Studentmobiliteit - Hans Westerik en Hans Punt - HO-link 2015

Studentmobiliteit HO-link juni

2015

1

Studentmobiliteit Hans Punt en Hans Westerik

HO-link juni 2015

Agenda: Studentmobiliteit

Studentmobiliteit: belangrijk(er);

Wat verstaan we er onder, hoe te beoordelen en waar willen we

naar toe?

Pakketselectie;

Beoordelingscriteria;

Planning;

Wat valt op?

Do en Don’t

Studentmobiliteit HO-link juni 2015 2

Vision 2020 Universiteit Twente


Studentmobiliteit


Er moet wat gebeuren, maar hoe of wat precies?

Daarom eerst een ‘vooronderzoek’

Eerst gezamenlijk startpunt/uitgangspunt;

Wat is de scope (wat wel/niet);

Welke stakeholders;

Welke wensen/problemen;

Waar willen we naar toe?

Vervolgprojecten incl prioritering;

Belangrijk: draagvlak!


Projectopdracht: waar hebben we het over en waar

willen we naar toe

Scope uitwerken

Vaststellen van de scope is onderdeel van het project.

Globaal: alle inkomende en uitgaande studenten.

Scenario plus definiëren projecten

Rapport met architectuur/scenario waar we naar toe willen

werken;

En tevens hoe we daar kunnen komen: vervolgprojecten;

Trefwoorden hierbij: éénmalige vastlegging, integratie van

informatie, self service en workflow.

Start september, rapport december 2014 opgeleverd


Projectrisico’s…

Veel andere projecten/initiatieven op dit vlak;

Verschillende opdrachtgevers bij genoemde initiatieven;

Wie kan aansturen op basis van een totaaloverzicht?

Lokaal verschillende werkwijze;

Hoe houden we de vaart er in?


Studentmobiliteit, wat is dat?

Iedereen heeft wel een vage notie bij studentmobiliteit, maar wat

bedoelen we hiermee?

Werknaam studentmobiliteit, processen die te maken hebben met

studenten: inkomend en uitgaand.

Voorbeelden van inkomend: aanmelden, controle of een student

aan voorwaarden voldoet, ondersteuning visa, housing, beurzen

en financiële afwikkeling;

Bij uitgaand: stage, deelstudie of afstuderen buiten de UT. Dit

kan zowel binnen- als buitenland zijn. En alles wat hier bij komt

kijken bijvoorbeeld autorisatie, verzekering en financiële

afwikkeling, maar ook toetsing bij voorwaarden.


Belanghebbenden en dienstverlening


Dienstverlening aan student

o Visa, Beurs, Huisvesting, Begeleiding, Informatie,

Reisverzekering, …

Management

o Rapportages: statistieken, trends,

calamiteitenoverzicht, …

Contractenbeheer

o Student, sponsor, partner; projecten financiële

administratie

Informatieverstrekking derden

o Overheid (Den Haag, Brussel), VSNU, 3TU, Nuffic,

voorlichting

Top 3 problemen


1. Ondersteuning van processen op de werkvloer is zeer

inefficiënt

2. Management informatie is onvoldoende beschikbaar

3. Het proces van aanmelding voor een internationale student

duurt te lang

Oorzaak:

Zie volgende slide

Processen en systemen


Probleem nr 1.

Ondersteuning van processen op de werkvloer is zeer

inefficiënt

Dit is een onmiddellijk gevolg van het grote aantal applicaties.

Medewerkers die zowel in- als uitgaande mobiliteit coördineren

moeten mogelijk met 8 (acht!) verschillende systemen werken om

alle benodigde gegevens te kunnen registeren of op te vragen


http://1.bp.blogspot.com/_n4WBh4p-N9o/S-v0vY-WNRI/AAAAAAAAAD8/nZRtoS7SXww/s1600/Image0023.JPG

Probleem nr 2.


Management informatie is onvoldoende beschikbaar

Ook dit is een gevolg van het grote aantal applicaties. Omdat elke

applicatie voor de opslag van gegevens zijn eigen database

gebruikt is het nagenoeg onmogelijk een integrale rapportage te

maken waarbij gegevens uit alle systemen benodigd zijn.

Probleem nr 3.


Het proces van aanmelding voor een internationale student

duurt te lang

Omdat bij de beoordeling (admission) ook weer diverse

systemen geraadpleegd moeten worden (informatie over

individuele student, maar ook informatie over land/universiteit

van herkomst) is het een tijdrovend proces.

Oplossingen?


Een nieuwe architectuur!

Mogelijke oplossingen (modellen)

1. Pakket met totaaloplossing;

2. Maatwerk (herbouw/aanvulling bestaande systemen).

Resultaat analyse (december 2014)

Alternatief 1 (aanschaf pakket) heeft de voorkeur

Voorwaarden:

Het pakket moet minstens bij één andere instelling succesvol

draaien, bij voorkeur in Nederland.

Het interface met Osiris moet zonder extra maatwerk mogelijk

zijn.

Invoering op de UT (van aanbesteding tot en met implementatie)

moet binnen een redelijke tijd (zeg 1 jaar) mogelijk zijn.

Maatwerk zal bij dit model deels nodig blijven: interfaces, maar

ook knowledge database.


