Mahtavaa nähdä teitä!KAPUPÄIVÄ 30.11.2016 @ OULU

Kapupäivän sisältö Klo 10.00 - 10.15 Alustus päivään

Klo 10.15 – 12.00 Sähköisen lupakäsittelyn ideaaliprosessi: Ensikontakti ja hakemuksen käsittely

Klo 12.00 – 13.00 Ruakaa

Klo 13.00 – 14.30 Sähköisen lupakäsittelyn ideaaliprosessi: Rakentamisen aikainen toiminta ja tiedonhallinta

Klo 14.30 – 15.00 Kaffia ja pullaa

Klo 15.00 – 16.00 Päivän yhteenveto Klo 16.00 – 17.00 Tuotefoorumi (vapaaehtoinen) Klo 18.30 Tonttuiluiltama

Päivän tavoite: Te diskuteeraatte, me

olemme tukena ja kirjaamme

Päivän yhteenvetona tehdään dokumentti jatkokäyttöä varten

Päivän teema: Sähköisen lupakäsittelyn

ideaaliprosessi

- ASIAKASPALVELUA VERKOSSA ONNISTUNEESTI -

Prosessin osaset• Ensikontakti • Hakemuksen käsittely• Rakentamisen aikainen toiminta• Tiedonhallinta

Ensikontakti

Kunnan ohjeistus, kokemuksia Tuusulasta: ennakkoneuvottelu ja neuvontapyyntö

Kunnan ohjeistus• Päivitetty ohjepaketti: www.lupapiste.fi/viestintamateriaali

• Också på svenska snart

• Hyviä esimerkkejä kunnista• Kerava rakennusvalvonta:

http://www.kerava.fi/palvelut/asuinympäristö-ja-rakentaminen/rakennusvalvonta/luvan-hakeminen

• Akaa rakennusvalvonta: http://www.akaa.fi/asuminen_ja_ymparisto/rakennusvalvonta/lupapiste/

• Lupapisteen ammattilaiskoulutuksilla laatua hakemiseen• Yhteydenotot: Paula Vahtola | paula.vahtola@solita.fi | 040 554 9149

• Poista vanha “paperiprosessiin sidottu” ohjemateriaali nettisivuilta

Ensikontakti• Ennakkoneuvottelu & Neuvontapyyntö

• Kokemuksia: Johanna Aho, Vuoden Kapu 2016, Tuusulan rakennusvalvonta

• Keskustelua: Miten käytössä kunnissa / miten hyödynnetään?

LupapisteKapupäivä 30.11.2016

Käytänteet Tuusulassa- Johanna Aho -

TuusulaRakennusvalvonta:• Lupapiste otettu käyttöön 9.2.2015• Rakentamiseen liittyviä hankkeita 867 ja työnjohtaja-asioita

380 kpl.• Käsittely 100% sähköistä 1.8.2016 alkaen

Rakennusvalvonnan lisäksi Lupapiste on käytössä yleisten alueiden lupien ja ympäristölupien osalta. Myös poikkeamispäätökset ovat tulossa Lupapistepalveluun ensi vuoden aikana.

11www.tuusula.fi

Ennakkoneuvottelu / ensikontakti• Ennakkotapaaminen isompien hankkeiden osalta toteutuu

70 % (teollisuushallit, kerrostalot yms.). • Pientalojen osalta ensimmäinen yhteydenotto tapahtuu

usein puhelimitse tai sähköpostitse.• Neuvontapyyntöjä tulee lähinnä rakentamisen

mahdollisuudesta (pienet vajat yms.) Näitä tullut reilun vuoden aikana vain noin 30 kpl.

