SISTEM KEARSIPAN

Praktek Kerja Lapangan (PKL)Dinas Pendidikan Provinsi Jawa

TengahDosen Pembimbing: Putriaji Hendikawati,S.Si.,M.Pd.,M.Sc.

Sistem Informasi Kearsipan Surat Dinamis Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah

menggunakan Visual Basiv 6.0 dan MySQL Query Browser.

Disusun Oleh:Luky Triohandoko (4112311002)



Latar belakang• Semakin pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi pada saat ini.• Sistem Persuratan yang masih menggunakan metode manual di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah• Pentingnya peran surat/arsip dinas



Tempat & TujuanDinas Pendidikan Provinsi Jawa TengahJL. Pemuda no. 132Semarang – Jawa tengah25 Juli – 6 September 2013



Tempat & TujuanTujuan dilaksanakannya Kerja Praktek ini adalah :

• Memberikan praktek kerja secara langsung dan menggali

berbagai masalah yang timbul di lapangan serta

membandingkannya dengan teori yang diperoleh di bangku

kuliah.

• Meningkatkan ketrampilan dan wawasan dalam dunia

kerja pada suatu perusahaan.



Gambaran PKL di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah.



Gambaran PKL di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah.Subbag Umum dan Kepegawaian• Subbagian Umum dan Kepegawaian bertanggung jawab

atas segala kearsipan dinas, arsip pegawai seperti slip gaji dan surat perjalanan dinas, dan proses persuratan yang ada di dinas pendidikan mulai dari proses surat masuk maupun proses surat keluar.



Gambaran PKL di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah.



Teori Penunjang.1.ProgramUntuk mendukung berbagai aplikasi basis data diperlukan perangkat lunak berupa program komputer. Dalam hal ini program aplikasi dibuat menggunakan bahasa pemrograman baku yaitu VB 6.0



Teori Penunjang.2. DataData untuk aplikasi basis data adalah basis data itu sendiri. Basis data berisi: data sumber, meta data, kamus data, dan overhead data.

a). Data sumber adalah fakta yang disimpan didalam basis data, misalnya: nama, jenis kelamin, tanggal lahir, dan alamat.

b). Kamus data memperjelas struktur dari basis data.c). Meta data adalah data tentang struktur basis data

Aplikasi Basis Data 14 yang disimpan di dalam kamus data.

d). Overhead data digunakan untuk list, index, dan struktur data yang lain yang menyajikan relationship dari record.



Teori Penunjang.3. Sistem Manajemen Database (SMBD)SMBD merupakan suatu perangkat lunak yang terdiri atas sekumpulan program untuk mengelola dan memelihara data di dalam suatu struktur yang digunakan oleh banyak aplikasi, bebas (independence) terhadap media penyimpanan dan metoda akses. Sistem tersebut menyusun elemen data di dalam struktur yang telah didefinisikan sebelumnya dan menyimpan relasi diantara elemen data yang berbeda di dalam basis data.



Teori Penunjang.4. Structural Query Languange (SQL) Menurut I. Pohan (2002: 6) Structural Query Languange (SQL) adalah sebagai bahasa query yang tidak hanya terbatas digunakan untuk query ke dalam basis data, tetapi dapat digunakan untuk mendefinisikan struktur data, memodifikasi data, dan menspesifikasikan security constraint. Atau dengan kata lain bahwa SQL, memiliki kemampuan untuk Data Manipulation Language (DML) dan Data Definition Language (DDL).

http://biobses.com/penulis-29-husni_i._pohan,_ir.,_m.eng..html





Teori Penunjang.5. Kearsipan

Dalam buku Manajemen Kearsipan menurut Zulkifli (1990: 23) Sistem penataan arsip atau archieve filling disebut juga dengan filling system. Filling adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan.



