EFFECTIEF VERGADEREN; WE DOEN HET SAMENWhitepaper effectief vergaderen in de bouwsector

2014

ir. W.J.A. (Willem) Adriaanssen

1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 2 van 18

● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

www.hevo.nl

Inhoudsopgave

1.  Inleiding 3 

2.  Algemene aspecten vergaderen 3 

3.  Typen vergaderingen in bouwprojecten 4 

4.  Werkvormen 5 4.1.  Brainstorm 5 4.2.  Instructie 5 4.3.  Informatieverstrekking 5 4.4.  Voortgang 6 4.5.  Besluitvorming 6 

5.  Basisregels vergaderen 6 

6.  Rollen en taken deelnemers vergadering 7 6.1.  Taken voorzitter 7 6.2.  Taken notulist 8 6.3.  Taken deelnemers 8 

7.  Agenda vergadering 9 

8.  Besluitvorming 11 

9.  Verslaglegging vergadering 11 

10.  Voortgangsmemo/informatiememo 12 

11.  Specifieke aspecten naar type vergadering 12 11.1.  Stuurgroep 12 11.2.  Projectgroep 13 11.3.  Ontwerpgroep 14 11.4.  Bouwvergadering 15 11.5.  Werkvergadering 17 

12.  Afsluitend 18 

1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 3 van 18

● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

www.hevo.nl

1. Inleiding Een mens besteedt maar liefst een kwart van zijn werktijd aan vergaderingen. Vaak zijn dat niet de meest vruchtbare uren. TNO onderzocht een heel nieuwe manier van vergaderen: staand vergaderen. Dit is minder comfortabel en dat komt de besluitvaardigheid van de deelnemers ten goede, met als gevolg een kortere en efficiëntere bijeenkomst. De hoofdconclusie van het onderzoek was veelzeggend: de vergadertijd kon met een derde worden verkort. Behalve tijdwinst leidt staand vergaderen tot een forse kostendaling. Vergaderen kost in Nederland 30 miljard euro per jaar dus de rekensom is snel gemaakt. Ook in bouwprojecten wordt veel vergaderd, en is een veelgehoorde klacht dat vergaderingen niet effectief zijn en te veel tijd vergen. Over vergaderen in het algemeen zijn talloze cursussen en documenten beschikbaar. Dit whitepaper gaat specifiek in op de vergaderingen in de bouwsector en zet uiteen hoe deze effectief kunnen worden georganiseerd. Effectief vergaderen is niet alleen een belangrijke taak van de projectmanager, maar van alle betrokkenen.

2. Algemene aspecten vergaderen Vergaderen kost tijd en daarmee geld, en moet derhalve worden beperkt tot het noodzakelijke. Een vergadering is alleen nodig om: Kennis, creativiteit en vaardigheden te bundelen. Overeenstemming te krijgen en besluiten te nemen. De voortgang te bezien c.q. vast te stellen. Vervolgafspraken te maken om doelen te bereiken. Vergaderen met het volledige team van betrokkenen is tijdrovend en voor een deel van de aanwezigen niet effectief indien de onderwerpen geen betrekking hebben op alle deelnemers. Door continu aandacht te hebben voor de benodigde deelnemers, de te behandelen onderwerpen en het proces van het vergaderen kan hier veel winst worden behaald. Uit wetenschappelijk onderzoek van Van Oortmerssen ‘Working both ways: the interplay of trust and interaction in collaborations’ (Universiteit van Wageningen) in 2013 bleek dat er een sterke relatie is tussen het aanwezige vertrouwen en de gespreksdynamiek in vergaderingen. ‘Het succes van een vergadering is af te meten aan de snelheid waarmee sprekers elkaar opvolgen’. De kern van het effectief vergaderen zit in de VOORBEREIDING. De minimale vereisten voor een goede voorbereiding zijn: Doel van de vergadering en de te behandelen onderwerpen. Agenda. Lijst met deelnemers en hun functie in het project c.q. de vergadering. Voorzitter en notulist. Locatie, geschikte vergaderruimte, tijdstip, hulpmiddelen en versnaperingen.

1000901-0218.

3.

