PERENCANAAN(PLANNING)

Disusun oleh Kelompok II:

HARTATI YULIATIJENLLY

KRYSTIAN KHOSASICHARLIE WINATA

Pembahasan

1. Definisi Perencanaan

2. Mengapa Perlu

Perencanaan

3. Tujuan Perencanaan

4. Manfaat Perencanaan

5. Lima Dasar Klasifikasi

Rencana

6. Tipe Utama

Perencanaan

7. Tipe Perencanaan

(George R. Terry)

8. Unsur-Unsur

Perencanaan

9. Perencanaan Yang Baik

10.Pembuatan Proses

Perencanaan

11.Hambatan Dalam

Perencanaan

12.Cara Mengatasi

Hambatan

Definisi Perencanaan

Menurut George R. Terry Perencanaan adalah kegiatan memilih dan menghubungkan fakta serta membuat dan menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dengan jualan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Mengapa Perlu Perencanaan ?

Perencanaan dilakukan untuk

mencapai:

Protective Benefits, yang dihasilkan

dari pengurangan kemungkinan

terjadinya kesalahan dalam

keputusan.

Positive Benefits, dalam bentuk

meningkatnya sukses pencapain

tujuan tim organisasi.

Tujuan Perencanaan ?

Stephen Robbins dan Mary Coulter:

Untuk memberikan pengarahan baik

untuk manajer maupun karyawan

nonmanajerial.

Untuk mengurangi ketidakpastian.

Untuk meminimalisir pemborosan.

Untuk menetapkan tujuan dan standar

yang digunakan dalam proses

pengontrolan dan pengevalusasian.

Manfaat Perencanaan ?

a. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan,

b. Membantu dalam kristalisasi persesuaian dalam masalah-masalah utama,

c. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas,

d.  Pemilihan berbagai alternatif terbaik,

e. Standar pelaksanaan dan pengawasan,

f. Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan,

g. Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi,

h. Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait,

i. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami,

j. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, dan

k. Menghemat waktu, usaha dan dana.

Lima Dasar Klasifikasi Rencana(T.Hani Handoko, 1992:84-85)

BidangFungsional

Karakteristik

WaktuUnsur

TingkatanOrganisasional

Lima Dasar Klasifikasi Rencana

Bidang fungsional, mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia.

Setiap faktor memerlukan tipe perenanaan yang berbeda.

Misal, rencana produksi akan meliputi penrencanaan kebutuhan bahan, scheduling produksi, jadwal pemilharaan mesin, dsb. Sedangkan rencana pemasaran berisi target pejualan, program promosi.Bidang

Fungsional

Tingkatan Organisasi

onal

Karakteristik

UnsurWaktu

Lima Dasar Klasifikasi Rencana

Tingakatan organisasional, termasuk keseluruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi.

Teknik-teknik dan isi perencanaan berbeda untuk tingkatan yang berbeda pula.

Perencanaan organisasi keseluruhan akan lebih kompleks dari pada perencanaan suatu satuan kerja organisasi.

Bidang Fungsion

al

Tingkatan Organisasi

onal

Karakteristik

UnsurWantu

Lima Dasar Klasifikasi Rencana

Karakteristik-Karakteristik (sifat) rencana, meliputi faktor-faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantittif dan kualitatif.

Misal rencana pengembangan produk biasanya rahasia: rencana produksi lebih bersifat kuantitatif dibanding rencana personalia.

Bidang Fungsion

al

Tingkatan Organisasi

onal

Karakteristik

UnsurWaktu

Lima Dasar Klasifikasi Rencana

Waktu, menyangkut:1. Jangka pendek (1 tahun), misalnya jadwal

penggunaan sumber daya.2. Jangka menengah (1-5 tahun), misalnya

laba pertumbuhan: usaha untuk perbaikan laba.

3. Jangka panjang (>5 tahun), misalnya produk penyesuaian tujuan dan perubahan startegi: memperkiraan penjulan masa yang akan datang dengan neraca laba/rugi, sehingga dapat menetapkan program.Bidang

Fungsional

Tingkatan Organisasi

onal

Karakteristik

UnsurWaktu

Lima Dasar Klasifikasi Rencana

Unsur-unsur rencana, dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan, dan sebgainya.

Perencanaan meliputi berbagai tingkatan dan setiap tingkatan merupakan bagian dari tingkatan yang lebih tinggi.