Teori Penunjang.Jenis-jenis arsip secara umum : Arsip dibagi menjadi dua bagian : a). Arsip dinamis, yaitu semua arsip yang

masih berada di berbagai kantor baik pemerintah maupun swasta.

b). Arsip statis, yaitu arsip yang disimpan di arsip nasional yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor.



Teori Penunjang.Fungsi arsip Fungsi arsip dibagi menjadi tiga, diantaranya : a). Sebagai surat yang dijadikan sebagai

dokumen.b). Mempermudah suatu lembaga atau badan

pemerintah dalam melaksanakan suatu kegiatan.

c). Sebagai syarat yang diperlukan jika suatu waktu kita mengkaji kembali hal-hal yang lalu.



Teori Penunjang.6. Fungsi Surat

Menurut Soedjito (2004: 34) Surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan komunikasi lisan yang cepat, surat memiliki bukti otentik berupa tulisan dan tanda tangan yang tidak dimiliki oleh komunikasi lisan. Selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi sebagai :

a. Alat bukti tertulis.b. Alat pengikat.c. Bukti historis.d. Wakil organisasi.e. Pedoman.



Teori Penunjang.7. Proses Surat Masuk di Dinas Pendidikan Provinsi

Jawa TengahSurat masuk yang diterima di bagian Kearsipan dicatat pada buku agenda untuk diberi nomor surat, tujuan surat, perihal, kemudian surat diberi lembaran disposisi. Lembaran disposisi ini digunakan sebagai tempat ketua memberikan tanggapan pada isi surat, surat-surat masuk yang telah dicatat diberi lembaran disposisi disampaikan kepada Subbagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah untuk diketahui isi, dan dilakukan pengecekan surat. Selanjutnya Subbagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah memberi tanggapan apakah surat tersebut perlu dibalas atau tidak.



Teori Penunjang.8. Proses Surat Keluar di Dinas Pendidikan Provinsi

Jawa TengahSurat keluar atau surat balasan merupakan jawaban dari surat masuk ataupun informasi yang perlu disampaikan kepada pihak lain, baik berupa laporan-laporan maupun informasi lainnya. Cara penanganan surat keluar tidak berbeda dengan surat masuk, surat keluar tidak diberi lembaran disposisi. Sebelum surat keluar/surat balasan dikirim ke alamat yang dituju terlebih dahulu dicatat dalam buku ekspedisi yang bersangkutan untuk diarsipkan



Teori Penunjang.Software yang digunakanDalam pembuatan sistem informasi kearsipan dinamis Dinas Pendidikan Provinsi jawa Tengah membutuhkan software berikut:1. Microsoft Visual Basic 6.02. MySQL Query Browser3. VB MySQL Direct



Manfaat Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Dinas Pendidikan provinsi Jawa Tengah.Dengan diaplikasikannya Sistem Kerarsipan Surat Dinamis Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah dengan Menggunakan Visual Basic 6.0 dan MySQL diharapkan diperoleh manfaat sebagai berikut: 1. Pengelolaan data dapat dilakukan dengan

cepat dibandingkan dengan sistem manual 2. Penyimpanan data-datanya akan lebih

hemat dan aman serta dapat digunakan berkali-kali dan dapat diperbaharui isinya.



Sistem Kerarsipan Surat Dinamis Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah dengan Menggunakan Visual Basic 6.0 dan MySQL1. Menu Log In



Sistem Kerarsipan Surat Dinamis Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah dengan Menggunakan Visual Basic 6.0 dan MySQL2. Menu Input Surat Masuk



Sistem Kerarsipan Surat Dinamis Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah dengan Menggunakan Visual Basic 6.0 dan MySQL3. Menu Input Surat Keluar



Sistem Kerarsipan Surat Dinamis Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah dengan Menggunakan Visual Basic 6.0 dan MySQL4. Menu Rekapan Surat



Sistem Kerarsipan Surat Dinamis Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah dengan Menggunakan Visual Basic 6.0 dan MySQL

Lihat Program

“Klik”



sekian

Education

SISTEM KEARSIPAN