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De cómo dyPAS by proceedit permite resituar BPM sobre el tablero y propiciar el desarrollo abordable y sostenible y, por ello, masivo, de procesos BPM
Las experiencias en la implantación de procesos BPM han sido duras y en
gran parte decepcionantes. La razón principal es que, para que un proceso
se implemente con éxito, en la fase de definición se ha de aterrizar muy bajo
nivel, con mucho conocimiento de negocio, metodológico y tecnológico, y
tratar de convencer a los usuarios que nos expliquen qué hacen (proceso
"As Is"), consensuar con ellos las propuestas de mejora y conseguir así que
"adopten" el nuevo proceso "To Be" como si fuera su (de hecho lo es)
proceso si no, la implantación fracasa.
Además, este trabajo de descubrimiento detallado con los usuarios de cómo
debe ser el proceso, no se puede hacer tirando de PowerPoints con
consultores júniors, sino que lo debe hacer necesariamente alguien que
tenga "canas", que merezca el respeto de los usuarios por su experiencia y
sus propuestas y al que no le importe "arremangarse" y bajar al patio de
operaciones. No hay demasiados profesionales que tengan experiencia en
hacer esto y, por otro lado, las herramientas existentes no lo facilitan.
Este camino de descubrimiento y optimización de los procesos de la
organización, debe estar basado en el diálogo y el consenso y, por tanto, es
necesariamente iterativo, lo que hace que se alarge mucho y que cueste un
gran esfuerzo cuando, entre la definición de cómo debe ser o cómo debe
modificarse el proceso, y su expresión e implantación tecnológica concreta,
hay un trabajo pesado de configuración y programación, como así es
cuando se aplican la metodología y tecnología tradicionales utilizadas
normalmente en los proyectos BPA y BPM.
Esto provoca que la implantanción de procesos BPM, a pesar de los
mensajes que podríamos denominar interesadamente “naïfs” de algunos
fabricantes de herramientas BPMS, diciendo que los propios usuarios de
negocio pueden crear sus procesos con un concepto de autoservicio; no sea
fácilmente abordable en forma masiva excepto para grandes
organizaciones.
Huelga decir que los procesos de gestión de las organizaciones son
dinámicos, van cambiando constantemente, debido a causas , entre otras,
como: cambios en regulaciones, reorientaciones estratégicas de las
empresas, reorganizaciones por compras o fusiones, incorporación de
nuevos productos y servicios, adaptaciones a un mercado cambiante,
imposiciones de los clientes y proveedores, impacto de los cambios
tecnológicos, reacción contra la competencia, entrada en nuevos mercados,
demandas de los auditores ...
Con la manera tradicional de construir procesos BPM, esta necesidad de
cambio frecuente de los procesos crea una carga de servicio contínua, de
fuerte impacto económico y, además, oculta (normalmente no prevista ni
presupuestada) y, aún peor, provoca fuertes tensiones entre la dinámica
ágil de las necesidades cambiantes de la organización y de sus directivos y
empleados, por un lado y, por el otro, los elevados tiempos de ciclo
requeridos para implementar (analizar, configurar, desarrollar, integrar,
probar, documentar, formar y desarrollar) las continuas modificaciones
sucesivamente requeridas en los procesos y, como consecuència de ello,
trasmite la sensación a los usuarios de que los procesos están siempre
"obsoletos" con que lo pierden buena parte de su credibilidad y, por tanto,
de su efectividad como principales vectores transformadores de la
organización como tendrñian que ser.
Esta carga de servicio se concentra y focaliza sobre todo en el
mantenimiento evolutivo de los diversos formularios (uno para cada tarea
personal de cada proceso en la manera tradicional de desarrollar procesos
BPM con tecnología no dinámica) y en el del modelo de datos de proceso
que los soportan.
Esto se explica, primero, por que las interacciones con los usuarios son la
parte más dinámica de los procesos y, segundo, por que un aparente simple
cambio en una interfaz de usuario, por ejemplo: añadir un campo a un
formulario, se ha de replicar, sino en todos, si en buena parte del grupo de
formularios que soportan a las tareas personales de cada clase de proceso
(de media de entre 25 y 50 por proceso) y, por tanto, requiere de un gran
esfuerzo (hacer, probar, formar ...), es decir, revisar de entre 25 y 50
aplicaciones, aunque parezca un pequeño cambio.
