Umsatzsteuer in SAP - Risiken managen

© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH

Prozess-Standardisierung im Hinblick auf das Umsatzsteuerrecht

Umsatzsteuer in SAP – Risiken managen

Christiane Räbiger, Sarah Junginger und Fabian Kehle | MHPBoxenstopp: 15.12.2015

Agenda

© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 2

1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung

2. Best Practice Umsatzsteuerprozesse

3. Risiko-Management in der Umsatzsteuer

4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz


Einleitung

MHPBoxenstopp: Risiko-Management in der Umsatzsteuer

www.youtube.de/MHPProzesslieferant

Weitere MHPBoxenstopps

Agenda

www.mhp.com/de/events

Zu Anfang sind alle Teilnehmer auf stumm geschalten.

11.00 – 11.10 Uhr Begrüßung Fabian Kehle

11.10 – 11.45 Uhr Vortrag Christiane Räbiger, Sarah Junginger

11.45 – 12.00 Uhr Offene Fragerunde Sie können bereits während der Web Session über Chatfunktion

im rechten Fenster Fragen einreichen.

www.slideshare.net/MHPInsights

http://www.youtube.com/MHPProzesslieferant

http://de.slideshare.net/MHPInsights

http://www.mhp.com/de/events/detail/mhp-complaint-management-06-05-2014/?utm_source=mhpboxenstopp&utm_medium=Unterlagen&utm_campaign=14-059

http://www.mhp.com/de/events/detail/mhp-manufacturing-solution-06-05-2014/?utm_source=mhpboxenstopp&utm_medium=Unterlagen&utm_campaign=14-058


Ihre Gesprächspartner


Christiane Räbiger

Associated Partner,

Financials

Fabian Kehle

Senior Professional,

Produkt- und

Innovationsmanagement

Sarah Junginger

Manager,

Financials


Prozesse verbessern kann nur, wer sich im Detail auskennt.

Genauso wie im Großen und Ganzen.


Wir wissen aus Erfahrung,

wie man Ziele erreicht und dabei vorneweg fährt.


Mieschke Hofmann und Partner (MHP)

A Porsche Company


Die Leistung

Management Consulting

System Integration

Managed Services

Business Solutions

Business Solutions

Der Unterschied

Symbiose aus Management- + IT-Beratung l Prozesslieferant l Excellence l Automotive l Kunden

Die Kompetenz Ganzheitliches Beratungsportfolio über die gesamte Wertschöpfungskette

Technology

Services

Application

Mgmt.

Services

Product

Lifecycle

Mgmt.

Supply

Chain

Mgmt.

Production

& Opera-

tions Mgmt.

Customer

Relations

Mgmt.

Finance &

Controlling

Business

Intelligence

After

Sales

Retail

Mgmt.

Human

Resources


MHP Business Solutions – wir liefern Best Practice Prozesse und Lösungen

Übersicht Business Solutions

Technology

Services

Application

Mgmt.

Services

Product

Lifecycle

Mgmt.

Supply

Chain

Mgmt.

Production

& Opera-

tions Mgmt.

Customer

Relations

Mgmt.

Finance &

Controlling

Business

Intelligence

After

Sales

Retail

Mgmt.

Human

Resources

BIOpS

BI Optimization

Solution

VisS

Visualization

Solution

P2E

PLM ERP

Integration

Supplier

Management

SupM

Complaint

Management

CompM

Inventory

Management

InvM

Orders on Hand/

Incoming Orders

OoH

Freight Costs

Management

FCM

Manufacturing

Solution

MFS

CARBON

CARBON

Dealer

Performance

Management

DPM

HR Solution

HR

Talent

Management

TalM

Accounting

Solution

AccS

BI Management

Solution

BIMS

GVM

Global VAT

Management

FRC

Factory Result

Calculation

SerS

Service

Management

Solution

RFS

Radio

Frequency

Solution

Lean IT Solution

LeanIT

Smart

Development

Factory

SDF

TPS

Correspondence

Solution

CorS

FI/CO Template

for Automotive

Dealer

FICO

Sales

Integration

Solution

SIS

Tailored Planning

Solution


MHP Business Solutions – wir liefern Best Practice Prozesse und Lösungen.

Übersicht Business Solutions

Prozessübergreifend

FMS

Fleet

Management

HANA

Real-time

Business

Solution

MobS

Mobile

Business

Solution

PIM

Product

Information

Management

TM

Translation

Management

S&C

Security and

Compliance

TestM

Test

Management

EDQ

Enterprise Data

Quality

EDIS

EDI Solution

AutS

Automotive

Supplier

Audit

Audit-

management

Technology

Services

Application

Mgmt.

Services

Product

Lifecycle

Mgmt.

