Gestión Eficiente de la Información. Una Visión Integral (desde el papel hasta la inteligencia del negocio)

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Gestión Eficiente de la Información. Una visión Integral

(desde el papel hasta la inteligencia del negocio)

CIAPEM 2010

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Agenda

1. Objetivos

2. Definiciones

3. Importancia de la Gestión Eficiente de la Información en la Administración Pública

4. Componentes para la Gestión Eficiente de la Información

5. Visión Integral

6. Camino a la Gestión Eficiente de la Información

7. Conclusiones

8. Preguntas

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Objetivos

Identificar los componentes principales de la Gestión Eficiente de la Información y la importancia de cada uno de ellos

Destacar los beneficios de abordar la Gestión Eficiente de la Información de manera Integral

Plantear una metodología para la implementación de una solución integral en materia de Gestión de la Información

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Definiciones

Registros de la Propiedad

Registros vitales

Licencias

Registros de vehículos

Antecedentes Penales

Recibos de impuestos

Gobierno Ciudadanos

Registro: Testimonio o evidencia de las relaciones de distinta índole entre ciudadanos, organizaciones y gobiernos.

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Definiciones

Archivo: Proviene del latín Archivum que significa lugar en que se conservan con separación y seguridad documentos

Uno o más conjuntosde documentos sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce para los ciudadanos o para servir de fuente de historia.

(Antonia Heredia Herrera, Archivística General)

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Definiciones

Información: Comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada

Conocimiento: Entendimiento, inteligencia, razón natural

Datos

Información

Conocimiento

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Importancia de la Gestión Eficiente de la Información en la Administración Pública

Funciones del Gobierno

Protección y Seguridad para la población a la cual sirven.

Garantizar el Estado de Derecho dentro de un marco legal y por igual a toda la ciudadanía de forma transparente y expedita.

Propiciar el libre mercado para el desarrollo común y asegurar la existencia de los bienes y servicios que se requieren para que el país, estado y/o municipio funcione adecuadamente.

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Artículo 6 de la Constitución de los Estados Unidos MexicanosLA MANIFESTACION DE LAS IDEAS NO SERA OBJETO DE NINGUNA INQUISICION JUDICIAL O ADMINISTRATIVA, SINO EN EL CASO DE QUE ATAQUE A LA MORAL, LOS DERECHOS DE TERCERO, PROVOQUE ALGUN DELITO, O PERTURBE EL ORDEN PUBLICO; EL DERECHO DE REPLICA SERA EJERCIDO EN LOS TERMINOS DISPUESTOS POR LA LEY. EL DERECHO A LA INFORMACION SERA GARANTIZADO POR EL ESTADO. (REFORMADO MEDIANTE DECRETO PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION EL 13 DE NOVIEMBRE DE 2007.)

PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACION, LA FEDERACION, LOS ESTADOS Y EL DISTRITO FEDERAL, EN EL AMBITO DE SUS RESPECTIVAS COMPETENCIAS, SE REGIRAN POR LOS SIGUIENTES PRINCIPIOS Y BASES: (ADICIONADO MEDIANTE DECRETO PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION EL 20 DE JULIO DE 2007.) I. TODA LA INFORMACION EN POSESION DE CUALQUIER AUTORIDAD, ENTIDAD, ORGANO Y ORGANISMO FEDERAL, ESTATAL Y MUNICIPAL, ES PUBLICA Y SOLO PODRA SER RESERVADA TEMPORALMENTE POR RAZONES DE INTERES PUBLICO EN LOS TERMINOS QUE FIJEN LAS LEYES. EN LA INTERPRETACION DE ESTE DERECHO DEBERA PREVALECER EL PRINCIPIO DE MAXIMA PUBLICIDAD. (ADICIONADO MEDIANTE DECRETO PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION EL 20 DE JULIO DE 2007.) II. LA INFORMACION QUE SE REFIERE A LA VIDA PRIVADA Y LOS DATOS PERSONALES SERA PROTEGIDA EN LOS TERMINOS Y CON LAS EXCEPCIONES QUE FIJEN LAS LEYES. (ADICIONADO MEDIANTE DECRETO PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION EL 20 DE JULIO DE 2007.) III. TODA PERSONA, SIN NECESIDAD DE ACREDITAR INTERES ALGUNO O JUSTIFICAR SU UTILIZACION, TENDRA ACCESO GRATUITO A LA INFORMACION PUBLICA, A SUS DATOS PERSONALES O A LA RECTIFICACION DE ESTOS. (ADICIONADO MEDIANTE DECRETO PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION EL 20 DE JULIO DE 2007.) IV. SE ESTABLECERAN MECANISMOS DE ACCESO A LA INFORMACION Y PROCEDIMIENTOS DE REVISION EXPEDITOS. ESTOS PROCEDIMIENTOS SE SUSTANCIARAN ANTE ORGANOS U ORGANISMOS ESPECIALIZADOS E IMPARCIALES, Y CON AUTONOMIA OPERATIVA, DE GESTION Y DE DECISION. (ADICIONADO MEDIANTE DECRETO PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION EL 20 DE JULIO DE 2007.) V. LOS SUJETOS OBLIGADOS DEBERAN PRESERVAR SUS DOCUMENTOS EN ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS ACTUALIZADOS Y PUBLICARAN A TRAVES DE LOS MEDIOS ELECTRONICOS DISPONIBLES, LA INFORMACION COMPLETA Y ACTUALIZADA SOBRE SUS INDICADORES DE GESTION Y EL EJERCICIO DE LOS RECURSOS PUBLICOS. (ADICIONADO MEDIANTE DECRETO PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION EL 20 DE JULIO DE 2007.) VI. LAS LEYES DETERMINARAN LA MANERA EN QUE LOS SUJETOS OBLIGADOS DEBERAN HACER PUBLICA LA INFORMACION RELATIVA A LOS RECURSOS PUBLICOS QUE ENTREGUEN A PERSONAS FISICAS O MORALES. (ADICIONADO MEDIANTE DECRETO PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION EL 20 DE JULIO DE 2007.) VII. LA INOBSERVANCIA A LAS DISPOSICIONES EN MATERIA DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA SERA SANCIONADA EN LOS TERMINOS QUE DISPONGAN LAS LEYES. (ADICIONADO MEDIANTE DECRETO PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION EL 20 DE JULIO DE 2007.)

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Los retos para los Gobiernos

•A corto plazo

Las autoridades tienen una presión cada vez mayor para optimizar sus procesos con el fin de alcanzar sus objetivos apoyándose en la entrega puntual de registros fidedignos y completos, todo esto, con menores presupuestos

Transparentar y preservar las evidencias de sus acciones

A mediano y largo plazo

Lograr que a los ojos del Ciudadano el Gobierno sea uno solo

Una sociedad civil y ordenada depende de los registros públicos para salvaguardar los derechos de los ciudadanos


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Componentes para la Gestión Eficiente de la Información

Archivística

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Gestión de Registros

Archivística

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Gestión de la Información


Archivística

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Gestión de Contenidos



Archivística

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Inteligencia de Negocios




Archivística

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Archivo

Importancia

Resguarda los documentos/registros producidos por una Organización durante su gestión

Testimonio de su existencia, historia y actividades

En el ámbito gubernamental, provee un servicio invaluable a la sociedad a través de poner a disposicón los documentos que transparentas las operaciones de las entidades gubernamentales.

Sin un archivo, las organizaciones no pudieran atender los requerimentos propios de sus actividades y por lo tanto no tendrían el reconocimiento de las instituciones públicas y de la sociedad.

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Archivo

Componentes Principales

Lugar Físico

Infraestructura

Documentos

Organización

Servicios

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Importancia

Optimiza los recursos de las organizaciones.

Incrementa la eficiencia principalmente del personal involucrado en el manejo de documentos.

