Travailler avec End Note

Travailler avec ENDNOTE

URFIST Rennes7 mai 2010

Marie-Laure Malingre

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Travailler avec EndNote Plan

1/ Introduction : fonctions et caractéristiques générales de l’outil

2/ La base de données EndNote

3/ La saisie de références

4/ L’import de références

5/ La gestion des références de la base

6/ La mise en forme par les styles bibliographiques

7/ L’utilisation d’EndNote avec le traitement de texte

8/ Fonctionnalités complémentaires et outils d’aide

Travailler avec EndNote1. Introduction

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Travailler avec EndNote1/ Introduction

Les fonctions d’EndNote (Thomson Reuters, http://www.endnote.com/ )

Logiciel de gestion de références bibliographiques, outil d’assistance et de gestion pour :

La recherche documentaire L’organisation et l’exploitation de la documentation

personnelle La rédaction et la publication scientifiques

Utilisation à l’UBS de la version X2 (version X3 = version courante + EndNote Web)

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Rappels de quelques notions de base Bibliothèque

C’est la base de données contenant l’ensemble des références destinées à composer la liste bibliographique. Chaque bibliothèque constitue un fichier (format .enl) et l’on peut créer autant de bibliothèques que nécessaire.

Référence Chaque enregistrement de la base (ou

bibliothèque) est une référence et correspond à la notice permettant de décrire un document donné.

Chaque référence EndNote stocke l’information qui sera utilisée pour constituer une bibliographie (chaque référence reçoit un numéro unique qui ne change jamais à l’intérieur de la base).

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Type de référence Chaque type de document (article de revue, ouvrage,

thèse, rapport…) correspond à un type particulier de notice ou de référence, caractérisé par un ensemble de champs contenant les données descriptives adéquates.

Champ Chaque notice ou enregistrement de la base est

constitué de champs (« Fields »), contenant des données de même type (nom d’auteur, titre…) et variant selon la catégorie de document (ouvrage, revue…).Pour chaque type de référence, des champs peuvent être modifiés, détruits ou ajoutés.

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Capacités (version X2) Nombre de bibliothèques : illimité Nombre de références par bibliothèque : illimité

(conseillé > jusqu’à 100 000) Nombre de champs par référence : un maximum de

51 prédéfinis (+ type de référence), dont 8 personnalisables

Nombre de types de référence : 45 + 3 non définis 3 index de capacité illimitée (auteurs, nom de

revues, mots clés) Intégration possible de notes de lecture ou

résumés ; jusqu’à 50 ko par texte, soit environ 10 pages

Jusqu’ à 500 groupes par bibliothèque pour catégoriser les références

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La fenêtre EndNote

Liste des références Zone des groupes

Custom groups Smart groups Online Search Groupes temporaires

Zone à onglets

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Répertoire EndNote

Connections : fichiers de connexion à des bases externes (.enz)

Examples : fichiers exemples, de démonstration = bases (.enl)

Filters : filtres d’import (.enf) Styles : styles bibliographiques pour

l’édition des citations et des bibliographies (.ens)

Templates : modèles word aidant à la rédaction pour des revues (.dot)

Term Lists : listes de termes (auteurs, mots-clés et journaux dans 3 grandes disciplines thématiques (.txt)

Palm : liaison PDA Palm OS

Spell : dictionnaires pour correction orthographique

DbSupports Plugins Pocket PC Product Support XML Support

Travailler avec EndNote2. La base de données

EndNote

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Travailler avec EndNote2/ La base de données EndNote

Structure de la base de données ou bibliothèque EndNote :

Nombre illimité de références (depuis la version 8) 45 types de références, dont :

le type générique (Generic) = type de référence qui inclut les champs non spécialisés disponibles sur EndNote et constituant la base de tous les champs spécifiques utilisés dans les différents types de référence.

3 types libres 52 champs possibles dans chaque référence

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Les types de référence EndNote spécifiques :

1. Ancient Text 2. Artwork 3. Audiovisual Material 4. Bill 5. Book 6. Book Section 7. Case 8. Chart or Table 9. Classical Work 10. Computer Program 11. Conference Paper

Propositions de traduction :

= Texte ancien = Oeuvre d’art = Document audiovisuel = Projet de loi = Livre = Contribution / Chapitre = Jurisprudence = Graphique ou Tableau = Classiques = Logiciel = Communication à un

congrès

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12. Conference Proceedings

13. Dictionary 14. Edited book 15. Electronic Article 16. Electronic Book 17. Encyclopedia 18. Equation 19. Figure 20. Film or Broadcast 21. Government

Document

= Actes de congrès = Dictionnaire = Ouvrage collectif = Article de revue

électronique = Livre électronique = Encyclopédie = Equation = Figure, illustration = Film et émission radio = Document officiel