• Jos hakija tai suunnittelija soittaa tai ottaa yhteyttä muuten, yleensä suositellaan kasvokkain tapahtuvaa ennakkoneuvontaa. www.tuusula.fi 12

Hakemuksen käsittely

Kokemuksia Tuusulasta, ryhmäkeskustelut, lausunnot

HAKEMUKSEN KÄSITTELY

www.tuusula.fi 14

1.9.2015 www.tuusula.fi

Hanke tulee neuvontapyyntönä

Lupapisteeseen (asiakas)

Hanke jätetään vireille Lupapisteeseen (asiakas

ja pääsuunnittelija)

Hanke näkyy rakennusvalvonnan

työjonossa

Hankkeeseen liitetään tilatut liitekartat ja

määritellään kuultavat naapurit

(asiakaspalvelu)

Suunnittelijat liittävät suunnitelmat ja

pääsuunnittelija käy ne läpi

Hankkeen käsittelijän määrittäminen

(rakennusvalvonta)

Käsittelijä käy läpi suunnitelmat ja pyytää hankkeeseen lausunnot

(rakennustarkastaja)

Vuorovaikutus hakijan, suunnittelijan ja

käsittelijän kesken Lupapisteen

keskustelupalstalla (hakemuksen korjaaminen)

Hakemus jätetään vireille mikäli sitä ei ole aiemmin vielä

tehty (hakemus voi olla ”näkyy

viranomaiselle tilassa”)

Lupa myönnettävissä, joten se siirretään Factaan rajapinnan kautta käsiteltäväksi

Suunnitelmat esitelty ennakkoon

rakennustarkastajalle

Asiakas täyttää lähtötiedot ja pääsuunnittelija loput

Tuusulan optimaalinen prosessikaavio hankkeen kulusta Lupapisteessä

= Hakijan / pääsuunnittelijan toimet

Päätöksen kirjoittaminen Factassa ja päätöksen siirtyminen Lupapisteeseen1.9.2015

Hakemuksen käsittely• Hallintosihteeri käy ensimmäisenä Lupapisteeseen tulleet hankkeet

läpi ja jakaa ne valmistelijoille.• Avainsanoja käytetään lähinnä paperisten hakemusten osalta

(paperinen hakemus, siirretty paperinen hakemus) sekä työnjohtaja-asioiden osalta (kvv-työnjohtaja – ulkopuolinen, sisä- ja ulkopuolinen)

• Tehtävä-osiota harjoitellaan ja on jo sovittu, että rakentamisen aikaisessa valvonnassa (lähinnä piirustusten läpikatsomisessa) tätä hyödynnetään.

• Tuulassa aluejakoa käytetty vain valvontatarkastajien osalta. (Etelä- ja Pohjois-Tuusula).

www.tuusula.fi 16

Hakemuksen käsittely• Mikä on laadukasta asiakaspalvelua? – Onko se sitä, että edellytämme

asiakkaan tekevän ja oppivan palvelua? Vai.. Onko se sitä, että teemme asiakkaan puolesta asioita?

• Oma asiansa on sitten hakemuksen ”siivoaminen” Factassa. Ajoittain työtä todella paljon (rakennuspaikka muodostuu useammasta kiinteistöstä tai kyseessä määräala, poikkeamispäätöksen sisältö kirjoitettava, naapureiden huomautukset yms. kirjoitettava)

• Liitteiden siirtyminen Factaan turhaa. Vai onko?• CGI:n tulosteiden ulkonäköön tarvittaisiin parannuksia (esim.

suunnittelijoiden nimi ja koulutus ei mahdu samalle riville).

www.tuusula.fi 17

Hakemuksen käsittely – Miten syntyy TULOS (prosessin kehittäminen)

• Hankkeet ”unohtuvat” neuvonta-välilehdelle. Aika menee jo jätettyjen hakemusten läpikäymiseen. Onneksi meillä on hallintosihteeri, joka käy läpi muita hankkeita. Jotain on muutettava… Toimintatavat!

• Mitä liitteitä todella tarvitaan? Olemme karsineet vaadittavia ”virallisia” liitteitä. Pohdinnassa on se, mitä ihan oikeasti joskus myöhemmin hankkeesta voidaan tarvita, millä on todella merkitystä. Myös Factan tulosteisiin muutoksia… Uudistuminen/ Uudistaminen!

• Omat toimintatavat ja palvelut kehittyvät vain kokeilemalla ja luottamalla omaan porukkaan. Kehitys tarvitsee tekijöitä… Luotto!

• Niin kunnan sisäisiä viranomaisia (tukiklinikat) kuin hakijoitakin (henkilökohtainen tuki) tulee opastaa palvelun käyttöön mahdollisimman paljon. Myös omia ohjeita tarvitaan… Ohjeistus!