Por el contrario, las integraciones con las aplicaciones corporativas suelen
ser bastante más estables, excepto en periodos de modernización o
migración tecnológica, y en cuanto a lo que respecta al propio diseño y
enrutamiento lógico del workflow, las herramientas BPMS actuales son tan
eficientes que modificarlos es muy rápido.
Y esto nos lleva al segundo gran motivo por lo que los procesos BPM
(excepto en algunas grandes organizaciones en el que, a igualdad de
complejidad de las soluciones a implementar y, por tanto del esfuerzo
asociado para desplegarlas, las elevadas rotaciones de sus procesos lo
soportan todo) no se han desplegado ni mucho menos al ritmo previsto por
todos los gurús de la industria TI, y ello debido a su más que dudosa
sostenibilidad cuando se quieren desplegar en forma masiva, debido a la
carga oculta de servicio que generan los procesos desarrollados a la manera
tradicional explicada en párrafos anteriores.
La cuestión es, pues, como conseguir que el enorme y disruptivo potencial
de trasformación que supone la implantación de procesos BPM en una
organización, pueda hacerse realidad de forma abordable y sostenible y, por
tanto masiva, ya no solo por grandes corporaciones, sino también para
cualquier orgaització, sea cual sea su tamaño y, en consecuencia, la rotación
de sus procesos.
proceedit nació hace cinco años para ser un actor disruptivo en la cadena
de valor optimización (OPEX) > automatización (BPM-SOA) > micro-
externalización (microBPO)* de los procedimientos de trabajo de toda clase
de organizaciones, como producto de una reflexión de un grupo de
profesionales y empresas de BPM, después de haber implantado un buen
número de procesos con metodología y tecnología tradicionales y, por
supuesto, experimentando las dificultades antes mencionadas.
* micro-BPO o micro-externalización de una parte de las tareas personales
del proceso, optativamente sí o no, tarea a tarea, dependiendo de las
cirscuntancias en cada momento, sin perder ni el control ni la trazabilidad
del proceso.
Fruto de esta reflexión, fue el concebir un nuevo paradigma en la
metodología y tecnología que soportan el desarrollo de las soluciones
procedimentales para la automatización de procesos de negocio, es decir
processos BPM, que consiste esencialmente en:
Desacoplar el servicio de las tareas de proceso (trabajo que tiene que hacer
la plataforma BPMS), del servicio de las interfaces humanas (formularios
complejos y sus correspondientes modelos de datos que los soportan) con
las que se debe "rellenar" cada tarea personal del proceso.
Dotar a cada clase de proceso con un único formulario para servir todas las
tareas del proceso (en vez de un formulario para cada tarea, como se hace
habitualmente al no disponer de tecnología dinámica), lo que implica que
un cambio se debe hacer una sola vez y no en cada formualrio afectado.
Tener la capacidad de construir en tiempo real ("on the fly")
dinámicamente, bajo petición de la tarea de proceso, una vista
personalizada del formulario que se debe ver y con el cual tienen que
interoperar usuarios y aplicaciones corporativas, en cada tarea personal,
con un comportamiento de las divisiones y de los campos de los formularios
que depende dinámicamente de las reglas de negocio, parámetros y
variables de contexto válidas en cada momento para cada clase de proceso,
tarea, cliente, usuario y dispositivo de acceso.
Hacer que los modelos de datos, y los repositorios que los soportan, se
construyan y se modifiquen de forma automática, de acuerdo con la
definición inicial y las sucesivas modificaciones posteriores del formulario
único que da soporte a todas las tareas personales de la clase de proceso.
Proveer mecanismos de interacción automatizados (conectores) entre los
datos de proceso y los datos transaccionales corporativos, de manera que se
puedan re-aprovechar al máximo los maestros de datos existentes y
mantenidos en la corporación en forma de "legacy" y además, sincronizalos
con los datos de proceso.
Externalizar las reglas de negocio y los parámetros de funcionamiento del
proceso, de modo que la "carcasa" del proceso y el formulario y modelo de
datos que lo soportan debe ser estándar pero, desde el punto de vista del
usuario, el proceso debe ser visto como "su proceso", al estar 100%
personalizado.