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22. Grant 23. Hearing 24. Journal Article 25. Legal Rule or

Regulation 26. Magazine Article 27. Manuscript 28. Map 29. Newspaper Article 30. Online Database

= Bourse = Audience = Article de périodique = Règle juridique = Article de magazine = Manuscrit = Carte = Article de presse = Base de données en ligne

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31. Online Multimedia 32. Patent 33. Personal

communication 34. Report 35. Statute 36. Thesis 37. Unpublished Work 38. Webpage …

= Document en ligne multimédia

= Brevet = Communication non

publiée = Rapport = Loi = Thèse = Littérature grise = Page Web

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Les champs d’une référence

Champs communs à différents types de référence

Champs spécifiques à chaque type de référence

Principaux champs : Author : auteur Editor : éditeur scientifique Publisher : éditeur

commercial Year : année Title : titre Journal : périodique Volume : volume Issue : numéro Pages : pages Date : complément de date Short Title : titre abrégé

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Alternate Journal : nom de périodique abrégé

Original Publication : titre original

Reprint Edition : Réimpressions (titre et année de publication du document original)

Reviewed Item : compte-rendu (titre et auteur des œuvres critiquées)

Accession Number : numéro d’accès de la référence dans la base bibliographique

Call Number : cote Label : utilisable dans

plusieurs cas de figure (n° de tiré à part par exemple)

Keywords : mots clés Abstract : résumé Notes : commentaires URL : liens hypertextes Author Address :

adresse de l’auteur Series Title : collection …

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Gestion des types de référence et des champs Menu Edit > Preferences >Reference Types

Accès à la fenêtre des types de références

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Menu déroulant permettant de faire apparaître les différents types de référence et leurs champs et de créer de nouveaux types (unused)

Type modèle donnant tous les champs pour l’ensemble des types de référence

Possibilité de modifier les champs, d’en supprimer, de créer des champs personnalisés (custom)

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Démarrer avec EndNote

Créer une nouvelle base (nommer la bibliothèque et l’enregistrer)

Ouvrir une base existante

Via le Menu : File > New File > Open > Nom de

la Base

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présence d’une image

référence

Pour voir une référence dans un style donné

Nombre de références affichées sur nombre total

Groupes personnalisés de références

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Se déplacer dans les références Pour sélectionner une référence et se déplacer vers une autre

référence, cliquer sur la référence souhaitée, ou utiliser les flèches verticales + Début / Fin pour aller à la 1ère / la dernière référence.

Pour sélectionner plusieurs références conjointes, cliquer sur une référence et faire glisser sur les références suivantes.

Pour sélectionner un ensemble de références disjointes : Ctrl + clic Pour tout sélectionner : Edit > Select All

Visualisation d’une référence dans un style défini Tools > Show Tab Pane

Affichage de certaines références Sélectionner les références + Menu References > Show Selected

References

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Travailler avec EndNote2/ La base de données EndNote : une référence

Auteur, année, identifiant unique

Champs de la référence

Type de référence

Naviguer dans les références

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Travailler avec EndNote2/ La base de données EndNote : création

Base vide

Grille de saisie des références

Conseil : faire une ou plusieurs sauvegardes de la base créée : File > Save a Copy.

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Configuration de la bibliothèque

Menu Edit > Préférences Libraries : choix d’une

bibliothèque au lancement d’EndNote

Display Fonts : police et taille des caractères

Reference Types : choix d’un type par défaut + modification

Temporary Citations : format des citations temporaires

Sorting : classement des références

Formatting : options de formatage

Display Fields : champs affichés Duplicates : critères de

reconnaissance des doublons

Folder Locations : répertoires par défaut

Term Lists : préférences pour les listes de termes

…

Travailler avec EndNote3. L’import de références

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Travailler avec EndNote 3/ L’import de réferences

EndNote permet d’importer automatiquement des références :

Depuis les interfaces de saisie de certaines bases de données qui permettent d’exporter directement les résultats vers EndNote

Depuis des fichiers de références sauvegardés à l’issue de recherches dans des bases de données distantes et importés automatiquement grâce à des filtres d’import

Sous EndNote même, par une connexion directe à des bases de données distantes (grâce à des fichiers de connexion)

Depuis d’autres bases EndNote Depuis des bases créées sous d’autres logiciels de

gestion bibliographiques (Bases Procite ou Reference Manager)

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Travailler avec EndNote 3/ L’import de réferences

3.1 Import direct depuis les interfaces de recherche (bouton d’export) Exemples :

Google Scholar, Portails de revues : ScienceDirect (Elsevier),

Wiley Interscience, Erudit… Bases de données commerciales ou publiques :

