effectief vergaderen

Sasja Beerendonk

sasja.beerendonk@e-office.com

twitter.com/sbeerendonk

http://nl.linkedin.com/in/sbeerendonk

e-office

agenda

#vergaderen

opdracht:

wat kom je halen?

18e - 20ste eeuw

structuur & proces

proces | controle | voorspelbaar

managen | lage kosten | mechanisch

9 to 5 | foutloos | intern gericht

geen verandering | controle | proces leading

21ste eeuw

slimheid & flexibiliteit

kennis | informatie | overal

netwerk | creativiteit | doelgericht

intrinsiek | zelfstandig | vertrouwen

samenwerken | discipline | faciliteren

vergaderen, wat is dat?

een vergadering =

een bijeenkomst van 3 of meer mensen

met gemeenschappelijke doelstellingen

waar interactie en communicatie het belangrijkste middel is

om dit te bereiken

opdracht:

top 3 ergernissen

rinkelende telefoons

e-mailen tijdens vergadering

te laat komen

niet voorbereid zijn / stukken niet doorgenomen

uitlopen van vergaderingen

geen duidelijke agenda

actiepunten voorgaande vergadering niet gedaan

geen besluiten

langdradig

niet de juiste personen

ergernissen top 10

we vergaderen veel

35% van de beroepsbevolking vergadert

25% van hun werktijd

de meeste vergaderingen beginnen te laat

of lopen juist uit

deelnemers zijn vaak onvoorbereid

en na de vergadering gebeurt er weinig

problemen

• e-mail

• versies

• voorbereiding

• nabehandeling

effectief vergaderen, wat is dat?

aandachtspunten

• stel een heldere agenda op• kies een vorm die past bij het doel• kies de juiste deelnemers• maak afspraken over gedrag voor, tijdens en

na de vergadering• verstrek vooraf informatie• beperk de vergadertijd tot een minimum• leg afspraken, acties en communicatie vast• laat technologie helpen

hoe kan technologie helpen?

• digitale werkomgeving

• voorbereiding centraal

• delen van documenten

• digitale actielijst

• online vergaderen / conference call

• chat en video chat

• mobiel : papierloos wordt digitaal

•

centraal samenwerken

papierloos werken

informatie in de cloud

Microsoft

SharePoint

Google Docs

veilig intern publiek beveiligd persoonlijk

Dropbox

beveiligd extern

Microsoft

SharePointGoogle Docs

Evernote

e-mail

samenwerken

hoeveel bestanden genereert samenwerken

met e-mail bij 4 ontvangers met 2 versies?

a. 4

b. 10

c. 12

d. 54

a. 4

b. 10

c. 12

d. 54

y = r*([FS+MS]+3p*[MS+FS])

aantal

files

mijn versies

mijn

versies

heen en weer

aantal

personen

y = r * [ 2+(6*p) ]aantal

versie

ronden

mail en filesystem

y = r * [ 2+(6*p) ]

aantal personen

aanta

l file

s

1e versie14

1 2 3 4

26

20

28

40

52

2e versie52

3e versie104

60

4e versie

104

tipping

point

en dus…

• alles digitaal (of scannen)• alles in de Cloud• mail geen bestanden maar links• zorg dat iedereen verbonden is• maak afspraken• beperk de duur van vergadering door

optimaal voor te bereiden

demonstratie Meeting Systems