SURAT NIAGA

DAFTAR ISI

PENGERTIAN SURAT NIAGA

JENIE-JENIS SURAT NIAGA

UNSUR-UNSUR SURAT NIAGA

HAL-HAL YANG HARUS DI PERHATIKAN

JENIS-JENIS SURAT NIAGASURAT PENAWARAN

SURAT PERMINTAAN PENWARAN

SURAT PESANAN

SURAT PENGADUAN

SURAT PENGANTAR BARANG

SURAT PENGIRIMAN BARANG

SURAT TAGIHAN

PENGERTIAN• Surat niaga adalah surat yang dikeluarkan oleh

badan atau perusahaan dalam rangka menjalankan usahanya.

SURAT PENAWARAN• Surat penawaran adalah surat yang dikirim pihak

penjual kepada calon pembeli untuk menawarkan barang dagangannya yang berisi informasi keadaan suatu barang/jasa yang hendak dijual kepada calon pembeli/pengguna jasa.

• Supaya calon pembeli menjadi tertarik membeli barang dagangan itu, penjual harus pandai-pandai menarik minat pembeli melalui suratnya. Gaya bahasa harus dibuat semenarik dan sejelas mungkin supaya pembeli yang pada mulanya tidak menaruh minat dapat berubah pikiran dan ingin membelinya.

• Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat penawaran :

• • nama/jenis barang yang ditawarkan• • kualitas, merk barang• • jumlah barang yang ditawarkan• • harga satuan• • potongan harga yang diberikan• • syarat pembayaran• • cara pengiriman

Contoh surat penawaranPT SALVAGI A

J L.Goalpara No.9 Sukabumi, J awa Barat 43192. Tlp. (0266)235089

Sukabumi, 05 September 2009

Nomor surat : 085/ I X/ 09

Lampiran : 1 (satu) berkas

Perihal : Penawaran

Yth.

Pimpinan CV KURNI A ALAM J alan Gampang I ngat No.29 Bandung, J awa Barat

Dengan hormat,

Kami PT. Salvagia merupakan perusahaan penghasil produk daur ulang cukup ternama. Kepuasan konsumen dan kesuksesan kerjasama selalu menjadi prioritas utama kami. Karena itulah kami hanya menjual produk-produk berkualitas tinggi dan ramah lingkungan. Melalui surat ini, kami menawarkan produk daur ulang berupa alat industri ramah ligkungan dan berkualitas internasional (spesifikasi beberapa produk terlampir).

Selama 16 tahun Perusahaan berdiri, kami telah melakukan kerjasama dengan berbagai pihak di berbagai bidang. Kerjasama yang terjalin selalu menguntungkan kedua belah pihak.

Demikian penawaran ini, semoga kerjasama yang baik dapat terjalin. Atas perhatiannya, kamiucapkan terimakasih.

Hormat kami,

SURAT PERMINTAAN PENAWARAN• Surat permintaan penawaran adalah surat

yang dikirimkan kepada penjual oleh calon pembeli dengan maksud meminta informasi mengenai harga dan keadaan barang, serta persyaratan mengenai jual-beli barang.

• Calon pembeli tersebut meminta informasi yang lengkap mengenai produk dan harga setiap produk. Biasanya calon penjual akan membalas surat permintaan penawaran tersebut dengan melampirkan catalog atau brosur harga produk.

• Bagi calon pembeli, hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat permintaan penawaran adalah sebagai berikut :

• 1. Menetapkan jenis barang dan waktu barang tersebut diperlukan.

• 2. Meminta informasi yang lengkap tentang cara pembayaran, syarat penyerahan dan pengiriman barang, serta potongan harga lainnya.

• 3. Meminta daftar harga atau katalog, brosur, serta contoh barang yang diperlukan.

Contoh surat permitaan penawaranPT MAJ U TERUS

Kompleks Manado Electronik Centre Blok E Lt. 2 No. 13

Yogyakarta, 19 April 2011

Nomor: … Perihal: Permintaan penawaran dan daf tar harga

Kepada Yth. PT Selalu J aya J l Kaliurang Km 6 Yogyakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan iklan Anda pada harian Kedaulatan Rakyat tanggal 10 April 2011, kami tertarik untuk membeli berbagai jenis peralatan kantor yang Anda tawarkan.

Untuk itu kami mohon Anda dapat mengirimkan spesifikasi yang lebih rinci, daf tar harga, cara pembelian berikut cara pembayarannya. Adapun masalah pemesanan, akan segera kami lakukan setelah inf ormasi dari Anda kami terima.