Ex : bases EBSCO (Academic Search Premier, Business Source Premier, MLA, PsycINFO, SocINDEX…), etc

Interfaces publiques de BDD : Eric Catalogues de bibliothèques

Worldcat Plateformes de partage de signets : CiteUlike,

Connotea …

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Travailler avec EndNote 3/ L’import de références

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3.2 Import via les filtres d’import Chaque base de données a ses propres modalités d’organisation,

des filtres différents sont donc nécessaires pour chaque base

Sauvegarde de fichiers en format texte depuis les sources

Import dans EndNote par le Menu File > Import (options d’import). Choisir l’un des filtres proposés par EndNote

Un filtre est sélectionné pendant le processus d’importation pour indiquer à EndNote comment interpréter l’information dans le fichier de données

Le filtre intègre l’information contenue dans chaque référence aux champs correspondants dans EndNote

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Import via les filtres d’import 2 éléments à prendre en considération :

Comment télécharger les données dans le bon format de sortie

Quel filtre d’importation utiliser pour importer les données dans EndNote

Le gestionnaire de filtres Pour accéder à la liste des filtres, choisir Import Filters du

Menu Edit et sélectionner Open Filter Manager

On peut modifier des filtres, en créer s’ils manquent sous EndNote, ou en récupérer sur le réseau

Site EndNote : http://www.endote.com Université du Québec à Chicoutimi :

http://www.uqac.ca/zone08/FiltresEN.htm …

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Sélectionner tous les filtres comme favoris pour y accéder rapidement lors de l’import

Voir les propriétés d’un filtre avec la possibilité de les modifier

Sélectionner ce filtre comme favori

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La procédure d’import Choisir le fichier à importer

Choisir le filtre

Options concernant l’import des doublons

Codage du texte du fichier à importer

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La fenêtre du filtre de EconLit /OvidSP

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La ligne « About This Filter »

Name = nom du fichier, il peut être modifié (par File > Save as)

Based on = informations utilisées pour créer le filtre (lien vers le site web où se trouvent les instructions

Category = pour créer des filtres par catégorie ou fournisseur.

Created / Last modified = mentions de date

Comments and Limitations = peut contenir des informations facilitant l’import (par ex. manière de récupérer les données)

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La ligne « Templates » Son usage :

Créer des correspondances entre les étiquettes du fichier texte à importer et les champs EndNote

Pour chaque type de référence

Demander que le contenu de certaines étiquettes ne soit pas récupéré en utilisant l’option {IGNORE}

Insérer des étiquettes / Champs : Insert Fields

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La ligne « Author Parsing » ( champ Author)

Name Order = ordre dans lequel doivent être repris le nom et le prénom de l’auteur

Interpreting First Name As = 3 valeurs possibles :

Smart : EndNote applique son algorithme, s’il y a 3 lettres majuscules contigues ou moins, ces lettres sont importées en tant qu’initiales, sinon elles le sont en tant que nom complet

Whole Names Initials Only

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Author Name Separators Between Authors :

Défini par défaut à Smart

Reconnaît comme séparateurs « ; » « ^ » « | » pour déterminer la fin d’un nom d’auteur

Si cela ne convient pas définir le séparateur qui convient

Author Name Separators

Last & First Names L’option Smart

reconnaît comme séparateurs l’espace, la virgule et le point.

Définir éventuellement d’autres séparateurs

Parenthetical Data in Author Field

Pour importer ou non des données mentionnées entre parenthèses au niveau du nom d’auteur (dates par ex.)

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La ligne « Continuation Lines »

EndNote ignore les lignes non précédées d’une étiquette, sauf si la ligne est la ligne suivante du texte de départ.

Exemple :AB- A single-subject research design that used multiple baselines across behaviors compared traditional adaptations to computers.

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Options « Ignore Indents : Untagged lines are always a

continuation of the preceding line » = toutes les lignes du texte seront importées selon les étiquettes, les lignes qui n’ont pas d’étiquette se suivent, appartiennent à la même étiquette.

« Continuation lines must be indented » = pour définir le nombre d’espaces dans la marge gauche pour la ligne continue.

En choisissant l’option « Smart Indent Identification », l’importation sera correcte.

Possibilité de définir l’indentation au niveau des lignes suivantes pour un champ donné (à gauche du champ).

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La ligne « Reference Type »

Default Reference Type = définit quel type de référence adopter s’il n’est pas possible d’identifier le type de référence d’une notice

Identifier =Pour importer un fichier de résultats issus de plusieurs bases de données = l’étiquette fournisseur + nom du fournisseur et l’étiquette base de données et le nom de la base.

