Embed Size (px)
Citation preview
Проект «Электронный ФСИН»
EDISON. Центр разработки программного обеспечения
+7 (3842) 34-57-26, 59-87-65
http://www.efsin.ru
1
Регламент организации Интернет - сервиса
в учреждениях ФСИН России
Центр разработки программного обеспечения «EDISON» совместно с заинтересованными службами
ФСИН России предлагает единый РЕГЛАМЕНТ деятельности Интернет - сервисов. При разработке регламента
использованы материалы, информационная, консультативная и опытная поддержка специалистов управления
ФСИН России.
Инструкция по использованию веб - программы «Электронный ГУФСИН» для
сотрудников учреждений
Этапы внедрения Интернет - сервиса в учреждении. 1. Руководству учреждения необходимо назначить ответственного сотрудника по исполнению
обязанностей оператора электронной системы приема и обработки заявок с использованием Интернет
- портала «Электронный ФСИН России».
2. Ответственный сотрудник сообщает менеджеру ЭФСИН электронную почту для отправки материалов
на подключение, письмо с материалами содержит следующие вложения:
"Анкета для подключения Интернет Магазина.doc"
"Договор Электронный ФСИН 10-2.doc"
"Инструкция для пользователей Интернет Магазином.doc"
"Пример формы квитанции. rtf"
"Регламент. Инструкция для внедрения и действия Интернет Магазина.doc" (Этот документ)
"Стенд ЭФСИН.cdr"
"Стенд ЭФСИН.jpg"
"ТЭО внедрения Интернет - Магазина ГУФСИН 1.doc"
"Учредительные документы ОКАПИ.rar"
"Шаблон правил пользования и договор публичной оферты.rtf"
"Шаблон прайс листа.xls"
3. Сотрудникам отдела тыла следует подготовить первоначальный ассортимент продуктов питания и
товаров первой необходимости для формирования прайс-листа, который будет размещен в Интернет -
магазине учреждения. Прайс лист должен быть оформлен в формате excel по прилагаемому шаблону с
перечнем наименований продукции (с указанием стоимости и характеристик). Обратить внимание на
то, что в качестве разделителя рублей и копеек следует указывать только запятую или точку. В
дальнейшем редактирование прайс-листа, добавление и удаление наименований производит оператор
Интернет-магазина учреждения с использованием специально разработанного интерфейса. При
больших изменениях в прайс-листе, сотрудник может отправить его специалистам ЭФСИН для
загрузки на сайт в автоматическом режиме. (1-2 раза в месяц.) ("Шаблон прайс листа.xls").
4. Сотрудникам отдела ИТСО совместно с бухгалтерией необходимо заполнить Анкету для
подключения Интернет магазина. ("Анкета для подключения Интернет Магазина.doc").
5. Сотруднику юридического отдела учреждения требуется изучить и заполнить совместно с
бухгалтерией договор публичной оферты. При необходимости внести изменения, согласовать с
вышестоящей инстанцией и руководством Проекта ЭФСИН. ("Шаблон правил пользования и договор
публичной оферты.rtf").
6. Заполненные "Анкета для подключения Интернет Магазина.doc", "Шаблон правил пользования и
договор публичной оферты.rtf", "Шаблон прайс листа.xls" отправляются электронной почтой на
адрес: [email protected], после получения, в течение трех рабочих дней магазин учреждения станет
активным на ресурсе ЭФСИН.
7. Сотрудникам бухгалтерии совместно с юридическим отделом необходимо согласовать и подписать
договор о предоставлении доступа к ресурсам магазина и технической поддержке. В силу того, что
для всех операций и при заключении договора используются только реквизиты внебюджетного счета,
никаких юридических препятствий для заключения договора на срок более года нет. Договор
распечатывается в двух экземплярах, подписывается. Последние три листа отправляются по факсу на
Проект «Электронный ФСИН»
EDISON. Центр разработки программного обеспечения
+7 (3842) 34-57-26, 59-87-65
http://www.efsin.ru
2
проект ЭФСИН (384-2 34-57-26), оригиналы отправляются по почте заказным письмом.
8. Сотруднику отдела ИТСО совместно со специалистами ЦРПО «EDSION» нужно организовать
видеоконференцию по обучению оператора пользования порталом (не более 1 часа). Предлагается
использование любого программно-технического средства учреждения (скайп, ICQ, видео-таксофон и
т. д.).