Estandariza criterios de manera que el personal sepa que documentos guardar, cuándo, cómo y dónde.

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Producción

Preservación

Clasificación

Retención y Depuración

Propiedad

Seguridad

Almacenamiento

Administración de Riesgos

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Limitantes de la Gestión de Registros

Accesibilidad

Concurrencia

Disponibilidad

Rastreabilidad

La integración de la Gestión de Registros electrónicos, además de resolver

estas limitaciones, provee: estructura, consistencia, seguridad y control

sobre los registros

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Gestión de Registros Electrónicos


Aplican los componentes de la Gestión de Registros además de los siguientes:

Digitalización

Indización (definición de metadatos)

Recuperación

Transmisión

Reproducción

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Importancia

Provee estructura a los registros requeridos para que dentro de un contexto predefinido tenga un significado congruente

Facilita el acceso a registros cuando y desde donde se necesite

Incrementa la eficiencia de los distintos procesos de cualquier Organización principalmente aquellos sensibles al tiempo de respuesta

Fortalece y agiliza la colaboración entre personas, procesos y organizaciones.

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Extracción y Consulta

Actualización

Control de Versiones

Flujos de Trabajo

Herramientas de Colaboración

Sistema para generación de Reportes

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Importancia

Concentra el acceso a la información proveniente de distintas fuentes en un solo punto, comúnmente a través de un navegador

Provee una interface común para acceder a la información/registros tanto al interior como al exterior de las Organizaciones

Facilita la publicación y actualización de información de interés general

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Contenido

Diseño

Motor de Búsqueda

Herramientas de Interacción

Blogs, Libro de visitas, carritos de compra, “newsletters”, etc.

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Importancia

Implementa las estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de registros e información existentes en una organización

Ofrece conocimiento para facilitar y respaldar la toma de decisiones

Ayuda a comprender el funcionamiento actual de la organización

Anticipa acontecimientos futuros

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Visión Integral





Archivística

Políticas yProcedimientos

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os

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Inicio del proyecto

Gente involucrada que reconoce y entiende los puntos medulares y estratégicos

Creación de un Comité Directivo



Gestión EficienteGestión Eficiente

Inicio Objetivo

Continuidad

Durante todo el proceso se deben seguir prestando los servicios

Planeación y seguimiento

Creación del proceso de Desarrollo y Control Stage-Gate” Resolución de problemasComunicación fluida y resaltar ventajas del cambioComunicar, comunicar, comunicar

Reducción de Riesgos

En cada fase del plan se revisa y aprueba cada etapa informando los resultados a todos los involucrados:Se conocen riesgos antes de producirse

Ventajas de esta metodología

Elaboración de planes de trabajo alcanzablesPreparación para los posibles problemas y adversidadesEvitar gastos adicionales

Beneficios

Apoyo a la transformaciónGuía y capacitador del equipoAprovechamiento de sus conocimientosAceleración de la transformaciónMinimizar costos

Claves del Éxito1 Obtener las destrezas necesarias

2 Colaboración con un Socio experimentado

3 Asesores de confianza que son parte del equipo de inicio a fin

Camino a la Gestión Eficiente de la Información

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Conclusiones

La gestión de los registros públicos es un servicio muy importante que las autoridades gubernamentales ofrecen a sus ciudadanos. La gestión eficaz de los registros solo es posible con archivos que son fidedignos y accesibles

La modernización de los procesos de registro de las autoridades gubernamentales es un paso necesario y lógico que dichas autoridades deben llevar a cabo. Puede eliminar los costos de la gestión de registros significativamente, mejorar la satisfacción de los contribuyentes y crear nuevas oportunidades de beneficios para el estado.

Los líderes gubernamentales progresistas aprovecharán la oportunidad y guiarán a la organización en una persecución disciplinada de los beneficios que supone un proceso modernizado de gestión de los registros.

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Muchas Gracias

Raúl Jiménez [email protected]

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