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La ligne Editor Parsing

Option analogue à l’option « Author Parsing »

s’applique aux champs : « Editors’ » Translators’ » « Other Authors »

qui correspondent aux noms de champs génériques :

« Secondary Author’ » « Tertiary Author’ » « Subsidiary Author’ »

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La ligne « Field Editing »

Permet de définir comment convertir, pour un champ donné, un texte qui est en lettres majuscules

Options : Sentence : le 1er mot en

majuscule Headline : chaque mot a

une majuscule à l’initiale Lowercase format : tout

en minuscules Do NOT Lowercase :

laisser en majuscules Permet de définir les

caractères à ôter lors de l’import.

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« MARC Records » Pour définir les règles

d’import concernant les notices en format MARC.

« Record Layout » Pour définir la manière

dont EndNote délimite les enregistrements.

Smart record identification (étiquette précédée d’un blanc ou d’une ligne indépendante)

Blank line separates records

First Tag Last Tag Each Record ends with Each Record starts with

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La Ligne «Source Parsing»

Champ Source = champ complexe et hétérogène

Permet d’identifier l’étiquette du champ Source

Permet d’avoir plusieurs options de traitement du champ Source dans les Templates de Journal Article

Toutes les informations qui ne sont pas importées correctement, sont importées dans le champ Note, avec la mention « Using Smart Source Parsing ».

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3.3 Utilisation des fichiers de connexion

Interrogation de bases de données distantes directement depuis EndNote par les fichiers de connexion

Rapatriement des références dans la bibliothèque EndNote

EndNote utilise pour cela un protocole de recherche d’information appelé Z39.50 (cf. accès à des catalogues de bibliothèques + bases de données)

Intègre le protocole TCP/IP ainsi qu’une surcouche autorisant l’interrogation et le rapatriement des données

Utilisation du Menu Tools > Online Search

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Après avoir sélectionné une source, on obtient un menu de recherche. A l’issue de la requête, les références s’affichent (toutes ou celles dont on a demandé la visualisation).

Elles sont importées directement dans la bibliothèque courante (sauf paramétrage contraire).

Exemples : BNF, ABES SUDOC

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Le « Connection Manager» (Menu Edit)

Voir les propriétés du fichier de connexion

Permet de gérer les fichiers de connexion

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Il est nécessaire qu’un ensemble de paramètres soient définis pour les fichiers de connexion

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3.4 Données qui ne sont pas dans un format propre à l’import :

3 possibilités : Remettre en forme les données avec le traitement de

texte (pour bibliographie importante, plus de 40 références)

Copier coller chaque ensemble de données dans les champs EndNote

Saisir manuellement les données dans EndNote

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Remise en forme du texte

Par exemple : création d’un fichier délimité par des tabulations

Fichier dont chaque référence est délimitée par un retour chariot et les champs de la référence sont séparés par des tabulations

Option d’Import = « Tab Delimited »

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Préparation des données Séparer les noms d’auteur par un point-virgule ou par 2

slash « // » Vérifier la présence d’un champ indiquant le type de

référence (si différents types) = indiquer des types de référence EndNote

Transformer le fichier en fichier délimité par des tabulations (.txt)

Dans le traitement de texte, rajouter 2 lignes au fichier Import

Dans EndNote : File > Import avec option Tab Delimited

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1ère ligne = * nom de référence EndNote et retour chariot Exemple :

*Journal Article <Retour chariot> Dans le cas où il n’y a pas de fichier séparé par type

de référence, définir chaque type de référence individuellement; la 1ère ligne doit être dans ce cas :

*Generic <Retour chariot> 2ème ligne = noms de champ EndNote :

*GenericReference Type Author

Year Title Secondary Title

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Depuis un autre outil de gestion de références exporter sous un format compatible

Format RIS Importer dans EndNote

Ex : travail Zotero / EndNote

Travailler avec EndNote4. La saisie des références

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Travailler avec EndNote4/ La saisie des références

Création d’une référence

Menu References + New Reference; saisir ensuite les informations dans les différents champs de la notice.

Les références sont automatiquement sauvegardées lorsqu’elles sont fermées (ou File > Save).

Une fois la notice sauvegardée, le premier nom d’auteur, l’année et le n° de la notice apparaissent en haut de la fenêtre dans la barre de titre.

Pour créer une nouvelle notice, fermer la notice qui vient d’être rédigée ; sélectionner de nouveau New Reference dans le Menu References et saisir les données dans les champs adéquats.

En fermant la référence, la fenêtre de la base affiche la liste des notices déjà saisies.