9. Сотруднику отдела воспитательной работы с заключенными, осужденными нужно разместить
объявления ("Стенд ЭФСИН.cdr", перед изготовлением следует исправить надписи, касающиеся
территориального расположения учреждений, регион) в залах ожидания и комнатах приема граждан с
информацией об услуге «Интернет-магазин». Также следует провести информационную работу со
спец - контингентом и сотрудниками о деятельности Интернет-магазина. Нашей компанией
подготовлены речевые ролики для информационных сообщений. Рекомендуем так же обратиться за
информационной поддержкой в местные СМИ. ("Инструкция для пользователей Интернет
Магазином.doc", "Стенд ЭФСИН.cdr").
10. Сотруднику отдела ИТСО необходимо освоить принципы работы Интернет – магазина и обучить
специалиста по обработке заказов.
Предлагаемый регламент Интернет-магазина
1. Поступление нового заказа в Интернет-магазин от гражданина РФ.
Сотрудники, имеющие постоянный доступ к компьютеру, подключенному к сети интернет , могут
отслеживать поступающие заказы с помощью электронной почты, куда будут поступать
уведомления. Рекомендуем установить программу почтовый уведомитель (к примеру MailAgent
или GoogleTalk) которые будут подавать звуковые сигналы о поступлении новых писем в почту.
При этом нет необходимости постоянно находиться на портале в ожидании заказа или часто
заходить на интернет-ресурсы, затрачивая интернет-траффик.
Сотруднику, не имеющему постоянного доступа к компьютеру, подключенному к сети Интернет,
рекомендуется проверять поступление заказов на сайте не менее 2-х раз в течение рабочего дня:
утром и после обеда.
2. Принятие нового заказа к исполнению.
.
Все поступившие новые заказы отражаются в административной части портала конкретного
учреждения в реестре заказов в категории «Новые».
*Для обработки заявок оператору необходимо авторизоваться в системе портала, на странице
Интернет-магазина своего учреждения. Здесь появятся ссылки для входа в административно-
программную часть. Это произойдет только в случае авторизации под аккаунтом оператора!
(электронная почта с надежным паролем, сгенерированным сотрудником ИТСО).
Выбрать раздел «Все Заказы».
Проект «Электронный ФСИН»
EDISON. Центр разработки программного обеспечения
+7 (3842) 34-57-26, 59-87-65
http://www.efsin.ru
3
В разделе «Все заказы» в категории «Новые» нужно выбрать заявку для обработки.
Для удобства пользования программой в интерфейсе реализованы функции отображения по
количеству записей на странице (можно просмотреть все записи или по 10, 25, 50 и 100 заявок на
одной странице). Реализована строка морфологического поиска, в которой можно найти заказ по
исходным данным: по номеру, по фамилии, по дате поступления. Поиск происходит
автоматически с вводом символов в строку поиска без нажатия клавиши enter.
В окне поступившего «Нового заказа» сотруднику предлагаются следующие варианты действия с
заказом: «Утвердить», «Отклонить», «Распечатать».
*Окно заказа можно растягивать для просмотра в
полноэкранном режиме, либо использовать полосу прокрутки.
Для обработки нового заказа рекомендуем оператору
первоначально распечатать заказ с использованием
предусмотренной кнопки. На одном печатном листе будет
распечатана информация о заказе (данные получателя, данные
отправителя, информация о заказанных товарах, сумме).
Уже с распечатанным заказом оператору необходимо
обратится в отдел специального учета для уточнения и
подтверждения наличия получателя в учреждении, исходя из
данных, указанных в новом заказе. Оператор может сам
использовать программные средства, если у него есть к ним
разрешенный доступ (систем АСУП, АКУП и т. д.).
После проверки данных получателя и при полном их
совпадении оператор должен проверить наличие
заказываемого товара на складе магазина (ларька)
учреждения. По возможности необходимо зарезервировать
товар до момента оплаты заказа (3-5 дней). Если денежные
средства не поступили по истечении срока оплаты
(рекомендуемый срок – 5 дней), то товар снимается с резерва
в магазине, а оператор аннулирует заказ.
В случае полного соответствия данных получателя и наличия
товаров на складе оператор вправе применить функцию
«Утвердить». После этого программа автоматически
сформирует квитанцию и вышлет уведомление на
электронную почту заказчика. «Новый заказ» при этом
Проект «Электронный ФСИН»
EDISON. Центр разработки программного обеспечения
+7 (3842) 34-57-26, 59-87-65
http://www.efsin.ru
4
автоматически переходит в категорию «Утвержденных».
3. Отклонение «Нового заказа».
Отклонение оператором учреждения заказа от принятия к исполнению рекомендуем с использованием
шаблонов комментариев по отклонению в следующих случаях:
Получатель убыл в другое учреждение.
Указанный получатель не находился и не находится в данном учреждении. Неверно или не
полностью заполнены данные о получателе (Ф. И. О., дата рождения).
Осужденный временно лишен права на получение передач.