2.0, d.d. 6 mei 2014

Typen In onderstarealisatiefasuitgebreid mnamen in de

Aangezien ddeze vergaddeelnemersminimaal ééwoordigd iscontext kanproblemen Bij deze verzorgvuldig tEen te hogelage frequebedrijven. Dworden afgeeen faseove

4

vergadand schema se van een bomet werkgroee praktijk mis

dit een vergaderingen elkas het zogenaaén persoon zo, zodat deze

n doorvertalendoordat verw

rgaderstructute worden geke frequentie gntie leidt tot in

Daarnaast dieestemd met dergang.

deringenis een gebruiouwproject wpen voor spe

sschien zullen

aderstructuur aar ondersteuamde ‘linking-owel in het bopersoon de b

n. Als dit princwachtingen nie

ur dienen de kozen, aangegaat ten kosteneffectiviteit e

enen de plannde vergaderm

n in bouikelijke verga

weergegeven. ecifieke gebrun afwijken, is

betreft met eunen en aanv-pin’-principeovengelegen benodigde infcipe niet wordet duidelijk zij

frequentie enezien er een le van bilateraen onvoldoenningsaspectemomenten, aa

uwprojederstructuur Mogelijk wor

uikers of een de structuur v

en logische ovullen. Hiervoo worden toegals ondergel

formatie op dedt toegepast,jn en informa

n de opeenvoogisch verba

aal overleg ennde betrokkenn en projectfa

angezien er v

ecten in de voorberrdt een dergeklankbordgroveelal vergelij

opbouw, is heor moet bij de

gepast. Dit beegen gremiume juiste manieontstaan comtie niet helde

olging van vernd bestaat tu

n productievoonheid van peraseovergangeaak besluiten

Pagina

reidingsfase eelijke structuuoep. Hoewel dijkbaar.

et noodzakelije invulling va

etekent dat erm vertegen-er en met de mmunicatie-er doorkomt.

rgadermomeussen deze gortgang. Eenrsonen of en nadrukkel

n nodig zijn ro

a 4 van 18

● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

www.hevo.nl

en de r

de

jk dat n de

juiste

nten remia. te

ijk te ondom

● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 5 van 18

● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

www.hevo.nl

Hoe hoger de vergaderfrequentie, des te moeilijker het lijkt om deze vergaderingen effectief te organiseren. Vaak zijn er geen duidelijke deadlines en ontbreekt een heldere agenda. Dit komt doordat de deelnemers zich minder goed voorbereiden en het in de vergadering te behalen resultaat minder duidelijk is. Dit probleem kan ondervangen worden door te besluiten om minder te vergaderen of om als vast onderdeel van de agenda te bespreken wat de agenda voor de volgende twee vergaderingen wordt, zodat de benodigde afspraken ter voorbereiding daarvan kunnen worden gemaakt. Indien vergaderen toch nodig is, kunnen ook alternatieve vormen zoals een telefonisch overleg of een videoconference worden ingezet. Dit bespaart veel reistijd en daarmee kosten.

4. Werkvormen Er bestaan verschillende werkvormen, afgestemd op de doelen die met de vergadering worden beoogd. Deze werkvormen zijn: Brainstorm. Instructie. Informatieverstrekking. Voortgang. Besluitvorming. De meeste vergaderingen bestaan uit combinaties van deze werkvormen.

4.1. Brainstorm Het hoofddoel is het verkennen van oplossingsrichtingen voor een probleem, waarbij de deelnemers worden uitgedaagd om op een creatieve manier bij te dragen. Besluitvorming wordt meestal op een later moment georganiseerd. Een ontwerpgroepvergadering is -soms- een voorbeeld van een brainstormvergadering.

4.2. Instructie In de instructievergadering wordt duidelijk gemaakt wat de taken zijn en wie deze uitvoert. Het is niet de bedoeling om uitgebreid te gaan discussiëren. Wel kunnen er vragen worden gesteld ter verduidelijking.

4.3. Informatieverstrekking

Bij de informatieve vergadering is het uitwisselen van informatie tussen de deelnemers het doel. Het betreft het versturen en ontvangen van zowel mondelinge als schriftelijke informatie. Vaak wordt de hoofdlijn gepresenteerd, eventueel ondersteund met een document met detailinformatie dat al ter voorbereiding is toegezonden. Er is ruimte voor het stellen van vragen en discussie. Het onderwerp is in deze opzet minder strak ingekaderd, waardoor de discussie gemakkelijk afdwaalt van het onderwerp en in tijd ook makkelijk uit kan lopen. De voorzitter heeft een belangrijke rol om het doel van de bespreking van het onderwerp, het geboekte resultaat en de te maken afspraken duidelijk in beeld houden. In de bouwsector zijn de ontwerpgroepvergadering en de projectgroepvergadering voorbeelden van gedeeltelijk informatieve vergaderingen.

1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 6 van 18

● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

www.hevo.nl

4.4. Voortgang Dit type vergadering heeft als hoofddoel om de voortgang vast te stellen en naar aanleiding daarvan vervolgafspraken te maken. Het aantal nieuwe onderwerpen is relatief klein ten opzichte van de vaste onderwerpen op de agenda. Het vaststellen van de voortgang gebeurt zowel ten aanzien van de acties uit het verslag als ten aanzien van het project zelf. Vaak heeft een dergelijke vergadering vrij veel onderwerpen, waardoor het zaak is voor de voorzitter om voldoende tempo te maken. Uitgebreide discussies zoals over knelpunten of financiën kunnen vaak beter in een kleiner verband worden afgehandeld. Een bouwvergadering is een voorbeeld van een voortgangsvergadering.

