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anthesis Outlook Add-Infür SAP Business ByDesign
Ettlingen 29.07.2015
Automatische Zuordnung von E-Mails in SAP Business ByDesign an:
• Kunden, Kontakte, Opportunities, Leads, Angeboten, Kundenaufträgen, Projekten, Kundenrechnungen, Kampagnen
Synchronisation von Kunden und Ansprechpartnern Benutzerdefinierte Regeln für die Zuordnung in SAP Business
ByDesign Synchronisation von Terminen und Aufgaben zwischen Microsoft
Outlook und SAP Business ByDesign Upload-Queue für spezifischen Upload Offline Verfügbarkeit
Anforderungen an das anthesis Outlook Add-In
Bisheriger Mail-Upload (Standard SAP-Add-In)
1.
2.
3.
4. 5. 6.
Outlook Add-In immer wieder und muss neu installiert werden Die Kundensuche dauert bis zu 10 Sekunden Zum Hochladen einer einzigen E-Mail ca. 8 Klicks über 3 Dialoge
notwendig Eine Zuordnung kann nur mit bestehender Internetverbindung
erfolgen Der Upload ist oftmals unzuverlässig
Bemängelung der Kunden
Komfortable Einbindung von E-Mails, Terminen und Aufgaben
Konsistente Abbildung in Microsoft Outlook und SAP Business ByDesign
Geringerer Arbeitsaufwand, sowie Minimierung der Fehlerquellen durch automatische Synchronisation von Informationen
Ihre Vorteile mit unserer Lösung
E-Mail Verknüpfungen werden intelligent mithilfe der E-Mail Domain und des E-Mail-Namen ermittelt und vorgeschlagen:
Umsetzung anthesis – die Verknüpfung
Der Benutzer entscheidet sich für einen Vorschlag
Vorschlag wird lokal gesichert (Outlook Datenbank)
Bei erhalt einer weiteren E-Mail vom selben Empfänger kann eine Zuordnung zu dem korrekten SAP Business ByDesign Stammdatensatz automatisch erfolgen
Umsetzung anthesis – manuelle dauerhafte Verknüpfung
Die Zuordnung erfolgt über ein klassisches Dropdown-Feld
Umsetzung anthesis – die Zuordnung
Umsetzung anthesis - Icons
E-Mails befinden sich in der Queue und warten darauf, hochgeladen zu werden
E-Mails wurden erfolgreich hochgeladen
Umsetzung anthesis – die Regeln
Benutzerdefinierte Einstellungen für Regeln können jederzeit und völlig unkompliziert vorgenommen werden
Uploads werden in einer Queue gesammelt und können je nach Wunsch in Stapelverarbeitung hochgeladen werden
Umsetzung anthesis – die Queue
E-Mails nach Firmen sortiert
E-Mails können selektiv hochgeladen werden
Aktionsfelder
Umsetzung anthesis – Offline-Verfügbarkeit
Zuordnung möglich
Ja Nein
Zuordnung festlegen?
Eingang einer neuen E-Mail
Abgleich mit der lokalen Outlook-Datenbank
Ablage in lokalen Queue
Übersichtliche SideBar in Ihrem Outlook mit allen relevanten Informationen der selektierten Mails auf einen Blick
Daten werden direkt und ohne weitere Verzögerung aus Ihrem SAP Business ByDesign geladen
Umsetzung anthesis - SideBar
Automatische Zuordnungen erfolgen anhand eines eigenen Regelwerks:
Umsetzung anthesis – die Rule-Eingine
Durch Anpassungen der Regeln, können E-Mails vom
selben Kontakt an unterschiedliche Belege oder Stammdatensätze angefügt
werden.
Die Umsetzung erfolgt für aktuelle Outlook Versionen• Ab Version 2008• C# Programmierung• Local Outlook DB´s
Schnittstelle zu SAP erfolgt über Standard- und individuell entwickelte WebServices (via SAP Cloud Application Studio)
Technische Umsetzung
Roadmap ‘anthesis Outlook-Add-In‘ 2015
Q1 (Jan – Mar 2015):• Conception Phase• Requirements-Engineering• Development Start
Q2 (Apr – Jun 2015):• Development Mail Synchronization• Development Mail Rule Engine• Development Service Integration
Q3 (Jul – Sep 2015):• Pilot Project Start (Service Integration)• Bug Fixing (Service Integration)• Development Start Task Synchronization• Development Start Calendar Synchronization• Development Start Contact Synchronization• Pilot Project Start (Mail Synchronization)
Q4 (Oct – Dec 2015):• Bug Fixing (Mail Synchronization)• Pilot Project Start (complete functionality)• Customer Feedback collection
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