Mitä Potilastiedon arkistolle kuuluu? Pitääkö aikataulut?

OPER seminaari

Projektipäällikkö Anna Kärkkäinen

7.11.2013

Esityksen sisältö

• Mikä on Potilastiedon arkisto?

• Arkiston käyttöönottojen tilanne

• Mitä käyttöönottojen toteutuminen edellyttää?

– Terveydenhuollon toimintayksiköiden valmistautuminen

– Potilastietojärjestelmien valmistuminen

– Kansallinen koordinointi ja tuki liittyjille

• Mitä ensimmäisen vaiheen liittymisten jälkeen?

7.11.2013 OPER Anna Kärkkäinen 2

3

Resepti-

keskus

Potilas-

tiedonarkisto

THL koodisto-

palvelu

Valviran

attribuuttipalvelu

Lääketietokanta

VRK:n

varmennepalvelut

Apteekki

Sairaalat

Omien tietojen katselu

Yksityinen

terveydenhuolto

Terveyskeskus A

Kansallisten tietojärjestelmäpalvelujen kokonaisuus

Tiedonhallintapalvelu

Keskeiset

terveystiedot

Suostumus ja

tahdonilmaukset

7.11.2013 OPER Anna Kärkkäinen

7.11.2013 OPER Anna Kärkkäinen 4

Potilastiedon arkistosta hyötyvät kaikki

• Terveydenhuollon ammattilainen käyttää Potilastiedon arkistoa omien potilastietojärjestelmien kautta.

• Käytössä oleva potilastietojärjestelmä on yhteydessä Kelan toteuttamaan valtakunnalliseen Potilastiedon arkistoon. Kokonaisuuteen kuuluvat myös kansalaisen Omien tietojen katselu -palvelu ja tietojen käytettävyyttä tukeva Tiedonhallintapalvelu.

• Potilastiedon arkisto on aktiivisesti hyödynnettävä tietovaranto ja tiedonhallintapalvelu, mutta myös potilastietojen loppuarkisto

• Tiedonhallintapalvelu (ammattilaisen työkalu) sisältää potilaan hoidossa käytettävät keskeiset terveystiedot sekä suostumusten, kieltojen ja tahdonilmausten hallintapalvelun.

• Potilas näkee Omien tietojen katselusta omat potilastietonsa.

Tiedonhallintapalvelu

• Tallennettavat tiedot:

– Tieto potilaan informoinnista, suostumus tietojen luovutukseen, mahdolliset kiellot, suostumusten ja kieltojen peruutukset

– Tieto hoitotahdosta tai elinluovutukseen liittyvistä asioista

• Näytettävät tiedot - Potilaan keskeiset terveystiedot: – Koosteet (kumulatiiviset tiedot): diagnoosit, riskitiedot, toimenpiteet,

koodistolla kirjatut kuvantamistutkimukset, laboratoriotulokset, keskeiset fysiologiset mittaustulokset, rokotukset, lääkitystiedot

• Ylläpidettävät asiakirjat: – terveys- ja hoitosuunnitelma, henkilötiedot

7.11.2013 OPER Anna Kärkkäinen 5

Potilastiedon arkiston käyttöönoton lakisääteiset aikataulut

• Julkisten terveydenhuollon toimintayksiköiden liityttävä 1.9.2014 mennessä

• Yksityisten 1.9.2015 mennessä

• Liittymisvaiheessa arkistoitava tietosisältö määritellään vaiheistusasetuksessa (165/2012) ja asetuksen perustelumuistiossa

• https://www.kanta.fi/fi/vaiheistusasetus

• http://www.edilex.fi/virallistieto/saadoskokoelma/20120165.pdf

OPER Anna Kärkkäinen 6 7.11.2013

OPER Anna Kärkkäinen 7

Tietosisältöjen vaiheistus

2014

Erikoisala- ja palvelukohtaiset,

ammatilliset näkymät sekä hoitotyön

yhteenveto

Perusterveydenhuollon näkymät

Riskitiedot, lääkitys, rokotus, diagnoosit,

toimenpiteet

Labrat sekä radiologian pyynnöt ja lausunnot

Terveys- ja hoitosuunnitelma

2016

Suun terveydenhuollon asiakirjat

Todistukset ja lausunnot

Tahdonilmaukset*

Terveys- ja hoitosuunnitelma*

Ostopalvelut

> 2016

Ilmoitukset kansallisiin rekistereihin

Paikallinen lomake

Hoitotyön päivittäismerkinnät

Elinluovutuspöytäkirja

Muut asiakirjat

* Siirretään 2014 kokonaisuudesta 2016 kokonaisuuteen

7.11.2013

Arkiston käyttöönottojen tilanne

• Arkiston käyttäjäksi on liittynyt kolme organisaatiota:

– Itä-Savon sairaanhoitopiiri aloitti potilasasiakirjojen arkistoinnin Potilastiedon arkistoon 2.11.2013

– Kuopion kaupunki (arkistopilotti 2011-2012 3kk)

• Liittymiset yhteisrekisteritoiminnallisuudella

(sairaanhoitopiirin yhteinen potilastietorekisteri)

– Pohjois-Karjala ja Itä-Savo yhteisrekisteritoiminnallisuudella 11/2012 ja 1/2013

• Auditoidut järjestelmät (8/2013 tilanne) Mediatri ja Effica

– Uusia liittyjiä yhteisrekisteritoiminnallisuudella:

• VSSHP + alueen kunnat (Altti), HUS + alueen kunnat (Navitas), PSSHP (Uranus)

– Pohjois-Karjala laajentaa Neagen-kuvantamisen järjestelmään

7.11.2013 OPER Anna Kärkkäinen 8

Seuraavien käyttöönottojen toteutuminen

• Käyttöönottojen edellytyksenä potilastietojärjestelmän valmistuminen ja hyväksyminen auditointiprosessissa

– Kelan yhteistestaus ja ulkoinen tietoturva-auditointi

Käyttöönotot etenevät järjestelmittäin, riippuen järjestelmien valmistumisesta ja hyväksymisestä

• Ensimmäinen Potilastiedon arkiston käyttöönotto syksyllä 2013: Itä-Savon sairaanhoitopiiri 11/2013

– Effica-potilastietojärjestelmä hyväksytty ”Arkistokelpoiseksi”

– Seuraavat liittymiset alkaen 3/2014

• Myös Pegasos-potilastietojärjestelmän yhteistestaus meneillään

– Ensimmäiset käyttöönotot 4-5/2013

• Kuopio käytön jatkaminen pilotin jälkeen, ja samoihin aikoihin myös muita liittyjiä, tavoitteena useampia liittymisiä ennen kesälomia

7.11.2013 OPER Anna Kärkkäinen 9

Seuraavien käyttöönottojen toteutuminen 2

Muiden järjestelmien käyttäjät:

• Tarkennetaan aikatauluja suunniteltujen testausjaksoille osallistumisen mukaisesti (alkavat 1/2014 ja 3/2014)

• Arviot testausjaksoista saatu -> pyyntö aikataulujen tarkentamisesta terveydenhuollon organisaatioille

– Sovittava aikatauluista ptj-toimittajan kanssa

– Keväälle ajoitetut siirrettävä syksyyn

• Käynnistetään myös julkisen työterveyshuollon liittymisaikataulujen suunnittelu!

Kansallinen liittymisjärjestys kanta.fi -sivuilla (päivitetty 5.11.2013)

Osa liittymisistä lakisääteisen takarajan jälkeen

! Aikarajojen lisäksi huomioitava myös riittävä testaus sekä turvallinen käyttöönotto mm. henkilöstön koulutus

7.11.2013 OPER Anna Kärkkäinen 10

Toimeenpanon organisointi

7.11.2013 OPER Anna Kärkkäinen 11

Valtakunnallinen-OPER

Alueellinen-Sairaanhoitopiiri/ yksityisen th:n yhteistyöhanke?

Paikallinen-Terveydenhuollon toimintayksikkö

Viila määrittelee

Varjo* seuraa ja

ohjaa

• Varjo: julkisen th:n käyttöönottojen koordinaatioryhmä, yksityisellä vastaava

• Ryhmä tällä hetkellä. Sovittava jatketaanko näin vai yhdistetäänkö

Varmistetaan liittymisten onnistuminen myös jatkossa.. Terveydenhuollon liittymisvalmistelut

Anna Kärkkäinen, THL/OPER 12

31.1.2013

Liittymisvalmisteluiden aloittaminen alueilla ja paikallisissa käyttöönottoprojekteissa

Liittymisvaiheen tehtävistä materiaali mm. tehtävälista, projektisuunnitelmapohjat Käyttöönoton käsikirjassa (kanta.fi)

Liittymisvalmistelut voi aloittaa ainakin:

• Henkilövarmenteiden hankinta

• Rakenteinen kirjaaminen –nykytilan selvittäminen, koulutustarpeiden kartoitus ja koulutuksen järjestäminen

• Potilasasiakirjojen käsittelyyn liittyvät toimintamallit – nykytilan kartoittaminen, ohjeistuksien päivittäminen ja jalkauttaminen

• Koulutussuunnittelun aloittaminen – toimintamalli- ja järjestelmäkoulutuksien suunnittelun käynnistäminen

• Teknisen ympäristön muutostarpeiden selvittäminen - Yhteistyö potilastietojärjestelmätoimittajan kanssa

• Viestinnän suunnittelu, tiedottaminen potilastiedon arkistosta ja viestiminen projektien käynnistymisestä