• Kaikilla tulee olla halu edistää palvelun käyttöä ja sen kehittymistä. Palvelua tulee markkinoida ja kannustaa ihmisiä käyttämään sitä… Sitoutuminen!

www.tuusula.fi 18

Lausunnoista

• ELY• Liikennevirasto• Yllä mainitut tahot infoavat asiakkaita yhteisesti uusista

käytännöistä

Ruakaa

Jatketaan klo 13.00

Rakentamisen aikainen toiminta

Työnjohtajista, katselmuksista yms. ja kokemuksia Vantaalta

Totuus on todellakin todellisuutta

• Työnjohtajan ja suunnittelijan nimeäminen• Katselmuksien pito ja tuonti (ongelmia taustajärjestelmissä)• Erityissuunnitelmien toimitus ja leimaus• Avainsanat• Tehtävät

Huominen on aina tulevaisuutta

• Monen käsittelijän tuki ja automaattiset tehtävät• Tarkastusasiakirjan yhteenveto• Aloitusvalmiudesta ilmoittaminen• Leimaeditorin / leimapohjan tuki

Ja jos jokin asia on varma, se on aivan varma

• Massatuonti• Osapuolien lisäys päätöksen jälkeen • “Tarkennettavaa”-kommentointi

Kun ihminen nukkuu, sille ei tapahdu mitään. Mutta kun se ei nuku, se voi saada vaikka kalan.

KAPUPÄIVÄOulu 30.11.2016

27

Vantaa sähköisesti:

• Lupakäsittely, lausunnonantajineen• Työnjohtajat• Erityssuunnitelmat ja katselmukset

28

Havaintoja rakentamisen aikaisien töiden sähköisestä käyttöönotosta:

• Aina on joku, joka tarvitsee viimeisen pvm.• Tarvitaan positiivista kannustusta• Aina on joku, joka ensimmäisen "tilanteen" jälkeen vaatii paluuta

vanhaan• Suurimmat ongelmat pääosin tiedon siirroissa (krysp)• Pari onnistumista ja siirtyvät kokonaan sähköiseen käsittelyyn=> nostavat paperilla tehdyt luvat lupapisteeseen :) ja käsittelevät hankkeen loppuun sähköisesti• Enää ei haluta tehdä kuin sähköisesti :)

29

Lupapiste mukanaVantaalla otettu ensimmäisenä käyttöön ”Lupapiste mukana” (CGI), tabletille suunniteltu käyttöjärjestelmä nimenomaan työmaatoimintoihin.

30

Lupapiste Mukana / Facta MukanaHyötyjä ja toiminnallisuuksia

• Katselmuksien kirjaaminen ja katselmuspöytäkirjojen tuottaminen maastossa

• Määräaikojen hallinta• Sijaintitiedon hyödyntäminen

(GPS/Glonass)• Karttaominaisuudet tukevat kenttätyötä• Dokumenttien hallinta kentältä• Offline-tuki• Ei vaadi yhteyttä sisäverkkoon• Factan tiedot käytettävissä kenttätyössä• Factaan kirjattujen katselmuksien

automaattinen siirto sähköiseen asiointiin (Lupapiste)

• Nopea päivitettävyys, toimitetaan pilvipalveluna

31

Kertynyt paljon pieniä parannus- / kehitystoiveita.

Valitaan yksi ? • Kuinka työnjohtajan irtisanominen tulisi hoitaa lupapisteessä?• Tulisiko hänet poistaa osapuolista?• Vai tulisiko hänelle sallia pääsy luvalle vaikka lukuoikeuksin?• Pitäisikö hankkeeseen ryhtyvällä tai työnjohtajalla olla

mahdollisuus tehdä irtisanomisilmoitus lupapisteen kautta?