4.5. Besluitvorming Deze vergadering heeft als hoofddoel om te komen tot besluiten. Meestal betreft het een beperkt aantal onderwerpen, zijn deze onderwerpen vooraf goed voorbereid en is er reeds een advies opgesteld. De stuurgroepvergadering is een voorbeeld hiervan. Om te komen tot besluitvorming kan discussie ontstaan en komen soms ook nieuwe of aanvullende vragen op. Het is de taak van de voorzitter om te bewaken of het mogelijk is om tot een verantwoord besluit te komen of dat er naar aanleiding van de discussie nog vervolgonderzoek nodig is en het onderwerp nogmaals ter besluitvorming moet worden voorgelegd.

5. Basisregels vergaderen Voor aanvang vergadering De agenda en alle relevante stukken dienen bijtijds naar de deelnemers te worden

verstuurd. Alle deelnemers komen voorbereid naar de vergadering. Dit houdt minimaal in dat ze:

weten wat er wordt behandeld en wat er van hen wordt verwacht. Op basis van de ontvangen stukken bereiden zij een oordeel voor en weten ze wat de knelpunten en eigen bespreekpunten zijn. Iemand die niet voorbereid naar een vergadering komt heeft geen toegevoegde waarde en belemmert een effectief proces.

Duidelijk dient te zijn wat het mandaat is van de deelnemers aan de vergadering. Zijn ze bijvoorbeeld bevoegd om besluiten te nemen?

Belangrijke knelpunten en nieuwe bespreekpunten worden vooraf met de voorzitter afgestemd, zodat dit op de agenda kan worden opgenomen en de overige deelnemers niet ‘overvallen’ worden.

De deelnemers dienen op tijd aanwezig te zijn en de voorzitter te helpen om de vergadering uiterlijk op de geplande eindtijd af te sluiten. Het is aan te raden vooraf en achteraf enige tijd beschikbaar te houden om met de overige deelnemers nog bilateraal te kunnen overleggen.

Bij verhindering dient de voorzitter tijdig te worden ingelicht. Indien het mogelijk of wenselijk is, regelt de deelnemer een vervanger.

1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 7 van 18

● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

www.hevo.nl

Tijdens de vergadering De vergadering dient niet gebruikt te worden voor uitgebreide informatieverstrekking,

tenzij dit het doel van het agendapunt is en/of dit niet als onderdeel van de voorbereiding kon. Informatie kan vaak vooraf reeds beknopt toegezonden worden.

Zorg dat de acties van de vorige vergadering zijn afgehandeld en dat de relevante betrokkenen hierover zijn geïnformeerd.

Volg de structuur van de agenda ter voorkoming van chaotisch bespreken van onderwerpen. Breng onderwerpen in op de relevante momenten in de agenda.

Ondersteun de voorzitter in het ordelijk laten verlopen van de agenda. Neem actief deel aan de vergadering, door deel te nemen aan de discussie, vragen te

stellen ter verduidelijking en concrete voorstellen in te brengen. Verstoringen zoals telefoneren en behandelen van e-mail of anderszins zijn niet

acceptabel, aangezien deze de effectiviteit beperken. Houd discussies beknopt en to-the-point. Luister naar hetgeen door anderen gezegd

wordt en stel indien nodig verduidelijkingsvragen. Geef iedereen de ruimte om het noodzakelijke te zeggen. Lange monologen zijn niet productief.

Maak gezamenlijk bij ieder onderwerp SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) afspraken en zorg dat deze goed worden genotuleerd.

Belast de vergadering alleen met onderwerpen die gezamenlijk moeten worden behandeld. Onderwerpen die bilateraal kunnen worden afgehandeld, dienen niet plenair te worden behandeld, aangezien dit te veel deelnemers belast.

Klachten en kritiek kunnen geuit worden, mits vergezeld van een voorstel tot oplossing. Alle deelnemers maken aantekeningen van de relevante onderdelen en van de acties die

op hen betrekking hebben. Het verslag dient deze acties uiteraard ook te vermelden, maar het direct oppakken van de acties mag nooit afhangen van het ontvangen van het verslag.

Na de vergadering Het verslag dient kort na de vergadering te worden verspreid. Opmerkingen op het verslag worden enkele dagen na ontvangst van het verslag gemaakt,

zodat correcties voorafgaand aan de vergadering kunnen worden gemaakt.

