37
Siklus Pengeluaran Keren Margaretta Esmeralda Laila Hidayatullah Lucky Maharani Safitri Moch. Choirul Azis

SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN, PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Siklus Pengeluaran

Keren Margaretta EsmeraldaLaila Hidayatullah

Lucky Maharani SafitriMoch. Choirul Azis

Page 2: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Pengertian Siklus Pengertian Siklus PengeluaranPengeluaran

Serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Page 3: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Diagram Konteks dari Siklus Diagram Konteks dari Siklus PengeluaranPengeluaran

Page 4: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Tujuan Siklus PengeluaranTujuan Siklus Pengeluaran

Meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi.

Page 5: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Perbandingan Aktivitas Siklus Perbandingan Aktivitas Siklus Pendapatan dan Siklus PengeluaranPendapatan dan Siklus Pengeluaran

AKTIVITAS SIKLUS PENDAPATAN AKTIVITAS SIKLUS PENGELUARAN

Entri pesanan penjualan – memproses

pesanan dari pelanggan.

 

Pemesanan bahan baku, perlengkapan, dan

jasa – mengirimkan pesanan ke pemasok

Pengiriman – mengantar barang dagangan

atau jasa ke pelanggan (logistik outbound)

 

Penerimaan – menerima barang atau jasa

dari pemasok (logistik inbound)

Penagihan – mengirimkan faktur ke

pelanggan

 

Memproses faktur – meninjau dan menyetujui

faktur dari pemasok.

 

Penerimaan kas – memproses

pembayaran dari pelanggan

Pengeluaran kas – memproses pembayaran

ke pemasok.

Page 6: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Ancaman dan Pengendalian Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluarandalam Siklus Pengeluaran

Masalah-masalah umum keseluruhan siklus pengeluaran

1. Data induk yang tidak akurat atau tidak valid2. Perlengkapan yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif3. Kehilangan atau penghancuran data4. Kinerja yang buruk

1.1 Pengendalian integritas pemrosesan data1.2 Pembatasan akses terhadap data induk1.3 Tinjauan atas seluruh perubahan data induk2.1 Pengendalian akses2.2 Enkripsi3.1 Backup dan prosedur pemulihan bencana4.1 Laporan manajerial

Pemesanan 5. Kekurangan dan kelebihan persediaan6. Membeli barang yang tidak dibutuhkan7. Membeli pada harga yang melambung

5.1 Sistem persediaan perpetual5.2 Kode bar atau label RFID5.3 Perhitungan persediaan fisiksecara periodik6.1 Sistem persediaan perpetual6.2 Tinjauan dan persetujuan permintaan pembelian6.3 Fungsi pembelian tersentralisasi7.1 Daftar harga7.2 Penawaran yang kompetitif7.3 Tinjauan pesanan pembelian7.4 Anggaraan

Page 7: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Ancaman dan Pengendalian Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluarandalam Siklus Pengeluaran

Penerimaan 1. Menerima barang yang tidak

dipesan

2. Kesalahan dalam perhitungan

3. Memverifikasi penerimaan

jasa

1.1 Mensyaratkan keberadaan pesanan

pembelian yang disetujui sebelum

menerima setiap pengiriman

2.1 Tidak menginformasikan pegawai

penerimaan mengenai kualitas yang

dipesan

2.2 Mensyaratkan pegawai penerimaan untuk

menandatangani laporan penerimaan

2.3 Insentif

2.4 Penggunaan kode batang dan label RFID

2.5 Konfigurasi sistem ERP untuk menandai

diskrepansi antara kuantitas yang dipesan

dan diterima yang melebihi toleransi

ambang batas untuk penyelidikan

3.1 Pengendalian anggaran

3.2 Audit

Page 8: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Ancaman dan Pengendalian Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluarandalam Siklus Pengeluaran

Menyetujui

faktur

pemasok

1. Kesalahan dalam

faktur pemasok

2. Keslahan dalam

mem-posting ke

utang

1.1 Verifikasi atas keakuratan faktur

1.2 Mensyaratkan tanda terima mendetail

untuk pembelian kartu pengadaan

1.3 ERS

1.4 Pembatasan akses ke data induk

pemasok

1.5 Verifikasi tagihan biaya pengiriman

dan penggunaan saluran pengiriman

yang disetujui

2.1 Pengendalian edit entri data

2.2 Rekonsiliasi catatan utang yang detail

dengan akun control buku besar umum

Page 9: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Ancaman dan Pengendalian Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluarandalam Siklus Pengeluaran