Perencana ini berhubungan dengan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, seperti program pengiklanan, prosedur seleksi personalia, anggaran penelitian dan pengembangan, dan seterusnya.Bidang

Fungsional

Tingkatan Organisasi

onal

Karakteristik

UnsurWaktu

Tipe Utama Perencanaan

1. Perencanaan StrategikSuatu proses perencanaan jangka panjang (lebih dari 5 tahun) yang disusun untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Perencanaan OperasionalRencana yang memberikan rincian tentang bagaimana rencana –rencana strategik akan dicapai.

Perencanaan operasional Perencanaan stategis

Pusat bahasan Masalah-masalah pengoperasian

Kelangsungan dan pengembangan jangka panjang

Sasaran Laba sekarang Laba di waktu yang akan datang

Batasan Lingkungan SD sekarang

Lingkungan SD waktu yang akan datang

Hasil yang diperoleh Efisiensi dan stabilitas Pengembangan potensi

mendatang

Informasi Dunia bisnis sekarang Kesempatan di waktu yang akan datang

Organisasi kepemimpinan

Birokrasi/stabil konservatif

Kewiraswastaan/fleksibel mengilhami perubahan radikal

Pemecahan masalah

Berdasarkan pengalaman masa lalu

Antisipasi, menemukan pendekatan-pendekatan baru

Resiko Rendah Tinggi

Dua Tipe Rencana Operasional

Perencanaan operasional terdiri dari:1. Rencana Sekali Pakai (Single Use Plans),

dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai.Rencana sekali pakai adalah serangkaian kegiatan terperinci yang kemungkinan tidak berulang dalam bentuk yang sama diwaktu mendatang.Sebagai contoh, perencanaan perusahaan untuk membangun gudang baru karena adanya perluasan usaha akan memerlukan rencana sekali pakai khusus bagi proyek tersebut. Tipe-tipe pokok rencana sekali pakai adalah program, proyek, dan anggaran.

Dua Tipe Rencana Operasional

Perencanaan operasional terdiri dari:

2. Rencana Tetap (Standing Plans),

Merupakan pendekatan-pendekatan penganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang.Wujud umum rencana tetap adalah:

a) Kebijaksanaan,

Merupakan batas bagi keputusan, menentukan apa yang dibuat. Dengan cara ini kebijakan menyalurkan pemikiran para anggota organisasi agar konsisten dengan tujuan organisasi.

b) Prosedur standar

Kebijaksanaan dilaksanakan dengan pedoman-pedoman yang lebih terperinci, sering dikenal sebagai “stadart oprating procedure” (SOP). Suatu prosedur memberikan sejumlah instruksi yang terperinci untuk pelaksanaan serangkaian kegiatan yang terjadi secara teratur.

c) Aturan (rules atau regulations) adalah pernyataan (ketentuan) bahwa suatu kegiatan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu.

Tipe Perencanaan (George R. Terry)

Salah satu usaha untuk menilai kegiatan perencanaan yang bermacam-macam ialah meninjau berbagai tipe rencana yang merupakan hasil dari proses perencanaan. Adapun tipe rencana tersebut menurut Terry, adalah

1. Objective (sasaran)

2. Policy (kebijaksanaan)

3. Procedure(prosedur)

4. Method (metode)

5. Standard

6. Budget (anggaran)

7. Program

8. Techno factor (factor teknis)

Tipe Perencanaan (George R. Terry)

1. Objective (Sasaran)

Sasaran yang mempertimbangkan aktivitas-aktivitas masa mendatang, tinjauan ke masa depan, menentukan proyeksi, dan bagian integral dari aktivitas perencanaan secara keseluruhan.

2. Policy (Kebijaksanaan)

Pernyataan atau pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan (khususnya cara berpikirnya)

3. Procedure (Prosedur)

Suatu kumpulan tugas-tugas yang berhubungan satu sama lain, yang merupakan bagian dari urutan kronologis dan cara yang ditetapkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan.

4. Method (Metode)

Suatu cara yang ditetapkan untuk melaksanakan suatu tugas tertentu, dengan cukup memperhatikan sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia, dan pengeluaran total berupa waktu, uang, serta usaha.