6. Rollen en taken deelnemers vergadering Alle deelnemers hebben gezamenlijk de verantwoordelijkheid om de vergadering succesvol te laten zijn. Deze taken per deelnemer zijn hieronder uitgewerkt.

6.1. Taken voorzitter De voorzitter: Initieert een vergadering indien daar aanleiding toe is. Stelt de agenda op en formuleert duidelijk de agendapunten. Indien nodig, vindt hierover

afstemming plaats met de overige deelnemers. Stuurt de agenda naar de deelnemers, inclusief de bijbehorende documenten. Bereidt overige zaken voor, zoals de organisatie van locatie en faciliteiten.

1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 8 van 18

● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

www.hevo.nl

Leidt het gesprek tijdens de vergadering. Dit houdt in dat hij: - Vaststelt wie een onderwerp toelicht. - Prioriteiten bepaalt. - Procedurevoorstellen doet en structureert. - Meningen inventariseert. - Deelnemers betrekt of afremt. - De tijd bewaakt. - Samenvat en conclusies trekt. - Te nemen besluiten organiseert. - Besluiten formuleert. - SMART afspraken maakt.

Zorgt dat de vergadering op tijd begint en volgt de agenda. Stelt de basisregels en richtlijnen vast en handhaaft deze. Houdt in de gaten of de deelnemers met een juiste houding aanwezig zijn en of er

voldoende bereidheid en vertrouwen is om te komen tot een effectief overleg. Is duidelijk over eigen belangen en eigen positie. Heeft mandaat om de vergadering te schorsen en de aanpak te wijzigen. Kan verantwoordelijkheden opleggen aan deelnemers voor bepaalde onderwerpen. Evalueert actief het resultaat van de vergadering en initieert aanpassingen indien nodig.

6.2. Taken notulist De notulist: Noteert plaats en datum, aan- en afwezigen. Deelt notulen in op basis van de agendapunten en notuleert per agendapunt het doel en

de afspraken. Vat de inleiding samen. Noteert, indien relevant, standpunten met motivatie. Noteert besluiten met motivatie. Legt acties SMART vast. Noteert datum, tijd en plaats volgende vergadering.

6.3. Taken deelnemers De deelnemers: Bereiden de vergadering voor naar aanleiding van het vorig verslag, de agenda en de

ontvangen informatie. Dragen nieuwe items en agendapunten aan bij de voorzitter. Dit zijn minimaal de

onderwerpen om de periode na het overleg effectief verder te kunnen en het benodigde resultaat te behalen. Ter voorbereiding op deze nieuwe punten wordt eventuele afstemming hierover met andere deelnemers reeds in gang gezet.

Weten vooraf wat de doelstelling van de vergadering en de agendapunten is, wat hun specifieke rol is en wat het te bereiken resultaat moet zijn.

Laten ruim van tevoren weten wanneer ze afwezig zijn en regelen, indien wenselijk, een vervanger.

1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 9 van 18

● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

www.hevo.nl

Zijn op tijd. Luisteren actief en geven de overige deelnemers de gelegenheid hun bijdrage te leveren. Dragen actief bij vanuit hun deskundigheid; beknopt en to-the-point. Maken aantekeningen en noteren eigen acties. Helpen de voorzitter om afleiding te vermijden en actieve deelname te bevorderen. Houden zich aan de vastgestelde richtlijnen en basisregels. Helpen een groepsconsensus te bereiken. Handelen eigen acties conform de afspraak af, bij voorkeur ruim voor een volgend

overleg. Melden tijdig aan de voorzitter dat bepaalde afspraken om duidelijke redenen niet konden

worden nagekomen en doen een voorstel voor een nieuwe datum. Nemen nieuwe acties mee en zetten deze indien nodig direct uit bij personen die niet

aanwezig waren in de vergadering. Behartigen zowel het eigen belang als het belang van de groep. Wachten niet op de vergadering om zaken bilateraal te behandelen, zodat de vergadering

minimaal wordt belast.