Requirements: mobility

Ondersteuning verschillende soorten uitgaande en inkomende

mobiliteit;

Inrichting workflow processen;

Invulschermen en workflow aan te passen;

Verplicht kunnen stellen bepaalde invoer velden;

Self service;

Waar mogelijk zonder ‘papier’;

Upload/downloaden van documenten;

Autorisaties/rollen;

Visa/housing/scholarship ondersteunen


Requirements: relations (contacts and agreements)

Contacten (relaties)

Agreements (Contracten);

Koppeling agreement met een mobiliteit;

Managen c.q. optimaal benutten agreements;

Managementinformatie.


Requirements: reporting

(voor gedefinieerde) selecties en queries;

Export/downloaden naar minimaal Excel;

Statistieken, kengetallen en managementinformatie;

Koppeling gegevens mogelijk met andere systemen (bv Google

maps);

Toegankelijk via rapportagetool (BO).


Requirements: System (interfacing en non functionals)

Autorisatie/authenticatie via LDAP (m- of s-nummer);

Export data naar andere systemen (bv REIS, CRM, DECOS);

Koppeling met SIS (NAW-gegevens, vakcode, etc);

Open standaards ondersteunen;

Web, ondersteuning verschillende browsers;

Beveiliging (https);

Loggen mutaties.


Requirementsanalyse

Requirements, hoofdlijnen want pakketselectie, 4

aandachtsgebieden:

Mobilility

Relations database (contacts and agreements)

Reporting

System (interfaces and non-functionals)

Belangrijkste resultaat uit de requirements analyse:

Met het automatiseren van processen waar nu nog geen systeem

voor is valt het meest te winnen.





RIO

Visa

Scholarshipincoming

Housing

Scholarshipoutgoing

SMS(end of life)

ExchangeApplicationWorkflow

(non existent)

KnowledgeDatabase

(non existent)

Osirisaanmeld

ContractsManagement(non existent)

Incoming mobility

Outgoing mobility

New Mobility Application

(COTS)

New KnowledgeDatabase

(ICTS)

Filemaker(CTW)

Unknown

De markt?


Op basis van criteria (bewezen pakket, in productie bij meerdere

gebruikers)

• MoveOn (QS Unisolution – Duitsland)

• Mobility Online (SOP – Oostenrijk)

• Osiris (CACI – Nederland)

Pakketselectie


Requirements (hoofdlijnen, 8 pagina’s) voorgelegd aan

leveranciers;

Demo’s van leveranciers;

Referentiebezoeken;

Sessie medio juli om alles op een rij te zetten;

Advies aan stuurgroep vóór zomervakantie.

Beoordelingscriteria

Gebruikerservaringen (releasebeleid, openstaande problemen,

wensen, plannen, achteraf succesvol?)

Functionaliteit (zie requirements, specifiek managementinfo,

interfaces);

Doelstelling en opzet van het pakket (doelstelling, modulen,

wanneer op markt, releasebeleid, versies en aantallen in gebruik)

Leverancier (omvang, continuiteit, visie, doelgroep, plannen);

Techniek (software, standaard, eisen gebruiker, inzicht DB);

Implementatie (testomgeving, conversie, opleiding, maatwerk,

consultancy, problemen bij implementatie, tips);

Cloud? , consequenties maatwerk, beveiliging, performance, zelf

overzichten maken?)

Kosten (licentie, consultancy, overig eenmalig, jaarlijks)


Conclusies zijn nog niet beschikbaar


Wel enkele opvallende punten UT


Centrale regie, binnen de UT, op vlak studentmobiliteit?

Organisatorische inbedding studentmobiliteit is versnipperd. Wie

is bv eigenaar van de processen? Hoe kunnen we komen tot

standaard werkprocessen?

Functioneel beheer is ook versnipperd;

Studentmobiliteit: een olievlek dreigt uit te dijen (scope).

En enkele algemene punten

Algemeen, bij keuze voor een pakket: keuzevrijheid beperkt. Wat wil ik en

wat heb ik te willen…

Leveranciers reageren ‘creatief’ op vragen over requirements;

Cloudoplossingen en in huis verwerking;

HBO lijkt verder met studentmobiliteit dan WO;

Veel en complex, veel ontwikkelingen die doorgaan;

Met een geïntegreerd systeem heb je nog geen garantie dat je alle

mutaties hebt. Bv stages worden niet altijd vastgelegd;

Ander soort gebruikers? (vergelijk administratie met wettelijke regels).


Vragen aan aanwezigen

Implementatie systeem studentmobiliteit

Denk aan kansen, risico’s, zwaktes en sterktes.

Wat zijn de ‘do’s’ en de ‘don’t’ implementatie studentmobiliteit?

Enkele voorbeelden, m.b.t.

Afspraken met leverancier?

Afspraken met (key) users;

Afspraken met opdrachtgever?

standaardisatie processen c.q. workflow?;

Maatwerk (o.a. interfaces en rapportages)?

Risico’s t.a.v. live gang?

Problemen en kansen uit onverwachte hoek?


Einde presentatie, vragen en opmerkingen?

e-mail:

[email protected]

[email protected]


mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

http://www.google.nl/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&docid=lpZ1jW0xSWDGSM&tbnid=i4vZzWP6pGGU3M:&ved=0CAYQjRw&url=http%3A%2F%2Fwww.kerkwerk.nl%2Fstart%2Fkerk-durftevragen-zijn-we-wel-missionair%2F&ei=47siU4qwJ8LEtQabtoCYDA&bvm=bv.62922401,d.bGQ&psig=AFQjCNFt2OPuHLQ3mEYWwAuHmx6zym-E2A&ust=1394871630235266

Education

Studentmobiliteit - Hans Westerik en Hans Punt - HO-link 2015