Pengeluaran

kas

1. Kegagalan untuk

memanfaatkan diskon

bagi pembayaran tepat

waktu

2. Membayar untuk barang

yang tidak diterima

1.1 Pengisian faktur berdasarkan

tanggal jatuh tempo untuk diskon

1.2 Anggaran arus kas

2.1 Mensyaratkan bahwa seluruh faktur

pemasok dicocokkan dengan

dokumne pendukung yang diakui

baik oleh penerimaan dan

pengendalian persediaan

2.2 Anggaran (bagi jasa)

2.3 Mensyaratkan tanda terima bagi

biaya perjalanan

Page 10: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Masalah-masalah Umum Masalah-masalah Umum Keseluruhan Siklus PengeluaranKeseluruhan Siklus Pengeluaran

Data Induk yang tidak akurat dan atau tidak

valid

Kelebihan persediaan

Pembelian yang tidak perlu

Menghasilkan penundaan

produksi

Penipuan pembayaran ke

pemasok yang fiktif

Pengiriman pembayaran ke

alamat yang salah

Pengiriman yang tidak tepat waktu,

Pembelian bahan baku yang

kualitasnya inferior (rendah)

Pemesanan dari pemasok yang tidak disetujui,

Page 11: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Cara PenanggulanganCara Penanggulangan

Menggunakan pengendalian integritas pemrosesan data. Ini juga penting untuk membatasi akses data induk siklus pengeluaran dan mengonfigurasi sistem sehingga hanya pegawai berwenang yang dapat membuat perubahan atas data induk.

Page 12: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Siklus Pengeluaran

Page 13: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Diagram Arus Data Tingkat 0 Diagram Arus Data Tingkat 0 dari Siklus Pengeluarandari Siklus Pengeluaran

Page 14: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

PemesananPemesanan

Terdapat berberapa metode untuk mengidentifikasi apa, kapan, dna berapa banyak unit yang akan dibeli

Pendekatan Tradisional /

EOQ

Reorder Point

Sistem persediaan

JIT

Perencanaan kebutuhan

material

Page 15: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

PemesananPemesananProses

1.1 Apa yang

Dipesan

1.2 Memilih

Pemasok

Siklus Pendapatan

Siklus Pengeluaran

Pengendalian Persediaan &

Berbagai Departemen

Departemen Penerimaan

Pemasok

Pemasok

Persediaan

Pesanan Pembelian

Page 16: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

PemesananPemesananAncaman dan Pengendalian

Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menyebabkan kehabisan stok yang akan mengakibatkan pada hilangnya penjualan atau menyimpan persediaan berlebih yang dapat meningkatkan biaya. Untuk mengurangi resiko pada masalah ini, metode persediaan perpetual seharusnya digunakan untuk memastikan bahwa informasi mengenai stok persediaan selalu terbarui

Page 17: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Memilih PemasokMemilih Pemasok

Page 18: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Memilih PemasokMemilih PemasokAncaman dalam Pemesanan

Terdapat lima ancaman untuk menempatkan pesanan dengan pemasok. Salah satunya melibatkan pembelian barang pada harga yang melambung.

Page 19: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Penerimaan

Proses

Page 20: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

PenerimaanPenerimaanAncaman dan PengendalianSalah satu contoh ancaman yang mungkin dialami

dalam siklus penerimaan ini yaitu menerima pengiriman barang yang tidak dipesan menghasilkan biaya-biaya yang terkait dengan pembongkaran penyimpanan, dan kemudian pengembalian barang-barang tersebut. Prosedur pengendalian yang terbaik untuk menanggulangi ancaman ini adalah menginstruksikan departemen penerimaan untuk menerima hanya pengiriman yang ada dalam pesanan pembelian yang disetujui.

Page 21: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Menyetujui Faktur PemasokMenyetujui Faktur PemasokProses

Page 22: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Menyetujui Faktur PemasokMenyetujui Faktur PemasokAncaman dan Pengendalian

Page 23: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Pengeluaran KasPengeluaran KasProses

Pembayaran dibuat ketika utang mengirimkan kasir sebuah paket voucher

KasirKasir

BendaharaBendahara

Page 24: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Pengeluaran KasPengeluaran KasAncaman dan PengendalianKegagalan untuk memanfaatkan diskon pembelian bagi

pembayaran yang tepat waktu dapat menjadi mahal. Pengajuan yang tepat dapat mengurangi resiko secara signifikan pada ancaman ini. Faktur yang disetujui harus diajukan berdasarkan tanggal jatuh tempo, dan sistem harus didesain untuk melacak tanggal jatuh tempo dan mencetak sebuah daftar seluruh faktur yang beredar secara periodik

Ancaman lainnya adalah membayar untuk barang yang tidak diterima. Pengendalian terbaik untuk mencegah ancaman ini adalah membandingkan kuantitas yang diindikasikan dalam faktur pemasok dengan kuantitas yang dimasukkan oleh pihak pengendalian persediaan yang menerima transfer atas barang-barang tersebut dari departemen penerimaan.

