CFAO AES West Africa

6 Octobre 2016

CFAO AES / AFAI

CFAO AES West Africa

Motiver un réseau sur du back office

● Une Cible atteignable :

réduire les délais de dédouanement d’une semaine

Améliorer la disponibilité client final

Réduire les cours de route

Réduire les stocks

● Un Moteur : la réduction du BFR Centre d’intérêt des managers

Le projet BACK YOUR CASH ( BYC )

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Le projet BYC

● Réduire le délai de mise à disposition des liasses documentaires

Réduire le temps de constitution des liasses

Réduire le temps de transport des liasses

● Cadencer les opérations de dédouanement à destination

Le « au plus tôt » ce n’est qu’un concept

Séquencer tout le processus

Définir le planning des séquences

● Editer un manuel pratique du dédouanement

● Mesurer la performance

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Les sujets sélectionnés

1 – Améliorer le transfert des liasses documentaires

● Envois en express

145 destinataires dans 36 pays

Réactivité lente

Pas de tracing (si c’est parti, cela va arriver !)

Frein au dédouanement impact sur le BFR

2 - Un ICP / les livraisons de pièces de dépannage en délai garanti.

● Mise en place d’un formulaire pré rempli adressé à 24 SAV dans 24 pays

Retours aléatoires

Saisie manuelle (problème de fiabilité)

Manque de ressource peu de motivation

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CFAO AES West Africa

Contraintes

● Environnement :

4 Bureaux d’achats utilisant 2 logiciels de supply chain

Pas de ressource disponible à la DSI centrale

Pas de motivation «supérieure» pour le back office

● Origine des documents :

Sources internes

– Pas d’interférence avec les logiciels de facturation

– Formats multiples

Sources externes

– Nombreuses et dispersées

– Pas connectables

– Formats multiples

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CFAO AES West Africa

Deux voies

● La face Nord

Développer de nouvelles fonctionnalités pour

– Gérer des documents tiers

– Générer des indicateurs synthétique

Intégrer des données complémentaires dans les SI existants

– Risques liés à l’intégration de données extérieures

– Complexe : 2 systèmes à interfacer x par 4 bureau d’achats

– Gestion de l’historisation des pièces jointes

● La nouvelle voie :

Utiliser un cloud sécurisé

Considérer les SI centraux comme des tiers pour le cloud

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CFAO AES West Africa

Conduite du changement 1/2

● Expression des besoins et contraintes

Encadrer le workflow un seul CIRCUIT possible

Manager le work flow

– Authentifier les utilisateurs (nombreux pays et filiales, turnover…)

– Gérer en temps réel les permissions des utilisateurs (les filiales ne voient que les

dossiers et documents qui les concernent)

– Contrôler les délais de traitement par les utilisateurs (BYC)

– Recueillir en temps réel un feed-back des utilisateurs sur la qualité des expéditions

Alimenter automatiquement depuis les SI centraux

– Parsing des documents pdf

Assurer la sécurité / confidentialité des flux documentaires

Coupler les échanges avec les partenaires extérieurs et douanes

Minimiser la mobilisation de moyens par la DSI

– Lors des développements

– Au déploiement et lors des mises à jour

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CFAO AES West Africa

Conduite du changement 2/2

● Les parties prenantes

Pilotage fonctionnel du projet l’approche « métier » prime

Participation des exploitants siège à la définition de l’application

Ressources DSI engagées pour spécifier le format des données

interfacées depuis les SI centraux et leur automatisation

Communication vers les utilisateurs dans le cadre du projet BYC

● Architecture

Le cloud sécurisé CFAO intervient comme une zone tampon entre les

exploitants siège et l’ensemble des partenaires intranet et extranet

● Déploiement progressif :

Déploiement sur 2 pays africains (Sénégal, Côte d’Ivoire) puis vers

l’ensemble des pays + ADV au siège

Application + manuel d’aide multilingue (français et anglais)

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