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Travailler avec EndNote4/ La saisie des références

Saisie manuelle des informations Police par défaut = 12 Point Arial Ponctuation entre les champs générée automatiquement

par EndNote Touche de tabulation (Tab et Shift Tab)pour naviguer

entre les champs Commencer par choisir le type de référence dans le

menu déroulant Reference Type Saisir les données dans les champs en respectant les

règles d’écriture préconisées par EndNote Tous les champs ne sont pas forcément utilisés

(supprimer les champs inutiles via la fenêtre de Préférences concernant les types de référence)

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Travailler avec EndNote 4/ La saisie des références

Règles d’écriture sur les principaux champs Author et Editor :

Un seul auteur par ligne Nom, Prénom (ou Prénom Nom) Initiales des prénoms séparées par des points ou

espaces Collectivités auteurs suivies d’une virgule Noms composés : de Gaulle, Charles / Smith, Alfred,

Jr … Pour les œuvres anonymes, laisser le champ auteur

à blanc (traité par le formatage de la bibliographie) Entrer tous les noms d’auteur, c’est EndNote qui

choisira de tronquer la liste avec « et al » ou « and others » selon le style

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Year Années sur 4 chiffres

Title (+ Secondary, Tertiary, AlternateTitle) Pas de point à la fin Pas de retour chariot (titre et sous-titre dans le

même champ, séparation par « : » Journal Name

À saisir en entier, voir la liste de termes (forme abrégée dans Alternate Journal)

Alternate Journal Forme abrégée

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Pages formats possibles : 534-536 ou 534-6 (sans la

mention pages, p. ou pp.) Dates

Date de publication à saisir selon le style bibliographique souhaité, car EndNote ne convertit pas cette information. Ex : Février 2006

Short Title Saisir titre abrégé de l’article (habituellement les

premiers mots) Original Publication

Toute information sur la publication originale qui devrait paraître dans la citation (cf. styles APA, Turabian, MLA, Chicago)

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Reprint Edition Titre original et année de publication, entrer les

informations telles qu’elles devront apparaître dans les références formatées.

Reviewed item Titre de l’œuvre recensée et son auteur

Accession Number Saisir le n° d’enregistrement de la référence dans la

banque de données interrogée Call Number

Pour saisir une cote de bibliothèque

URFIST Rennes 63


Edition 1st, 2nd, 1ère, 2ème… : saisir l’information de la

façon dont on veut que cela apparaisse dans la bibliographie, car ce champ n’est pas formaté par EndNote

Label Prévu initialement pour saisir des styles de

citation, que EndNote ne sait pas créer Souvent utilisé pour un usage spécifique : besoin

d’un champ supplémentaire (cf. date d’entrée dans la bibliothèque, etc.)

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Keywords Choisir une règle d’écriture (majuscules /

miniscules) et s’y tenir Choisir un type de séparateur et s’y tenir [voir

Delimiters dans la fenêtre ouverte par Tools > Open Term Lists > Keyword Term List (onglet Lists) + Retour chariot]

Notes, Abstracts Jusqu’à 64 000 caractères / 16 pages de texte)

URL Saisir une adresse par ligne Lien dynamique (vers site web, messagerie,

fichiers image, graphique, texte intégral…)

Travailler avec EndNote5. La gestion des

références

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Travailler avec EndNote 5/ La gestion des références

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Visualiser / Masquer des références Visualiser :

Sélectionner les références les références les plus intéressantes et choisir Show Selected References du Menu References : la fenêtre de la base ne montre plus que les références demandées.

Masquer : Sélectionner les références à masquer et choisir

Hide Selected References : elles disparaissent de la fenêtre

Pour revenir à l’ensemble de la liste de références, choisir References > Show All References

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Modification de références

Pour ouvrir et modifier une référence, double-cliquer dessus ou sélectionner la référence et choisir Edit References du Menu Reference

Le Menu Window affiche toute base ou référence ouverte, dont l’intitulé peut être sélectionné pour faire apparaître en premier plan la fenêtre considérée

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Destruction de références Supprimer une référence

Sélectionner la référence à supprimer et choisir Move References to Trash du Menu References ou Cut/ Clear du Menu Edit

Attention : ne pas détruire de références qui ont été utilisées dans des papiers

Supprimer les doublons= références ayant en commun le contenu des

champs : Author, Year, Title et Reference TypeChoisir le Menu Reference > Find Duplicates, puis supprimer

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Tri des références Par défaut, l’ordre de

classement est l’ordre alphabétique d’auteur

Pour changer l’ordre : Cliquer sur l’intitulé du

champ à trier dans la fenêtre de références

Ou bien choisir Menu Tools > Sort Library

URFIST Rennes 71


Créer un groupe pour répartir ses références

Créer un groupe de références à partir de requêtes

Rechercher dans le groupe

URFIST Rennes 72


Classer les références sélectionnées dans un groupe

URFIST Rennes 73


Changer le texte, pour corriger une forme erronée

Menu Edit > Change Text

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Changer les champs : change le contenu d’un champ pour les références affichées

