DIENSTVERLENING CENTRIC

&

ZAAKGERICHT WERKEN IN DE FRYSKE MARREN

Christian Visser & Jelle Lemstra

Zaaksystemen in beeld LIVE! 2016 4 februari

Opening en introductie

• Welkom

• Even voorstellen (5 min.)

• Dienstverlening Centric (15 min.)

• Praktijkvoorbeeld De Fryske Marren (15 min.)

• Vragen / discussie (10 min.)

2

Christian Visser

Consultant Centric

Proces & Documentmanagement

Jelle Lemstra

Projectleider ZGW

Gemeente De Fryske Marren

De uitdaging

• Bezuinigingen

• Verwachtingen / eisen

• Zaakgericht werken

• Organisatieverandering

4

Waarom Zaakgericht werken?

• Verbeteren dienstverlening en transparantie

• Standaardiseren van behandelprocessen

• Verbeteren interne informatievoorziening

• Vastleggen interne samenwerkafspraken (o.a. door gebruik ZTC)

• Afspraken in de keten (stakeholders)

• Procesgeorienteerd werken versus documentgeorienteerd

5

De techniek

6

De mens

• Geen ‘ICT’-project maar een organisatieverandering

• Gaat direct over het dagelijks werk

• Medewerkers zijn niet automatisch positief

• Verbinden van mensen, middelen en processen

• Duurzame verandering

7

De veranderformule

E = K x A effect = kwaliteit x acceptatie • K leverancier en juiste projectbemensing

• A medewerkers van de organisatie

• Het is leuk om er eens een rekensommetje van te maken om te kijken wat er gebeurt met de vermenigvuldiging K x A = E K x A= E 7 x 3 = 21 7 x 3 = 21 8 x 3 = 24 7 x 4 = 28 9 x 3 = 27 7 x 5 = 35 10 x 3 = 30 7 x 6 = 42

Werk aan acceptatie!

De berg beklimmen Gevaarlijkste berg ter wereld: K2 • Een na hoogste berg

(8611m) • Moeilijke, steile berg • Veel risico op vallende

stenen en lawines • “killer mountain” (25%)

Het gebruik van expertise! Scenario A Huur een bergbeklimmer in en: • Vertel hem hoe hij de berg moet

beklimmen en welke gereedschappen hij moet gebruiken

• Vertel hem dat je een betere manier hebt om de berg te beklimmen

• Vertel hem hoe hij zijn team moet samenstellen

• Vertel hem dat het best sneller kan • Vertel hem dat het goedkoper kan • Huur anderen in om de bergbeklimmer

te vertellen hoe hij moet bergbeklimmen

Scenario B Huur een ervaren bergbeklimmer in en laat je naar de top leiden

De voorbereiding

Basiskamp Team Route Tussenstations Uitrusting

De klim

De mens: • Teamwork • Doorzettingsvermogen • Uithoudingsvermogen • Uitrusting De omstandigheden:

• Weer • Berg (stenen, sneeuw)

De top

Samen naar de top! • Het weer is goed • Het team is gereed • De top wordt bereikt • De vlag wordt

geplaatst

50% van de doelstelling is nu bereikt

De afdaling

Na het bereiken van de top is de volgende doelstelling om weer heelhuids beneden aan te komen Op de afdaling gebeuren de meeste ongelukken…

De gids (diensten Centric) Centric heeft met succes methoden en technieken ontwikkeld om uw organisatie in alle fasen van de invoering van zaakgericht werken te ondersteunen. Diensten bestaan o.a. uit: • Analyseren huidige situatie • Opstellen projectplan/plan van aanpak en tijdplanning • Inrichten projectorganisatie voor de uitvoering • Opstellen communicatie deelplan • Training en opleiding zaakgericht werken • Adviseren van de organisatie inzake zaakgericht werken en keuzes daarin • Verandermanagement in de transitie naar een zaakgerichte organisatie • Analyseren en ontwerpen van werkprocessen • Inrichten van zaaksysteem (DPI, Key2zaken, Conductor, Workflow, Key2documenten) • Coachen en begeleiden van projectbemensing De doelstelling is om door begeleiding te komen tot een situatie waarin de u voldoende kennis van het systeem en de aanpak heeft opgebouwd om verdere uitvoering van het project zelfstandig te kunnen afronden.

Christian Visser & Jelle Lemstra

Zaaksystemen in beeld LIVE! 2016

Praktijkvoorbeeld:

Zaakgericht werken in De Fryske Marren

Zaakgericht werken in

Gemeente De Fryske Marren

Jelle Lemstra, projectleider

4 februari 2016

De Fryske Marren in beeld

De Fryske Marren: kerngegevens

Oppervlakte 559,93 km²

- land 361,83 km²

- water 198,1 km²

Inwoners (31-3-2015) 51.254

De Fryske Marren: de organisatie

Formatie: 398

Medewerkers (vast): 427

Medewerkers (tijdelijk): 109

Programma ‘Wij gaan zaken doen’

Projecten:

1. Upgrade zaaksysteem (‘klaar’ op 1 april 2015)

2. Zaakgericht Werken (start 1 april 2015 met uitvoering projectplan)

3. DIV in beweging (start mei 2015)

Zaakgericht Werken is ook…

… inhoud geven aan onze kernwaarden:

• Klant centraal

• Samenwerken

• Resultaatgericht

Project Zaakgericht werken

Doelstelling:

Op 1 januari 2017 wordt 80% van de aanvragen van burgers en bedrijven zaakgericht afgehandeld

Kernpunten aanpak

• Draagvlak bij management

• Inzet eigen medewerkers

• Voldoende budget voor o.a. training en vervanging

• Deskundige ondersteuning Centric (aflopende inzet)

• Successen vieren

Projectstructuur

• Stuurgroep

• Projectgroep zaakgericht werken

• Werkgroepen (specifieke zaaktypen)

Functies binnen projectstructuur

• Afdelingsspecialist

• Zaakinrichter

• Functioneel beheerders

• Gebruikers

Aanvullende overlegstructuur

• Voortgangsoverleggen projectleider met zaakinrichters en afd. specialisten etc.

• Afstemmingsoverleg projectleider met zaakinrichters en functioneel beheerders

• Overleg adviseur zaakgericht werken (Centric) met projectleider en zaakinrichters

• FPO (Functionaliteitenprioriteringsoverleg)

Programmabudget

1. Upgrade zaaksysteem € 125.000

2. Invoeren zaakgericht werken € 535.000

3. DIV in beweging € 40.000

Terugblik 2015: resultaten

• Plm. 40 specifieke zaaktypen in productie

• Werkprocessen in beeld gebracht

• Standaardbrieven in zaaksysteem

• Werken met zaaksysteem: olievlekje

Terugblik 2015: ervaringen

• Meer aandacht voor mogelijkheden zaaksysteem

• Project: learning by doing

• DIV – teveel op afstand

• Communicatie: van algemeen naar afdelingsgericht

• Betrokkenheid realiseren/behouden

Vooruitblik 2016

• Van 100 specifieke zaaktypen naar 60

• (Goed) gebruik zaaksysteem stimuleren

• Meer ondersteuning op werkvloer realiseren

• Ontwikkeling E-formulieren

• Koppeling Key2zaken en GWS4all en GISVG

WILT U MEER WETEN?

BEL 0182

KIJK OP WWW.CENTRIC.EU/ZAAKSYSTEEM

Christian Visser & Jelle Lemstra

Zaaksystemen in beeld LIVE! 2016 4 februari