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Copyright © 2006-2010 OpenKMReservados todos los derechos
COPYRIGHT © 2006-2010 OpenKM. Reservados todos los derechos. Este documento es material confidencial propiedad de OpenKM. Se prohíbe la divulgación o revelación de su contenido sin el permiso previo y por escrito del propietario.
Commercial Presentation
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Contents
• Who is OpenKM
• The OpenKM solution
• ROI
• Technological Solution
• Summary business cases
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Who is OpenKM
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Who is OpenKM?
• Business software solution.• Oriented to optimize the flow of
content within the enterprise and the creation of a collaborative network among workers.
• Powerful (minimum hardware consumption and optimization).
• Robust. (Facilities with more than 3 million documents).
• Solvent. Scalable solution.• Innovative. The first application
developed with technology google (GWT) for creating web 2.0 applications
• Access from mobile devices.• Solution for the future. From 2006 to
date have come version brings more than 5 continuous improvement.
• Stable. Low rate of incidents.• Secure. Professional support.
• 1000 active installations• 86,000 downloads.• Translated into 26 languages.• 20,000 unique users on the web.• 4,000 members of the community.• Document management application
appearing on Google on the first page of results in several queries ("document management system").
• 30 partners in the development of the application.
• The OpenKM team combines experience with youth with an average industry experience of 15 years.
• 100% Open Source Solution.
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What does the product OpenKM?
Three main points:
3. Locates and provides adequate information3. Locates and provides adequate information
2. Regulates access to and use of information2. Regulates access to and use of information
1. Stores and organizes all the intellectual capital1. Stores and organizes all the intellectual capital Taxonomy
SecurityWorkflow
PushService
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The OpenKM solution
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The OpenKM solution : Four key processes
Integrates and organizes
1
Analyzes4
Integration with third-party applications
Automatic extraction of keywordsThesaurusKnowledge map
Captures and stores
2Finds and
reuses
3
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Finds and reuses
3Analyzes4
Integrates and organizes
1Captures and stores
2
Through OpenKM API, any application can integrate with OpenKM acting as producer or consumer of information.
The information combines both automatic qualification and the human factor
Internet and IntranetemailScanBPM and others
Customer information
Strategic information
Departmental Information
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Captures and stores
2Integrates and organizes
1
… and linked to related categories
information is organized...
Finds and reuses
3Analyzes4
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… y se añaden las palabras clave
significativas
Se selecciona el documento …
… and introduction of significant keywords
Selection of document…
Captures and stores
2Integrates and organizes
1Finds and reuses
3Analyzes4
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… and introduction of metadata
Selection of document…
Captures and stores
2Integrates and organizes
1Finds and reuses
3Analyzes4
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… and intoduction of notes
Selection of document…
Captures and stores
2Integrates and organizes
1Finds and reuses
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…document scanning
Captures and stores
2Integrates and organizes
1Finds and reuses
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The search agents deliver quality content customized for each user
The search agents are channels customized by the user that provide tailored information.
Intellectual CapitalQuality
information
SKOSMetadataContentsCategories
Search Agent
Captures and stores
2Finds and reuses
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1Analyzes4
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The search agents deliver quality content customized for each user
Captures and stores
2Finds and reuses
3Integrates and organizes
1Analyzes4
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The tag cloud to navigate around the repository via SKOS concepts
Captures and stores
2Finds and reuses
3Integrates and organizes
1Analyzes4
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Metadata for locating information throughout the repository via key concepts
… metadata selection
Captures and stores
2Finds and reuses
3Integrates and organizes
1Analyzes4
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Category browsing for locating information throughout the repository via a hierarchical structure
Category selection …
Captures and stores
2Finds and reuses
3Integrates and organizes
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The subscription mechanism can be permanently automatically informed of all developments
Folder selection …
Captures and stores
2Finds and reuses
3Integrates and organizes
1Analyzes4
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Automatic processes can enrich and control the organization's intellectual capital
Automatic extraction of concepts (SKOS)
with tailored training models
ReportingFull Audit
User Tracking
Growth control repository
Finds and reuses
3Analyzes4
Captures and stores
2Integrates and organizes
1
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ROI
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ROI
• General:• Increased productivity, optimize performance (20% -30%).• Improving the quality of the final product.• Ranking and systematization of production processes.• Collaboration among geographic areas.• Streamline workflows.
• Key Concepts:• Reuse against recreation.• Order against chaos.• Exo Brain vs. individual memory.• Optimization• The group over the individual.
Absolute Return
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Retorno de inversión
• General:• Increased availability of human resources.• Centrality of intellectual capital.• Security and reliability.
• Key Concepts:• Modernization.• Staff training.
Relative Return
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ROI
Employees have a custom tool that fosters collaboration, learning and reuse
The organization has a tool to evaluate the performance of employees
It favors the decrease in research time and increased collaboration and learning
It favors the decrease in research time and increased collaboration and learning
The employees learn quickly and the company avoids the
expensive process of change
The employees learn quickly and the company avoids the
expensive process of change
The company can optimize the behavior of employees, and adapt KM processes to
its needs
The company can optimize the behavior of employees, and adapt KM processes to
its needs
Due to its simplicity, the application is easily integrated into the work environment
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ROI
... But I have no time while I continue with my normal job ...