Menu Tools > Change and Move Fields

Possibilités : Insérer le texte à la fin du

contenu du champ Insérer le texte au début du

contenu du champ Remplacer le contenu du champ

par le texte Détruire le contenu d’un champ + Onglet Move Fields

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Liens vers une page web, un fichier sur le disque dur (texte intégral, pdf, doc, image)

Utiliser les champ URL, File Attachments et Figure

Saisir l’URL de la page web Lien vers un fichier

References > File Attachments > Attach File Lien vers une illustration :

References > Figure > Attach Figure

Ouvrir L’ URL References> URL > Open URL

Ouvrir le fichier References> File Attachments > Open File

Ouvir le fichier image References> Figure > Open Figure

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Recherche de références dans une bibliothèque

Fenêtre de recherche Localisation de

références spécifiques ou de groupes de références par la commande de recherche

Pour commencer une recherche, Quicksearch ou choisir Search Library du Menu Tools

URFIST Rennes 77


Les éléments de la fenêtre de recherche

Le référent de la requête = le terme de recherche + le champ + la bibliothèque

Les boutons : permettent d’ajouter, d’insérer ou supprimer des éléments de requête

Le menu déroulant des champs : permet de préciser dans quel champ le terme doit être cherché

Menu déroulant des opérateurs numériques et de troncature (contient, est, est moins / plus grand…)

Opérateurs booléens Match Case (respect ou non de la casse) Match Word (terme exact ou non) Set Default / Restore Default (sauvegarde de la

configuration) Save Search / Load Search : enregistrer des requêtes

pour les charger lorsqu’on en a besoin

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La recherche s’effectue dans une base à la fois

Combinaison de recherches séparées Add to showing references, lorsqu’une requête a déjà

été faite et que l’on veut ajouter les résultats d’une nouvelle requête aux précédents résultats

Search showing references, pour restreindre une recherche aux références courantes de la fenêtre de bibliothèque

Omit from showing references, pour cacher les résultats d’une recherche parmi les références de la base

Sauvegarde des stratégies de recherche

Save Search (fichier .enq) + Load Search Convertir la requête en Smart Group

Travailler avec EndNote6. Les styles

bibliographiques

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Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiques

Le principe : EndNote propose des styles qui contiennent un ensemble d’instructions permettant de formater :

Les citations de références + les notes de bas de page

Les bibliographies correspondantes : listes bibliographiques, listes de figures, de tableaux

EndNote propose plus de 3000 styles reprenant les normes d’écriture des grandes revues scientifiques

Ils définissent la forme sous laquelle apparaîtront les références avec Format Bibliography, Print, Export, Copy Formatted = noms des champs, ponctuation/caractères spéciaux et texte

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Le principe (suite) On peut appliquer, modifier un style ou en créer de

nouveaux. Les fichiers styles sont des fichiers .ens

C’est le Style Manager qui permet de gérer les styles

Styles affichés par défaut dans le menu déroulant : Annotated

Citation = Auteur et date de publicationBibliographie = Auteur, date, titre,… triés par ordre alphabétique (résumé après chaque référence)

Author-Date : même principe, mais sans les résumés Numbered : citations numérotées, bibliographie affichée

par ordre chronologique des numéros de citation


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Le Style Manager (Menu Edit > Output Styles) : liste les noms de tous les styles disponibles, classés par ordre alphabétique de revues ou par catégories de revues; il permet de sélectionner des styles

Marquer un ou tous les styles comme favoris

Editer un style pour en voir les propriétés

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Créer / modifier un style

On peut modifier un style ou en créer de nouveaux.

Il est conseillé de partir d’un style existant pour en créer un nouveau (à enregistrer sous un autre nom, format .ens)


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Il faudra créer un style pour chaque type de document = chaque type de référence

Options : About this style :

informations sur le style Anonymous Works :

paramétrage pour les œuvres anonymes

Pages Numbers : choix d’écriture de la pagination

Journal Names : forme abrégée ou complète

Citations : forme des citations

Bibliography Footnotes Figures & Tables

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Création d’un style / Modication d’un style existant

Sélectionner les champs qui s’afficheront (Insert Field) et introduire la ponctuation

Opérer différents paramétrages : nom des auteurs, séparateurs entre les auteurs, ordre des noms, initiale de prénom

Pour voir les modalités de présentation, sélectionner les Templates

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La catégorie Templates définit pour chaque type de document :

Les noms des champs affichés dans les références à l’édition de la bibliographie

La ponctuation associée

Les éléments de syntaxe propres à EndNote et servant au formatage

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Le style « Generic » : rappelPermet de formater les types de référence qui n’auraient pas été définis dans le style. Chaque style doit comporter un style Generic qui pourra être utilisé quand un type de référence n’aura pas de style défini

Pour trouver des styles : http://www.endnote.com/support/enstyles.asp

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Les 4 règles fondamentales concernant le style Dépendance élémentaire :

N’importe quel texte qui n’est pas séparé d’un nom de champ par un espace ordinaire dépend du champ adjacent.