Tipe Perencanaan (George R. Terry)

5. Standard

Suatu kesatuan pengukuran yang ditetapkan sebagai suatu patokan atau tingkat referensi.

6. Budget (anggaran)

Sebuah rencana untuk pendapatan, atau pengeluaran, ataupun untuk keduanya, yang menyangkut uang, personil, barang-barang yang dibeli, barang-barang penjualan, ataupun entitas lain mengenai penetapan tindakan-tindakan yang akan dilakukan pada masa yang akan datang yang akan membantu usaha-usaha manajerialnya.

7. Program

Jaringan kompleks yang terdiri dari tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber daya, dan elemen lainnya, berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih.

8. Techno factor (factor teknis)

Suatu rencana berhubungan dengan adanya faktor-faktor teknis, seperti waktu, biaya, atau arus bahan.

Unsur-Unsur Perencanaan

• dibuat dengan pemikiran yang rasional; tidak secara khayalan/angan-angan; harus dapat dilaksanakan

Rasional• dibuat berdasarkan analisa fakta

dan perkiraan yang mendekati/estimate; untuk pelaksanaan yang akan segera dikerjakan

Estimasi• dibuat sebagai persiapan/pre-

parasi; pedoman/patokan tindakan yang akan dilakukan/bukan untuk yang telah lalu

Preparasi• dibuat untuk dilaksanakan; untuk

keperluan tindakan-tindakan kemudian dan seterusnya; bukan yang telah lalu

Operasional

Perencanaan Yang Baik

1. Mengetahui sifat/ciri/prinsip rencana yang baik, sebagai berikut: Mempermudah tercapainya tujuan, Dibuat oleh orang yang memahami tujuan

organisasi, Dibuat oleh orang yang mendalami teknik

perencanaan, Disertai perincian yang teliti, Tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan, Bersifat sederhana, Luwes, Dalam perencanaan terdapat tempat

pengambilan resiko, Bersifat praktis/pragmatis, Merupakan forcasting.

Perencanaan Yang Baik

2. Memandang proses perencanaan sebagai suatu rangkaian pertanyaan yang harus dijawab, sebagai berikut: What (apa)= tujuan (tindakan apa yang perlu

dilakukan) When (kapan)= waktu (kapan hal tersebut perlu

dilakukan) How (bagaimana)= cara mengerjakannya

(bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut) Who (siapa)= tenaga kerja (siapa yang

melakukan pekerjaan tersebut) Where (dimana)= tempat (dimana pekerjaan itu

harus dilakukan) Why (mengapa)= keperluannya (mengapa

pekerjaan itu harus dilakukan).

Perencanaan Yang Baik

3. Memandang proses perencanaan sebagai suatu masalah yang harus dipecahkan dengan mempergunakan teknik-teknik ilmiah (scientific techniques of problem solving), melalui langkah: Mengetahui sifat hakikat masalah yang dihadapi

(know the nature of the problem). Mengumpulkan data (collect data), Menganalisa data-data (analisis of the data), Menentukan beberapa alternatif (determination

of several alternatives), Memilih cara yang terbaik (selection of the

seeminingly best way from among alternatives), Pelaksanaan (execution) Penilaian hasil (evaluation of results)

Pembuatan Proses Perencanaan

1. Menetapkan tugas dan tujuanAntara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.

2. Observasi dan analisaMenentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.

3. Mengadakan kemungkinan-kemungkinanFaktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.

4. Membuat sintesaSintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.

Hambatan Dalam Perencanaan

1. Kurang pengetahuan tentang organisasi2. Kurang pengetahuan tentang

lingkungan3. Ketidakmampuan melakukan peramalan

secara efektif4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi

yang tidak berulang5. Biaya6. Takut gagal7. Kurang percaya diri8. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan

tujuan-tujuan alternatif.

Cara Mengatasi Hambatan

1. Melibatkan para pegawai, terutama mereka yang terkena pengaruh dalam proses perencanaan.

2. Memberikan banyak informasi kepada para pegawai tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya sehingga mereka memahami perlunya perubahan, manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan untuk pelaksanaan yang efektif.

3. Mengembangkan suatu pola perencanaan dan penetapan yang efektif, suatu “track record” yang berhasil mendorong kepercayaan kepada para pembuat rencana serta menyebabkan rencana baru tersebut diterima.

4. Menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil gangguan yang tidak perlu.