Keskustelua…

Tiedonhallinta

Yleistä tiedonhallinnasta ja käyttökokemuksia Tuusulasta

Sisältö• Tiedonhallinnan pikaesittely

• Arkistolaitoksen päätökset ja määräykset

• Digitointiasiat

• Kunnan tietopalvelu

• Allekirjoituksista

• Kokemukset ja ohjeistukset

Lupapiste Tiedonhallinta• Lupapisteen avulla kokonaispalveluna 100% sähköinen asiointi, käsittely ja säilytys

• SÄHKE2 – mukainen. Ei enää arkistointia paperimuodossa

• Tuotteistettu ja nopea käyttöönotto

• Digitoidun aineiston massatuonti ja konversiot

• Digitointipalvelut kumppaneilta (Analogia Oy)

• Keskitetty, yhteinen arkisto tai kunnan oma päätearkisto

• Selkeät vastuut ja omistajuudet

Tiedonhallinnan komponentit

Kunnan omat järjestelmät

Solitan sähköiset palvelut

Lupapiste sähköinen asiointi

Rekisterit / Asianhallinta / Arkisto(Louhi, Facta, KuntaNet, Locus)

Sähköinen kauppapaikka

Sähköinen arkisto

Dokumentin-hallinta

Tiedonohjaus-järjestelmä

Onkalo

Asiointi

Sähköinen vastaanotto

AL päätös 13.5.2016”Arkistolaitos antaa rakennusvalvonnan pysyvää sähköistä säilyttämistä koskevan päätöksen koko kuntasektoria koskevana päätöksenä, koska rakennusvalvonnan asiakirjatietojen käsittely on pääosin sähköistä ja koska käsittelyyn ja säilyttämiseen käytetään joko yhteisiä palveluita tai samojen tietojärjestelmätoimittajien tietojärjestelmiä. Näin ollen asiakirjatietojen elinkaaren hallinta ei perustu kuntakohtaisiin ratkaisuihin.”

”Arkistolaitos ilmoittaa määräävänsä arkistolain (831/1994) 8 §:n nojalla kaikkien kunnallisten organisaatioiden pysyvästi säilytettävät rakennusvalvonnan asiakirjatiedot säilytettäviksi pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa niin pitkältä ajanjaksolta kuin ne ovat sähköisessä muodossa. Asiakirjat tulee säilyttää PDF/A- muotoisina ja rekisteröintitiedot XML- tai muussa pitkäaikaissäilytyksen vaatimukset täyttävässä rakenteisessa muodossa.

Ne arkistolaitoksen pysyvään säilytykseen määräämät kunnallisten organisaatioiden pysyvästi säilytettävät rakennusvalvonnan asiakirjat, joita ei ole viety eikä viedä jatkossakaan sähköiseen muotoon ja jotka säilytetään vain paperimuodossa, tulee säilyttää pysyvästi paperimuodossa, ellei niitä myöhemmin digitoida sähköiseen muotoon.

Kunnallisten organisaatioiden on huolehdittava asiakirjatietojensa tietosisällön hyvän tiedonhallintatavan mukaisesta turvaamisesta ja varmistettava tietojen käytettävyys, luotettavuus ja todistusvoimaisuus myös tulevaisuudessa siten kuin laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621) ja asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedon hallintatavasta (12.11.1999/1030) edellyttävät.”

AL Päätös 12.9.2016Arkistolaitos ilmoittaa määräävänsä arkistolain (831/1994) 8 §:n ja 11§:n nojalla kaikki kuntien rakennusvalvonnan lakisääteisissä tehtävissä syntyvät sähköiset asiakirjatiedot pysyvään säilytykseen sähköisessä muodossa.

Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjatiedot säilytetään sähköisessä muodossa niin pitkältä ajalta kuin niitä on saatavissa sähköisinä. Asiakirjat tulee säilyttää PDF/A-muotoisina ja rekisteröintitiedot XML- tai muussa pitkäaikaissäilytyksen vaatimukset täyttävässä rakenteisessa muodossa kuten arkistolaitoksen 13.5.2016 antamassa päätöksessä ((AL/24541/07.01.01.03.02/2015) on määrätty.

Paperiaineiston hävityksestä• Asiaa selvitetty Pekkanen/Keuruu ja Eerikäinen/AL sekä Mattila/Lupapiste – Seppo/KL

• Digitoidun paperiarkiston pysyvästi säilytettäviä aineistoja ei saa hävittää

• Paperilla tulleet, digitoidut hakemusmateriaalit on säilytettävä toistaiseksi (esimerkiksi pahvilaatikkoon asiakaspalvelussa)

• Jos asiakas saadaan Lupapisteeseen jättämään hakemus, paperi voidaan hävittää. Asiakirjat katsotaan toimitetuksi sähköisesti.