7. Agenda vergadering Een agenda geeft weer wat het doel van de vergadering is, uitgewerkt in specifieke onderwerpen. Dit betekent dat per onderwerp duidelijk moet zijn wat het beoogd resultaat van de vergadering is. Daaraan schort het bij veel vergaderingen, waardoor deze veel aan effectiviteit verliezen. Nieuwe agendapunten kunnen hooguit nog verkennend worden behandeld. De voorzitter heeft een belangrijke rol bij het opstellen van de agenda. Om te bepalen welke onderwerpen op de agenda moeten worden geplaatst, dient hij dit af te stemmen met de betrokken teamleden. Door dit actief te doen, bijvoorbeeld met een belronde vooraf, worden ook de deelnemers geactiveerd en er op voorbereid dat er een belangrijke vergadering is gepland. Uiteraard kan dit ook schriftelijk. Hierbij is het van belang na te gaan wie de deelnemers zijn en hoe zij betrokken zijn bij het onderwerp. Het maakt nogal verschil of het projectleiders zijn die dagelijks met het project bezig zijn, of bestuurders die eens in de paar maanden een stuurgroep hebben. De onderwerpen en de manier van behandelen moeten hier op worden afgestemd. Daarnaast dient de voorzitter te bepalen wat de prioriteiten zijn in de behandeling van de agendapunten en of er voldoende tijd is om alle punten te behandelen. Per agendapunt moet duidelijk zijn: Wat het onderwerp is. Wat het doel of resultaat moet zijn, bijvoorbeeld discussie, presentatie/informatie-

verstrekking, brainstorm, vervolgafspraken maken, besluitvorming. Wie verantwoordelijk is voor het onderwerp. Wat de voorbereiding moet zijn en wat de beschikbare informatie daarvoor is. Wat de beschikbare tijd voor het agendapunt is.

1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 10 van 18

● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

www.hevo.nl

Om de noodzakelijke voorbereiding te kunnen doen, moeten de agenda inclusief bijbehorende stukken uiteraard ruim van tevoren beschikbaar zijn.

Om effectief te vergaderen werkt het goed om per agendapunt een korte memo op te stellen met daarin de actuele stand van zaken. Ten behoeve van besluitvorming zou ieder document dat meer dan twee pagina’s beslaat een managementsamenvatting of oplegnotitie moeten bevatten. Hierdoor kan de deelnemer zich snel inlezen en hoeft het punt niet meer in de vergadering te worden uiteengezet, waardoor de besluitvorming veel sneller kan plaatsvinden. Vaste agendapunten zijn: Opening en mededelingen. Vaststelling verslag vorige vergadering tekstueel. Vaststelling stand van zaken acties uit vorige vergadering. Actuele vergaderonderwerpen. Rondvraag. Hierbij is het van belang dat alleen kleine nieuwe onderwerpen aan bod

komen, anders hadden deze op de agenda moeten worden gezet. Volgende vergadering (datum en agendapunten). Distributie verslag. Het is tevens een optie om als onderdeel van de vergadering de agendapunten voor de volgende vergadering te bepalen. De teamleden zijn er gezamenlijk verantwoordelijk voor dat het proces effectief verloopt. Door vroegtijdig na te denken over de onderwerpen en het resultaat van de volgende vergadering verloopt de voorbereiding daarvoor nog efficiënter. Bij de behandeling van een concreet agendapunt kan een fasering worden aangebracht, namelijk: Voorbereiding. Inleiding probleem en aanleiding. Inventarisatie probleem, beeldvorming en probleemverheldering. Verkenning oplossingsrichtingen, scenario’s, voor- en nadelen, randvoorwaarden en

consequenties. Meningsvorming/standpuntbepaling. Besluitvorming (door wie en op welke wijze?). Taken verdelen en acties uitzetten (SMART). Afronding. Vergaderingen langer dan 1,5 à 2 uur zijn meestal minder effectief. Plan de tijdsduur dan ook bewust in en zorg dat er op gestuurd wordt.

Zonder voorbereidingstijd kan niet van mensen worden verwacht dat ze weloverwogen besluiten nemen.

1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 11 van 18

● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

www.hevo.nl

Plan tussen vergaderingen minimaal 5 à 10 minuten pauze in, maar bij voorkeur meer zodat de deelnemers de kans hebben om bilateraal nog zaken af te stemmen, dringende e-mails of telefoon af te handelen. Stimuleer deelnemers om voor of na een vergadering tijd te reserveren voor bilateraal overleg. Dit is veel effectiever dan dat iedereen vertrekt en afspreekt om snel weer contact op te nemen. Plan niet meer dan drie vergaderingen direct achter elkaar, uiteraard met een pauze van minimaal 5 à 10 minuten ertussenin.

8. Besluitvorming Een belangrijke functie van vergaderingen is besluitvorming. Daarvoor is het in eerste instantie noodzakelijk om transparant vast te leggen wie welk besluit mag nemen. Verder dient duidelijk te zijn op welke manier besluitvorming plaatsvindt. Dit kan op verschillende manieren: Democratisch: de helft plus een. Meerderheidsbesluit: 2/3e van het totaal. Unaniem of consensus: iedereen stemt er mee in. Vetorecht: als één tegen is gaat het niet door. Delegatie: één persoon of bedrijf. Autoriteit: één persoon beslist. Het is altijd van groot belang om helder af te stemmen wat de besluitvormers nodig hebben om te kunnen besluiten.