Activar en tiempo real las salidas de las compuertas de decisión del proceso
con la resolución externa de las reglas de negocio válidas en cada momento,
haciendo pues que la dinámica de flujo del proceso o "workflow" dependa
de la situación del entorno en cada momento, en vez de estar configurada
en el propio objeto "compuerta" de la clase de proceso y, por tanto, fija,
reduciendo así drásticamente la configuración y mantenimiento de la lógica
de negocio implantada sobre la plataforma BPMS.
Poder interaccionar con cualquier proceso desarrollado sobre cualquier
plataforma BPMS del mercado y facilitar la migración de una a otra
plataforma, sí y cuando fuera necesario (por ahora, nos integramos con
Ultimus e IBM BPM Process Server).
Y, todo ello, hecho esencialmente sin programación, sólo con declaración.
Bien, este cambio de paradigma nos parecía un sueño cuando empezamos,
pero podemos decir que lo hemos conseguido, con cinco años de intenso
trabajo de desarrollo de un conjunto de motores que llamamos dyPAS
(dynamic Process Application Server), herramientas que en cada proyecto
de desarrollo de un nuevo proceso BPM o para su modificación posterior,
los consultores de proceso alimentan de forma declarativa, muy simple: (1)
definiendo la lista de campos y su comportamiento en cada tarea y 2)
declarando las reglas de negocio; para crear así una nueva clase de proceso
estándar o modificar a lo largo del tiempo su comportamiento
personalizado.
Los motores que confrman nuestra plataforma dyPAS ya han sido probados
en funcionamiento real en producción y, con éxito, en cientos de miles de
instancias de tareas de proceso operadas en los últimos dos años y medio,
lo cual consideramos que da la necesaria solidez a nuestra propuesta
tecnológica.
Entendemos que podríamos, pues, definir nuestra plataforma dyPAS
(dynamic Process Application Server), como una herramienta de ultra-
productividad ("0" code) para: 1) el desarrollo, mantenimiento evolutivo y
servicio on-line de los formularios de las tareas personales de proceso, 2) la
creación y el mantenimiento evolutivo automatizado de los modelos de
datos que soportan estos formularios y 3) la definición y aplicación en
tiempo real de las reglas de negocio que deben gobernar la lógica de los
procesos BPM; todo ello, en forma declarativa, sin programar.
Esta tecnología, única en el mercado hasta donde llega nuestro
conocimiento, nos permite, no solamente desarrollar los procesos BPM de
una forma muy ágil y rápida (muy cerca del usuario, ya que no hay
intermediarios tecnológicos) con sólo una cuarta parte del esfuerzo
requerido cuando se emplea la tecnología y metodología tradicional; sino
también reducir en tres órdenes de magnitud (de meses a horas) el esfuerzo
y los tiempos de ciclo requerido para el mantenimiento evolutivo de los
procesos, verdadero punto crítico para su sostenibilidad pudiendo, de
hecho, trabajar con versión continua, con microcambios en caliente,
siempre y cuando los protocolos de governanza ITIL del cliente así lo
permitieran.
Además, con nuestra tecnología y metodología, podemos cumplir con la
dualidad casi mágica, de que el cliente perciba que el proceso es 100% a
medida, ya que todas las funcionalidades que pide se incorporan al proceso
sin dilación, sin embargo, en el backoffice, el proceso es 100% estándar, ya
que todas las funcionalidades se sirven desde una única aplicación para
todos los procesos.
Este enfoque tecnológico sustituye y supera las estrategias de trabajo con
plantillas de procesos y “frames” de desarrollo de formularios, dicho de otro
modo, el "frame", no sólo de desarrollo, sino también de servicio en
producción, es el conjunto de motores que conforman nuestra plataforma
dyPAS.
Entendemos que esto puede ser útil en proyectos de transformación de
grandes parques de procesos, BPM desarrollados con metodología de copia
de formularios similares y de entornos en los que cada tarea tiene asociado
un formulario, de hecho diferente, aunque similar y, por tanto, suponiendo
un gran esfuerzo de desarrollo, despliegue, administración y
mantenimiento evolutivo de multitud de aplicativos y con su
correspondiente carga de servicio asociada.