Cf. Volume (Issue):PagesLes parenthèses apparaissent dans la référence mise en forme seulement s’il y a un numéro d’issue : BMJ 326 (7384):339 (sinon ex : BMJBMJ 316 1643-1646)

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Le champ précédent prend l’ascendance sur le champ suivant

Quand la ponctuation apparaît entre 2 champs sans espace, elle dépend du champ précédent.

Ex : (Issue):Pagesle deux points dépend du champ « Issue ». Donc s’il n’y a pas de N°, les deux points n’apparaissent pas.

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Le premier espace après le champ est dépendant du champ. Les espaces supplémentaires sont indépendants.

Tous les espaces supplémentaires consécutifs sont indépendants et apparaîtront tout le temps dans la mise en forme des références.

ex : pour le style Author. (2 espaces) (Year), on aura en anonyme

_ _(2002). Personalities in Paleontology…(remarque : un espace indépendant peut être forcé à être dépendant sur un champ adjacent en utilisant le caractère de mise en forme spéciale)

Le texte indépendant apparaît toujours dans la bibliographieex : le texte ed derrière le champ Edition et séparé par un espace

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Travailler avec EndNote 6/ Les styles bibliographiquesLes caractères spéciaux4 caractères spéciaux de mise en forme permettent de moduler la mise en œuvre des styles bibliographiques (disponibles par le bouton Insert Field) :

L’espace de non rupture (◊) : lie les textes ou la ponctuation à un champ. Pour obtenir ce caractère : CTRL+Alt+Barre d’espace (Windows) (Link Adjacent Text)

Barre verticale (|) : sépare les éléments qui sont normalement dépendants entre eux (Forced Separation)

Apostrophe arrière (`) : identifie les textes qui ne seront pas interprétés en tant que champ

Accent circonflexe (^) : sépare les versions simples et multiples de labels qui apparaissent avec les auteurs, les éditeurs ou les champs de pages (Singular / Plural)

URFIST Rennes 92


Paramétrages des styles :

Œuvres anonymes Contrôle l’apparence du

n° de pages Options :

Leave author blank (ne rien saisir)

Use full title in place of author (utiliser le titre complet en lieu et place du nom d’auteur)

Use short title in place of author (utiliser le titre abrégé en lieu et place du nom d’auteur)

Use APA specifications

Insert text

URFIST Rennes 93


Paramétrages des styles :

Page Numbers Contrôle l’apparence du

n° de pages Options :

Don’t change pages number (ne pas modifier le n° de page)

Show only first page number (afficher uniquement la 1ère page)

Abbreviate last page number (abréger la dernière page)

Show full range of pages (afficher l’intervalle complet)

…

URFIST Rennes 94


Paramétrages des styles

Apparence du nom de revue : Journal Names

Options : Full Journal Name Abbreviation 1, 2 or

3 Don’t replace Remove periods

(enlève les points des nom de revues)

Abbreviate Journal Article Only

URFIST Rennes 95


Modification des Templates de la bibliographie : chaque champ pour chaque type de référence, en suivant les règles de style

URFIST Rennes 96


Paramétrages des styles / Bibliographie

Liste d’auteurs «Author Lists»

Définit la manière dont les noms de l’auteur et de l’éditeur vont apparaître

Options : Ponctuation entre les noms Nombre de noms inclus

dans la liste et texte à utiliser si la liste est abrégée (« et al »)

URFIST Rennes 97


Paramétrages des styles / Bibliographie

Noms d’auteurs Options :

Ordre du nom et du prénom

Utilisation du prénom complet ou des initiales et composition des initiales

Choix de lettres en majuscules pour les noms d’auteur

Application : Auteur / citation Auteur / bibliographie Editeur / bibliographie

URFIST Rennes 98



Bibliographie / Layout Le préfixe de la référence

comprend des champs ou du texte qui vont précéder toutes les références de la bibliographie (cf. N°)

Ex : « Start Each reference with » / Insert Field : Bibliography Number + ponctuation additionnelle

Le Menu Reference Suffix contient des champs ou du texte qui suivent les références (End Each Reference with)

URFIST Rennes 99



Ordre de la bibliographie Bibliography > Sort Order pour modifier le classement des références de la bibliographie

URFIST Rennes 100


Paramétrages des styles Citations = ce qui va

apparaître comme citation dans le texte :

