J’ai une stratégie de

projets sur 3 ans

30e Congrès National des Offices de Tourisme

Dijon – 24, 25 et 26 septembre 2015

Stéphanie TONON, Directrice de l’Office de Tourisme de Cognac, Charente.

Un projet pourquoi ?

Sans dessein ni objectif, un Office de Tourisme vit au jour le jour. Le projet donne la feuille de route

et permet de définir ses plans d’actions annuels.

Afficher clairement les ambitions et la volonté de faire progresser la structure et le territoire

Valoriser les compétences du personnel. Faire que chacun s’épanouisse… Un projet réussit c’est

du management par et pour l’intelligence collective

Donner ou redonner du sens aux missions de l’Office.

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Un projet …Pour qui?

Pour l’équipe : Le projet est une motivation. Le salarié s’inscrit dans une ou plusieurs actions. Le

bilan du travail et les objectifs annuels sont fixés lors des entretiens individuels d’évaluation

Pour les administrateurs : Grâce au projet, ils sont en mesure d’avoir une visibilité sur l’avenir de

la structure à 3 ans au moins

Pour la collectivités : Le projet permet d’avoir une vision des prévisions budgétaires sur le moyen

terme, notamment en cas de demande de subventions exceptionnelles, ou de demande de hausse

de subvention de fonctionnement, si besoin d’une embauche.

Pour les adhérents : certaines actions peuvent les concerner. Il est donc important de les mettre

au fait du projet.

…pour soi !

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Méthodologie

Faire un diagnostic de la structure, du territoire : atouts / faiblesses. Mais s’inspirer aussi de la

prospective et des innovations.

Définir des objectifs et les actions : Ecrire!

Prévoir les modalités de mise en œuvre :

Répartir les actions sur 3 ans ou 5 ans

Etablir les budgets estimatifs par action

Estimer le temps passé >>>embauche ?

Mettre en place des indicateurs annuels

(plan d’action annuel)

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Je définis mes objectifs

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Décrire précisément la

situation attendue

Implique un effort, un

challenge ; outils de motivation et d’amélioration

Inscrit dans le temps

Suivi par des indicateurs

Prendre en compte les

moyens et les compétences disponibles

J’écris !...et je me demande pour qui ?

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A l’équipe

ElusDGS

CABureau

Projet dans sa totalité

Tableaux de bordFiches actions

Les modalités de mise en

œuvre…

Prévoir les modalités de mise en œuvre c’est organiser le déroulement de l’action, la planifier

dans le temps et définir les moyens nécessaires pour garantir sa réalisation

Validation par le CA ou le CoDir

Plan d’action annuel (classement – DQ + présentation au vœux de l’OT par exemple)

Lister et organiser les différentes taches à accomplir chaque année

Définir pour chacune des actions, Qui fait quoi ? Comment ? Où ? Quand ? Combien ? Le temps ?

Réaliser et tenir à jour des outils : échéancier, tableau de bord, indicateurs…

Préparation du budget

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Exemple de Cognac

Ecrire le projet permet de concrétiser les objectifs en écrivant la marche à suivre pour

atteindre le résultat visé

Formuler les objectifs généraux dans un projet rédigé :

Exemple à Cognac :

Axe 1 : Fonctionnement interne / accueil de l’OT

Axe 2 : Projets d’actions et de développement touristique

Définir les actions que je dois mettre en œuvre pour chaque objectif pour faire aboutir les

résultats que je me suis fixée :

Fiches actions

Pourquoi ? Comment ? Pour qui ? Quand ? et à quel prix ?

Synthétiser le tout :

Tableaux prévisionnels de répartition du temps, des coûts…

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Exemple projets de

Cognac…bis

Axe 1 – Fonctionnement interne / accueil à Office de tourisme

Démarche qualité (+RV particuliers, eductours locaux)

Tourisme et Handicap

Réaménagement de l’espace d’accueil (+ boutique)

Axe 2 – Développement touristique

Communication / numérique-La newsletter

-Le guide du partenaire

-Le site internet

-Les réseaux sociaux

-L’animation numérique de territoire

-La mobilité (+twizzy)

Développement territorial-Les ambassadeurs

-Les greeters

-Commercialisation des produits touristiques (+ Verralia)

-Création d’un office de pôle ( fusion)

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Exemple de fiche action

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Axe 2 – Projet d’action et de développement touristique

Le site internet / Mobilité

A quoi sert cette action ?

A faire du net une véritable vitrine de l’offre touristique du territoire. A renforcer l’attractivité de notre destination et poser l’office de tourisme comme référent

territorial pour la clientèle.

Pour qui ?

Les internautes

Comment ?

- Travail en interne avec Mlle Chaillot sur le contenu du site internet, ses fonctionnalités et graphisme.

- Rencontre avec des agences Web susceptibles de réaliser le site.

- Réalisation d’un cahier des charges

- Demande de devis

- Choix du prestataire

- Réalisation du site et mise en ligne

Quand ?