Y, en el caso de grandes organizaciones, dyPAS garantiza la provisión de un
servicio escalable sin límites hasta el nivel que se necesite, pero sin
complejidad, ya que estamos hablando de desplegar una sola aplicación
(nuestros motores) que se puede replicar tantas veces como se quiera con el
objetivo de dotar de mayor seguridad (backup), continuidad (redundancia),
efectividad (balanceo de carga), escalibilidad (potencia de servicio) y
flexibilidad “on-demand” (potencia adecuada al nivel de solicitudes de
servicio en cada momento) y, todo ello, sin incrementar el coste de licencia
de uso, ya que licenciamos el producto por tarea servida, no por instancia
de motor instalada.
En resumen pues, podemos decir que dyPAS es la clave de bóveda que nos
permite cumplir con nuestra misión como empresa: ayudar a las
organizaciones a desplegar de forma abordable y sostenible y, por tanto
masiva, soluciones procedimentales optimizadas para la automatización y
eventual micro-externalización de sus procesos de negocio.
Entendemos también que nuestra propuesta de valor es de especial interés
para organizaciones extendidas y complejas donde nuestra plataforma
dyPAS puede convertirse en un elemento clave para conseguir un
despliegue masivo de procesos con una doble vertiente de, por un lado, en
el “frontend”, una total personalización del flujos de trabajo y sus interfaces
humanas a gusto de cada "cliente" interno, pero, a la vez, con una
centralización corporativa de los datos de proceso y de las reglas de
negocio, parámetros y variables de contexto de aplicación en cada
momento, en el “backend”.
Esta visión, percepción y funcionamiento duales, permite desplegar
progresivamente, proceso a proceso, una gobernanza "corporativa" con las
ventajas que ello conlleva de: homogeneización de procesos; total
transparencia y control de quién, qué, porqué y cuando hace cada cosa;
supervisión por excepción; disponibilidad de indicadores clave del
rendimiento de los procesos en tiempo (RT KPIs); despliegue inmediato de
cambios de políticas en toda la organización; auditoría continúa;
trazabilidad a nivel de tarea; minería de datos de proceso con análisis
cognitivo (con Watson Analytics de IBM, por ejemplo) ... capacidades,
todas ellas, muy alineadas con las necesidades de la moderna organización
configurada en red extendida de usuarios internos y externos colaborando
“on-line”.
Por otra parte, la capacidad que tenemos con dyPAS de interaccionar con
cualquier plataforma BPMS, nos permite también el poder trabajar en el
desarrollo de nuevas soluciones o en la evolución de soluciones BPM ya
implantadas en las diversas divisiones de una corporación, fuera cual fuera
la tecnología empleada en cada una de ellas, colaborando con las
respectivas empresas consultoras implantadoras e integradoras de las
distintas aplicaciones con una aportación clara de valor añadido para el
cliente final.
Esta colaboración puede extenderse, incluso, a la realización de proyectos
de reingeniería de las interfaces humanas y las compuertas de decisión de
estos procesos ya implantados, con el objetivo principal de corporativitzar
sus datos y reglas de comportamiento y, por tanto, pudiendo ello
representar un paso muy importante hacia la verticalidad y transversalidad
en el funcionamiento de la organización y de los sistemas que lo soportan,
manteniendo en funcionamiento, sin embargo, las aplicaciones divisionales
o departamentales, con el legacy acumulado que soportan, sin menoscabo
de aplicar una visión y realidad del concepto de descentralización y
autonomía, que ayudan a crear sensación de "propiedad" de los procesos
por parte de los diversos “dueños” de los mismos.
Y por último, y no menos importante, con dyPAS, y con la configuración de
procesos de vigilancia y supervisión, podemos implementar procedimientos
periódicos de sincronización de los datos existentes en las diversas silos
transaccionales que mantiene la organización, con el objetivo conseguir una
única vista, en forma de metabase virtual de datos, en la que se pueda
combinar toda la información estructurada generada y manejada por la
organización, en un único repositorio que permite el análisis unificado y la
reacción en tiempo real delante de incidencias, combinando actuaciones
automáticas con reglas preestablecidas, con actuaciones humanas por
excepción, para hacer frente a incidencias no previstas.
Y, como lo que importa son los hechos, estamos a disposición de nuestros
partners y de sus clientes finales para presentarles nuestra tecnología
dyPAS y aplicarla en el desarrollo de procesos BPM pilotos y/o reales que
les permitan homologar nuestra plataforma como una pieza más dentro de
su arquitectura tecnológica corporativa.
Atentamente,
Josep Mª Cos, Socio Fundador