• Arkistolaitos valmistelee ohjeistusta / määräystä hävittämisestä

• Mikrofilmiä ei enää käytetä säilytysmuotona

Tietopalvelu

Tietopalvelusta• Kuntalaiset, kiinteistönvälittäjät yms asioivat kunnan arkistossa ja

kysyvät lupiin liittyviä tietoja

• Aiemmin annettu paperikappaleet selattavaksi. Miten jatkossa?• Vaihtoehto 1: Tehdään digitaaliset palvelut verkkoon 24/7• Vaihtoehto 2: Jatketaan asiakaspalvelua konttorilla ja tarjotaan

asiakaspäätteet, joista asiakas näkee haluamansa hankkeet• Vain valmiit hankkeet, keskeneräiset esittelee käsittelijä

• Asiakirjojen myyntipalvelun hyödyntäminen

Digitointi

Digitointiprosessi

Digitointi-suunnitelman

laadinta

Seulonta eli aineiston järjestely

Digitointi eli skannaus

Indeksointi eli aineiston

metatiedotus

Siirto ja aineistoajo

Tiedon valmistelu

Hyväksyntä ja arkisto-

tallennus

Digitoijan käyttöliittymä

Digitointisuunnitelma• Päätetään digitoinnin laajuudesta

• Organisaatio(t)• Tehtävät – rakennusluvat, toimenpideluvat, toimenpideilmoitukset, jne• Lupakuvat vs. rakentamisen aikainen materiaali

• Suunnitellaan eteneminen

• Vuosijärjestyksessä, kiinteistöittäin, uudet/vanhat ensin, mikä alue ensin?• Lähiarkisto vai päätearkisto?

• Suunnitellaan aikataulut

• Suunnitellaan resurssit

• Oma henkilökunta: digitoijat, arkistohenkilöstö, asiantuntijat• Ulkoistetut palvelut

Seulonta• Valmistellaan ja järjestetään digitoitava aineisto

• Varmistutaan, että kaikki aineisto löytyy• Lupaluettelon (indeksin) hyödyntäminen

• Järjestetään aineisto luvittain• Lupakansio tai kansilehti• Pääluvan hakemus päällimmäiseksi• Poistetaan turhat, ei säilytettävät paperit -> hävitetään• Varmistetaan, löytyvätkö tiedot Factasta -> merkintä, jos puuttuvat

Skannaushttp://www.arkisto.fi/fi/digitoinnin-laatukriteerit/

• Skannaa yhden luvan tiedot kerrallaan

• Jatko-, muutos- yms luvat digitoidaan pääluvan mukana

• Poista niitit, langat yms ennen digitointia

• Aloita aina pääluvan hakemuksesta

• Kustakin asiakirjasta tehdään yksi tiedosto. Esimerkiksi hakemuksen sivut skannataan yhteen tiedostoon ja samoin monisivuiset selvitykset yms yhteen tiedostoon

• Tallenna suoraan arkistokelpoiseen PDF/A-formaattiin.   Tiff voidaan muuttaa

• Tiedostonimeen ei tarvitse yrittää kirjoittaa mitään kuvausta sisällöstä, vaan kuvailutiedot kirjoitetaan metatietoihin. Jos jotain, niin lupatunnuksen voi laittaa siihen nimeen

• Hakemistorakenteella ei ole väliä, kunhan tiedosto löytyy metatietotaulukosta

• Lupapisteen kautta tulleita asiakirjoja ei tarvitse digitoida

Indeksointi• Tallenna jokaisesta skannatusta tiedosta metatiedot taulukkoon. Jokaiselle asiakirjalle

oma rivi, jossa on tiedoston nimi mukana.

• Tärkeintä on saada kirjattua tunnistetiedot (lupatunnus ja rakennustunnus) sekä asiakirjan tyyppi. Kun tunnukset on kirjattu ja luvan ja rakennuksen tiedot olemassa, loput kuvailutiedot saadaan tietokannoista kyselemällä.

• Uusimpien osalta metatiedot saadaan esimerkiksi VRK:n listauksesta, tai sitten rakennusvalvontajärjestelmän tiedoista ajetusta lupa-/rakennustaulukoista.

