Katsaus sosiaalihuollon valtakunnallisesta tiedonhallinnan

tilanteesta Kehittämispäällikkö Jarmo Kärki

Tietorakenteet ja luokitukset -yksikkö

13.10.2014 1

Esityksen sisältö

• Sosiaalihuollon määrämuotoisen kirjaamisen ja valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönoton valmisteluvaihe

• Aihepiiriin liittyvän lainsäädäntövalmistelun tilanne • Kurkistus kuntien ja sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmien

valmiuksiin ottaa käyttöön määrämuotoista kirjaamista ja valtakunnallisten tietojärjestelmiä

13.10.2014 2

13.10.2014 3

Sosiaalihuollon määrämuotoisen kirjaamisen ja valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönoton valmisteluvaihe

TOIMINTA TIETO

JÄRJESTELMÄ TEKNOLOGIA

Yhtenäinen palvelujäsennys

Ohjeistetut kirjaamiskäytännöt

Yhtenäiset toimintaprosessit

Yhteentoimivat ohjelmistot

Kansallinen asiakastietovaranto

Tiedon saatavuuden hallinta

Yhtenäiset käsitteet

Yhtenäiset tietosisällöt

Yhtenäiset tietorakenteet

Teknisesti yhtenäiset asiakirjat

Yhtenäiset standardit

Teknisesti yhtenäiset tiedonjaon ratkaisut

Edellytykset sille, että asiakastieto on siellä missä asiakasta palvellaan

13.10.2014 4

Käynnissä olevat kehittämisprojektit 1/3

• Sosiaalihuollon valtakunnallisen kokonaisarkkitehtuurin kuvaaminen – Sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin (SOKKA)

päivittäminen ja liittäminen osaksi SoTe KA:ta v. 2014-2015 Kansa KA-projektissa.

• Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke 2014-2020 (Kansa-hanke) – Hankesuunnittelu valmisteilla, hankesuunnitelma lausunnoille

vuoden loppuun mennessä – Tietohallintolain mukainen arviointi toteutukselle tavoitteena

vuoden loppuun mennessä

13.10.2014 5

• Sosiaalihuollon asiakastietomallin katselmointiprojekti (ASKO) – katselmoidaan tehtyjen asiakirjamääritysten sisällöt yhdessä

sosiaalihuollon ammattilaisten kanssa 2013-2015.

• Sosiaalihuollon luokitusten ja toimintaprosessien kehittämisprojekti (SAKKE) 2013-2014 + optio – asiakasasiakirjoissa tarvittavien luokitusten määrittelyä,

täydennetään jo mallinnettuja palvelutehtäväkohtaisia prosessikuvauksia sekä mallinnetaan ikälain mukaisia toiminta- ja tietomäärityksiä.

• Sanastotyön projekti 2012-2014 – On määritelty sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen nimet,

täydennetty tietokomponenttien sanastoa sekä laadittu taloudellisten luokitusten sanasto. Nyt sanastoharmonisointia.

13.10.2014 6

Käynnissä olevat kehittämisprojektit 2/3

Käynnissä olevat VA-kehittämisprojektit 3/3 • Kirjaamisen ja tilastoinnin kehittäminen Kanta-Hämeen

sosiaalipalveluissa (KiTi) – kehitetään toimeentulotuen ja lastensuojelun kirjaamista tilastointia

Kanta-Hämeessä.

• Lastensuojelun ja toimeentulotuen toimintaprosessien ja tiedonhallinnan kehittäminen ja tehostaminen (LaTo) – otetaan käyttöön lastensuojelun ja toimeentulotuen kansallisia

asiakirjarakenteita ja prosesseja Länsi- ja Keski-Uudellamaalla.

• Kansalliset palveluprosessit ja sähköinen asiointi (KAPSA) – otetaan käyttöön kansallinen sosiaalipalvelujen luokitus sekä

prosessi- ja asiakirjamäärityksiä aikuissosiaalityössä.

• Perhehoidon alueellinen toimintamalli ja osallistavan kirjaamisen edellytykset (Perho) – kehitetään perhehoidon kirjaamista ja perhehoidossa käytettäviä

kansallisia asiakirjamäärityksiä.

