Inspirerende congressen: een uitdaging!

21 november 2007

Marga Groot Zwaaftink

Introductie

Congressen

Feedback

Doorlopend:

Discussie/stellingen

Introductie:

• HHS Maastricht• Euroforum• Ondernemer…

Doelstelling:

• Inspirerend voor deelnemers

• Volle zaal• Binnen budget• Scoren voor jouw

organisatie (en carrière)

Stelling: Congressen zijn duf, saai!

Fase 1• Communicatie mix• Doel• Financiën

• Congres als onderdeel van communicatiemix

• Impact van ‘live’• Wie willen we zijn:

initiator of volger

Advertentie

DirectMail

TV/radio

Internet

BeurzenPR

Doel van congres

• Impact• Financieel• Uitstraling

Succesbepalers

Sponsors

LocatieInitiatief-nemer

PCO

Deel-nemers

Congres

Tijdspad project

• Datum congres• Datum uitnodiging

versturen• Datum uitnodiging naar

drukker

Stress: sprekers, adressen, teksten, logo’s sponsors, deelnemerslijst, congresmap

Wie doet wat: projectteam

• Inhoud• Marketing• Sponsoring• Financiën• Logistiek• Projectleider

Fase 2: Inhoud

• Thema bepalen• Inhoud opzetten• Werkvormen

Inhoud

• 6 sprekers op een rij met lunch….

• thema, subthema’s• sprekers benaderen• rol dagvoorzitter

Fase 3:Sponsors/exposanten

• Voor- en nadelen• Doel vaststellen• Financiën• Wie doet wat

Fase 4: Communicatie

• Sprekers• Deelnemers werven• Pers

• Middelen voor congres promotie:websiteemailpostsms alert, weblog, Googleadvertenties, bijsluiten in vakbladenPR

Fase 5: Logistiek

• Draaiboek• Inkoop• Registratie/facturatie• Deadlines

Media

Transport

Prof.Dagvoorz

Congres-locatie

Catering

Act

Aankleding

Techniek

Drukker

Ontwerper

INKOOP

• Deelnemersregistratie/

communicatie

visitekaartje

ambassadeurs

bevestiging, factuur, herinnering

Fase 6: Congresdag • opbouw• briefing• dubbel check• registratie: regulier,

on site, pers, sprekers• dagdraaiboek

• Social event

intensiteit voor deelnemers

impact op imago congres

check/dubbel check

Fase 7: na afloop• Evaluatie deelnemers • Evaluatie projectteam• Communicatie

deelnemers/sprekers/pers

• Volgende editie

Bedankt voor jullie aandacht!

marga@commgres.com

GSM: 06 – 234 66 473