e-HRM = exit HRM?Avans Breda, 9 december 2009

Gerrit KrefferStrategisch kennisadviseur directie Kennisontwikkeling voor Opnbaar Bestuur en VeiligheidMinisterie van Binnenlandse Zaken en KoninkrijksrelatiesTijdschrift voor HRM/Stichting Management Studies/Reed Elsevier

Zelfbediening met de P-direkt portalGevolgen voor de medewerkersShared Service Center P-direkt

Gevolgen voor HRM

Wat is e-HRM? electronic Human Resource

Management Toepassing I en C Technologie voor

HRM Zelfbediening (ESS, MSS en HRMSS) Daardoor verandering HRM processen Daardoor verandering organisatie HRM

Eerste e-HRM ervaring: Emplaza (.nl)

Via Intranet aanbieden en verwerken (P&O) diensten Het achterliggende personeelssysteem is de basis Emplaza portal als schil daaromheen Zelfbediening (ESS en MSS) belangrijk

Doel 1 Verhogen kwaliteit dienstenpakket P&O Doel 2 Efficiencywinst en transparantie Doel 3 Gewenning aan zelfbediening i.v.m. P-direkt

BZK 2003-2009 voortouw met ontwikkelaars in huis Nu in gebruik bij EZ, Politie BZK per juli 2009 over naar portal P-direkt

Achtergrond veranderingen

Investeren in mensen en kwaliteit (Martin van Rijn 2001) Vernieuwing rijksdienst 2007-2011 (Roel Bekker)

Minder medewerkers: - 12.000 functies Minder staf, P&O: - 25%

Heroverweging bedrijfsvoering: één concern Rijk

door

Gezamenlijke bedrijfsvoering (DGOBR) Meer e-HRM Sharen met P-direkt en de Werkmaatschappij

Eén concern Rijk

Schema zelfbedieningsproces

Ik wil…

Betaling

Rapportage

Ik wil…

Betaling

Rapportage

Ik wil…

Betaling

Rapportage

Navigatienaar wens

Wat wil ik?

Navigatienaar wens

Wat wil ik?

Navigatienaar wens

Wat wil ik?

Schermformulier

Opdracht

Schermformulier

Opdracht

Schermformulier

Opdracht

Opslaangegevens

Verwerken

Opslaangegevens

Verwerken

Opslaangegevens

Verwerken Salarisverwerking

Loonelementen

Salarisverwerking

Salarisverwerking

Loonelementen

Salarisverwerking

Salarisverwerking

Loonelementen

Salarisverwerking

Wie ben ik?Wie ben ik?Wie ben ik?

Identificatieautorisatie

Mag ik watIk wil?Mag ik watIk wil?Mag ik watIk wil?

goedkeuring

Verlof aanvraag in Emplaza

Klaar en Kees zien de mogelijkheden van P-direkt

Beoogde resultaten e-HRM

Voor Ministerie• Gestandaardiseerde HR-processen• Verlaging kosten HR-administratie• Voldoen aan Rijksbreed beleid en doelstelling

Voor HR Professional• Snel en gemakkelijk inzicht in personeelsgegevens en dossiers• Van administreren naar adviseren• Verhoging kwaliteit HR dienstverlening

Voor Manager• Snel en gemakkelijk inzicht in personeelsgegevens• Terugdringen administratieve beheerlast en parafencultuur• Direct afwikkelen van beslissingen• Integrale invulling van rol HR-manager

Voor Medewerker• Snel en gemakkelijk inzicht in actuele persoonlijke gegevens• Vergroten eigen verantwoordelijkheid• Direct afwikkelen dus snelle administratieve afhandeling

Wat vinden de medewerkers van e-HRM?

Medewerkers?

•Meest positief / OR: OK / Privacy – wie ziet gegevens, foto, verjaardag

•Laagdrempelige toegang tot voorzieningen als cafetariasysteem (IKAP)

•Erg negatief als het niet werkt (niet snappen, techniek)

Managers?

•Topmanagement positief: zo moet het! Practice what you preach

•25% veel weerstand: menselijke maat verloren, ben geen administrateur, delegeren lukt niet meer, verhoudingen tussen managementlagen veranderen, directeur minder in control

HRM’ers?

•Verrassend positief;

•maar erg gevoelig voor gebruikersvriendelijkheid en performance!