13.10.2014 7

8

Käsitteellinentaso

Periaatteellinentaso

Looginentaso

Strategiat

5.1

Toiminta-arkkitehtuuri

Toimijat ja

toimintaympäristö1.2

Sidosryhmien vaatimukset jatavoitteet

5.3

Palvelusalkku

1.1

Sidosryhmät-tiedot -m

Prosessit-tiedot -ma

Prosessien kuvaus

6.1

vihreä = QPR:ssä,tumma vihreä = Excel 13.10.2014

Luonnos tietojärjestelmäarkkitehtuurin tavoitteeksi

9

Sosiaalihuollon toiminnotKansalaisen toiminnot

Sosiaalihuollon valtakunnalliset asiakastietojen

Asiakas-

tietojärjestelmä

Sosiaalihuollon

i k ti d

Sosiaalihuollon

ammattihenkilö

Hallintoasia Palveluasia

Omakanta

Sosiaalihuollon

asiakas

Omien tietojenkatseleminen

Kansallinen

asiointiportaali

Oman asian

hoitaminen

Valtakunnallinen

Valtakunnallisen

tilaston tekijä

Arkistonhoitajan

käyttöliittymät

Arkistonhoitaja

TilastointiArkiston hallinta

Paikallinen tai

alueellinen

asiointiportaali

Sosiaalihuollon

Valtakunnallinen

raportointi- ja

tilastointijärjestelmän

käyttöliittymäSosiaalihuollon

ammattilaisen

selainpohjainen

käyttöliittymä

13.10.2014

13.10.2014 10

Luonnos valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden tavoitteeksi

H. Muut kansalliset pa

G. Tietojen sa

D. Raportointi-,

I. Koodistopalve

A. Selvitystiedonantaminen

pyydettyyn asiaan

A. Asiakirjan

jättäminen

E. Asiakirjojen säilytyspalvelu F. Rakenteisen tiedon tietovarantopalvelu

G.

Ostopalveluvaltuutarkistamin

G. Suostumuks kiellon

tarkastamin

luovutustilante

E. Asiakirjan

eheyden ja

säilytysajanvarmistaminen

F.

Rekisterinpitäjämuutostentoteuttaminen

B. Asiakasasiakirjan

allekirjoittaminensähköisesti

B. Liiteasiakirjan

muodostaminen jatallentaminen

B. Asiakasasiakirjankatseleminen

omasta rekisteristä

B. Asiayhteydentodentaminen

A.

Asiakasasiakirjojenkatseleminen

A. Asiakkuuden

katseleminen

A. Tiedoksisaannin

kuittaaminen

A. Yhteystietojenilmoittaminen

A. Suostumusten ja

kieltojen antaminen

ja peruuttaminen

B. Asiayhteyden

muodostaminen,

jatkaminen ja

päättäminen

H. Varmenteiden

hallintaE. Rakenteisen

asiakirjan

vastaanottaminen ja

säilyttäminen

F. Asiakirjan

korvaaminen javersioiminen

E. Asiakirjojenvalidointi

E. PDF asiakirjan

vastaanottaminen ja

säilyttäminen

B. Ammattihenkilön

roolin jaammattioikeuksien

soveltaminen

B. Asiakirjan

näkyvyyden

rajoittaminen

B. Asiakasasiakirjantallentaminen

omaan rekisteriin

F. Koosteiden

palauttaminen

I. Osoitteisto- ja

organisaatioliittyjienhallinta

F. Luovutuslokin

hallinta

A. Herätteiden

näyttäminen

A.

Luovutuspyyntöjenkatseleminen

B. Asiakasasiakirjan katseleminen toisen

rekisteristä

B.

Asiakasasiakirjalistauksenhakeminen toisen

rekisteristä

B. Asiakasasiakirjantallentaminen toisen

rekisteriin

B. Asiakkaan

suostumusten ja

kieltojen hallinta

B. Koosteen

hakeminen

B. Asiakirjassaolevan tiedon

hyödyntäminen

uudessa asiakirjassa

B. Luovutuspyynnönlähettäminen

B. Luovutuspyynnönkäsitteleminen

B. Käyttölokinhallinta

B. Käyttäjä- ja

käyttöoikeushallinta

Raportointip

käytt

kirjautuD. Rap

parame

antamin

raportin tila

E. Asiakirjan

palauttaminen

E. Asiakirjanhävittäminen

F. Hävitysesityksenmuodostaminen

F. Kuvailutietojen

ylläpitäminen

F. Kuvailutietojen

palauttaminen

F.

Raportointihakujensuorittaminen

F. Rakenteisen

tiedon poimiminen

ja tallentaminen H.

Ammattioikeuk

hallint

I.