Apparence des noms d’auteur pour la première citation et pour les occurrences suivantes

Ponctuation utilisée pour séparer de multiples citations

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Paramétrage des styles Notes de bas de

page = formatage des éléments d’information apparaissant en note de bas de page

Templates Comme la

bibliographie Formatage propre

URFIST Rennes 102


Notes de bas de page : Author /Editor Lists et Names

Mêmes choix que pour Bibliography

Notes de bas de page : Repeated Citation

= manière d’écrire des citations répétées en note de bas de page

Notes de bas de page : Title capitalization

Utilisation des majuscules dans le titre

Travailler avec EndNote7. L’utilisation d’EndNote

avec un traitement de texte

Word Open Office depuis la version X3

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Travailler avec EndNote 7/ L’utilisation d’EndNote avec Word

Cite While You Write : le principe

EndNote permet, au cours de la rédaction d’un texte sous Word, de citer automatiquement une référence en faisant appel à la bibliothèque concernée. Le logiciel permet aussi de générer une bibliographie avec Word.

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Word est doté d’outils permettant le CWYW : voir le Menu Outils > EndNote +

Go To EndNote Find Citation(s) Format Bibliography Insert Selected Citation(s) Edit Citation(s) Insert Note Edit Library Reference(s) Unformat Citation(s) Remove Field Codes Export Traveling Library Find Figure(s) Generate Figure List Cite While You Write Preferences

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Insérer des citations dans un texte Word Sous EndNote, puis Word:

Sélectionner la ou les référence(s) à introduire + le style Aller dans Word et choisir le Menu Outils > EndNote X2 >

Insert Selected Citation(s) Sous EndNote :

Sélectionner les références souhaitées Utiliser le menu Cite While You Write > Insert Selected

Citation(s) Sous Word :

Choisir le Menu Outils > EndNote X2 > Find Citation(s) Dans la boîte de dialogue EndNote Insert Citations, faire la

recherche dans la fenêtre Find + Search La liste des références apparaît Insérer la citation (bouton Insert)

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Insérer la référence

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Les références sont alors insérées dans le texte :

Citation dans le texte

bibliographie

= Selon le style choisi

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La bibliographie peut être générée automatiquement au fur et à mesure de l’insertion des citations dans le texte (Outils > EndNote X2 > Format Bibliography > Instant Formatting)

Si les citations ne sont pas automatiquement formatées (option précédente désactivée par Turn off), que la bibliographie n’est pas mise à jour à chaque insertion, et pour formater la bibliographie avec un style donné, sélectionner dans Word l’option Format Bibliography (choix du style).

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Possibilité de personnaliser avec Outils > EndNote X2 > Format Bibliography > Layout

Pour générer une bibliographie indépendante, sélectionner les citation + Copy Formatted et Coller dans Word. On peut aussi exporter des bibliographies à partir de la commande Export du Menu File (TXT, RTF, HTML, XML).

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Insérer des images Sous EndNote, on peut insérer des fichiers images

dans les types de Référence « Figure » par : Reference > Figure > Attach Figure, ainsi que leurs légendes dans le champ Caption

Sous Word, on utilisera Outils > Find Figure : la recherche s’effectuera sur les données du champ Caption

L’image s’insère dans le texte, la légende de l’image correspond au champ Caption

Travailler avec EndNote8. Fonctionnalités complémentaires

et outils d’aide

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Travailler avec EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils d’aide

Création et gestion de termes EndNote donne la possibilité de créer des listes de termes

avec pour objectif d'aider à la création des références.

3 sortes de listes :

- Auteurs- Noms de revues- Mots clés

Lorsque l'on saisit les références et qu'une forme correspond à un terme des différentes listes dans le champ approprié, le logiciel propose cette forme déjà rencontrée et enregistrée.

Le comportement automatique affectant les listes apparaît dans les préférences et peut être modifié par ce biais (Menu Edit > Preferences) :

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Gestion des listes de termes Tools >

Open Define Link

Terms Lists

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Bibliographie thématique

Tools > Subject bibliography

Par exemple : sélectionner les Keywords (tous les mots clés)

Bibliographie ordonnée par mots clés

Bibliographie thématique paramétrable par le bouton « Layout »

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Les Templates de Word

Les « Manuscript Templates », accessibles par le Menu Tools d’EndNote sont des modèles Word conçus pour aider à rédiger un article scientifique selon les normes des revues.

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Travailler avec EndNoteComplémentarités avec d’autres logiciels

Import de références depuis d’autres outils Ex : utiliser Zotero (ou CiteUlike, etc.)

lorsque les sources utilisées ne sont pas compatibles avec EndNote

Importer les références Zotero dans EndNote (format RIS)

Education

Travailler avec End Note