SISTEMA PARA LA ADMINISTRACION Y CONTROLDE MATERIALES DE USO PERSONAL EN LA EMPRESA

NESTLE VENEZUELA, S.A. – PURINA FABRICA LA ENCRUCIJADA

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD FERMÍN TORO

VICE-RECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE INVESTIGACIÓN Y POSGRADO MAESTRÍA EN GERENCIA EMPRESARIAL

Barquisimeto, junio 2012

Facilitador: Prof. José Marrufo

Integrantes:Aparicio Sandra Castro María JuanaLópez YamileydaPérez Mary Carmen

EL PROBLEMA

SÍNTOMAS

Control deficiente de los materiales de uso personal existentes en los almacenes.

Incertidumbre de la administración de los materiales de uso personal dotados individualmente por cada departamento.

Control deficiente de las dotaciones y las normas y procedimientos que conllevan.

Retardos en los registros en las hojas de Excel por las entregas mensuales de materiales de uso personal, bien sea por proveedor o por dotación a un empleado, cuenta y descuenta.

Retardo en la entrega de dotaciones a empleados con status de nuevo ingreso por incertidumbre de existencia de materiales de uso personal.

PRONÓSTICO

SISTEMA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE MATERIALES DE USO PERSONAL EN LA EMPRESA NESTLÉ VENEZUELA, S.A. - PURINA FÁBRICA LA ENCRUCIJADA

Justificación

La empresa requiere una herramienta para solventar todos estos inconvenientes y para mejorar el sistema actual de dotación, ya que no hay aviso alguno de los niveles de stock y eso es lo que se pretende corregir.

El sistema permitirá que se descarten los síntomas y se evite el pronóstico; permitiendo que los empleados que se ven más afectados, puedan tener un acceso rápido y preciso a los materiales de uso personal que se cargaron en el inventario y la garantía de confiabilidad de lo que se observa en las bases de datos del sistema.

El sistema con las bases de datos instaladas en el servidor, permitirá realizar una carga de materiales de uso personal más eficiente y por consecuente que los usuarios de cada departamento siempre estén dotados de sus implementos con seguridad y rapidez.

El mejor control de los materiales de uso personal y su vida en la empresa, de las normas y de los procedimientos, facilitará la generación de informes para asegurar un mejor control en la búsqueda para que aparezca sólo la información deseada y se ahorre tiempo.

USUARIOS

Jefe de Administración Recibe la solicitud de reposición de material que emite el sistema. El chequeo de materiales se realiza a través de un listado emitido

por el sistema.Especialista El especialista realiza la solicitud de provisiones y la envía al Jefe

de Administración, pudiendo realizar los trámites de compra cuando así se requiera.

Analista Recibir los materiales de uso personal. Verificar que las entregas del proveedor son acordes a lo

solicitado. Interpretar los indicadores de almacenamiento y existencia de

materiales. Entregar los materiales a los empleados de acuerdo a su solicitud

o necesidad. Enviar los status de material de uso personal cuando su existencia

así lo requiera.

USUARIOS (Continuación)

Comprador Operacional Constituye una entidad externa al sistema en estudio, este

debe concretar el proceso de compra en conjunto con el comprador estratégico, pero la solicitud de compra que recibe para el trámite la realiza directamente con la herramienta programada.

Comprador Estratégico Recibe la solicitud de compra del Comprador Operacional

para su gestión, los documentos que maneja provienen del sistema, pero él no tiene acceso directo a la herramienta.

Empleado Esta entidad no realiza interacción alguna con el sistema,

el analista realiza las actividades asociadas a la asignación de los materiales, pero esta entidad recibe la Orden de Entrega que emite el sistema para su firma en conformidad de la dotación o material que recibe

Ingresar al sistema

Enviar status de los stocks de inventario

Enviar la solicitud de provisiones

Aprobar solicitud de provisiones

Realizar gestión de compras

Realizar Orden de Compra

Recibir orden procesada

Entregar copia de orden de compra

Registrar los datos de los materiales recibidos

Chequear entradas

Recibir ingreso de materiales chequeados

Atender la solicitud del empleado

Recibir dotación

Archivar Asignación de material

Analista

Analista

Especialista

Jefe de Administración

Comprador Estratégico

Comprador Operacional

Jefe de Administración

Jefe de Administración

Analista

Jefe de Administración

Analista

Analista

Empleado

Analista

Notificaciones de requerimiento

Status de los stocks de inventario

Solicitud de provisiones

Solicitud de provisiones aprobada

Solicitud de cotizaciones

Orden de compra procesada

Orden de Compra (copia)

Orden de Compra (copia)

Ingreso de materiales

Ingreso de materiales chequeados

Registro de materiales recibidos

Asignación de material

Asignación de material firmada

Asignación de material firmada (copia)

Gestionar recepción de

material

Actualizar inventario de

materiales

Gestionar asignación de

materiales

Descripción de los procesos del

sistema propuesto

Procesos Actividad Información AlmacenadaFlujo

Conclusiones