Problematiek zelfbediening

P&O is een vak, met ingewikkelde regels e-HRM techniek niet altijd gebruikersvriendelijk PC gebruik staat centraal, echter 25% digibeten Manager wil geen administrateur zijn Controle: kan de paraaf weg? Besteding belastinggeld doelmatig vs rechtmatig Standaardiseren processen: verandering taken Verandering en verdwijnen taken = weerstand

Verlofaanvraag

Papier Emplaza P-direkt

Medewerker vult kaart in

Beoordeling manager

Secretaresse vult systeem

Kaart terug bij medewerker

(planbord info bijwerken)

Medewerker vult systeem

Systeem controles

Beoordeling manager

Systeem verwerkt

(Online informatie)Printbaar overzicht

secretaresse

Medewerker vraagt manager

Medewerker vult systeem

Systeem controles

Systeem verwerkt

(Online informatie)

e-HRM architectuur verandert

Shared service center P-direkt

P-direkt = personeelsregistratie+betaling+EC? Sharen, centraal opgehangen, gezamenlijk

met grip op inrichting (vs. outsourcen) Uitbesteden inrichting lukte niet >2003-2006 Uitbouw met ministeries >2006-2012 Basis P-direkt zelfbediening (ESS/MSS):

1.click intranet 2.call helpdesk 3.later evt face contact

Ministerie nog HRM adviseurs en aansturing P-direkt

Vier organisatievormen HRM

Dominante HRMonderdeel

Sturing Focus Betaling ICT

       

Centraal Centraal hiërarchisch

Corporate identity

Centraal budget Centrale functionaliteiten

Decentraal Decentraal hiërarchisch

Business Unit Decentraal budget

Decentrale functionaliteiten

SSC, geconcentreerdintern

Klant vraag Alle business units

contract en prijs intranet en klantgericht systeem

Outsourcing, geconcentreerd extern

Klant vraag  Kosten extern contract met marktprijs

internet en klantgerichte systemen

Transitie BZK naar P-direkt

Uniforme processen Centrale Pay-roll

Zelfbediening

Outsourcing

Centrale RMA

Schonen & DigitaliserenP- dossiers

FSC

Uniforme processen Centrale Pay-roll

Zelfbediening

Outsourcing

Centrale RMA

Schonen & DigitaliserenP- dossiers

FSC

Uniforme processen Centrale Pay-roll

Zelfbediening

Outsourcing

Centrale RMA

Schonen & DigitaliserenP- dossiers

FSC

Uniforme processen Centrale Pay-roll

Zelfbediening

Outsourcing

Centrale RMA

Schonen & DigitaliserenP- dossiers

FSC

Dienstverleningsmodel

HR transaction

HR Service desk

2e

lin

eE

xp

ert

ise

1e

lin

eP

ort

al s

up

po

rt

Self Service

BZK

EC’s

Arbo Unie

……

ABP

…….

DGOBR

EC’Aj

Arbodienst

Mobiliteitcentrum

ABP

Arbeidsmarktcommunicatie

.

Expert Advice

HRM adviseur

Manager

Medewerker

Ba

ck o

ffic

eB

ack

offic

e /

tra

nsa

ctio

ns

HR support

HRM portal

informatie+

transacties(Self Service )

Mutual execution

Flexchange

BMW

e-HRM architectuur met SSC ‘s

Informatieportal

Transactieportal

Frontoffice/Call center

Backoffice

Personeelssystemen

(SAP HR en SAP Payroll)

accountmanagement

Gevolgen voor HRM functie?

Verminderde omvang P&O Verlies zelfstandigheid Door verlies administratie een meer strategische

rol? Voldoet een functioneel opgedeeld HRM aan de

vraag van gebruikers voldoen? Minder autoriteit bij onvoldoende functioneren

ESS/SSC Integraal HRM achterop Aansturing SSC van groot belang

Gevolgen HRM functies Meest waargenomen patronen (Wil Hessels Utrecht):

-totaal FTE HRM-allround P&O’ adviseur (de doener, de ondersteuner,

de meedenker) slachtoffer.-specialisten (expert centres) -administratief P&O (absoluut) (relatief)

-meer coördinerende/leidinggevende HRM-functies-gedifferentieerder functiegebouw HRM-moeilijkheden met vinden adequaat SSC-personeel

-HRM advies functie verandert Eigen gebruik ICT (HRMSS) Helpen managers en medewerkers met ICT/SSC Minder allround (kennis zit in systemen en SSC)

Droom scenario HRM

Exit scenario HRM

e-HRM = exit HRM

! ! !

Opmerkingen? Vragen?

? ? ?