Atas perhatiannya, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami, PT Maju Terus

Endi Perkasa Manajer General Aff air

SURAT PESANAN• Surat pesanan adalah surat dari pembeli yang dikirim kepada

penjual yang berisi pesanan untuk membeli sejumlah barang atau memesan suatu jasa tertentu.

• Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat pesanan :

• Menyebutkan surat pemesanan, berdasarkan surat penawaran atau iklan dan sebagainya.

• Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika perlu dibuat dalam bentuk dafatar agar mudah melayani dan mengeceknya.

• Menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki.• Menyebutkan cara pembayaran.• Menyebutkan waktu pengiriman yang dikehendaki.• Menyebutkan cara pengepakan.

Contoh surat pesananTOKO SURYA ELEKTORNI K

J alan Raya Ramai 99 Klungkung Bandung 342456

Bandung, 8 April 2008

No. : 12/ SE/ I V/ 08 8 April 2008 Lamp. : 1 (satu) lembar Hal : Pesanan Bola Lampu

Yth. Direktur PT Cahaya Gemilang J alan Terang Bulan No 13 J akarta 12345

Dengan hormat, Sesuai dengan daf tar harga yang saudara kirimkan kepada kami, dengan ini kami mohon segera dikirimi Bola Lampu merk Cahaya Gemilang, dengan rincian:

1000 buah 20 watt @ Rp. 1.000,00 = Rp. 1.000.000,00 1000 buah 25 watt @ Rp. 1.500,00 = Rp. 1.500.000,00 1000 buah 50 watt @ Rp. 2.000,00 = Rp. 2.000.000,00 1000 buah 60 watt @ Rp. 3.000,00 = Rp. 3.000.000,00 1000 buah 75 watt @ Rp. 4.000,00 = Rp. 4.000.000,00 J umlah = Rp.11.500.000,00 Diskon 10% = Rp. 1.150.000,00 Harus dibayar = Rp. 10.350.000,00

Uang sebesar Rp.10.350.000,00 telah kami kirimkan melalui BNI 46. Foto kopi bukti pengiriman dari BNI kami lampirkan. Demikian pesanan kami. Mohon segera dikirim. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terimakasih.

Hormat kami,

Toby Aliansyah

SURAT PENGADUAN (KLAIM)• Surat pengaduan adalah surat pemberitahuan

dari pemesan/pembeli kepada penjual, karena barang-barang yang diterimanya tidak sesuai dengan pesanan. Surat pengaduan dibuat karena jumlah/mutu barang tidak sesuai, kerusakan, keterlambatan, atau pengingkarang isi perjanjian.

• Untuk menyusun surat pengaduan, sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut ini :

1.Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pesanan.

2.Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun anda merasa tidak puas.

3.Sebutkan jenis dan jumlah barang yang anda adukan.

4.Jelaskan sebab-sebab atau alasan-alasan yang logis tentang pengaduan tersebut dengan bukti yang nyata.

5.Jelaskan penyelesaian pengaduan yang anda kehendaki dengan tidak merugikan kedua belah pihak.

Contoh surat pengaduanDengan hormat, Yang bertanda tangan di bawah ini saya: Nama : KIRWAN Alamat : Jl. Bandulan Gang VI F/B I – 22 Kecamatan Sukun Kelurahan Bandulan Nomor Saluran : 70462 Pekerjaan : Purnawirawan TNI AD

Pada tanggal 24 Juni 2012 s/d 13 Juli 2012 kami sekeluarga pergi keluar kota. Di rumah tidak

ada orang/rumah dalam keadaan kosong. Saat kami pulang kami melihat ada kebocoran pipa

air dari saluran PDAM. Kami kaget setelah Petugas Pencatat Meteran datang, ternyata stan

meter menunjukkan 779 sehingga pemakaian = 196 m3.

Melalui surat ini saya mohon dengan hormat agar Bapak Pimpinan PDAM memberikan

kebijaksanaan agar saya bisa membayar secara mengangsur selama 10 x / 10 bulan karena

kalau dibayar sekaligus saya tidak mampu.

Demikian surat pengaduan sekaligus permohonan dari saya, atas semua perhatian dan

kebijaksanaan yang Bapak berikan saya ucapkan banyak terima kasih. Mohon jawaban dan

penjelasannya saya tunggu.

Malang, 23 Juli 2012 Hormat saya, KIRWAN

Surat pengantar barang• Yaitu surat yang digunakan sebagai pengantar barang dari

penjual kepada pembeli atau pengantar paket barang-barang dan sebagainya.