Supply

Chain

Mgmt.

Production

& Opera-

tions Mgmt.

Customer

Relations

Mgmt.

Finance &

Controlling

Business

Intelligence

After

Sales

Retail

Mgmt.

Human

Resources

Agenda






Agenda







Vermehrte Umsatzsteuerprüfung durch die Finanzverwaltung


Risiko: Nicht planbarer

Liquiditätsabfluss


Für betroffene Unternehmen bedeutet das:

Vorlegen der relevanten Unterlagen wie z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Zollpapiere…

Erbringen von Liefernachweisen für Lieferungen ins Drittland (Atlas)

Erbringen von Nachweisen für ig Lieferungen (Buch- und Belegnachweis)

Nachweis für die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug

Zurverfügungstellung eines Systemzugangs für den Steuerprüfer

Mitarbeit durch den Steuerpflichtigen

Berücksichtigung von Aufbewahrungspflichten

Die Umsatzsteuerprüfung steht bevor!


Sollten als Ergebnis einer Umsatzsteuerprüfung falsch behandelte Umsatzsteuersachverhalte

zu Tage treten, führt dies bei dem betroffenen Unternehmen neben den administrativen

Aktivitäten auch zu monetärem Aufwand und damit zur nachträglichen Reduzierung der

Marge.

Liquiditätsabfluss durch Steuernachzahlung und Verzugszinsen

Agenda



2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse




Welche Module im SAP haben Einfluss auf die Umsatzsteuer?


MM

Material

Management

SD

Sales and

Distribution

FI

Finance

Accounting

• Verkauf (Lieferung und Leistung)

• Fakturierung

• Außenhandel

• …

• Kreditorenbuchhaltung

• Debitorenbuchhaltung

• Meldewesen

• …

• Einkaufsprozesse

• Logistische Rechnungsprüfung

• …


Steuerkonten und Steuerkennzeichen

Debitorenstammdaten – Steuerklassifikation

Partnerrollen (Auftraggeber, Warenempfänger, Rechnungsempfänger, Regulierer)

Materialstammdaten – Steuerklassifikation

Incoterms

Zugriffsfolgen (Abgangsland, Empfangsland)

Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung?





DE NL CH Land

TAXDE TAXNL TAXCH Steuerschema

A1 = 19% A1 = 21% A1 = 8% Steuer-

kennzeichen

155000 Steuerkonto

1000 Buchungs-

kreis 1100

Kontenplan International INT

3000 3300 2000 2200









Buchungskreis 3000

Buchungskreis 2000

Allgemeine Daten

• Adressdaten

• Umsatzsteuer-Id-Nr.

• Zahlungsdaten

• …

Buchungskreis 1000

• Abstimmkonto

• Zahlungsbedingung

• …

Verkaufsorganisation 3000




• Steuerklassifikation

• Incoterms

• Partnerrollen










Kunde

Partnerrolle:

Rechnungsempfänger

Partnerrolle:

Auftraggeber

Partnerrolle:

Warenempfänger

Partnerrolle:

Regulierer











Material

Steuerklassifikation:

Halbe Steuer


Volle Steuer


Keine Steuer






Incoterms






Gefahr- und Kostentragung bei den Incoterms 2010

Klausel Lieferort Export-

freimachung

Transport-

freimachung

Import-

freimachung

Gefahr-

übergang

Kosten-

übergang Transportart

EXW Werk des Verkäufers K K K Lieferort alle

FCA Ort der Übergabe an

Frachtführer V K K Lieferort alle

FAS Längsseite Schiff im

Verschiffungshafen V K K Lieferort Schiff

FOB Schiff im

Verschiffungshafen V K K Verladung an Bord Schiff

CFR Schiff im

Verschiffungshafen V V K

Verladung an

Bord

Bestimmungs-

hafen Schiff

CIF Schiff im

Verschiffungshafen V V+Vers. K

Verladung an

Bord

Bestimmungs-

hafen Schiff

CPT Ort der Übergabe an

Frachtführer V V+Vers. K Lieferort Bestimmungsort alle

CIP Ort der Übergabe an

Frachtführer V V+Vers. K Lieferort Bestimmungsort alle

DAP Bestimmungsort V V K Bestimmungsort alle

DAT

Terminal im

Bestimmungshafen/

Bestimmungsort

V V K Terminal im Bestimmungshafen/

Bestimmungsort alle

DDP Bestimmungsort V V V Bestimmungsort alle

Legende: V = Pflicht des Verkäufers K = Pflicht des Käufers Vers. = Versicherungspflicht (Mindestdeckung)






Incoterms

Zugriffsfolgen (Abgangsland, Empfangsland)




Abgangsland

Empfangsland

Steuerklassifikation

Kunde

Steuerklassifikation

Material

Incoterms

DE

FR

steuerpflichtig

steuerpflichtig

CIF




Wofür werden „Werke im Ausland“ verwendet?