• Arkistossa on varmasti vanhemmassa aineistossa paljon asiakirjoja, joihin ei löydy lupaa tai rakennusta VRK:n tiedoista tai rakennusvalvontajärjestelmästä. Näihin pitää yrittää kaivella asiakirjoista niin paljon metatietoja kuin vain on mahdollista (osoite, kiinteistö tai sijainti muuten mahdollisimman tarkasti, hakija, rakennuksen käyttötarkoitus jne). Työ kuitenkin aloitetaan uudemmista luvista, joten näitä puuttuvia ei pitäisi alkuun tulla

• Asiakirjan tyypillä ja luvan tyypillä saadaan luettua Lohjan tiedonohjaussuunnitelmasta SÄHKE2-arkistointitiedot asiakirjalle automaattisesti.

Tiedon valmistelu • Valmistellaan metatietotaulukko. Tiedostot-taulukkoon tulee asiakirjojen metatiedot. Lupien ja

rakennusten tiedot tulevat omiin taulukoihin

• Sovitaan ne metatiedot, joita asiakirjoista tallennetaan. Meillä on olemassa esimerkki, mitä ainakin pitää kerätä

• Metatiedot ovat kuvailutietoja, joiden avulla pyritään varmistamaan asiakirjojen löydettävyys. Siksi sijaintiin ja koordinaatteihin liittyviin metatietoihin kannattaa kiinnittää huomiota

• Kun tarvittavat metatiedot on sovittu ja taulukko keruuta varten on luotu, tehdään taulukkoon linkitykset, joilla asiakirjalle haetaan muut metatiedot valmiiksi lupa- ja rakennustunnuksen syöttämisen jälkeen. Sen jälkeen varsinainen työ voidaan aloittaa

Siirto ja aineistoajo• Metatietotaulukot ja digitoidut tiedostot siirretään toimitetaan Solitalle

• Kaikki tiedostot yhdessä kansiossa• Solita katselmoi aineiston ja siirtää tiedostot arkistopalvelimelle

• Solita käynnistää siirtoajon, jonka kesto tunneista vuorokausiin

• n. 3 sek/asiakirja• Puuttuvat ja virheelliset tiedot metatietotaulukoissa palautetaan täydennettäväksi

• Korjausajo korjatuilla tiedoilla

Huomioitavaa• Alkuun työ on hidasta, kun pitää etsiä, mistä mikäkin tieto löytyy ja mitä termit ja asiakirjanimet

tarkoittavat

• Kun oikeat tiedot ja sopiva työjärjestys alkavat löytyä, työ nopeutuu ja sujuvoituu

• Oikeaa työjärjestystä on vaikea tietää etukäteen, vaan se riippuu tiloista, laitteistoista, aineistosta ja tekijöistä. Joskus on tehokkainta käsitellä yhtä asiakirjaa vain kerran, eli skannata ja kirjoittaa sen tiedot samalla kerralla, kun asiakirja on käsissä. Joskus taas on tehokkainta antaa skannerin laulaa ja digitoida varastoon ja lisäillä metatiedot jälkeenpäin.

• Kun mennään vanhempiin vuosiin, olisi tärkeätä, että aineisto käydään läpi ennen digitointia. Poistetaan sellaiset asiakirjat, joita ei tarvitse digitoida ja valmistellaan luvat ja asiakirjat oikeaan järjestykseen. Tässä olisi hyvä olla apuna rakennusvalvonnan tehtävissä pidempään ollut henkilö

• Tietoja voidaan ajaa Lupapisteen arkiston kantaan eräajoina. Kerromme, mihin tiedostot tallennetaan ja mihin metatietotaulukot toimitetaan, niin tallennamme kaikki erän tiedostot kerralla arkistoon tietoineen

Allekirjoituksista

Allekirjoitukset• Laki ei yleensä vaadi päätösten tai muiden asiakirjojen allekirjoitusta

• Riittää, että on tieto päätöksen tekijästä ja yhteystiedot • Erityislainsäädäntö tai kuntien omat hallintosäännöt voivat vaatia allekirjoituksen

• Haaste paperittoman prosessin kannalta: miten saadaan asiakkaalle arkistointiin allekirjoitettu kappale sähköisesti ilman paperivälivaihetta?