• Käyttöönottoaikataulun sopiminen/ tarkistaminen ptj-toimittajan kanssa

12.2.2013 projektipäällikkö Anna Kärkkäinen/ THL, OPER

Tuki potilastietojärjestelmätoimittajille

• Ensimmäisten toteuttajien kanssa tiivis yhteistyö mm. määrittelyihin liittyvät tarkennukset -> määrittelydokumentaatio, kysymys-vastaus -julkaisu

• Lokakuussa 2013 aloitettu kaikille ptj-toimittajille avoimet ”kyselytunnit”

– Toimittajille avoimia, yhteisiä tapaamisia joissa käsitellään määrittelyihin liittyviä kysymyksiä

– Tarkennukset julkaistaan osana määrittelyiden kysymys-vastaus -dokumenttia

• Lisäksi tarvittaessa muita yhteistyömuotoja

– Esim. Erillisjärjestelmätyöpajat erillisjärjestelmien ja potilastietojärjestelmien toimittajille

• Katselmointeihin ja validointitilaisuuksiin osallistuminen (myös asiakkaat mukana)

• Toimittajat mukaan yhteisissä seminaareissa ja koulutustilaisuuksissa

7.11.2013 OPER Anna Kärkkäinen 14

Kansallinen tuki ja viestintä

• Alueelliset erikoissuunnittelijat käyttöönottojen tukena

• Käyttöönoton käsikirja (www.kanta.fi)

• Käyttöönoton tukikokoukset ennen liittymistä

• Toteutettu viestintäsuunnitelmat ja materiaalit

– Kansalaisviestinnästä vastaa KELA

– Ammattilaisviestinnästä THL/OPER

– Yleisesittelymateriaali: esittelyvideo

– Myös esitteet, julisteet , rollupit ym. (materiaalipankki: tilausohjeet)

– Kela tuottaa lehtimainokset, kun käyttöönotto on ajankohtainen.

• UKK-palsta ja blogi http://www.kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/some sivuille

• Kantan Facebook-profiili avattu, löytyy termillä Kansallinen Terveysarkisto

15 OPER Anna Kärkkäinen 7.11.2013

7.11.2013 OPER Anna Kärkkäinen 16

Koulutusmateriaali

– THL:n tuottamaan koulutusmateriaali julkaistaan kanta.fi-verkkosivuilla http://www.kanta.fi/fi/web/ammattilaisille

– THL suosittelee materiaalien käyttöä organisaation omassa koulutuksessa

– Potilastiedon arkiston verkkokoulu: http://www.kanta.fi/Arkistokoulutus/story.html

– Potilastiedon arkiston toimintamallit: Toimintamallit

Potilastiedon arkiston toimintamalli -koulutukset

Suunnattu terveydenhuollon ammattilaisille

• Paikka: Paasitorni, Paasivuorenkatu 5 A, Helsinki

• Ajankohdat:

• ma 23.09.2013 klo 08:30 - 15:00 (Juho Rissanen -sali, Paasitorni)

• to 17.10.2013 klo 08:30 - 15:00 (Karl Lindahl -sali, Paasitorni)

• ke 20.11.2013 klo 08:30 - 15:00 (Juho Rissanen -sali, Paasitorni)

• ma 16.12.2013 klo 08:30 - 15:00 (Juho Rissanen -sali, Paasitorni)

• Toimintamalli-koulutuksia voi seurata myös webcast –lähetyksen kautta omasta organisaatiosta (yhteys ei edellytä videolaitteistoa), Kutsut + ilmoittautumislomakkeet on julkaistu THL:n tapahtumakalenterissa

• https://tapahtumakalenteri.thl.fi/web/thl/ (hae kalenterista päivämäärällä)

7.11.2013 OPER Anna Kärkkäinen 17

Ensimmäisen vaiheen käyttöönottojen lisäksi meneillään mm.…

• Liittymiset Yhteisrekisteritoiminnallisuudella

• Yksityisen th:n käyttöönottojen toimeenpanon valmistelu

• 1.9.2016 mennessä käyttöönotettavan tietosisällön määrittelytyön viimeistely ja toimeenpanon valmistelu

– Suun terveydenhuolto

– Ensihoito

– Todistukset ja lausunnot sis. Todistuksen välittäminen sähköisesti

– Terveys- ja hoitosuunnitelman pilotin valmistelu

• Vanhojen tietojen arkistointi –projekti

• Kuvantamisen Kvarkki-projektit (kuvien arkistointiratkaisut)

• ….

7.11.2013 OPER Anna Kärkkäinen 18

7.11.2013 OPER Anna Kärkkäinen 19

Kiitos! etunimi.sukunimi@thl.fi

Kehittämisehdotukset ja

muutostoiveet osoitteeseen

kantapalvelut@thl.fi