Отсутствует определенное наименование заказанного товара (отклонить с указанием, какого
товара нет в наличии, с предложением оформить новый заказ на имеющиеся товары. При этом
нужно незамедлительно отредактировать прайс-лист в программе).
4. Проставление оплаты, выдача заказа получателю, аннулирование заказов.
После подтверждения бухгалтерией учреждения поступления денежных средств по конкретному
заказу оператор заходит в программу и в реестре «Утвержденных заказов» на конкретном заказе
нажимает кнопку «Проставить Оплату». Программой автоматически формируется и отправляется
уведомление на электронную почту заказчика об оплате.
В случае непоступления денежных средств по утвержденному ранее заказу в течение 5 дней,
оператор заходит в программу и в реестре «Утвержденных заказов» на конкретном заказе
нажимает кнопку «Аннулировать». Программой автоматически формируется уведомление и
отправляется на электронную почту заказчика: «Аннулирован».
Проставление «Выдачи» (имеется ввиду окончательная стадия исполнения заказа) возможно из
реестра оплаченных заказов нажатием кнопки «Проставить Выдачу». Программой автоматически
формируется и отправляется уведомление на электронную почту заказчика о выдаче.
Выданный заказ в программе можно только распечатать. При ошибке оператора в действии над заказом
предусмотрено восстановление из состояния «Аннулированного» в «Утвержденные», из состояния «Отклонен» в
«Утвержденные». Ни один из параметров и информационных данных о заказах не может быть утерян, либо
удален из системы.
5. Действия оператора с прайс-листом Интернет-магазина.
Рекомендуем ежедневно обновлять информацию о состоянии остатков в ларьке, магазине
учреждения. Оператору необходимо своевременно редактировать ассортимент, предлагаемый на
портале с использованием интерфейса «Продукты»
Проект «Электронный ФСИН»
EDISON. Центр разработки программного обеспечения
+7 (3842) 34-57-26, 59-87-65
http://www.efsin.ru
5
*Для работы с прайс-листом Интернет-магазина оператору необходимо
авторизоваться в системе портала, на странице Интернет-магазина своего
учреждения. Появятся ссылки для входа в административно-
программную часть. Это произойдет только в случае авторизации под
аккаунтом оператора! (электронная почта с надежным паролем,
сгенерированным сотрудником ИТСО).
Выбрать раздел «ПРОДУКТЫ».
В разделе «Продукты» располагается реестр
наименований товаров и продуктов питания,
предлагаемых на сайте конкретным учреждением.
Для удобства поиска и отображения реестр
реализован в алфавитном порядке. (В дальнейшем
планируется разбивка товаров на категории и
рубрики).
При нажатии на одно наименование в реестре
открывается окно выбранной позиции, в котором
без удаления информации о товаре можно
поставить галочку «Есть в наличии» или убрать,
если товар закончился.
Для добавления нового наименования в
ассортимент предусмотрена кнопка «+» в реестре наименований. Наименование добавится в
реестр исходя из алфавитного порядка названия.
6. Форс-мажорные обстоятельства.
В случае, когда заказ уже оплачен, но выполнить его невозможно по причине убытия или освобождения
получателя, оператору предлагается написать электронное письмо заказчику. В письме надо предложить
возврат денежных средств почтовым переводом, либо на банковский счет отправителя на имя плательщика.
Если заказчик проживает вблизи учреждения, то можно предложить ему забрать продукты питания в
Проект «Электронный ФСИН»
EDISON. Центр разработки программного обеспечения
+7 (3842) 34-57-26, 59-87-65
http://www.efsin.ru
6
магазине учреждения лично. При варианте возврата денежных средств комиссия за оформление заказа
остается на счету учреждения.
В случае отсутствия заказанного товара на момент оплаты заказа, оператору предлагается написать
электронное письмо заказчику с предложением заменить товар в заказе на аналогичный, либо с указанием
срока выдачи и поступления товара на склад. В случае, если заказчик отказывается ждать или менять товар,
то необходимо произвести возврат денежных средств заказчику, включая комиссию за оформление заказа.
Данные Регламент и Инструкция предлагаются учреждениям при подготовке и утверждении собственных
правил деятельности программы «Интернет-прием и выдача заказов». Как разработчики программы, мы
учитываем тот факт, что в каждом конкретном учреждении есть свои условия по количеству привлекаемых
сотрудников к исполнению заказов и наличию материально-технических средств. Должен быть учтен и лимит
наполнения учреждения. В учреждениях с численностью выше 3000 человек рекомендовано выделение
отдельного рабочего места оператору, при этом его служебные обязанности должны ограничиваться
исключительно работой с Интернет-сервисом.