SOTE-organisaatiorekisterinhallinta

B. Asiakirjanvastaanottamisesta

ilmoittaminen

B. Hallintoasian

käsitteleminen

F. Asiakirjastailmoittaminen

asiakkaalle

F. Asiakkaan

palveluyhteenvedon

ylläpitäminen

G. Asiayhteytarkistamin

luovutustilant

B. Ostopalvelu-valtuutuksen

hallinta

B. Ilmoitusten

hakeminen ja

käsittely

13.10.2014 11

Luonnos Kansa-hankkeen päävaiheiksi

13.10.2014 12

Sosiaalihuollon määrämuotoisen kirjaamisen ja valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönoton mahdollistava lainsäädäntötyö

Sosiaalihuollon toimintaa ja sähköistä käsittelyä ohjaavan lainsäädännön kokonaisuus

13.10.2014

Sosiaalihuollon ja terveydenhuollon yleislaitYleislait

Suomen

perustuslaki

Laki sosiaali- ja

terveydenhuollon

suunnittelusta javaltionavustuksesta

Sosiaalihuollon erityislainsäädäntö

SosiaalihuoltolakiAsiakaslaki

Terveydenhuollon erityislainsäädäntö

Lastensuojelulaki

Kehitysvammalaki

Vammaispalve

Laki omaisho

tuesta

Perhehoitajalaki

Laki kuntoutta

työtoiminna

Isyyslaki

Laki lapsenelatuksesta

Laki lapsen

huollosta ja

tapaamisoikeudesta

Avioliittolaki

Terveydenhuoltolaki Kansanterveyslaki

Laki potilaan

asemasta jaoikeuksista

Erikoisairaanhoitolaki

Sähköistä tiedonhallintaa koskeva lainsäädäntö

Henkilötietolaki Asiakastietolaki

Hallintolaki

Julkisuuslaki

Laki julkisenhallinnon

tietohallinnon

ohjauksesta

Laki sähköisestä

asioinnista

viranomaistoiminnassa

Laki vahvasta

sähköisestä

tunnistamisesta jasähköisistä

Vanhuspalvelulaki

Henkilöstöä koskeva lainsäädäntö

Kelpoisuuslaki

Laki

terveydenhuollonammattihenkilöistä

Arkistolaki

Laki

toimeentulotuesta

Laki sosiaalisesta

luototuksesta

Adoptiolaki

Laki lasten

kotihoidon ja

yksityisen hoidontuesta

Laki lapsen huoltoa

ja tapaamisoikeutta

koskevan päätöksen

täytäntöönpanosta

Oppilas- ja

opiskelijahuoltolaki

Laki kuntoutuksen

asiakasyhteistyöstä

Laki

holhoustoimesta

Asetus

viranomaisten

toiminnan

julkisuudesta ja

hyvästä

13

Muutoksessa oleva substanssi- lainsäädäntö

13.10.2014 14

Terveydenhuoltolain mukaiset palvelute

Isyydenselvittäminen

Kasvatus- ja

perheneuvonta

Kehitysvammaisten

erityishuolto

Kotipalvelut

sen huollon ja

amisoikeudenturvaaminen

Omaishoidon tuki

son elatusavun

ahvistaminen

Päihdehuolto imeentulotuki

Vammaispalvelut

Vammaisten

henkilöiden

yöllistymisentukeminen

iaalihuoltolain

kaiset palvelut

Koulun sosiaalityö

Ikäihmisten palvelut Kotisairaanhoito

Iäkkäiden

neuvontapalvelut

Lääkinnällinen

kuntoutus

Neuvolapalvelut

Kouluterveydenhuolto

Mielenterveystyö

Päihdetyö

Avosairaanhoito

Sairaalahoito

Päivystys

Erikoissairaanhoito

Opiskelu ja

oppilasterveydenhuolto

Opiskeluterveydenhuolto

Terveysneuvo

terveystarkas

Työterveysh

Seulon

Ensiho

Suu

terveydenh

Laboratori

kuvantamispa

Ympäris

terveydenh

Palvelutehtävät, joissa merkittävää yhteistyötä

Adoptiolaki 22/2012

HE sosiaalihuoltolaiksi 164/2014 HE isyyslaiksi 91/2014

VALAS uudistus

Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 1287/2013

Toimeentulotuen uudistaminen ja perusosan siirto Kelaan

Vanhuspalvelulaki 980/2012

TYP-lain uudistus

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain valmistelu v. 2013 alkaen

• STM on valmistellut hallituksen esitystä laiksi sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista. – Hallituksen esitys oli lausuntokierroksella kesällä 2014. – Tavoitteena on saada esitys nykyiselle eduskunnalle.

• Sisältää mm. – Velvollisuuden kirjata asiakastietoja – Kirjattavat asiakkaan perustiedot ja asiakirjakohtaiset tiedot – THL voi antaa tarkemmat määräykset asiakirjojen rakenteista ja

niihin merkittävistä tiedoista – Kaksi henkilörekisteriä sosiaalihuoltoon – Asiakirjojen säilytysajat

13.10.2014 15

Asiakastietolain laajentaminen koskemaan sosiaalihuollon valtakunnallisia tj-palveluja

• Laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) on säädetty toimialoilla käytettävistä valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista. – Lakiin ei toistaiseksi ole kirjattu sosiaalihuollon valtakunnallisia

tietojärjestelmäpalveluita.

