Embed Size (px)
DESCRIPTION
Een factuur tbv therapeuten, die heel eenvoudig in WORD een factuur aanmaakt, deze opslaat in een vaste directory, een bestandsnaam aanmaakt en de factuur en naam- en adresgegevens wegschrijft in diverse financiële overzichten zoals "verzonden facturen per periode" voor boekhouding/accountant in Excel formaat.
Citation preview
INHOUD:
DIA 1 DE BESTANDEN
DIA 2.1 DE AANMAAK VAN DE FACTUUR – STAP 1 EN 2
DIA 2.2 DE AANMAAK VAN DE FACTUUR - STAP 3
DIA 3.1 DE RESULTATEN – IN WORD
DIA 4.1 -4.3 DE RESULTATEN IN ACCESS
DIA 5.1 DE VERZONDEN FACTUREN NAAR EXCEL
DIA 5.2 DE OPENSTAANDE FACTUREN NAAR EXCEL
UITLEG -INSTRUCTIE/
DE FACTUUR
Programma in Microsoft Office - GALENA
Word-Sjablonen in 3 stappen met registratie in Access/Excel
DIA 1: DE BESTANDEN VAN GALENA: Mappen: SJABLONEN:
In de map “SJABLONEN” staan: de Word-sjablonen. Het gaat hier om de database en het bestand om de volgnummers op te hogen
• Alle facturen worden vanzelf opgeslagen in de map: “Boekhouding/facturen verzonden/jaar• De bestandsnaam wordt vanzelf opgebouwd met factuurnummer, bedrijf/naam, IDnr, omschrijving, datum en bedrag
In de bijbehorende database moeten de namen/adressen van contactpersonen zijn opgenomen.
(via het intakeformulier of formulier “nieuw contact” of rechtstreeks in de database)
DIA 2.1: De AANMAAK van de factuur- stap 1 en 2:
Met dit formulier worden de factuurgegevens ingevuld.
STAP 1: Open in “G:\GALENA ..\ “SJABLONEN” het Word-sjabloon: STAP 2: Vul de gegevens in:
•OPTIE: Als de factuur op een verzamelnota voor de verzekeringsmaatschappij vermeld moet worden, kruis je “niet verzenden” aan.
SELECTEER de geadresseerde uit de keuzelijst• de datum in
• selecteer de omschrijving• vul bedrag in• Als er is betaald: CONTANT OF
PIN• klik op OK
En klik op OKZodra de naam is geselecteerd, verschijnen de bijbehorende gegevens uit de database onderaan het scherm
STAP 3: KLIK OP “OPSLAAN” als de voorgestelde Directory en Bestandsnaam OK zijn.
DIA 2.2: DE AANMAAK van de FACTUUR - stap 3:
En KLAAR!
Op de volgende dia’s zijn de resultaten te zien.
Ingevuld is:Het polisnummerHet BSN nrDe adresseringHet factuurnummerHet klantnummerDe factuurdatumDe referentieDe omschrijvingDe behandeldatum/tijdHet bedragHet totaalContant of per pin betaaldHet betaalde bedrag en de datum van betaling
Opties: De naam van de behandelaar/therapeutBTW, bedrag excl. BTW, uiterste betaaldatum
DIA 3.1: DE RESULTATEN –de FACTUUR in Word:
Dit is een voorbeeld voor therapeuten. Er zijn vele opties mogelijk
Tab 01 – Persoonsgegevens
DIA 4.1: DE RESULTATEN –in ACCESS Cliëntendossier/tab facturen:
Zoek de naam in de keuzelijst door de eerste letters van de naam te typen.
In de map sjablonen: de database openen. Klik op
Daarna TAB 07 FACTUREN
Met een hyperlink naar de factuur in WORD
DIA 4.2: DE RESULTATEN –in ACCESS OVERZICHT VERZONDEN FACTUREN
Klik in het START MENU VAN ACCESS OP:
Klantnr factuurnr betaald door cliënt/door Verzekeringmij hyperlink naar factuur inWord
Met de knop uit het START menu -kies je voor een bepaalde periode .
Het overzicht over deze periode komt dan als Excel-bijlage in de Inbox van Outlook, zie dia 5.1.
Voor de overzichten zijn vele (lay-out)opties/vaste perioden mogelijk
DIA 4.3: DE RESULTATEN –in ACCESS OVERZICHT OPENSTAANDE FACTUREN
Klik in het START MENU VAN ACCESS OP:
Als je de factuur selecteert, verschijnen de factuurgegevens in het onderste gedeelte.
Als de factuur NIET betaald zou zijn, verschijnt hij in de keuzelijst
Voer vervolgens rechts: •de datum van betaling •en het betaalde bedragin
Als betaaldatum/bedrag is ingevuld, valt deze van de openstaande facturen lijst af.Met de knop gaat dit overzicht als Excel-bijlage naar de Inbox van Outlook, Zie ook dia 5.1.
Met de knop uit het STARTmenu van Access, wordt een factuuroverzicht over een bepaalde periode (zie ook dia 4.2)
als EXCEL-bijlage naar Outlook verzonden.
DIA 5.1: DE RESULTATEN –in EXCEL OVERZICHT VERZONDEN
FACTUREN
Het email-adres kan standaard worden vermeld.
het Excel bestand
Met de knop uit het STARTmenu van Access
gaan de OPENSTAANDE facturen als EXCEL bijlage naar Outlook
DIA 5.2: DE RESULTATEN –in EXCEL OVERZICHT
OPENSTAANDE FACTUREN
Het email-adres kan standaard worden vermeld.
verzenden
Zo ziet het Excel bestand er uit
Amsterdam en Osterwald –D
Marijke Barkey
Vragen bij voorkeur via email: [email protected]
Barkey’s Office Solutions & Secretarial Services