Page 25: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Departemen MSDM

Berbagai departemen

Asuransi dan

perusahaan lain

Bank

Lembaga Pemerintahan

Pegawai

Sistem Penggajian

Perubahan dalam penggajian

Data kehadiran dan

waktu

Laporan

Laporan

Pengembalian dan potongan pajak

Cek gaji

Cek penggajian

Pajak penghasilan dan laporan pajak

Tarif dan instruksi pajak

Perubahan tarif dan instruksi

Cek dan laporan

Page 26: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Aktivitas Siklus Penggajian

1. Perbarui file induk penggajian2. Perbarui tarif dan potongan3. Validasi data waktu dan kehadiran4. Siapkan penggajian5. Keluarkan dana penggajian6. Hitung kompensasi dan pajak yang dibayar oleh

perusahaan7. Pengeluaran dana pajak penghasilan dan potongan

lain-lain

Page 27: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Perbarui file induk penggajian

Memperbarui file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian, seperti:

– Mempekerjakan orang baru– Pemberhentian– Perubahan tingkat gaji

Page 28: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Perbarui Tarif dan Potongan

Perubahan tarif dan potongan terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

Page 29: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Validasi data waktu dan kehadiran

• Informasi mengenai waktu dan kehadiran pegawai datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.

• Pegawai yang dibayar per jam kartu waktu• Pegawai yanag mendapatkan gaji tetap

diawasi para supervisor secara informal• Pegawai yang dibayar berdasarkan komisi murni

atau gaji ditambah komisi pencatatan jumlah penjualan atau kinerja operasionalnya.

Page 30: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Mempersiapkan Penggajian

• File transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai.

• File yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk menghitung gaji kotor, potongan penggajian (potongan untuk PPh dan potongan sukarela), dan gaji bersih.

• Daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak.

Page 31: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Membayar Gaji

• Daftar penggajian dikirim ke bagian utang untuk ditinjau dan disetujui.

• Voucher pengeluaran dibuat untuk mensahkan transfer dana dari rekening giro umum milik perusahaan ke rekening bank penggajian perusahaan.

• Voucher pengeluaran dan daftar penggajian dikirim ke kasir.

• Daftar penggajian dikembalikan ke bagian penggajian, sementara voucher pengeluaran dikirim ke staf administrasi bagian akuntansi.

Page 32: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

Rencana kompensasi fleksibel memungkinkan setiap pegawai menerima jaminan minimum asuransi untuk pengobatan dan kontribusi pensiun, kredit kompensasi tambahan yang dapat digunakan untuk mendapatkan waktu libur ekstra dan asuransi kesehatan tambahan.

Page 33: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-lain

Membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.

Page 34: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Tujuan Pengendalian, Ancaman dan Prosedur

Proses/ Aktivitas

Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan

Pengontrakan atau perekrutan karyawan

1. Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk

2. Pelanggaran hukum ketenagakerjaan

Prosedur mempekerjakan yang baik, termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referensi, dan riwayat hidup.

Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan; pelatihan perkembangan terkini dalam hal hukum ketenagakerjaan

Page 35: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

LANJUTAN …Proses/

AktivitasAncaman Prosedur pengendalian yang dapat

diterapkanPemrosesan penggajian

3. Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi.

4. Data waktu yang tidak akurat

5. Pemrosesan penggajian yang tidak akurat

6. Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan

Pemisahan tugas: data SDM vs penggajian dan distribusi cek gaji; pengendalian akses; tinjauan atas semua perubahan.Otomatisasi pengumpulan data; berbagai pemeriksaan edit; rekonsiliasi data kartu waktu dengan data waktu kerjaTotal batch dan pengendalian aplikasi lainnya; rekening kliring penggajian; tinjauan peraturan IRS.Setoran langsung; distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang yang independen dari proses penggajian; penyelidikan cek gaji yang tidak diklaim; akses terbatas ke cek gaji kosong; pemberian nomor tercetak dan perhitungan serta pencatatan periodik untuk semua cek gaji; penggunaan rekening giro terpisah untuk penggajian, yang dipelihara sebagai dana tetap.

Page 36: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

LANJUTAN …

Proses/ Aktivitas

Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan

Umum 7. Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi

8. Kinerja yang kurang baik

Prosedur pembuatan cadangan; rencana pemulihan dari bencana; pengendalian akses fisik dan logis; enkripsi data

Pengembangan dan tinjauan periodik atas metrik kinerja yang tepat

Page 37: SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN,  PROSEDUR PEMBAYARAN DAN PROSES PENGGAJIAN

Thank You