Die Funktion „Werke im Ausland“ dient zur Abwicklung von Steuermeldungen bei

ausländischen Vertriebsstätten oder Lagern mit einem inländischen Buchungskreis

Bei einem „Werk im Ausland“ handelt es sich NICHT um eine rechtlich selbständige Einheit

Agenda







fehlendes Vertrauen in das System

keine standardisierten Prozesse

Individualentwicklungen

Schnittstellen

Fehlender Prüfungsprozess (im ERP-

System)

unzureichendes Standard-Reporting

Mit Hilfe eines aktiven Risikomanagements kann einem ungeplanten

Liquiditätsabfluss vorgebeugt werden


Single Source of Truth

Standardisierung von USt-Prozessen

Identifizierung von Fehlern und sinnvolle

Korrekturmaßnahmen

Definition von Prüfungsmerkmalen und

Etablierung von Prüfungsroutinen

Nutzung und Erweiterung von Standard-

Reporting

Liquiditätsrisiko Aktives Risikomanagement

Ausgangssituation Zielsetzung


Analyse-

kriterien

Systeme zur Steuer-

ermittlung

Beurteilung System-

einstellung

Verbuchung

Aktuelle

Systemabbildung

Aktuelle

Prüfroutinen

Richtig

/falsch?

Wie?

Verpro-

bung?

Anhand konkreter Analysekriterien und einer strukturierten Vorgehens-

weise wird Transparenz geschaffen


Wo?



Fit/Gap Analyse

aktuelles Risiko-

management

Analyse Standard-

Reporting-Portfolio

Analyse Customizing

und Erstellung eines

Gutachtens

Prüfung und Meldung

Vorsteuervergütungs-

umfänge als Standard-

prozess inkl.

Erweiterung

Berechtigungs-

konzept für

Steuerableitung

Soll-Situation

Soll-Situation

Ist-Situation

Ist-Situation

Ist-Situation

Identifikation und Closing Gaps

Anhand konkreter Analysekriterien und einer strukturierten Vorgehens-

weise wird Transparenz geschaffen

Bewertung

Handlungsempfehlung


Vorgehen Business Warehouse


Soll-Situation

Ableitung Prüfungsregeln und Definition der Prüfungstechnik

Definition von Fehlercodes

Definition von Abweichungstoleranzen und Dokumentation der Abweichungen

Analyse der Ist-Situation

Wie und Wo findet die

Steuerermittlung statt?

Ist die Steuer korrekt

ermittelt worden?


zentrales System für die

Umsatzsteuervoranmeldung

Angebundene Vorsysteme

Schnittstelle

Analyse von vorhandenen

Prüfroutinen (BW)


Bewertung der

Prozesse

Bewertung der

Abbildung im System

Agenda







Mit dem MHP Vorgehensmodell sichern wir unseren hohen

Qualitätsanspruch über alle Projektphasen.


Hauptaktivitäten in den einzelnen Projektphasen

Definition der Vision

Ausarbeitung der High

Level Lösung

Erstellung grober

Lösungsfahrplan

Phase I: Soll-/Ist-

Analyse

Aufnahme und Analyse

der Istprozesse

Definition der

Sollprozesse

Basisschulung

Kundenprojektteam

Phase II: Lösungs-

portfolio

Konzeption des

Systems inkl. Fit-

Gap Analyse

Prototyping

Phase III:

Implementierung

Technische

Umsetzung des

Konzeptes

Funktions- und

Integrationstest

Dokumentation

Endanwender-

schulung

Go Live und

Anlaufbetreuung

Übergabe an die

Support-

organisation

Betrieb des Systems

Support des Systems

Kontinuierliche Optimierung

Change Requests

Angebot Quality Gate Quality Gate Quality Gate Quality Gate

Projekt-, Qualitäts- und Change Management

Planung / Value

Assessment Definition Konzeption Realisierung Einführung

Application

Management



Drei-Phasen-Modell:

Der Review-Umfang besteht aus drei Phasen mit dedizierten Ergebnisobjekten :

Phase I: Soll-/Ist-Analyse

Phase II: Lösungsportfolio

Phase III: Implementierung

VAT Matrix

Feinkonzept

Abnahmeprotokoll

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Ihre Ansprechpartner

MHPBoxenstopp: Globale Umsatzsteuerprozesse mit SAP

Sarah Junginger

Manager

Financials

Mobil: +49 (0)151 2030-1289

E-Mail: [email protected]

Christiane Räbiger

Associated Partner

Financials

Mobil: +49 (0)151 4066-7249

E-Mail: [email protected]