9. Verslaglegging vergadering Een verslag dient duidelijk de afspraken, besluiten en acties vast te leggen die zijn gemaakt in de vergadering. Afhankelijk van het soort vergadering worden alleen de acties en besluiten vastgelegd, worden ook de discussies en afwegingen of standpunten vastgelegd, of wordt letterlijk vastgelegd wat er is gezegd. Het verslag dient binnen enkele dagen na het overleg te worden opgesteld en verspreid. Hierdoor kunnen betrokkenen verifiëren of hetgeen is afgesproken juist is genotuleerd, en kunnen zij het verslag ook gebruiken om met hun achterban te delen. Het moet duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor het verslag. Bij voorkeur worden opmerkingen op het verslag reeds voor de volgende vergadering gemaakt, zodat hier niet een deel van de vergadertijd aan hoeft te worden besteed. Dit voorkomt dat inhoudelijke discussies opnieuw worden gehouden.

1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 12 van 18

● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

www.hevo.nl

Vooraf dient vast te liggen wat het format van het verslag wordt en of er een separate actielijst en/of besluitenlijst komt. In ieder geval dienen afspraken SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) gemaakt en genotuleerd te worden. Dit betekent inclusief een actiehouder en een deadline. Verder is het praktisch om afspraken, acties en besluiten van een uniek nummer te voorzien dat bijvoorbeeld refereert aan de datum of het nummer van het overleg. Hierdoor zijn deze items traceerbaar. Ook is het belangrijk om van afgeronde acties het resultaat goed vast te leggen. Zo wordt voorkomen dat acties wel zijn afgehandeld maar dat dit niet is terug te vinden.

10. Voortgangsmemo/informatiememo Voor het eenduidig informeren van deelnemers en het terugkoppelen van resultaten van acties aan deelnemers van een vergadering kan worden gekozen voor het gebruik van een voortgangsmemo. Hiermee wordt voor iedereen traceerbaar vastgelegd wat de status van een project is, waar mogelijke knelpunten liggen en welke voorstellen ter bespreking en/of besluitvorming worden ingebracht. Voor nieuwe onderwerpen op de agenda kan een informatiememo worden gebruikt. Hierin staan kort het onderwerp, de verantwoordelijke, de aanleiding, de probleemstelling, het voorstel met advies en consequenties en het verzoek tot besluitvorming. Dit voorkomt dat de vergadering moet worden gebruikt om de groep te informeren, waardoor de tijd beschikbaar is om naar aanleiding hiervan vragen te beantwoorden, te discussiëren of besluiten te nemen. Dit verkort de vergadertijd aanzienlijk en verhoogt de efficiëntie.

11. Specifieke aspecten naar type vergadering 11.1. Stuurgroep

Doel Kerntaak van de stuurgroep is besluitvorming. Specifiek aandachtspunt is de manier waarop de projectorganisatie zich verhoudt tot de lijnorganisatie en hoe het mandaat geregeld is. Deelnemers De door de opdrachtgever gemandateerde stuurgroep is het besluitvormend orgaan binnen de projectorganisatie. De deelnemers zijn vaak bestuurders die op hoofdlijnen het project volgen.

Tip Voor de voorbereiding van een volgend overleg: door een verslag te kopiëren op een A3-vel staat de oorspronkelijke tekst links en is er rechts een A4 beschikbaar om te kunnen schrijven. Dit voorkomt veel extra schrijfwerk en het is vooraf al mogelijk om uit te schrijven wat het vervolg is op het actiepunt.

1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 13 van 18

● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

www.hevo.nl

De vertegenwoordigers van de opdrachtgever hebben voldoende mandaat nodig voor de uitoefening van de hier omschreven taken. Tevens moet duidelijk zijn welke besluiten niet in de stuurgroep genomen kunnen worden. Dit wordt echter vaak onvoldoende geformaliseerd. Taken Vaststellen projectorganisatie en Plan van Aanpak. Vaststellen en bewaken randvoorwaarden project (bijvoorbeeld: geld, risico’s, organisatie,

tijd, informatie, kwaliteit). Besluitvorming buiten mandaat projectgroep. Formele goedkeuring fasedocumenten. Communicatie met belangrijke stakeholders. Vergaderfrequentie Meestal heeft de stuurgroep een lage vergaderfrequentie, waardoor het nodig is om de stuurgroepleden voorafgaand aan het overleg kort te informeren over de stand van zaken. Om de informatie-overload te beperken ontvangen zij bij voorkeur beknopte informatiememo’s of managementsamenvattingen, waarin duidelijk staat omschreven waarover moet worden besloten. De projectgroep bereidt dit voor.