• Varmistetaan asiakirjojen alkuperäisyys ja muuttumattomuus

• Vaihtoehtoja allekirjoituksiina) Päätökset allekirjoitetaan päätösjärjestelmässäb) Allekirjoitukset tehdään Lupapisteessä henkilökohtaisella varmenteellac) Allekirjoitukset tehdään Lupapisteessä palvelinvarmenteella automaattisesti

Kokemukset ja ohjeistukset

Ohjeistuksesta ja kokemuksista• Kunnan ohjeistus suunnitelmien ja liitteiden osalta

• Suunnittelijoiden liitteiden lisääminen – laaja käytäntö mukaan• Pakollinen sisältökenttä (liitteiden massatuonti)

• Päätöksen siirto arkistoon • Varmista, että päätösotteen sijaan jatkossa taustajärjestelmästä siirretään

oikeanmuotoisia päätöksiä automaattisesti arkistoon –> helpottaa arkistointityötä

• Palaute, kokemukset ja kysymykset – sana on vapaa

TIEDONHALLINTA

www.tuusula.fi 55

Tiedonhallinta• Tuusula osallistui pilotointiin, koska meillä oli kova halu ratkaista

rakennusvalvonnan osalta sähköinen arkistointi. Pilotoinnin jälkeen allekirjoitettiin sopimus.

• Dokumentinhaku on meillä vielä vähäisessä käytössä.• Olevaa paperista arkistoa on aloitettu digitoimaan. Pieni erä digitointia

tilattiin Solitalta. Digitointia on tarkoitus jatkaa tulevina vuosina resurssien puitteissa.

• Arkistointia ei olla vielä aloitettu eikä päätetty kuka arkistoi (todennäköisesti rakennusvalvonnan arkistovastaava eli hallintosihteeri, arkistoitavia hankkeita tällä hetkellä 144 kpl). Teemme arkistointia vasta sitten, kun arkistolaitoksen vaatimusten mukainen TOS on päivitetty.

www.tuusula.fi 56

Tiedonhallinta• Arkistolaitoksen määräys (kaikki lakisääteisiin tehtäviin liittyvät

dokumentit tulee säilyttää sähköisessä muodossa) aiheuttaa meillä päänvaivaa. (ilmoitusmenettely ja dokumenttien laatu)

• Tällä hetkellä teemme dokumenttien (lähinnä erityissuunnitelmat) metatietojen korjailua. Alkumetreillä vastaanotettu palveluun suunnitelmia, joissa ei mitään tietoja. Myös työnjohtajapäätökset puuttuvat Lupapisteestä.

• Kantapään kautta on opittu se, että sähköisessä asioinnissa dokumenttien osalta ei voi olla liian tarkka. Kaikki työ odottaa edessä, jos sitä ei nyt tee.

• Olemme ottaneet tiedonhallinnan ensimmäiset askeleet. Vielä on matkaa siihen, että voimme sanoa kävelevämme ilman tukea.

www.tuusula.fi 57

KIITOS MIELENKIINNOSTA!

11.1.2013 www.tuusula.fi 58

Päivän yhteenvetoa ja keskustelua

Tuotefoorumi klo 16-17

Tuotefoorumin tehtävänä̈ on keskustella ja ottaa kantaa Lupapisteen tuotekehityksen linjauksiin ja prioriteetteihin seuraavan 1-2 vuoden aikana.

Agendalla• Poikkeamiset ja suunnittelutarveratkaisut • Allekirjoitukset ja leimaus • Rakentamisen aikainen toiminta • Tarkastusasiakirjan yhteenveto • Rakentamisen ilmoitukset (aloitus, keskeytys, valmis jne) • Päätöksenteon kehittäminen & Julkipano

Kiitos upeasta päivästä!Seuraavaksi kapuillaan 5.4.2017 Tampereella!

Yhteenvetomateriaali toimitetaan lähiaikoina kaikille osallistujille sekä muille rakennusvalvonnan käyttäjäkunnille

Kiitos!Internet: www.lupapiste.fi

Facebook: fb.com/lupapiste

Twitter: @Lupapiste

Instagram: lupapiste

YouTube: Lupapiste