- Septembre 2012 : Travail interne et rencontres avec les agences Web

- Octobre/décembre 2012 : Réalisation du cahier des charges + demande de devis

- 2013 : réalisation du site

Coût ?: 18 000 € HT + 4 000 € HT d’achat de photo + consolidation du site en 2014 : 4 000 € HT

Temps de travail estimé : 30h en 2012 puis 320H/an

Exemple de tableau de

répartition budgétaire

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Répartition du budget par actionAXE ACTIONS 2012 2013 2014 2015 Coût HT

Démarche Qualité 4 500,00 € 4 500,00 €

AXE 1 Comité local de qualité 300,00 € 300,00 € 600,00 €

FONCTIONNEMENT

INTERNE Tourisme et handicap 1 500,00 € 1 500,00 €

ACCUEIL

OT Réaménagement de l’espace d’accueil 20 000,00 € 20 000,00 € 20 000,00 €

Création d’une boutique 20 000,00 € 20 000,00 €

SOUS TOTAL AXE 1 - € 26 000,00 € 40 300,00 € 300,00 € 46 600,00 €

AXE ACTIONS 2012 2013 2014 2015 Coût HT

Newsletter 0,00 €

Le guide du partenaire 300,00 € 400,00 € 400,00 € 400,00 € 1 500,00 €

Site Internet 22 000,00 € 4 000,00 € 26 000,00 €

/ facebook / mobile

AXE 2 Pack Numérique - €

PROJET D'ACTION

ET DE Les ambassadeurs 2 000,00 € 1 000,00 € 1 000,00 € 4 000,00 €

DEVELOPPEMENT

TOURISTIQUE

Les greeters - €

Commercialisation 13 900,00 € 13 900,00 € 13 900,00 € 41 700,00 €

2 600,00 € 2 600,00 € 5 200,00 €

Création d’un office de pôle 22 000,00 € 22 000,00 €

SOUS TOTAL AXE 2 300,00 € 40 900,00 € 41 300,00 € 17 900,00 € 100 400,00 €

TOTAL PROGRAMME D'ACTIONS 300,00 € 66 900,00 € 81 600,00 € 18 200,00 € 147 000,00 €

Exemple de tableaux :

actions, temps, budgets

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Répartition des actions par année, budget d'actions et heuresAXE ACTIONS 2012 2013 2014 2015 Coût HT Estimation heure/an Consolidation horaire

160 h/ 2012

Démarche Qualité × × 4 500,00 € 200 h / an 2013 480

120 h / an années suivantes

AXE 1 Comité local de qualité × 300,00 € 30 h /an 60

FONCTIONNEMENT

INTERNE Tourisme et handicap × 1 500,00 € 70 h / an en 2013 70

ACCUEIL

OT Réaménagement de l’espace d’accueil soit en 2013 ou en 2014

× × 15 000,00 € Mobilier 140

5 000,00 € Scopelec

70 h

Création d’une boutique × 20 000,00 € 105 h / an 2014 + 650h/an fonct. 755

SOUS TOTAL AXE 1 1505

AXE ACTIONS 2012 2013 2014 2015 Coût HT Estimation heure/an Consolidation horaire

Newsletter × 34h en 2012 puis 108 h / an 358

Le guide du partenaire × 400,00 € 35 h / en 2012 puis 14h/an 77

Site Internet × × 26 000,00 € 30 h / en 2012 puis 320h / an 990

/ facebook / mobile

AXE 2 Pack Numérique × × - € 160h / an 480

PROJET D'ACTION

ET DE Les ambassadeurs × 1 000,00 € 300 cartes + brochures + flyers

DEVELOPPEMENT 1 000,00 € Communication en ville (105 h / an) 315

TOURISTIQUE

Les greeters × × 3 500,00 € Frais de stages 2013

1 500,00 € Frais de stages 2014

Commercialisation × × × 13 900,00 € Assist. Commercialisation 1/2 temps sup. 2 412

2 600,00 € Brochure + CD Rom 80

Création d’un office de pôle × 20 000,00 € Etude

2 000,00 € Coordination 300

SOUS TOTAL AXE 2 5 012

TOTAL PROGRAMME D'ACTIONS - € 6 517

Le projet…une

démarche de progrès

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En conclusion : le projet

c’est l’ossature de la

structure

Le projet de service est l’ossature qui permet au responsable de manager sa structure, de

valoriser et d’utiliser au mieux le potentiel de son équipe, d’impulser un nouveau souffle, de

remotiver le personnel et d’impliquer les administrateurs afin d’avancer dans une même

direction avec un but commun…d’être crédible auprès de sa collectivité de tutelle.

En cours d’année, de nouvelles actions qui n’avaient pas forcement été prévues peuvent être

validées si elles rentrent dans le contexte général des axes définis.

Ex : accueil mobile en twizzy, petits dej’, cafés, connec’thé… etc…

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