Demo-presentación de la plataforma de gestión documental

Indice

• Características Adapting Document®

• Ventajas• Aplicaciones de la plataforma• Funcionalidades• Casos y ejemplos

Características

Tecnología 100% Web Identificación y caracterización de usuarios Personalización de contenidos Gestión de perfiles y permisos Capacidad de distribución y notificación Facilidad de manejo / Usabilidad Workflow colaborativo Rapidez de implantación Personalización de diseño y funciones Especialización por sector/ aplicación

Ventajas

1. Reutilización del conocimiento2. Velocidad de implantación3. Fiabilidad de resultados4. Optimización de costes5. Facilidad de mantenimiento 6. Crecimiento y mejora modular

Aplicaciones del gestor documental

Gestión de la documentación del sistema de calidad Gestión colaborativa de la documentación técnica y de

I+D Extranet de intercambio de documentación con clientes y

proveedores Gestión digitalizada del registro de entrada de

correspondencia Gestión de facturas y su flujo de aprobación Gestión digitalizada de expedientes Gestión de facturas electrónicas (Portal de e-facturas)

Aplicaciones verticales

• Empresas de digitalización y custodia• Sector inmobiliario:

▫ Registro de entrada/ salida▫ Gestión de expedientes de promoción

• Concesionarios automóvil:▫ Gestión de expedientes comerciales

• Centros de I+D+i:▫ Gestión del conocimiento▫ Observatorios tecnológicos

• Administración pública:▫ Registro de entrada/ salida▫ e-Administración

Buscador avanzado

Busca en la base de datos documental

combinando filtros acumulables para

afinar la búsqueda

Búsqueda tipo documental ‘factura’

Configurable: solicita automáticamente los datos

adicionales del tipo de documento a buscar, la

factura

Alta de nuevo documento en el gestor

Formulario de alta manual de documento,

se rellenan los datos que lo caracterizan y se

adjunta el archivo/documento

desde el disco del PC o carpeta de la red local

Estructura de carpetas

Lista de las carpetas donde se ubican los documentos, al estilo Windows.Permite varios niveles y navegar por ellas para localizar los documentos

También se navega por las

carpetas al estilo menú web

Listado de documentos

Listado de documentos resultado de una búsqueda en la carpeta de Administración. Nos muestra el tipo,

código, título, fecha y estado del documento.

Ficha de metadatos y anexo

Datos que caracterizan el documento y forman la base de datos sobre la que actúa el buscador. Adjunta el fichero o

‘documento’ listo para su descarga

Ficha de expediente con documentos

Ficha de datos del expediente con listado de

documentos que lo integran y acciones

pendientes sobre ellos

Mis tareas pendientes con alertas

Lista de documentos sobre los que el usuario tiene tareas pendientes. Con alertas de días

de retraso en su tramitación

Circuito / flujo de aprobaciones

Flujo de trabajo sobre los documentos. Aprobaciones o

cambio de estado por parte de los responsables de su

tramitación . Por ejemplo apruebo esta

factura y la dejo pendiente de contabilización por el dpto. de

contabilidad

Reconocimiento de código de barras

Generación e impresión de etiquetas con los datos del documento para reconocimiento

del código de barras y la indexación automática tras el escaneado por lotes.

Integrable con OCR de caracteres

Opcionalmente se puede integrar un software OCR o reconocimiento de caracteres durante el escaneado para indexar automáticamente . Por ejemplo puede reconocer el nº de CMR y escribirlo en la ficha anexando su correspondiente imagen escaneada

Importador de archivos digitalizados

Los documentos ya escaneados a PDF o en cualquier formato electrónico, se incorporan en lote automáticamente a sus

fichas de metadatos.

Caso gestor documental I

Fabricante de muebles a medida y tapizados, Beniparrell (Valencia).

Implantación de un gestor de expedientes integrado con ERP a medida.

4.000 expedientes/ mes50 usuarios internos

Resumen I

Necesidades I

• Control del acceso a la documentación• Mejora de la búsqueda de información• Deterioro físico del almacén documental (inundación)• Creación automática de expedientes desde el ERP + vínculo entre

ERP y Gestor documental• Cumplimentación del expediente con documentos externos

ENTORNO TECNOLÓGICO:• ERP a medida• Integración mediante webservices (SOAP)• Entorno Intranet , servidor dedicado• SQL Server 2005 / Windows 2003 Server

Solución técnica I

Adapting Document®:• Módulo de expedientes• Módulo de captura (reconocimiento cód.barras)

A medida:• Conector con ERP a medida

Resultados I

Caso gestor documental II

Concesionario BMW, Alpicat (Lleida).

Implantación de un gestor de expedientes para compra-venta de vehículos.

25 usuarios internos

Resumen II

Necesidades II

• Control de la documentación y estado de expedientes• Reducción del papeleo , tiempos de búsqueda, etc. • Mejora de la imagen frente al cliente • Mejora en transacciones con terceros (p.ej. Gestoría, Tráfico, etc)• Permitir análisis comercial

ENTORNO TECNOLÓGICO:• Entorno Intranet, servidor dedicado alojado en empresa• SQL Server 2005 / Windows 2003 Server • Escáner Fujitsu ScanSnap S500 (x puesto venta)

Solución técnica II

Adapting Document®:• Módulo de gestión de expedientes• Módulo de captura (carga multi-fuente)• Módulo de workflow (tareas pendientes y bloqueos)

A medida:• Creación automática de documentos

personalizados por tipo de expedientey tipología del cliente

Resultados II

Caso gestor documental III

Servicios de mantenimiento ferroviario (CAF y Renfe), Madrid.

Implantación de un gestor documental multi-sede.

3.000 referencias600 documentos/mes (creciendo)

40 usuarios internosAcceso clientes

Resumen III

Necesidades III

• Control del acceso a la documentación • Segmentación de información por perfiles internos y

clientes• Flujos de aprobación documental + gestión de versiones• Problemática de crecimiento y deslocalización de talleres

ENTORNO TECNOLÓGICO:• Entorno Intranet/Extranet , servidor en datacenter• SQL Server 2005 / Windows 2003 Server

Resultados III

Otros ejemplos gestor documental I

Otros ejemplos gestor documental II

Otros ejemplos gestor documental III

Contacto:::: Parc Tecnològic València ::::

c/ Charles R. Darwin 20Edif. InnovaCentre

E-46980-Paterna (Valencia)

Tel. 96 131 82 44marketing@adapting.com

www.adapting.com www.gestiondocumental.biz