11.2. Projectgroep Doel De projectgroep begeleidt de planvorming binnen de door de stuurgroep vastgestelde kaders. Belangrijk is het vaststellen van het eigen mandaat voor het nemen van besluiten, zodat de stuurgroep minder wordt belast en er meer voortgang kan worden geboekt. Binnen de projectgroep vindt informatie-uitwisseling plaats tussen de ontwerpgroep- en bouwvergadering en de gebruikers. Deze informatie-uitwisseling is enerzijds ten behoeve van de uitwerking van de planvorming en anderzijds om de opdrachtgever en/of gebruiker in staat te stellen te anticiperen op de gevolgen van het bouwproces voor de interne organisatie. Deelnemers Projectmanager (voorzitter). Intern projectleider opdrachtgever. Gebruikersvertegenwoordiging opdrachtgever. Architect (op afroep). Installatieadviseur (op afroep). Een vertegenwoordiger van de uitvoerende partijen (indien reeds bekend op afroep). Indien nodig kunnen op ad-hocbasis de adviseurs uit de ontwerpgroep worden uitgenodigd voor een toelichting op de planvorderingen. De vertegenwoordigers in de projectgroep zijn verantwoordelijk voor informatie-uitwisseling met hun achterban.

1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 14 van 18

● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

www.hevo.nl

Taken Voorbereiden fasegoedkeuring middels afgeronde voorstellen aan de stuurgroep. Besluitvorming binnen mandaat. Maken van keuzes voor oplossingsrichtingen, in opvattingen en prioriteiten op

overeengekomen tijdstippen. Projectbewaking in alle facetten; tijd, risico, organisatie, geld, informatie, kwaliteit. Zorg dragen voor optimale informatie naar belanghebbenden. Instellen en coördineren van werkgroepen en/of gebruikersgroepen. Overleg met diverse instanties, zoals gemeente(n). Overleg op hoofdlijnen met eventuele andere opdrachtgevers en/of gebruikers op de

locatie. Opstellen van het eisenpakket en vervolgens het wijzigingenbeheer en het bewaken

hiervan. Selecteren en contracteren partijen. Informeren en coördineren van externe stakeholders. Coördineren van de raakvlakken met andere projecten. Vergaderfrequentie Tweewekelijks tot maandelijks.

11.3. Ontwerpgroep Doel In de voorbereidingsfase is er de ontwerpgroep die aan de hand van het eisenpakket de bouwplannen gaat ontwerpen. De ontwerpgroep heeft als doel om voorstellen integraal voor te bereiden en af te stemmen alvorens deze worden voorgelegd aan de projectgroep. Daarbij dienen oplossingsrichtingen en scenario’s te worden uitgewerkt inclusief voor-/nadelen en consequenties. Vaak zal een architect of installatieadviseur een deel van het ontwerp presenteren en/of nader toelichten. Deelnemers Architect. Constructeur. Installatieadviseur. Bouwfysisch adviseur (op afroep). Projectmanager. Een vertegenwoordiger van de opdrachtgever. Een vertegenwoordiger van de uitvoerende partijen (indien reeds bekend). De mogelijke afstemming tussen twee ontwerpende partijen dient niet in de ontwerpgroep-vergadering plaats te vinden, maar bilateraal.

1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 15 van 18

● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

www.hevo.nl

Taken Vertalen van programmawensen en -eisen in concrete plannen. Coördinatie van de verschillende disciplines. Aanbieden van ontwerpvoorstellen aan de projectgroep. Voorbereiden besluitvorming middels afgeronde voorstellen aan de projectgroep. Plannen toetsen aan het Programma van Eisen, financieel en inhoudelijk. Het vervaardigen van de fasedocumenten; ontwerp en bestek. Vergaderfrequentie De ontwerpgroepvergadering heeft vooral kenmerken van de informatieve vergadering en van de brainstormvergadering. Doordat de vergaderfrequentie vrij hoog is, bijvoorbeeld eens per twee weken, wordt vaak de fout gemaakt dat het verslag van de vergadering de agenda voor het volgende overleg is. Daardoor worden nieuwe onderwerpen onvoldoende geagendeerd en is er onvoldoende druk om onderwerpen in een concreet overleg af te handelen.