• Hal-hal yang harus dicantumkan dalam surat pengantar barang adalah:

• Ø Nama dan alamat pengirim serta penerima surat/ barang• Ø Nomor surat pengantar• Ø Tempat dan tanggal pembuatan surat• Ø Jumlah, jenis, merek dan keterangan lain mengenai

barang/dokumen yang akan dikirim.• Ø Tanda tangan dan nama terang pengirim surat pengantar,

disertai cap/ instansi yang bersangkutan• Ø Kolom untuk tanda tangan dan nama terang penerima

barang.

Contoh surat pengantar barang

Surat pengiriman barang• Surat pengiriman pembayaran adalah surat yang

dikirimkan pembeli kepada penjual yang isinya memberitahukan bahwa barang telah diterima dan pembayaran segera penuhi sesuai dengan yang telah disepakati.

• Isi pokok surat pengiriman pembayaran adalah sebagai berikut:

1.Menyatakan barang sudah diterima dengan baik.

2.Menjelaskan cara-cara pembayaran.

3.Menyatakan kesan untuk memelihara hubungan kemitraan yang menguntungkan.

4.Minta konfirmasi penjual atas pembayaran tersebut.

Contoh surat pengiriman barangTOKO CATWOMIRY JAYA

Jl.Cikiray No.i3l

Bogor

No :353/F/C/2010 6 januari 2010

Lamp : satu lembara bukti pembayaran

Hal : Pengiriman Pembayaran

Kepada

Yth. Manajer PT FADILA

Jl. Anggrek, No.23

Batam

Dengan hormat,

Pada tanggal 5 januari 2010, kami telah menerima dua unit TV merk Baron sebagai pengganti barang yang rusak dan merupakan bagian dari barang pesanan yang telah kami terima sebelumnya.

Sebagai pembayaran barang-barang tersebut dan sesuai dengan kesepakatan, kami telah mengirimkan sejumlah uang Rp. 20.700.000,00 (dua puluh juta tujuh ratus ribu rupiah) melalui Bank Mandiri. Bersama ini kami lampirkan bukti pembayaran tersebut.

Setelah saudara menerima pembayaran ini,kami harap informasinya. Atas perhatian dan kerja sama Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Toko CATWOMIRY JAYA

Chatumiry

Manajer Pembelian

Surat tagihan• Surat tagihan meruupakan surat yang dibuat oleh penjual atau

pedagang (kreditur) yang berisi peringatan/ mengingatkan pihak pembeli (debitur) untuk membayar sejumlah uang atas barang-barang yang dibelinya. Dengan kata lain, surat tagihan dibuat karena pihak pembeli belum membayar atau tidak mengirimkan uang pembayaran pada tanggal pelunasan yang telah disepakati bersama.

Hal-hal yang perlu dimuat dalam surat tagihan itu diantaranya adalah:• Memberitahukan dan mengingatkan mengenai pernyataan

waktu pembayaran;• Pembayaran yang harus segera dibayar/besarnya utang yang

harus dibayar;• Menunjukan tanggal, nomor surat dan faktur pembelian; serta• Cara pelunasan yang harus dilakukan.

Contoh Surat TagihanPT ALMAMATER TIGA

Jl. Solontongan No.10 Telp.7305529

Bandung

No : 007/AL/KI/I/2002 11 Januari 2002

Hal : Pembayaran Faktur No.23/XII/2001

Kepada

Yth. Toko Sinar Terang

Jalan Dalem Kaum 48

Jakarta

Dengan hormat,

Berdasarkan cataatan di perusahaan kami ternyata Saudara masih memiliki tunggakan faktur no.23 tanggal, 24 Desember 2001, sebesar Rp.2.750.000,00 (dua juta tujuh ratus lima puluh ribu rupiah). Pelunasan tunggakan tersebut harus diselesaikan pada tanggal 1 Januari 2002 sesuai dengan kesepakatan.

Mengingat waktu pembayaran telah lewat sepuluh hari, kami minta Saudara untuk segera membayar faktur tersebut melalui Bank Mandiri No.Rekening 09.09.100.AL.

Atas perhatiannya Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT.ALMAMATER TIGA

DENI HAMDANI.S.E.

Direktur

Unsur-unsur yang harus ada dalam membuat surat niaga

• Kepala surat• Tempat dan tanggal pembuatan surat• Nomor surat• Lampiran• Perihal• Alamat yang dituju• Salam pembuka• Isi surat (pembuka, inti, penutup)• Salam penutup• Tanda tangan dan nama terang pembuat surat

hal-hal yang harus di perhatikan 1.Menetapkan tujuan

2.Menetapkan isi surat

3.Nama dan jenis barang

4.Merk dan kualitas barang

5.Banyak barang yang ditawar

6.Penetapan tata urutan isi surat

7.Menyelesaikan setiap bagian isi surat satu persatu

8.Hindari penggunaan singkatan

TERIMAH KASIH