... I do not know where to find the information I need ...
... And in most cases the information is already available internally.
No time
No resources
EmployeesEmployees Information searchInformation search
Detail:
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ROI
... We have concentrated all the intellectual capital ...
... Information is categorized ...
... And I have it accessible according to my information needs and role within the organization.
clients strategy departaments
Information
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ROI
20%
10%
70%
20%
8%2%
Transport
Access and storage
Processing
Paper OpenKM
Time saving
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Technological Solution
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Technological Solution
Technological scheme
• General: Jboss application server. Java J2EE ( JDK 1.6 ). Jackrabbit. Lucene text search engine. Hibernate POI file format conversion. Open Office JBPM KEA Weka Aperture Rdf2Go Openrdf
Oracle, PostgreSQL, MySQL …
• Operating systems: GNU / Linux. Windows. Unix MAC OS
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Technological Solution
General features
• General: Authentication.
Basic
LDAP
Active Directory
Database (DBMS)
Automatic indexing of documents by content HTML, XML
RTF
Ms Office
Open Office
Open document
Search
Documents, Mail, Directories.
By content, metadata and keywords
Advanced Search (complex)
• Accesibilidad: Web ( IE, firefox, chrome, safari, opera ).
Mobile devices( iphone, android ).
WebDav
Integration with third-party applications through an API exposed by Webservices
• Essential Features: Multilanguage. Support for 26 languages.
Scanner integrated in the user interface (TWAIN compatible).
Loading and unloading of massive data
Integrated OCR.
Integrated Antivirus.
Thesaurus.
Export and import ZIP file format sen.
Workflow (JBPM).
Integrated document preview.
UTF-8. Indexing documents in languages such as Chinese, Russian, Arabic or Japanese.
Automatic extraction of keywords.
• Organization: Taxonomy
Categories
Thesaurus.
Document templates.
E-mail.
Personal Trash
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Technological Solution
• Documents:– Check-in, check-out.– Lock / unlock.– Unique identifier.– Comments and notes.– Specific comments per
documents versions.– Metadata.– Keywords.– Categories.– SKOS (thesarus).– Version Control. You can
restore previous versions of the document.
– Notification to users via e-mail when upload a document.
• Others:– Security based on the
classical model of users and groups.
– Bookmark Management– Selection of the start
document/folder.– Subscription documents
service. Notification of new via email.
– Sending links to documents via email.
– Tag Cloud– Compaction history.– Custom search agents for
each user.
General features
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Some Business cases
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Internal Cases /Intranet:
Ejemplos de casos:
Intranet1
KM2
Digitization3
External Cases /Extranet:
Customers4
Marketing5
Multimedia: Designers6
Creators: Knowledge7
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Internal Cases
• General guidance Collaboration. Capture and storage of intellectual capital. Reduced production costs by increasing the reuse and
generation of quality content.
• Key Concepts: OpenKM sets a methodology of how to organize the
intellectual capital of the organization. OpenKM establishes and regulates the information
channels through which circulate the contents of the organization.
OpenKM provides each user the information needed by search agents, metadata and search tools.
Intranet1 KM2 Digitization3
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Internal Cases
• Intranet For companies that want to integrate and organize
internal and external information They probably have installed static intranets and
have not been successful
• KM - "Knowledge management made easy" For companies that recognize as "active" strategic
management collaboration, learning, knowledge, etc.
• Digitalización Aimed at organizations that provide scanning
services and custody of documents. Aimed at organizations that want to scan and exploit
its historical documents on paper.
Intranet1 KM2 Digitization3
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External cases
• General guidance: Communication with external networks of
customers, partners and collaborators Communication about business strategies, new
products, market trends, etc..
• Key Concepts: OpenKM allows companies to maintain a close and
continuous relationship with their external networks. OpenKM helps companies in the process of customer
loyalty. OpenKM to centralize intellectual capital of
organizations with different locations
Customers4 Marketing5
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External cases
• CustomersOriented to proactive communication with
customers.Get loyalty to the decision-making agents.
• Marketing Designed to improve the process of
marketing their productsTo ensure that agents have all the
information they need to sell better
Customers4 Marketing5
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Special cases
• Oriented to digital content repositories.• Organizations whose objectives are related to
the creation and exploitation of digital services as services.
• Organizations with departments of design and operation of corporate image.
• Improve production processes audio-visual content.
• Integrating audiovisual content and production processes in a single repository.
Designers6
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Specials cases
• Aimed at consultants and organizations whose objective is the provision of related services of industry knowledge.
• Aimed at organizations wishing to create a repository of specialized sectoral information for commercial purposes.
• Aimed at organizations with R & D departments
• Aimed at research centers such as universities, technology parks and research centers.
• Aimed at large organizations such as government institutions, military, etc ... Orientado a organizaciones de grandes dimensiones tales como instituciones gubernamentales, militares, etc...
Conocimiento7