforopenoffice.org. Setelah halaman tutorialnya tampil, klik pada pilihan

Calc.

Page 14 of 17


3.1 Apa itu Spreadsheet ?

SpreadSheet adalah lembar kerja elaktronik yang terdiri dari baris dan kolom yang

saling berhubugan. Bisa menguasai salah satu dari paket program SpreadSheet

seperti Calc, Quatro atau Excel, maka akan sangat mudah menguasai paket program

SpreadSheet lainnya; karena sifat dan karakteristik perintahperintah pada program

SpreadSheet tersebut hampir sama. File OpenOffice.org Calc berekstension *.sxc

atau *.odc dan selalu terdiri dari minimal satu Sheet; bahkan bisa sampai puluhan Sheet

dalam satu filenya. Pada kondisi standard, setiap kali memulai bekerja dengan

OpenOffice.org Calc ini, maka lembar kerja OpenOffice.org Calc akan

menampilkan tiga Sheet. Di mana pada setiap Sheetnya terdiri dari 256 kolom, yakni

kolom A sampai dengan kolom IV dan 65536 baris; yaitu dari baris 1 sampai

dengan baris ke 65536. Jumlah baris dan kolom dalam Spreadheet OpenOffice.org

Calc ini sama persis dengan jumlah baris dan kolom dalam Microsoft Excel.

3.2 Kegunaan Spreadsheet

Untuk membuat berbagai pelaporan yang paling sering dilakukan dalam pekerjaan

seharihari. Terutama yang berkaitan dengan tabeltabel analisis dan perhitungan.

Seperti perhitungan investasi, budgeting, tagihan, analisa statistik, analisa keuangan

dsb.

3.3 Memulai OpenOffice.org Calc

Dari desktop IGOS Nusantara, klik Aplikasi > Perkantoran >

OpenOffice.org Calc

Dari menu OpenOffice.org yang sudah aktif, klik menu File > New >

Spreadheet

Dari kedua cara di atas, akan menampilkan lembar kerja standar dari

OpenOffice.org Calc seperti tampak di bawah ini:

Page 15 of 17


3.4 Beberapa Fungsi Calc sebagai Spreadsheet

Beberapa fasilitas dari OpenOffice.org Calc yang juga mirip dan kompatibel

dengan fasilitas yang ada pada Microsoft Excel, antara lain:

Fungsi Logical

Fungsi Finacial

Fungsi Text (String)

Fungsi Statistical

Fungsi Database

Fungsi Matematika

Fungsi Date & Time, Dll.

Page 16 of 17


3.5 Struktur File OpenOffice.org Calc

3.6 Beberapa Istilah dalam Calc

3.7 Jenis Data dalam OpenOffice.org Calc

Sebenarnya jenis data yang dapat diolah menggunakan OpenOffice.org Calc cukup

banyak. Semua data yang dapat diolah menggunakan Microsoft Excel, juga dapat diolah

dengan baik menggunakan OpenOffice.org Calc. Ditinjau dari sifat dan guna

kemudahan di dalam pengidentifikasiannya, maka dapat dikelompokkan dalam beberapa

jenis:

Page 17 of 17


Education

Pendahuluan membuat dokumen, presentasi, dan spreadsheet pada open office 2.2