Digital Asset Management in Musea

Platform landelijk erkende musea - 21 maart 2014

Inhoud

1. DAM(S)? 2. Trends– omgevingstrends– situatieschets musea– praktijkvoorbeelden

3. Kansen en uitdagingen

1. DAM(S)?

Digital assets

• Digitaal bestand (beeld, video, audio, tekst)

• in verschillende representaties– bestandsformaten (tiff, jpg, …)– grootte (master, thumbnail)

• met metadata– beschrijvende metadata– technische metadata

Digital Assets Management System (DAMS)?

• Niet:– collectie beheren (geen Adlib, TMS)– bestanden bewerken (geen Photoshop)–website beheren (geen CMS)– lange termijn preservering (geen edepot)– documenten beheren (geen DMS of RMS)

• Wel: – beheerssysteem voor digital assets

DAM systeem

• Beheersysteem voor digital assets– toevoegen/verwijderen– representaties creëren (transcoderen)– toegang verlenen– toegang controleren– zoeken–metadata beheren– opslag beheren

Voordelen DAMS: veiligheid

• geen verdwaalde bestanden• optimalisatie van het rechtenbeheer

binnen de organisatie• gegevens bij asset bewaard

(metadata)• geen bitrot• logging

Voordelen DAMS: efficiëntie

• functionaliteiten (metadata, transcodering, …)

• organisatiebrede toegang tot alle assets

• stimuleert samenwerking binnen de organisatie

• COPE: create once, publish everywhere

• webgebaseerd en modulair (API’s)

Voordelen DAMS: modulair

2. trends

Trends: digitalisering

Trends: Europeana

mobile devices

Trends: born digital

Bill Spinhoven – iEye (foto: NIMk)

Trends: open data

Trends: open systemen

Trends: Linked Open Data

Standaarden & best practices

SPECTRUM DAMS

Standaarden & best practices

project CEST

3. DAMS in musea: praktijk

DAM in musea: opslag

• file based (mappenstructuur)– geen metadata– beperkte zoekmogelijkheden– geen/lastige transcodering– duplicaten

DAM in musea: opslag (2)

• capaciteitsprobleem (opslag & netwerk)

• offline/near line storage– geen controle op bit-integriteit– verouderde dragers (cd-r!)– omslachtige backups

DAM in musea: architectuur

• onderdeel van collectiebeheersysteem

• onoverzichtelijke opslag• moeilijk beheersbare architectuur• inefficiënte opslag & duplicatie• werkprocessen vaak heel inefficiënt

DAMS in musea: architectuur

DAM in musea: beleid

• beperkte visie op digitalisering• beperkte visie op rechten (open

data)• beperkte visie op standaarden• weinig aandacht voor duurzaamheid• expertise onvoldoende aanwezig

DAMS in musea: 2 cases

MediaMosa & Felixarchief

AdobeCQ & VIAA

Stedelijke musea Antwerpen

Stedelijke musea Antwerpen

• 2008 werkgroep om DAMS op te zetten• 2011 effectieve start

plan van aanpak, programma van eisen, acht terabyte voorzien waarop iedereen zijn beelden zou moeten zetten (niet meer op documenten-server).

• 2012 bestek opstellen en gepubliceerd, offertes bekijken, demos bekijken, …

• 2013: gekozen voor Inuits… open source ontwikkelaar• September 2013: eerste startvergadering met

ontwikkelaar– Eerste release (versie 0.1) voorzien tegen zomervakantie.– Met link naar Adlib en naar het Archief en

bibliotheeksysteem Brocade

Provincie Antwerpen

• 2013 vooronderzoek• 2013 start pilootgroep (FOMU,

MOMU, APA, Warande)• 2014 in productie• 2015 uitbreiding naar andere partners• In scope: eDepot & DAMS• Out of scope: collectiebeheer,

websites, …

PA: architectuur

PA: architectuur

• Open systeem – RESTfull API’s– integratie met collectiebeheer en websites– integratie met eDepot

• Ingebed als module binnen bestaande architectuur:– DAMS op basis van CMS DAMS (Adobe CQ)– eDepot sluit aan bij VIAA– nieuw te bouwen connector

PA: digitaal beleidsplan

Overkoepelende visienota:• duurzame bewaring (OAIS)• rechten & open data (licentiemodel)• afstemming metadata• afstemming voorkeursformaten en

representaties

3. Conclusie: kansen en uitdagingen

kansen

• efficiëntie en duurzaamheid– beter beheer– betere vindbaarheid– lagere kosten

• flexibiliteit en modulariteit–makkelijk op nieuwe platformen

publiceren– hogere zichtbaarheid–meer interactie

Uitdagingen - intern

• duurzame bewaring (edepot)• informatiearchitectuur herdenken• toegangsrechten bepalen• nieuwe werkprocessen in

organisatie• expertise ontwikkelen

Uitdagingen - extern

• verwachtingen van doelgroepen• samenwerking opzetten• visie op licentiemodellen voor (open)

data• bewustmaking bij overheden

?jeroen.demeester@stad.antwerpen.beann.deckers@@fotografie.provant.be

henk.vanstappen@momu.be