• STM:n asettama työryhmä on luonnostellut syksyllä 2014 muutosesityksiä, joilla mahdollistettaisiin sosiaalihuollon valtakunnallisen sähköisen asiakasasiakirja-arkiston perustaminen.

• Työryhmän toimikausi kestää vuoden 2014 loppuun.

13.10.2014 16

TOIMINTA TIETO

JÄRJESTELMÄ TEKNOLOGIA

Yhtenäinen palvelujäsennys

Ohjeistetut kirjaamiskäytännöt

Yhtenäiset toimintaprosessit

Yhteentoimivat ohjelmistot

Kansallinen asiakastietovaranto

Tiedon saatavuuden hallinta

Yhtenäiset käsitteet

Yhtenäiset tietosisällöt

Yhtenäiset tietorakenteet

Teknisesti yhtenäiset asiakirjat

Yhtenäiset standardit

Teknisesti yhtenäiset tiedonjaon ratkaisut

Lainsäädännön ja tavoitetilan yhteydet

SOSIAALIHUOLTO-LAKI + muut

substanssilait

ASIAKAS-ASIAKIRJALAKI

ASIAKASTIETO-LAKI

ASIAKASTIETO-LAKI

13.10.2014 17

13.10.2014 18

Sosiaalihuollon valmiudet määrämuotoisen kirjaamisen ja valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönottoon

THL:n kysely sosiaalihuollon tieto- ja viestintäteknologian tilanteesta vuonna 2014 • Valtakunnallinen tilannekatsaus vuoden 2014 alussa

– suomalaisen sosiaalihuollon paikallisiin tietoarkkitehtuureihin, – sosiaalipalveluissa käytössä oleviin tietojärjestelmäratkaisuihin, – tarjolla oleviin sähköisiin asiointipalveluihin sekä – sosiaalipalveluorganisaatioiden edellytyksiin ottaa käyttöön

suunnitteilla olevia valtakunnallisia tietojärjestelmäpalveluja. • Yksityiset ja julkiset sosiaalipalveluja tuottavat organisaatiot . • Edellinen vastaava selvitys julkaistiin vuonna 2012.

• Kuntavastausten peitto oli 42 % (134 kuntaa).

– Tulokset suuntaa-antavia.

13.10.2014 19

Poimintoja kuntien vastauksista 1/2 • Eniten käytetyt

asiakastietojärjestelmät ovat Effica Terveydenhuolto, Effica Sosiaalihuolto ja Pro Consona Sosiaalitoimi.

• 88 % organisaatioista arvioi, että 80-100 % kaikesta kirjaamisesta tapahtuu sähköisesti.

• Kolmanneksella tietohallintoresursseja on 3 htv, ja kolmanneksella 4 tai enemmän.

• Käytetyimmät valtakunnalliset tietosisällöt: HILMO-tilastoluokitukset (57-83%), lastensuojelun tilastoluokitukset (72-76%) ja lapsen elatus ja huolto tilastoluokitukset (52-70%).

• Sosiaalipalvelu-luokitusten käyttöaste 39-44%.

• Työntekijöillä pääsy esim. Kelan SOKY-tietoihin ja VRK:n väestötietoihin.

• Tiedonjakotarpeita on tunnistettu.

13.10.2014 20

Poimintoja kuntien vastauksista 2/2

• Organisaatioista: – Tietosuoja/-turvaohjeistus

on lähes kaikilla (90 %) – Asiakaskirjaamisohje 68

%:lla – Tietohallintostrategia on 63

%:lla – eAMS 24 %:lla – Tietohallintolain mukainen

KA-kuvaus 19 %:lla

• Kolmannes on hyödyntänyt valtakunnallisia toimintaprosessikuvauksia lastensuojelussa ja vammaispalveluissa.

• Viidennes on hyödyntänyt THL:n ylläpitämiä asiakastietomäärityksiä lastensuojelussa, aikuissosiaalityössä ja vammaispalveluissa.

13.10.2014 21

Onko organisaationne valmistautunut sosiaalihuollon valtakunnallisen asiakastietovarannon (KanSa) ja rakenteisen kirjaamisen käyttöönottoon? N=134

13.10.2014 22

Organisaatioiden valmistautuminen valta-kunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin (% N=134)

13.10.2014 23

Organisaatioiden valmistautuminen valta-kunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin (% N=134)

13.10.2014 24

Tutustu ja seuraa www.thl.fi/sostiedonhallinta Tiedustelut sostiedonhallinta@thl.fi

13.10.2014 25