11.4. Bouwvergadering Doel De bouwvergadering begeleidt de realisatie binnen de vastgestelde kaders en heeft een sterke relatie met de werkvergadering. De werkvergadering behandelt gedetailleerd de inhoud, de bouwvergadering stelt de stand van zaken vast inclusief de financiën en handelt de knelpunten uit de werkvergadering af. De bouwvergadering is niet bedoeld voor onderhandelingen. Om herhaling van de werkvergadering te voorkomen, kan de bouwvergadering het beste aansluitend aan de werkvergadering worden gehouden. Vaak wordt er geen aparte agenda gemaakt, maar fungeert het verslag van de vorige vergadering als agenda voor de nieuwe vergadering. Dit kan als gevolg hebben dat nieuwe punten niet vooraf worden voorbereid, wat tot een minder efficiënte vergadering leidt. Tevens schuilt hierin het gevaar dat deelnemers pas in de vergadering gaan melden wat er vier weken geleden is afgesproken, of erger nog: erachter komen dat het actiepunt vergeten is. Daarom is het essentieel om vooraf te inventariseren of er nieuwe agendapunten zijn en deze te delen met de overige deelnemers middels een agenda. Niet onbelangrijk is om goed te kijken wie er aanwezig moeten zijn. Indien bijvoorbeeld een adviseur maar één klein actiepunt heeft, waarom zou deze dan de hele vergadering inclusief reistijd aanwezig moeten zijn? Als mensen worden uitgedaagd om al hun huiswerk goed af te ronden en ervoor te zorgen dat er geen knelpunten zijn, is hun aanwezigheid niet vereist. Hiermee ontstaat een win-winsituatie en worden kosten bespaard.

1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 16 van 18

● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

www.hevo.nl

Deelnemers Projectleider bouwkundig aannemer. Projectleider E- en W-installateur(s). Uitvoerder bouwkundig aannemer. Opzichter. Architect. Constructeur (op afroep). Installatieadviseur (op afroep). Projectmanager (voorzitter). Taken Coördinatie van de diverse vakdisciplines en uitvoerende partijen. Projectbewaking in alle facetten; tijd, risico, organisatie, geld, informatie, kwaliteit. Vaststellen en goedkeuren van meer- en minderwerken. Voorbereiden van de invulling van de eventuele stelposten. Zorg dragen voor optimale informatie naar belanghebbenden. Structuur van de vergadering Opening. Ingekomen stukken buiten projectteam. Organisatie, mededelingen en algemene informatie. Stand van zaken gegevensverstrekking/informatiebehoefte. Knelpunten uitvoering naar aanleiding van werkvergadering. Kwaliteit uitvoering, keuringen, gebreken. Wijzigingen ten opzichte van contract. Financieel; stand meer-/minderwerk en offertes. Stand van het werk en planning. Overheden en nutsbedrijven. Veiligheid/arbo. Werk derden buiten bestek en raakvlakken met andere projecten. Rondvraag en volgende vergadering. Vergaderfrequentie Een bouwvergadering wordt met een vast interval van bijvoorbeeld vier weken gehouden en kent een vaste structuur met veel terugkerende onderwerpen.

1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 17 van 18

● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

www.hevo.nl

11.5. Werkvergadering Doel De werkvergadering in de realisatiefase heeft als hoofddoel om op detailniveau de afstemming te regelen tussen de verschillende disciplines. Het betreft een groot aantal items, waardoor meestal het verslag als agenda wordt gebruikt. Nieuwe onderwerpen moeten echter wel worden geagendeerd. Het is daarbij zeer belangrijk om de deadlines voor de voortgang van het project door te vertalen naar actiepunten en beslismomenten. Deelnemers Opzichter. Architect. Constructeur (op afroep). Installatieadviseur (op afroep). Projectleider of werkvoorbereider bouwkundig aannemer (voorzitter). Uitvoerder en/of werkvoorbereider bouwkundig aannemer (notulen). Uitvoerder(s) installateur(s). Vertegenwoordiger opdrachtgever (eventueel). Taken Bespreking van de directe uitvoeringswerkzaamheden. Detailafstemmingen uitvoerende partijen. Coördinatie ontwerpdisciplines en uitvoerende partijen. Bewaking voortgang. Kwaliteitsbewaking uitvoering. Bewaking gegevensverstrekking. De knelpunten of discussiepunten waar de deelnemers van de werkvergadering niet of niet snel genoeg uitkomen dienen buiten de vergadering of in de bouwvergadering te worden behandeld. Vergaderfrequentie De werkvergadering komt in de realisatiefase bijvoorbeeld eenmaal per twee weken bijeen. Vanwege de sterke relatie met de bouwvergadering wordt geadviseerd om de bouwvergadering aansluitend aan de werkvergadering te houden.

1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 18 van 18

● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

www.hevo.nl

12. Afsluitend Effectief vergaderen in bouwprojecten heeft u voor een aanzienlijk deel zelf in de hand. Dit whitepaper geeft u een aantal belangrijke handvatten. Indien u ondersteuning wenst bij het opzetten van een effectief georganiseerd bouwproces met een goed functionerende vergaderstructuur, neem dan contact op met Willem Adriaanssen, partner HEVO B.V. T +31 (0)73 6 409 409 E willem.adriaanssen@hevo.nl