Wiki-Einführung in KMUsHerausforderungen und Erfolgsfaktoren

Lutz Belting, Martin Koser

CPT Chevalier Pipes Technologies , frogpond _ Enterprise Social Software Consulting

CeBIT, 08. März 2008

Was erwartet Sie ...

Aufgabe

Herausforderungen

Ansatz und Vorgehensweise

Erfahrungen

Diskussion und Fragen?

Aufgabe

Bestehendes Intranet durch ein Wiki ergänzen..

Intranet 2.0?

Wissensarbeiter ...

finden vieles leichter im Internet als im Intranetverwenden das (teuer) bereitgestellte Intranet nicht wirklichhängen an althergebrachten Mustern und Vorgehensweisen...

Aufgabe

Verteilte UnternehmensstandorteGeschäftssprache Englisch

Geringe IT-Affinität der Mitarbeiter

Ziele

Beteiligung durch unkomplizierte Bedienung Aktualisierung der Inhalte soll direkt durch die Kompetenzträger in den einzelnen Produktsparten erfolgen

Flexibilität leichte Anpassung an neue Aufgabenstellungen

Erweiterbarkeit Skalierung muss möglich sein - quantitativ und qualitativ

Interaktion die Vernetzung der weltweit verteilten Mitarbeiter soll gefördert werden

Schnelligkeit und Agilität schnellere Bedienung von wechselnden Kundenanforderungen

Wikis im Unternehmen

Vorteile

• einfach & leistungsfähig• leichtes Erstellen, Ändern und Finden von Seiten• (online) verfügbar, d.h. jederzeit und (fast) überall • individuelle oder gemeinsame Dokumente • flexibel und skalierbar• effizient (schlanke Architektur) und kostengünstig (Open-Source)

Einsatzarenen von Wikis

Intern

• Intranet• Wissensmanagement• Glossare• Dokumentationen

(Anleitungen, FAQs)• Projekt-Dokumentation• IT Trainings• E-Learning• Yellow Pages• Wettbewerbs-Informationen• Handbücher (Orga, QM, ITIL, ...)• ...

Extern

• Inter- und Extranets• Serviceportale• Dokumentation für Experten-

Zielgruppen (z.B. SDKs)• Projekt-Dokumentation• Kollaborative Innovation• ...

Umsetzung CPT Wikiprojekt

• Initialer Workshop Kunde/Berater- Anforderungsanalyse und Definition von Funktionalitäten- Projektplanerstellung

• Angebotserstellung und Auftragserteilung

• Verteilte Zusammenarbeit- Dienstleister (Hosting)- asynchrone Abstimmung Berater/Projektteam über Projektwiki

• Umsetzung Pilotwiki und anstehender Go-Live- erste Inhalte einpflegen und strukturieren- Navigation und Hilfekonzept, Schulungs- und Helpdeskkonzept - Guidelines und Regeln der Zusammenarbeit- Einrichtung von Benutzern und Gruppen

• Projektreview und mehr ...

Umsetzung

Der Berater ist nur so gut wie der Kunde

Umsetzung

Der Berater ist nur so gut wie der Kunde

denn sie arbeiten eng zusammen ...

ProjektwikiZum einen natürlich beratungsinterne Projektnotizen, zudem aber auch

Extranet

Projektinformationen und -abstimmung

Gesprächsprotokolle, Reviews, sonstige Projektmanagementunterlagen

Umsetzung

Technologie: DokuWiki

Technologie: DokuWiki

• einfach zu handhabende, leistungsfähige Markup-Sprache• integrierte Benutzer- und Rechteverwaltung, die sich mittels Plugin auch an die vorhandene Benutzerverwaltung anbinden lässt• leistungsfähige Revisionskontrolle• DokuWikis lassen sich durch Namensräume hierarchisch strukturieren

• leistungsfähiges Konfigurationssystem & enorme Erweiterbarkeit durch PlugIns und AddOns• einfacher Umgang mit Bildern, Office-Dokumenten• keine Datenbank, stattdessen Rückgriff auf die Algorithmen des Filesystems

• Flexibles Authentifizierungskonzept- Benutzer, Gruppen- bezogen auf Seiten und Namensräume- zugeschnittene Rechte

Ist das die Lösung? Ein paar Erfahrungen ...

Provide the tools that allow people to connect, then get out of the way!

• Entwicklung einer Unternehmensstrategie für das Web 2.0soziale Netzwerke von Wissensarbeitern

• Chancen und Risiken evaluieren, und dabei ...

• ... den Einsatz von Beratern erwägen, wennumsetzungsorientiert, unabhängig, ohne den Aufbau vonAbhängigkeiten, organisations- statt technologieorientiert, ...

ein paar Antworten sind schon notwendig...

Social Software - Beratung und Coaching

Social Software bietet Chancen für Unternehmen...• selbstorganisierte Zusammenarbeit von Wissensarbeitern• Können Informationstrukturen in einem Unternehmen realistisch abbilden

... wenn Voraussetzungen gegeben sind

Wikis und andere Web 2.0-Technologien stellen weniger technologischeals organisatorische Aufgaben.• Prozesse und Unternehmenskultur müssen angepasst werden• Beratung (Analyse, Konzipierung, Dokumentation und mehr) • Begleitung des organisatorischen Change Managements • Umsetzungsunterstützung

Die technischen Möglichkeiten allein können eine erfolgreicheImplementierung in Unternehmensstrukturen nicht gewährleisten.

Social Software - Beratung und Coaching

... Change Management begleiten• die Organisationsformen von Unternehmen sind auf die neuen

Kommunikationsformen oft nicht ausgerichtet• die Unternehmenskulturen auch nicht Unterstützung als

Sparringspartner, Diskussionspartner, kreativer Widerpart, Fachexperte, Moderator, Analyst

... Manpower• dem Unternehmen in einem fokussierten Gebiet helfen - Projektleitung

& Projektbegleitung• Pilotprojekte konzipieren und erfolgreich umsetzen - Grundlage für

unternehmensweiten Einsatz• ...

Fragen und Diskussion

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